Administración Básica Gpo.

“B” May-Ago 2008 José Aurelio Martínez Sepúlveda

INTRODUCCIÓN

El término organización es ampliamente usado en la comunicación diaria, así se dice

que “Greenpeace es reconocido en el mundo por ser la organización ambientalista más
valiente y decidida en defensa del ambiente, y por no tener dependencia o intereses
económicos o políticos con ningún gobierno, empresa, iglesia o partido político” 1,
también se dice que la organización del evento será responsabilidad de fulanito de tal,
o que la biblioteca de la universidad tiene una buena organización. En el primer caso se
está utilizando la palabra organización como sinónimo de institución, en el segundo
tiene la connotación de coordinar el evento para la consecución del fin, y en el tercero
se refiere a que la biblioteca tiene un orden adecuado para la localización de los libros.
El origen etimológico y definición es:

Etimología

del latín organum que significa instrumento + izar que significa transformar en +
tionem que significa acción.

Organización2

1. f. Acción y efecto de organizar u organizarse.

2. f. Disposición de los órganos de la vida, o manera de estar organizado el
cuerpo animal o vegetal.
3. f. Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines.
4. f. Disposición, arreglo, orden.

Organizar3

1. tr. Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y
los medios adecuados. U. t. c. prnl.
2. tr. Poner algo en orden.
3. tr. Hacer, producir algo. Organizaron una pelea. U. t. c. prnl.
4. tr. desus. Disponer el órgano para que esté acorde y templado.
5. prnl. Dicho de una persona: Ordenarse las actividades o distribuirse el tiempo.

1
http://www.greenpeace.org/mexico/about
2
Real Academia Española. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA (22ª edición). http://buscon.rae.es/draeI/
3
op. cit.

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De lo anterior se puede decir que una organización, como institución, es un grupo

social conformado por dos o más personas en mutua colaboración, que persiguen un
fin común y que se coordinan en forma sistematizada. Por otro lado, como proceso se
refiere al acto de ordenar y coordinar, de una manera sistematizada, personas y
recursos para lograr un objetivo.

En cualquiera de los casos o acepciones la organización hace pensar en una estructura

y en un sistema. La organización, como etapa del proceso administrativa, es aquella
que ayuda a determinar la forma que deberá tomar la institución y la manera de operar
a partir de los puntos establecidos en la etapa de plantación.

La importancia de esta etapa radica en la necesidad de establecer la estructura y los

métodos necesarios para eficientar la operación reduciendo al máximo los reprocesos y
las cargas innecesarias de recursos y personas.

Se puede establecer una organización con éxito a través de los siguientes principios:

1. Congruencia con el objetivo. Todas las actividades y las decisiones deben ser
congruentes con el objetivo, Misión y Visión establecidos en la etapa de
planeación.

2. Especialización de los puestos. Es recomendable que cada persona realice

actividades que estén relacionadas con una sola actividad, aumentando con esto
la eficiencia en el desempeño.

3. Jerarquía de la autoridad y responsabilidades. Cada grupo de actividades

relacionadas deben depender de una persona con la autoridad y responsabilidad
que coordine los esfuerzos y responda ante otros.

4. Debe haber equivalencia entre autoridad y responsabilidad. A toda

responsabilidad debe existir una autoridad equivalente que le permita tomar las
decisiones necesarias para cumplir con ella. De igual modo, es inútil asignarle
autoridad a alguien que no tiene responsabilidad.

5. Claridad de funciones. Cada puesto debe tener claramente definido por escrito
sus funciones, nivel de autoridad, responsabilidades y relaciones y deben ser del
conocimiento de todos los miembros del equipo.

6. El mando es único e indivisible. La autoridad de los responsables de cada

equipo debe recaer en una sola persona. Ningún colaborador debe tener más de
un solo jefe. Cada jefe debe respetar la autoridad que sus subalternos
inmediatos tienen sobre los colaboradores del siguiente nivel jerárquico.

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7. Abanico de mando. Un jefe debe tener solo los subalternos que realmente
pueda atender en relación directa con sus funciones. Es diferente la cantidad de
subalternos recomendados para un Director, un Gerente de área, un jefe de
sección o un jefe de cuadrilla u oficina.

8. Las órdenes e instrucciones deben ser difundidas. Es indispensable que la

comunicación entre jefe y subalternos sea amplia, fluida y clara para evitar
errores e ineficacias.

9. Armonía entre equipos. Es fundamental que exista una buena coordinación

entre todos los equipos de la institución para que el resultado final sea eficiente.

10. Actualidad. En virtud de que las instituciones son entes vivos como tales son
cambiantes en el tiempo así que se debe estar en constante ajuste para
mantenerse eficientes.

Las organizaciones pueden ser formales o informales. Las informales son aquellas en
las que las reglas y acuerdos no están escritos y el criterio de cada quien prevalece en
la interpretaciones de las reglas entendidas o habladas, a esta categoría pertenecen
los grupos de amigos. Las formales tienen como característica el establecimiento por
escrito de políticas, objetivos, reglas y procedimientos como las empresas, las
instituciones gubernamentales, los clubes, los equipos deportivos, etc.

La organización comprende la división del trabajo y la coordinación entre las partes de

esta división. Por división de trabajo se entiende la separación que se hace de las
actividades por funciones, procesos, territorios, mercados, etc. Por coordinación, la
interacción que debe existir entre cada una de las partes que comprenden la
organización, ventas, compras, producción, contraloría, etc.

Existen diversas teorías de la forma de organizar una institución y diversas estructuras

que puede adoptar. Primero se expondrán algunas de las teorías y a continuación
varias formas estructurales.

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TEORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN

Clásica o Administración científica:

Esta teoría tiene como fundador formal a Frederick W. Taylor quien a finales del siglo
XIX y principios del siglo XX estableció la organización funcional y la distribución
equitativa de trabajo entre las diversas áreas, desde la Gerencia hasta los operarios, en
base al eeestudio de tiempos y movimientos que realizó. Tiene como fundamento
cuatro principios:

1. La División del trabajo. Tiene por objetivo hacer más eficiente la planta laboral,
evitando que un individuo sea distraído de sus funciones para realizar algún
trabajo ajeno a su especialización.

2. Procesos numéricos y funcionales. Se refiere al crecimiento vertical y

horizontal que debe tener la empresa, evitando su raquitismo u obesidad,
manteniendo la cadena de mando, su funcionalidad y su unidad.

3. Estructura. Trata de las relaciones lógicas entre funciones. Establece, en base

a la división del trabajo y los procesos numéricos y funcionales definidos, la
relación en la cadena de mando.

4. Amplitud de mando. Está relacionado con la cantidad de subalternos directos

que pueda atender de manera efectiva un jefe.

Neoclásica o De la ciencia del comportamiento:

En esencia esta teoría es similar a la clásica, la innovación que introduce es el enfoque
humanista a las relaciones y comportamientos de los colaboradores. Analiza las
funciones de autoridad, responsabilidad y delegación de la autoridad, así como el
cumplimiento de las órdenes y la evasión de las mismas, tratando de subsanar los
vacíos y errores de la teoría clásica.

Moderna o Escuela Cuantitativa:

Es una teoría fundamentalmente analítica que nació durante la Segunda Guerra
Mundial ante la necesidad de hacer más eficiente la industria bélica. Sus bases son la
Investigación de Operaciones y el análisis de Ruta Crítica.

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De Sistemas:
Escuela que se basa en la Teoría de Sistemas establecido por la termodinámica y
adaptado a las ciencias administrativas. Habla de Sistemas, Subsistemas,
Suprasistemas, Sistemas Abiertos, Sistemas Cerrados, Entropía, Sinergia,
Retroalimentación, etc.

De Contingencia:
Se fundamenta en la previsión constante de condiciones para adaptar el modelo al
momento y circunstancia evitando o minimizando el error.

Global:
Establece la importancia de estandarizar los sistemas a nivel mundial basados en el
acercamiento que se ha dado gracias a la eficiencia en los sistemas de comunicación y
transporte.

Hoy:
Es importante hacer notar que en virtud del fuerte impacto que ha recibido el medio
ambiente ante la displicencia y la inconciencia de los humanos, ha nacido una nueva
corriente que podría llamarse la Teoría de la Responsabilidad Social y Ambiental.
Hoy día, los estándares que se pretenden implantar no solo van encaminados a la
productividad y a la calidad del producto (ISO 9000), también van encaminados a
reducir el impacto ecológico (ISO 14000) y a aumentar el buen impacto social.

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
MODELOS

Lineal:
Como su nombre lo indica, la autoridad se ejerce por una sola línea y el jefe asume
toda la responsabilidad en las decisiones.

Staff:
En este modelo, fundamentalmente lineal, existen personas o equipos de
asesoramiento que no tienen línea de mando con la operación regular. En este caso
caen los asesores jurídicos, los equipos de consultoría, el Estado Mayor en las diversas
unidades del ejército, etc.

Jurídico

Funcional:
Originalmente creada por Taylor quien dividió el trabajo de un supervisor entre ocho
especialistas, todos con línea de mando sobre los obreros. Si bien se tenía ventajas
como mayor especialización, mayor eficiencia del personal y mayor planeación del
trabajo, también tenía grandes desventajas al violar el principio de la unidad de mando
lo cual resultaba en la duplicidad de mando, la indisciplina, la evasión de la
responsabilidad y el retraso de las actividades. Hoy en día este modelo ha sido
modificado y es de uso común. Esta estructura departamentaliza en base a funciones
específicas y permite una alta especialización con la injerencia de mandos funcionales

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sin la pérdida de la autoridad del mando lineal. La autoridad funcional es más una
prerrogativa para intervenir en el proceso que una autoridad en sí, por ejemplo, en una
planta ensambladora de automóviles el equipo que le toca ensamblar el sistema de
tracción tiene un jefe de equipo en forma lineal el cual reporta al gerente de ensamble,
sin embargo, el gerente de diseño puede tener una autoridad funcional sobre el jefe de
ensamble del sistema de tracción para supervisar, e incluso modificar, alguna
especificación en el proceso de ensamblaje.

Comités:

Jurídico

Diseño Ensamble

Sis.Trac.

Comité
Jurídico
Compras

Diseño Ensamble Admón..

Sis.Trac.

Más que una estructura diferente es una estructura auxiliar a nivel administrativo. Los
comités, a diferencia del Staff, se forman con personal de la misma empresa, son
usualmente interdisciplinarios, por ejemplo se crea el Comité de Compras para decidir
sobre las compras mayores, integrándose por el gerente general y gerentes o jefes de
área a fin de que se analice de manera objetiva la mejor opción. Las decisiones son
tomadas por votación o por consenso, teniendo el gerente general el voto de calidad en
el caso de empate.

Matrices:
El modelo matricial pretende asegurar el resultado asignando la autoridad a dos
personas con enfoques diferentes, una con enfoque funcional y otra con enfoque por

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proyecto. La persona con autoridad funcional conoce las actividades del departamento
que encabeza y coordina los esfuerzos de la gente dividida entre varios proyectos.
Quien ostenta la autoridad por proyecto conoce el proyecto que encabeza y se asegura
la consecución del mismo a través de la coordinación interdepartamental. Este modelo
es complicado y requiere todo un equipo de planeación y un largo tiempo para
implementarlo, así como excelentes relaciones interpersonales entre todos los líderes.

Ger.Gral.

Admón. Producción Ventas Finanzas

Proyec. A Equipo Equipo Equipo Equipo

Proyec. B Equipo Equipo Equipo Equipo

Proyec. C Equipo Equipo Equipo Equipo

Outsourcing:
Actualmente la guerra de mercado se libra en función de la optimización de recursos y
eficientando la operación, el precio de mercado de los productos ya no es fijado por las
compañías productoras y comercializadotas sino por el consumidor. En esta constante
lucha interna se ha encontrado que las grandes compañías han reducido los costos de
manera importante dando en contrato a compañías externas algunos de sus procesos,
principalmente administrativos y de mantenimiento, como son la contabilidad, personal,
informática, mantenimiento y transporte, dedicándose el empleado interno a las labores
primordiales de la empresa, producir, vender y controlar. El modelo es llamado en
inglés outsourcing (proveeduría externa). Por ejemplo, una embotelladora y
comercializadora de Coca-Cola ha contratado compañías externas para el servicio de
limpieza y mantenimiento general del inmueble, otra para el mantenimiento de
vehículos, otra para el transporte masivo de producto, una más para el manejo de
información, quedándose con personal propio los procesos de compras, producción,
almacenamiento y ventas, incluidos la atención directa a proveedores y clientes, control
de calidad, personal y contraloría. El outsourcing a proporcionado en algunas empresas
hasta un 80% de ahorro en el costo. Pero no todo son ventajas, también puede tener
desventajas como son las fallas en los proveedores del servicio, una mala negociación

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con alguno de los proveedores o la pérdida de identidad de la marca, incluso no se ha

logrado reducir el costo de manera importante y las ineficiencias si han impactado en el
mercado.

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BIBLIOGRAFÍA

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