HRMIS

PANDUAN PELAKSANAAN
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA
(HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
INFORMATION SYSTEM)
MODUL DATA PERJAWATAN
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

MAC 2008 : VERSI F1.0
Panduan Pelaksanaan Modul Data Perjawatan
PANDUAN
PELAKSANAAN
MODUL
DATA PERJAWATAN
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

Jabatan Perkhidmatan Awam
Malaysia
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA
ii
PRAKATA
Salah satu strategi pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam hari ini
secara langsung memerlukan setiap penjawat awam membuat perubahan minda dan cara
bekerja. Antara yang paling ketara ialah perubahan yang berlaku hasil pelaksanaan ICT dalam
sektor awam. Penjawat awam kini telah menerima hakikat bahawa kemudahan ICT adalah
merupakan enabler kepada penyampaian perkhidmatan yang cemerlang. Walau bagaimanapun
mereka perlu melalui proses pembelajaran dan latihan serta komitmen yang tinggi untuk
menggunakan sistem yang disediakan.
Sehingga kini, impak kebanyakan aplikasi ICT sedia ada dalam bidang pengurusan
sumber manusia sektor awam tidak menyeluruh kepada semua penjawat awam. Di sinilah
terletaknya keistimewaan aplikasi HRMIS yang mana penggunaannya melibatkan semua
penjawat awam serta keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia. HRMIS menyediakan
fungsi layan diri yang membolehkan semua penjawat awam melakukan sendiri fungsi-fungsi
seperti mengemas kini data peribadi, memohon untuk menghadiri program latihan, memohon
menduduki penilaian tahap kecekapan, memohon cuti dan membuat tuntutan perjalanan.
Pelaksanaan HRMIS dapat menyumbang ke arah membina persekitaran pembelajaran
berterusan di kalangan warga perkhidmatan awam.
Panduan Pelaksanaan Modul Data Perjawatan ini telah disediakan sebagai bahan
rujukan utama agensi sektor awam yang menggunakan aplikasi HRMIS dalam proses
pengurusan maklumat perjawatan di dalam perkhidmatan awam. Di antara maklumat-
maklumat yang disimpan termasuk skim perkhidmatan, struktur organisasi, jawatan standard,
jawatan sebenar, keterangan tugas sesuatu jawatan, tahap kompetensi jawatan dan bidang hasil
utama (key result areas) jawatan.
Dengan menggunakan modul ini agensi dapat memastikan maklumat yang terdapat
mengenai perjawatan adalah tepat dan terkini. Penyimpanan data organisasi dan perjawatan
berpusat yang standard di semua agensi sektor awam memudahkan analisis tentang perjawatan
serta memastikan ketepatan maklumat mengenai struktur organisasi dan perjawatan menerusi
‘single entry’. Sukacita saya menyarankan agar agensi dapat memanfaatkan panduan ini
sewajarnya bagi membantu pelaksanaan modul ini.
7 Mac 2008

iii

iv
KANDUNGAN

PRAKATA ........................................................................................................................ iii
KANDUNGAN ................................................................................................................... v
SENARAI LAMPIRAN ..................................................................................................... vi
TUJUAN .............................................................................................................................. 1
ISTILAH.............................................................................................................................. 1
LATAR BELAKANG ......................................................................................................... 2
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN................................................................. 3
FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN........................ …......................... 4
PERANAN PENTADBIR DALAM MODUL MODUL DATA PERJAWATAN..….. 8
ALIRAN PROSES MODUL DATA PERJAWATAN ................................................... 10
TANGGUNGJAWAB PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN ..................... 20
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN ......... 21
STRATEGI PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN .......….…............... 24
PENUTUP ………………………………………………………………………….….…. 24
LAMPIRAN
v
SENARAI LAMPIRAN
Lampiran I : Elemen Dalam Modul Data Perjawatan
Lampiran II : Istilah-istilah Waran Perjawatan dan Surat Kelulusan

Perjawatan
Lampiran III : Senarai Rujukan Data Perjawatan
Lampiran IV : Garis Panduan Pembentukan Jawatan Standard Di

Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan
Lampiran V : Aliran Proses Penggunaan Modul Data Perjawatan
Lampiran VI : Templet Profil Pengguna Modul Data Perjawatan
vi
PANDUAN
PELAKSANAAN MODUL
DATA PERJAWATAN
vii
viii
TUJUAN
1. Panduan ini bertujuan memberi penerangan mengenai langkah-langkah bagi

melaksanakan Modul Data Perjawatan serta aliran proses menyelenggara data aktiviti
organisasi, struktur organisasi, dan perjawatan melalui aplikasi HRMIS.
ISTILAH
2. Istilah-istilah yang digunapakai dalam panduan ini mempunyai maksud seperti

berikut:
(a) PSM : Pengurusan Sumber Manusia
(b) Pemilik Kompetensi : Penjawat Awam
(c) Jawatan Sebenar : Jawatan yang disandang oleh Pemilik

Kompetensi dan dikenal pasti menurut lokasi
jawatan.
(d) Jawatan Standard : Satu kumpulan Jawatan Sebenar dalam satu

skim perkhidmatan yang mempunyai
persamaan dari segi gred dan bidang
pengkhususan.
(e) Unit Organisasi : Entiti organisasi yang diwujudkan dengan

objektif dan tanggungjawab tertentu.
Hubungan di antara suatu unit organisasi
dengan yang lain mewujudkan suatu struktur
organisasi.
(f) Aktiviti Organisasi : Program dan kegiatan-kegiatan rasmi yang

dilaksanakan oleh sesebuah unit organisasi
sektor awam.
(g) Ketua Perkhidmatan : Ketua bagi sesuatu Skim Perkhidmatan
(h) Skop Bidang Kuasa : Skop kuasa sesuatu jawatan atau unit
organisasi bagi membuat keputusan dalam
1
beberapa urusan seperti Kewangan,

Pembelian dan Perolehan. Sebagai contoh
seseorang pegawai yang menyandang
sesuatu jawatan membenarkan pegawai
tersebut meluluskan projek tidak melebih had
kuasa tersebut, misalnya sehingga RM5,000.
(i) Bidang Hasil Utama : Bidang tanggungjawab sesuatu jawatan atau

unit organisasi yang merangkumi kewangan,
perkhidmatan pelanggan, pembelajaran,
proses dan teknikal. Sesuatu jawatan
standard atau unit organisasi akan
mempunyai beberapa bidang hasil utama
yang ditentukan.
(j) Petunjuk Prestasi : Jadual yang digunakan untuk menilai prestasi

Utama Pemilik Kompetensi atau unit organisasi. Ia
diukur dari segi masa, kuantiti, kualiti dan
kos. Satu set petunjuk prestasi utama akan
ditentukan untuk penilaian prestasi.
(k) Keperluan Kompetensi : Tingkah laku, kemahiran dan pengetahuan

yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu
tugas bagi setiap gred jawatan.
LATAR BELAKANG
3. Modul Data Perjawatan adalah salah satu modul aplikasi HRMIS yang
menyimpan data asas berkaitan dengan perjawatan di dalam perkhidmatan awam. Di
antara maklumat-maklumat yang disimpan termasuk skim perkhidmatan, struktur
organisasi, jawatan standard, jawatan sebenar, keterangan tugas sesuatu jawatan, tahap
kompetensi jawatan, bidang hasil utama (key result areas) dan sumber logistik yang
diperlukan oleh seseorang Pemilik Kompetensi apabila menyandang sesuatu jawatan.
2
4. Penyimpanan data organisasi dan perjawatan berpusat yang standard di semua

agensi sektor awam memudahkan analisis tentang perjawatan serta memastikan
ketepatan maklumat mengenai struktur organisasi dan perjawatan menerusi ‘single
entry’.
5. Modul Data Perjawatan ini juga berfungsi sebagai rujukan kepada modul-modul
lain apabila sesuatu transaksi sumber manusia hendak dilaksanakan oleh pengurus-
pengurus sumber manusia melalui HRMIS.
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
6. Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkaitan organisasi

dan juga perjawatan yang boleh dibahagikan kepada empat kategori:
a) Elemen berkaitan Organisasi

i. Unit Organisasi
ii. Aktiviti Organisasi
iii. Jawatan Sebenar
iv. Jawatan Standard
v. Jawatankuasa
b) Elemen berkaitan Perkhidmatan

i. Skim Perkhidmatan
ii. Kumpulan Perkhidmatan
iii. Klasifikasi Perkhidmatan
iv. Gred Gaji
c) Elemen berkaitan Jawatan

i. Tugas
ii. Skop Bidang Kuasa
iii. Sumber Logistik
iv. Keperluan Kompetensi
v. Kriteria
vi. Bidang Hasil Utama (Key Result Areas)
3
vii. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators)
d) Elemen Rujukan
7. Keterangan mengenai elemen serta contoh-contoh bagi setiap elemen di dalam

Modul Data Perjawatan seperti dalam Lampiran I. Semasa menguruskan data
perjawatan di agensi masing-masing, takrifan mengenai jawatan sama ada jawatan
tetap, jawatan sementara, jawatan terbuka dan sebagainya masih tertakluk kepada
istilah-istilah yang diluluskan dalam Waran Perjawatan dan Surat Kelulusan Perjawatan
seperti dalam Lampiran II.
FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN
8. Modul Data Perjawatan mempunyai fungsi untuk mewujud dan mengemas kini
elemen data perjawatan seperti dalam Jadual I.
Jadual I: Fungsi-fungsi dalam Modul

Data Perjawatan
BIL. FUNGSI KETERANGAN
1. Selenggara Jadual Pentadbir Sistem (Skim, Gred Gaji, Unit Organisasi,

Rujukan Aktiviti Organisasi, Jawatan Standard dan Jawatan
Sebenar) di peringkat agensi pusat perlu menyelenggara
senarai rujukan bagi memastikan nilai-nilai seperti skim
perkhidmatan, matrik gaji dan jenis jawatan yang
diselenggara di dalam Modul Data Perjawatan adalah
tepat dan terkini.
2. Papar Aktiviti Operasi ini membolehkan Pakar Pembangunan

Organisasi dan Struktur Organisasi (Organisational Development Specialist -
Unit Organisasi ED) memapar secara terperinci maklumat mengenai
aktiviti dan juga struktur unit organisasi dalam bentuk
‘treeview’. Maklumat terperinci termasuk Jawatan
Sebenar di dalam sesuatu Aktiviti atau Unit Organisasi
serta Pemilik Kompetensi yang sedang menyandang
jawatan tersebut.
4
3. Selenggara Kumpulan Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

Perkhidmatan (Scheme Specialist) di Jabatan Perkhidmatan Awam
menambah dan mengemas kini rekod mengenai sesuatu
kumpulan perkhidmatan.
4. Selenggara Klasifikasi Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

menyelenggara rekod mengenai Klasifikasi
Perkhidmatan di dalam sektor awam.
5. Selenggara Skim Operasi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

menyelenggara maklumat mengenai sesuatu skim
perkhidmatan seperti syarat-syarat skim, skim gred
baru dan bidang yang berkaitan.
6. Selenggara Gred Gaji Fungsi yang membolehkan Pakar Saraan

(Remuneration Specialist) di Jabatan Perkhidmtan
Awam menyelenggara gred gaji di dalam sektor awam
seperti menambah gred gaji baru atau mengemas kini
dan menghapus maklumat mengenai gred gaji yang
sedia ada.
7. Selenggara Turutan Pakar Saraan (Remuneration Specialist) yang

Pangkat Gred Gaji menyelenggara turutan pangkat gred gaji mengikut
kekananan boleh menentukan ketepatan paparan
perjawatan di ‘treeview’ struktur organisasi.
8. Selenggara Aktiviti Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan

Organisasi Organisasi (Organisational Development Specialist -
ED) di peringkat agensi pelaksana menambah dan
mengemas kini aktiviti organisasi, serta mengesahkan
kewujudan aktiviti tersebut melalui dokumen
sokongan yang telah dimasukkan dalam sistem.
9. Selenggara Unit Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan

Organisasi Organisasi (Organisational Development Specialist -
ED) di peringkat agensi pelaksana menyelenggarakan
maklumat mengenai sesebuah Unit Organisasi yang
terdapat di dalam agensi masing-masing. Di antara
fungsi yang boleh dilakukan adalah menambah dan
mengemas kini Unit Organisasi, menambah dan
5
mengemas kini lokasi Unit Organisasi serta

menyelenggarakan beberapa maklumat mengenai
organisasi tersebut seperti Bidang Hasil Utama,
Petunjuk Prestasi Utama dan Hubungan Unit Dengan
Aktiviti Organisasi di agensi berkaitan.
10. Selenggara Jawatan Fungsi ini membolehkan Pakar Jawatan Standard

Standard
(Standard Position Specialist) mewujudkan Jawatan
Standard baru, serta menyelenggarakan maklumat
mengenai sesuatu jawatan standard dari segi keperluan
kompetensi, petunjuk utama prestasi, bidang hasil
utama, tugas, tanggungjawab dan skop bidang kuasa di
dalam sesebuah organisasi.
11. Selenggara Jawatan Pengguna yang memainkan peranan sebagai Pakar

Sebenar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst) di
agensi pelaksana boleh melihat dan menyelenggarakan
maklumat mengenai sesuatu Jawatan Sebenar dari segi
keperluan kompetensi, petunjuk utama prestasi, bidang
hasil utama, tugas, tanggungjawab dan skop bidang
kuasa di dalam sesebuah organisasi kerajaan. Di
samping itu pengguna boleh menambah Jawatan
Sebenar yang diluluskan dalam Waran Perjawatan,
menyelenggarakan perkaitan Jawatan Sebenar dengan
Jawatan Standard serta mengemas kini status
kekosongan sesuatu jawatan.
12. Penjanaan Semula Kod Sekiranya berlaku kesilapan kod-kod unit organisasi,
BU/BA/AP
aktiviti organisasi dan juga jawatan sebenar semasa
penyediaan data asas HRMIS, pengguna yang
memainkan peranan sebagai Pakar Keperluan Sumber
Manusia (Manpower Analyst) boleh menjana semula
kod-kod tersebut melalui sistem.
13. Kemas kini Hubungan Fungsi ini membolehkan Pakar Keperluan Sumber
Data Perjawatan Manusia (Manpower Analyst) membetulkan hubungan
Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard dan Skim
Perkhidmatan.
6
14. Laporan Perjawatan Fungsi yang membolehkan Pentadbir Laporan (Report

Administrator – ED) melihat Laporan Perjawatan
seperti senarai Pemilik Kompetensi dan Jawatan
Sebenar, senarai kekosongan Jawatan Sebenar,
maklumat perjawatan mengikut skim perkhidmatan
serta senarai jawatan yang diluluskan di dalam Senarai
Perjawatan.
15. Buku Perjawatan Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst)

boleh memaparkan dan menyelenggarakan jawatan
sebenar di dalam sesebuah organisasi seperti mana
yang telah diluluskan di dalam Waran Perjawatan.
Senarai perjawatan boleh dijana melalui fungsi ini.
16. Selenggara Turutan Kemudahan ini membolehkan Pakar Pembangunan

Unit Organisasi Organisasi (Organisational Development Specialist –
turutan atau kedudukan unit/cawangan di dalam
struktur organisasi agensi masing-masing.
17. Selenggara Turutan Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan

Aktiviti Organisasi Organisasi (Organisational Development Specialist –
turutan atau kedudukan aktiviti organisasi mengikut
Senarai Perjawatan.
18. Selenggara Maklumat mengenai jawatankuasa yang ditubuhkan di

Jawatankuasa
agensi boleh di selenggara melalui fungsi ini. Di antara
Jawatankuasa yang boleh di selenggara termasuk
Jawatankuasa Kerja yang mengkaji keperluan
perjawatan/penstrukturan organisasi dan hal-hal lain
berkaitan dengan perjawatan. Pentadbir Jawatankuasa
boleh menambah dan mengemas kini Jawatankuasa
serta menyelenggarakan keahlian Jawatankuasa yang
ditubuhkan.
19. Kemas kini Maklumat Bagi memudahkan pengemaskinian maklumat Jawatan

Jawatan Sebenar secara Sebenar yang mempunyai gred minima dan maksima
pukal yang sama serta penyelia dan Ketua Jabatan yang
sama. Fungsi ini telah dibangunkan bagi membolehkan
Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst)
7
di peringkat agensi pelaksana mengemas kini

maklumat Jawatan Sebenar secara pukal.
PERANAN PENTADBIR DALAM MODUL DATA PERJAWATAN
9. Pentadbir Modul Data Perjawatan adalah terdiri daripada beberapa kategori

pentadbir di peringkat agensi pusat dan juga agensi pelaksana yang bertanggunjawab
mengendalikan fungsi-fungsi tertentu. Penerangan mengenai setiap kategori pentadbir
adalah seperti di Jadual II berikut:
Jadual II: Fungsi dan Peranan Pentadbir

Modul Data Perjawatan
BIL. FUNGSI PERANAN AGENSI PENTADBIR
1. Selenggara Jadual Rujukan • Pentadbir Sistem (Skim) Bahagian Pembangunan

• Pentadbir Sistem (Gred Organisasi (BPO); dan
Gaji) Bahagian Gaji dan Elaun
(BGE) di Jabatan
• Pentadbir Sistem (Unit
Perkhidmatan Awam
Organisasi)
(JPA) sebagai agensi
• Pentadbir Sistem pusat
(Jawatan Standard)
• Pentadbir Sistem
(Aktiviti Organisasi)
(Jawatan Sebenar)
(Jawatankuasa)
2. • Selenggara Kumpulan Pakar Skim Perkhidmatan BPO di JPA sebagai
Perkhidmatan agensi pusat
• Selenggara Klasifikasi
Perkhidmatan
• Selenggara Skim
Perkhidmatan
3. • Selenggara Gred Gaji Pakar Saraan BGE di JPA sebagai
• Selenggara Turutan agensi pusat
Pangkat Gred Gaji
8
BIL. FUNGSI PERANAN AGENSI PENTADBIR
4. • Selenggara Aktiviti Pakar Pembangunan Unit Sumber Manusia

Organisasi Organisasi Peringkat (Pembangunan
• Selenggara Unit Agensi untuk Unit Organisasi) di agensi-
Organisasi Organisasi dan Aktiviti agensi pelaksana
Organisasi
• Selenggara Turutan
Aktiviti Organisasi
• Selenggara Turutan
Unit Organisasi
5. Selenggara Jawatan Pakar Jawatan Standard • Bahagian
Standard Perkhidmatan
di JPA sebagai Ketua
Perkhidmatan bagi
skim gunasama
• Semua Ketua
Perkhidmatan bagi
skim perkhidmatan
yang berkaitan
6. • Selenggara Jawatan Pakar Keperluan Sumber • Unit Sumber Manusia
Sebenar Manusia Peringkat Agensi (Perjawatan) di agensi-
• Penjanaan Semula Kod (Manpower Analyst) agensi pelaksana
BU/BA/AP
• Kemas kini Hubungan
Data Perjawatan
• Kemas kini Maklumat
Jawatan Sebenar secara
pukal
• Buku Perjawatan
7. Selenggara Jawatankuasa Pentadbir Jawatankuasa • BPO di JPA sebagai
agensi pusat
• Unit Sumber Manusia
(Pembangunan
Organisasi) di agensi
pelaksana
8. Laporan Perjawatan Pentadbir Laporan • BPO di JPA sebagai
agensi pusat
• Unit Sumber Manusia
(Pembangunan
Organisasi) di agensi
pelaksana
9
ALIRAN PROSES MODUL DATA PERJAWATAN
10. Pengurusan Modul Data Perjawatan melibatkan 3 peringkat yang utama iaitu
peringkat agensi pusat, Ketua Perkhidmatan dan agensi pelaksana. Pentadbir Sistem di
agensi pusat adalah bertanggungjawab menyelenggarakan Jadual Rujukan seperti
dalam Lampiran III. Bagi elemen data perjawatan yang berkaitan dengan
perkhidmatan, Pentadbir Sistem boleh mewujudkan di dalam aplikasi HRMIS
Kumpulan Perkhidmatan Baru, Klasifikasi Perkhidmatan Baru, Gred Gaji Baru, Skim
Perkhidmatan Baru serta menghubungkaitkan Gred Gaji dengan Skim Perkhidmatan
yang baru diwujudkan. Pewujudan elemen-elemen baru adalah tertakluk kepada
peraturan yang berkuat kuasa pada masa tersebut. Fungsi dan turutan pewujudan
elemen-elemen data perjawatan adalah seperti dalam Rajah I.
Rajah I: Aliran Proses Untuk Mewujudkan Elemen-Elemen

Data Perjawatan
FUNGSI DAN TURUTAN PEWUJUDAN ELEMEN-ELEMEN

DATA PERJAWATAN
Wujudkan AGENSI
Klasifikasi Wujudkan PUSAT
Perkhidmatan Gred Gaji
Padankan
Gred ke
Skim
AGENSI
PELAKSANA
Wujudkan Wujudkan Wujudkan

Senarai Kumpulan Skim
Rujukan Perkhidmatan Perkhidmatan
Wujudkan
Wujudkan
Jawatan
Standard (oleh Jawatan
Ketua Sebenar
Perkhidmatan)
Wujudkan Wujudkan
Unit Aktiviti
Organisasi Organisasi
10
11. Ketua Perkhidmatan akan mewujud dan menyelenggarakan Jawatan Standard

bagi perkhidmatan masing-masing. Pewujudan Jawatan Standard perlu merujuk
kepada Garis Panduan Pembentukan Jawatan Standard Di Kementerian/Jabatan/Agensi
Kerajaan yang dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan
Perkhidmatan Awam seperti dalam Lampiran IV. Aliran proses mewujud dan
menyelenggarakan Jawatan Standard seperti dalam Rajah II di bawah.
Rajah II: Proses Mewujud dan Menyelenggarakan

Jawatan Standard
MEWUJUDKAN JAWATAN STANDARD
Teruskan
Untuk
Cari Menambah Tambah
Mula
Mula Skim Perkhid- Jawatan Jawatan Tamat
matan Standard Standard
KEMAS KINI JAWATAN STANDARD
Cari Hantar
Kemas Kini
Jawatan Maklumat
Mula Jawatan Tamat
Standard Untuk Kemas
Standard
Kini
12. Pengurus Sumber Manusia di peringkat agensi pelaksana boleh mewujud dan
menyelenggarakan Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar dan
Jawatankuasa di agensi masing-masing. Data mengenai organisasi dan perjawatan
agensi yang telah dimuatkan ke dalam pangkalan data HRMIS perlu disemak dan
dikemas kini melalui fungsi selenggara seperti berikut:
i) Selenggara Aktiviti Organisasi
Fungsi tambah aktiviti baru dan mengemas kini aktiviti sedia ada boleh
dibuat berdasarkan kepada aliran proses Selenggara Aktiviti Organisasi seperti
dalam Rajah III.
11
Rajah III: Aliran Proses Selenggara

Aktiviti Organisasi
FUNGSI
TAMBAH
Masukkan
Tambah
Mula maklumat kod, Tamat
Aktiviti Baru
nama dsb. aktiviti
Organisasi
organisasi
FUNGSI
KEMAS KINI
Kemas Kini
Status
Aktiviti
Organisasi
Kemas Kini
Cari Kewujudan/
Aktiviti Sejarah Tamat
Mula Organisasi Aktiviti
Organisasi
Kemas Kini
Dokumen
Sokongan
Hapus
Aktiviti
Organisasi
ii) Selenggara Turutan Paparan Aktiviti Organisasi
Paparan Aktiviti Organisasi yang telah dimuat naik di dalam HRMIS

boleh disusun semula mengikut keutamaan agensi. Fungsi menyusun atur
turutan paparan Aktiviti Organisasi boleh dibuat mengikut aliran proses seperti
dalam Rajah IV.
12
Rajah IV: Menyusun Atur Turutan Paparan

Aktiviti Organisasi
FUNGSI
SELENGGARA TURUTAN
Cari Masukkan
Aktiviti maklumat kod, Kemas
Mula nama dsb. Kini Tamat
Organisasi
Induk aktiviti
organisasi
iii) Selenggara Unit Organisasi
Fungsi tambah Unit Organisasi Baru dan mengemas kini maklumat Unit
Organisasi sedia ada boleh dibuat berdasarkan kepada aliran proses Selenggara
Unit Organisasi seperti dalam Rajah V dan Rajah VI.
Rajah V: Fungsi Tambah dan Hapus Unit Organisasi

Melalui HRMIS
FUNGSI
TAMBAH
Tambah Unit Tetapkan

Mula Organisasi Turutan Dari Tamat
Baru Senarai Unit
Organisasi
FUNGSI
HAPUS
Cari Unit Hapus Unit

Mula Organisasi Tamat
Organisasi
Baru
13
Rajah VI: Fungsi Mengemas kini Maklumat

Unit Organisasi
iv) Selenggara
FUNGSI TAMBAH
FUNGSI Turutan Paparan Unit Organisasi
KEMAS KINI
Kemas Kini
Status Unit
Organisasi
Cari Kemas Kini

Mula Unit Kewujudan/Sejarah Tamat
Organisasi Unit Organisasi
Kemas Kini
Dokumen
Sokongan
Kemas Kini Alamat

Unit Organisasi
Kemas Kini Bidang

Hasil Utama
Kemas Kini
Petunjuk Prestasi
Utama
iv) Selenggara Turutan
Paparan struktur unit organisasi boleh disusun semula selepas dimuat

naik ke dalam HRMIS mengikut keutamaan yang ditetapkan oleh agensi
masing-masing. Fungsi Menyusun atur Turutan Paparan Unit Organisasi boleh
dibuat mengikut aliran proses seperti dalam Rajah VII.
Rajah VII: Menyusun Atur Turutan Paparan

Unit Organisasi
FUNGSI SELENGGARA TURUTAN
Cari Unit Tetapkan

Mula Organisasi Turutan Dari Kemas Tamat
Induk Senarai Unit Kini
Organisasi
14
v) Selenggara Perjawatan
Fungsi tambah, pinda, hapus dan mansuhkan jawatan serta mengemas

kini maklumat perjawatan sedia ada boleh dibuat berdasarkan kepada aliran
proses Selenggara Data Perjawatan seperti dalam Rajah VIII dan Rajah IX.
Rajah VIII: Selenggara Perjawatan
FUNGSI TAMBAH
Rajah IX: Mengemaskini Maklumat Perjawatan
Cari Cari Cari Tambah

Mula Unit Aktiviti Jawatan Jawatan Tamat
Organisasi Organisasi Standard Sebenar
FUNGSI HAPUS
Kemas Kini Tambah Status

Cari Kewujudan/ Sejarah
Mula Jawatan Jawatan Sebenar
Tarikh Status Jawatan Tamat
Sebenar Baru (Mansuh/
Sebenar Hapus)
Rajah IX: Mengemas kini Maklumat Perjawatan
Kemas Kini Gred

Jawatan, Status
Bekalan, Pegawai
Cari Kemas Penyelia dsb.
Mula Jawatan Kini
Jawatan Tamat
Sebenar
Sebenar
Kemas Kini Dokumen

Sokongan
(Waran/Surat Kuasa)
Kemas Kini Alamat

Unit Organisasi
Kemas Kini Bidang

Hasil Utama
FUNGSI Kemas Kini

KEMAS KINI Petunjuk Prestasi
Utama
15
vi) Penjanaan Semula Kod Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan

Data Perjawatan (BU/BA/AP)
Kesilapan kod-kod Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan juga

Jawatan Sebenar semasa penyediaan data asas HRMIS boleh diperbetulkan
melalui sistem dengan fungsi proses penjanaan semula kod-kod tersebut.
Aliran proses penjanaan semula kod adalah seperti dalam Rajah X.
Rajah X: Penjanaan Semula Kod
PENJANAAN SEMULA KOD BU dan BA
Tentukan Kod Sahkan

Cari Semula Baru Unit/ Penerimaan Kod
Mula Unit /Aktiviti Aktiviti Baru Dengan Tamat
Organisasi Organisasi Fungsi Hantar
PENJANAAN SEMULA KOD AP DAN SP
Cari Tentukan
Kod Jawatan Sahkan
Jawatan Pilih Penerimaan
Sebenar/ Senarai Sebenar/
Mula Jawatan Kod Baru
Jawatan Paparan Tamat
Standard Yang Dengan
Standard Kod ‘Tidak Fungsi
Berkaitan Padan’ Hendak Dijana
Semula Hantar
vii) Kemas kini Hubungan Data Perjawatan
Setiap skim perkhidmatan dikaitkan dengan kumpulan dan klasifikasi

perkhidmatan di dalam aplikasi HRMIS bagi menunjukkan secara kelompok
sama ada jawatan tersebut adalah dari kumpulan pengurusan dan professional
ataupun kumpulan sokongan, dan, juga sama ada ia adalah dari bidang sistem
maklumat, tadbir dan diplomatik, sosial, keselamatan dan sebagainya.
Perhubungan antara Jawatan Sebenar dan Jawatan Standard boleh memberi
maklumat secara kelompok mengenai bidang pengkhususan sesuatu jawatan,
16
tugas, kompetensi, bidang hasil utama dan juga kriteria untuk pengambilan,
lantikan dan kenaikan pangkat bagi jawatan tersebut. Sekiranya proses
perkaitan adalah kurang tepat semasa penyediaan data asas HRMIS, agensi
boleh membetulkan hubungan tersebut melalui aliran proses seperti dalam
Rajah XI.
Rajah XI: Selenggara Hubungan Data Perjawatan
HUBUNGAN SKIM PERKHIDMATAN

DENGAN KLASIFIKASI/KUMPULAN
PERKHIDMATAN
Cari skim Pilih Pilih

perkhidmatan Klasifikasi Kumpulan
Mula yang hendak Perkhidmatan Perkhidmatan Tamat
diselenggara yang yang
dicadangkan dicadangkan
HUBUNGAN JAWATAN STANDARD

DENGAN JAWATAN SEBENAR
Cari Pilih Jawatan Selenggara Sahkan

Jawatan Standard yang Kod penerimaan
Mula akan cadangan
Standard Jawatan Tamat
Berkaitan dihubungkan Sebenar Kod Baru
kepada Jawatan Jawatan
Sebenar Sebenar
viii) Kemas kini Maklumat Jawatan Sebenar Secara Pukal
Jawatan Sebenar yang mempunyai gred minima dan maksima yang

sama, penyelia dan Ketua Jabatan yang sama boleh dikemas kini secara pukal
mengikut aliran proses seperti dalam Rajah XII.
17
Rajah XII: Kemas kini Maklumat Jawatan

Sebenar secara Pukal
FUNGSI TAMBAH
FUNGSI
KEMAS KINI
Gred Gaji
Minima
Cari Kemas Kini
Mula Jawatan Gred Gaji
Sebenar Jawatan Tamat
Gred Gaji
Maksimum
Kemas Kini
Pegawai
Penyelia
Kemas Kini
Ketua Jabatan
Kemas Kini
Pembekal
ix) Buku Perjawatan
Senarai perjawatan boleh diperolehi melalui proses penjanaan buku

perjawatan mengikut aliran proses seperti dalam Rajah XIII.
Rajah XIII: Penjanaan Senarai Perjawatan
FUNGSI
MENJANA BUKU
PERJAWATAN
Cari Menjana
Mula Aktiviti Senarai Tamat
Organisasi Perjawatan
x)
18
x) Selenggara Jawatankuasa
Maklumat mengenai jawatankuasa yang ditubuhkan di agensi boleh

diselenggara melalui fungsi ini mengikut aliran proses seperti dalam Rajah
XIV.
Rajah XIV: Selenggara Jawatankuasa
FUNGSI TAMBAH
Wujudkan Masukkan
Mula Jawatankuasa Ahli-Ahli Tamat
Baru Jawatankuasa
FUNGSI SELENGGARA
Cari Kemas Kini

Mula Jawatan- Maklumat/Keahlian Tamat
kuasa Jawatankuasa
xi) Selenggara Laporan Perjawatan
Laporan Perjawatan seperti senarai Pemilik Kompetensi dan jawatan sebenar,

senarai kekosongan jawatan sebenar, maklumat perjawatan mengikut skim
perkhidmatan serta senarai jawatan yang diluluskan di dalam Senarai Perjawatan
boleh diselenggara melalui aliran proses seperti dalam Rajah XV.
Rajah XV: Selenggara Laporan Perjawatan
FUNGSI MENJANA LAPORAN PERJAWATAN
Kenal Pasti
Mula Laporan Menjana
Perjawatan Cari Unit Laporan Tamat
Yang Organisasi Perjawatan
Diperlukan
19
Carta aliran proses penggunaan Modul Data Perjawatan seperti dalam Lampiran V.
TANGGUNGJAWAB PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN
13. Pentadbir Modul peringkat pusat bertanggungjawab mewujud/mengemas kini

perkara-perkara berikut dalam aplikasi HRMIS selaras dengan peraturan dan
peruntukan semasa:
a) Elemen Jadual Rujukan

b) Kumpulan Perkhidmatan
c) Klasifikasi Perkhidmatan
d) Gred Gaji
e) Skim Perkhidmatan
f) Hubungkait Gred Gaji dengan Skim Perkhidmatan
14. Pentadbir Modul peringkat agensi pelaksana bertanggungjawab melakukan

aktiviti pengemaskinian seperti berikut mengikut waran perjawatan dan peraturan
semasa yang berkuat kuasa:
a) Jawatan Sebenar
b) Jawatankuasa
c) Aktiviti Organisasi
d) Struktur Organisasi
e) Hubungkait Jawatan Sebenar dengan Jawatan Standard
15. Setiap agensi perlu melengkapkan maklumat Jawatan Sebenar seperti berikut:
a) Gred Gaji minima dan maksima

b) Tugas
c) Skop bidang kuasa
d) Sumber logistik
e) Keperluan kompetensi
f) Kriteria
g) Bidang hasil utama
h) Petunjuk prestasi utama
20
16. Pentadbir Modul bagi fungsi Jawatan Standard ditetapkan oleh Ketua
Perkhidmatan masing-masing. Aktiviti mentadbir Jawatan Standard termasuk:
a) mewujudkan senarai Jawatan Standard berdasarkan kepada garis panduan

pewujudan Jawatan Standard yang telah disediakan oleh Jabatan
Perkhidmatan Awam;
b) mewujudkan Jawatan Standard di dalam aplikasi HRMIS; dan
c) melengkapkan maklumat Jawatan Standard seperti berikut:
i) tugas
ii) skop bidang kuasa
iii) sumber logistik
iv) keperluan kompetensi
v) kriteria
vi) bidang hasil utama
vii) petunjuk prestasi utama
17. Pegawai yang dilantik perlu memastikan data mengenai organisasi,

perkhidmatan dan perjawatan sentiasa tepat dan kemas kini di agensi masing-masing
mengikut Pekeliling Perkhidmatan, Senarai Perjawatan dan Waran Perjawatan yang
berkuat kuasa.
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN
MODUL DATA PERJAWATAN
18. Bagi memastikan Modul Data Perjawatan berjalan dengan lancar dan berkesan,
setiap agensi perlu melaksanakan langkah-langkah seperti yang dinyatakan dalam
Jadual III berikut:
21
Jadual III: Langkah-langkah Melaksanakan

Modul Data Perjawatan
BIL LANGKAH TINDAKAN TANGGUNG -

JAWAB
SEBELUM PELAKSANAAN
Penetapan Peranan
1. Melengkapkan templet • Tetapkan peranan Pentadbir Bahagian Sumber

Profil Pengguna bagi Modul Data Perjawatan peringkat Manusia dan
penetapan peranan pusat di Bahagian Pembangunan Khidmat
modul Organisasi, JPA yang akan Pengurusan, JPA
mentadbir Modul Data
Perjawatan mengikut peranan
seperti dalam Jadual II.
• Tetapkan peranan Pentadbir Unit/Bahagian

Modul Data Perjawatan peringkat PSM di agensi
agensi pelaksana di Unit
Perjawatan/Bahagian Perjawatan
di agensi yang akan mentadbir
Modul Data Perjawatan mengikut
peranan seperti dalam Jadual II.
(Templet Profil Pengguna

seperti dalam Lampiran VI)
SEMASA PELAKSANAAN
Tindakan Agensi
Pusat
2. Menyemak dan Pentadbir Sistem yang berperanan BPO dan BGE di

mengemas kini sebagai Pentadbir Sistem Skim, Gred JPA sebagai agensi
Jadual Rujukan Gaji, Unit Organisasi, Aktiviti pusat
Organisasi, Jawatan Standard,
Jawatan Sebenar dan Jawatankuasa
perlu menyemak dan mengemas kini
jadual rujukan yang telah
dimasukkan dalam aplikasi HRMIS
3. Menyemak dan Pegawai yang memegang peranan BPO di JPA

mengemas kini Pakar Skim perlu menyemak dan sebagai agensi
maklumat Skim mengemas kini maklumat skim pusat
Perkhidmatan perkhidmatan.
22
BIL LANGKAH TINDAKAN TANGGUNG -

JAWAB
4. Menyemak dan Pegawai yang memegang peranan BGE di JPA

mengemas kini Pakar Saraan perlu menyemak dan sebagai agensi
maklumat Gred Gaji mengemas kini maklumat gred gaji. pusat
Tindakan Agensi
Pelaksana
5. Melengkapkan dan Pegawai yang memegang peranan Bahagian/Unit
mengemas kini Pakar Pembangunan Organisasi Sumber Manusia
maklumat Aktiviti peringkat agensi pelaksana perlu (Pembangunan
Organisasi menyemak dan mengemas kini data- Organisasi) di
data Aktiviti Organisasi yang telah agensi pelaksana
dimuat naik ke dalam pangkalan data
HRMIS.

mengemas kini Pakar Pembangunan Organisasi Sumber Manusia
maklumat Unit peringkat agensi pelaksana perlu (Pembangunan
Organisasi menyemak dan mengemas kini data- Organisasi) di
data Unit Organisasi yang telah agensi pelaksana
dimuat naik ke dalam pangkalan data
HRMIS.

mengemas kini Pakar Keperluan Sumber Manusia Sumber Manusia
maklumat perjawatan Peringkat Agensi (Manpower (Pembangunan
agensi Analyst) perlu menyemak data Organisasi) di
perjawatan yang telah dimuat naik ke agensi pelaksana
dalam pangkalan data HRMIS.
Pengemaskinian data perjawatan
mengikut waran perjawatan dan
maklumat bagi setiap Jawatan
Sebenar seperti gred jawatan, senarai
tugas, bidang kuasa, bidang hasil
utama dan sebagainya perlu dilakukan
sekiranya berlaku apa-apa perubahan
9. Agensi pelaksana Setiap agensi perlu mengesahkan dan Agensi pelaksana

memaklumkan kepada memaklumkan kepada Bahagian
Bahagian Pengurusan Pengurusan Teknologi Maklumat,
Teknologi Maklumat, JPA bahawa data perjawatan telah
JPA bahawa data lengkap bagi membolehkan
perjawatan telah pelaksanaan modul-modul aplikasi
lengkap HRMIS yang lain diteruskan.
23
STRATEGI PELAKSANAAN MODUL

DATA PERJAWATAN
19. Bagi melaksanakan Modul Data Perjawatan aplikasi HRMIS berdasarkan

langkah-langkah pelaksanaan dalam panduan ini, Ketua-Ketua Agensi
bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut:
(a) memastikan pegawai yang berperanan sebagai Pentadbir Sistem

(Sekuriti) menetapkan peranan pentadbir-pentadbir Modul Data
Perjawatan di dalam aplikasi HRMIS;
(b) melibatkan pegawai-pegawai yang menguruskan data perjawatan

agensi ke dalam Pasukan Teras (core team) semasa pelaksanaan
modul ini di agensi;
(c) menyelaraskan latihan pengguna Modul Data Perjawatan;
(d) menyelia, mengawal dan memantau pelaksanaan modul berkenaan;

dan
(e) menyediakan laporan kemajuan pelaksanaan Modul Data Perjawatan

kepada Pasukan Pelaksanaan HRMIS di agensi.
PENUTUP
20. Modul Data Perjawatan merupakan modul yang mengandungi maklumat-

maklumat asas yang berkaitan dengan struktur organisasi dan perjawatan agensi. Ia
mesti dilengkapkan terlebih dahulu sebelum modul dan submodul aplikasi HRMIS
yang lain boleh beroperasi. Panduan ini menerangkan langkah-langkah pelaksanaan
Modul Data Perjawatan bagi memastikan urusan pengendalian modul-modul seterusnya
dapat beroperasi dengan sempurna dan berkesan di setiap agensi dan ia hendaklah
dibaca bersama dengan dokumen Panduan Pengguna Modul Data Perjawatan.
24
LAMPIRAN I
ELEMEN DALAM MODUL
DATA PERJAWATAN
25
26
Lampiran I
ELEMEN DALAM MODUL DATA PERJAWATAN
NO ELEMEN PENERANGAN CONTOH
1. Unit Organisasi Unit organisasi di dalam sesebuah • Kementerian

agensi. Hubungan di antara suatu Unit Kesihatan, Bahagian
Organisasi dengan yang lain Saraan JPA, Unit
mewujudkan suatu struktur Hasil, Sekolah
organisasi. Menengah Sikamat
dan sebagainya.
2. Aktiviti Aktiviti atau fungsi yang dijalankan • Maksud bekalan,
Organisasi oleh sesebuah Unit Organisasi. program pengurusan
sumber manusia,
aktiviti kawalan
penyakit berjangkit.
3. Jawatan Sebenar Jawatan yang disandang oleh Pemilik • Pegawai Perubatan
Kompetensi dan dikenalpasti menurut Pakar Ortopedik di
lokasi jawatan dan hanya boleh diisi HKL
oleh seorang Pemilik Kompetensi
sahaja.
4. Jawatan Standard • Satu kumpulan jawatan sebenar • Pegawai Perubatan
dalam satu skim perkhidmatan Pakar Ortopedik
yang mempunyai persamaan
dari segi gred dan bidang
pengkhususan.
• Terletak di antara Skim

Perkhidmatan dan Jawatan
Sebenar.
5. Jawatankuasa Entiti yang mempunyai identiti yang • Jawatankuasa Kerja
unik dan formal. Ia mempunyai tugas Mengkaji Keperluan
dan fungsi tertentu dalam pengurusan Perjawatan peringkat
sumber manusia, berdasarkan kepada agensi dan sebagainya.
terma-terma tertentu. Dianggotai oleh
jawatan-jawatan sebenar.
6. Skim Elemen yang mengumpul jawatan- • Pegawai Teknologi
Perkhidmatan jawatan dan syarat-syarat lantikan. Maklumat dan
Pegawai Perubatan
7. Kumpulan Elemen yang mengumpulkan skim- • Kumpulan sokongan,

Perkhidmatan skim perkhidmatan pada aras tertentu. Kumpulan Pengurusan
Tertinggi dan
sebagainya.
27
NO ELEMEN PENERANGAN CONTOH
8. Klasifikasi Elemen yang mengumpulkan • Klasifikasi Kesihatan

Perkhidmatan skim-skim perkhidmatan pada dan Perubatan,
klasifikasi tertentu, berdasarkan Pentadbiran dan
kepada bidang pengurusan. Diplomatik dan
sebagainya.
9. Gred Gaji Elemen yang menerangkan kelayakan • U3, N11, F2, VU7
ganjaran seseorang Pemilik
Kompetensi, juga menerangkan
tentang tahap sesuatu jawatan.
10. Tugas Tugas-tugas yang perlu dilakukan Menyelenggara peralatan
oleh penyandang sesuatu Jawatan elektrik JKMNS,
Sebenar. menyediakan laporan
perbelanjaan bulanan dsb,
merangka pelan
penggantian jawatan
kritikal bagi sesuatu
skim.
11. Skop Bidang Bidang dan had-had di mana Meluluskan perolehan
Kuasa penyandang sesuatu Jawatan Sebenar peralatan komputer Ibu
itu boleh membuat keputusan atau Pejabat MARA berjumlah
tindakan. tidak lebih RM 50 juta.
12. Sumber Logistik Sumber (dari segi peralatan fizikal, Peralatan komputer,
atau akses kepada maklumat) yang peralatan pertukangan,
diperlukan untuk melaksanakan akses ke dalam sistem
dengan jayanya tugas-tugas. maklumat dan sebagainya.
13. Keperluan Pengetahuan, kemahiran dan Komunikasi Tahap 3
Kompetensi kebolehan yang diperlukan untuk Pengurusan Tahap 4
melaksanakan dengan jayanya tugas- dan sebagainya.
tugas sesuatu jawatan.
14. Kriteria Kriteria-kriteria yang perlu dipenuhi Kriteria untuk lantikan,
untuk mencapai sesuatu tahap “Berumur antara 25 hingga
berhubung dengan sesuatu Jawatan. 45 tahun”.
15. Bidang Hasil Bidang utama sesuatu jawatan, di • Kawalan Kos,

Utama mana pengurusan prestasi Khidmat Pelanggan.
penyandang jawatan tersebut akan
diberikan tumpuan.
16. Petunjuk Prestasi Petunjuk-petunjuk yang digunakan • Masa diambil untuk

Utama untuk mengukur prestasi penyandang meluluskan
sesuatu jawatan. permohonan pinjaman
yang lengkap.
28
LAMPIRAN II
ISTILAH-ISTILAH
WARAN PERJAWATAN
DAN SURAT KELULUSAN
PERJAWATAN
29
Lampiran II
ISTILAH-ISTILAH WARAN PERJAWATAN DAN SURAT KELULUSAN

PERJAWATAN (BPO akan beri softcopy)
30
Lampiran II
ISTILAH - ISTILAH WARAN PERJAWATAN DAN

SURAT KELULUSAN PERJAWATAN
i) Jawatan Tetap
- Jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang berpanjangan di mana

peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan
senarai perjawatannya.
- Jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu

jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi
tempoh 10 tahun.
- Jawatan Tetap ini boleh diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak.
Walau bagaimanapun, kerana perubahan ke atas peranan organisasi, sesetengah
jawatan ini boleh menjadi jumud.
- Contoh:
B.45
MAKSUD BEKALAN 45 – KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN
Butiran Tajuk Kod Gaji Kod Bilangan Butir-butir

S.S.M. Skim Jawatan Perubahan
PROGRAM 1 - PENGURUSAN
1.1 - PENGURUSAN IBU PEJABAT
1.1.3 - KHIDMAT PENGURUSAN
1.1.3.1 - PENTADBIRAN DAN URUSETIA ‘Q’
(20)(a) Setiausaha Bahagian, M54 1609 1 Jawatan baru

Pegawai Tadbir dan
(Baru)
Diplomatik, Gred M54
31
ii) Jawatan Kader
- Jawatan yang dipunyai oleh sesebuah Kementerian/Jabatan yang diwujudkan di

pelbagai agensi berdasarkan keperluan tetapi pengisiannya dilakukan dan dikawal
oleh Ketua Perkhidmatan yang berkenaan.
- Contoh:
B.41
MAKSUD BEKALAN 41– KEMENTERIAN PELAJARAN

S.S.M Skim Jawatan Perubahan
PROGRAM 2 - PENDIDIKAN RENDAH DAN MENENGAH

2.11 - PENGURUSAN PENTADBIRAN NEGERI-NEGERI
2.11.1 - PENGURUSAN PENTADBIRAN PELAJARAN NEGERI JOHOR
2.11.1.1 - PELAJARAN NEGERI JOHOR
(195)(a) Pembantu Akauntan, W17 3436 1 Jawatan baru

Gred W17
(Baru) Jawatan Kader
Jabatan Akauntan
Negara
iii) Jawatan Sementara
- Jawatan yang diwujudkan untuk menjalankan sesuatu fungsi bagi suatu tempoh
yang tertentu di mana peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran
Belanja Mengurus dan tersenarai dalam senarai perjawatan.
32
- Contoh: Jawatan Sementara yang telah tamat tempoh
B.31
MAKSUD BEKALAN 31- KEMENTERIAN PELANCONGAN
Butiran Tajuk Kod Kod Bilangan Butir-butir Perubahan

Gaji Skim Jawatan
S.S.M.
PROGRAM 1 PENGURUSAN
1.1 PENGURUSAN AM
1.1.3 PEJABAT KETUA SETIAUSAHA
1.1.3.2 SEKRETARIAT TAHUN MELAWAT MALAYSIA 2007
(24)(a) Pengarah, Pegawai Tadbir M54 1609 1 Jawatan baru

dan Diplomatik, Gred M54
(Baru) Jawatan sementara
mulai 1.11.2007
sehingga 15.4.2008
- Contoh: Jawatan Sementara yang belum tamat tempoh
B.7
MAKSUD BEKALAN 7 - JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
Butiran Tajuk Kod Gaji Kod Bilangan Butir-butir Perubahan

S.S.M. Skim Jawatan
PROGRAM 1 - PERANCANGAN SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM

1.3 - PEJABAT PROJEK PENGURUSAN MAKLUMAT SUMBER MANUSIA
(HRMIS) (BARU)
(50)(a) Pengarah Projek HRMIS, VU7 1609 1 Jawatan sementara

Pegawai Tadbir dan Projek HRMIS mulai
(Baru)
Diplomatik, Gred Utama 1.11.2007 sehingga
C 15.4.2008
33
iv) Jawatan Terbuka
- Jawatan tetap dan grednya telah ditentukan yang boleh diisi oleh pegawai yang
sesuai dari mana-mana skim perkhidmatan dan tidak boleh digunakan bagi tujuan
kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan.
- Contoh:
B.49
MAKSUD BEKALAN 49 - KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PROGRAM 1 PENGURUSAN KUALITI

1.2 PENGURUSAN PEMBANGUNAN AKADEMIK
(16)(a) Pengarah, Gred 54 Gred 54 1999 1 Jawatan Terbuka

(Baru)
v) Khas Untuk Penyandang (KUP)
- Jawatan yang diwujudkan secara khas untuk penyandang bagi membolehkan

penempatan pegawai tersebut di mana gred hakikinya lebih tinggi atau rendah
daripada gred hakiki jawatan.
- Contoh:
B.48
MAKSUD BEKALAN 48 – KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA,
KELUARGA DAN MASYARAKAT
Butiran Tajuk Kod Gaji Kod Bilangan Butir-butir Perubahan

S.S.M. Skim Jawatan
PROGRAM 1 PENGURUSAN, PERANCANGAN DASAR

1.4 PEJABAT KETUA SETIAUSAHA
(22) Timbalan Ketua VU7 1609 1 Khas Untuk

Setiausaha, Pegawai Penyandang Kepada
Tadbir dan Diplomatik, Encik Ali bin Ahmad.
Gred Utama C Jawatan Hakiki
Pegawai Tadbir dan
Diplomatik, Gred
Utama B
34
vi) Jawatan Kumpulan
- Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota

sementara menunggu penempatan yang sesuai.
- Contoh:
B.7
MAKSUD BEKALAN 7 – JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

PROGRAM 3 OPERASI SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM

3.2 JAWATAN KUMPULAN
(44) Pegawai Teknologi Gred F 1871 15 Jawatan

Maklumat, Kumpulan
Gred F41 - F54 Gred F41 – F54
vii) Jawatan Fleksi
- Keanjalan atau kelonggaran yang diberikan kepada satu-satu jawatan yang

memungkinkan jawatan itu mempunyai lebih dari satu skim perkhidmatan atau
gred.
- Contoh:
B.47
MAKSUD BEKALAN 47 - KEMENTERIAN PENERANGAN

PROGRAM 2 PERKHIDMATAN PENYIARAN SEMENANJUNG MALAYSIA

2.1 RADIO MALAYSIA MELAKA, MELAKA FM
(415) Pengarah Penyiaran B48/ 1768 / 1 Jawatan tambahan

Melaka FM, Penerbit J48 1227
Rancangan, Gred
B48/Jurutera, Gred 48
35
viii) Jawatan Jumud
- Perkhidmatan yang tidak diperlukan lagi dan semua pelantikan baru diberhentikan
kecuali pengisian jawatan kenaikan pangkat yang dikosongkan oleh penyandang
dalam perkhidmatan yang dijumudkan.
- Contoh:
B.40
MAKSUD BEKALAN 40 – SURUHANJAYA PERKHIDMATAN
PELAJARAN

PROGRAM 1 - PENGURUSAN PERKHIDMATAN PELAJARAN

1.1 - PEJABAT SETIAUSAHA
1.1.1 - KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
1.1.1.3 - PENGURUSAN DAN KUALITI
(30) Penghantar Cepat, Gred N1 5454 1 Jawatan jumud.

N1
ix) Jawatan Tambahsentara
- Satu jawatan ‘dummy’ yang diwujudkan bagi memelihara hak-hak pencen dan
perkhidmatan pegawai yang dipinjamkan ke Badan Berkanun/ Antarabangsa atau
ditukar sementara ke Jabatan lain.
- Perhatian: Bagi Waran Perjawatan yang mempunyai Jawatan Tambahsentara,

tarikh kuatkuasa pada Waran Perjawatan tidak dinyatakan. Sebaliknya tarikh
kuatkuasa dinyatakan dalam jadual di ruangan Butir-butir Perubahan.
- Contoh:
36
B.76
MAKSUD BEKALAN 76 – PERBADANAN KEMAJUAN
NEGERI PAHANG (PKNP)
Kod
Butiran Tajuk Kod Bilangan Butir-butir
Gaji
Skim Jawatan Perubahan
S.S.M.
PROGRAM 3 PERHUBUNGAN KORPORAT

3.2 PENTADBIRAN DAN SUMBER MANUSIA
(11)(a) Ketua Eksekutif, VU7 2038 1 Jawatan baru

Pegawai Tadbir, Gred
(Baru) Jawatan
Utama C
Tambahsentara
untuk menampung
Yang Hormat
Dato’ Hamdan bin
Jaafar yang
dipinjamkan ke
Pahang Off Shore
Sdn. Bhd. Mulai 1
Januari 2005
hingga 31
Disember 2006.
x) Jawatan Simpanan Latihan
- Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota yang

pergi berkursus melebihi setahun.
- Contoh:
37
B.42
MAKSUD BEKALAN 42 – KEMENTERIAN KESIHATAN
Butiran Tajuk Kod Kod Bilangan Butir-butir

Skim Jawatan Perubahan
Gaji
S.S.M.
PROGRAM 1 - PENGURUSAN
1.1 - PENGURUSAN IBU PEJABAT / NEGERI
1.1.5 - IBU PEJABAT KEMENTERIAN
1.1.5.1 - KHIDMAT PENGURUSAN
(44) Pegawai Penerangan, S48 1888 1 Jawatan baru

(Pelajaran Kesihatan),
Jawatan Simpanan
Gred S48
Latihan bagi
menampung
penyandang yang
diluluskan cuti
belajar bergaji
penuh mulai
15.11.2003 hingga
14.11.2006
38
LAMPIRAN III
SENARAI RUJUKAN DATA

PERJAWATAN
LAMPIRAN II
ISTILAH-ISTILAH WARAN
PERJAWATAN DAN SURAT KELULUSAN
PERJAWATAN
39
40
Lampiran III
SENARAI RUJUKAN DATA PERJAWATAN
BIL. ELEMEN ELEMEN CONTOH

DATA RUJUKAN
1. Unit Organisasi • Kategori Unit • Kementerian, Bahagian,
Organisasi Hospital
• Status Unit Organisasi • Aktif Tetap, Sementara,

Jumud
• Kumpulan Agensi • PAP, PAN, PBT
Unit Organisasi
2. Aktiviti Organisasi • Kategori Aktiviti • Maksud Bekalan, Program,

Organisasi Aktiviti
• Status Aktiviti • Aktif Tetap, Sementara

Organisasi
3. Jawatan Sebenar • Status Jawatan • Tetap, Sementara,

Sebenar Tambahsentara
• Status Bekalan • Gunasama, Bukan-
Jawatan Sebenar Gunasama
• Status Kekosongan • Diisi
Jawatan Sebenar • Diisi-dijangka kosong
• Perlu diisi
• Calon dikenalpasti
• Kod OS Jawatan • 11 000, 29 000

Sebenar
4. Jawatan Standard • Status Jawatan • Aktif, Jumud, Mansuh

Standard
5. Kategori Petunjuk • KPI • Masa, Kualiti dan Kos
Prestasi Utama
(KPI)
6. Sumber Logistik • Kategori Sumber • Komputer, Kenderaan

Logistik Bermotor, dan Perumahan
• Definisi Sumber • Komputer, Notebook Pentium

Logistik III
• Kuater Kelas A
41
BIL. ELEMEN ELEMEN CONTOH

DATA RUJUKAN
7. Skop Bidang • Kategori Bidang • Kewangan
Kuasa Kuasa • Perolehan
8. Bidang Hasil • Bidang Hasil Utama • Kawalan Kos

Utama (KRA – • Perkhidmatan Kawalan
Key Result Area)
9. Keperluan • Kategori Kompetensi • Tingkah laku
Kompetensi • Fungsian
• Generik
• Keperluan • Pemikiran Adaptif
Kompetensi • Kepimpinan Berwawasan
• Definisi Kompetensi • Tahap 1 – Kemasukan

• Tahap 2 – Mahir
• Tahap 3 – Pakar
10. Kriteria • Rujukan Kriteria • Pengesahan dalam

perkhidmatan
• Pemilihan perlantikan
11. Jawatankuasa • Jawatan dalam • Pengerusi, Setiausaha

Jawatankuasa
12. Skim • Status Rujukan • Tinggi, Sederhana, Rendah
Perkhidmatan Pengesahan
13. Skim • Status Perkhidmatan • Aktif, Jumud, Mansuh
Perkhidmatan
Kumpulan
Perkhidmatan dan
Klasifikasi
Perkhidmatan
14. Gred Gaji • Jenis Perkhidmatan • JKK, SSB, SSM

• Status Gred Gaji • Aktif, Jumud, Mansuh
• Kategori Gred Gaji • I, II, III, IV
42
LAMPIRAN IV
GARIS PANDUAN
PEMBENTUKAN JAWATAN
STANDARD
43
44
Lampiran IV
GARIS PANDUAN PEMBENTUKAN JAWATAN STANDARD

DI KEMENTERIAN /JABATAN /AGENSI KERAJAAN
TUJUAN
1. Tujuan garis panduan ini adalah untuk membantu Ketua-ketua Perkhidmatan1

membentuk Jawatan Standard bagi skim-skim perkhidmatan di agensi masing-masing.
LATAR BELAKANG
2. Jawatan Standard telah diperkenalkan dalam projek Sistem Maklumat

Pengurusan Sumber Manusia atau Human Resources Management Information System
(HRMIS). Kerajaan telah membangunkan projek HRMIS sebagai salah satu projek
kerajaan elektronik (e-Government). Ia bertujuan untuk membolehkan pelaksanaan
fungsi pengurusan sumber manusia yang telah diintegrasikan dengan cekap dan
berkesan melalui penggunaan teknologi maklumat komunikasi atau Information
Communication Technology (ICT).
3. Maklumat Jawatan Standard menjadi rujukan kepada modul-modul yang

terdapat di dalam aplikasi HRMIS terutamanya modul-modul Data Perjawatan,
Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Prestasi, Pengurusan Kerjaya, Penilaian
Kompetensi, Pembangunan, Formulasi dan Penilaian Strategi
Kepentingan Jawatan Standard
4. Tujuan utama pembentukan Jawatan Standard adalah untuk mewujudkan satu

keterangan tugas bagi satu kumpulan/kategori jawatan mengikut bidang pengkhususan
yang meliputi keterangan mengenai tugas utama, senarai keperluan kompetensi, sumber
logistik, skop bidang kuasa, bidang hasil utama dan petunjuk prestasi utama yang
diperlukan untuk jawatan tersebut.
1
Bagi maksud Garis Panduan ini, Ketua Perkhidmatan bermaksud ketua sesuatu skim perkhidmatan.
45
5. Proses pembentukan Jawatan Standard merupakan satu usaha untuk

mengkategorikan jawatan dan bukan merupakan satu proses pertambahan jawatan.
6. Secara ringkas, kepentingan Jawatan Standard dalam pengurusan, perancangan

dan pembangunan sumber manusia adalah seperti di Rajah 1.
Rajah 1
Kepentingan Jawatan Standard
Perancangan dan Pembangunan

Jangka Panjang Sumber Manusia
(Modul Formulasi
dan Penilaian Strategi)
Pengenalpastian
dan Pembangunan Pembangunan
Kompetensi Kerjaya
(Modul Penyandang
Pembangunan Jawatan
Modul Penilaian JAWATAN (Modul Pengurusan
Kompetensi dan STANDARD Kerjaya dan Modul
Modul Pengurusan Pembangunan)
Prestasi)
Kajian Perjawatan
(Modul Data Perjawatan, Modul
Formulasi dan Penilaian Strategi dan
Modul Perolehan Sumber Manusia)
46
KONSEP JAWATAN STANDARD
Definisi Jawatan Standard
7. Jawatan Standard ialah satu kumpulan jawatan sebenar 1 dalam satu skim
perkhidmatan yang mempunyai persamaan dari segi gred dan bidang
pengkhususan.
8. Penentuan satu Jawatan Standard bagi sesuatu skim perkhidmatan diasaskan

kepada dua kriteria iaitu;
(a) Gred Jawatan : Gred jawatan merujuk kepada lapisan gred jawatan
dalam sesuatu skim perkhidmatan. Bagi skim perkhidmatan Pegawai
Tadbir dan Diplomatik (PTD), terdapat 5 lapisan gred iaitu PTD Gred
M41, M44, M48, M52, M54 .
(b) Bidang pengkhususan 2 : Bidang pengkhususan ditentukan berasaskan

skim perkhidmatan. Bagi skim perkhidmatan PTD, terdapat 8
pengkhususan iaitu:
(i) Pengurusan Sumber Manusia dan Pembangunan Organisasi;

(ii) Pengurusan Kewangan;
(iii) Keselamatan dan Pertahanan Negara;
(iv) Pengurusan Teknologi Maklumat dan Komunikasi;
1
Jawatan Sebenar ialah satu jawatan untuk pelaksanaan tugas di sesuatu lokasi dan mempunyai keterangan tugas.
Contohnya Penolong Pengarah, Unit Penyelidikan dan Pembangunan, Skim Perkhidmatan 8, (PP(O)SP8) PTD Gred
M41, Cawangan Skim Perkhidmatan, Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA bertanggungjawab membantu Ketua
Penolong Pengarah, Unit Penyelidikan dan Pembangunan, Skim Perkhidmatan 8 (KPP(O)SP8) PTD Gred M48
menjalankan tugas penyelidikan dan pembangunan dasar skim perkhidmatan.
2
Sumber: Bahagian Perkhidmatan, JPA.
47
(v) Perancangan dan Pentadbiran Sosial/ Infrastruktur;

(vi) Pentadbiran dan Pembangunan Wilayah/ Perbandaran/ Tanah/
Daerah/ Tempatan;
(vii) Pengurusan Ekonomi; dan
(viii) Hubungan Antarabangsa dan Hal Ehwal Luar Negeri.
9. Penentuan bilangan Jawatan Standard dalam satu skim perkhidmatan adalah

berasaskan kepada bilangan bidang pengkhususan dalam skim perkhidmatan
tersebut dan mengikut bilangan gred jawatan. Contohnya, bagi skim perkhidmatan
Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD), terdapat 8 bidang pengkhususan dan 5 lapisan
gred jawatan. Ini menjadikan 40 Jawatan Standard (8 bidang pengkhususan X 5
lapisan gred jawatan). Bagi skim perkhidmatan PTD di Jabatan Perkhidmatan Awam
(JPA) yang hanya terlibat dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia dan
Pembangunan Organisasi, terdapat lima Jawatan Standard (1 bidang pengkhususan X 5
lapisan gred jawatan).
10. Dalam hal ini, Jawatan Standard merupakan rujukan penting bagi pengurusan,
perancangan dan pembangunan sumber manusia dalam HRMIS kerana kaitannya
dengan skim perkhidmatan dan Jawatan Sebenar. Lihat Lampiran I.
KAEDAH PEMBENTUKAN JAWATAN STANDARD
11. Kaedah membentuk Jawatan Standard adalah seperti Rajah 2.
48
Rajah 2
Proses Kerja Pembentukan Jawatan Standard
1. Kenal pasti skim perkhidmatan
2. Kenal pasti gred jawatan dan bidang

pengkhususan
3. Kenal pasti keterangan tugas bagi

setiap gred jawatan mengikut bidang
pengkhususan seperti berikut:
i. tugas utama;
ii. senarai keperluan kompetensi;
iii. senarai sumber logistik;
iv. senarai skop bidang kuasa;
v. senarai bidang hasil utama; dan
vi. senarai petunjuk prestasi utama.
Jawatan Standard
12. Keterangan proses pembentukan Jawatan Standard adalah seperti berikut:
a. Kenal pasti skim perkhidmatan

Ketua Perkhidmatan hendaklah mengenal pasti skim perkhidmatan di
bawah kawalan masing-masing untuk dibentuk Jawatan Standard.
b. Kenal pasti gred jawatan dan bidang pengkhususan

Setelah mengenal pasti skim perkhidmatan, Ketua Perkhidmatan
hendaklah mengenal pasti gred jawatan dan bidang pengkhususan bagi
49
setiap skim perkhidmatan. Kemudiannya, Ketua Perkhidmatan boleh

menentukan bilangan Jawatan Standard dalam satu skim perkhidmatan
yang berasaskan kepada setiap bidang pengkhususan mengikut bilangan
gred jawatan.
c. Kenal pasti keterangan tugas bagi setiap gred jawatan mengikut

bidang pengkhususan seperti berikut:
i. Tugas utama
Tugas yang perlu dilakukan oleh pegawai di gred jawatan
tertentu mengikut bidang pengkhususan kerja.
ii. Senarai kompetensi

Kompetensi merujuk kepada tingkah laku, kemahiran dan
pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas
bagi setiap gred jawatan.
iii. Senarai sumber logistik

Keperluan dari segi peralatan fizikal atau bukan fizikal yang
diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas
sesuatu perkhidmatan.
iv. Senarai skop bidang kuasa

Sejauh mana had kuasa diperuntukkan bagi seseorang pegawai
dalam melaksanakan tanggungjawab.
v. Senarai bidang hasil utama

Hasil kerja (output) berdasarkan tugas utama yang ditetapkan.
vi. Senarai petunjuk prestasi utama

Mengukur prestasi aktiviti atau tugas berdasarkan kepada
Piagam Pelanggan dan Sasaran Kerja Tahunan.
50
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PERKHIDMATAN
13. Peranan dan tanggungjawab Ketua Perkhidmatan ialah menyediakan dan

mengesahkan maklumat Jawatan Standard yang lengkap bagi setiap skim
perkhidmatan di bawah tanggungjawab masing-masing.
PERANAN BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT, JPA
14. Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, JPA akan menguruskan latihan

kepada agensi mengenai cara-cara memasukkan maklumat Jawatan Standard di dalam
aplikasi HRMIS.
PENUTUP
15. Garis Panduan ini diharap akan menjadi panduan dan rujukan serta
dimanfaatkan sepenuhnya oleh setiap Ketua Perkhidmatan dalam membentuk Jawatan
Standard.
16. Pertanyaan dan keterangan lanjut, sila hubungi:
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Bahagian Pembangunan Organisasi
Cawangan Skim Perkhidmatan
Aras 7, Blok C2, Kompleks C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 PUTRAJAYA
Tel:03-88854089/ 88878610/ 88854949

(Unit Penyelidikan dan Pembangunan)
Faks:03-88892212
51
52
LAMPIRAN V
ALIRAN PROSES
PENGGUNAAN MODUL
DATA PERJAWATAN
53
54
Lampiran V
ALIRAN PROSES PENGGUNAAN MODUL

DATA PERJAWATAN
RJAWATAN
Langkah-Langkah untuk Mencapai Modul

Data Perjawatan (Menu Utama)
Mula
Klik MICROSOFT
INTERNET EXPLORER
Pada ruang “Address”

taipkan alamat web -
http://www.eghrmis.gov.my.
Klik pada pautan HRMIS
Pilih Maklumat Bahasa
Masukkan ID Pengguna
dan Kata Laluan
Klik DATA PERJAWATAN

dari Laman Utama HRMIS
Tamat
55
PAPAR STRUKTUR AKTIVITI ORGANISASI
Mula
Laman Utama Menu Data Perjawatan

-Klik AKTIVITI ORGANISASI
Klik Papar Struktur Aktiviti
Masukkan Kod / Nama Aktiviti

Organisasi
Klik butang TERUSKAN
Klik pautan KOD AKTIVITI

ORGANISASI yang dikehendaki
Klik untuk melihat paparan

hierarki Aktiviti Organisasi,
Jawatan Sebenar dan Pemilik
Tidak Kompetensi
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang CETAK

Klik
butang
KELUAR
Klik butang KELUAR
Klik butang BATAL
Tamat
56
PAPAR STRUKTUR UNIT ORGANISASI

SI
Mula
Laman Utama Menu Data

Perjawatan, Klik PAPAR
STRUKTUR UNIT ORGANISASI
Klik Papar Struktur Unit Organisasi
Masukkan Kod / Nama Unit

Organisasi


hierarki Unit Organisasi,
Jawatan Sebenar dan Pemilik
Kompetensi
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang CETAK
Klik
butang Klik butang KELUAR
KELUAR
Klik butang BATAL
Tamat
57
SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI
a) Kemas kini Aktiviti Organisasi
Mula
Laman Utama Menu Data Perjawatan,

Klik Selenggara Aktiviti Organisasi
Klik butang CARI untuk carian

Aktiviti Organisasi
Isikan Kod / Nama Aktiviti

Organisasi
Klik Kod untuk Pilih rekod
Masukkan Maklumat-maklumat
yang hendak dikemas kini
Klik butang HANTAR
Klik butang BATAL > KELUAR
Tamat
58
b) Tambah Aktiviti Organisasi
Mula

Klik SELENGGARA AKTIVITI ORGANISASI
Klik butang TAMBAH untuk

menambah Aktiviti
Masukkan maklumat-maklumat
yang hendak di tambah
Klik butang HANTAR
Klik butang BATAL
Klik Butang KELUAR
Tamat
59
c) Hapus Aktiviti Organisasi
Mula

Perjawatan, Klik AKTIVITI
ORGANISASI
Klik SELENGGARA AKTIVITI

ORGANISASI

Aktiviti Organisasi
Isikan Kod / Nama Aktiviti

Organisasi
Klik Kod untuk pilih rekod
Klik butang HAPUS
Tamat
60
SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI ORGANISASI
Mula

Klik SELENGGARA TURUTAN AKTIVITI

ORGANISASI
Klik butang CARI untuk mencari

Kod dan nama Aktiviti Organisasi
Induk, dan Klik butang TERUSKAN
Klik Kod untuk pilih rekod, dan Klik

butang TERUSKAN
Klik pada petak Kod Aktiviti Organisasi

Tidak
Ingin Kemas kini?
Ya
Klik butang KEMAS KINI

Klik butang
BATAL
Tamat
61
SELENGGARA UNIT ORGANISASI
a) Kemas kini Unit Organisasi
Mula

Perjawatan, Klik UNIT ORGANISASI
Klik Selenggara UNIT ORGANISASI

Unit Organisasi
Isikan Kod / Nama Unit Organisasi
Klik kod untuk pilih rekod
yang hendak dikemas kini yan
hendak dikemaskini
Klik butang HANTAR
Tamat
62
b) Tambah Unit Organisasi
Mula

-Klik UNIT ORGANISASI
Klik SELENGGARA UNIT ORGANISASI
Klik butang TAMBAH untuk

menambah Unit Organisasi
yang hendak ditambah
Klik butang HANTAR
Klik butang BATAL
Klik Butang KELUAR
Tamat
63
c) Hapus Unit Organisasi
Mula

Perjawatan, Klik UNIT ORGANISASI
Klik SELENGGARA UNIT ORGANISASI

Unit Organisasi
Isikan Kod / Nama Unit

Organisasi
Klik Kod untuk pilih rekod
Klik butang HAPUS
Tamat
64
SELENGGARA TURUTAN UNIT ORGANISASI
Mula

-Klik UNIT ORGANISASI
Klik SELENGGARA TURUTAN UNIT

ORGANISASI
Klik butang CARI untuk mencari Kod

dan nama Aktiviti Organisasi Induk
Masukkan maklumat-maklumat yang

dikehendaki, Klik butang TERUSKAN
Klik Kod untuk pilih rekod,

Klik pada petak Kod Unit Organisasi

Tidak
Ingin kemas kini?
Ya

Klik
butang
BATAL
Tamat
65
SELENGGARA JAWATAN SEBENAR
a) Kemas kini Jawatan Sebenar
Mula

Perjawatan, Klik SELENGGARA
JAWATAN SEBENAR
Masukkan Kod Unit Organisasi / Kod

Aktiviti Organisasi / Kod Jawatan
Standard, Klik butang CARI
Isikan Kod Unit Organisasi/ Kod

Aktiviti Organisasi dan Klik
butang TERUSKAN
Klik pautan Kod Unit Organisasi / Kod

Aktiviti Organisasi, Klik butang CARI
JAWATAN SEBENAR
Pilih Medan Carian Jawatan Sebenar dan

Klik pautan Kod untuk pilih Jawatan

Sebenar dan Klik butang TERUSKAN
Klik Kod untuk kemas kini rekod

Jawatan Sebenar

hendak dikemaskinikan
Klik butang HANTAR > BATAL > KELUAR
Tamat
66
SELENGGARA JAWATAN SEBENAR
b) Tambah Jawatan Sebenar
Mula

Klik JAWATAN SEBENAR
Klik SELENGGARA JAWATAN SEBENAR
Masukkan Kod Unit Organisasi / Kod

Aktiviti Organisasi / Kod Jawatan
Standard dan Klik butang CARI
Isikan Kod Unit Organisasi/Kod Aktiviti

Organisasi/Kod Jawatan Standard, dan
Klik pautan Kod Unit Organisasi / Kod

Aktiviti Organisasi/Kod Jawatan
Standard, dan Klik butang CARI
JAWATAN SEBENAR
Pilih Medan Carian Jawatan Sebenar dan

Klik butang TAMBAH

hendak ditambah
Klik butang SIMPAN
Klik butang KELUAR
Tamat
67
KEMAS KINI MAKLUMAT JAWATAN SEBENAR SECARA PUKAL
Mula

-KLIK JAWATAN SEBENAR
KLIK KEMAS KINI MAKLUMAT JAWATAN

SEBENAR SECARA PUKAL
Masukkan maklumat-maklumat Unit

Organisasi/Aktiviti Organisasi/Skim
Perkhidmatan untuk carian Jawatan
Sebenar
Klik di petak bagi rekod yang hendak

dikemas kini, Klik butang TERUSKAN

hendak dikemas kini
Klik butang KELUAR
Tamat
68
SELENGGARA TURUTAN JAWATAN SEBENAR

NAR
Mula

-Klik JAWATAN SEBENAR
Klik SELENGGARA TURUTAN JAWATAN

SEBENAR
Klik butang CARI untuk mencari Kod

dan nama Unit Organisasi

dikehendaki, Klik butang TERUSKAN
Klik Kod untuk pilih rekod,

Klik pada petak Kod Jawatan Sebenar

Tidak
Ingin kemas kini?
Ya

Klik
butang
BATAL
Tamat
69
SELENGGARA JAWATAN STANDARD
a) Kemas kini Jawatan Standard
Mula

Perjawatan, Klik JAWATAN
STANDARD
Klik SELEGGARA JAWATAN

STANDARD

Kod Skim Perkhidmatan
Isikan Kod / Nama Skim

Perkhidmatan, Klik butang
TERUSKAN
Pilih Kod Skim Perkhidmatan, Klik

butang TERUSKAN
Klik pada petak untuk pilih Kod

Jawatan Standard yang hendak
dikemas kini
Klik butang HANTAR
Tamat
70
SELENGGARA JAWATAN STANDARD
b) Tambah Jawatan Standard
Mula

Klik JAWATAN Standard
Klik SELENGGARA JAWATAN Standard
Klik butang CARI untuk carian Kod

Skim Perkhidmatan
Isikan Kod / Nama Skim Perkhidmatan

dan Klik butang TERUSKAN
Pilih Kod Skim Perkhidmatan dan Klik

butang TERUSKAN
Klik butang TAMBAH untuk menambah

Jawatan Standard yang baru
Masukkan maklumat-maklumat seperti

Kod, Nama, Bidang, Max Gred, Min Gred,
Status, Tarikh Mula dan Tarikh Akhir.
Klik butang HANTAR
Klik butang SIMPAN
Tamat
71
SELENGGARA JAWATAN
N STANDARD
C) Hapus Jawatan Standard
Mula

Perjawatan, Klik JAWATAN
STANDARD
Klik SELENGGARA JAWATAN

STANDARD

Kos Skim Perkhidmatan
Isikan Kod / Nama Skim

Perkhidmatan dan Klik butang
TERUSKAN
Pilih Kod Skim Perkhidmatan dan

Klik pada petak untuk pilih Kod

Jawatan Standard yang hendak
dihapus dan klik butang HAPUS.
Klik butang HANTAR
Tamat
72
JAWATANKUASA
a) Kemas Kini Data
Mula

-Klik JAWATANKUASA
Klik SELENGGARA JAWATANKUASA

Kod Jawatankuasa

dikehendaki / Klik butang TERUSKAN
Klik PAUTAN KOD untuk pilih rekod,

kemas kini maklumat-maklumat yang
dikehendaki
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang HANTAR
Klik
butang Klik butang BATAL > KELUAR
BATAL
Tamat
73
JAWATANKUASA
b) Kemas Kini Maklumat Jawatankuasa
Mula

-Klik JAWATANKUASA

Kod Jawatankuasa

Klik PAUTAN KOD untuk pilih rekod,

kemas kini maklumat-maklumat yang
dikehendaki
Tidak
Ingin hapus data?
Ya
Klik butang HAPUS
Klik
BATAL
Tamat
74
PENJANAAN SEMULA KOD BU / BA / AP
a) Penjanaan Semula Kod-Unit Organisasi
Mula

Perjawatan, Klik PENJANAAN
SEMULA KOD BU / BA / AP
Laman Utama Penjanaan Semula Kod

BU / BA / AP, Klik PENJANAAN SEMULA
KOD UNIT ORGANISASI
Klik butang CARI untuk Carian Unit

Organisasi dan Klik butang TERUSKAN
Klik pautan pada Kod Unit Organisasi

Klik untuk melihat paparan hierarki

Unit Organisasi dan Sub-Unit / Klik
pautan Unit Organisasi yang
dikehendaki
Klik butang HANTAR > KELUAR
Tamat
75
b) Penjanaan Semula Kod-Jawatan Sebenar
Mula

Klik PENJANAAN SEMULA KOD

JAWATAN SEBENAR
Pilih butang Carian Jawatan Sebenar

sama ada melalui Jawatan Sebenar
atau Pemilik Kompetensi
( Sandangan Terkini)
yang dikehendaki / Klik butang
CARI
Isikan mana-mana maklumat yang

dikehendaki dan Klik butang
TERUSKAN
Klik pautan pada KOD UNIT

ORGANISASI dan Klik butang
TERUSKAN
76
Klik pada KOD TIDAK PADAN

untuk menjana semula Kod
Jawatan Sebenar
Klik pada petak JAWATAN

SEBENAR yang ingin dijana semula
dan Klik butang HANTAR
Paparan Kod Cadangan Baru bagi

Kod Jawatan Sebenar ( Sekarang)
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik Klik butang HANTAR

butang
BATAL
Tamat
77
C) Penjanaan Semula Kod-Jawatan Standard
Mula

Laman Utama Penjanaan Semula

Kod BU / BA / AP, Klik PENJANAAN
SEMULA KOD-AKTIVITI

Aktiviti Organisasi
Isikan mana-mana maklumat

dalam Carian Aktiviti Organisasi

ORGANISASI
Kilk butang TERUSKAN

hierarki Aktiviti Organisasi dan
Sub-Unit / Klik PAUTAN AKTIVITI
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang Klik butang HANTAR > KELUAR
BATAL
Tamat
78
d) Penjanaan Semula Kod-Aktiviti Organisasi
Mula

Laman Utama Penjanaan Semula

Kod BU / BA / AP, Klik PENJANAAN
SEMULA KOD-AKTIVITI

Aktiviti Organisasi
Isikan mana-mana maklumat

dalam Carian Aktiviti Organisasi

ORGANISASI
Kilk butang TERUSKAN

hierarki Aktiviti Organisasi dan
Sub-Unit / Klik PAUTAN AKTIVITI
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang Klik butang HANTAR > KELUAR
KELUAR
Tamat
79
KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN

AN
a) Kemas kini Hubungan Jawatan

Sebenar /Jawatan Standard
Mula

Perjawatan, dan Klik KEMAS KINI
HUBUNGAN DATA PERJAWATAN
Klik KEMAS KINI HUBUNGAN

JAWATAN SEBENAR / JAWATAN
STANDARD
Klik butang CARI untuk Carian

Jawatan Standard
dalam Carian Jawatan Standard
Klik pautan KOD JAWATAN

STANDARD
Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR
Pilih butang CARIAN JAWATAN

SEBENAR sama ada melalui
Jawatan Sebenar / Pemilik
Kompetensi (Sandangan Terkini)
yang dikehendaki / Klik butang
CARI
`
A
80
Klik pada petak bagi REKOD YANG

DIKEHENDAKI
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang HANTAR
Klik
BATAL
Tamat
81
KEMAS KINI HUBUNGAN DATA PERJAWATAN
b) Kemas kini Hubungan Klasifikasi /

Kumpulan / Skim Perkhidmatan
Mula

Klik KEMAS KINI HUBUNGAN DATA
PERJAWATAN
Klik KEMAS KINI HUBUNGAN KLASIFIKASI

/ KUMPULAN / SKIM PERKHIDMATAN

dikehendaki untuk Pindahan Skim
Perkhidmatan Antara Kumpulan /
Klasifikasi
Klik pautan KOD SKIM PERKHIDMATAN

hendak dipindahkan dan dipinda
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang SIMPAN

Klik
butang
BATAL
Tamat
82
LAPORAN PERJAWATAN
a) Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar
Mula

-Klik LAPORAN PERJAWATAN
Klik SENARAI NAMA ANGGOTA DAN

JAWATAN SEBENAR
Klik butang CARI untuk mencari Nama

Unit Organisasi, Skim Perkhidmatan,
Jawatan Standard dan Gred Gaji
Isikan Kod / Nama untuk Carian Unit

Organisasi, Klik butang TERUSKAN
Klik pautan Kod yang dikehendaki,

Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang PREVIU CETAK
Klik
butang
BATAL Klik butang BATAL > KELUAR
Tamat
83
LAPORAN PERJAWATAN
b) Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar
Mula

Klik SENARAI KEKOSONGAN JAWATAN

SEBENAR



Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang
Tamat
84
LAPORAN PERJAWATAN
c) Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan

(Jawatan Standard)
Mula

Klik MAKLUMAT JAWATAN

MENGIKUT SKIM PERKHIDMATAN
(JAWATAN STANDARD)



Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang
Tamat
85
LAPORAN PERJAWATAN
d) Senarai Nama Anggota dan Jawatan Sebenar

berdasarkan Aktiviti Organisasi
Mula

Klik SENARAI NAMA ANGGOTA DAN

JAWATAN SEBENAR berdasarkan
Aktiviti Organisasi



Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang
Tamat
86
LAPORAN PERJAWATAN
AN
e) Senarai Kekosongan Jawatan Sebenar berdasarkan

Aktiviti Organisasi
Mula

Klik SENARAI KEKOSONGAN

JAWATAN SEBENAR berdasarkan
Aktiviti Organisasi



Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
BATAL
Tamat
87
LAPORAN PERJAWATAN
f) Maklumat Jawatan Mengikut Skim Perkhidmatan (Jawatan

Standard) berdasarkan Aktiviti Organisasi
Mula

Klik MAKLUMAT JAWATAN MENGIKUT SKIM

PERKHIDMATAN ( JAWATAN STANDARD)
berdasarkan Aktiviti Organisasi



Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik
butang
Tamat
88
BUKU PERJAWATAN
a) Paparan Senarai Perjawatan Berdasarkan Jawatan Sebenar
Mula

-Klik BUKU PERJAWATAN
Klik PAPARAN SENARAI PERJAWATAN

BERDASARKAN JAWATAN SEBENAR


Klik PAUTAN NAMA AKTIVITI

ORGANISASI yang dikehendaki, Isikan
input Tahun, Klik butang TERUSKAN
Tidak
Ingin teruskan?
Ya

hendak dikemas kini, Klik butang
SIMPAN.
Klik
butang Klik butang CETAK
CETAK
Tamat
89
BUKU PERJAWATAN
b) Selenggara Senarai Perjawatan
Mula

-Klik BUKU PERJAWATAN
Klik SELENGGARA SENARAI PERJAWATAN


Klik PAUTAN NAMA AKTIVITI

ORGANISASI yang dikehendaki, Klik
butang TERUSKAN
Tidak
Ingin teruskan?
Ya
Klik butang CETAK
Klik Klik butang BATAL > KELUAR

butang
BATAL
Tamat
90
LAMPIRAN VI
TEMPLET PROFIL
PENGGUNA MODUL
DATA PERJAWATAN
91
92
MODUL DATA PERJAWATAN LAMPIRAN VI
PROFIL PENGGUNA ED-SPP062008
KETERANGAN AM PROFIL PENGGUNA
Objektif
Keterangan Am ini menerangkan:
• Peranan yang dipegang oleh Pengguna bagi sesuatu modul

• Kebenaran capaian kepada modul yang tertentu
• Kebenaran capaian kepada skrin tertentu
• Kebenaran capaian kepada fungsi tertentu
Kebenaran-kebenaran tertentu yang diberikan kepada Pengguna bagi membolehkannya beliau

melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya.
Pengguna Sasaran
Borang ini mesti dilengkapkan oleh semua pengguna dan diselaraskan oleh Ketua Jabatan
Nama - Nama Pengguna (seperti di dalam Kad Pengenalan atau Pasport)
Nombor Kad Pengenalan Baru / Nombor Pasport - Nombor Kad Pengenalan Baru bagi
warganegara Malaysia atau penduduk tetap Malaysia dan Nombor Pasport bagi bukan
warganegara Malaysia
Nama Agensi
Nama penuh Kementerian, Jabatan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun atau Pihak Berkuasa
Tempatan di mana pengguna ditugaskan.
Contoh : Cawangan Pentadbiran, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)
Jawatan Sebenar
Semua Jawatan Sebenar yang wujud dalam sesuatu Organisasi, dengan tugas dan
tanggungjawab tertentu kecuali Jawatan Sebenar yang berstatus Simpanan Latihan,
Kumpulan, Tambahsentara.
Modul
Modul yang terdapat di dalam HRMIS adalah seperti berikut: Pengurusan Rekod Peribadi,
Sekuriti, Aliran Kerja, Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Sandangan, Direktori
Kerajaan, Pengurusan Prestasi, Pengurusan Kerjaya, Penilaian Kompetensi, Perolehan Sumber
Manusia, Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja, Pembangunan, Penamatan
Perkhidmatan, Perkhidmatan Maklumat, Formulasi & Penilaian Strategi dan Pengurusan
Saraan, Faedah & Ganjaran.
Peranan
Peranan yang dipegang oleh Pengguna yang membolehkan beliau menggunakan sistem.
Fungsi Menu
Fungsi yang boleh dilakukan oleh sesuatu Peranan di dalam sesuatu modul.
93
MODUL DATA PERJAWATAN LAMPIRAN VI
PROFIL PENGGUNA ED-SPP062008
Untuk diisi oleh Pengguna
NAMA : ________________________________
KAD PENGENALAN BARU/NO. PASPORT: ________________________________
NAMA AGENSI : ________________________________
JAWATAN SEBENAR : _____________________________
Sila tandakan (√ )pada kotak yang berkenaan.
MODUL PERANAN KETERANGAN PERANAN FUNGSI MENU

(Module) (Roles) (Description Of Roles) (Menu Function)
Data Perjawatan Committee Menyelenggara data-data > Jawatankuasa (Commitee)

Administrator mengenai sesebuah
Jawatankuasa.
Data Perjawatan Organizational D Melihat Struktur Organisasi > Struktur Organisasi

Specialist (ED) dan menyelenggara data-data
> Selenggara Unit Organisasi
sesuatu Unit Organisasi,
Aktiviti atau fungsi yang > Seleggara Aktiviti Organisasi
dijalankan oleh sebuah
Unit Organisasi. > Buku Perjawatan
Data Perjawatan Manpower Menyelenggara data-data > Jawatan Sebenar

Analyst (ED) mengenai Jawatan Sebenar (Actual Position)
dalam sesbuah organisasi.
Menyelenggara Jadual > Rujukan Data Perjawatan

Pentadbiran System
Rujukan (look-up) untuk Skim > Status Keutamaan
Sistem – Administrator
Perkhidmatan. > Status Perkhidmatan
Selenggara (Scheme)
Senarai
Rujukan – Data
Perjawatan
Menyelenggara Jadual > Rujukan Data Perjawatan

Pentadbiran System
Rujukan (look-up) untuk Gred > Jenis Perkhidmatan
Sistem – Administrator
Gaji. > Kategori Gred Gaji
Selenggara (Salary Grade)
> Status Gred Gaji
Senarai
Rujukan – Data
Perjawatan
94

Pentadbiran System Menyelenggara Jadual > Rujukan Data Perjawatan

Sistem – Administrator Rujukan (look-up) untuk > Kategori Unit Organisasi
Selenggara (Business Unit) Unit Organisasi. > Status Unit Organisasi
Senarai > Nama Kumpulan Agensi
Rujukan – Data > Unit Organisasi
Perjawatan

Sistem – Administrator Rujukan (look-up) untuk > Petunjuk Prestasi Utama
Selenggara (Standard Position) Jawatan Standard. > Kategori Sumber Logistik
Senarai > Definisi Sumber Logistik
Rujukan – Data > Kategori Skop Bidang Kuasa
Perjawatan > Bidang Hasil Utama
> Kategori Kompetensi
> Keperluan Kompetensi
> Definisi Kompetensi
> Rujukan Kriteria
> Status Jawatan Standard

Sistem – Administrator Rujukan (look-up) untuk > Kategori Aktiviti Organisasi
Selenggara (Business Activity) Aktiviti Organisasi. > Status Aktiviti Organisasi
Senarai
Rujukan – Data
Perjawatan

Sistem – Administrator Rujukan (look-up) untuk > Status Jawatan Sebenar
Selenggara (Actual Position) Jawatan Sebenar. > Status Bekalan Jawatan Sebenar
Senarai > Kod OS Jawatan Sebenar
Rujukan – Data > Kekosongan Jawatan Sebenar
Perjawatan > Pembekal Kader

Sistem – Administrator Rujukan (look-up) untuk > Jawatan dalam Jawatankuasa
Selenggara (Committee) Jawatankuasa.
Senarai
Rujukan – Data
Perjawatan
Data Scheme Specialist Menyelenggara data-data > Skim Perkhidmatan

Perjawatan mengenai kumpulan, klasifikasi > Kumpulan Perkhimatan
dan skim perkhidmatan. > Klasifikasi Perkhidmatan
95

Data Remuneration Menyelenggara data-data > Gred Gaji (Salary Grade)

Perjawatan Specialist (ED) mengenai gred gaji.
Data Standard Menyelenggara data-data > Jawatan Standard

Perjawatan Position Specialist mengenai jawatan sebenar. > Tugas
> Keperluan Kompetensi
> Sumber Logistik
> Skop Bidang Kuasa
> Bidang Hasil Utama
> Petunjuk Prestasi Utama
> Kriteria
Data Super Melihat Struktur Organisasi dan > Struktur Organisasi

Perjawatan Organizational menyelenggara data-data > Selenggara Unit Organisasi
Development sesuatu Unit Organisasi, > Selenggara Aktiviti Organisasi
Specialist Aktiviti atau fungsi > Buku Perjawatan
(keseluruhan-‘cross agency’)
yang dijalankan oleh sebuah
Unit Organisasi.
Data Super Manpower Menyelenggara data-data > Jawatan Sebenar (Actual Position)
Perjawatan Analyst mengenai jawatan sebenar
dalam sesebuah organisasi
(keseluruhan-‘cross agency’).
Nota: Setiap pengguna yang sah akan diberi peranan Record Editor secara default
Pengguna: Pentadbir Sistem:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nama: …………………………………………………… Nama :…………….……………………………………
Tarikh…………………………………………….…...… Tarikh:………….………………………………………
96

HRMIS

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HRMIS

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN PELAKSANAAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

MODUL DATA PERJAWATAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SENARAI LAMPIRAN ..................................................................................................... vi

LATAR BELAKANG ......................................................................................................... 2

ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN................................................................. 3

FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN........................ …......................... 4

PERANAN PENTADBIR DALAM MODUL MODUL DATA PERJAWATAN..….. 8

ALIRAN PROSES MODUL DATA PERJAWATAN ................................................... 10

TANGGUNGJAWAB PENTADBIR MODUL DATA PERJAWATAN ..................... 20

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN ......... 21

STRATEGI PELAKSANAAN MODUL DATA PERJAWATAN .......….…............... 24

Lampiran I : Elemen Dalam Modul Data Perjawatan

Lampiran II : Istilah-istilah Waran Perjawatan dan Surat Kelulusan

Lampiran III : Senarai Rujukan Data Perjawatan

Lampiran IV : Garis Panduan Pembentukan Jawatan Standard Di

Lampiran V : Aliran Proses Penggunaan Modul Data Perjawatan

Lampiran VI : Templet Profil Pengguna Modul Data Perjawatan

1. Panduan ini bertujuan memberi penerangan mengenai langkah-langkah bagi

2. Istilah-istilah yang digunapakai dalam panduan ini mempunyai maksud seperti

(a) PSM : Pengurusan Sumber Manusia

(b) Pemilik Kompetensi : Penjawat Awam

(c) Jawatan Sebenar : Jawatan yang disandang oleh Pemilik

(d) Jawatan Standard : Satu kumpulan Jawatan Sebenar dalam satu

(e) Unit Organisasi : Entiti organisasi yang diwujudkan dengan

(f) Aktiviti Organisasi : Program dan kegiatan-kegiatan rasmi yang

(g) Ketua Perkhidmatan : Ketua bagi sesuatu Skim Perkhidmatan

beberapa urusan seperti Kewangan,

(i) Bidang Hasil Utama : Bidang tanggungjawab sesuatu jawatan atau

(j) Petunjuk Prestasi : Jadual yang digunakan untuk menilai prestasi

(k) Keperluan Kompetensi : Tingkah laku, kemahiran dan pengetahuan

4. Penyimpanan data organisasi dan perjawatan berpusat yang standard di semua

ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

6. Modul Data Perjawatan mengandungi maklumat-maklumat berkaitan organisasi

a) Elemen berkaitan Organisasi

b) Elemen berkaitan Perkhidmatan

c) Elemen berkaitan Jawatan

vii. Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators)

7. Keterangan mengenai elemen serta contoh-contoh bagi setiap elemen di dalam

FUNGSI DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

Jadual I: Fungsi-fungsi dalam Modul

BIL. FUNGSI KETERANGAN

1. Selenggara Jadual Pentadbir Sistem (Skim, Gred Gaji, Unit Organisasi,

2. Papar Aktiviti Operasi ini membolehkan Pakar Pembangunan

BIL. FUNGSI KETERANGAN

3. Selenggara Kumpulan Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

4. Selenggara Klasifikasi Fungsi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

5. Selenggara Skim Operasi ini membolehkan Pakar Skim Perkhidmatan

6. Selenggara Gred Gaji Fungsi yang membolehkan Pakar Saraan

7. Selenggara Turutan Pakar Saraan (Remuneration Specialist) yang

8. Selenggara Aktiviti Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan

9. Selenggara Unit Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan

BIL. FUNGSI KETERANGAN

mengemas kini lokasi Unit Organisasi serta

10. Selenggara Jawatan Fungsi ini membolehkan Pakar Jawatan Standard

11. Selenggara Jawatan Pengguna yang memainkan peranan sebagai Pakar

BIL. FUNGSI KETERANGAN

14. Laporan Perjawatan Fungsi yang membolehkan Pentadbir Laporan (Report

15. Buku Perjawatan Pakar Keperluan Sumber Manusia (Manpower Analyst)

16. Selenggara Turutan Kemudahan ini membolehkan Pakar Pembangunan

17. Selenggara Turutan Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan