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MANUAL
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Mayo, 2004
AREA: SECRETARIA EJECUTIVA

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13.1.-PROCEDIMIENTO: Redacción y Elaboración de memorandums y/o

Comunicaciones.

OBJETIVO: Redactar y elaborar memorandums y/o comunicaciones destinadas a

notificar las decisiones tomadas por el Presidente.

NORMA ESPECÍFICA:
- Los memorandums y/o comunicaciones deben contener el código de comunicaciones
ya sea interno o externo de la fundación.

Responsable Acción
Presidencia 1. Envía las instrucciones a la Secretaria
Ejecutiva.
Secretaria Ejecutiva 2. Redacta la comunicación y/o memorámdum.
3. Entrega la comunicación y/o memorándums
al Presidente, para su firma o correcciòn.
4. Remite al destinatario con su respectiva copia
para que firme como recibido.
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13.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación y Control de la ejecución de la agenda del

Presidente.

OBJETIVO: Planificar y Controlar que se ejecute de manera eficiente todas las

actividades que debe llevar a cabo el Presidente de la fundación.

NORMA ESPECÍFICA:
- La Secretaria Ejecutiva debe establecer en la realización de las actividades por el
Presidente de la fundación.

Responsable Acción
Secretaria Ejecutiva 1. Recopila la información de cada una de las
actividades del Presidente, donde se debe dar prioridad
a las siguientes actividades:
• Actividades externas a la fundación, que el
Presidente debe realizar o cumplir: Se debe
informar a la Secretaria Ejecutiva actividades
cotidianas que el debe cumplir.
• Actividades internas operativa: Se debe informar
a la Secretaria Ejecutiva las actvidades internas
operativas a realizar.
• Actividades extras fundación: son concertadas
por las Gerencias, por las Coordinaciones o
Unidades, y demás personal de la fundación, que
esten asignados para ello, pero antes de ser
planificadas, deben cotejarse con la agenda.
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13.3.- PROCEDIMIENTO: Organización y distribución de los documentos recibidos.

OBJETIVO: Organizar y distribuir por las Gerencias, Coordinaciones o Unidades los

documentos recibidos de acuerdo a la pertinencia del asunto.

NORMA ESPECÍFICA:
- La Secretaria Ejecutiva recibe diariamente de la Coordinación o Unidades los
documentos para la firma del Presidente.

Responsable Acción
Secretaria Ejecutiva 1. Recibe la correspondencia Interna o Externa.
2. Hace una redacción de los documentos recibidos
para hacerle seguimiento según las instrucciones de l
Presidente.
3. Recibe comunicaciones, Cheques Convenios entre
otros para su revisión y firma respectiva.
4. hace entrega a las Unidades solicitantes.
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13.4.- PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos del personal a seleccionar.

OBJETIVO: Recibir los documentos del personal que va a concursar en los cargos
vacantes de la fundación.

NORMA ESPECIFICA:
- La Secretaria Ejecutiva debe habilitar carpetas para el cargo abierto al concurso.
- La Secretaria Ejecutiva debe cotejar la lista de personas atendidas.

Responsable Acción
Solicitantes 1. Debe anotarse en la Carpeta respectiva.
Secretaria Ejecutiva. 2. Entrega a Gerencia de Gestión Interna los
Currículos que fueron recibidos.
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13.5.- PROCEDIMIENTO: Préstamo de Llaves.

OBJETIVO: Prestar llaves ubicadas en Presidencia a las Gerencias, Coordinaciones o

Unidades que lo requieran, para mantener control de las mismas.

NORMA ESPECIFICA:
- Se debe entregar las llaves a la Secretaria Ejecutiva una vez que se hayan utilizado.
- La Secretaria Ejecutiva será la custodia de las llaves ubicadas en Presidencia.

Responsable Acción

Solicitante 1. Se debe registrar en la carpeta de solicitud de

Llaves.
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13.6.- PROCEDIMIENTO: Control de audiencias y visitas para el Presidente.

OBJETIVO: Mantener orden en relación al control de las audiencias y visitas solicitadas

por el público.

NORMA ESPECIFICA:
- La Secretaria Ejecutiva debe informar a la persona solicitante de la audiencia y/o visita
la fecha a la cuál fue pactada la misma, o si esta fue cambiada por el Presidente.

Responsable
Secretaria Ejecutiva
Acción
1. Recibe la solicitud para realizar una audiencia y/o
visita al Presidente.
2. Solicita a la persona o institución los datos
siguientes: Nombre, Numero de teléfono, entre otros.
3. Informa sobre la fecha, hora y día de la cita con el
Presidente.
3. Llama al solicitante para confirmar.