EXEMPLO DE CHECK-LIST PÓS-EVENTO

Após o fim do evento, deverão ser tomadas, entre outras, as seguintes

medidas:

□ promover reunião para avaliação de desempenho individual, sectorial e

global, com o objectivo de recolher sugestões, informações e avaliar
processos e procedimentos;
□ realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
□ acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;
□ realizar um levantamento estatístico ou recolha de dados indicadores do
evento, tais como volume de operações, número de participantes,
número e tipo de refeições, etc.;
□ elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo
basicamente as seguintes informações:
− programação do evento;
− histórico das actividades;
− resultado das pesquisas realizadas com o público no início,
durante e no final do evento;
□ dados estatísticos relacionados com as actividades, tais como:
− número de participantes por tipo (congressistas, expositores,
convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes,
etc.);
− número e área ocupada pelos stands;
− participantes por área de actividade;
− participantes em função dos cargos e funções exercidos
(proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores,
estudantes, etc.);
− participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo,
idade, etc.
□ análise das divergências entre a programação prevista e realizada;
□ resultado financeiro;
□ avaliação comparativa em relação a eventos similares já realizados,
nomeadamente quanto ao número de participantes, etc.;
□ sugestões, recomendações, informações e orientação para futuros
eventos;
□ preparação das pastas com a documentação do evento (formulários,
relatórios, plano/roteiro de trabalho, correspondência, material
publicitário, comprovativos de recebimentos, cronograma financeiro,
etc.);
□ relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
□ avaliação e parecer conclusivo sobre os factores positivos e negativos
que interferiram no curso do evento e sugestões para futuras
promoções similares;
□ manter o contacto ou encaminhar correspondência de agradecimento às
pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento,
principalmente patrocinadores e colaboradores.