DETERMINACIÓN DE SUS OBJETIVOS:

Como primer paso para realizar el análisis y la descripción de puestos es

necesario definir el objetivo que se pretende alcanzar con el estudio ara ello, se
requiere determinar1:

1. Las causas que originan o motivan el estudio: Esto es, conviene delimitar
cuales son las necesidades reales de la institución en lo que toca a:
 Perfeccionar los sistemas de trabajo
 Mejorar la administración de sueldos y salarios
 Orientar la selección de persona
 Capacitar a los empleados
 Valuar los puestos
 Dirigir estudios contractuales2

2. El universo de puestos que se han de incluir en el estudio, es decir, que

puestos se van a analizar:
 Técnicos
 Administrativos
 Obreros u operativos
 Los de área financiera
 Todos de la institución3

Conviene asegurar la aprobación de la gerencia o de las autoridades

superiores de la entidad y obtener la cooperación de la representación sindical, en
caso de que se vaya a incluir puestos que estén sindicalizados. 4

Un análisis genérico e indeterminado en cuanto a los fines a que se destina,

pierde mucho de su efectividad. Sus objetivos determinarán el tipo de factores que
se investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que se consignen, la
forma de estructurarlos, etc.5

1
Camarena Adame, María Elena. Directivas para la elaboración del análisis y manual de descripción de
puestos. México, 1997, p.24.
2
Ibíd., p.24.
3
Ibíd., p.24.
4
Ibíd., p.24.
5
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
RECOPILACIÓN DE DATOS:
Esta fase consiste en recabar la información básica sobre la ubicación, las
actividades y especificaciones de los puestos seleccionados. Para ello, se
requiere determinar: el orden en que serán investigados los puestos; la amplitud o
grado de especificidad de la información a que se quiere llegar, conforme al
objetivo establecido; y la muestra de plazas por investigar en cada puesto. 6

Para recopilar los datos y precisar los puntos anteriores, usualmente se utilizan
diversas técnicas, entre las que se pueden mencionar:

 Investigación documental
 Investigación de campo7

1. Investigación documental

Consiste en allegarse aquellos documentales que puedan auxiliar en el cono

cimiento del número de puestos y plazas existentes, de sus características,
ubicación, etc. Entre los documentos de que se puede valer el investigador se
encuentran8:

 Manuales de organización y de procedimientos

 Organigramas
 Plantillas de personal
 Nómina
 Catálogo de puestos ( en caso de que exista )
 Descripciones de puestos elaborados por otras áreas, aun con
distinto propósito
 Tabulaciones de sueldo
 Condiciones generales del trabajo
 Reglamentos de escalafón9

6
Ibíd., p.25.
7
Ibíd., p.25.
8
Ibíd., p.25.
9
Ibíd., p.25.
 2. Investigación de campo

Esta se realiza a través de diversas técnicas:

a. Entrevistas:

Es una conversación oral, entre dos personas o más, de las cuales una es la
entrevistadora y las otras son las entrevistadas. 10

La entrevistadora discute todos los detalles del trabajo con una o más personas
que ocupen el puesto en la actualidad11.

Existen distintos tipos de entrevistas y pueden ser:

Libre.- En este tipo de entrevista, el entrevistador no utiliza guía alguna y se

permite al entrevistado informar sobre lo que el desee, acerca de las
características del puesto que desempeña.12

Estandarizada.-El entrevistador aplica preguntas concretas prediseñadas, de tal

manera que el entrevistado le indicara con precisión la información que se
requiere del puesto13.

Dirigida.- El entrevistador, con base en una Guía preestablecida, orienta al

entrevistado para que le proporcione cierta información sobre el puesto que
ocupa.14

10
Ibíd., p.26.
11
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
12
Ibíd., p.26.
13
Ibíd., p.26.
14
Ibíd., p.26.
 VENTAJAS
 Lograr la participación directa y
libre de los empleados.
 Proporciona al analista una
mejor comprensión del puesto.
 Permite el examen y aclaración
de sectores vagos o complejos
de trabajo.
DESVENTAJAS
 Algunos empleados pueden
sentirse amenazados o
incómodos
 Las entrevistas tal vez se limiten
a los elementos que tengan
mayor vigencia y dejen de lado
aspectos generales del puesto.
 El supervisor puede enfatizar en
lo que el desea que el empleado
haga, en lugar de lo que en
realidad hace.15

b. Observación directa:

Consiste en acudir al lugar donde se desenvuelve el ocupante del puesto para

conocer las labores que ejecuta, y la forma, técnica y/o método que utiliza para
realizarlas.16

VENTAJAS
 Hay una familiarización directa
con el trabajo.
 Se observa condiciones
importantes de trabajo que a
menudo constituyen los aspectos
distintivos de ciertos puestos.
 El analista puede observar varios
puestos al mismo tiempo sin
interferir en la corriente de
trabajo.
DESVENTAJAS
 Algunos empleados pueden
sentirse incómodos si se ven
observados.
 Las dimensiones intangibles del
trabajo, como sus elementos
creadores o requisitos mentales
no se observan con facilidad.
 La observación adecuada de un
puesto puede tomar mucho
tiempo.17

15
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
16
Ibíd., p.36.
17
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
 c. Cuestionario :

Se diseña en función del tipo de información que se pretende obtener, puede ser
de respuestas abiertas, de elección forzosa o mixta.

Los cuestionarios pueden ser llenados por el analista o por el propio trabajador, ya
sea que se le envíen o se le entreguen directamente 18.

Es conveniente que en todos los casos el cuestionario sea revisado por el jefe
inmediato de cada trabajador, manifestando así que la información que contiene
es completa y veraz.

Los cuestionarios para el análisis de puestos tienen como objetivo la identificación

de las labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de
desempeño necesarios en un puesto especifico. Como se da la estandarización,
se llevan a cabo métodos estadísticos para inferir sobre los datos obtenidos. Es
por ello que el cuestionario es la mejor herramienta en la obtención de información
para el estudio del análisis de puestos.19

VENTAJAS DESVENTAJAS

 Los cuestionarios son eficaces  Eliminan el contacto e

cuando los puestos están
localizados en puntos
geográficos dispersos.
 Las repuestas escritas a los
cuestionarios son una constancia
permanente de los hechos
relatados.
intercambio directo de la
información con los empleados.
 Las respuestas escritas pueden
dejar de lado algunas cuestiones
esenciales.
 Pueden surgir problemas de
interpretación para quien los
completa como para el analista
que tiene que correlacionar las
respuestas.20

18
Ibíd., p.26.
19
Ibíd., p.27.
20
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
 d. Bitácora de empleados:

Consiste en imponer a cada empleado llevar una bitácora de sus alternativas de

sus actividades durante un periodo determinado 21.

VENTAJAS
 El analista ahorra tiempo.
 Los empleados pueden incluir en
la bitácora toda la diversidad de
sus tareas rutinarias sin tener que
interpretar preguntas ambiguas.
 El método elimina la renuencia
que tienen algunos empleados a
participar en entrevistas.
DESVENTAJAS
 El analista no puede observar los
factores que afectan el
desempeño del puesto.
 Los empleados tal vez sospechen
que las bitácoras se emplearan
para hacer análisis de tiempos
que permitan a la administración
fijar normas de producción.
 El método se limita a puestos
rutinarios y repetitivos22

e. Método mixto:

Se utiliza dos o más métodos para obtener información: como una base que sirva
al analista para interrogara los trabajadores y supervisores, el cuestionario presta
una ayuda inmejorable; los informes de los primeros son utilísimos para la
descripción; los del supervisor para la especificación y para asegurarnos de la
integridad y precisión de los elementos recogidos; la observación da viveza a
todos los elementos que nos han sido proporcionados. 23

f. Comité de evaluadores:

Aunque costoso, el método de recabar opiniones de un grupo de expertos

reunidos ex profeso para analizar un puesto, se permite para obtener un alto
grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto es de importancia
vital y desempeñado por numerosas personas; por regla general la participación
de cada valuador añade valiosa información y permite ilustrar aspectos pocos
claros.24

21
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
22
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
23
http://www.rrhh-web.com/downloads/Analisisdepuesto.pdf.
24
Ibíd., p.36.