Professional Documents
Culture Documents
ANALISIS JABATAN
A. Pendahuluan
Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya adalah sumber
daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan,
metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan dengan sumber daya organisasi perlu
diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan
yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara cermat. Proses
manajemen yang baik harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut demi
tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi yang lain sumber daya manusia harus
dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada
dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis,
ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia.
Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa
manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan organisasi tergantung pada pengelolaan
dan pendayagunaan manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer harus mampu
bekerja secara efektif dengan manusia, dan harus mampu memecahkan
bermacam-macam persoalan sehubungan dengan pengelolaan sumber daya
manusia. Pengelolaan sumber daya manusia di dalam organisasi kemudian dikenal
dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang menjadi Manajemen
Sumber Daya Manusia.
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the
Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka
unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur place-nya, sebab perusahaan
sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja
ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih
1
jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah jabatan ini,
Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari
beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
1. Unsur
Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
2. Tugas
Ialah sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan
kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang
diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
3. Kedudukan (posisi)
Ialah sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan
kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu
perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau
pekerjanya.
4. Pekerjaan
Ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan
kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan,
satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang
tersebar di berbagai tempat.
5. Jabatan (job)
Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama
meskipun tersebar di berbagai tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud dengan jabatan, belum berarti bahwa
permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan
yang ada seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (nama
jabatan) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu
sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda.
3
5. Technical Conference Method
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
6. Diary Method
metode buku harian pekerjaan mengharuskan organisasi yang ada
untuk merekam kegiatan sehari-hari mereka. Metode buku harian ini
yang paling memakan waktu dari semua metode analisis pekerjaan
karena mungkin harus berlangsung selama jangka waktu yang lama,
sehingga semua itu bisa menambah biaya.
5
BAB II
ANALISIS JABATAN DALAM PENDIDIKAN
7
organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja
4. pengelola pelatihan, agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki
oleh setiap pemegang jabatan.
Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah
dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstruktur pula, yang
dikenal dengan analisis jabatan.
2. Job Specification
Deskripsi jabatan sebagai hasil analisis jabatan biasanya diikuti dengan
perumusan spesifikasi jabatan. Spesfikasi jabatan dapat diartikan sebagai berikut :
karakterisitik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi untuk dapat
melaksanakan suatu jabatan tertentu, atau pesrsyaratan pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang
dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara
efektif dan efisien.
Titik berat spesifikasi jabatan adalah pada syarat-syarat yang dibutuhkan
oleh seseorang untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajibannya sesuai
dengan beban dan tanggung jawab jabatan tersebut.
Pada umumnya suatu spesifikasi jabatan mengandung hal-hal sebagai
berikut :
a. Identifikasi Jabatan
Nama
Kode
Bagian
b. Persyaratan Jabatan
Pendidikan
Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
Pengalaman yang diperlukan
Pengetahuan dan ketrampilan
Persyaratan fisik
Status perkawinan
Jenis kelamin
Usia
Kewarganegaraan
Kemampuan-kemampuan khusus lainnya.
D. Prinsip-prinsip
9
Beberapa prinsip yang perlu mendapat perhatian manajer dalam analisis
jabatan yaitu sebagai berikut :
1. Analisis jabatan harus memberikan fakta akurat yang ada hubungannya
dengan jabatan atau jenis pekerjaan. Fakta-fakta hasil analisis itu akan
digunakan untuk tujuan selanjutnya.
2. Analisis jabatan harus dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan
untuk macam-macam tujuan.
3. Hasil analisis jabatan harus selalu ditinjau kembali dan jika perlu
dilakukan perbaikan ulang. Dalam dunia pendidikan, jabatan tidaklah
statis, tetapi terjadi perubahan baik mengenai proses. Metode, alat
maupun aspek-aspek lainnya. Dengan demikian, analisis jabatan atau
pekerjaan merupakan kegiatan yang harus dilaksanakan secara terus-
menerus.
4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan yang
paling penting di antara jabatan-jabatan yang ada.
5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang jelas, teliti,
dan dapat dipercaya. Untuk itu diperlukan pelayanan-pelayanan dari
tenaga ahli di bidang analisis jabatan.
Empat macam informasi penting yang menjadi dasar analisis jabatan yaitu
sebagai berikut :
1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur
jabatan atau pekerjaan dalam organisasi.
2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perorangan yang penting untuk
masing-masing jabatan.
3. Analisis jabatan memberikan gambaran akan tanggung jawab dari
pemegang jabatan.
4. Analisis jabatan memberikan catatan tentang beberapa kondisi yang
penting.
E. Kesimpulan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai
keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah
suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih
baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada
perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar. Semua
Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan
Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain
di bidang manajemen sumber daya manusia.
DAFTAR PUSTAKA
David A. De Cenzo & Stephen P. Robbins. (1999). Human resources
management. New York : John Willwy & Sons, Inc.
Fred C. Lunenburg & Allan C. Ornstein. Educational administration. Third
Edition. CA USA :Wadsworth Thomson Learning.
Sadili Samsudin. (2006). Manajemen sumber daya manusia. Bandung : Pustaka
Setia.
http://www.portalhr.com/klinikhr/strategis/4id860.html, akses tanggal 7 Maret
2010.
11