MANAJEMEN LOGISTIK

Oleh

Muncul Wiyana, M.Kep

 LOGISTIK
Logistik artinya bahan u kegiatan operasional yang
sifatnya habis pakai, meliputi
1.Bahan farmasi
 Obat-obatan, Bhn farmasi, Alat medik habis pakai
2.Bahan non farmasi
 Bahan makanan,
 Alat tulis kantor
 Alat rumah tangga dan kebersihan habis pakai
 Barang cetakan
 Linen
 Suku cadang peralatan dan perlengkapan
TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK

 Tersedianya (ketersediaan) bahan Logistik

Setiap saat dibutuhkan secara efisien, meliputi:
 jenis dan jumlahnya
 spesifikasi/ kualitas
 waktu
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

1. PERENCANAAN
2. PENGANGGARAN
3. PENGADAAN
4. PENYIMPANAN
5. PENYALURAN (DISTRIBUSI)
6. PENGHAPUSAN
7. PENGENDALIAN
 SIKLUS LOGISTIK
PERENCANAAN

PENGHAPUSAN PENGANGGARAN

PENGENDALIAN

PENDISTRIBUSIAN PENGADAAN

PENYIMPANAN
 PERENCANAAN
 Perencanaan Logisitk adalah
merencanakan pemenuhan kebutuhan
logistik yang pelaksanaannya dilakukan
oeh semua calon pemakai (user),
kemudian diajukan sesuai dengan alur
yang berlaku
Perencanaan Logistik Harus Bisa
menjawab :
1. Apa, dimana, kapan, jmlah yang
dibutuhkan
2. Biaya/anggaran yang harus
dipersiapkan
3. Mengapa diperlukan barang tsb
4. Bagaimana cara pengadaannya
5. Siapa yg mengurus barang tsb, yg
menggunakan, yg bertanggung jawab
 PENETUAN KEBUTUHAN
Penentuan kebutuhan harus mempertimbangkan :
1. Berdasarkan pemakaian yang lalu
2. Perkiraan dengan menggunakan
 Statistik
 Epidemiologi
3. Sisa persediaan
4. Slow moving, fast moving
5. Rekomendasi dari komite medis
6. Prioritas berdasarkan VEN
 Vital → life saving
 Esensial → kausal pada sumber penyakit
 Non esesnsial → penunjang
Contoh: Tahapan Prosedur Perencanaan Kebutuhan Obat
dan barang farmasi

RUANGAN
USER Kepala Instalasi Pengendali
RUANGAN Instalasi farmasi Program
USER
Daftar usulan
Pengendali
Anggaran

Pengendali
Pembeliaan

Penyimpanan Panitia Supplier

Gudang Farmasi Penerimaan Rekanan
PENGANGGARAN

Fungsi penganggaran semua kegiatan

dan usaha untuk merumuskan perincian
kebutuhan dalam suatu skala standar
tertentu, yaitu
1. skala mata uang
2. jumlah biaya.
Yang perlu diperhatikan menyusun anggaran:
 Peraturan-peraturan yang terkait
 Perkembangan politik, ekonomi, sosial &
teknologi
 Hal-hal lain yg berhubungan dengan anggaran
 Pengaturan anggaran : misal sumber biaya
pendapatan banyak → pengaturan logistik ?
 Penjadualan Anggaran
 Anggaran jangka panjang
 Anggaran jangka menengah
 Anggaran jangka pendek
Sumber anggaran RS:

 RS Pemerintah
 Dana subsidi : Bappenas
DepKes
Pemda Biaya alokasi:
 Penerimaan RS -SDM
-Bahan langsung
 RS Swasta (logistik)
 Dana Subsidi : Yayasan -Pemeliharaan
Donatur -Investasi
 Penerimaan RS
 Dana dari Pihak Ketiga
ALOKASI ANGGARAN LOGISTIK

 Obat-obatan dan bahan farmasi

 Alat tulis kantor
 Cetakan
 Alat rumah tangga 40-50%
Keseluruhan
 Bahan makanan
Anggaran RS
 Alat kebersihan
 Suku cadang
 PENGADAAN
 Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk
merealisasikan kebutuhan yang telah
ditetapkan/ disetujui dalam fungsi sebelumnya

 Caranya :
 Purchasing (membeli)
 Leasing (menyewa)
 Meminjam
 Hibah/ pemberian
 Menukaran
 Produce (membuat)
 Repair (memperbaiki)
 Langkah-langkah
 Pilih metode pengadaan
 Pilih pemasok dan siapkan dokumen
kontrak
 Pantau status pemesanan
 Penerimaan dan pemeriksaan
 Pengadaan barang/ jasa barang
pemerintah → anggaran
pemerintah:
 Pelelangan umum
 Pelelangan terbatas
 Pemilihan langsung
 dan pengadaan langsung
Dasar Hukum

 Keppres 16 thn 1984

 Keppres 17 thn 1990
 Keppres 18 thn 1992
 Keppres 80 thn 2003 (yang berlaku sekarang)
 PENYIMPANAN

 Penyimpanan merupakan suatu kegiatan &

usaha untuk melakukan pengelolaan barang
persediaan/ inventory di tempat penyimpanan.

 Gunanya:
 Kualitas barang dapat dipertahankan
 Barang terhindar dari kerusajan fisik
 Pencarian barang mudah dan cepat
 Barang aman dari pencurian
 Langkah-langkah Penyimpanan

 Perencanaan ruang penyimpanan

 Perencanaan & pengoperasian alat
pengatur barang
 Penyelenggaraan prosedur
penyimpanan
 Pengamanan
 Hal-hal yang perlu diperhatikan
 Lokasi
 Aksesibilitas
 Utilitas
 Komunikasi
 Bebas banjir
 Mampu menampung barang yang disimpan
 Keamanan
 Sirkulasi udara
 Desain
 Kemudahan bergerak Pemadam kebakaran
 Kemudahan perawatan
 Sirkulasi udara

 Jenis barang
 Prosedur penyimpanan
 Pemakaian alat bantu
 Pengelompokkan barang yang disimpan:
 Kelompok pelayanan
 Kondisi yang diperlukan untuk menjaga
kualitas → ruang pendingin
 Ukuran berat
 Ukuran volume
 Fast atau slow moving
 Abjad
 Fifo (first in-first out)
Tempat:
 Di User (cash box)
 Di Depot
 Gudang pembantu
 Gudang Kecil
 Di Gudang Besar
 Gudang Utama
Penditribusian
 Pendistribusian harus sesuai dengan :
 Permintaan
 Tepat waktu
 Tepat jumlah
 Spesifikasi
 Mendapat persetujuan pihak berwenang ↔
perencanaan (pengeluaran barang).
 Utk RS pemerintah : Bendaharawan barang
 Mekanisme pengeluaran sesuai prinsip FIFO
Contoh Bentuk Pendistribusian:
1. Konvensional

RAWAT JALAN
GUDANG RAWAT INAP
BEDAH PUSAT
RAWAT DARURAT

2. Desentralisasi
DEPO RJ ---------------- RAWAT JALAN
DEPO RI ----------------- RAWAT INAP
GUDANG
DEPO BP ---------------- BEDAH PUSAT
DEPO RD --------------- RAWAT DARURAT
Penghapusan
 Penghapusan adalah kegiatan untuk
menghilangkan dari daftar inventaris bahan/
barang.
 Barang yang dihapus :
 sudah lewat batas
 Rusak
 Hilang
 Kadaluarsa
 Prosedur penghapusan:
 Bentuk : Berita acara penghapusan
Pelaporan
 Caranya:
 Dimusnahkan: dibakar atau ditanam
 Pemanfaatan kembali (recycling)
 Penjualan/ lelang → RS pemerintah : ke kas
negara
 Hibah
 Pengendalian
 Pengendalian adalah sistem pengawasan
dari hasil laporan, penilaian, pemantauan
dan pemeriksaan terhadap langkah-
langkah manajemen logistik yang sedang
& telah berlangsung.

 Tujuan
 Terarah
 terkendali
 Landasan hukum pengawasan:
 Keppres No. 16 tahun 1974
 Berbagai peraturan per UU
 ICW
 Peraturan-peraturan pengurusan barang
sesuai dengan kebijakan yang berlaku
di RS
BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (1)

1. Biaya pemesanan (ordering cost,

procurement cost)
biaya yang dikeluarkan sehubungan dgn
kegiatan pemesanan bahan/ barang, sejak
dari penempatan pemesanan sampai
tersedianya barang di gudang. Antara lain :
- biaya administrasi
- biaya pemilihan vendor/ pemasok
- biaya pengangkutan & bongkar muat
- biaya penerimaan
- biaya pemeriksaan barang
BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN (2)
2. Biaya penyimpanan (holding cost, carrying cost)
biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan
dengan diadakannya persediaan barang yg
dinyatakan dlm persentase harga barang atau
dalam bentuk rupiah per unit barang. Antara
lain :
- biaya gudang/ sewa gudang
- administrasi pergudangan
- gaji pelaksana pergudangan, upah buruh
- biaya listrik
- biaya kerusakan, kehilangan, penyusutan
barang selama dalam penyimpanan
3. Biaya kekurangan persediaan (shortage cost,
stock out cost)
biaya yang timbul sebagai akibat tidak
tersedianya barang pada waktu diperlukan.
Antara lain :
- biaya terhentinya produksi karena tidak ada
bahan/ menganggur
- biaya administrasi tambahan
- biaya tertundanya penerimaan keuntungan
- biaya pengadaan darurat, supaya konsumen
tidak kecewa
 PERHITUNGAN BIAYA
Kebutuhan/ Permintaan/ pemesanan (demand)
d = D/ Q x S
Keterangan :
d = biaya kebutuhan/ permintaan / pemesanan
D = jumlah kebutuhan barang (unit/tahun)
Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)
S = biaya pemesanan (rupiah / pesanan)
Penyimpanan
h = Q/ 2 x H
Keterangan :
h = biaya penyimpanan (% thd nilai barang)
Q = jumlah pemesanan (unit/ pesanan)
H = holding cost (biaya penyimpanan) per unit
per year (rupiah/ unit/ tahun)
 PERHITUNGAN BIAYA
 EOQ terjadi bila biaya pemesanan = biaya
penyimpanan, maka: DS + QH
Q 2
2 DS = Q2H
Q2 = 2 DS D = jml keb. barang (unit/ thn)
S = biaya pemesanan (rupiah/
H
pesanan
Q = 2 DS
Q = jumlah pesanan (unit/pesanan)
H
H = biaya penyimpanan (rupiah/ unit/
tahun)
 PERHITUNGAN BIAYA
5. Total cost (total biaya persediaan)
TC = (D/Q) S + (QH)/2 + PD
Keterangan :
TC = total cost= total biaya persediaan (rupiah/thn)
D = jumlah permintaan/ kebutuhan barang per tahun
(unit/ thn)
Q = jumlah setiap kali pesan (unit/ pesanan)
S = ordering or set-up cost per order or per set-up (biaya
pemesanan (rupiah/pesanan)
H = h x C = holding cost (biaya penyimpanan) per unit per
year (rupiah/ unit/ tahun)
P = harga/ price per unit
C = harga barang (rupiah/ unit)
h = biaya penyimpanan (% terhadap nilai barang)
 Rumus tambahan perhitungan logistik:
F : frekuensi pesanan ekonomis (kali/ tahun)
T : jangka waktu antar tiap pesanan (hari)
F : Permintaan per tahun (D/Q)
Jumlah pesanan dlm thn
T : Jumlah hari kerja per tahun
Frekuensi pesanan
Latihan soal : perhitungan logistik
1. Ruangan Irna Lt 1 kanan RS X selama setahun
dikeluarkan sebanyak 200 liter savlon dan terjadi
kekosongan selama 2 (dua) bulan. Kenaikan
pengunjung diperkirakan untuk tahun depan 5%.
Hitung perkiraan kebutuhan savlon untuk tahun depan
2. Suatu rumah sakit memproduksi bahan linen
membutuhkan komponen bahan baku sebanyak
12.000 unit selama 1 tahun. Biaya pemesanan
komponen tersebut adalah Rp. 50.000,- untuk
setiap kali pemesanan, tidak tergantung dari
jumlah komponen yang dipesan. Sedangkan
biaya penyimpanan (per unit/ thn) adalah sebesar
10% dari nilai persediaan. Harga komponen
tersebut adalah Rp. 3.000 per unit. Berdasarkan
data tersebut diatas tentukan:
a. EOQ yang dapat memberikan total biaya
persediaan terendah
b. Frekuensi pesanan ekonomis per tahun
c. Jangka waktu antar tiap pesanan
d. Biaya kebutuhan per hari
 Jawaban Pertanyaan
1. Langkah menjawab :
a. Pemakaian nyata rata-rata per bulan : 200/10 =
20 lt.
b. Perkiraan kebutuhan selama kosong
(kebutuhan selama lead time/ waktu tunggu) =
pemakaian rata-rata per bulan x lamanya waktu
tunggu (dalam bulan) = 2 bulan x 20 lt = 40 lt
c. Pemakaian per tahun = jumlah savlon yang
dikeluarkan + perkiraan kebutuhan pada saat
kosong selama setahun. Jadi perkiraan
kebutuhan setahun + 200 lt + 40 lt = 240 lt
d. Perkiraan kebutuhan tahun depan dengan
menghitung perkiraan kenaikan pengunjung 5%
maka kebutuhan savlon untuk tahun depan
adalah = 240 + (5% x 240) = 252 lt.
2. Diketahui : D = 12.000 unit/ thn
S = Rp. 50.000/ pesanan
h = 10% (per unit/ thn)
C = Rp. 3.000 per unit
Jawab ; H = h x C = Rp. 3.000 x 10% = Rp. 300/
unit/ pesanan
Prinsip EOQ : biaya pemesanan = biaya
penyimpanan
Q2 = 2 DS/ H
= 2 x 12.000 x Rp. 50.000 = 4.000.000
Rp. 300
Q = 2.000
a. Total biaya per tahun = biaya pemesanan +
biaya penyimpanan
= D S/ Q = Q H / 2
= 12.000 x Rp. 50.000 + 2000 x Rp. 300
2.000 2
= Rp. 300.000+Rp. 300.000 = Rp. 600.000/thn
b. F = D/ Q
F = 12.000 / 2.000 = 6 kali per tahun
c. T = jumlah hari kerja per tahun = 365 /6 = 61hr
frekuensi pesanan
d. Biaya kebutuhan per hari
d = 12.000/2.000 x Rp. 50.000,-
= Rp.300.000/th
= Rp. 300.000 / 365 = Rp. 822,- per hari
 TErIMA KASIH