MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

Disusun Oleh : Kelompok 7

1. Adhi Kurnia S. (16109760)
2. Alamanda Katartika ()
3. Danu ()
4. Heryana ()
5. Mila Yuliani (16109842)

UNIVERSITAS GUNADARMA
TA 2010/2011
Manajemen Sumber Informasi 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berbagai
macam kesempatan dan kekuatan kepada kita untuk dapat menjalankan
perintahnya. Shalawat serta salam semoga tercurahkan kepada Baginda Nabi
Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, keluarganya serta kita selaku
umatnya.

Manajemen Sumber Informasi merupakan Suatu bentuk pengelolaan sumber

informasi yang dijadikan sebagai Sumber Informasi didalam sebuah perusahaan
atau organisasi.

Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu didalam proses
pembuatan makalah ini. Kepada orang tua, juga kepada dosen mata kuliah
Manajemen & Sistem Informasi Manajemen.

Jakarta, Oktober 2010

Penyusun,
Manajemen Sumber Informasi 3

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..............................................................................................2

DAFTAR ISI ........................................................................................................3
I. PENDAHULUAN ..........................................................................................4
1. 1 Latar Belakang..................................................................................4
1. 2 Rumusan Masalah.............................................................................5
II. PEMBAHASAN MATERI ...............................................................................6
2. 1 Definisi..............................................................................................6
2. 2 Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi...........6
2. 3 Contoh dan Implementasi pada Perusahaan....................................11
2. 3. 1 Sumber Daya Informasi............................................................11
2. 3. 2 Model........................................................................................12
2. 3. 3 Kegunaan Model.......................................................................13
2. 3. 4 Model Sistem Umum................................................................13
2. 3. 5 Contoh Model Penggunaan Model Sistem Umum.....................15
2. 3. 6 Para Pemakai Komputer............................................................15
2. 3 .7 Fungsi-fungsi Manajemen.........................................................18
2. 3. 8 Keahlian Manajemen................................................................19
2. 3. 9 Manajer & Sistem.....................................................................20
2. 3. 10 Sistem Informasi Berbasis Komputer......................................21
2. 4 Manajemen & Strategi End User Computing....................................28
2. 4. 1 Jenis-jenis Utama Sumber Daya...............................................28
2. 4. 2 Manajemen Sumber Daya........................................................28
2. 4. 3 Perhatian pada Manajemen Sumber Informasi.........................29
2. 5 Penggunaan Manjemen Sumber Informasi......................................30
Manajemen Sumber Informasi 4

BAB 1 PENDAHULUAN

1. 1 Latar Belakang

Bahan, energi dan informasi adalah tiga sumber daya utama pembangunan sosial
modern Pesatnya perkembangan teknologi informasi untuk menyoroti semakin
pentingnya sumber informasi.

Dengan pembangunan ekonomi dan kemajuan sosial, pentingnya sumber daya

informasi yang akan lebih menonjol. Kekurangan sumber daya adalah
pengembangan ekonomi global harus menghadapi masalah besar untuk
mempertahankan berkelanjutan, perkembangan pesat dan sehat ekonomi Cina.

Mengembangkan dan menggunakan sumber informasi dalam sebuah posisi

strategis yang penting "ini adalah Presiden Jiang Zemin untuk kawan-kawan Hu
Qili dari" Cina Informasi. Riset dan Praktek, "sebuah buku oleh urutan not, berisi
informasi manajemen sumber daya berpikir strategis. Sejak sumber daya
informasi ekonomi nasional dan pembangunan sosial, salah satu dari tiga sumber
daya strategis, tentu saja, sumber daya strategis perusahaan, tidak hanya untuk
pengembangan, dan alat-alat manajemen harus digunakan untuk pengembangan
dan penggunaan, atau pengembangan tersebar, sejak penerapan berbagi
penggunaan pribadi sulit dan integrasi sumber daya informasi.

Oleh karena itu, pengelolaan sumber daya informasi, integrasi sistem informasi
merupakan aspek penting. Manajemen Sumber Informasi (Information Resource
Management, disebut sebagai IRM) adalah bahwa kita harus belajar serius.

Informasi sumber daya manajemen adalah abad ke-20, 70, 80 terjadi di Amerika
Serikat dan cepat awal pengembangan konsep baru, untuk akhir tahun 80-an,
awal 90-an, teori manajemen sumber daya informasi dan praktek di kedua
matang dan masyarakat pengaruh penting. Kinerja utama adalah Amerika Serikat
dan negara-negara lain yang dibentuk dari perspektif sistem manajemen sumber
daya informasi, seperti pemerintah AS pada tahun 1980 mengajarkan "Dokumen
Pengurangan UU," jelas "sumber informasi manajemen" konsep, dan manajemen
sumber daya informasi kerja persyaratan tertentu. Selain itu, CIO (Chief
Information Officer, disebut sebagai CIO) telah menjadi sebuah perusahaan
pemerintah yang dibentuk oleh para pengambil keputusan bertanggung jawab
untuk posisi manajemen sumber daya informasi.
Manajemen Sumber Informasi 5

1. 2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang mungkin muncul seperti :

1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Informasi ?

2. Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi ?
3. Contoh implementasi pada Perusahaan ?
4. Manajemen & Strategi End User Computing ?
5. Siapa saja Pengguna Manajemen Sumber Informasi ?
Manajemen Sumber Informasi 6

BAB 2 PEMBAHASAN MATERI

2. 1 Definisi
IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber
informasi, dan akan menjadikan keadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang
lebih baik dalam penggunaan komputer.

2. 2 Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi

Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) dan
Marchand (DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisi
yang paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:

1. Sumber Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material,

keuangan dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuk
semua bisnis, jadi harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber daya
manajemen informasi. IRM adalah bagian penting dari manajemen
perusahaan, manajemen perusahaan harus disertakan dalam anggaran.

2. IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasi

pengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitan
dengan manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untuk
mendapatkan dan memproses informasi, dan menekankan pentingnya
sumber daya informasi perusahaan.

3. IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsi

baru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, dan
teratur pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan
Manajemen Sumber Informasi 7

memproses informasi dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.

4. tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan statis

berhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan untuk
meningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" - Efisien,
Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekat
hubungan antara kendala bersama.

5. tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalam

perkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemen
sumber daya informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap.
Setiap tahap perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuan
strategis, teknologi dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktor
lainnya dibandingkan.

Beberapa ahli di Cina IRM juga melakukan tindak lanjut studi, berikut adalah
beberapa cendekiawan, "Apa itu manajemen sumber daya informasi" Jawaban:

Profesor Ma Feicheng mengatakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Informasi

(Information Resources Management, IRM) adalah abad ke-20, 70, 80an awal di
negara-negara maju Barat (pertama di Amerika Serikat), peningkatan disiplin
baru. Meskipun para peneliti dari berbagai bidang manajemen informasi sumber
daya memiliki pemahaman dan interpretasi yang berbeda, tetapi inti dari semua
informasi sebagai sumber penting, yang perencanaan, anggaran, organisasi,
koordinasi, pengendalian dan pengembangan, dalam rangka mencapai paling
efektif.

Profesor Gao Fuxian mengatakan bahwa: informasi manajemen sumber daya

perusahaan, adalah dalam produksi dan kegiatan usaha generasi informasi,
akuisisi, pengolahan, penyimpanan, transmisi dan penggunaan manajemen yang
komprehensif. Informasi proses dan proses manajemen erat kaitannya, sehingga
Manajemen Sumber Informasi 8

manajemen sumber daya informasi perusahaan telah menjadi bagian penting dari
manajemen bisnis.

Memilih bahwa: pada tingkat kelembagaan, tingkat mikro, informasi kegiatan

pengelolaan sumber daya di Manajer Informasi (CIO) di bawah koordinasi
pelaksanaan manajemen terpadu yang sangat terpusat, kegiatan ini tidak hanya
mencakup perpustakaan biasa dan operasi pusat informasi, tapi juga mencakup
tubuh pekerjaan arsip, pekerjaan administratif, komputer sistem informasi
manajemen, periklanan perencanaan, hubungan masyarakat, penelitian dan
pengembangan dan kebijakan-konsultasi Deng; Weiguancengmian pengelolaan
informasi terutama di sekitar analisis kebutuhan pengguna Jigou, sumber
informasi, Cai Ji, organisasi, penyimpanan, pencarian, pengembangan,
penggunaan dan proses reproduksi, fokus dan menggunakan beberapa manusia,
keuangan dan sumber daya material, melalui perencanaan, pengelolaan,
koordinasi dan kegiatan pengendalian dilaksanakan.

Informasi sumber daya manajemen dalam peran integrasi sistem informasi

IRM dalam peran integrasi sistem informasi manajemen sumber daya informasi
melalui realisasi standar dasar. Yang disebut "informasi standar pengelolaan
sumber daya infrastruktur" adalah mereka yang menentukan kualitas sistem
informasi, dan karena itu yang paling dasar standar manajemen informasi sumber
daya, termasuk standar untuk unsur data, klasifikasi informasi dan standar
coding, tampilan user biasa, konsep standar database dan logis database standar.
unsur Data (DataElements) adalah satuan terkecil dari informasi tidak dapat
dibagi, adalah istilah umum untuk kelas data. Dalam sistem pengolahan data,
"karyawan" nama, "karyawan" nama, "staf nama", dll, jika tidak bersatu, dalam
identitas mereka ketika menggunakan Hanyu Pinyin, ada ZGXM, YGXM, ZYXM dll,
sedangkan Inggris pada label mungkin EMP-NAMA, E-NAMA, NAMA-OF-EMPLOYEE,
EMP-NAMA, EMPLOYEE-NM, EMP-NM, dll. Jika penggunaan "nama pegawai" adalah
standar yang bersatu, yang mengidentifikasi ZGXM atau EMP-NM, yang
Manajemen Sumber Informasi 9

merupakan sejumlah kecil dari "core" elemen data, jika pengembang untuk
melakukannya, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi sistem
pengolahan data yang digunakan dalam data jumlah elemen, dan sangat dapat
menyederhanakan strukturnya. Kualitas unsur data untuk membangun dasar
yang kokoh bagi struktur data penting. elemen data dalam penciptaan dan
penamaan pertimbangan secara keseluruhan untuk melakukan, belajar sifat
unsur kimia (semua materi didasari oleh lebih dari 100 jenis unsur kimia),
perusahaan dapat mengambil dalam jumlah terbatas dari "core" unsur data, yang
mengharuskan pembentukan elemen data nama standar elemen data standar,
label standar dan standar sesuai.

Klasifikasi Informasi dan Coding (Informasi Classifyingand Coding) adalah bidang

standar, telah berkembang menjadi disiplin, memiliki objek studi sendiri, isi dan
metode penelitian. Dalam masyarakat industri, informasi klasifikasi dan
pengkodean adalah untuk meningkatkan tingkat produktivitas tenaga kerja serta
metode penting dari manajemen ilmiah. AS yang baru manajemen pelopor Morris
L Cook (MorrisL · Cooker)?, Berkata: "Hanya ketika kita mempelajari klasifikasi
dan pengkodean, melakukan pekerjaan yang baik penyederhanaan dan
standarisasi sebelum manajemen ilmiah yang nyata." Di era informasi, lebih dan
lebih penting standarisasi informasi, tidak ada standar tidak ada informasi,

klasifikasi informasi dan standar pengkodean dan informasi standar standar yang
paling dasar. Informasi klasifikasi didasarkan pada isi informasi dari atribut atau
karakteristik dari informasi yang sesuai dengan prinsip-prinsip tertentu dan
metode untuk membedakan dan mengklasifikasikan, dan membuat urutan
tertentu dari sistem klasifikasi dan untuk mengelola dan menggunakan informasi.
Informasi coding adalah dasar dari klasifikasi informasi, informasi objek (object
code) memberikan suatu keteraturan tertentu, identifikasi komputer mudah dan
pengolahan dan simbol. standar nasional sesuai dengan standar internasional
harus urutan standar industri enterprise standar, pembentukan sistem informasi
perusahaan-luas digunakan oleh klasifikasi informasi dan standar pengkodean.
Manajemen Sumber Informasi 10

Pengguna View (User Lihat) adalah kumpulan dari beberapa elemen data, itu
mencerminkan pandangan pengguna akhir entitas data. Pengguna melihat data
dalam sistem eksternal (bukan internal) penampilan, adalah sistem atau media
input output atau cara pandang pengguna umum digunakan (kertas itu dokumen,
laporan, dll) dan elektronik (layar format, bentuk dll). Penggunaan lingkungan
jaringan komputer, pengguna harus penurunan yang signifikan dalam tampilan
berbasis kertas dari pandangan pengguna penggantian elektronik, ini harus
membentuk pandangan pengguna bisnis standar, untuk menentukan para
pemakai memandang, identitas mereka, penamaan dan komposisi.

Konsep database (ConceptualDatabase) adalah pandangan pengguna akhir

penyimpanan data, yang mencerminkan informasi yang komprehensif kebutuhan
pengguna. Logical Database (Logical Basis Data) adalah titik yang perancang
analisis tampilan sistem, konsep database adalah lebih lanjut dibagi ke dalam
database logis adalah satu set tabel dasar standar (BaseTable) komposisi.
Amerika pengelolaan data ahli William? Dreyer diringkas dasar sumber daya
manajemen informasi - standarisasi data pengalaman manajemen, pada tahun
1985 diterbitkan monografi, "Data Management" (ADMINISTRASI DATA: Praktis
Guideto Sukses Manajemen Data). Menunjukkan: tidak ada manajemen data yang
efektif, tidak ada pengolahan data yang berhasil dan efisien, tetapi juga tidak
dibangun di sistem informasi perusahaan komputer. Ia percaya bahwa
perkembangan awal sistem informasi komputer, kurangnya desain struktur data
dan manajemen metode ilmiah, sampai 80's di yang terbaik dari masalah yang
harus serius dipertimbangkan. perancang sistem informasi untuk memahami dan
master data standar manajemen, sebagai arsitek untuk memahami dan
menguasai bahan bangunan standar sama pentingnya, jika tidak, dirancang
sederhana sistem informasi. Demikian pula, kami dalam proses integrasi sistem
informasi, kalau bukan untuk mendirikan dan mengelola sumber daya informasi
standar infrastruktur manajemen, integrasi "apa yang disebut" juga merupakan
perangkat keras jaringan, integrasi dari antarmuka permukaan.
Manajemen Sumber Informasi 11

2.3 Contoh dan Implementasi Pada Perusahaan

Elemen lingkunganperusahaan adalah organisasi atau individu yang berada diluar
perusahaan yang memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung terhadap
perusahaan. Lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan
perusahaan yang lain. Bank memiliki lingkungan yang berbeda dari took alat tulis.
Namun terdapat sejumlah kesamaan dengan mengidentifikasikan delapan
elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.

Pemerintah
Masy. Masy.
Keuangan Global

Perusahaan Pelanggan
Pemasok

Serikat Pemegang
Pekerja saham/
Pesaing
pemilik

Gambar 2.1 Delapan Elemen Lingkungan

2.3. 1 Sumber Daya Informasi

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi
Sumber daya informasi terdiri atas:
• Perangkat keras komputer
• Perangkat lunak komputer
• Spesialis informasi
• Pemakai
• Fasilitas
• Database
• Informasi
Manajemen Sumber Informasi 12

2.3.2 Model
Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili
sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).
Jenis- jenis model
1.Model Fisik
Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau
bentuk nyata. Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang
menggambarkan bagaimana hasil akhir produk tersebut.

Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan
masalah manajemen.

2.Model Naratif
Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.
Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model
naratif yang popular adalah komunikasi bisnis.

3.Model Grafik
Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis,
simbol, atau bentuk disebut model grafik. Kebanyakan digunakan di dunia
bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik keuangan
perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak
peralatan yg digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat
grafik, seperti bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow
diagram).

4.Model Matematika
Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan
antara berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika.
Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi
Manajemen Sumber Informasi 13

lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik
yang tiga dimensi, hal ini disebabkan oleh sifat model matematika yang
multidimensional. Model inipun mempunyai kemampuan prediksi

Kelebihan:
• Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol
matematis tentu dapat mengerti model tsb)

• Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan

Contoh: BEP = TFC / P – C
2.3. 3 Kegunaan Model
1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan
entitas akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya
disajikan dalam bentuk yang telah disederhanakan.

2. Mempermudah Komunikasi
Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-
orang yang telah mengerti makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik,
atau persamaan matematika entitas tersebut.

3. Memperkirakan Masa Depan

Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya
dalam menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan
kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh model-model yang lain.

2.3.4 Model Sistem Umum

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan
semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem.
Manajemen Sumber Informasi 14

Sistem Fisik
Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui
arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi
suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.
1. Arus Material
Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan.
Material ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.

Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui

proses transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi
disimpan untuk kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi
sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional
dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun
tak langsung.
3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka
waktu lama. Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam
berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang
memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang
memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

Sistem Konseptual
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,
sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan
balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke
mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali
ke sistem.
Manajemen Sumber Informasi 15

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal

umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah
tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka

Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak
terdapat umpan balik dari system untuk mempengaruhi perubahan-perubahan
dalam sistem.

Sistem Lingkaran Tertutup

Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian.
Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada
input-nya. Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.

Dimensi Informasi
 Relevansi, informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan
masalah yang dihadapi
 Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
 Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasi
tetap terkendali atau hilangnya kesempatan.
 Kelengkapan, Informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari
suatu masalah sangat dibutuhkan.

2. 3. 5 Contoh Penggunaan Model Sistem Umum

Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada
Manajemen Sumber Informasi 16

pemasok , pegawai dan pemilik.

Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

2. 3. 6 Para pemakai komputer

1. Manajer
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu SIM, merupakan suatu
terobosan karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk
pemecahan masalah.
2. Non-Manajer
3. Orang -orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan
Dimana Para Manajer
1. Tingkat - tingkat Manajemen
 Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)
o Direktur, wakil direktur
o Lebih menekankan pada informasi lingkungan dan memilih informasi
dalam bentuk ringkas
 Tingkat Pengendalian Manajemen (Management Control Level)
o Manajer wilayah, direktur produk dan kepala divis
o Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan
tercapainya tujuan
 Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level)
o Kepala departemen, supervisor dan pemimpin proyek
o Bertanggungjawab menyelesaikan rencana - rencana yang telah
ditetapkan.
o Menganggap informasi internal paling penting dan menekankan
pada informasi dalam bentuk rinci
Saat merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,
karena dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya
Manajemen Sumber Informasi 17

2. Area Fungsional
Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana
sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.
3. Area fungsional yang tradisional:
 Pemasaran
 Manufaktur
 Keuangan
 Sumber daya manusia
 Jasa Informasi

Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information

Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah
perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:
1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada
pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian
informasi.
2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana
jangka panjang untuk organisasi.
3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan
informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi
personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari
terminal, penggunaan kompurisasi terpusat.
IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber
informasi, dan akan menjadikan keadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang
lebih baik dalam penggunaan komputer.
Manajemen Sumber Informasi 18

2. 3. 7 Fungsi - fungsi Manajemen

Menurut Henri fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi-
manajemen yang utama:
 Plan, merencanakan apa yang mereka lakukan
 Organize, mengorganisasikan untuk mencapai rencana
 Staff, menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan
 Direct, mengarahkan untuk melaksanakan rencana
 Control, mengendalikan sumber daya menjaganya agar tetap beroperasi
secara optimal.
Semua manajer apapun tingkatan atau area fungsional, melaksanakan fungsi-
fungsi tersebut, dengan penekanan yang berlainan.

Peran-peran Manajerial
Henry Mintzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang
terdiri dari 10 peran manajerial
 Interpersonal Roles
o Figurehead
manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi
pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas
o Leader
Manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf
serta menyediakan motivasi dan dorongan
o Liaison
Manajer menjalin hubungan dengan orang - orang di luar unit
manajer tersebut - rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan
tujuan menyelesaikan masalah - masalah bisnis
 Informational Roles
o Monitor
manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit
o Spokesperson
Manajemen Sumber Informasi 19

Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di

dalam unitnya
 Peran Keputusan
o Entrepreneur
Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada
unit, seperti mengubah struktur organisasi
o Disturbance Handler
Manajer bereaksi pada kejadian - kejadian tidak terduga, seperti
devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi
perusahaannya
o Negotiator
manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun
antara unit dan lingkungannya
o Resource Allocator
manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit
bawahan mana yang mendapatkan sumber daya

2. 3. 8 Keahlian Manajemen
Komunikasi
• Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di
tingkat yang sama dan dengan orang-orang di luar perusahaan.
• Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau
tertulis
komunikasi tertulis : laporan, surat dan memo,email, terbitan berkala
komunikasi lisan : rapat, telepon, voice mail, kegiatan sosial

Pemecahan masalah (problem solving)

• dengan membuat perubahan - perubahan pada operasi perusahaan
sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
• hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi
Manajemen Sumber Informasi 20

• manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu

tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.
• keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
• manajer membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses
memecahkan suatu permasalahan tunggal

Pengetahuan Manajemen
Mengerti Komputer (computer literacy)
• pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di
masa kini.
• mencakup mengenai istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan komputer.
Mengerti Informasi (information literacy)
• meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap
dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi di dapat dan
bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

2. 3. 9 Manajer & Sistem

Sistem
adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Elemen-elemen Sistem
 Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen
transformasi menjadi sumber daya output.
 Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk
meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya.
 Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan
memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop)
 Ex. Sistem pemanas, Inputnya bahan bakar seperti gas atau batu
Manajemen Sumber Informasi 21

bara. Proses pemanasan mengubah bahan bakar menjadi panas

(output). Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, lingkaran umpan
baliknya adalah kawat yang menghubungkan thermostat dengan
pemanas dan tujuannya adalah temperatur yang diatur pada thermostat
 Ex. Perusahaan manufaktur, sumber daya input adalah bahan mentah
yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses manufaktur.
Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan tujuannya adalah
sasaran-sasaran yang inging dicapai perusahaan dan lingkaran umpan
baliknya adalah arus informasi kepada manajemen maupun dari
manajemen

Sistem Lingkaran Terbuka (Open Loop System)

• suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik
dan tujuan.
• ex. Pemanas ruangan listrik yang kecil yang ditancapkan, menyala dan
terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara
untuk mengendalikan outputnya

2. 3. 10 Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer(computer based information system) atau
CBIS digunakan untuk membantu manajer dalam memecahkan masalah dan
membuat keputusan, berdasarkan informasi yang diolah oleh pengolah informasi.
CBIS meliputi SIA, SIM, DSS, virtual office dan system berbasis pengetahuan.

Spesialis informasi
Spesialis informasi merupakan istilah untuk menggambarkan pegawai
perusahaan yang bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system
berbasis komputer. Ada 5 golongan utama spesialis informasi:
 Analis system (system analist)
Analis system adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan
menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu
Manajemen Sumber Informasi 22

pemecahan masalah. Analis system bekerja sama dengan pemakai

mengembangkan system baru dan memperbaiki system yang ada
sekarang.
 Pengelola database (database administrator)
Pengelola database mempunyai tugas untuk memelihara database dan
bekerja sama dengan pemakai dan analis system menciptakan database
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi
pemakai. Database merupakan suatu kumpulan data komputer yang
terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara yang memudahkan
pengambilan kembali.
 Spesialis jaringan (Network specialist)
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis system dan pemakai
membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber
daya komputer yang tersebar.
 Programmer
Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system untuk
membuat program
 Operator
Mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer
mainframe. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas
di printer, mengelola tape dan disk storage, dll.
Manajemen Sumber Informasi 23

Mencapai CBIS
Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup system.
Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:
- Perencanaan
- Analisis
- Rancangan
- Penerapan
- Penggunaan

5 1
Tahap Tahap
Penggunaan Perencanaan

2
4 Tahap
Tahap Analisis
Penerapan

3
Tahap
Perancanga
n

Gambar 2.1 Siklus Hidup Sistem

Manajemen Sumber Informasi 24

2. 3. 10 Pendekatan sistem
Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang
terdiri
dari tiga jenis usaha :
- Persiapan
- Definisi
- Solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang
perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan
mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan
masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis
bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan
masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya,
memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk
memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pemecahan Masalah
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu
kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan
memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan
didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang

manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu
kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi
tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini
menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh
Manajemen Sumber Informasi 25

sistem.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu

menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika
keadaan

saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer
tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah
merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.

Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan

menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan
untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah
berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk
mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai
kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti

kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat,
dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen
lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara
tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat
sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik
perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak
mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari
suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Tahap Pemecahan Masalah

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang
harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha
solusi / pemecahan.

 Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah

Manajemen Sumber Informasi 26

dengan menyediakan orientasi sistem.

 Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan
dan kemudian memahaminya.
 Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik,
menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan
bahwa masalah itu terpecahkan.
Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai
system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk
mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah
ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya
untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua
langkah yaitu :

d) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

e) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

Faktor Manusia yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Manajemen Sumber Informasi 27

Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya
merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka
menghadapi masalah.
o Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil
sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha
menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang perencanaan.
o Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari
masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah
tersebut dipecahkan.
o Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati
pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan
informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume
informasi yang tersedia bagi mereka.
o Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti
management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak
berhubungan dengan area minatnya.
o Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat
semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai
baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya
menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara
menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.
o Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian
khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya
pendekatan sistem.
Manajemen Sumber Informasi 28

o Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu

metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

2. 4 Manajemen & Strategi End User Computing

2. 4. 1 Jenis-jenis Utama Sumber Daya
Manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya :
1. Manusia
2. Material
3. Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
4. Uang
5. Informasi (termasuk data)
Empat jenis sumber daya yang pertama mem2.iliki wujud, disebut sumber
daya fisik. Informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya disebut sumber daya
konseptual. Tugas manajer adalah mengelola sumber daya agar data digunakan
dengan cara yang paling efektif. Para menajer menggunakan sumber daya
konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

2. 4. 2 Manajemen Sumber Daya

• Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan
• Setelah penyusunan sumber daya, manajer berusaha untuk
memaksimalkan penggunaannya
• Meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada
efisiensi puncak
• Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini sebelum sumber daya
tersebut usang dan tidak efisien
Bagaimana Informasi Dikelola
Aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan
membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi.
Manajemen Sumber Informasi 29

2. 4. 3 Perhatian pada Manajemen Sumber Informasi

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
• Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari
setiap negara
• Ex. Akhir th. 1980-an banyak turis AS yang memutuskan untuk
berlibur di Mexico
2. Persaingan Dunia
• Dampak persaingan dapat terlihat pada impor dari luar negeri
• Ex. Akhir th. 1991 General Motor menutup banyak pabriknya
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
• Perusahaan melakukan investasi pada teknologi supaya dapat
melaksanakan operasi yang diperlukan
• Ex. Perusahaan mail order AT&T
4. Batas Waktu yang Singkat
• Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon
(telemarketing) untuk menghubungi pelanggan mereka
• Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke
yang lain
• Pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada
waktunya
5. Kendala-kendala Sosial
• Keputusan - keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor
ekonomis, tapi keuntungan dan biaya sosial harus juga
dipertimbangkan
• Ex. perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru harus
dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.
Manajemen Sumber Informasi 30

Kemampuan komputer yang semakin baik

• pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang
istimewa tapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan
• pemakai sekarang sangat mungkin memiliki komputer mikro
• banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer
lain dalam suatu jaringan.

2.5 Pengguna Manajemen Sumber Informasi

1. IOS (Interorganizational Information System)

IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu
perusahaan yang bertugas menunjukkan para peserta bahwa dengan
bekerja dalam system tersebut mereka akan memperoleh keuntungan
kompetitif.
2. CIO (Chief Information Officer)
Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan
penting dalam perusahaan dan member laporan langsung ke eksekutif.
Sebutan lain dari CIO adalah Direktur SIM atau President SIM.

Tugas CIO diantaranya :

- Mempelajari bisnis & teknologinya.
- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen.
- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar.
- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis.
- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.
Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai
memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap
perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh
dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara
serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing
membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari
Manajemen Sumber Informasi 31

perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam

organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber
informasi dan pengelolaanya.

Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information

Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah
perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada

pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian
informasi.

2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana
jangka panjang untuk organisasi.

3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan
informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal
(mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal,
penggunaan kompurisasi terpusat.
Manajemen Sumber Informasi 32

DAFTAR PUSTAKA

• Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, 1998.

• McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.