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Presupuesto de Inventarios

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08/07/2013

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Presupuesto de Inventarios
Los niveles de inventarios pueden cambiar por una variedad de razones, es más tal vezestos deberían ser cambiados. En el curso de la preparación del presupuesto la necesidad o posibilidad de cambios en el nivel de inventarios debe ser evaluada. Cuando se tiene uncontrol inadecuado, la cantidad de inventario suele exceder a lo que en realidad se necesita,o es probable que se tenga un servicio inadecuado a los clientes, debido a desequilibrios enlas existencias (es decir demasiado de algunos y pocos de otros).Los inventarios en proceso y las necesidades mínimas de artículos terminados paramantener el servicio al cliente son dos elementos del nivel base de inventarios. Losinventarios controlados por fórmulas de cantidades económicas a producir, fluctúan entreun nivel máximo y un mínimo. Al mínimo se lo denomina inventario de seguridad yrepresenta el inventario disponible promedio, justamente antes que se reciba cada lotenuevo de productos. El nivel máximo es la cantidad disponible justamente luego de haber recibido el nuevo lote. El inventario promedio, por un período de tiempo se encuentra ala ,mitad entre los niveles máximo y mínimo, un inventario que equivale a la existencia deseguridad más la mitad de la producción económica.La cantidad más económica a pedir de una vez, se determina también equilibrando el costode los pedidos y el costo de manejo de inventarios, debiéndose tener además en cuenta losdescuentos por cantidades compradas y los gastos de fletes. Hay factores que producenfluctuaciones en el nivel de inventario , como la estacionalidad, esta estacionalidad puedeser en la demanda, lo que obliga a producir más en ciertos períodos para lograr el inventariode prod. terminados adecuados; o en la disponibilidad de insumos (como los agrícolas) queobliga a comprar materiales en las épocas de cosechas para tenerlos luego almacenados elresto del año. Las fluctuaciones en la demanda, a veces son autoimpuestas, por ejemplocuando se realizan promociones por tiempo determinado, o cuando se lanza al mercado un producto nuevo. Como nos damos cuenta no existe ninguna fórmula universal paraestablecer el inventario de todos los productos, sino que se debe adaptar a las característicasde cada bien, pero sí se pueden realizar presupuestos de inventarios.Por lo general el primer paso al analizar cualquier situación en inventario es separar losinventarios totales en:-Materias primas.-Mano de obra en proceso.-Artículos terminados.-Almacén de artículos de mantenimiento y accesorios.La mejor forma de llegar a conocer y comprender un presupuesto de inventarios esconsiderar a los componentes del mismo en términos de rotación, o mejor aún en términosde cantidad de semanas de producción o ventas que representan. Cuando existen productosen proceso dentro del inventario, se deben transformar en su equivalente de productosterminados en función de su grado de terminación.
 
Para obtener un presupuesto total de inventarios deben sumarse los niveles de inventario promedio esperado para cada artículo específico, en cantidades y en valores; y si cambianestacionalmente, ajustar el presupuesto a dichos cambios.Generalmente es buena la práctica de dividir los artículos en existencia en 3 categorías:1) Artículos que no deben almacenarse debido a su poco uso, rápida obtención de terceros oalta posibilidad de obsolescencia2) Artículos que están almacenados, pero que tienen muy poco uso. Para estos artículos el presupuesto puede considerarse a la existencia máxima posible3) Otros artículos para los cuales se deben especificar lo máximo y lo mínimo.Los procedimientos de control de inventario esn basados en la investigación deoperaciones o métodos estadísticos y tiene 2 ventajas básicas. La primera es que permite ala gerencia calcular la probabilidad de quedarse sin existencias con base en niveles predeterminados de artículos específicos o grupos de artículos. Y la segunda ventaja es que permite mantener los costos totales de “administración” al nimo. Los costosadministrativos incluyen los de compra, manejo de cuentas por pagar, financiamiento yalmacenamiento, así también como los costos de deterioro u obsolescencia de la misma.Las necesidades del inventario total, así como los tipos de inventario (Mat Prim, ProdTerm, Prod. en proc.) dependen del método de operación de la compañía, por ejemplo undistribuidor solo poseerá en su inventario productos terminados y adecuará su política aeste tipo de productos.En cuanto a las demandas estacionales y su forma de adaptar los inventarios para no tener escasez en tiempos de alta demanda, debemos hacer un análisis costo-beneficio de loscostos de almacenamiento contra los costos de pérdida de ventas por falta de existencia(suponiendo topes máximos de compras mensuales).Como conclusión debemos separar los inventarios no solo en sus principales componentesde materiales, en proceso, y artículos terminados, sino también por línea de producto, y principales etapas del proceso de fabricación.Una vez predeterminadas las ventas es conveniente presupuestar la producción de artículosen cantidad suficiente para cubrir el volumen requerido. Sin embargo, se tendrá queestabilizar una producción balanceada y controlarla con el fin de mantener el inventario asu nivel más económico.Es por ello que este presupuesto es otro punto importante dentro de la técnica presupuestal,ya que se debe encontrar el nivel óptimo de inventarios, lo cual no es una tarea fácil. Laempresa debe asegurar la elaboración de productos en cantidades suficientes para cubrir lasventas presupuestadas, previniendo las posibles dificultades de abastecimiento de materia prima, a la vez que tendrá que cuidar que no se rebase del limite de inventarios, de acuerdoa las políticas que se establezcan, puesto que un inventario excesivo ocasionaría gastosinnecesarios derivados del almacenamiento y de inversiones ociosas.
 
Tampoco debe pasar inadvertido que cuando un inventario es insuficiente da lugar ademoras en la entrega de pedidos y, por lo tanto, produce una baja en las ventas.Es importante determinar el inventario adecuado tomando en cuenta varios factores, comolo son la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación, a fin de obtener una situación de equilibrio, es decir, para mantener un ritmo determinado en la produccióndeben suministrarse las cantidades suficientes de inventarios, a fin de surtir de una maneracorrecta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias de mercancías en laépoca de poca demanda.Para medir el tamaño del inventario se puede utilizar la razón financiera denominada"rotación de inventarios", que se, obtiene dividiendo las ventas entre el inventario anual promedio, medida de estudio que sirve para establecer las veces en que los inventarios enexistencia han dado vuelta en relación con las ventas en un año.Es importante conocer también el nivel de inventarios representado por un índice queseñala la cantidad de meses de venta que tenemos en existencia en un momentodeterminado, el cual se obtiene restando al inventario el costo de ventas de cada uno de losmeses siguientes.Se puede decir que el presupuesto de inventarios debe satisfacer cuatro requisitosfundamentales:-Mantener el inventario por encima del mite nimo, el cuál sela cantidad deInventarios que no puede disminuirse sin poner en peligro la entrega oportuna de pedidos alcliente.-Mantener el inventario dentro de un máximo determinado para ciertos períodos del año,que será la cantidad que no debe rebasarse para evitar que la inversión esté ociosa.-Estabilizar la producción de acuerdo con las instrucciones de la dirección.-El nivel óptimo de inventarios se puede determinar de la siguiente manera:Ventas/RotaciónEn el caso de los inventarios de materia prima es importante conocer también los máximosy mínimos establecidos por la empresa, tomando como límite inferior la cantidad más bajasin riesgo de que la producción se suspenda por falta de material; el límite superior seráfijado atendiendo a la inversión necesaria, a las fuentes de financiamiento, al espaciodisponible para el almacenamiento, y a la duración de los materiales.

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