Prosedur Aliran Surat Dinas Biasa Keluar

 Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan
kedinasan yang bersifat formal dan mempunyai format tulisan yang baku.

 Langkah-langkah Surat Dinas Biasa Keluar

1. Pencatatan Surat

2. Penyampaian Surat

1. Pencatatan Surat
 Pencatatan surat oleh pengolah pada lembar pengantar surat biasanya rangkap
2 (dua)
 Pada kolom disampaikan dicatat pukul dan tanggal penyampaian oleh unit
pengolah kepada unit kearsipan dan pada kolom diterima dicatat pada kolom
paraf, dan di paraf oleh unit kearsipan

2. Penyampaian Surat
 Setelah surat dicatat surat beserta arsip surat dan kedua lembar pengantar surat
biasa disampaikan kepada unit kearsipan, untuk di stampel
 Setelah surat aslinya dikirimkan, arsip surat distampel (pukul berapa) dan tanggal
pengirimannya
 Selanjutnya arsip surat dan lembar pengantar surat biasa II disampaikan unit
pengolah untuk disampaikan dan lembar pengantar surat biasa I disimpan pada
unit kearsipan

1. Tugas unit pengolah

 Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar
 Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit kearsipan

2. Tugas Pencatat
 Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke
bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang dituju
 Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah
disertai dengan lembar pengantar II
 Menyimpan lembar pengantar I di pencatatan sebagai bukti penyampaian
 Prosedur Surat Dinas Keluar

UNIT KEARSIPAN EKSPEDISI

PENGOLAHAN
PENCATATAN PENGARAHAN PENATA ARSIP

A B A B D

1C 1C
2C 2C

2C 1C
Laporan Hasil Presentasi
Manajemen Kearsipan
Prosedur Aliran Surat Dinas Keluar

Kelompok 6

Fani Firmanti
Hayati Barokah
Leslian Yollyndia
Riksa Budiharti Aisa
Administrasi Bisnis D4

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

Jl. Gegerkalong Hilir, Ds. Ciwaruga Bandung