Public Relations di Perpustakaan, Mengapa Tidak?

I. Pendahuluan
1.1. Public Relations Saat Ini
Peranan hubungan masyarakat sangat berbeda kini. Kalau dulu identik sebagai event
organizer, membawakan tas direktur, atau menemani ibu pejabat berbelanja. Saat ini
humas harus bisa membuka ruang dalam menjembatani investasi dan ruang pasar
penjualan produk. Bidang komunikasi dan humas kini menjadi salah satu ujung tombak
sektor industri untuk bersaing dalam era globalisasi. Ini disebabkan sektor
industri swasta akan saling bersaing menciptakan image positif untuk mendongkrak
citra perusahaan.

Dalam era globalisasi, bidang kehumasan akan sangat berperan. Perusahaan yang tak
memanfaatkan bidang tersebut bakal tertinggal karena tak menguasai perolehan dan
penyebaran informasi. Pentingnya bidang komunikasi dan hubungan masyarakat menjadi
perhatian dari seorang Noke Kiroyan, petinggi Kaltim Prima Coal (KPC). Dalam
telaahnya, Noke melihat fungsi komunikasi dan hubungan masyarakat akan sangat
terasa manakala perusahaan berupaya mengembangkan usaha dan menghindari situasi
yang kurang kondusif dengan lingkungan.

Perusahaan yang ingin menciptakan suasana nyaman di lingkungannya harus menerapkan

prinsip keterbukaan. Di situlah bidang komunikasi dan hubungan masyarakat sangat
berperan. Demonstrasi yang sering terjadi di tanah air menandakan adanya kemacetan
dalam komunikasi.

Sementara itu, salah satu praktisi kehumasan Magdalena Wenas dari M-PR Consultant
dan Indira Abidin dari Fortune Indonesia sepakat bahwa perusahaan sekarang tidak
hanya sekadar beriklan saja, tetapi lebih butuh PR. Perusahaan harus
mengkomunikasikan produknya bak barang dan jasa kepada masyarakat melalui strategi
Public Relations yang jitu.

Begitu pula bagi perusahaan/lembaga yang memasarkan produk berupa jasa. Para
praktisi Public Relations sektor jasa ini juga akan sangat berkembang saat ini.
Tak terkecuali dalam dunia kepustakawanan.

1.2. Pengertian dan Fungsi Publis Relations

Keberadaan public relation dalam sebuah lembaga atau instansi dapat menjadi
jembatan penghubung antara lembaga tersebut dengan publiknya. Pada dasarnya tujuan
Public Relation adalah untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang
harmonis antara kedua belah pihak yakni lembaga dengan publiknya.
Public relation berperan dalam penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang
kurang baik dari publiknya terhadap lembaga tersebut, dengan cara menyajikan
berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya.
Salah satu pengertian Public Relations dikemukakan oleh JC. Seidel (dalam
Abdurachman, 1995:25) yang mengatakan bahwa :
Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk
memperoleh goodwill dan pengertian dari para langgannnya, pegawainya, dan publik
umumnya.
Ada pun kegiatan ini ke dalam adalah dengan mengadakan analisa dan perbaikan-
perbaikan terhadap diri sendiri, sedangkan keluar adalah dengan mengadakan
pertanyaan-pertanyaan.
Sementara itu Effendy (2002:24) menjelaskan mengenai ciri-ciri Public relations
sebagai berikut :
1. Merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi yang berlangsung dua
arah secara timbal balik (two way traffic reciprocal communication). Hal ini
berarti bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi dari
organisasi kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk
penyampaian tanggapan atau opini publik (public opinion) dari publik ke organisasi
tadi. Melalui komunikasi dua arah tersebut, pihak organisasi harus selalu
mengkaji, apakah informasi yang disebarkan kepada publiknya itu diterima, difahami
dan dilaksanakan atau tidak. Evaluasi ini perlu sebagai bahan perencanaan kegiatan
kedepannya.
2. Fungsi public relation melekat pada proses manajemen. Eksistensi public
relations sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam organisasi justru untuk
menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam
manajemen, untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen, disebutkan bahwa
prosesnya berlangsung melalui tahap-tahap POAC (Planning, Organizing, Actuating
dan Controlling), serta dilengkapi dengan rumus Six M (Men, materials, Machines,
Methods, Money dan Markets). Dalam hal ini kegiatan public relations adalah
khusus yang berkaitan dengan komunikasi. Dalam hal ini adalah manusia yang berada
di dalam organisasi dan di luar organisasi.
3. Sasaran kegiatannya adalah publik, baik internal maupun eksternal.
4. Dalam operasionalisasinya, public relation membina hubungan yang harmonis
antara organisasi dan publik. Selain itu juga mencegah terjadinya rintangan
psikologis pada pihak publik. Sifat harmonis di sini mengandung makna luas, yakni
:
a. sikap menyenangkan (favorable)
b. itikad baik (goodwill)
c. toleransi (tolerance)
d. saling pengertian (mutual understanding)
e. saling mempercayai (mutual confidence)
f. saling menghargai (mutual appreciation)
g. citra baik (good image)

Di sisi lain, ada banyak pengertian Public Relations. Situs internet IPR
mendefinisikan Public Relations sebagai disiplin ilmu yang menangani reputasi,
dengan tujuan memperoleh pemahaman, dukungan dan mempengaruhi opini serta
perilaku. Public Relations adalah usaha yang terencana dan berkesinambungan untuk
membangun dan mempertahankan hubungan baik serta saling pengertian antara sebuah
organisasi dengan publiknya. (dalam Gregory:2005).
Sementara itu Kunaka dari Zimbabwe Library Association dalam makalahnya yang
berjudul “ Publis Relations Programmes for Library Associations” mengatakan bahwa
:
“Public relations is a management tool that is increasingly becoming important in
the management of organizations, whether private or public, whether they are
profit making or non-profit oriented. It is an essential element in the
communication system that enables individuals to be informed on many aspects of
subjects that affect their lives”

(http://www.ifla.org/IV/ifla64/127-75e.htm, tanggal 16 April 2008)

Pengertian lain mengatakan bahwa :
Public relations includes ongoing activities to ensure the overall company has a
strong public image. Public relations activities include helping the public to
understand the company and its products. Often, public relations are conducted
through the media, that is, newspapers, television, magazines, etc. As noted
above, public relations is often considered as one of the primary activities
included in promotions.
(http://www.managementhelp.org/ad_prmot/defntion.htm)

Kemudian lebih menjurus ke dunia Public Relations dalam kepustakawanan, maka

Glossary of Marketing Definitions from IFLA mendefinisikan Public Relations
sebagai berikut : as "the form of communication management that seeks to make use
of publicity and other non-paid forms of promotion and information to influence
feelings, opinions or beliefs about the agency/library and its offerings. This is
a traditional form of communication for library management, as paid advertising
media is rarely used."

II. Public Relations dalam Dunia Kepustakawanan

2.1. Public Relations Sektor Jasa
Aktivitas Public Relations di perpustakaan sebagai organisasi nirlaba, bisa
dikategorikan sebagai aktivitas Public Relations pada sector jasa. Meskipun
aktivitas Public Relations bagi sebuah perusahaan jasa mirip dengan aktivitas
public relations komunikasi pemasaran, business-to-businnesss, keuangan, dan
komunikasi karyawan yang telah dipaparkan dalam buku ini, namun public relations
sector jasa terbaik memiliki sembilan tema pokok :
1. Karena penawarannya tidak nyata, maka perlu membuktikan manfaatnya.
Perpustakaan harus bisa meyakinkan publik bahwa perpustakaan itu sangat besar
manfaatnya bagi dunia keberaksaraan (literasi) saat ini. Masyarakat yang kurang
”ngeh” terhadap informasi dengan segala bentuk dan sifatnya, maka ia akan menjadi
manusia-manusia yang tertinggal.
2. Kata-kata tidak ada artinya, sehingga carilah pelanggan yang puas dan
tunjukkan mereka kepada public. Dokumentasikan atau wawancarai dan tuliskan
pengalaman nyata pelanggan atau pengguna yang merasa puas dengan pelayanan
perpustakaan.
3. Jangan mengatakan bahwa anda yang terbaik, carilah pengesahan/pengakuan
pihak ketiga. Pendapat orang ketiga akan lebih mengena kepada publik daripada kita
mengobral kata-kata sendiri. Memperlakukan para penilai independen, komentator,
dan para ahli sebagai audiens yang harus diajak berkomunikasi dan dibujuk dapat
meningkatkan peringkat perusahaan/organisasi perpustakaan.
4. Kreativitas sangatlah penting.Kreativitas dalam hal ini menyangkut program
kerja Public Relations dalam berbagai dimensinya. Untuk organisasi perpustakaan
yang bernuansa jasa, maka proses kreatif harus memiliki unsur-unsur tambahan,
yakni :
a. Luangkan waktu sebanyak-banyaknya untuk melihat dari sudut pandang
pelanggan/pengguna.
b. Uraikan manfaat dengan cukup mengigit.
c. Dengan tema sederhana, pertimbangkan solusi paling luas dan paling ambisius.
d. Luangkan waktu untuk peliputan news page.

5. Karena beberapa organisasi memahami permasalahan industri dan dapat

memberikan pandangan yang dianggap sebagai jalan tengah mengenai perkembangan
terakhir, maka agar mencapai sukses anda harus membangun dan memelihara pemikiran
kepemimpinan.
6. Seringkali, cara untuk dapat berhasil adalah dengan menggunakan modal
intelektual (intellectual capital) dalam perusahaan dan mempublikasikan sebagian
dari modal tersebut.
7. Media cenderung mengetahui hal-hal yang diperuntukkan bagi media sehingga
spesialis hubungan media sangat diperlukan.
8. Jika merek anda bersifat tidak nyata/berwujud, maka hal itu dapat ditutupi
oleh asosiasi dengan merek lainnya. Pendek kata, carilah sponsor yang mendukung
kegiatan organisasi perpustakaan. Hal ini merupakan suatu konsep dimana dua merek
bersatu untuk meraih manfaat bersama. Hal ini merupakan hal yang di masa mendatang
diprediksikan akan berkembang.
9. Dan terakhir, pikirkanlah untuk membuat ketidaknyataan jasa sebagai sesuatu
yang menguntungkan dan pada saat tertentu, biarkan nuansa mistik berkembang.
2.2. Peran Public Relations di Dunia Perpustakaan
Peran Public Relations dalam dunia perpustakaan di luar negeri sudah bersifat umum
dan mencakup keseluruhan dari fungsi informasi dan komunikasi organisasi
perpustakaan tersebut kepada publiknya.

Misalnya Perpustakaan Umum di Texas memegang prinsip bahwa Public Relations di

perpustakaan berdiri sebagai koordinat, perpanjangan tangan dari organisasi untuk
mengkomunikasikan image positif mengenai perpustakaan kepada masyarakat.
Dalam usaha tersebut, akan dipromosikan sejumlah program perpustakaan, pelayanan
yang ada serta semua sumber daya informasi yang dimiliki. Perpustakaan Umum Texax
meyakini bahwa keseluruhan upaya seorang praktisi Public Relations di perpustakaan
harus terintegrasi dengan rencana jangka panjang perpustakaan tersebut. Kegiatan
Public Relations tersebut didisain untuk mengerahkan seluruh potensi guna
memperkenalkan dan memahamkan manfaat pelayanan perpustakaan di seputar daerah.

Dalam usahanya tersebut, praktisi Public Relations Perpustakaan Umum Texas

menetapkan standar kegiatan yang akan menghubungkan target-target sebagai berikut
:
• Memperkenalkan bahwa pelayanan perpustakaan terbaik ditambah tersedianya
staf yang terlatih merupakan jiwa dari semua usaha public Relations perpustakaan
umum.
• Program disain dan pengarahan dana oleh staf public relations mempergunakan
beragam pendekatan publisitas, misalnya tampilan visual yang menarik serta media
elektronik.
• Mengevaluasi image public mengenai pelayanan perpustakaan, staf dan program-
programny.
• Mengevaluasi semua kebijakan dan prosedur dalam kacamata efek dari pelayanan
serta aktivitas public relations kepada public.
(http://www.txla.org/groups/plstand/pr.html/)
Hal serupa juga diberlakukan oleh Zimbabwe Library Association (ZLA). ZLA meyakini
bahwa sedikitnya ada 6 (enam) unsur aksi seorang praktisi public Relations di
perpustakaan, yaitu :
1. Melakukan analisis situasi organisasi
2. Menentukan tujuan kegiatan Public Relations
3. Menentukan target publik
4. Menentukan program dengan menggunakan media dan teknik yang tersedia.
5. mengalokasikan anggaran
6. Melakukan pengukuran dan evaluasi dari program-program yang berhasil serta
melakukan analisis ulang terhadap situasi organisasi.

Kegiatan Public Relations di perpustakaan harus mencerminkan tujuan-tujuan yang

bisa diukur. Hal ini menuntut organisasi Public relations untuk lebih
menspesifikasikan tujuan atau target program. Contoh tujuan-tujuan program Public
Relations di perpustakaan yaitu :
a. Membangun kesadaran diantara para pembuat keputusan mengenai pentingnya
informasi serta urgentnya untuk meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan guna
meningkatkan kemudahan mengakses informasi di perpustakaan.
b. Meningkatkan pengetahuan mengenai segala aktivitas organisasi perpustakaan.
c. Membangun apresiasi publik mengenai peran perpustakaan dalam kehidupan
keseharian mereka.
d. Meningkatkan pengertian yang lebih baik diantara publik tertentu (yang
berpotensi dalam pengembangan organisasi perpustakaan)
e. Membangun rasa kebermanfaatan di antara para pustakawan profesional bahwa
kontribusi mereka terhadap organisasi dapat meningkatkan pelayanan keseluruhan.

Berikut ini adalah target public yang diharapkan terlibat dalam kegiatan public
Relations perpustakaan, yaitu :
1. Anggota atau staf organisasi
2. Anggota atau staf yang berpotensi
3. Para pemngambil keputusan, baik di area pemerintahan ataupun swasta.
4. Para politikus
5. Pengguna perpustakaan
6. Pengguna perpustakaan yang berpotensi khusus
7. Para sponsor
8. Organisasi perpustakaan yang lain
9. Asosiasi profesi
10. Para pustakawan
11. Perpustakaan dan program-programnya
Berikut ini adalah contoh aktivitas Public Relations ZLA
1. Kampanye Peduli Perpustakaan yang dimulai dengan pendekatan individual.
2. Mengambil manfaat/mempergunakan kesempatan dalam program pemerintah.
3. Bekerjasama dengan organisasi di luar organisasi perpustakaan dalam hal :
a. Kompetisi Pustakawan Tahunan
b. Mensponsori mahasiswa pustakawan di Perguruan Tinggi
c. Best Student Award pada pelatihan sekolah-sekolah
d. Menuliskan kisah di media pers, televise dan radio penyiaran
e. Berkomunikasi dan bekerjasama dengan lembaga asosiasi lain dalam
menyelesaikan proyek tertentu.
f. Membangun MoU bidang kepustakawanan

Perencanaan program kegiatan Public Relations secara baik akan menjamin

keberlangsungan serta kesuksesan organisasi perpustakaan. Organisasi perpustakaan
yang telah mapan dalam kegiatan ke-PR-an diharapkan mampu bekerjasama dan
memberikan bimbingan bagi organisasi perpustakaan yang belum mapan. Hal ini
berguna untuk kemajuan bersama.

2.3. Peran Public Relations dan Image Perpustakaan

Public Relations di perpustakaan membantu menegakkan citra (image) perpustakaan
serta posisinya di mata public. Misalnya perpustakaan umum menyediakan pelayanan
dan program yang mendukung masyarakat yang produktif, well informed serta literate
melalui kegiatan seperti :
• Libraries are great places for kids.
• Libraries bridge the "information divide."
• Libraries protect our right to know.
• Libraries connect people with ideas, information and each other.
• Libraries are for everyone.
• Libraries are a shared community resource.
• Libraries support lifelong learning.
• Libraries support a productive workforce.
• Libraries are community information centers.
• Libraries foster community identity.
• Libraries are a source of community pride.
• Libraries are a "port of entry." to learn more about their new community.

• Libraries support a community of readers.

• Libraries provide global reach and local touch.
(http://www.olc.org/marketing/4quiz.htm)
Public relations yang baik akan mampu mengkomunikasikan serta membangun image
lembaga yang jelas serta menyampaikan tujuan dan misi lembaganya dengan baik.
Kegiatan Public Relations mencakup keseluruhan kegiatan promosi perpustakaan,
membangun image dan identitas, serta mengkomunikasikan tujuan dan misi
perpustakaan kepada masyarakat. Biarkan masyarakat mengetahui apa yang bisa
dilayani oleh perpustakaan untuk mereka.
2.4. Posisi Praktisi Public Relations Lembaga Perpustakaan di Indonesia
Mengamati pekembangan kegiatan Public Relations dalam kaitannya dengan dunia
perpustakaan di luar negeri memang sangat menantang. Rata-rata di luar negeri,
posisi Public Relations telah include dengan program perpustakaan secara
keseluruhan.

De facto, di Indonesia, hal tersbut belum terjadi. Perpustakaan di Indonesia masih

berjalan dalam sisi tradisional dan seadanya. Di sisi lain ada pihak yang telah
merasa “greget” untuk mengembangkan public relations di perpustakaan. Namun
kondisi secara umum, belum memungkinkan. Sisi pemerntah pun-dalam hal ini
perpustakaan nasional republik Indonesia, belum mengeluarkan langkah-langkah
konkrit untuk hal ini.

2.5. Solusi
Melihat kondisi seperti itu, maka bagi perpustakaan yang memang mampu secara
keilmuan, budaya organisasi dan finansial untuk memposisikan seorang tenaga PR
secara definitive, maka dipersilahkan.

Namun bagi sebagian besar perpustakaan yang masih dalam tahap perkembangan, maka
minimal mereka memahami keilmuan yang mencakup pengeratian, fungsi serta
pentingnya adanya aktivitas public relations di perpustakannya.

Sehingga, meskipun tidak ada tenaga public relations secara definitive, tapi
perpustakaan sudah melaksanakan aktivitas-aktivitas ke-Public Relation-an, serta
dapat menuai hasilnya. Meskipun mungkin tidak maksimal.

III. Penutup.
Hal yang sangat esensial bagi semua perpustakaan adalah adanya self assessment
(penilaian oleh diri sendiri) atau evaluasi diri mengenai keberadaan dan kondisi
perpustakaannya, termasuk juga mengadopsi dan mengolah persepsi dan image pengguna
perpustakaan mengenai pelayanan perpustakaan. Mengolah feedback serta melakukan
evaluasi secara rutin adalah mutlak diperlukan.

Maka, ”How the library media center in your organization speaks is UP TO YOU!”
***

Daftar Pustaka
1. www. sinar harapan.co.id. “Jasa kehumasan Kini menjadi Ujung Tombak
Perusahaan”. Diakses tanggal 5 maret 2008.
2. Gregory, Anne. ”Public Relations dalam Praktik”. Jakarta: Erlangga.2005.
3. www.ifla.org/IV/ifla64/127-75e.htm. Diakses tanggal 16 April 2008.
4. Line, Maurice B. “Academic Library Management”. London: Library Association.
1990.
5. Anderson, Pauline H. “Library Media Leadership in Academic Secondary
Schools”. USA:LA. 1985.
6. www.olc.org/marketing/4quiz.htm. Diakses 17 April 2008.