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Aspel-SAE
Versión 4.0
Mayo/2006.
SIMBOLOGÍA
t Tips de uso.
Tipo de reporte.
Ruta de acceso.
1 Advertencia.
¡ Práctica
Requisitos:
; Operación básica del sistema operativo MS-Windows® 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior.
; Haber asistido al curso previo.
; Conocimientos básicos de redes.
; Conocimientos de bases de datos.
; Conocimientos de MS-Excel®.
1.1 Definición
El sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows® es un sistema diseñado y enfocado para servir como una herramienta
tecnológica que permita alcanzar a la empresa la automatización de los procesos administrativos derivados de la
relación comercial que sostiene con sus Clientes y Proveedores, y que en conjunto con un correcto análisis de los
procesos del negocio permitirá optimizar el uso de los recursos, eficientar las operaciones a todos los niveles de
la empresa y finalmente con el uso oportuno de la información mantenerla competitiva en el ambiente dinámico
que predomina en la micro, pequeña y mediana empresa.
Gracias a su diseño amigable se vuelve un sistema fácil de usar que permite a través de sus diferentes módulos y
procesos mantener la información actualizada en todo momento, tener un control preciso sobre la misma,
optimizando en todo momento el uso de los recursos de la empresa. Además de tener la garantía de que incluye
y contempla siempre lo más actual en lo que a temas fiscales y tecnológicos se refiere, ayudando a las empresas
a mantenerse a la vanguardia.
Este curso tiene como principal objetivo la capacitación del personal administrativo de la empresa para conocer a
detalle los cálculos del sistema tales como el manejo de los diferentes tipos de costeo de acuerdo a la legislación
vigente, el prorrateo de gastos indirectos y las operaciones en general con moneda extranjera. Se entenderá de
manera profunda procesos tales como la aplicación de intereses moratorios, el registro de compras y ventas a
plazos y la aplicación y utilidad de las Políticas de Oferta en el módulo de Facturas y vendedores. Además este
curso resulta de gran utilidad para aquellas empresas que cuentan con otro sistema de la línea Aspel como los
son Aspel-BANCO 3.0 o Aspel-COI 5.0 conociendo su configuración y operación, y aprovechar las ventajas que
representa para la simplificación de operaciones ya que se evita la doble captura, y se mantiene integrada la
información con las diferentes áreas como Contabilidad, Crédito y Cobranza y Pagos evitando errores en la
recaptura desde otro sistema.
Además proporcionará al administrador del sistema Aspel-SAE 4.0 de los conocimientos necesarios para
mantener la integridad de la base de datos, mediante procesos sencillos de mantenimiento como lo son el
desbloqueo de documentos y el Control de archivos. Se detalla además el procedimiento para que de acuerdo a
las necesidades de información y los recursos humanos y tecnológicos de la empresa se pueda convertir y
manejar la base de datos en un formato diferente al nativo Paradox, como son MS-SQL, DBase, entre otros.
Dotará de los conocimientos mínimos necesarios para realizar la edición y la generación de nuevos reportes para
ajustar el sistema a las necesidades de información especificas de la empresa. Para ello utilizará sentencias SQL
para la manipulación y el análisis de la información siendo indispensable conocer la estructura básica de la base
de datos. Se analizará a detalle la estructura y la operación de una de las nuevas características de la versión 4.0
que es la inclusión de un módulo con funciones de CRM (Customer Relationship Management) que permite
enfocar las estrategias comerciales de la empresa para mantener y generar fidelidad en los clientes, así como la
captación de nuevos prospectos. Y finalmente se estudiará otra manera más para la explotación y uso de los
datos mediante las Estadísticas predefinidas en el sistema, así como la creación de nuevas que permitan a las
personas con poder de decisión dentro de la organización tener una mejor interpretación mediante gráficas y
poder así planear las estrategias de la empresa.
2.1 Definición
Debido a la fluctuación de los precios, el inventario puede conformarse por artículos “idénticos” adquiridos a
distintos costos en diferentes fechas. A efecto de determinar la utilidad por la comercialización de los productos
existen diferentes métodos de valuación de inventarios. Dependiendo del nivel de rotación de inventarios y
algunos otros factores como son: estacionalidad, caducidad, formas de almacenaje, políticas de reposición,
necesidad de controlar el rendimiento de materiales, la situación de la empresa o incluso factores externos a la
como la inflación o deflación, etc., es indispensable elegir un método de costeo que permita de acuerdo a la
naturaleza del producto determinar los costos lo más preciso posible y que además sea un método aprobado por
las leyes para ser empleados y contablemente aceptado. Por ejemplo en una empresa que tiene una baja rotación
de inventarios, o los materiales empleados tuvieran un costo elevado y características que permitieran identificar
cada unidad de manera específica (número de serie) no resultaría difícil llevar a cabo el etiquetamiento de los
materiales con su costo especifico –es decir identificar cada producto de acuerdo al documento de compra- y
llevar un registro y control de los costos de dichos productos, aunque por el contrario, esto podría resultar
inoperable y provocaría incurrir en costos innecesarios además de prestarse a objeciones debido a la facilidad con
que pueden asignarse costos arbitrarios si la rotación de inventarios fuese elevada.
Promedio
Estándar
Identificado
,Es importante mencionar que el método de costeo seleccionado deberá utilizarse para todo el año fiscal que se
trate ya que así lo establece la ley, por lo que NO es recomendable modificar el tipo de costeo de los productos
una vez que ya se hayan registrado movimientos al inventario, y en ese sentido resulta relevante seguir la regla
básica en la asignación de los Perfiles de usuarios en Aspel-SAE 4.0: “otorgar lo menos posible necesario para que
cada usuario pueda desempeñar sus labores cotidianas y evitar así un mal uso de la información”.
A continuación se describirá el funcionamiento de cada método de costeo y se ejemplificarán para una mejor
comprensión de su aplicación.
Es la cantidad que, según la empresa, debería costar un producto o la operación de un proceso durante cierto
período, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y de otros factores. El manejo de costeo
estándar es muy sencillo, únicamente se debe de tener en cuenta, que NO REALIZA NINGUNA OPERACIÓN al
momento de realizar movimientos de entrada y salida al almacén.
Por ejemplo, si en el catálogo de inventarios, al dar de alta un artículo con un costo promedio de $500.00 y un
último costo de $0.00, se realizan operaciones de compra o venta, se mantendrá estático el campo de costo
promedio, es decir, no se verá afectado bajo ninguna circunstancia y el campo último costo sí será actualizado de
acuerdo al costo establecido en las recepciones realizadas.
Al utilizar este tipo de costeo, en el kárdex del producto siempre aparecerá la misma cantidad en el costo, como
se muestra en la ventana siguiente:
Donde:
Para los movimientos siguientes, se visualizará el cálculo del costo promedio en base a entradas.
Por ejemplo, se realizan dos movimientos de entrada, con los respectivos costos unitarios.
Clave W
Descripción Ejemplo de Costeo Promedio
Costeo Promedio
Movimiento # 1
Articulo W
Existencias 0.00
Ult. costo prom. 0.00
Cant. de entrada 5.00
Costo unit. entrada $50.00
Sustitución:
(0 * 0.00) + (5 * 50.00)
CP =
(0 + 5)
(0 * 0.00) + (250)
CP =
(0 + 5)
250
CP =
5
CP = 50.00
Dentro del detalle del producto en la pestaña de registro y acumulados se puede observar que para este primer
movimiento el último costo es igual al costo promedio con un monto de $50.00.
Movimiento # 2
Articulo W
Existencias 5.00
Ult. Costo Prom. 50.00
Cant. de entrada 3
Costo unit. entrada 60.00
Sustitución:
(5 * 50.00) + (3 * 60.00)
CP =
(5 + 3)
(250.00) + (180.00)
CP =
(8)
430.00
CP =
8
CP = 53.75
Movimiento # 3
Articulo W
Existencias 8.00
Ult. costo prom. 60.00
Cant. de salida 5
Costo unit. salida 53.75
Notas del asistente:
Sustitución:
(8 * 53.75) - (5 * 53.75)
CP =
(8 - 5)
(430.00) - (268.75)
CP =
(3)
161.25
CP =
3
CP = 53.75
Este método es análogo a una torre de discos donde los últimos que se colocan, son los primeros que deben salir.
Ä U.E.P.S. Ã
Capa 5 Venta $
Capa 4 Venta $
Capa 3 Compra $
Capa 2 Compra $
Capa 1 Compra $
Clave X
Descripción Ejemplo de MC UEPS
Costeo ~ U.E.P.S
b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 respectivamente,
quedando de la siguiente forma:
CP = 20.00 CP = 30.00 CP = 40
d) Si se registra una salida (venta) de 12 unidades, estas se descontarán de la capa superior, si las existencias no
fueran suficientes se tomarían las unidades faltantes de la siguiente capa disponible hacia debajo de la torre
y así sucesivamente, quedando las capas de la siguiente forma:
Movimiento # 4
Sustitución:
(30 * 40.00) - (12 * 56.66)$
CP =
(30 – 12)
(1200.00) - (679.92)
CP =
(18)
520.08
CP =
18
CP = 28.89
Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se
determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sido
retirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuación:
10 de $60.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 600.00 + 80.00 = 680.00. y este monto se divide entre el
número de piezas que saldrán 680.00 / 12 = 56.66.
Costo operado = (10 unidades de la capa 3* Costo 60)+(2 unidades de la capa 2*Costo 40)
Costo operado = (10*60)+ (2*40) = 600+80 = 680
Finalmente el costo unitario se obtiene de dividir el costo operado entre el número de unidades, y se puede
consultar haciendo doble clic u oprimiendo x sobre el movimiento al inventario.
El método denominado Primeras Entradas Primeras Salidas consiste en que los costos unitarios de los primeros
materiales comprados que están todavía en inventario, serán los que se utilizarán en primera instancia para
valuar los materiales consumidos. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar las unidades de la
primer compra, los materiales se valuarán usando los costos unitarios de la segunda compra durante el período y
así sucesivamente.
Cuando se emplea el método P.E.P.S., el costo de los primeros materiales que entran (comprados) será el costo
asignado a los primeros materiales que salen (vendidos). Bajo el método P.E.P.S., cualquier material en existencia
se valúa según los últimos costos.
Este método es análogo a una fila de personas, donde el primero que llega es el primero que es atendido.
Capa 5 Venta $
Capa 4 Venta $
Capa 3 Compra $
Capa 2 Compra $
Capa 1 Compra / Venta $
Ä P.E.P.S. Ã
Para efectos de este ejemplo/practica se realizarán exactamente los mismos movimientos que con el método
anterior y así apreciar la diferencia en el costo al realizar el cálculo bajo el método de costeo PEPS.
Clave Y
Descripción Ejemplo de MC PEPS
Costeo ~ P.E.P.S
CP = 20.00 CP = 30.00 CP = 40
Hasta aquí las capas formadas y su costo son exactamente igual que en el método anterior.
d) Si se hace una salida por la cantidad de 12 artículos, estos se tomarán del último al primer movimiento
realizado, quedando las capas de la siguiente forma:
Movimiento # 4
Sustitución:
CP = 51.11
.
Notas del asistente:
h) En la siguiente imagen se puede apreciar los costos generados por el movimiento de salida:
Notas del asistente: Figura 2.5-3 Costo unitario del movimiento de salida.
Costos
Método de Costeo UEPS PEPS
Costo unitario de salida x 12 Pzs 56.66 23.33
Costo Promedio Final 28.89 51.11
Resulta importante mencionar que de acuerdo al método de costeo no necesariamente coincide con el flujo real
de los de materiales; es decir, el uso del método PEPS no significa necesariamente que los materiales más
antiguos son los que se usan retiran primero y viceversa en el caso del método UEPS.
De acuerdo a la reforma fiscal 2005 publicada en el Diario Oficial de la Federación del 1 de Diciembre de 2004 y
las modificaciones realizadas a la LISR, y específicamente en el artículo 46-G se establecen los métodos de
valuación de inventarios autorizados. Uno de ellos es el mencionado en la Fracción III y establece como
obligación del contribuyente utilizarlo cuando el costo unitario de sus productos es superior a $50,000 y además
puede ser identificado por medio de un número de serie. Si bien el método de costeo es un concepto nuevo en
cuanto a la LISR se refiere es importante mencionar que los métodos de costeo tienen su fundamento en el
Boletín C-4 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto, donde además se activa el manejo de Números de serie:
Clave Z
Descripción Ejemplo de costeo identificado
Costeo ~ Identificado
Num.Serie Si
b) Se realiza una compra de 2 unidades a un costo unitario de $52,000, con los números de serie
NP800432762925 y NP800456172436. Al analizar el cálculo se puede observar de la siguiente manera:
Movimiento # 1
Sustitución:
(0 * 0.00) + (2 * 52,000.00)
CP =
(0 + 2)
(0.00) + (104,000)
CP =
(2)
104,000.00
CP =
2
CP = 52,000.00
Movimiento # 2
Sustitución:
(2 * 52,000.00) - (1 * 52,000)
CP =
(2 - 1)
(104,000.00) - (52,000.00)
CP =
(1)
52,000.00
CP =
1
CP = 52,000.00
El manejo del método de costeo identificado tiene el mismo funcionamiento que le método de costo promedio
con la diferencia de que en esta versión de Aspel-SAE 4.0 se puede consultar desde el detalle del movimiento al
inventario el Número de serie implicado en cada uno de ellos e imprimirlo desde el módulo de movimientos al
inventario.
El sistema maneja diferentes esquemas de impuestos, los cuales se definen en Leyenda y Porcentaje dentro de
los Parámetros del Sistema.
Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro de los parámetros del
sistema, ya que de ello dependen algunos cálculos internos del sistema.
Dentro del Módulo de Inventarios, en el menú Archivos / Catálogo de esquemas de impuestos, se definen los
porcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El sistema Aspel-SAE 4.0 puede manejar cuatro
Impuestos:
• I.E.P.S. Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios.
• Estatal Impuesto Estatal.
• I.V.B.S.S. Impuesto al Valor de Bienes y Servicios Suntuarios.
• I.V.A. Impuesto al Valor Agregado.
Los nombres y porcentajes de los impuestos pueden ser distintos de acuerdo a la zona geográfica donde el
sistema pueda ser utilizado.
c) Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ¿Cuál sería el monto total a
pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Debido a que todos los impuestos se aplican sobre el precio base tendríamos que:
b) Suponiendo una Compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ¿Cuál sería el monto total a
pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el precio base tendríamos que, hacer el siguiente desglose:
4.1 Definición
Dentro del sistema Aspel-SAE se tiene la posibilidad de manejar dos tipos de descuentos: descuento comercial y
descuento financiero.
, Es importante mencionar que las políticas de oferta definidas dentro del módulo de Facturas y Vendedores /
Políticas / Catálogo de políticas serán aplicadas como descuento comercial, es decir, se afecta el costo de los
productos (ya sean materias primas en una compra o productos terminados en una venta) directamente en los
documentos.
• En la generación de las pólizas de ventas y compras de la Interfase con Aspel-COI se podrá ver de
manera desglosada el monto por el descuento financiero, en un movimiento de cargo a la cuenta de
Descuento financiero en el caso de una venta o un abono a la cuenta de Descuento financiero en el caso
de una compra. Las cuentas de descuento financiero para ventas y compras se definen en Utilerías/
Configuración/ Cuentas contables.
5.1 Definición
Los gastos indirectos son todos aquellos gastos que estuvieron implicados en la compra de la mercancía. Éstos se
capturan de manera general por documento al agregar una recepción y sirven para determinar dos montos
principalmente:
• El costo total de la mercancía
• El monto total de la CxP.
Como se mencionó en el Curso Intermedio, la aplicación de estos puede hacerse al momento de grabar la compra
de tres formas dependiendo como se haya definido en al configuración:
• Automática
• Manal
• Nunca
Cualquiera de las tres opciones, se debe recordar que es solo para afectar o no la cuenta por pagar, sin embargo
cualquier monto que sea capturado en la ventana de gastos indirectos afectará el costo final de los productos
que se están ingresando.
El prorrateo de gastos indirectos se realiza en base a la cantidad por el costo unitario (subtotal de cada partida)
menos los montos correspondientes por el descuento comercial y el descuento financiero, más el importe de los
impuestos, lo cual para el ejemplo daría un subtotal de $524.97
Como se puede ver el IVA es de $255.00, lo que quiere decir que se está calculando sobre el total del documento
sin los gastos indirectos. Esto no implica que no se pague impuestos por los gastos indirectos, lo que sucede es
que un gasto indirecto es un costo adicional que afectará de forma directa el costo del producto el cual ya
incluye los correspondientes impuestos que genere y deben ser agregados en su totalidad.
e) Al guardar el documento y revisar el costo unitario de cada producto (es recomendable realizar la
verificación desde el kárdex), encontraremos lo siguiente:
Para el producto A, el costo es de 156.62 Para el producto B, el costo es de 135.74
f) Cómo se llegó a estos montos, para dar respuesta analicemos el siguiente cálculo:
El procedimiento que hace el sistema es lo que conocemos como una regla de tres, la cual se explica a
continuación.
Para Producto A
1050.00 a
¹º a= 46.32
1700.00 75.00
46.32 6.62 Este es el costo unitario que se adicionará al costo de cada producto A.
=
7
Para Producto B
130.00 b
¹º b= 28.67
1700.00 75.00
28.67
= 5.74 Este es el costo unitario que se adicionará al costo de cada producto B.
5
NOTA: Al decir cada producto se puede mencionar que hablamos de cada partida ya que se puede capturar
partidas diferentes de un mismo producto a diferentes costos o incluso al mismo costo.
6.1 Definición
Cuando se desea calcular interés debido al retraso en el pago por parte de algún cliente, el sistema permite
calcular dicho interés a partir de la fecha de vencimiento del documento y de acuerdo a ciertos criterios que se
pueden establecer para realizar el proceso.
El sistema realiza el cálculo de los intereses moratorios, de acuerdo a la fecha de vencimiento de los documentos
en relación al rango de fechas a considerar. Las tres opciones que permite el sistema son:
La fecha de vencimiento se encuentra:
• Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calculará los intereses a partir de la fecha de
vencimiento hasta la fecha indicada en la ventana de la aplicación.
• Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calculará los intereses por todo el período señalado.
• Después del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningún interés moratorio, debido a que
los documentos aún no están vencidos.
Ahora bien, en caso de que sea cualquiera de las dos primeras situaciones mencionadas el sistema calcula los
intereses en base a la siguiente fórmula:
Interés = Saldo insoluto * Días transcurridos * (Tasa de interés señalada * 100 / 30)∑
Saldo insoluto: es el resultado de sumar todos los cargos y restar los abonos en un periodo determinado.
Si se realizaron pagos parciales dentro del período de cálculo de intereses, el sistema aplicará los intereses
correspondientes a los días antes del pago y posteriormente se aplicarán los intereses correspondientes a los días
restantes, tomando en cuenta la aplicación del anticipo o los abonos que se hubiesen generado.
Dentro del Módulo de Clientes y CxC en el menú Herramientas, tenemos dos opciones para la aplicación de
intereses moratorios: Aplicación manual y aplicación automática.
Aplicación Manual. El proceso de intereses moratorios se realiza por un cliente a la vez. Al indicar todos los
parámetros al ejecutar el proceso se presenta una ventana previa donde se muestra un listado de todos los
documentos que cumplieron con los filtros. Para aplicar efectivamente los movimientos debemos seleccionar
uno a uno y presionar x para su aplicación definitiva, entonces el sistema presenta una ventana de
confirmación de aplicación del movimiento.
Aplicación Automática. El proceso de intereses moratorios se puede realizar por varios clientes a la vez con una
misma tasa de intereses y las mismas fechas para todos los clientes. En este caso el sistema ya no presenta una
ventana previa con los movimientos que cumplieron con los filtros, simplemente presenta la ventana de
confirmación.
∑ El resultado de esta operación debe llevar por lo menos 10 decimales, para que el cálculo sea exacto (considere los redondeos
finales).
Notas del asistente:
Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarán abonos a las Facturas 2 y 3, como
se muestra a continuación:
Una vez aplicados los abonos se tendría que los montos de los documentos antes de realizar el proceso de
intereses moratorios quedarían de la siguiente forma:
Para la aplicación de los Intereses moratorios, debemos acceder al módulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, en
la opción: Intereses moratorios (Aplicación Manual) en el menú Herramientas. Los filtros que se indicarán son los
siguientes:
Tasa de
interés.
Factura 1
Intereses = (1150 * 37) * (0.10/30) = $ 141.83
Factura 2
Intereses = (460 * 26)* (0.10/30) = $39.87
Factura 3
Intereses = (402.50 * 11)* (0.10/30) = $14.76
Factura 4
Intereses = (1150 * 10)* (0.10/30) = $38.33
Factura 5
Intereses = (920 * 6) * (0.10/30) = $18.40
Finalmente al consultar el detalle del saldo de cada documento podríamos ver el movimiento generado por el
concepto 6 “Int. Moratorios”y esto a su vez afectaría el monto total de la Cuenta por cobrar y el saldo general
del cliente.
7.1 Definición
Como ya se vio en los cursos previos al realizar compras o ventas a plazos, el monto del documento se puede
dividir entre el numero de pagos y que pueden ser determinados por plazos de, 30,60 ó 90 días, o indicando el
número de pagos y su periodicidad, dependiendo los días y condiciones de crédito otorgados al cliente, incluso
considerando un interés aplicable a los cargos que se vayan a realizar, siendo esto ultimo el tema en el que nos
enfocaremos.
Después del registro de una Compra se presenta una ventana que nos sugiere la fecha de pago en función a los
días de crédito que la empresa tenga con el Proveedor, como se muestra a continuación:
Después del registro de una Factura se presenta una ventana para seleccionar la forma de pago, y entre ellas
aparece la de Pago a plazos:
r
R= A
1-(1+r) -n
Donde:
R = Monto del pago por período
A = Monto del documento - enganche
r= Tasa de Interés expresada de acuerdo a la periodicidad en el año, es decir, sin los plazos son:
Mensual 360 / 30 = 12
Quincenal 360 / 15 = 24
Semanal 360 / 7 = 52
N días 360 / # de días, ejemplo 360/14 = 25.71
n = Número de períodos
a) Se hace una venta a plazos de cualquier producto con los siguientes datos:
b) Con estos datos determine a cual seria el momento de cada uno de los 6 pagos.
Sustitución:
R=?
A = 14720.00 – 1500.00
A = 13220.00
r = 3.2 / 52
r = 0.000615385
n=6
0.000615385
R= 13220
1-(1+ 0.000615385) -6
0.000615385
R= 13220
1-(1.000615385) -6
0.000615385
R= 13220
1- 0.996315632
0.000615385
R= 13220
0.003684368
R= 13220 0.167025825
R= 2208.081407
Total del
documento
con
impuestos.
Periodicidad % de interés
en los plazos.
Monto de los
pagos
8.1 Definición
El proceso de Ajuste cambiario tiene como finalidad calcular la diferencia provocada por las fluctuaciones
cambiarias. Cuando existe un cambio entre la paridad de dos monedas se provoca una pérdida o ganancia
cambiaria la cual se considera contablemente como un producto o gasto financiero, según sea el caso.
Recordemos que el proceso de ajuste cambiario se puede registrar tanto en operaciones con los clientes como
con los Proveedores.
La opción para realizar este proceso puede accederse desde el menú Herramientas/ Proceso de ajuste cambiario,
dentro del módulo de Clientes y/o Proveedores únicamente si dentro de Utilerías/ Configuración/ Parámetros
generales se tiene activo el parámetro de “Multimoneda”
Cuando hablamos de una CxC.- Al grabar una factura se genera la CxC la cual fue generada a X tipo de cambio
y se registra el pago de dicha factura a un tipo de cambio Y.
Cuando hablamos de una CxP.- Al grabar una compra se genera la CxP la cual fue generada a X tipo de cambio
y se registra el pago de la Recepción a un tipo de cambio Y.
a) Se genera una Factura ‘X’ de cualquier producto al cliente 1 con los siguientes datos:
Moneda: 2 (dólares)
TC: 11.20
Monto 100.00 USD
b) Se consulta el saldo del cliente en moneda nacional y extranjera, el cual deberá estar de la siguiente manera:
Recordemos que el movimiento generado por el proceso de ajuste cambiario podrá visualizarse sólo en moneda
base, debido a que la fluctuación fue provocada sólo por una diferencia en la paridad entre la moneda base y la
moneda extranjera.
NOTA: Es importante verificar las fechas con que se realiza el proceso de Ajuste cambiario. Se recomienda
realizarlo al final del mes, para determinar así los productos o gastos financieros, debido a que no se almacena un
histórico de tipos de cambio dentro del catálogo de monedas, por lo que no es posible conocer el tipo de cambio
con que se ejecutó el proceso si es que éste se modificó posteriormente, y se desea realizar el proceso
nuevamente.
9.1 Definición
Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas para proveer al
administrador del sistema de ciertas necesidades como son: la seguridad, la generación de respaldos, la
exportación/importación de información, etc.
A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de aquellas que no se han abarcado en los cursos
anteriores.
Este proceso ayuda al administrador a saber en qué condiciones se encuentra la base de datos; y permite
reestablecer el funcionamiento del sistema en caso de haber sufrido una interrupción eléctrica, que la
información de los catálogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema señale alguna anomalía por
mencionar algunos.
Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos es muy recomendable generar un respaldo de la
base de datos.
a) d)
b) e)
c) f)
g)
h)
i)
b) Índices del sistema.- Los índices contienen información acerca de la organización de los registros en el
archivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar más rápidamente la información
capturada, por ejemplo en las búsquedas fonéticas, en la elaboración de consultas o emisión de reportes.
DB Tablas.
PX Índice de datos primarios.
XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios.
c) Datos del archivo seleccionado.- Esta opción presenta una serie de datos los cuales se describen a
continuación.
• Nombre del archivo.
• Tipo (formato de base de datos en que se encuentra).
• Fecha (Última modificación).
• Hora (Última modificación).
• Tamaño del archivo (en Bytes).
• Estatus.
• Registros Calculados (Se refiere al número de registros que están grabados en el archivo).
• Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el
número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de
registros grabados en el archivo).
• Ruta de datos.
d) Por medio de esta función se podrá conocer datos generales del archivo seleccionado, es
decir actualizar la información descrita anteriormente, SIN alterar el contenido del archivo.
Al dar clic en el botón de verificar el sistema correrá un proceso donde actualizara la información.
e) Esta opción permite recuperar la mayor cantidad posible de registros que se encuentren
dañados o en “blanco” y está disponible para la gran mayoría de archivos de la base de datos. Antes de
ejecutarse envía un mensaje de aceptación y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez
terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo
f) Al ejecutar esta opción se crea el archivo vacío que se haya seleccionado del lado izquierdo,
el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo
crea, si detecta que ya existe el archivo, envía un mensaje indicando que ya existe y solicita la confirmación
para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecerá como creado.
g) Esta opción es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que permite corregir
situaciones provocadas por la interrupción de energía o fallos en búsquedas fonéticas. Solamente se ejecuta
sobre archivos de índice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan el orden de la
información.
h) Esta opción permite crear de manera automática los archivos necesarios para trabajar con el
sistema de una manera fácil y rápida, únicamente proporcionando parámetros básicos como: Si se desea que
se instale el catálogo estándar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que
trabajará el sistema, etc. Esta forma de instalación asegura que el sistema esté listo para trabajar de
inmediato. En caso de que algún archivo exista previamente en el directorio de datos el sistema NO
sustituye ni crea dicho archivo.
i) Se utiliza esta opción para indicar al sistema que la base de datos estará en un tipo diferente
a Paradox®. Esta opción exportará toda la base de datos al tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando
las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan y permitirá operar el sistema
actualizando la información en el formato seleccionado.
• Paradox®
• D’base®
• MSSQL Server®
• DB2®
• Oracle®, entre otros.
La forma de realizar esta conversión es la siguiente, al dar clic aparecerá una pantalla como la siguiente:
Tipo de base
de datos.
Ruta o Alias.
Alias.- Es el sobrenombre que tendrá la configuración para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta
donde se encuentran los archivos de base de datos.
Una vez que se definió el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botón “OK”.
El sistema enviara el siguiente mensaje: “¿desea Exportar su Información?”, como se muestra a continuación:
Si selecciona “SI”, realizará una copia de la información que se tiene actualmente, creando un nuevo archivo o
tabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma información pero en
su correspondiente Tipo, por ejemplo: Sí se realizara el proceso de avanzado de Paradox® a D’base® se tendrán
entonces dos archivos, CCMMAAEE.db (Paradox®) y CCMMAAEE.dbf (d’base®). Todos los archivos que utiliza el
sistema tendrán la estructura y nombre de acuerdo al último tipo de formato seleccionado.
Si selecciona “No” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no existen se deben Crear,
ejecutando la opción .
Si por el contrario se le indica que “Si” y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo
seleccionado, enviará el siguiente mensaje:
Si elige “Si”, se sustituye el archivo por el que contiene la información actual, sí elige “No” únicamente cambia el
“Tipo” de formato y leerá los datos que ya existen.
j) Este proceso muestra las mismas opciones que la opción anterior, y se utiliza para exportara
los archivos de la base de datos que actualmente se está utilizando (formato Paradox®) a otro tipo, SIN
cambiar el formato de la base de datos “real” sobre la que el sistema realiza las actualizaciones; para cumplir
este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.
con el icono .
Los campos con los que cuenta esta opción se describen a continuación:
• Extensión de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión.
• Máscara para nombre de archivo. Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de
acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?); este manejo también se
aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos
específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.
3
ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.
Notas del asistente:
• ¿Qué quieres restaurar? Es posible seleccionar los datos que se necesitarán restaurar. Al seleccionar el
respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarán en la parte de
los datos que se quieren restaurar.
La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que se
realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible bajo casi
cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al
sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana.
Esta opción permite integrar los movimientos de los diferentes módulos cuando en la configuración del sistema
se indicó que se trabajarían los módulos de manera independiente, es decir, sin una integración de la
información, por ejemplo, para que cuando se grabará una factura no se afectará el inventario o las cuentas por
pagar del cliente al que se vendió, entonces por medio de este procedimiento podrían generarse esos
movimientos que no se generaron debido a la configuración del sistema. Otras situaciones en las que resultaría
útil es por tener activo el parámetro de facturar sin existencias, fallas de energía, problemas en el tráfico de la
red, etc.
Facturas a Inventarios
Genera los movimientos en inventarios de salida: (51) Ventas, y de entrada (2) Devolución de Venta. Si los
documentos fueron cancelados ya no serán contemplados en este proceso de actualización debido a que en una
cancelación de documentos la afectación se realiza en línea.
Compras a Inventarios
Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras y (52)
Devolución de compra realizados en el módulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no serán
contemplados en este proceso de actualización debido a que en una cancelación de documentos la afectación se
realiza en línea.
Actualización de Pendientes
El sistema realiza un “barrido” de los archivos de Facturas y Compras para actualizar en inventarios en el detalle
de cada producto los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y órdenes respectivamente.
Este proceso se recomienda hacer en el último día del ejercicio o en los primeros días del año siguiente, su
finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e
inventarios.
Nota: Antes de ejecutar este proceso se debe obtener un respaldo de la información, así como una impresión de
los reportes de acumulados.
En caso de seleccionar la opción de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales
ya sea de ventas y/o compras; según sea el caso.
Si se elige la opción de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad sé inicializan
en cero en el detalle de cada producto.
10.1 Definición
Para lograr una comprensión de los próximos temas es indispensable conocer algunos conceptos referentes a las
bases de datos, así como su estructura y forma de operación dado que el propósito básico de cualquier sistema
es: recibir, almacenar y procesar la información, en primer lugar se definirá que es base de datos.
Base de Datos.- Es una colección de archivos interrelacionados, que son creados con un SMBD. El contenido de
una base de datos engloba la información concerniente a una organización, de tal manera que los datos estén
disponibles para los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia o al menos
minimizarla. Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software SMBD
y los datos a manejar, así como el personal encargado del manejo del sistema.
La Base de Datos en sí, bien puede estar formada por uno o varios archivos dependiendo del Sistema Manejador
de Base de Datos. (SMBD). Un SMBD es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada
una de las cuales es responsable de una tarea específica.
El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vez
conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular información de la base de datos.
Todas las peticiones de acceso a la base, se manejan centralizadamente por medio del SMBD, por lo que este
paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos.
Toda la línea de los sistemas Aspel maneja la base de datos en formato Paradox® de forma predeterminada, con
opción a que se pueda manejar en alguna otra plataforma de base de datos distinta que sea soportada por el
sistema. Por ejemplo, se podrá cambiar a tipo D’base® sin necesidad de tener que hacer configuraciones
adicionales, solo bastará con que se asigne la lectura de un driver distinto y hacer las exportaciones de datos
correspondientes, a diferencia de otras plataformas que necesariamente requieren que se realicen
configuraciones en los parámetros del BDE, los orígenes de datos ODBC, etc.
ODBC, es el acrónimo para Open Data Base Conectivity, [Conectividad de Base De Datos Abierta], el cual es un
estándar universal de acceso a datos de Microsoft®.
• Nativamente.
• Por medio de orígenes de datos ODBC.
En ambas situaciones para poder tener acceso desde los sistemas se tiene que hacer uso del BDE (Borland
Database Engine), Las plataformas más usadas que pueden ser soportadas de forma nativa son:
• Paradox®
• Db2®
• D’Base®
• MS-SQL Server®
• Oracle®
Y por medio de Orígenes de datos:
• MS Access
• MS SQL Server
En general se puede hacer uso del Driver que instale el respectivo SMBD y generar el DSN para poder hacer la
conexión con el sistema, lo cual no es del todo recomendable ya que bajo este esquema el Driver puede
presentar anomalías en el funcionamiento del sistema debido a la forma en que éste puede administrar los
recursos del sistema y de cómo estas dispuestas la librerías necesarias.
Conversión.- El proceso de Conversión permite exportar o convertir la base de datos a otros formatos, tales
como Paradox®, D’Base®, SQL Server®, Microsoft Access®, por mencionar algunos, obteniendo así una copia de
los archivos, sin modificar el contenido propio de los datos. En otras palabras, la conversión únicamente genera
archivos con el formato elegido, sin ser éstos los que actualice el sistema en su operación posterior a la
conversión.
Avanzado.- Mediante ésta opción se puede cambiar el formato en que el sistema manejará los datos. Se pueden
seleccionar diferentes formatos de manejadores de bases de datos, como lo son: Paradox®, D’Base®, SQL
Server®, etc. Al poder manejar los archivos de datos en diferentes formatos se puede proporcionar mayor
potencialidad al sistema, ya que se permite explotar la información administrativa al máximo mediante
aplicaciones o controles externos propios para la empresa utilizando la información generada desde el sistema. A
diferencia de la conversión, mediante ésta opción, el sistema si podrá leer y actualizar la información en todo
momento.
; Exportar información.- En caso de marcar la casilla Exportar la información no sólo se cambiará el formato en
que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar
dentro de la ventana de Utilerías Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el
formato, sino que el sistema creará los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la
información, creándose así otros archivos con la información real y el cual será considerado a partir del proceso
de Avanzado. Es importante mencionar que para la versión 4.0 de Aspel-SAE el formato en el cual se intentará
leer la base de datos se guarda directamente en el archivo empresaw.sae ubicado en el Directorio de Archivos
Comunes en la subcarpeta Sistemas Aspel\SAE4.00.
Dentro del Sistema existen dos puntos importantes que hay que diferenciar para el manejo de diferentes
formatos de bases de datos: Conversión y Avanzado. Como ya se mencionó, la opción Avanzado es la que nos
permite el cambio de Driver para el manejo de la base de datos.
Ruta o alías: Se refiere a la ruta de los archivos de la base de datos o al alías asociado previamente a la base de
datos, desde el BDE Administrator.
Notas del asistente:
1. En Windows® se debe accesar a Orígenes de Datos ODBC (32 bits), que se regularmente se encuentra en
el Panel de Control, dentro de Herramientas administrativas (dependiendo de la versión de Windows®).
#
Para este tema se esta haciendo uso de Microsoft Access XP y Windows 2003 Server, por lo cuaL algunas de las ventanas
pueden variar de acuerdo a la versión y configuración del sistema operativo y la suite de Ms-Office.
3
El driver de Access de la versión 97 utiliza el motor Microsoft Jet 3.5, mientras que la versión 2000 en adelante utiliza el
motor Microsoft Jet 4.0.
Notas del asistente:
3. Se agrega el nombre del origen de datos y una descripción (opcional). Hasta este punto se pueden tener
dos opciones:
Se hace uso de esta opción cuando do ya se tiene un archivo de MS Access® (*.mdb) y se quiere que
la base de datos del sistema vaya a estar en ese archivo.
Cuando se va a crear por primera vez el archivo que va contener todas las tablas del sistema.
En ambos casos siempre se hace referencia en alguna ruta especifica un solo archivo archivo (*.mdb).
4. En el caso en que se deseará restringir el acceso a la base de datos debemos asignar Usuario y
contraseña desde el botón Avanzadas, apareciendo el siguiente dialogo.
Notas del asistente:
5. Posteriormente se deberá configurar el BDE accesando al Panel de Control y abrir BDE Administrator,
seleccionar en la pestaña de Configuration/ Drivers/ ODBC, y con el menú emergente seleccionar New
para agregar el Alias de la base de datos.
6. Posteriormente en el dialogo de Nuevo Driver ODBC , se debe indicar el nombre del Driver el cual mas
adelante se le hará mención como el “Alias”, seleccionar el nombre del ODBC, que para este caso debe
ser alguno que haga referencia a Access (*.mdb) y por ultimo seleccionar el DNS que se creó
previamente el cual debe aparecer en la lista de fuentes de datos (Data Sources). Al dar Aceptar en este
diálogo se agregara el Driver en cuestión, al árbol del BDE y ahora se deberá proceder a configurar
algunos parámetros necesarios para poder usarlo con el sistema.
8. Una vez que se han escrito correctamente los parámetros se deberán salvar los cambios, para lo cual, en
el menú Object/Apply o con las teclas t + $, se pondrán salvar estos cambios. En algunas ocasiones
en función del sistema operativo se deberá reiniciar el equipo para que estos cambios tengan efecto.
Nótese que al generar cambios en alguno de los parámetros, el nombre del Driver presenta en la parte
izquierda un triangulo en color verde, en señal de que se está en modo de edición.
9. El siguiente paso consiste en configurar dentro del sistema Aspel el Driver que se utilizará para el
almacenamiento, lectura y procesamiento de la información que se ingrese en el sistema. Esto se hace
de la siguiente forma:
Desde el sistema, dentro Utilerías/Control de Archivos, se debe ejecutar el proceso de Avanzado, e indicar el Tipo
que en este caso deberá ser nombre que asignamos al alías dentro de los orígenes de datos ODBC, o de otra
forma es el nombre del DSN que se dio de alta.
Al aceptar solicitará un nombre de usuario y contraseña el cual deberá ser escrito correctamente, en caso de no
haber asignado un Usuario y Contraseña a la base de datos, bastará con Aceptar la ventana de inicio de sesión.
Microsoft SQL Server es un SMDB, de los mas importantes y usados en la actualidad por grandes empresas, pues
brinda varias características que permiten crear y administrar aplicaciones de base de datos entre las cuales
encontramos los sistemas Aspel que cuentan con la posibilidad de interactuar en línea con este Servidor. Lo cual
permitirá establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos,
instrucciones Transact-SQL multilingüe y otras características que permitirán explotar la información de los
sistemas la máximo.
Antes de realizar la conversión de la Base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos:
1. En el Servidor MS-SQL® se deberá crear de forma manual la base de datos, entrando a SQL Server
Enterprise Manager.
2. Una vez dentro, debemos seleccionar el servidor que usaremos para los sistemas Aspel y ubicarnos en la
carpeta llamada DataBases (Bases de Datos),para que con el menú contextual o Acción/Nueva base de
datos podamos crear la base de datos.
3. Dentro de las propiedades al generar la Base de datos, indicamos el nombre y la ruta deseados, dejando
las demás propiedades con el valor predeterminado.
4. El siguiente paso es dar de alta a los Usuarios que tendrán acceso a la base de datos específica dentro de
SQL-Server® Enterprise Manager/ Seguridad/ Inicios de sesión (Logins)/Acción/Nuevo Inicio de sesión
Autenticación Windows®
Para utilizar este tipo de autenticación en Windows® Server es necesario que los usuarios posean una cuenta en
la máquina del servidor u otro dominio reconocido por el servidor. Se puede crear una cuenta de un usuario
genérico para acceder al directorio confidencial, o bien un grupo con permisos de acceso al directorio, grupo al
que luego se añaden uno a uno los usuarios autorizados.
Para uso de Dominios, el modelo de dominio NT es flexible y soporta una amplia gama de configuraciones de red,
desde un solo dominio en una ubicación a dominios multi-maestros que hay en todo el mundo. Asimismo, la
plataforma NT sienta las bases para una seguridad integrada para la familia BackOffice de servicios de aplicación,
incluyendo Microsoft Exchange, Microsoft Systems Management Server y SQL Server, por lo que se podría decir
que la existencia de un Dominio no implica problemas para la configuración del sistema Aspel.
De forma predeterminada con esto no debe haber ningún problema para configurar el sistema Aspel con SQL
Server, pero si por razones de seguridad para la empresa fuera necesario establecer permisos mas específicos
esto se puede hacer, pero implica un conocimiento avanzado sobre la Administración de SQL Server®.
5. A continuación se debe hacer la configuración del BDE Administrator. Recordemos que esta una
aplicación que es instalada por los sistemas Aspel para poder tener acceso a las diferentes bases de
datos y es el acrónimo de (Borland DataBase Engine). Una vez que ya se tiene abierto el BDE se deberá
seleccionar la pestaña de Databases.
Una vez que se da de alta el nuevo Alias, de forma predeterminada aparecerá el nombre MSSQL y un numero
consecutivo, es decir, MSSQL?, tal como se ve en la imagen.
En esta parte se deberá configurar algunos parámetros como son:
Parámetro Dato
DATABASE NAME Nombre de la base de datos
SCHEMACACHEDIR Ruta del NETDIR (Aspelcache)
SERVER NAME Nombre del servidor SQL3
USER NAME usuario
3
Dado que SQl Server® funciona por medio de un servicio, en esta parte se debe escribir el nombre correcto del servidor SQL
Server®, el cual en muchas ocasiones puede coincidir con el nombre la maquina que funge como servidor.
Notas del asistente:
Si todos los datos están correctos el icono del Alias en el cual se está realizando la prueba de conexión, deberá
aparecer encerrado con un cuadro en color verde.
6. Finalmente, desde le sistema Aspel se deberá ingresar a Utilerías / Control de Archivos y ejecutar el
proceso de Avanzado, seleccionar en Tipo MSSQL, y en ruta o alías el objeto que se registro y se creó
dentro del BDE.
Al aceptar solicitara un nombre de usuario y contraseña el cual deberá ser escrito correctamente.
Como ya se vio en el tema de Control de archivo del curso anterior al indicar que si se hace un copiado de la
información si es que existe, si se indica que no solo se cambia la lectura del Driver.
Para corroborar el correcto funcionamiento podríamos ingresar a Enterprise Manager de SQL Server®, y verificar
que las Tablas ya deben estar, con la información de la base de datos original si es que se realizo la importación
como lo muestra la siguiente imagen.
Estaciones de Trabajo
Adicionalmente también se deben configurar las estaciones de trabajos donde estarán los sistemas.
• Se debe tener instalado SQL Server® en la terminal, ya sea como cliente o como Servidor.
• Hacer el registro del Servidor SQL en el equipo que fungirá como cliente por medio del asistente en cada
uno de las terminales.
• Hacer la configuración del BDE en cada una de las terminales.
• Ejecutar el proceso de Avanzado en cada estación de trabajo, indicando que no se desea realizar la
exportación al momento en que es solicitado, dado que las tablas ya fueron creadas en el servidor y
posiblemente ya se tenga información.
Notas del asistente:
Esta sección exige por parte del asistente un nivel de conocimientos especializados en algunas áreas de la
informática y/o sistemas computacionales, sin embargo se explicarán paso a paso los procesos que se ejecuten,
para que puedan ser de aplicación general por casi cualquier tipo de usuario.
Para comprender el funcionamiento del sistema a nivel de archivos y poder realizar operaciones sobre los datos,
es importante conocer las tablas del sistema, así como sus estructuras, los tipos de datos y nombre de todos y
cada uno de los campos. A continuación se muestra una lista de cada uno de los archivos o tablas de ASPEL-SAE
4.0, con una breve descripción de que es lo que almacenan en estricto orden alfabético.
No Tabla Descripción
1 ACOMPxx Acumulado de compras
2 ACO0Pxx CC* Acumulado de compras
3 ACTCATxx Catálogo de actividades
4 ACTC0Txx CC* Catálogo de actividades
5 AFACTxx Acumulados de Ventas
6 AFA0Txx CC* Acumulados de ventas
7 BITAxx Catálogo de Actividades
8 BI0Axx CC* Catálogo de Actividades
9 CAMPxx Catálogo de Campañas
10 CA0Pxx CC* Catálogo de campañas
11 CITASxx Catálogo de citas
12 CI0ASxx CC* Catálogo de citas
13 CLIExx Catálogo de clientes
14 CL0xx CC* Catálogo de clientes
15 CLIECFDxx Catálogo de clientes que se les genera CFD’s
16 CLIEC0Fxx CC* logo de clientes que se les genera CFD’s
17 CLINxx Catálogo de líneas de inventarios
18 CL0Nxx CC* Catálogo de líneas de inventarios
19 CNSESTxx Catálogo de estadísticas
20 CNSE0Txx CC* Catálogo de estadísticas
21 CONCxx Catálogo de conceptos de CxC
22 CO0Cxx CC* Catálogo de CxC
23 CONDxx Condiciones de movimientos al inventario
24 CO0Dxx CC* Condiciones de movimientos al inventario
25 CONMxx Condiciones de movimientos al inventario
26 CO0Mxx CC* Condiciones de movimientos al inventario
27 CONPxx Conceptos de CxP
Para llevar un control más eficiente de la cantidad de registros que se lleva por cada tabla, los sistemas Aspel
manejan unas tablas denominadas Cifra de Control, las cuales se encargan de llevar la cantidad de registros que
contienen las tablas, Folios, Tipos de documento, etc.
Campo.- Es la unidad más pequeña a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el punto de vista del
programador representa una característica de un individuo u objeto.
Registro.- Colección de campos de iguales o de diferentes tipos.
Para efectos de abrir la base de datos con una herramienta que permita hacer diferentes procesos con los datos y
que sea de uso común para cualquier usuario, haremos uso de MS-Access® por medio una vinculación de tablas,
esto quiere decir que en un archivo de MS-Access®, vamos a mandar llamar las tablas de forma vinculada para
que cualquier afectación que se haga en cualquiera de las tablas se vea directamente reflejada en los datos del
sistema.
Existen otros SMBD que permiten abrir la información dependiendo en que formato se encuentren los datos, por
ejemplo:
• Sí la base esta en Paradox® se podrá abrir con MS-Access®, Data Base Desktop 32® (DBD32).
• Si la base esta D’base se podrá abrir con DBD32®, MS-Access®, Visual FoxPro®.
Para poder empezar a abrir las tablas se debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Accesar a MS-Access® y Generar una base de datos nueva, de preferencia en el directorio donde están
los datos (aun que puede estar en cualquier otra parte), con el nombre database.mdb.
2. Menú Archivo/Obtener datos externos Vincular tablas o con el menú contextual.
Existen dos formas de extraer datos desde MS-Access®, una es Importarlos y la otra es Vinculándolos; la primera
sólo genera una copia con los datos del archivo original en una tabla, mientras que la segunda genera un vinculo
dinámico, el cual es un espejo, en donde los datos que se ven, son una lectura de los datos del archivo original,
por lo cual al hacer algún cambio se verán reflejados inmediatamente en la tabla original.
3. Al seleccionar Vincular tablas, aparecerá un cuadro de diálogo donde solicitará la ruta de los archivos
que se van a vincular y para poder encontrarlos de una forma mas rápida y fácil, en la lista desplegable
Al generarse el vínculo se mostrará la tabla con su correspondiente nombre. Para diferenciar una tabla normal
con una que se encuentra vinculada se asigna un icono el cual contiene un prefijo haciendo referencia a su tipo,
que para el caso de Paradox® será o para D’Base® será .
Este proceso se deberá hacer con cuantas tablas se desee vincular. Una vez que se tienen vinculadas todas las
tablas se podrá abrir para consultar la información que contengan.
Cada una de las tablas contiene su propia estructura (Layout) la cual con
cualquier manejador de base de datos puede ser consultada, por ejemplo en
MS-Access®, al seleccionar cualquier tabla y oprimir el botón , mostrará
la estructura de la tabla.
DDL.- Del acrónimo Definition Data Lenguaje, definición de datos que permiten crear y definir nuevas bases de
datos, campos e índices.
DML.- Del acrónimo Data Manipulation Language que permiten generar consultas para ordenar, filtrar y extraer
datos de la base de datos.
Cláusula Descripción
FROM Utilizada para especificar la tabla de la cual se van a seleccionar los registros.
WHERE Utilizada para especificar las condiciones que deben reunir los registros que se van a
seleccionar.
GROUP BY Utilizada para separar los registros seleccionados en grupos específicos.
HAVING Utilizada para expresar la condición que debe satisfacer cada grupo
ORDER BY Utilizada para ordenar los registros seleccionados de acuerdo con un orden específico
Ascendente o Descendente (ASC/DESC)
Al utilizar condiciones o cláusulas necesariamente se deben utilizar operadores los cuales se encargarán de
evaluar en base aciertos criterios la cláusula específica, los cuales se clasificarán en:
• Lógicos
• Comparación.
Lógicos:
Operador Uso
AND Es el "y" lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad sólo si ambas son
ciertas.
OR Es el "o" lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad si alguna de las dos es
cierta.
NOT Negación lógica. Devuelve el valor contrario de la expresión.
Comparación:
Operador Uso
< Menor que
> Mayor que
Las funciones de agregado se usan dentro de una cláusula SELECT en grupos de registros para devolver un único
valor que se aplica a un grupo de registros.
Función Descripción
AVG Utilizada para calcular el promedio de los valores de un campo determinado.
COUNT Utilizada para devolver el número de registros de la selección.
SUM Utilizada para devolver la suma de todos los valores de un campo determinado
MAX Utilizada para devolver el valor más alto de un campo especificado
MIN Utilizada para devolver el valor más bajo de un campo especificado
Instrucciones de Consulta
Son aquéllas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros estableciendo filtros.
SELECT
Selecciona los registros de una tabla.
Sintaxis:
SELECT * FROM Tabla
SELECT Tabla.Campo1, Tabla.Campo2, Tabla.Campo3,… FROM Tabla
Ejemplos:
SELECT * FROM CLIE01
AS
Es una funcionalidad del lenguaje que permite establecer un alias a un campo u operación es decir, llamar a un
campo por un nombre distinto del que tiene establecido en su estructura.
Sintaxis:
SELECT (Tabla.Campo1) AS Alias FROM Tabla
Ejemplo:
SELECT (CLIE01.LIM_CRED) AS LIMITE_CREDITO FROM CLIE01
Predicado en Consultas
Estas consultas son aquellas donde se le indicara una serie de cláusulas para que la información sea filtrada por
criterios específicos.
TOP
Selecciona los primeros N registros de una tabla.
Sintaxis:
SELECT TOP [N] * FROM Tabla
Ejemplo:
SELECT TOP 10 * FROM CLIE01
WHERE
Se utiliza para indicar criterios de selección en relación a un o más campos, haciendo uso de operadores lógicos y
aritméticos.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo [Operador] Criterio
Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE Status = ‘A’
\* Devuelve todos los registros del Catálogo de clientes que tengan estatus Activo “A”.
ORDER BY
Este comando ordena los registros por el campo indicado en un orden especifico, que de forma predeterminada
es Ascendente ASC o puede ser Descendente con al indicación DESC.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
ORDER BY Campo ASC/DESC
Ejemplos:
SELECT * FROM CLIE01
ORDER BY NOMBRE ASC
\* Devuelve el Catálogo de clientes donde STATUS sea Activo “A”, ordenado alfabéticamente, en orden
descendente. En este caso se utilizo el operador =, sin embargo se pueden hacer evaluaciones mas especificas
con los operadores <,>, <>, <=, >=, etc.
\* Devuelve el Catálogo de clientes donde el saldo sea mayor o igual a 15,000, ordenado de forma
ascendentemente por la clave. Se pueden hacer búsquedas mas especificas anidándolas por medio de AND.
\* Devuelve el Catálogo de clientes donde el saldo sea mayor o igual a 15,000 y menor o igual a 50,000, se puede
usar AND para concatenar evaluaciones de campos diferentes. Esta consulta también se puedo haber escrito con
el operador BETWEEN.
BETWEEN
Extrae un rango específico de datos provenientes de algún campo de una tabla.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo BETWEEN dato_Inicial AND Dato_Final
Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE SALDO BETWEEN 15000 AND 50000
ORDER BY CCLIE ASC
LIKE
Este operador se utiliza cuando se va a comparar algún dato con otro, cuando estos son exclusivamente cadenas
de caracteres, para datos numéricos se debe usar operadores aritméticos.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo LIKE Cadena
Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE Nombre LIKE “importadora”
\* Selecciona todos los registros de la tabla del Catálogo de clientes, donde el nombre sea como ‘importadora’.
Con este operador debido a que su manejo es con cadenas, es posible usar comodines antes y/o después del
criterio de búsqueda. Supongamos que dentro del Catálogo de clientes se quiere encontrar a todos aquellos
clientes que tengan dentro del nombre la palabra ‘import’.
Se deduce entonces que se pueden hacer una búsqueda haciendo uso del comodín antes y después del criterio d
búsqueda.
\* Devuelve todos los registros que en el campo Nombre tengan la palabra “import” en cualquier parte de la
cadena.
Ejemplos:
SELECT DISTINCT CVE_DOC FROM FA0TY1
\* Esta tabla almacena las partidas de las ventas y por lo tanto, al ejecutar esta consulta se detectarían aquellos
documentos que solo tengan una partida.
DISTINCTROW
Omite datos que se basan en registros completamente duplicados, no sólo en campos duplicados.; a diferencia
del predicado anterior que sólo se fijaba en el contenido de los campos seleccionados, éste lo hace en el
contenido del registro completo independientemente de los campos indicados en la cláusula SELECT.
Sintaxis:
SELECT DISTINCTROW Campos FROM Tabla
Esta situación muy difícilmente se va a dar en los sistemas Aspel ya que las tablas contienen campos llaves que
nunca permitirán un campo duplicado, además de que contienen muchos campos.
Funciones de Agregado
Estas funciones permiten agrupar información ya sea por igualdad en los datos de los campos o por la aplicación
de alguna función aritmética. Al ser usadas implica que se deben aplicar a cada uno de los campos que se
invoquen en la consulta, por lo tanto se va hacer omisión del comodín (*).
Algunas de ellas solo son aplicables a campos que tengan algún tipo de datos numérico.
GROUP BY
Combina los registros con valores idénticos, en la lista de campos especificados, en un único registro. Para cada
registro se crea un valor sumario sí se incluyera una función SQL agregada, como por ejemplo Sum o Count, en la
instrucción SELECT.
Sintaxis:
SELECT campos FROM tabla WHERE criterios GROUP BY campos del grupo
Ejemplo:
SELECT FA0TY1.CVE_DOC
FROM FA0TY1
GROUP BY FA0TY1.CVE_DOC
\* Devuelve una lista agrupada de los documentos generados en las partidas, que se podría comparar con la lista
de los encabezados para saber que existen los mismos documentos en un archivo y otro.
GROUP BY es opcional. Los valores de resumen se omiten si no existe una función SQL agregada en la
instrucción SELECT. Los valores Null en los campos GROUP BY se agrupan y no se omiten. No obstante, los
valores Null no se evalúan en ninguna de las funciones SQL agregadas.
Se utiliza la cláusula WHERE para excluir aquellas filas que no se desean agrupar, y la cláusula HAVING para
filtrar los registros una vez agrupados.
AVG
Calcula la media (promedio) de un grupo de registros. La media calculada por Avg es la media aritmética (la
suma de los valores dividido por el número de valores). La función Avg no incluye ningún campo Null en el
cálculo y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT AVG (CampoX) AS Alias FROM Tabla
COUNT
Calcula el número de registros devueltos por una consulta y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT COUNT (CampoX) AS Alias FROM Tabla
Ejemplo:
SELECT COUNT (CLIE01.CCLIE) AS NUM_CLIENTES
FROM CLIE01
WHERE CLIE01.STATUS = "S"
MIN / MAX
Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta,
y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT MAX (CampoX) AS Alias FROM Tabla
SELECT MIN (CampoX) AS Alias FROM Tabla
Ejemplo:
SELECT MAX (CLIE01.SALDO) AS Max_SALDO
FROM CLIE01
\* Devuelve el registro de clientes que tenga el mayor saldo y se puede hacer lo contrario usando la función MIN.
SUM
Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo específico de una consulta y forzosamente
utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT SUM (campoX) AS Alias FROM tabla
Ejemplo:
SELECT SUM(CLIE01.SALDO) AS TOTAL_SALDO
FROM CLIE01
\* Devuelve la suma del saldo de todos los clientes, en un campo llamado TOTAL_SALDO.
Así como las funciones AVG, SUM, MIN y MAX, también existen algunas otras funciones de tipo estadístico.
HAVING
Especifica qué registros agrupados se muestran en una instrucción SELECT con una cláusula GROUP BY. HAVING
es similar a WHERE, que determina los registros que se seleccionan. Después de que los registros se agrupen con
GROUP BY, HAVING determina qué registros se muestran.
Sintaxis:
SELECT campos
FROM tabla
WHERE criterios
GROUP BY campos
HAVING FUNCION(criteriosdegrupo)
\* Toma del archivo de partidas, aquellos registros que son facturas, agrupando el tipo de documento en la
función de agregado, la clave de los documentos, posteriormente con otra función cuenta el numero de partidas,
permitiendo conocer cuantas partidas realmente tiene el archivo de partidas por documento de factura, para
poder ser comparado con el de encabezados.
Operadores Especiales
IN
Es ocasiones es necesario la recuperación de información que se encuentra contenida en una tabla que no se
encuentra en la base de datos que ejecutará la consulta o que en ese momento no se encuentra abierta, esta
situación la podemos solventar con la palabra reservada IN.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
IN Valores/Tabla/Ruta “Tipo”
Ejemplos:
SELECT * FROM CLIENTES IN
"C:\Aspel\DAC\Sistemas Aspel\SAE4.0\Ejemplos" "Paradox 4.x;"
\* Se abre el Catálogo de clientes del mes de diciembre especificando la ruta y el tipo de base de datos.
\* Busca los registros que contengan en el campo nombre cualquiera de las coincidencias indicadas.
Esta cláusula, tiene en si, varios usos por ejemplo se puede hacer una combinación con el operador NOT,
trayendo todo lo que no coincida con algún predicado especifico.
Existe un operador equivalente llamado EXIST.
A continuación se hará una consulta donde se combinarán todos los comandos vistos hasta ahora.
SELECT FACT01.CVE_DOC, FACT01.NUM_REG, FACT01.TIP_DOC
FROM FACT01
WHERE (((FACT01.CVE_DOC) In (SELECT [CVE_DOC] FROM [FACT01] As Tmp GROUP BY
[CVE_DOC] HAVING Count(*)>1 )))
ORDER BY FACT01.CVE_DOC, FACT01.TIP_DOC
\* Recordando que DISTINCT manda solo campos especificados donde la información contenida es distinta, esto
es para hacer mas especifica la búsqueda, devolviendo los campos FACT01.CVE_DOC, FACT01.NUM_REG y
FACT01.TIP_DOC, cuando CVE_DOC esta duplicado, evaluándolo contra una agrupación del mismo campo
CVE_DOC de la misma tabla, es por ello que se utiliza un alias para la tabla y donde la aplicación de la función
COUNT sea mayor a uno, es decir que encontró mas de un registro duplicado.
Cabe mencionar que esta consulta si va a mandar duplicados debido a que CVE_DOC puede tener el mismo valor
para TIP_DOC, es decir, por ejemplo el documento 1 puede existir para Facturas, remisiones, cotizaciones y
devoluciones. Se puede hacer más grande la consulta para que valide ambos campos, en este caso no mandaría
duplicados pues Aspel-SAE esta a prueba de duplicados.
UPDATE
Crea una consulta de actualización que cambia los valores de los campos de una tabla especificada basándose en
un criterio específico.
Sintaxis
UPDATE tabla
SET Campo1, Campo2,… CampoN
WHERE Criterios
Ejemplo:
UPDATE CLIE01
SET DIAS_CRE = DIAS_CRE + 15
WHERE SALDO <= 10000
\* Esta consulta actualiza el los días de crédito, incrementándoles 15 días, solo a aquellos clientes que su saldo
sea menor a 10,000.00.
DELETE
Crea una consulta que elimina los registros de una o más de las tablas listadas en la cláusula FROM que
satisfagan la cláusula WHERE. Esta consulta elimina los registros completos, no es posible eliminar el contenido
de algún campo en concreto.
Sintaxis:
DELETE FROM Tabla
WHERE criterio
Ejemplo:
DELETE FROM MINV01
WHERE NUM_ALM > 50
\* Esta consulta borra los registros de la tabla MINV01 donde el numero de almacén sea mayor a 50.
Por ultimo veremos sentencias que permiten relacionar tablas unas con otras. Para esto se debe entender que un
modelo relacional trabaja a base de campos llave los cuales generan las tuplas, que son los registros que
devuelve la consulta, es decir se puede extraer información de diferentes tablas donde ciertos registros sean
coincidentes o no en base a una tabla u otra.
JOIN
Las vinculaciones entre tablas se realizan mediante la cláusula INNER que combina registros de dos tablas
siempre que haya concordancia de valores en un campo común.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM tb1 INNER JOIN tb2 ON tb1.campo1 Operador tb2.campo2
Ejemplo:
SELECT FACT01.CVE_CLPV, SUM(FACT01.CAN_TOT) AS TOTAL_DOCTO, CLIE01.CAMLIBRE4,
(CAMLIBRE4 - TOTAL_DOCTO) AS COMPARATIVO
FROM CLIE01 INNER JOIN FACT01 ON CLIE01.CCLIE = FACT01.CVE_CLPV
GROUP BY FACT01.CVE_CLPV, CLIE01.CAMLIBRE4
\* Suponiendo que un cliente se le establece una Cuota de compras en un lapso de tiempo determinado y se
desea saber cuanto a comprado y compararlo con el monto establecido el cual se captura en un campo libre del
usuario, en este caso CAMLIBRE4.
En esta consulta se mandan llamar dos tablas FACT01 y CLIE01, en las cuales el campo común es el de CLIENTE,
para lo cual se utiliza la sentencia INNER JOIN, uniéndolas por el campo común utilizando la evaluación ON
Posteriormente se agregan predicados donde los montos de los documentos se suman para ser comparados con
el monto capturado en el campo libre, determinando la diferencia en el campo COMPARATIVO.
Por ultimo, solo bastaría que se agregue un el campo de la fecha para que esta pueda ser evaluado por algún
rango en especifico utilizando la sentencia BETWEEN.
Sobre este tipo de consultas se puede aplicar cualquier tipo de funciones de predicado o agregado que hasta
ahora se han visto. También existen otras posibilidades en lo que a unión de tablas se refiere las cuales se
solventan sustituyendo la palabra INNER por LEFT y RIGHT. LEFT toma todos los registros de la tabla de la
izquierda aunque no tengan ningún registro en la tabla de la izquierda. RIGHT realiza la misma operación pero al
contrario, toma todos los registros de la tabla de la derecha aunque no tenga ningún registro en la tabla de la
izquierda.
Para obtener más información sobre el lenguaje SQL se pueden visitar las siguientes ligas:
http://www.desarrolloweb.com/manuales/9/
http://www.asptutor.com/sql/
http://www.programatium.com/sql.htm
http://office.microsoft.com/es-hn/assistance/CH062526883082.aspx
11.1 Definición
Los Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones, del módulo de Facturas, son
contenidos en un solo archivo denominado FACT01.DBF ó FACT01.DB, dependiendo el formato (DBase• o
PARADOX• respectivamente). Éste archivo sólo contiene las cabeceras de dichos documentos, ya que las partidas
se encuentran en otro archivo cuyo nombre es FA0TY1.DBF o FA0TY1.DB, dependiendo el formato de la base de
datos (D’Base® o PARADOX® respectivamente). De igual manera ocurre con los documentos del Módulo de
Compras, las Recepciones, Órdenes de compra y Devoluciones son contenidas dentro de un solo archivo
denominado COMP01.DBF o COMP01.DB, dependiendo el formato (DBase• o PARADOX• respectivamente), el
cual sólo contiene las cabeceras de los documentos. El archivo que contiene las partidas de dichos documentos
es llamado COM0Y1.DBF o COM0Y1.DB, dependiendo el formato de la base de datos (DBase• o PARADOX•
respectivamente).
Dentro de los archivos de cabeceras de los documentos de ambos Módulos, existe un campo denominado BLOQ,
el cual puede tomar 4 valores dependiendo de la situación, los cuales se muestran en la Tabla 2.
Cuando un documento queda totalmente enlazado, las banderas de todos los documentos implicados serán 1,
debido a que ya no tienen pendientes por surtir. En caso de que hubiese una devolución sobre una factura, la
bandera de la factura se actualiza como 0, debido a que aún quedan apartados. El proceso de vencimiento de
apartados no actualiza el campo de todos los documentos, debido a que sólo recorre documentos “Pedido”. El
desbloqueo de Documentos recorre el tipo de Documentos indicado, validando si es un 2 el valor de la bandera
BLOQ y cambiándolo por un 0. Respecto a las Compras funciona de manera similar. Cuando se genera una Orden
la bandera de dicho documento es –1. Si se realiza una Recepción parcial enlazada a esa orden la bandera BLOQ
quedaría con status 0. Si se realiza una Recepción completa la bandera de los documentos implicados se
colocaría como 1. es por ello que es importante antes de realizar operación alguna con la bandera de Bloqueo
contemplar si los documentos estaban enlazados o no, si manejaban o no apartados, y/o si tenían algún
pendiente por surtir.
12.1 Definición
La línea de productos Aspel, conforman una suite en donde cada uno de los sistemas que la integran, fueron
diseñados para realizar una tarea especifica, lo cual implica que los costos sean muy bajos en comparación de
algún ERP o macrosistema, sin embargo en ocasiones se necesita un sistema el cual de forma modular pueda
integrar la mayor parte de funciones que de forma independiente Aspel ofrece en su línea de productos.
Debido a esto, los sistemas de la línea Aspel cuentan con al capacidad de poder trabajar integradamente
mediante lo que se denomina las “interfases”.
Las interfases consisten en configurar algunos parámetros dentro de los sistemas para que estos sean capaces de
comunicarse entre ellos, de modo que la información que de forma independiente se genera en cada uno de
ellos, trabaje como si se tratara de un solo sistema.
A continuación se presenta un diagrama de interfases mediante el cual se puede tener una visión sobre, qué
sistema interactúa con cual y en que sentido.
Si se cuenta con Aspel-BANCO 3.0, esta opción permitirá integrar información generada en Aspel-SAE hacia
Aspel-BANCO, SAE genera un archivo con la información de los pagos pendientes, los cuales al ser leídos por
Aspel-BANCO se pueden convertir en movimientos programados en el Agenda de movimientos y que finalmente
pueden llegar a ser cheques, con la finalidad de programar los pagos sobre los saldos pendientes.
Es recomendable que los movimientos que se hayan hecho en multimoneda, se apliquen a cuentas bancarias que
manejen la misma moneda, ya que el archivo que se genera para la Interfase no realiza ninguna conversión a
otras monedas, por ejemplo si se genera un movimiento que maneja dólares, debe ser asignarlo a una cuenta en
Banco que maneje dólares.
La interfase entre ambos sistemas es aun más dinámica, pero esta se analiza en el curso de Aspel-BANCO 3.0, ya
que se debe respetar el flujo de información tal como se ve en el diagrama de interfases.
Para dar de alta o modificar una cuenta simplemente se debe oprimir x, apareciendo el siguiente dialogo:
CxC y CxP
Ruta de Acceso: Clientes y/o Proveedores / Archivo / Catálogo de conceptos de CxC y/o CxP y/o con los
iconos /
Impuesto 4.
En esta parte se puede definir para cada tasa para el impuesto 4 (regularmente I.V.A) dependiendo del manejo
que se tenga en cada empresa, una cuenta contable diferente.
Para que el sistema tome una nueva tasa para el impuesto 4, en cualquiera de los esquemas de impuestos, se
debe indicar en el impuesto 4 (I.V.A), una distinta a al que se tiene de forma predetermina que es el 15%, al
momento de grabar el esquema de impuestos aparecerà una ventana que solicita la cuenta contable, como se
muestra a continuación:
Figura 12.3.1-7 Definición de cuenta contable para las diferentes tasas de IVA.
Al dar x en cualquiera de las tasas aparecerá la misma ventana que se mencionó antes, para poder definir la
cuenta contable que se asignará a la correspondiente tasa de IVA.
Movimientos la Inventario.-
Ruta de Acceso: Inventarios / Archivos / Conceptos de movimientos la inventario y/o con el icono
Líneas de Productos.-
Ruta de Acceso: Inventarios / Archivos / Catálogo de línea de productos.
Ventas 4100-001-000
Descuento financiero en ventas 7500-004-000
Impuesto por pagar 2170-001-000
Clientes 1150-001-000
Devolución de ventas 4200-001-000
Almacén 1160-003-000
Descuento financiero en compras 100-004-000
Impuesto por acreditar 1190-005-000
Devolución de compras 1160-003-000
Proveedores 2110-001-000
Bancos 1120-001-000
Venta de servicios 4100-001-000
Compra de servicios 7750-001-000
Diferencia costo compras 5000-000-000
Con este botón aparecerá una ventana en la cual se deberá especificar el tipo de póliza que se
va a generar, así como, indicarle algunos parámetros para darle los toques finales, es decir, dependiendo el tipo
de póliza, se podrá generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o proveedor, por
documento, por moneda, por impuestos, etc.
; Impuestos.- Al activar esta casilla, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3)
utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará
su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".
Nota: Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta.
Figura 12.3.2.1-2 Póliza con detalle. Figura 12.3.2.1-3 Póliza sin detalle.
; Moneda.- Al seleccionar esta casilla, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda
utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si se tiene activado los campos detalle del cliente por zona o
clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos.
Si no se activa este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".
Nota.- El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
; Documento.-Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de
documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y
hora en la que se efectuó dicho documento.
Clientes:
Para identificar fácilmente la póliza y obtener información mas detallada del movimiento, se podrá incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona del cliente o en su defecto nada. Si no se activa
este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".Si adicionalmente, se
tiene activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.
Esta póliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en:
Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos
incluidos.
Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en
las recepciones de mercancía.
Almacén Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario
sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros. Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el
concepto del movimiento será "Línea".
Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no cuantificables adquiridos.
Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros.
Total de impuestos por Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la
acreditar recepción de compras (impuesto 1, 2, 3, 4 e IVA). Puedes solicitar el
desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo
"Impuestos", explicado más adelante. Nota: por cada tasa diferente de
impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa
aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento.
Impuesto del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete
aplicado en la factura.
Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de
compras.
Número de concepto.-Se debe indicar el número de concepto para el que se generará la póliza.
; Moneda.- Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el
movimiento de venta.
, El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.
Esta póliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en:
Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos
incluidos).
Cuenta general de cliente Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por
cada operación de ventas se visualizará un movimiento. Si se selecciono
el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del
movimiento se visualizará la clave del cliente y/o la moneda
involucrada en la venta.
Retención x flete Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se
efectuó la factura.
Es la única póliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sólo concepto. Las
diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-
compras y almacén.
La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda
una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo
(dependiendo del método de costeo del producto).
Número de concepto.- Se Indica el número de concepto para el que se desea generar la póliza.
Almacén.- Se especifica el número de almacén del cual se tomarán los movimientos al inventario para su
contabilización.
Periodo COI.- Se indica el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo
de póliza a generar.
; Línea de producto.-Si se activa el detalle por línea de producto, se adicionará a esta información la línea de
producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento.
Notas del asistente:
Adicionalmente se listarán los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles
para el módulo de Cuentas x Pagar.
Los archivos que se generan aunque tengan la extensión .pol o .p01, no corresponden a pólizas modelo
tradicionales. A diferencia de las versiones anteriores estos son archivos con una estructura .xml para que la
interfase sea generada en línea. Por este motivo las pólizas generadas desde Aspel-SAE 4.0 sólo podrán ser leídas
en la versión Aspel-COI 5.0 y no en anteriores.
13.1 Definición
Los sistemas Aspel cuentan con la posibilidad de generar nuevos reportes a través de formatos. Los formatos son
un conjunto de instrucciones que permiten generar reportes mediante un intérprete que se encuentra dentro de
cada sistema.
Los formatos se pueden editar desde un editor de texto simple, por ejemplo el Bloc de notas o el Edit.com, ya que
estos al guardarse con extensión .fto serán reconocidos por los sistemas.
Dentro de Aspel-SAE se manejan diferentes módulos, donde cada uno de ellos cuenta con sus ciclos relacionados,
así como sus propios formatos y datos.
Los ciclos tienen prioridad unos sobre otros. Por ejemplo para una factura se comienza con el ciclo de Inicia
Factura seguido del ciclo de Inicia partida y seria opcional el ciclo e Inicia Serie, de igual forma para cerrar los
ciclos se comienza por el ciclo de Termina Serie, Termina Partida y por último el ciclo de Factura.
El sistema se posiciona en el primer documento que encuentre y ejecuta las instrucciones que se le hayan
indicado, luego pasa al siguiente documento y repite el proceso hasta llegar al último documento.
Los ciclos de Inicia y Termina se utilizan en los formatos que toman información del módulo de Facturas y estos
son: Factura, Remisión, Pedido, Cotización y Devolución. Por ejemplo, en el ciclo Inicia abrirá la consulta de
documento seleccionado y recorrerá una a una las cabezas de sus documentos y ejecutará las instrucciones u
operaciones indicadas.
Estos ciclos utilizan información del módulo de Compras y son: Recepción, Orden y Devolución. Al igual que en el
archivo de facturación, el ciclo recorrerá una a una las cabezas de los documento y ejecutará las operaciones
indicadas, hasta terminar el ciclo de acuerdo al ciclo seleccionado.
b) Docto
Este ciclo revisa todos los documentos asociados a un cliente o proveedor. Puede definírsele dentro del ciclo
CLI_PRO, con lo que se reportan todas las cuentas de cada cliente o proveedor registrados en el archivo o
pertenecientes al rango definido al momento de generar el reporte. Si no se define este ciclo, sólo se considera el
primer movimiento asociado al cliente o proveedor.
Movimientos al Inventario
Dentro del módulo de Inventarios existen dos ciclos, que son:
a) Movimiento
Primero se debe definir este ciclo por ser más general. Su función consiste en ir recorriendo el archivo de
movimientos al inventario desde el primer movimiento definido dentro del archivo, ejecutar las instrucciones
para el movimiento y pasar al siguiente movimiento hasta llegar al final del archivo.
b) Filtro
Este segundo ciclo es un auxiliar del anterior y permite controlar el cambio del producto.
Ambos ciclos permiten emitir los documentos ordenados por producto y dentro de cada producto sus
movimientos.
Módulo de Inventarios
Archivo FTO Destino Contenido del formato
MARBETES Marbetes Aspel Formato para la impresión de marbetes, diseñado para
Matriz ajustarse a formas impresas de la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas
/ Por formato.
MARBETEW Marbetes Aspel Formato para la impresión de marbetes con existencias y
Matriz folio, diseñado para ajustarse a formas impresas de la línea
ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Ruta:
Reportes / Etiquetas / Por formato.
MINVEW Forma Múltiple Formato para Impresión de Movimientos al Inventario vía
Matriz Batch. Emisión de documentos de inventarios. Está diseñado
para ajustarse a formas impresas de la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz.
Módulo de Compras
Archivo FTO Destino Contenido del formato
RCO_RESW Hoja en Blanco Formato para la emisión del resumen de compras. Emisión
de documentos de compras.
RCOMPRA2 Hoja en Blanco Formato para la emisión de recepciones de órdenes de
a) Realizar un formato de etiquetas que contenga la siguiente información: Descripción, Clave, Público, Oferta.
La opción Copiado Especial es de gran utilidad cuando se requiera utilizar periódicamente información generada
por Aspel-SAE en una hoja de cálculo y se necesite tener actualizada al momento de generar un reporte o
cualquier otro documento.
En este dialogo se puede generar el pegado de forma dinámica o estática, es decir, el pegado se puede hacer de
forma simple o si se elige la opción “Pegar con vínculos”, se genera una liga donde la información que se pegue
en la hoja de cálculo, se vera directamente afectada cuando en el sistema se le hagan modificaciones, por
ejemplo: los saldos de los clientes son variables y esta infamación se puede actualizar en Excel® de forma
automática.
Una vez que se ha pegado la información con cualquiera de las dos opciones se mostrara en la hoja de cálculo
con la información. Por ultimo se puede guardar el archivo de Excel®, por ejemplo clientes.xls
Al momento de abrir el archivo, si se eligió pegado con vínculos, el sistema mandará un mensaje que indica:
Otra forma de actualizar los vínculos es, en Excel®, el menú Edición / Vínculos
En esta ventana se tendrá que actualizar los vínculos de forma manual con el botón de .
Si se seleccionó “Si”, actualizará sólo el número de registros copiados la primera vez. Si el número de registros
son “8” y se agrega un registro al principio o intermedio aparecerá, pero el último registro de la consulta No.
En caso de haber dado de alta otro(s) registro(s) y necesita que estos aparezcan en la hoja de cálculo, tendrá que
abrir el documento de Excel® donde se guardó el archivo (cliente.xls) el pegado especial y seleccionando todos
los registros mas el número de registros que se agregaran y por último seleccione el pegado especial
nuevamente.
***Practica***
Hacer el copiado especial de Clientes, Proveedores e inventario.
14.2 Exportación
La opción Exportación es muy útil cuando se desee utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las
consultas que genera el sistema o de las consultas que se personalicen.
Pudiendo exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios,
Multialmacén, Movimientos al Inventario; así como estadísticas.
Sus campos:
Formato de Exportación.- Se indica el tipo de formato en el que se hará la exportación. Los formatos que se tiene
disponibles son:
ASCII delimitado: Permite visualizar la información desde el Edit de MS-Dos o bien el Bloc de Notas de Windows,
con opción de manipular desde otros programas.
Lotus®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo.
Excel®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo.
Paradox®: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos.
Internet (HTML) Genera un archivo con terminación HTML, mismo que se podrá visualizar al momento de
ejecutar el archivo dentro del subdirectorio donde se guardo; desplegando la información en una hoja de
Internet.
D’Base®: El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de cálculo o programa que
maneje el formato D’base.
Delimitador / Separador.- Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por delimitadores (indican
hasta dónde llega cada campo) y separadores (evita que se confunda un dato con otro).
Entre los delimitadores y separadores más comunes se encuentran las comillas y comas.De esta manera la
información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación.
Nombre del archivo a generar / Ruta de localización: Es importante anotar el nombre que llevará el archivo
generado, así como la ruta donde éste se guardará; de lo contrario el sistema no permitirá continuar con el
procedimiento de exportación.
Envío E-mail.- Permite el envío del archivo que se genera no importa su formato, por correo electrónico de forma
adjunta.
Se cuenta con campos adicionales, los cuales permiten indicar el destinatario de correo, el asunto y un pequeño
mensaje para ser enviado.
Las siguientes ventanas son ejemplos de algunas exportaciones hechas en ASCII con encabezado y sin
encabezado.
CON ENCABEZADO
SIN ENCABEZADO
***Practica***
Realizar la exportación de inventarios a formato HTML y visualizarlo en el navegador.
Realizar la exportación de Clientes a formato ASCII y visualizarlo en el bloc de notas.
15.1 Estadísticas
Este módulo permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los diferentes módulos del sistema,
reflejando la información y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeño de la empresa.
Esté catálogo tiene la finalidad de organizar, agregar, modificar y consultar información de las estadísticas
predeterminadas y personalizadas, el cual ofrece varias opciones que permiten manejar toda aquella información
cuantitativa concerniente a la empresa y cuyo análisis ayude a tener significados precisos y tomar prevenciones
para el futuro.
• Productos más vendidos vs. dev. de venta.- Es una estadística que te permite observar los
productos que más se venden en tu empresa y las unidades devueltas de dichos productos.
• Ventas vs. dev. de venta mensuales.- Con esta estadística obtienes la información de tus
ventas mensuales y los montos devueltos.
• Clientes más importantes.- Con esta estadística se podrá ubicar aquellos clientes que
representan un mayor ingreso para la empresa.
• Proveedores mas importantes.- En esta opción se podrá detectar quiénes son los principales
proveedores, además de analizar sus descuentos o su manejo.
Al ejecutar estas estadísticas presentara la misma ventana de filtro para clientes pero haciendo referencia a
Proveedores.
Este tipo de estadísticas permiten conocer los resultados de las ejecuciones de las
campañas.
• Clientes exitosos vs fracasos en campaña. -En esta estadística se podrá reflejar el total de
los clientes que hayan aceptado o no las campañas dadas de alta y con estos datos tomar en
cuenta el éxito o fracaso de las mismas y llevar a cabo los cambios o adecuaciones pertinentes.
• Efectividad de la campaña.- La estadística refleja el efecto de aceptación que se produce con
las campañas en relación con los clientes y con esto analizar los resultados para llevar a cabo
las modificaciones o adecuaciones pertinentes, en cuanto al manejo de las campañas.
El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:
Permite conocer las actividades que realizaron los usuarios con respecto a las
funcionalidades CRM incluidas en el sistema.
• Actividades por campaña.- Con esta estadística puedes identificar cuál es el comportamiento
de la bitácora en las actividades de las campañas realizadas a los clientes.
El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el de Administración de Clientes.
• Compras vs dev. de compras.- permite ver qué productos le generan una mayor ganancia a la
empresa.
• Existencias vs ventas.- Esta estadística sirve para analizar la rotación de los productos, es
decir, cuántas existencias se tienen y cuál ha sido el costo para la empresa por la venta de los
productos. Para este tipo de comparativo se recomienda acumular por producto, línea o
periodo.
• Utilidad de venta.- Te permite ver qué productos le generan una mayor utilidad a la empresa,
además muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en
unidades y/o costos), relacionándolos con el campo que se indique en el filtro (periodos,
productos, línea de producto, etc).
• Ventas vs Compras.- Muestra el total de compras (unidades y/o costos) y el total de ventas
(unidades y/o costos) efectuadas en periodos determinados para cada producto o línea de
producto incluido en el inventario.
• Ventas vs Devolución de ventas.- Muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el
total de devoluciones (en unidades y/o costos), relacionándolos con el campo que se indique en
el filtro (periodos, productos, línea de producto, etc).
El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:
Permite conocer información correspondiente a los inventarios, tal como costos por
productos, tipos de productos, línea, existencia, entre otros.
• Costos del inv. por producto.- La estadística refleja los totales de los costos por existencias,
en listados por productos existentes en el inventario de los artículos manejados en el sistema y
según los resultados mostrados se puedan llevar a cabo las modificaciones o adecuaciones
pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicios y/o kit’s.
• Costo del inv. por línea.- Refleja los totales de los costos por existencias, en listados por la
clasificación de líneas manejadas en los artículos del sistema y según los resultados mostrados
se pueden llevar a cabo las modificaciones pertinentes, en cuanto al manejo de los productos,
servicios y/o kit’s.
El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:
Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser
obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadística mostrara el siguiente
filtro:
Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser
obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadística mostrara el siguiente
filtro:
Sus campos:
(Aplica tanto para acumulado de ventas como de compras)
Acumular.- Se indica el tipo de documento del cual se desea realizar el acumulado de la estadística.
~ Mensual.- Con esta opción se realiza un acumulado desglosado por cada mes que este en el rango de fechas.
~ Anual.- Con esta opción se realiza un acumulado desglosado por cada año que este en el rango de fechas.
Desde / Hasta.- Se indica un rango de fechas sobre el cual se desea realizar la estadística.
15.1.6 Gráficos
Las gráficas que emite el sistema es una útil herramienta que permite presentar la tabulación de los resultados
estadísticos en una variedad de formas gráficas, pudiendo manipular la presentación de éstas para un mejor
entendimiento de las mismas.
Al generar la gráfica previamente requiere que se configure el tipo de gráfico, con las siguientes opciones:
Notas del asistente:
Lista de gráficas.- Las gráficas que se listan a continuación se pueden presentar en (2D) y (3D), según se desea
que se adapten los datos que se van a graficar. El sistema permite visualizar un preliminar de los estilos de
gráficas y con esto ver cual se adapta mejor para la presentación de los datos, esto mediante el botón “Aceptar”.
A continuación se describe las gráficas que se manejan en el sistema:
• Barra verticales: Esta gráfica, expone las categorías en el eje X, mientras que los valores toman el eje Y,
de esta manera representar las barras con los datos.
• Barra horizontales: Equivale a la gráfica de Barra verticales, pero las categorías toman el lugar del eje Y,
mientras que los valores toman el eje X. Estas gráficas son ideales para comparar los datos como en el
caso de una competencia.
• Línea: Ésta es muy oportuna para mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo determinado.
Enfatiza rangos de cambio y flujo, más que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D
aparecerá línea, y listón para las 3D.
• Área: Enfatiza la diferencia entre los datos durante un periodo de tiempo. Los valores están graficados
en el eje vertical de las Y, mientras que las categorías están en el eje horizontal X.
• Puntos: Esta gráfica muestra sólo el punto más alto alcanzado por cada uno de los datos de la
estadística.
• Pastel: Sirven para mostrar la proporción de cada valor en relación con los demás. Cada rebanada
representa cada uno de los valores de los datos graficados.
• Línea rápida: Esté estilo de gráfica permite mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo
determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, más que las cantidades involucradas. Cuando se
selecciona 2D ó 3 D aparecerá línea, es decir que en este tipo de gráfica no se presenta la apariencia
tridimensional.
Etiqueta.- Este campo permite seleccionar de las opciones de los campos agrupados que cuenta la estadística.
Esta etiqueta se mostrará como título del eje X.
Valor; Barra, Pastel.- El titulo de este campo depende del estilo de gráfica y permite seleccionar de los campos
acumulados disponibles. Esta etiqueta se mostrará como título del eje Y.
Ordenado por: {~Ascendente / ~Descendente} Selecciona el campo del cual se realizará la presentación de los
datos en la gráfica. Seleccionado el campo para ordenar de mayor a menor o viceversa, esto mediante las
opciones de Ascendente o Descendente.
Color.- Dentro de esta opción se muestra un botón de Color y recuadro coloreado, los cuales despliegan la paleta
de colores y de está seleccionar el indicado para dibujar los datos graficados.
; Colorea c/u, permite visualizar cada valor de la gráfica en colores diferentes lo cual ayudará a visualizar de un
dato a otro.
Notas del asistente:
~ Ejes.- Al seleccionar uno de los ejes que se muestran, se activan y aplican las opciones para llevar a cabo la
configuración del título y etiqueta que se disponen para el despliegue de lo editado en el titulo.
; Visible.- Al activar esta casilla permitirá que los títulos configurados sean mostrados en la gráfica.
Tamaño.- Se indica la distancia del margen que existirá entre el título y el borde de la ventana donde se muestra
la gráfica.
Máscara.- Permite editar el tipo de formato numérico con el que se desea se presente los datos del título.
Fuente.- Este botón despliega la ventana estándar para configuración de las fuentes (tipografías).
Color.- Esta opción muestra la paleta de colores estándar para configuración de colores.
Sus Campos:
; Visible.- Esta casilla permite que se muestre el recuadro que contendrá los datos que se están representando
gráficamente.
; Ajustar gráfica.- Esta casilla proporciona y adapta la leyenda a la gráfica de modo que este justificada al
margen de la gráfica.
; Invertir.- Permite mostrar los datos presentados en la leyenda pero en listados de orden inverso.
Posición.- Indica en donde se encontrara el cuadro de leyendas, teniendo las siguientes opciones: ~Arriba,
~Abajo, ~ Derecha e ~ Izquierda.
Líneas divisorias.- Permite definir líneas divisorias en el cuadro de leyendas al marcar la casilla ;Visible,
permitiendo tener las siguientes opciones: ~ Sólida, ~ Punto, ~ Guión, ~ Guión-punto.
Dirección.- Se selecciona la dirección del degradado, contando con las siguientes opciones: “Abajo-arriba”,
“Arriba-abajo”, “Derecha-Izquierda” e “Izquierda-derecha”.
Angulo Externo/Interno.- Permite tener una perspectiva en los bordes externos / Internos de la ventana que
presenta la gráfica y este puede tener o no el efecto ~ Hundido / ~ Levantado.
Color.- Muestra los colores disponibles para presentar la pared o bordes del plano de la gráfica.
Bordes.- Se indica el estilo de la línea que mostrará el borde de la pared del plano donde se esta presentando la
gráfica, estas opciones estarán activadas si se activo la casilla de “Visible”, teniendo las siguientes opciones:
~Sólido, ~Guión, ~ Punto.
Sus Campos:
Automático.- Al activar esta casilla se ajusta la escala del eje basándose en los valores máximos y mínimos de los
datos que se están graficando y sin activar la casilla, se ajusta manualmente la escala del eje basándose en los
valores que se captures.
Para poder personalizar las consultas, el sistema cuenta con un conjunto de herramientas que de forma muy
sencilla permitirán realizar esta tarea.
Guardar Consulta.- Al hacer esto aparecerá una ventana como la siguiente, solicitando que se le de un
nombre para guardar la consulta.
Configurar el filtro.- Al accionar este comando el sistema mostrará un filtro para que la consulta pueda ir con
ciertos criterios. El filtro que aparece está estrechamente relacionado con el archivo que se haya seleccionado, es
decir no siempre será la misma ventana. Para este caso se mostrara el filtro de Clientes.
En algunas ocasiones las opciones del filtro no serán suficientes, para lo cual se cuenta con la opción
de poder generar una consulta en lenguaje SQL para poder hacer más poderosos los criterios del filtro.
Ejecutar filtro.- Al activar este comando en la consulta, al momento de visualizarla presentará un filtro para
que antes de visualizar la consulta puedan ser modificados los parámetros del filtro. El filtro mostrado dependerá
del archivo en el que se base la consulta personalizada.
Preliminar.- esta opción permite generar un vista previa de la consulta que se este editando, sin necesidad
de guardarla.
Formato de Fechas.- Al igual que el formato numérico, este comando establece la mascara de salida de
campos tipo fechas, mostrando las siguientes opciones de salida.
Formulas.- El sistema permite realizar operaciones con los campos, para lo cual el sistema presenta una
ventana con los operadores que es capaz de manejar.
Acumulados.- Mediante esta opción se habilitara a los campos numéricos para que al momento de barrer los
registros, al pie de la venta se muestre el total de la suma los registros que se han recorrido.
Para que esta función pueda ser utilizada se debe activar en la consulta el icono .
Alineación.- Cuando son campos de tipo Alfanumericos, es posible indicarle cual será la alineación
con la que presentará la información; Izquierda, centrada o derecha, respectivamente.
Ventanas.- Cuando un archivo tiene relacionadas varias tablas, estas podrán ser acomodadas ya sea en
forma de cascada o Mosaico, respectivamente.
, Es indispensable el Mouse.
1. Dar clic en agregar / Modificar
2. Seleccionar el archivo base (por ejemplo. clientes). EN ocasiones el sistema pueda mandar mas de una
tabla, esto depende de cuantos archivos estén relacionados con el seleccionado.
3. Ubicar el campo que se requiere.
4. Arrastrar el campo a la intersección (Campo / # de Columna).
5. Este procedimiento se deberá repetir hasta concluir con los que sean necesarios.
16.1 Definición
Con la finalidad de proporcionar elementos que ayuden a la empresa a desarrollar una mejor Administración de
Relaciones con sus Clientes, Aspel-SAE 4.0 incluye en el módulo de Clientes nuevas funciones que no son mas
que herramientas con las que se pueden llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer el trabajo de
captación de nuevos clientes, así como la retención y crecimiento de negocio con los clientes ya existentes.
CRM es una tecnología de información reciente, enfocada al trato personalizado y preferencial al cliente.
Significa entender mejor sus necesidades y establecer una relación "uno a uno" para atraer nuevos clientes o
retener los ya existentes. Sin embargo, para poder atraer y retener a los clientes hay que entender primero sus
preferencias, necesidades, sus negocios y, en general, entender por qué compran.
Las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management CRM) son las
soluciones tecnológicas para conseguir desarrollar "la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y
satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes".
Es muy importante destacar que para alcanzar el éxito en la implantación de un Módulo de CRM se han de tener
en cuenta los cuatro pilares básicos en una empresa: la estrategia, los recursos humanos, los procesos y la
tecnología. Estos conceptos se desarrollan a continuación:
Estrategia: Obviamente, la implantación de herramientas CRM debe estar alineado con la estrategia corporativa
y estar en consonancia de las necesidades tácticas y operativas de la misma. El proceso correcto es que CRM sea
la respuesta a los requerimientos de la estrategia en cuanto a la relaciones con los clientes y nunca, que se
implante sin que sea demasiado coherente con ella.
Recursos Humanos: La implantación de la tecnología no es suficiente. Al final, los resultados llegarán con el
correcto uso que hagan de ella las personas. Se ha de gestionar el cambio en la cultura de la organización
buscando el total enfoque al cliente por parte de todos sus integrantes. En este contexto, elementos como la
cultura, la formación y la comunicación interna son las herramientas clave.
Procesos: Es necesaria la redefinición de los procesos para optimizar las relaciones con los clientes, consiguiendo
procesos más eficientes y eficaces (mapeo de procesos). Al final, cualquier implantación de tecnología redunda
en los procesos de negocio, haciéndolos más rentables y flexibles.
Tecnología: También es importante destacar que hay soluciones CRM al alcance de organizaciones de todos los
tamaños y sectores aunque claramente la solución necesaria en cada caso será diferente en función de sus
necesidades y recursos.
Una parte importante para la correcta implementación de CRM consiste en almacenar en una sola base de datos
toda la información que dispongamos sobre el cliente y sobre todo de las operaciones que tengamos con ellos
como las ventas directas, campañas, mercadeo, centro de llamadas, frecuencias de compras, etc. Por ello se
adaptó Aspel-SAE 4.0 para que desde el módulo de Clientes se pueda consultar un “Expediente del Cliente” con
toda la información indispensable para la definición de estrategias, considerando que la fuente de datos es
A su vez, podríamos mencionar algunas razones y estadísticas para confirmar la eficiencia que puede
proporcionar a la empresa la exitosa implantación de un módulo de CRM como parte de la solución de tecnología
de la información.
• Si se conocen las preferencias de compra de un cliente, se tiene más del 70% de posibilidades de venta
con productos nuevos dirigidos.
• El servicio que se da al cliente representa 70% de la influencia de compra, el producto solo el 30%.
• Las ventas a un cliente existente son 1 a 5 veces más que un cliente nuevo.
• El costo de captar a un cliente nuevo en vez de revender a uno existente es 5 veces mayor.
• Realizar procesos reproductibles de ventas disminuye los costos significativamente.
• Un cliente insatisfecho se encarga de difundir lo malo de su compra.
• Campañas publicitarias dirigidas.
Por último y antes de dar comienzo a la revisión de los sub-módulos que dotan a Aspel-SAE 4.0 de funciones de
un CRM, es importante destacar que Internet, sin lugar a dudas, ha sido la tecnología que más impacto ha tenido
sobre las soluciones de CRM, por ello se ha incluido un sub-módulo de Administración de contactos, que permite
agilizar el contacto con los clientes mediante el envío correo electrónico utilizando el Administrador de correo
Outlook ®. A continuación, se mencionan algunos puntos relevantes de la contribución de Internet las funciones
de CRM:
La versión 4.0 de Aspel-SAE permite registrar y administrar los datos de un número ilimitado de contactos de los
clientes mismos que se pueden compartir e interactuar con la lista de contactos de Microsoft Outlook ®
permitiendo ser un complemento en su administración y facilitar su contacto vía correo electrónico. La
información que se puede registrar para cada contacto es: nombre, datos de localización (dirección, teléfono, e-
mail) y tipo de contacto para identificar el área al cual pertenecen (Compras, Ventas, Administración, Cobranza).
3. A través de la opción Contactos del Menú Archivos. En este caso, se despliega una ventana en la que se
presentan todos los contactos registrados en el sistema, teniendo disponibles todas las funciones
necesarias para su administración:
Búsqueda
Zona de
agrupamiento
Cuando se utiliza la interfaz con Outlook, el alta y modificación de contactos la manejará esta aplicación a partir
de dicha configuración, manteniéndose ambas bases de datos actualizadas. Adicionalmente Aspel-SAE permite
agregar a Outlook los contactos que se habían registrado antes de establecer la interfase o viceversa, traer
Una campaña es una serie de actividades encaminadas a lograr un objetivo comercial (ventas, cobranza,
publicidad, acercamiento y atención al cliente) y de la que posteriormente pueden ser analizados sus resultados
para determinar el comportamiento de los clientes y planear estrategias que ayuden a generar mayor
rendimiento para la empresa, ya sea para mejorar las relaciones con los clientes que ya se cuenta o la captación
de nuevos.
Cuando la organización ya ha definido una campaña y ha generado el plan de actividades a seguir para los
clientes objetivo, puede registrarla en el sistema. Las campañas se dan de alta en la opción Archivos / Campañas.
Al acceder a esta opción, se presenta una ventana en la que se listan todas las campañas que se encuentran
registradas en el sistema, agrupadas por el “Tipo" que se les asignó y mostrando los datos genéricos de las
mismas (nombre, descripción, fecha de inicio y fin, y el estado de la campaña):
Al dar clic en el icono para Agregar una campaña, el sistema presenta un Asistente que guiara al usuario en la
elaboración de la misma. Es recomendable que antes de dar de alta la campaña en el sistema se defina el
“diagrama de flujo” o “árbol de actividades” que comprenderá la campaña para tener bien definido el resultado al
que se pretende llegar. Los pasos que comprende el registro de una campaña son los siguientes:
• Tipo de la campaña. Clasificación que facilita la organización y seguimiento de las campañas. Los
tipos de campaña que incluye el sistema son de Venta, de Cobranza, de Publicidad, de Seguimiento
al cliente, Telemarketing y Otras. No es posible agregar tipos de campañas.
• Criterios de selección de clientes
a. Usar criterios de selección. Al marcar esta opción, se indica al sistema que los clientes que
se van a incluir en la campaña deben cumplir con los filtros que se especifiquen más
adelante.
b. Todos los clientes. La campaña incluye todos los clientes registrados en el sistema.
c. Sin clientes. Se va a definir una campaña que por el momento no incluye ningún cliente.
(Posteriormente se podrán agregar clientes a esta campaña).
Notas del asistente:
Sólo si en el paso 1 se eligió “Usar criterios de selección” se mostrará la siguiente ventana, en la cual se indicará
mediante filtros el grupo de clientes a los que va dirigida la campaña. La selección se puede realizar:
Por sus datos generales: Clave de cliente, clasificación, zona, vendedor o estatus.
Por su historial comercial: Monto de ventas acumuladas, saldo, descuento, fecha de última compra o
pago.
Por las ventas realizadas: en un rango de fechas, en una moneda específica, de un determinado
almacén y/o de un monto específico.
Por los productos o servicios adquiridos seleccionados por clave, línea y tipo de producto (kit o
grupo de productos) e incluso por cantidad comprada.
Por criterios de cuentas por cobrar: número y folios de documentos, por conceptos de cuentas por
cobrar, por fecha de aplicación o vencimiento de documentos y por monto.
En este paso se redacta el guión de apoyo para el personal de la empresa que trabajara la campaña.
Este paso consiste en definir cada una de las acciones que se deberán realizar para la consecución de la campaña.
El objetivo es plasmar el flujo de actividades y resultados que guiarán al personal de la empresa en la ejecución y
seguimiento de la campaña. La lógica que se debe tener al momento de modelarlas es: Toda actividad tiene uno
o varios resultados. A su vez, cada uno de esos resultados implica generar nuevas actividades que permitan darles
seguimiento, estas actividades tendrán nuevos resultados y así sucesivamente, hasta que se agoten las
posibilidades de acción y se tenga un resultado final, ya sea positivo o negativo con respecto a las expectativas
de la campaña.
Actividad 1.1
p/seguimiento del Resultado 1.1.2 Actividad Terminal
Resultado 1 FRACASO
Como se puede observar del diagrama, los principales elementos para la definición del flujo de acción son los
Resultados y las Actividades consecuentes. El sistema cuenta con un catálogo tanto de actividades como de
resultados, los cuales pueden ser personalizados (agregar) de acuerdo con las necesidades de la empresa. Estos
catálogos se pueden acceder a través de la barra de herramientas de la ventana principal de campañas:
Una vez establecida la actividad, se deben indicar los posibles resultados que se pueden presentar al llevarla a
cabo así como la actividad causante, y así sucesivamente hasta llegar de manera cíclica hasta un terminal éxito o
terminal fracaso, lo cual determinará el fin de al campaña.
Al finalizar de registrar la actividad inicial y sus posibles resultados, se debe entonces dar de alta las nuevas
actividades resultantes (en el ejemplo, las correspondientes a “Actualización de datos” y “Contacto telefónico
cliente”) lo que se realiza de la misma forma descrita con anterioridad. Por ejemplo:
En el último paso durante el registro de una campaña se muestran los clientes que cumplen con los criterios
indicados en el paso 2, y nos permite verificar que la definición de los filtros haya sido la correcta.
• No modificar la lista de clientes automáticamente. Al marcar esta casilla se esta indicando al sistema
que la campaña sólo incluirá a los clientes que cumplieron con las condiciones del filtro al momento de
Una vez que se ha completado el registro de la campaña, el personal encargado de realizarla tendrá una guía del
desarrollo de la misma, y podrá darse el seguimiento actividad por actividad hasta alcanzar el objetivo. El detalle
en el seguimiento estará en función de la definición del diagrama de flujo o árbol de actividades definidas en el
paso 4 durante el registro de la campaña. La ejecución y seguimiento podrá realizarse desde la sección
Administración de clientes que se describe a continuación.
Desde esta opción que se puede llevar a cabo el seguimiento de las campañas, tal como el registro de Citas, el
monitoreo en el desarrollo de la misma, el análisis de su evolución, y su efectividad en los resultados que pueden
concluirse como la revisión de las ventas realizadas (facturas y remisiones), las que se encuentran en proceso
(como pedidos y cotizaciones).
Herramientas Filtros y
de atención y agrupamiento de
seguimiento información
La ventana de Administración de clientes provee a las personas encargadas de llevar a cabo la campaña de una
serie de herramientas y funciones con los que se busca incrementar la efectividad en la ejecución de las
diferentes actividades y agilizar el seguimiento sin necesidad de estar cambiando de opción y/o módulo en el
Notas del asistente:
• Filtros, criterios de agrupación y ordenamiento de la información. Es importante hacer notar que en todas
las consultas que se presentan para la Administración de clientes, se cuenta con filtros por fecha y por
Vendedor (Vendedor asignado en el detalle de cada cliente). También se tiene la posibilidad de agrupar por
diversos criterios como la clave del cliente, la campaña o la actividad. Si además consideramos los
ordenamientos ascendentes y descendentes que se pueden aplicar por cada columna, el resultado son
múltiples opciones para el monitoreo y el análisis de la información que vaya resultando de la ejecución de
la misma y la evaluación del desempeño de los ejecutivos de la empresa designados para dicha tarea.
• Barra de herramientas
Agregar cliente
Modificar cliente
Envío de e-mail
• Envío de e-mail masivo. Esta opción permite generar correos para muchos destinatarios, en los que además
se pueden anexar reportes o documentos de MS-Word® con información generada desde Aspel-SAE.
o “Para”. Al dar clic se presenta la lista de destinatarios a los que se puede enviar el correo.
o Reporte. Con esta opción se puede anexar al e-mail el Estado de cuenta general del cliente, o su
Estado de cuenta detallado, un comunicado, el lanzamiento de un nuevo producto con su ficha
técnica, los productos en oferta, etc.
o Plantilla. Al elegir esta opción se puede generar un documento de Word® personalizándolo con los
datos de Aspel-SAE:
1. Desarrollo de campañas. En esta ventana se muestran las diferentes categorías de campañas que se
manejan en el sistema. Al elegir cualquiera de ellas, se muestran todas las campañas registradas con ese
tipo:
• El campo “Fecha” que se presenta en la ventana, puede presentarse de diferentes colores: el color negro
indica una actividad a realizarse en el futuro; en azul se presentan las fechas que corresponden al día actual;
y en rojo las correspondientes a las actividades que tienen vencida su fecha de realización.
• La opción “Trabajo en campañas” que se activa con el botón de la barra de herramientas, presenta las
funciones que permiten llevar el registro de la evolución de las actividades de cada cliente.
o Inicia campaña. Al elegir esta opción, se da por iniciada la campaña, con lo que se activa para todos
los clientes la primer actividad de la campaña, actualizando las fechas, prioridades y comentarios.
2. Actividades generales.
• Citas. Se pueden registrar citas entre los ejecutivos de la empresa y los clientes. Estando posicionados en
la ventana de Citas, dar clic al botón secundario del mouse. Con ello, se despliega un menú flotante con
las opciones de alta, cambio y baja de citas. En caso de contar con la interfase con Outlook®, la ventana
para la captura de la cita será como se muestra a continuación:
• Actividades pendientes. Esta opción es útil cuando al realizar una campaña surge alguna actividad
adicional a realizar con un determinado cliente. Para registrar este pendiente, se debe dar clic al botón
secundario del mouse. De igual forma se pueden registrar actividades pendientes desde la Bitácora de
movimientos.
• Ventas. Se presenta la relación de facturas y remisiones registradas en el sistema.
• Pedidos y cotizaciones. Se presenta la relación de pedidos y cotizaciones registrados en el sistema.
• Estado de mis clientes. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los
clientes que se incluyen en las campañas de la empresa.
• Estado de mis prospectos. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los
clientes potenciales que se incluyen en las campañas de la empresa. (Se considera cliente potencial
aquél que no tenga registrada ninguna factura).
Esta consulta muestra todas aquellas actividades comerciales y de seguimiento que cada uno de los usuarios de
Aspel-SAE va realizando y que afectan a los clientes. Los movimientos que quedan registrados en la bitácora son
los siguientes:
• Documentos de Venta: Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones
• Movimientos de Cuentas por cobrar.
• Modificaciones de los datos de venta de los clientes: Días y límite de crédito, %descuento, días de
revisión y pago.
• Actividades de Campañas que fueron configuradas para registrarse en la bitácora.
• Actividades pendientes.
Los movimientos de venta, cuentas por cobrar y de modificación de datos de venta, quedan asociados
automáticamente a una campaña que se identifica como “INTERNA”. Una Actividad pendiente también puede
quedar asociada a la campaña “INTERNA” si al momento de registrarla no se le relaciona con una campaña en
particular.
1. Información que antes se podía acceder en el mismo módulo de Clientes y cuentas por cobrar, pero a
través de opciones separadas de menú:
• Información del cliente: Datos generales (RFC, dirección, teléfonos, crédito, etc.), datos de venta
(días de crédito, límite de crédito, % de descuento, etc.), datos históricos (ventas anuales, último
pago, ultima venta), datos adicionales (observaciones, campos libres). Asimismo, los datos
correspondientes a los Comprobantes Fiscales Digitales (mecanismo de emisión y envío de
documentos).
3. Información nueva que facilita el análisis de la situación comercial de los clientes así como de las
actividades de atención y seguimiento que se han desarrollado en la empresa:
• Bitácora de movimientos. Presenta las actividades asociadas a las campañas en las que se ha
incluido al cliente.
• Citas y contactos. Se presenta la información relacionada con las citas que se han tenido con el
cliente, así como la lista de personas de contacto de la empresa.
17.1 Generales
Ruta: Ayuda / ASPEL en Internet /Verificación en línea de última versión y/o tecla á/ (todos los)
Programas/Aspel/Actualización en línea y con el icono .
Al hablar de actualizaciones se puede estar hablando de dos cosas totalmente distintas, por ello en esta parte se
aclararán ambas, dado que en Aspel se tiene el término Actualización, el cual en si mismo contiene dos
vertientes:
Actualización a una versión superior, por ejemplo: Aspel-SAE 3.0 Î 4.0, dicha actualización generalmente
implica un costo de acuerdo a las políticas comerciales vigentes.
Actualización en Línea (Aspel-AL), la cual con el fin de mantener los sistemas Aspel de versiones vigentes en
condiciones adecuadas de trabajo, permite bajar de Internet de forma segura una serie de archivos los cuales
permiten al sistema trabajar de forma optima.
El mecanismo de Actualización en línea es muy simple, ya que con sólo unos cuantos clic’s y sin necesidad de
Navegar en varias páginas se podrá obtener la actualización de los archivos que lo requieren, con lo que
disminuye considerablemente el tiempo de conexión a Internet, además es flexible ya que el proceso se puede
ejecutar tantas veces como se requiera. Es definitivamente una herramienta que asegurará siempre estar
trabajando con las últimas mejoras de cada versión. Esta modalidad de actualización está disponible únicamente
para las versiones vigentes de los sistemas de la línea.
Sistemas
Instalados.
Versión
actual del
instalable.
Ruta del
archivo de
versión.
Esta ventana es el panel que permite bajar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, el cual a
continuación se explicará su forma de uso.
t Es importante mencionar que el sistema Aspel-AL está preparado para actualizarse a sí mismo, esto es si
existe una mejora para esta aplicación, se realizará la actualización, de esta manera se asegura una operación
óptima.
Aspel-AL verifica si existe una actualización disponible para el sistema indicado, si encontrare alguna
actualización disponible el sistema lo notificará como se muestra a continuación:
Si no se tiene registrada la razón social de la empresa uno del sistema, el sistema nadara una ventana como la
siguiente indicando que no será posible realizar la actualización hasta que se tenga registrada una empresa.
Si la actualización se lleva acabo directamente desde el sistema, como este se está ejecutando Aspel-AL
solicitará que se cierre la sesión que se tiene en ese momento, tal como los muestra el siguiente mensaje:
Figura 17.1-4 Notificación de la existencia de una sesión abierta del sistema Aspel
Este mensaje se muestra debido a que durante el proceso de actualización varios archivos que en ese momento
se están utilizando, por lo tanto es necesario que se cierre el programa.
Notas del asistente:
Esto indica que una actualización fue suspendida y que es posible reanudarla, para ello, deberá seleccionar SI y
con esto quedara concluida la actualización.
Los siguientes símbolos indican el proceso que se está realizando, antes, durante y al final la actualización.
Una vez que el proceso ha concluido se puede verificar la actualización del sistema consultando los datos del
“Reinstalable No.” Y “Fecha de versión” que aparecen en la ventana de Aspel-AL, ya que después de la sustitución
y actualización de archivos estos datos se modificarán. De esta forma contará con las últimas mejoras realizadas
a su Sistema Aspel.
Para poder contar con las Actualizaciones mas recientes, este proceso se tendrá que llevar acabo regularmente
pero por otra parte si en donde se instaló el sistema se cuenta con una conexión activa a Internet, de forma
automática al accesar al sistema, mediante una pantalla emergente el sistema avisara que ya se tiene una
actualización disponible para el sistema en cuestión, dado que una de las funcionalidades de Aspel-Al es estar
monitoreando que existan actualizaciones para los sistemas y esto solo es posible si se cuenta con la conexión
activa a Internet.
Notas del asistente:
Este mensaje, permite actualizar el sistema ese momento, recordar mañana y/o ocultarlo.
Bajo esta forma de actualización Aspel de México S.A. de C.V. mantendrá a los usuarios informados de las
últimas actualizaciones de los sistemas.