Professional Documents
Culture Documents
www.matapelajaran.com
Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu
hal yang sifatnya massal, misalnya:
Surat Undangan
Surat Pemberitahuan
Surat Promosi Produk
Dll
Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam
dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan
tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika
diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan
dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:
Megi Z
Medan
Dengan Hormat,
Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa :
Langkah selanjutnya, kita akan menggabungkan kedua file tersebut, menjadi file hasil
pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data
penerima undangan.
Dengan
KepadaHormat,
Yth
Aaaa aaaaa
Ahmad aaaaa aaaa
Dhani
aaa aa aaa aaa aa aaaa
Solok
aaaa aaa aaa aaa aa :
Penggabungan
Dengan
Kepada
Hormat,
Yth
(MERGE)
Aaaa aaaaa
Baim Wongaaaaa aaaa
aaaJayapura
aa aaa aaa aa aaaa
File Master surat undangan aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
………….. Dengan
KepadaHormat,
Yth
Aaaa
Megiaaaaa
Z aaaaa aaaa
…………..
aaa aa aaa aaa aa aaaa
Medan
aaaa aaa aaa aaa aa :
Dengan Hormat,
Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Dengan Hormat,
aaa aa aaa aaa aa aaaa Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa : aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa :
Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah
data penerima undangan.
Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal, berikut
ini cara membuatnya pada Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya, namun cara inilah yang paling
penulis sukai.
A. Membuat file master surat undangan
1. Anda jalankan aplikasi Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office
2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan
tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:
3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, agar latihan ini sama dengan penulis
anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini:
Kepada
Yth Bp/Ibu/Sdr
Di
Dengan Hormat,
Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada:
Nur Hidayat
Setelah selesai menuliskannya, pada lembar kerja Word 2007 anda, seharusnya akan tampak
seperti berikut ini:
4. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil dialog box
Save As. Seperti berikut ini:
5. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan
dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini
proses membuat master surat undangan selesai.
2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan
tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:
3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, kita akan menuliskan daftar data
penerima undangan dalam bentuk tabel. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan
saja data berikut ini, seperti ilustrasi berikut ini:
Nama Kota
Tora Sudiro Jakarta
Ahmad Dhani Ambon
Baim Wong Jayapura
Megi Z Medan
Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007, seharusnya akan tampak seperti
ilustrasi berikut ini:
Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas, jangan diberi judul tabel atau apapun.
Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. Ilustrasi
dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.
4. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil
dialog box Save As. Seperti berikut ini:
5. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan
dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini
proses membuat file Data penerima undangan selesai.
Sebaiknya:
Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima
undangan sebaiknya dalam folder yang sama
caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( )
2. Kemudian anda buka file Master surat undangan. Ada dua kemungkinan:
a. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar
kerja Master surat undangan di taskbar. Berikut ini ilustrasinya:
b. File master surat undangan sudah tertutup, dan kita harus mencarinya di folder
My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder
tersebut. Berikut ini langkahnya:
i. Anda jalankan aplikasi Word 2007, kemudian buka lembar kerja baru. Caranya
ii. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in :
berisi My Documents pilih file Master surat undangan.
Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan, seperti
ilustrasi berikut ini:
3. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas, anda klik Ribbon Mailings,
selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini:
5. Lalu pilih Use Existing List …, ini digunakan untuk mencari file Data penerima
undangan. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut
ini:
Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima
undangan. Selanjutnya klik tombol Open.
6. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings, ada beberapa toolbar yang semula
tidak aktif menjadi aktif. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
8. Lalu pada Ribbon Mailings, Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya
akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima
undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota. Seperti ilustrasi berikut ini:
9. Lalu Klik field Nama. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat
undangan akan seperti berikut ini:
10. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk
seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field
selanjutnya Klik field Kota. perhatikan ilustrasi berikut ini:
Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini:
11. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk
12. Untuk menuju data selanjutnya gunakan, Ribbon Mailings klik tanda panah pada
Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada
toolbar tersebut.
Keterangan:
All
Mencetak seluruh data
Current record
Mencetak data yang sedang aktif saja.
From ..To
Mencetak data nomor tertentu. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.
Kemudian anda klik Ok . otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007
yang berisi undangan yang sudah jadi. Tampilannya penulis kecilkan. Perhatikan
ilustrasi berikut ini:
Pada ilustrasi diatas, terdapat 4 halaman surat undangan. Dan nama filenya otomatis
letters1.
b. Print Document…
Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.
Langkahnya sama persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke
Printer.