Professional Documents
Culture Documents
Salah satu kelebihan dari MS Word adalah fasilitas Mail Merge. Oleh sebab
itu, kalau sebelumnya fungsi Mail Merge ada di sub menu Tools lalu Letters and
Mailings, maka di MS Office 2007, menu Mail Merge sudah dibuat exclusive
menjadi sebuah menu Mailings.
Mail merge adalah fungsi untuk memudahkan membuat beberapa surat dengan
format/template yang sama tapi memiliki data yang berbeda. Contohnya : surat
undangan atau surat tagihan.
Adapun sub menu dalam menu mailings adalah sebagai berikut :
1. ENVELOPES
Envelopes digunakan untuk membuat dan mencetak kop surat tunggal. Pada
kop dapat dituliskan alamat tujuan.
Cara menggunakan:
Pada tab Envelopes, masukkan alamat penerima dan alamat kita. Jika kita ingin
menambahkan alamat pos atau surat pada amplop,klik check box dibawah alamat
penerima. Salah satu manfat dari tool ini adalah kita dapat membuat dan mencetak
amplop pada kotak dialog yang terpisah walaupun dokumen lain terbuka. Kita
dapat memilih ukuran amplop pada tombol Options. Kita juga dapat langsung
mencetak melalui kotak dialog jika sudah siap.
2. LABELS
Membuat dan mencetak label tunggal (misalnya untuk menuliskan alamat
penyuratan, sebagai sampul file data, sampul CD), maupun label lembaran
(misalnya label perusahaan).
Cara menggunakan:
● Klik pada tab Labels.
● Kita dapat memilih tipe label yang kita inginkan (sama seperti pembuatan
amplop).
● Untuk mengubah setting sesuai keinginan kita, pilih tombol Options.
● Untuk melihat bagaimana format dari label yang ada, pilih salah satu style
label dari daftar dan klik Details. Disini, kita dapat mengubah settingnya.
● Jika kita menggunakan labe nonstandart, kita akan menambahkannya pada
daftar dengan menekan tombol New Label pada kotak dialog Options
Label. Beri nama label dan atur batas,dimensi dan nomor label yang akan
dicetak.
4. SELECT RECIPIENTS
Menentukan dokumen yang digunakan, biasanya bersisi data teks dan grafik
dari beberapa versi dokumen yang sebelumnya telah di-merge, meliputi nama dan
alamat pelanggan.
Cara menggunkan:
1. Type new list :
Untuk menambahkan record baru, klik tombol New Entry
Jika data kita tidak sesuai dengan field, klik tombol Customize untuk
menampilkan kotak dialog Customize Address List. Disini kita dapat
menambahkan field yang kita butuhkan.
Hapuslah field yang tidak kita butuhkan dengan menekan tombol Delete dan
tambahkan field yang kita butuhkan dengan menekan tombol Add, untuk
menampilkan kotak dialog Add List.
Jika sudah selesai klik OK untuk kembali ke kotak dialog Customsize
Address List.
Klik OK. Isi record pada field-field yang tersedia. Jika sudah selesai, klik
OK. Maka kita akan dihadapkan pada kotak dialog Mail Merge Recipient.
Jika sudah benar, klik OK untuk kembali ke jndela task pane.
2. Use Existing List :
Pertama cari lokasi dokumen data source pada kotak dialog Select Data Source.
Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Tab. Pada kotak
dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak
First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
3. Select From Outlook Contacts
7. ADDRESS BLOCK
Menyetarakan bentuk penulisan alamat kop surat proposal.
Cara menggunkan :
Kita dapat mengubah bagaimana nama penerima akan muncul, tentukan apakah
akan memasukkan nama perusahaan penerima, dan memilih opsi untuk alamat
alamat, preview yang akan menunjukkan kita bagaimana alamat akan disisipkan
dalam dokumen. Setelah kita telah membuat pilihan Anda, klik OK. Di mana kita
memasukkan alamat blok dalam dokumen, kita akan melihat alamat blok. Tanda
panah menunjukkan bahwa itu adalah lapangan, dan karena itu adalah sebuah blok
berisi beberapa bidang, ada empat panah di setiap sisi, karena bertentangan
dengan dua panah untuk bidang tunggal. Jika kita ingin menerapkan format
apapun ke lapangan, sorot seluruh bidang, termasuk anak panah, dan kemudian
menggunakan tombol pintas atau tombol toolbar format untuk menentukan pilihan
pemformatan.
8. GREETING LINE
Membuat pembuka surat yang bentuknya sama pada semua surat yang akan
ditujukan pada semua customer.
Cara menggunakan :
Untuk menyisipkan baris ucapan, klik Greeting line pada Mail merge Wizard
panel. Kotak dialog Greeting line akan muncul gerak Anda untuk masukan lebih
lanjut tentang bagaimana kita ingin garis salam untuk membaca. Setelah kita
menggunakan drop down box untuk membuat perubahan, klik OK. kita akan
melihat nama field dikelilingi oleh anak panah. Untuk menyisipkan bidang lain,
klik More Item dalam Mail merge Wizard panel. Sorot nama field yang ingin kita
menyisipkan dengan mengklik, klik Insert dan kemudian OK untuk memasukkan
lapangan. Jika kita ingin menyisipkan beberapa bidang berturut-turut, ikuti
langkah-langkah yang sama, tapi jangan klik OK sampai kita sudah terpasang
semua.
10. RULES
Membuat aturan yang mengatur penggabungan surat.
Cara menggunakan :
Kita dapat menggunakan aturan jika (if) atau akan tetapi (then). Perintah tersebut
digunakan untuk mengecek daftar nama pelanggan yang memiliki nomor telepon
lokal maupun internasional yang ada di luar negeri.
apa saja
Cara menggunakan :
Setelah kita selesai membuat pengeditan teks dan memformat jangan lupa untuk
kembali ke tab Mailings kita dan pilih tombol Update Label. Ini akan memastikan
bahwa semua format dan perubahan yang Anda buat untuk label pertama disalin
ke semua label lain.
Digunakan sebelum kita mencetak surat kita, kita harus pratinjau mereka untuk
memeriksa kesalahan. Secara khusus, perhatikan spasi dan tanda baca sekitar area.
kita juga akan ingin memastikan bahwa Anda telah memasukkan bidang yang
tepat di tempat-tempat yang benar.
Cara menggunakan :
Untuk melihat pratinjau huruf, klik Hasil Preview pada menu Mailings. Gunakan
panah untuk menavigasi melalui surat. Sebelum data dan dokumen digabung, kita
diberi pilihan untuk mengedit surat individu. Pilihan 1: Jika kita hanya ingin
menggabungkan data dengan dokumen utama tanpa membuat perubahan individu,
klik Print pada penggabungan Wizard panel Mail.Gabung ke Printer kotak dialog
akan terbuka. Kita akan mencetak semua, jadi klik OK. Kotak dialog Print akan
muncul, kita dapat berinteraksi dengan itu seperti yang kita lakukan dengan satu
untuk dokumen biasa. Pilihan 2: Mengklik Edit surat individu akan memunculkan
kotak dialog. Untuk tutorial ini, kita akan menggabungkan semua catatan dengan
dokumen, jadi klik OK. Sebuah jendela Word baru akan muncul berisi surat-surat
digabung. Pada jendela ini kita dapat menggulir melalui mereka semua, membuat
perubahan atau penambahan kepada mereka secara individual, dan kemudian
mencetaknya seperti yang kita lakukan dokumen yang normal. kita juga dapat
menyimpan file untuk penggunaan masa depan. Kita masih akan memiliki
penggabungan dokumen.
14. FIND RECIPIENTS
Menemukan penerima. Menemukan dan menampilkan data yang spesifik dan
telah tersimpan di daftar penerima dengan mencari teksnya.
Cara menggunakan :
Klik Find Recipients. Kemudian tuliskan salah satu nama daftar penerima ada
kotk dialog sehingga data penerima akan muncul secara spesifik sesuai dengan
yang telah kita buat.