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CLASIFICACION
Motivos para su construcion y
estudio
Hablemos de algunos conceptos
previos
Clasificación: Método de conocimiento y de información.
Es separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos. Se aplica a la totalidad de
un fondo o las secciones de un fondo. Establece:
Natural
Aplicada
ELEMENTOS DE LA
CLASIFICACION
Se tomará en cuenta:
Las acciones = clasificación funcional
La estructura orgánica = clasificación
orgánica
Los asuntos = clasificación por materias
CLASIFICACION ORGANICA
Se basa en la estructura organizacional y las jerarquías
administrativas de la institución.
Ventajas: Se aplica a instituciones con desarrollo
limitado en el tiempo o de estructuras internas no muy
complejas.
Desventajas: Cuando las administraciones sufren
constantes cambios en su organización, los cuadros
orgánicos se quedan rápidamente obsoletos, creando
confusionismo en el archivo
CLASIFICACION FUNCIONAL
Se basa en las funciones que desempeñan
los distintos servicios de la Administración.
Es flexible, adecuado, asegura el respeto
de los fondos en su continuidad
CLASIFICACION ORGANICO
FUNCIONAL
Es una combinación de los anteriormente
expuesto. Orgánico para las divisiones del
fondo y funcional para las series.
SISTEMATICO POR MATERIAS
Método antiarchivístico, solo es válido para las
colecciones documentales que no constituyen series. Si
se utilizara una clasificación por materias:
Función directiva
Función administrativa
Función Comercial
Función Técnica
LAS SERIES DOCUMENTALES
Son el resultado en forma de documentos
de los procedimientos seguidos en cada
una de las actividades desarrolladas para
el cumplimiento de las funciones que cada
organización tiene como propias.
Su identificación va unido a su proceso de
valoración.
LAS SERIES DOCUMENTALES
Su identificación es imprescindible para su
correcta descripción y valoración desde el
punto de vista administrativo, legal e
histórico para determinar una regla de
conservación, que es la agenda de su ciclo
vital.
LAS SERIES DOCUMENTALES MAS
FRECUENTES EN UNA EMPRESA
Documentos constitutivos de una sociedad (Estatutos), forman parte del
proceso de fundación, escrituras públicas de una constitución, código de
identificación fiscal, licencias de apertura y actividad
Las actas de órganos directivos (actas del directorio, actas del consejo de
administración, actas del comité de auditorías, etc)
Balances generales
Informes de Auditorías
Los contratos
Libros contables
Inventarios
Expedientes personales
Seguros sociales
Planillas
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