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EL CUADRO DE

CLASIFICACION
Motivos para su construcion y
estudio
Hablemos de algunos conceptos
previos
Clasificación: Método de conocimiento y de información.
Es separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos. Se aplica a la totalidad de
un fondo o las secciones de un fondo. Establece:

1. La división de un conjunto documental mediante la


agrupación de sus elementos en varias clases o
subconjuntos determinados por uno o varios criterios
2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase
determinado
CLASIFICACION
Existen dos clases de clasificación:

Natural

Aplicada
ELEMENTOS DE LA
CLASIFICACION
 Se tomará en cuenta:
 Las acciones = clasificación funcional
 La estructura orgánica = clasificación
orgánica
 Los asuntos = clasificación por materias
CLASIFICACION ORGANICA
 Se basa en la estructura organizacional y las jerarquías
administrativas de la institución.
 Ventajas: Se aplica a instituciones con desarrollo
limitado en el tiempo o de estructuras internas no muy
complejas.
 Desventajas: Cuando las administraciones sufren
constantes cambios en su organización, los cuadros
orgánicos se quedan rápidamente obsoletos, creando
confusionismo en el archivo
CLASIFICACION FUNCIONAL
 Se basa en las funciones que desempeñan
los distintos servicios de la Administración.
Es flexible, adecuado, asegura el respeto
de los fondos en su continuidad
CLASIFICACION ORGANICO
FUNCIONAL
 Es una combinación de los anteriormente
expuesto. Orgánico para las divisiones del
fondo y funcional para las series.
SISTEMATICO POR MATERIAS
 Método antiarchivístico, solo es válido para las
colecciones documentales que no constituyen series. Si
se utilizara una clasificación por materias:

 Se perdería el valor probatorio del documento, al crearse


colecciones facticias
 Un documento de archivo contiene mas de una materia, lo que
haría que quedase fraccionada esa serie convirtiéndola en una
colección
 Se perdería la objetividad y la clasificación respondería a un
punto de vista subjetivo, impidiendo su acceso inmediato.
PRINCIPIOS DE LA
CLASIFICACION
T. Schellenberg establece los siguientes principios:
 La clasificación es anterior a la ordenación
 Debe ser consistente. No pueden mezclarse funciones, actividades o
materias
 No pueden utilizarse encabezamientos como varios o misceláneos
 No deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias
subdivisiones
 Los documentos de archivo pueden clasificarse por funciones
 También se pueden clasificar con relación a los órganos de una
entidad
 De manera excepcional podrán clasificarse por materias o asuntos
(colecciones de archivo)
FINES DE LA CLASIFICACION
- Las operaciones de clasificación que determinan las agrupaciones y
tipos documentales de archivos determinan también las unidades de
descripción.

- La clasificación normaliza la denominación de las agrupaciones de


documentos de archivo y la asignación de títulos a las unidades
documentales

- La clasificación garantiza la realización de búsquedas genérales de


documentos y la formulación y depuración de búsquedas específicas
en un ámbito determinado.

- La clasificación permite la ordenación de los resultados de las


búsquedas documentales mediante criterios jerárquicos de relevancia
La construcción de la clasificación permite la
determinación sucesiva de los siguientes
elementos:
 El dominio de clasificación: La entidad productora de un fondo debe
tener existencia jurídica, competencias, cierto grado de autonomía
(M. Duchein)
 Los objetos de clasificación: No son los documentos, sino la serie
documental
 Los criterios de clasificación: Orgánico, funcional o mixto. Los
primeros niveles de división de un fondo se determinan por criterios
funcionales, mientras que los niveles posteriores pueden
corresponderse con órganos, servicios o actividades concretas
 El árbol jerárquico: Número de divisiones jerárquicas utilizadas en el
cuadro
 El código de clasificación: debe ser breve, lógico, expresivo, flexible,
sencillo. Sirve para ordenar de forma sistemática, de lo general a lo
específico, de mayor a menor, las divisiones y subdivisiones del
fondo
CUADRO DE CLASIFICACION
 Es la materialización de la operación intelectual de la
clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que
refleja las funciones y las actividades de una
organización

 Se la construye con 3 elementos:

 La estructura orgánica de la institución


 Las funciones que ejercen dichas instituciones
 Las actividades que se derivan de dichas funciones
CARACTERISTICAS
 Sencillo
 Flexible
 Debe permitir la integración de otras
clasificaciones complementarias
 Debe permitir la uniformidad
ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN CUADRO
DE CLASIFICACION

 Creación de un modelo hipotético:


 La legislación general
 Normas de organización interna
 Historia de la institución
 Historia general de la época y lugar en que la institución
desarrolló su actividad
 Los manuales de administración vigentes para éste
periodo
 La diplomática
ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN CUADRO
DE CLASIFICACION
 Comparación del modelo hipotético con la documentación
real. Se va delimitando las series documentales y con los
tipos documentales que las comprenden. Teniendo en
cuenta:
 Denominación de la serie
 Oficina productora
 Destinatario
 Legislación
 Trámite administrativo
 Contenido

Luego se tendrá el cuadro de clasificación ajustado a la realidad.


NIVELES BASICOS DEL CUADRO DE
CLASIFICACION
 Sección: primera división del fondo. Se toma en cuenta
las líneas de acción de la entidad.

 Subsección: División de la anterior, realizada en virtud


de la función o funciones desarrolladas.

 Serie: Conjunto de documentos producidos de manera


continuada como resultado de una misma actividad.
PRINCIPIOS DEL CUADRO DE
CLASIFICACION
 Delimitación: El objeto de estudio es el fondo documental, quedan
fuera aquellos de procedencia ajena.
 Unicidad: El cuadro se concibe para clasificar toda la documentación
con independencia de su cronología, desde la mas antigua hasta la
mas reciente.
 Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad,
cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación
segura.
 Simplificación: Es imperativo. Se desarrollará las divisiones justas y
precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para
clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.
EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA
 El reconocimiento de la importancia de las
funciones condujo al Comité de Normas
Internacionales del CIA a desarrollar una
Norma internacional para la descripción de
funciones (ISDF), mayo de 2007.
EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA
Henri Fayol (1916) reconoció seis
funciones en las empresas:
– Técnicas (producción, fabricación, transformación)
– Comerciales (compras, ventas)
– Financieras (gestión de capitales)
– Seguridad (protección de bienes y personas
– Contables (inventarios, balances, precios, estadísticas)
– Directivas (previsión, organización, control
EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA
Las funciones, en definitiva, se pueden
definir en cuatro:

Función directiva
Función administrativa
Función Comercial
Función Técnica
LAS SERIES DOCUMENTALES
 Son el resultado en forma de documentos
de los procedimientos seguidos en cada
una de las actividades desarrolladas para
el cumplimiento de las funciones que cada
organización tiene como propias.
 Su identificación va unido a su proceso de
valoración.
LAS SERIES DOCUMENTALES
 Su identificación es imprescindible para su
correcta descripción y valoración desde el
punto de vista administrativo, legal e
histórico para determinar una regla de
conservación, que es la agenda de su ciclo
vital.
LAS SERIES DOCUMENTALES MAS
FRECUENTES EN UNA EMPRESA
 Documentos constitutivos de una sociedad (Estatutos), forman parte del
proceso de fundación, escrituras públicas de una constitución, código de
identificación fiscal, licencias de apertura y actividad
 Las actas de órganos directivos (actas del directorio, actas del consejo de
administración, actas del comité de auditorías, etc)
 Balances generales
 Informes de Auditorías
 Los contratos
 Libros contables
 Inventarios
 Expedientes personales
 Seguros sociales
 Planillas
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