You are on page 1of 18

Activitatea în

secretariat
1. Profilul asistent manager-ului
2. Activitatea zilnică
Schimbarea(I)
 Vechea munca de secretariat nu implica,
in general, creativitate sau
spontaneitate, ea rezumandu-se la
activitati de birou.
 Era vorba, pe de o parte, de sarcini
administrative (precum fotocopierea,
inregistrarea/ arhivarea documentelor,
dactilografierea scrisorilor, primirea
corespondentei si transferul apelurilor
telefonice), iar pe de alta de unele de
„protocol" (servirea cafelei, de exemplu).
Schimbarea(II)
 In prezent, termenul de „secretar" este mentinut
in special in institutiile din
1. administratia publica,
2. in mediul politic,
3. in invatamantul de stat si in organizatiile cu un
stil de management imbatranit.
 Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut
insa ca vechile atributii sa fie depasite.
1. Documentele sunt arhivate in fisiere electronice,
2. managerii isi scriu singuri e-mailurile, isi
contacteaza singuri partenerii de afaceri la
telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua de la
automat.
Profilul asistent manager-ului
 Secretarul de astazi
1. este mana dreapta a managerului si detine
informatii din toata sfera de activitate a firmei,
2. se implica activ in proiectele departamentului sau
ale companiei,
3. mediaza relatia cu subordonatii etc.
 Un assistant manager competent trebuie
1. sa prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul
de complexe:
2. sa detina o diploma de licenta,
3. sa stie cel putin doua limbi straine,
4. sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator si
sa cunoasca comunitatea de afaceri.
5. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de
comunicare, diplomatie, atentie distributiva, atentie
la detalii si spirit organizatoric si de planificare.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
 Acorda suport si asistenta in bunul mers al unei
companii sau departament, fiind „managerul de
serviciu". Poate sa ia decizii pana la un anumit
nivel si este persoana delegata sa preia o parte
dintre atributii in absenta superiorului. Poate
solicita respectarea unor termene, desfasurarea
anumitor activitati, astfel incat absenta
superiorului sa nu puna in pericol buna
desfasurare a proiectelor.
 Este interfata dintre sef si publicul intern si
extern, un facilitator sau moderator. Asistentul
face legatura intre cele doua niveluri. Isi
informeaza superiorul asupra evenimentelor din
companie, pastrand totusi discretia si distribuind
doar anumite informatii de la superior catre
companie.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
 Isi degreveaza superiorul de sarcini mici,
pentru a reduce presiunea si a-i facilita
acestuia concentrarea pe sarcini mari.
Poate sa culeaga date si informatii pentru
diverse proiecte ale superiorului, raspunde
direct mesajelor sau scrisorilor de
importanta minima.
 Este „agenda" sefului, organizatorul
personal al acestuia. Planifica intalnirile
tinand cont de data, loc, ora si actualizeaza
in permanenta aceste repere. Isi
informeaza in timp util superiorul asupra
activitatilor programate.
un assistant manager are
urmatoarele roluri
 Este oglinda superiorului, a carui
imagine depinde in mare masura de
cea proiectata in jur de asistent.
Asistentul este primul care intra in
contact cu un client, astfel incat face
parte din „prima impresie" pe care
vizitatorul si-o formeaza. Felul in
care scrie corespondenta sau
vorbeste la telefon il reprezinta si pe
superiorul sau, nu doar pe sine.
Avantajele de a fi assistant
manager
 Ca asistent, ai in grija responsabilitatea intregii ordini
a sefului direct si chiar «harta afacerii». In consecinta,
poti avea in vedere functii din diferite departamente.
Experienta dobandita, exercitiile de atentie,
creativitatea si spontaneitatea ajung sa te recomande
mai departe in pozitii superioare ierarhic",
 Accesul la informatii sau stiri proaspete despre
mediul de afaceri, relatii in afara organizatiei, un mod
antreprenorial de a vedea lucrurile, cresterea
capacitatii de a analiza informatiile si de a face
legaturi intre diferite aspecte, dezvoltarea simtului
practic si a initiativei, dezvoltarea capacitatii
decizionale, cunoasterea mai buna a modelului de
business al organizatiei, cresterea gradului de
educatie in afaceri. Toate acestea sunt beneficii la
care majoritatea asistentilor de manageri au acces si
care ii pot ajuta sa dezvolte o serie de abilitati
necesare in domenii foarte variate.
Funcţia de asistent manager
 Asistentul manager face parte din structurile
ierarhice superioare, ca prim subaltern şi în
acelaşi timp colaborator apropiat al
directorului (general sau de departament).
 Asistentul manager nu poate da dispoziţii
nimănui, fără a fi delegat în acest sens de
director, doar dacă la rândul său are
subalterni (secretare).
 Sunt cazuri în care, prin delegare de
autoritate, asistentului manager i se
subordonează directori de departamente,
asistentele acestora etc
competenţe ale asistentei
manager
 administrarea – gestionarea documentelor 
   corespondenţa cu partenerii de afaceri 
   motivare-stimulare
 rezolvare a conflictelor
 luarea deciziilor
 negocierea
 controlul
 delegarea responsabilităţilor
 raportarea activităţii  
 optimizarea forţei de muncă 
 coordonarea perfecţionării forţei de muncă
 comunicarea interpersonală
Cerinţele profesionale(I)
 cunoaşterea limbii române cu tot ceea ce înseamnă ea (ortografie,
gramatica, vocabular);
 ˇ        cunoaşterea şi utilizarea corectă a metodelor şi tehnicilor ce
constituie baza profesiunii sale:
 §          procedee de scriere şi citire rapidă;
 §          procedee de codificare şi clasare;
 ˇ        cunoaşterea a una, două limbi străine;
 ˇ        cunoaşterea lucrului pe calculator:
 §          tehnoredactare;
 §          baze de date;
 §          poşta electronică;
 §          noile tehnologii de transmitere şi prelucrare a informaţiilor.
 ˇ       cunoaşterea unor noţiuni de psihologie şi comportament în relaţiile
cu publicul (secretara trebuie să fie un bun psiholog, reuşind să
descopere ce fel de om are în faţă şi ce poziţie trebuie să adopte faţă de
comportamentul acestuia).
 ˇ       cunoaşterea unor principii de organizare şi conducere; în acest sens,
ea trebuie să aibă cunoştinţe de drept, marketing, management,
contabilitate, psihologie etc.
 ˇ       cunoaşterea lucrărilor de secretariat şi corespondenţă;
 ˇ       dorinţa de a se perfecţiona continuu în domeniul de activitate al
firmei prin studierea literaturii de specialitate şi a publicaţiilor de profil.
Cerinţele profesionale(II)

   cunoaşterea lucrului pe
calculator:
 §          tehnoredactare;
 §          baze de date;
 §          poşta electronică;
 §          noile tehnologii de
transmitere şi prelucrare a
informaţiilor.
Cerinţele profesionale(III)
 cunoaşterea unor noţiuni de psihologie şi
comportament în relaţiile cu publicul (secretara
trebuie să fie un bun psiholog, reuşind să
descopere ce fel de om are în faţă şi ce poziţie
trebuie să adopte faţă de comportamentul
acestuia).
 ˇ       cunoaşterea unor principii de organizare şi
conducere; în acest sens, ea trebuie să aibă
cunoştinţe de drept, marketing, management,
contabilitate, psihologie etc.
 ˇ       cunoaşterea lucrărilor de secretariat şi
corespondenţă;
 ˇ       dorinţa de a se perfecţiona continuu în
domeniul de activitate al firmei prin studierea
literaturii de specialitate şi a publicaţiilor de profil.
Activitatea secretarei
in relatia cu sefii
 Secretara trebuie să ştie care sunt sarcinile şi politicile
prioritare ale conducerii, întocmind agenda de lucru în funcţie
de acestea.
 De asemenea, secretara trebuie :
 ˇ       să se asigure că toate informaţiile furnizate conducerii
sunt exacte, astfel încât personalul executiv va fi scurt de a
verifica toate documentele ;
 ˇ       să fie capabilă să răspundă cu diplomaţie oricărei cereri
telefonice, iar executivul trebuie să aibă încredere că secretara
tratează toate problemele de serviciu în mod confidenţial ;
 ˇ       să fie capabilă să rezume esenţa unor lucrări, scutind
conducerea de a le mai studia ;
 ˇ       să înţeleagă clar scopul muncii şi să preia munca
personalului executiv în absenţa acestuia, iar acesta trebuie
să fie convins că secretara poate face faţă problemelor ce
apar în lipsa sa ;
 ˇ       să fie bine informată în tot ceea ce face conducerea,
încât să-i poată fi de ajutor când trebuie ;
 ˇ       să menţină un climat de bună dispoziţie ;
Activitatea secretarei
in relatia cu alte compartimente
 Secretarele au legături cu toate compartimentele
din unitate, permanent şi în forme variate.
 Corespondenţa primită de la acestea, pentru
semnat şi expediere, cea repartizată de
secretară cu rezoluţiile conducerii, lucrările
executate în comun, dactilografierea materialelor
elaborate de specialiştii din compartimente.
 Pentru a colabora cât mai bine cu ceilalţi
angajaţi, secretara trebuie să-şi îndeplinească
sarcinile de serviciu (să-i sprijine cu materiale
documentare, fişe, să le transmită imediat şi cu
precizie hotărârile, dispoziţiile conducerii, să le
dea lămuriri), respectând în acelaşi timp şi alte
condiţii de ordin comportamental
Activitatea secretarei
in relatia cu persoane din
afara unităţii
 Secretariatul este un factor important
în realizarea legăturilor între instituţia
pe care o reprezintă şi persoanele din
afară, fie că sunt cetăţeni, fie că sunt
parteneri sau viitori parteneri de
afaceri.
 Priceperea de a întâmpina un vizitator
determină calitatea relaţiilor între cei
care sunt viitori colaboratori în afaceri.
Activitatea secretarei
in relatia cu persoane din
afara unităţii
 Se impun câteva reguli pe care o secretară trebuie să le cunoască :
 ˇ       secretara se opreşte din lucru, dă mâna cu el, iar dacă îl vede pentru prima dată se
prezintă. Se prezintă şi vizitatorul şi spune scopul vizitei (secretara poate hotărî dacă
problema ridicată de vizitator poate fi rezolvată de altă persoană din unitate). Dacă
vizitatorul nu doreşte să spună scopul, şeful este cel care va hotărî dacă îl va primi sau nu.
Nu este de competenţa secretarei să respingă un vizitator sau să se poarte nepoliticos pe
motiv că acesta doreşte să-i comunice personal şefului scopul vizitei.
 ˇ       să caute să recunoască persoanele care nu vin pentru prima dată (în cadrul activităţii
de secretariat memorarea figurilor şi a numerelor de telefon este foarte importantă);
 ˇ       să manifeste deferenţă şi atenţie faţă de toate persoanele, indiferent în ce calitate şi
cu ce problemă se prezintă la secretariat;
 ˇ       să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care aceasta
este posibilă);
 ˇ       să aibă o atitudine corectă; să nu discute cu colegii cu voce tare şi să-şi
supravegheze convorbirile telefonice, atunci când în birou se află o persoana străină;
 ˇ       să-l prezinte pe vizitator cu numele şi funcţia – acesta înseamnă respect;
 ˇ       vizitatorii din afară, înainte de a pleca vor fi rugaţi să-şi comunice numărul de telefon
pentru a putea fi contactaţi;
 ˇ       în nici o situaţie secretara nu trebuie să aibă faţă de vizitatori admiraţie, surpriză,
nemulţumire; nu trebuie să discute probleme personale;
 ˇ       să ţină seama de faptul că secretariatul este locul de primire al persoanelor care
doresc să vorbească cu şeful, a vizitatorilor şi de aceea camera respectivă trebuie să fie
cât mai plăcută;
 ˇ       autocontrolul permanent asigură o atitudine corectă faţă de cel care se prezintă în
secretariat.
Relaţiile cu mass-media
 înseamnă activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanţii radioului, televiziunii sau presei.
 Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaţii ale
firmei cu publicul. Aşadar, este în interesul firmei să ofere presei
informaţii şi imagini într-o formă favorabilă pentru ea. În relaţiile cu
mass-media secretara trebuie:
 ˇ       să fie amabilă şi cooperantă;
 ˇ       să aibă grijă să nu divulge informaţii secrete sau confidenţiale;
 ˇ       să noteze numele redactorului respectiv, numărul de telefon,
numele ziarului, postul de radio sau televiziune şi detalii asupra
subiectului care interesează;
 ˇ       dacă este necesar, secretara va fixa o întrevedere cu o
persoană din conducere, lăsându-i acesteia timp să-şi pregătească
răspunsul.
 În contextul relaţiilor dintre persoane, regulile de conduită şi
comportare civilizată contribuie la desfăşurarea normală şi
fructuoasă a acestor relaţii.
 Printre îndatoririle secretarei, obligată prin natura funcţiei să
contribuie la stabilirea unor relaţii interpersonale, se numără
cunoaşterea şi respectarea unor reguli de protocol la care se
adaugă cele de comportament şi conduită uzuală.

You might also like