Sobre las reuniones

Toda reunión puede y debe mejorarse.

Toda reunión es un gasto o una inversión dependiendo de cómo se maneje.
El trabajo en equipo y las reuniones son un medio, no un fin es sí mismas.

“No preguntemos si estamos plenamente de acuerdo,

sino tan sólo si marchamos por el mismo camino.”
Johann Wolfgang Goethe
¿CUANDO NO CITAR A REUNIÓN?

Es conveniente acatar algunas recomendaciones acerca de cuando no se debe

convocar a una reunión:

• No se tiene objetivo específico que alcanzar

• Los asuntos requieren un tratamiento individual
• No se tiene una agenda previamente establecida
• Los problemas se deben discutir en privado
• Existe otra mejor forma de comunicación
• Ya se tomó la decisión
• No se cuenta con la información requerida
• No estarán presentes las personas claves
TIPOS DE REUNIONES

1- reuniones para informar

2- reuniones para recoger información

3- reuniones para formar

4- reuniones para intercambiar puntos de vista

5- reuniones para llegar a un acuerdo

6- reuniones para generar ideas

7- reuniones para tomar decisiones

Antes de la Reunión
 Definir objetivo a alcanzar con la realización de la reunión

 Identificar participantes requeridos para alcanzar el objetivo de la reunión

 Definir duración máxima de la misma (tan corta como sea posible)

 Informar a los participantes del objetivo y de la agenda a seguir

 Definir de manera correcta sí el espacio físico es el más apto

 El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de

comidas o bebidas respecto de las costumbres de los asistentes

 Detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus
creencias, religión o historia
 Tipología de los participantes
LÍDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los demás le
escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar
seguros de lo que quieren decir.

MODERADOR: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.

EXPERTO: es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy útil si no se las da
de sabelotodo.

CLARIFICADOR: es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido

bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería
ha hacer.

ACELERADOR: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.

ALENTADOR: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervención que su
participación o propuesta ha sido buena.

LIDER INSTITUCIONAL: es el de mayor autoridad de la reunión.

CRÍTICO: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se hace.

EL JOVIAL: el que lo único que hace es hacer reír. (Hay que controlarlo)
Durante la reunión
Concentración en el tema a tratar (no desviarse)

Todos los acuerdos tomados o actividades a realizar deben estar definidas con
fechas de cumplimiento y responsables de ejecución

Analizar las actividades en términos de prioridades

Cortesía y respeto

Tomar las decisiones con base en datos y hechos

Puntualidad
 Dirección de Reuniones
Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director, en este sentido podemos definir tres tipo de dirección:

Con Control del Director Sin Control del Director y Con Control del Director
y Sin Participación del Con Participación del y Con Participación del
Grupo Grupo Grupo

El Director habla todo el En este tipo de reunión el Este es el tipo de reunión

tiempo. Director deja que los más eficiente.
participantes discutan entre
El grupo no participa en la sí. Permite al grupo una mejor
discusión ni aporta ideas. La comprensión de los
decisión la toma el director. Cada uno trata de imponer problemas que se discuten.
sus ideas al vecino.
Hay muy poca aceptación de Se logra una mayor
las ideas por parte del grupo. Algunos directores aceptación de las ideas
maquiavélicos utilizan este decisiones tomadas, pues el
Algunos autores denominan sistema para, en la mismo grupo ha participado
este tipo como "reunión confusión, imponer sus en las mismas.
dictatorial". ideas.
 Clases de mesas.
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de
la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las
mesas pueden ser:

1. Herradura.
También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres
grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la
misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele
estar acordado con anterioridad a la reunión.
2. Circular.
Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una
sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.
3. Polígono.
Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son
ideales por que delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la
debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.
4. Rectangular.
Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en
una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.
5. Oval.
Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en
las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).
Después de una reunión
a. Formulación y reproducción del acta de la sesión.

b. Lectura del documento final.

c. Firma del acta y documento.

d. Distribución de los mismos a los participantes.

e. Evaluación de la reunión, y difusión masiva.

f. Sentar responsabilidades, con tiempos de cumplimientos bien definidos

Según Michael Gore, las reglas para lograr que las

cosas se hagan y se aproveche bien el tiempo son:

b. Definir sus metas.

b. Desarrollar un programa definido.

c. Formular tablas de tiempo.

d. Concentrarse en lo esencial.
Cómo evaluar una reunión

 Aprovechamiento del tiempo

 Participación balanceada

 Claridad del objetivo de la reunión

 Cumplimiento de las tareas asignadas

 Eficacia en la solución a los problemas planteados

Beneficios de una reunión eficiente

Los principales beneficios obtenidos al realizar reuniones son:

mayor compromiso (participación), mejor comunicación, mayor
eficacia (por el contacto personal)

Permiten conocer diferentes puntos de vista, disminuye el

conflicto y la resistencia al cambio, produce el efecto de sinergia
(donde todos los participantes juntos producen más, que la suma
del trabajo de cada uno)

Mejoran la calidad de las decisiones que se toman.

Bibliografía
http://
www.monografias.com/trabajos66/direccion-reunione
s/direccion-reuniones.shtml?monosearch
http://www.slideshare.net/folista/las-reuniones
http://
www.grupoice.com/esp/cencon/pdf/desarrollo/reunio
nes_eficientes.pdf
http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborale
s_y_etiqueta/las_reuniones_y_las_juntas_comportars
e_y_saber_estar_.
html
http://buscador-protocolo.blogspot.com/2009/10/tipo
s-de-reuniones-preparativos-previos.html