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Cincuenta trucos para Word y Excel

Cincuenta trucos para Word y Excel

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50 trucos para Word y Excel
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Cincuenta trucos para Word y Excel
Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las dosaplicaciones más usadas en la oficina y el hogar Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo cortar horizontalmente una ta-blaAdemás, gráficos con ventana propia y métodos para cargar datos en Excel
Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen fa-cilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto, planillas de cálculo yotras.En el caso específico de Office, más concretamente en
Word 
y
Excel 2000 
, hay una buena varie-dad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que sedescriben en esta nota.
WORD 2000
 
Gestión de archivos
 
1Abrir sin documento.
Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantallahaga lo siguiente: 1º) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2º) Elija la opción
Nuevo/Accesodirecto
en el menú contextual. 3º) En el cuadro de diálogo pulse el botón
Examinar 
y siga la ruta deacceso del ejecutable de Word (
Winword.exe
) para que quede escrito en la caja
Línea de coman-dos
. En una instalación típica esta ruta es
"C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Win-word.exe" 
(así, con comillas). En la misma caja, detrás de todo este path, tipee
 /n
. 4º) Presione
Si-guiente
. 5º) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice.
2Extensión de archivos.
¿Le gustaría que en lugar de
.doc 
sus documentos tengan otra extensión?La solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un ar-chivo y corra la instrucción
 Archivo/Guardar como
. Luego, en la caja
Nombre de archivo
escriba
"Prueba1.yo" 
. Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word.
3Todos juntos.
Una de las características de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada do-cumento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil: mantenga pre-sionada la tecla
Mayúsculas
(
Shift 
) mientras con el mouse corre el comando
 Archivo
. En el menúdescolgable aparece entonces la orden
Cerrar todo
en reemplazo de la habitual
Cerrar 
. Haga unclic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos activos.
Edición y formato
 
4Palabras encadenadas.
En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que ne-cesariamente deben quedar unidas. Esto es característico al finalizar una línea, ya que Word auto-máticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechassiempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 
12 de abril 
y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una deellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado
Ctrl+Mayúsculas+Barra espa-ciadora
. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así:
12ºdeºa-bril 
.
 
5Columnas iguales.
En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última el textono alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores.Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altu-ra, ejecute los siguientes pasos: 1º) Ubique el cursor en el final de la última columna. 2º) Corra lainstrucción
Insertar/Salto
. 3º) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación
Con-tinuo
del subtítulo
Tipos de saltos de sección
.Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.
6Reemplazo rápido.
 
 Autocorrección
no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambiénes una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: supon-ga que tiene que escribir un estudio con la palabra
desoxirribonucleico
en muchas oportunidades.Esto es engorroso; más fácil es escribir 
deso
. Por lo tanto, ejecute el comando
Herramientas/Auto-corrección
, asegúrese que esté marcada la casilla de verificación
Reemplazar texto mientras escri-be
y tipee en el cuadro
Reemplazar 
la palabra
deso
y en la caja
Con
 
desoxirribonucleico
. Pulse
 Agregar 
y finalice con
 Aceptar 
.
7Formas simétricas.
El ítem
 Autoformas
de la barra de herramientas
Dibujo
despliega un menúque contiene la opción
Formas básicas
. Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trape-cios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o uncírculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic. Antesde dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla
Mayúsculas
mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos.
8¿Qué formato tiene?
Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmentode texto seleccionado pulse
Mayúsculas+F1
. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobrela selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con toda la información. Para desactivar esta función pulse
Esc 
.
9Formato directo
. La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabraprimero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier pun-to de una palabra y pulse un botón de formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automá-ticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itálicas.
10Botón
Copiar formatos
.
Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, elmétodo más sencillo es utilizar el botón
Copiar formato
de la barra
Estándar 
. Pero, una vez hechoel pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic.Luego, deberá pulsar 
Esc 
para desactivarlo.
11Justificar la última línea.
¿Cómo justificar la última línea (que no ajusta como las demás) en unpárrafo con alineación
Justificada
? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carácter noimprimible de fin de párrafo y pulse
Mayúsculas+Enter 
. Automáticamente, la línea se justificará.
12
 
Cien estilos.
Al pulsar el botón de lista del combo
Estilo
de la barra de herramientas
Formato
sólose exhiben cuatro diseños, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la te-cla
Mayúsculas
mientras presiona el mencionado botón.
 
13Estilos con atajos
. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conve-niente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclasejecute el comando
Herramientas/Personalizar 
y apriete el botón
Teclado
. Se abre una ventana, enella: 1º) seleccione el ítem
Estilos
en la lista
Categorías
. 2º) Elija el estilo al que se aplicará el atajoen
Listado de estilos
. 3º) Active la caja de texto
Nueva tecla de método abreviado
y ejecute el atajoque desea. Este se escribe automáticamente. 4º) Pulse el botón
 Asignar 
y cierre.
14Sin cambiar la plantilla.
La plantilla
Normal.dot 
almacena los formatos por defecto de los docu-mentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada docu-mento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute
Formato/Fuente
, haga las modificacio-nes que crea conveniente y presione el botón
Predeterminar 
. Así, todo documento nuevo respetaráeste estilo.
Herramientas útiles
15Lista de comandos.
Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicación realice los siguientes pasos: 1º) Corra el co-mando
Herramientas/Macro
. 2º) En el menú abierto seleccione el ítem
Macros
. 3º) Haga un clic enel botón de lista del cuadro combinado
Macros
y marque la opción
Comandos de Word 
.De inmediato, obtendrá todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas.
16Símbolo del euro.
La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso símboloque es fácilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinación de teclas
Ctrl+Alt+E 
. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco sólo funciona con las fuentes
 Arial 
,
Cou-rier 
y
Times New Roman
.
17El Portapapeles de Office.
Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada
Ctrl 
y pulse
dos veces seguidas.Para copiar en él, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etcétera) ypulse el botón
Copiar 
del diálogo
Portapapeles
.Para pegar desde éste, coloque el cursor en la posición del documento donde debe incluirse el ob- jeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cuál es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado.
18Atajos de teclado.
Si le interesa saber qué atajo de teclado le corresponde a cada botón de unabarra de herramientas, ejecute el comando
Herramientas/ Personalizar/Opciones
y marque la casi-lla
Mostrar teclas de método abreviado en las sugerencias
. Así, los conocidos cartelitos amarillosincluirán el atajo correspondiente al comando.
19Modo extendido.
Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique elcursor en la posición desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga do-ble clic en el pequeño rectángulo con la expresión
EXT 
ubicado en la barra de estado de Word (alpie de la ventana) o pulse
F8 
para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el puntoen que desea terminar la selección.
20Magia en F8.
La tecla
F8 
no sólo cumple la función especificada precedentemente. Con pulsacio-

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