PROYECTO DE CAPACITACIÓN EN GESTION DOCUMENTAL

“ARCHIMUNDO ASESORES”
Bogotá, Colombia.

1. AUTORES

 Ángela María Méndez Gómez

 Gloria Isabel Jiménez Vergara
 José Alexander Rodríguez Pardo
 Liliana Silva Estupiñan
 Martha Patricia Pérez Rodríguez
 Yaneth Alexandra Guerrero Mendoza
 Yesenia Miranda Pacheco

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Martha Patricia Pérez

Rodríguez
GERENTE

Angela María Méndez

Liliana Silva Estupiñan
Gómez
CONTADORA
MARKETING Y DISEÑO

Jose Alexander
Rodriguez Pardo
UNIDAD ARCHIVO

Yaneth Alexandra Yesenia Miranda Pacheco Gloria Isabel Jiménez

Guerrero Mendoza Vergara
ASESOR ARCHIVOS
ASESOR MEDIOS FISICOS ACTIVOS- ASESOR MEDIDAS DE
MAGNÉTICOS INACTIVOS SEGURIDAD

Digitalización Microfilmación
Asesoria Asesoria

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3. QUIENES SOMOS

Somos una empresa dedicada a asesorar entidades públicas y privadas en

temas de gestión técnica documental con avanzada tecnología, para un manejo
óptimo en el área archivística.

4. MISIÓN

ARCHIMUNDO ASESORES comprometidos en brindar asesorías y dar

soluciones en administración de documentos, trabajar en equipo, ofreciendo a
nuestros clientes técnicas, normatividad, seguridad, innovación tecnológica de
punta, en almacenamiento de documentos.

5. VISIÓN

Ser reconocidos a mediano plazo como la mejor opción en el mercado de

asesorías en procesos técnicos documentales a las PYMES.

6. OBJETIVO GENERAL

Ofrecer el servicio de capacitación con personal idóneo el cual asesorará a sus

empleados en servicios como: Digitalización, microfilmación, medios
magnéticos, archivos físicos activo e inactivo, organización de la unidad de
correspondencia, restauración, de una manera ágil, fácil y efectiva que facilite
el manejo documental garantizando un desempeño óptimo.

7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Constituir un centro activo de información y documentación a disposición de

nuestros clientes.
 Administrar en las instalaciones de nuestros clientes centros documentales y
correspondencias con avanzada tecnología y con un recurso humano o
altamente capacitado, para así garantizar a nuestros clientes una
administración eficaz de su información activa.
 Contribuir a la elaboración de base de datos con el listado de codificaciones
y tipo de documentos para así hacer más dinámico el servicio.

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8. MARCO INSTITUCIONAL

La institución responsable es “ARCHIMUNDO ASESORES” en la ciudad de

Bogotá, a través de sus directivos. La política de nuestra empresa es crear
diversas áreas en capacitación en procesos técnicos documentales.

9. FINALIDAD

Nuestra finalidad es brindar a ustedes como empresa capacitación y/o asesoría

en cuanto a la administración documental, y pueda así a través de nuestros
conocimientos desarrollar mejor procesos y organización de archivos.

10. ANALISIS DEL PROBLEMA

10.1. ¿Existe el Problema?

Si

10.2. ¿Cuál es el problema?

Después del estudio se llega a la conclusión de que las empresas no llevan un

archivo ordenado, se demoran y gastan tiempo ubicando un documento; por
este motivo aumentan los costos por no contar con personal capacitado en el
área de procesos técnicos documentales; desde hace mucho tiempo se a
creído que este servicio es empírico y no hay necesidad de capacitación.

10.3. Su entorno

ARCHIMUNDO ASESORES estará ubicado en el sector de Chapinero Bogotá

D:C:; contará con excelentes instalaciones físicas como salas de audio, video
y alta tecnología para cumplir con nuestros objetivos y las expectativas del
cliente.

10.4. ¿Cuáles son sus consecuencias?

Tenemos consecuencias como:

 Perdida de tiempo
 Perdidas económicas
 Perdidas de información básica para tomar decisiones

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10.5. ¿Magnitud actual del Problema?

ARCHIMUNDO ASESORES la definiría como muy extensa ya que la mayoría

de las empresas cuentan con archivo, pero se asegura que un 70% de estas
empresas no posee una buena organización del mismo.

10.6. El problema dentro de la organización

 Que tengamos muy pocos asesores y no podamos cumplirles a todos

nuestros clientes o viceversa.
 Que nuestra empresa no cuente con la infraestructura y logística para ubicar
a todas las empresas que contraten nuestros servicios.
 Alguno de nuestros asesores por alguna razón no cumpla con las
expectativas del cliente y por circunstancias perdamos credibilidad en el
mercado.

11. PASOS PARA LA GENERACIÓN DE IDEAS DE PROYECTOS

11.1.¿Cuál es la principal actividad económica de la zona?,

La principal actividad económica de la zona de chapinero es el comercio,

oficinas de abogados, fiduciarias, constructoras, petroleras, entre otras .

11.2. ¿cuál es el número de personas que serán beneficiadas directa e

indirectamente?

La cantidad de personas que se beneficiaran con nuestros servicios será un

número indeterminado, por la variedad de actividades económicas que existen
en este sector. Entre los beneficiados directos estarán los empresarios y entre
los beneficiados indirectos se hallarán los empleados de dichas empresas
porque lograran encontrar los documentos más fácilmente.

El número de personas que se benefician con nuestros servicios serán

indeterminado por la cantidad de actividades económicas que existen en este
sector; entre los beneficiados directos encontramos los empresarios; los
beneficiados indirectos serán los empleados de dichas empresas porque
lograran encontrar los documentos mas fácilmente.

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11.3. ¿qué servicios existen y cuál es su calidad?,

Como ya estipulamos en el Ítem estos son los servicios que encontramos en la

zona de chapinero; notamos calidad en la mayoría de las actividades a
excepción del comercio ya que en algunos establecimientos la atención y la
prestación del servicio varia en el cliente.

11.4. ¿existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y físicos en

la zona?

Si, existe disponibilidad recurso humano ya que encontramos desde

aseadoras, vendedores ambulantes, hasta oficinistas y gerentes, y en lo físico
encontramos construcciones legales y muy bien elaboradas.

11.5. ¿cuál es el nivel de ingreso de la población?

El nivel de ingreso varía según el sector debido a que cuenta con varios
estratos desde 3 hasta 6.

11.6. ¿cual es la situación de empleo de la región?

La situación de empleo es relativamente buena porque encontramos gran

variedad de profesiones logrando una mejor remuneración.

12. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

12.1. ENTREVISTA “DIRIGIDA A GERENTE”

a) ¿Qué nivel de capacitación tiene la persona que maneja su archivo?

b) ¿Con que frecuencia tienen capacitación sus empleados del área de
archivo?
c) ¿Con que tecnología cuenta el área de archivo?
d) ¿sabe usted acerca de la organización a su archivo?
e) ¿Aparte de la persona que maneja su archivo; alguna otra persona está
capacitada para administrarlo?

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12.2. ENCUESTA “DIRIGIDA A ARCHIVISTA”

a) ¿Que capacitación tiene en manejo de archivo?

b) Qué tan frecuentes son las capacitaciones en su área?
c) ¿posee alguna ayuda tecnológica en cuestión de archivo?
d) ¿últimamente le ha hecho cambios a la organización de su archivo?
e) ¿Porque?
f) ¿aparte de usted alguien mas maneja el archivo?
g) ¿Que capacitaciones le gustaría recibir?

13. ESTUDIO DE MERCADO

Nuestra estrategia es la investigación de servicios archivísticos a nivel nacional

enfocado a entidades públicas y privadas del sector financieros, hoteleros,
hospitalarios, judicial, y educativo entre otros. Ofreciéndole un gran servicio de
actualidad y tecnología.

14. ESTUDIO TECNICO

14.1. Descripción

El proyecto consiste en la creación de un centro de capacitación en gestión

documental para asesorar empresas públicas y privadas

14.2. Explicación

La política de ARCHIMUNDO ASESORES se orienta en capacitar a nuestros

clientes en el manejo de los procesos técnicos documentales de una manera
eficaz ágil y efectiva con lo cual economizara gastos, teniendo en cuenta que
se capacitara al personal del área, desarrollando su potencial creativo y su
formación integral; además ofrecemos el servicio de profesionales en gestión
documental para que continúen inspeccionando su proceso.

15. ESTRUCTURACION Y EVALUACION DEL PROYECTO

Al hacer el estudio socio económico se concluye que puede llegar hacer un

proyecto productivo y viable ya que no se requiere de una inversión grande y
podemos llegar a recuperar la inversión en un corto plazo.

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16. INGRESOS

Inversión primer aporte económico $ 50.000.000

Asesoría de contado $ 2.600.000
Cobro a cuentas durante el mes asesoría a crédito $ 1.600.000
Préstamo a corto y largo plazo a instituciones bancarias $ 5.000.000
Nuevos aportes de accionistas $ 7.000.000
TOTAL $ 66.200.000

17. EGRESOS

Compra de maquinaria y equipo contado crédito $ 4.000.000

Nomina $ 4.200.000
Pago capital e intereses por préstamo $ 2.500.000
Compras de activo fijo $ 1.200.000
Gastos de administración $ 700.000
Otros $ 500.000
TOTAL $13’100.000

18. EVALUACION AMBIENTAL

Nuestra empresa se basara bajo la norma ISO 14000, establecida para llevar
a cabo un proceso de reciclaje sobre los productos que desecharemos y darles
un manejo apropiado; con el fin de contribuir a la preservación del medio
ambiente.

19. EVALUACION FINANCIERA:

19.1. Inversión inicial requerida

CONCEPTO AÑOS
  0 1 2 3 4
Inversión Inicial $ 50.000.000  
Capital de Trabajo $ 16.200.000        
TOTAL $ 66.200.000        
19.2. Horizonte del proyecto

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“ARCHIMUNDO ASESORES” será una empresa en constante evolución;
pretendemos en el futuro ampliar nuestra representación a nivel internacional
mejorando nuestra economía.

19.3. Flujo de fondos

Es la trayectoria económica que justificara nuestra inversión y la contribución a

parafiscales realizada por nuestra compañía.

19.4. Rentabilidad

Se proyecta que en el futuro nuestra rentabilidad se ira duplicando con

respecto al año inmediatamente anterior debido a la inversión que se realizara
en nuestra logística y recurso humano.

CONCEPTO INGRESOS POR AÑO

  0 1 2 3 4
$50.000.00
Inversión inicial 0        
$16.200.00
Capital de trabajo 0 $32.400.000 $40.600.000 $48.000.000 $55.000.000
$66.200.00
TOTAL 0 $32.400.000 $40.600.000 $48.000.000 $55.000.000

20. ÁREAS DE SERVICIOS

20.1. Microfilmación

Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño, esta técnica se utiliza
para almacenar información que de otro modo necesitaría mucho espacio. Por
ejemplo, los periódicos y las revistas se fotografían en una pequeña película
que puede visionarse con proyectores provistos de sistemas que permiten
encontrar con rapidez las páginas deseadas. Otra aplicación es la microficha,
un tipo de película de 10 × 15 cm en la cual se pueden almacenar hasta 70
fotogramas correspondientes a otras tantas páginas de texto. Cada fotograma
puede observarse individualmente en un proyector.

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20.2. Digitalización

La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la información.

Permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño
reducido o, lo que es más revolucionario, liberarla de los propios objetos y de
sus características materiales y tiempo real.

20.3. Medios Magnéticos

Un medio magnético es un dispositivo que almacena la información en por

medio de ondas magnéticas. Son medios magnéticos los discos duros, discos
de 3 1/2″, cintas de audio o casetes.

20.3.1. Archivo Activo

Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser

accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo,
en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.

20.3.2. Archivo Semi-activo

Sirve exclusivamente para obtener información de orden cronológico o técnico

que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe
quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa
para el trabajo cotidiano.

20.3.3. Archivo Inactivo

Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada

raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés
jurídico o histórico.

21. CLASES DE ARCHIVO

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener

diferentes clases de archivo

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21.1. Archivo centralizado

 Archivo localizado en un único departamento.

 Economía en espacio, equipamiento Y personal. Información accesible a
todo el personal.
 Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su
utilización.
 La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.

21.2. Archivo descentralizado o departamental

 Cada departamento tiene su propio archivo.

 Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser
conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos).
 Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
 Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba
existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.

21.3. Archivo mixto

 Descentralizados o departamentales los archivos activos y semi-activos.

 Centralizado el archivo inactivo y/o histórico.

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