FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, GERENCIA Y CONTADURÍA

CÁTEDRA: CONTABILIDAD III

TERCER SEMESTRE
PERÍODO ACADÉMICO: AGOSTO – DICIEMBRE 2010

TRABAJO DE ASESORÍA

OPERACIONES REALIZADAS EN AGENCIAS Y SUCURSALES

AUTORES:

CLAUDIA PIEMONTI C.I. V- 16.677.508

YOLIMAR ARAUJO C.I. V- 17.304.747

YELIMAR NEDERR C.I. V- 11.055.074

MARBELLA APALMO C.I. V- 6.330.027

FERNANDO PINEDA C.I. V- 9.666.057

Prof.: LUISA TORRES

NOVIEMBRE 2010
 ÍNDICE

1.- INTRODUCCIÓN …………………………………………… Pág. 2

2.- IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ...………………….. Pág. 3

3.- RAZONES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE AGENCIAS Y/O

SUCURSALES …………………………………………................ Pág. 4

4.- DIFERENCIAS ENTRE LAS AGENCIAS Y LAS SUCURSALES

…………………………………………………………………………… Pág. 5

5.- REGISTRO CONTABLE RELATIVO A LAS AGENCIAS Y

SUCURSALES …………………..……………………………….. Pág. 6

6.- LEGISLACIÓN VENEZOLANA A CONSIDERAR

……………………………………………..…………………………….. Pág. 9

7.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ……………………. Pág.10

8.- BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………. Pág.12

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 1.- INTRODUCCIÓN

El presente es un trabajo de asesoría que ha sido solicitado a los autores por el

departamento de contabilidad de la empresa Correo Express de Venezuela, C.A., quien
ha solicitado información sobre la manera correcta de realizar los registros contables y
las consideraciones que se deben tomar para el caso de la utilización de Agencias y/o
sucursales dentro de la empresa.

Esto con la intención de sustentar los requisitos necesarios para poder cumplir con
sus requerimientos operativos y tomar en consideración la opinión de los asesores en
cuanto a la manera correcta de hacerlo.

Se incluyen en este trabajo los conceptos básicos sobre el tema de las Agencias y
Sucursales, así como también los motivos que pueden llevar a una empresa a
establecerlas, adicionalmente se establecen las diferencias entre estas dos formas posible
de expansión de las operaciones y cómo deben efectuarse los registros contables en los
distintos casos posibles.

Como un tema adicional se ha tratado de mencionar las leyes y normativas legales

que rigen la materia y se han presentado las conclusiones y recomendaciones de los
autores en relación a la opinión solicitada.

Esperamos que este trabajo pueda aclarar las dudas que puedan existir en cuanto a
estos temas y ayudar a la empres a tomar las decisiones adecuadas en la materia,
considerando además las implicaciones que cada una de estas posibilidades tendría.

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 2.- IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

La empresa objeto de nuestro análisis es Correo Express de Venezuela, C.A., la cual

una empresa filial de la multinacional registrada en Estados Unidos con el nombre de
Correo Express Holding, L.L.C. y que mantiene operaciones en varios países de
Latinoamérica entre los que está Venezuela, y se especializa en la distribución de
correspondencia masiva para clientes corporativos.

Esta compañía nace como una respuesta a la necesidad de grandes empresas, de

hacerles llegar a sus clientes correspondencia masiva (estados de cuenta, tarjetas de
crédito, chequeras y facturas), de manera eficiente, rentable y expedita.

Actualmente en Venezuela la compañía, cuenta con Agencias en: Caracas, Valencia,

Maracay, Barquisimeto, Maracaibo, Guárico, Trujillo, Bolívar, Anaco, Maturín, Falcón
y Cumaná.

Entre la información que hemos recibido de la mencionada empresa se encuentran

su misión, Visión y Valores los cuales hemos utilizado como punto de referencia y se
exponen a continuación:

VISIÓN: Ser un modelo de distribución masiva de correspondencia líder y en

continuo crecimiento a nivel de Latinoamérica, siendo la alternativa de referencia del
mercado y brindando a sus clientes un servicio eficiente, de calidad, rentable y oportuno.

MISIÓN: Somos una Multinacional, en búsqueda constante de ofrecer a

nuestros clientes, la distribución de correspondencia masiva, a nivel de Latinoamérica,
asegurándoles un servicio de calidad a través de un capital humano comprometido y
motivado, con eficiencia operativa basada en tecnología de punta, a la mejor proporción
entre costo y beneficio de nuestros clientes y garantizando la rentabilidad sostenida a
los accionistas.

VALORES: Nos encontramos orientados al cliente, contamos con un capital

humano comprometido con los resultados que pone su empeño constante con los
procesos de la más alta calidad manteniendo la integridad en nuestras operaciones y con
responsabilidad social.

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 3.- RAZONES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE AGENCIAS Y/O
SUCURSALES

La razón por la que una empresa establece de Agencias o sucursales, surge del
crecimiento de sí mismas, conllevando al establecimiento de puntos de distribución de
los bienes y servicios que ofrece, ya sea a nivel local (en la misma ciudad), nacional o
internacional.

En el caso particular de Correo Express de Venezuela, las agencias o sucursales

surgen como una necesidad operativa. Se requiere que existan puntos de distribución
intermedios donde pueda recibirse la correspondencia enviada por caracas, procesar esta
y clasificarla ordenadamente, para desde este punto proceder a la entrega de esta a los
carteros de acuerdo con sus rutas establecidas.

De acuerdo a las herramientas informáticas de seguimiento que utiliza Correo

Express de Venezuela y que controlan los estados y la ubicación de cada sobre, la
agencia o sucursal debe retroalimentar a la Casa Matriz con la información que se
ingresa a los sistemas de operaciones diariamente, para que de esta manera la Casa
Matriz pueda mantener informados en tiempo real sus clientes.

4.- DIFERENCIAS ENTRE LAS AGENCIAS Y LAS SUCURSALES

Debido a las distintas formas de extensión de la operación de una empresa, y a fin

de concluir cuál de estas figuras es la más recomendable para la empresa Correo
Express de Venezuela, C.A., organización objeto de esta asesoría, detallamos a
continuación las diferencias entre ambas:

1. Las Agencias: Son puntos de distribución local, que no tienen

autonomía, sino que dependen de la casa matriz. Por esta razón no están
obligadas a llevar contabilidad, la responsable de registrar las operaciones
que realice, es la casa matriz.

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A los fines de cubrir sus gastos menores, las agencias cuentan con un fondo
fijo ó caja chica, que va siendo repuesto por la casa matriz en la medida que
este va siendo utilizado, por lo que estas entradas y salidas de efectivo se
realizan en un libro auxiliar de caja.

Cada Agencia en forma periódica, presentará a la casa matriz la relación de

sus gastos menores con los respectivos soportes para que esta reponga el
fondo de caja y registre los gastos.

Las Agencias no emiten la facturación de los servicios a los clientes ni

mantienen los registros de las cuentas por cobrar, estos procesos se llevan a
cabo en la Casa Matriz.

Los gastos operativos de las agencias y los requerimientos de papelería,

insumos y otros bienes y servicios necesarios para su operación son suplidos
directamente por la Casa Matriz y contratados directamente por esta, hecho
por el cual lo gerentes de las agencias no tienen autorización para la emisión
de cheques ni firmas autorizadas para tales fines.

2. Las Sucursales: A diferencia de las Agencias, las Sucursales son

puntos de distribución que pueden tener o no personalidad jurídica distinta a
la de la casa matriz, tienen autonomía o independencia, ésta en el grado que
le asigne la casa matriz, por ende están obligadas a llevar contabilidad,
declaran y pagan impuestos municipales y nacionales.

Aún cuando las sucursales tienen autonomía, se deben regir en cuanto a las
normas y procedimientos por las correspondientes a la casa matriz, entre
otras es usual que las sucursales emitan la facturación de los servicios que
prestan a los clientes y así mismo se encarguen del registro y recuperación
de las cuentas por cobrar relativas a estos.

Adicionalmente en el esquema de operación por sucursales los gastos

requeridos para el mantenimiento de las operaciones son contratados

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 directamente por la sucursal, así como también las compras de insumos y
materiales necesarios para su funcionamiento, por ello, los gerentes de las
sucursales emiten los pagos correspondientes a sus proveedores y poseen
firmas autorizadas en cuentas bancarias que se utilizan para tales fines.

La contabilidad de las sucursales puede llevarse de varias maneras:

a. Contabilidad Centralizada en la Casa Matriz: En este caso, las

operaciones de la sucursal son registradas en los libros de la casa
matriz o en libros separados, remitiendo de forma diaria a la casa
matriz todas las operaciones a detalle.

a) Contabilidad Separada en la Casa Matriz y en la Sucursal: En este

caso, la sucursal mantiene comunicación permanente con la casa
matriz, sin embargo lleva sus propios libros y periódicamente, según
lo establecido previamente reporta sus estados financieros a la casa
matriz con la finalidad de que esta los revise y realice los registros
definitivos de los resultados de las operaciones de la sucursal.

5.- REGISTRO CONTABLE RELATIVO A LAS AGENCIAS Y

SUCURSALES.

Como ya se puntualizo con anterioridad y debido a las diferencias existentes entre

ambos tipos de operación y administración, dependiendo del esquema que se decida
utilizar también serán distintas las formas de contabilizar las operaciones que se originen
de la marcha de las agencias o sucursales de Correo Express de Venezuela.

Para el caso de las agencias y debido a que como se explico estas no llevan su
propia contabilidad, sino que esta se efectúa en la casa matriz, se hace necesaria la
incorporación en el plan de cuentas de las siguientes con el fin de separar internamente
el origen de estas operaciones, así como para controlar los activos de los que dispone
cada una de ellas y que han sido asignados por la casa matriz, detallamos a continuación:

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1. Para el control de las Cajas Chicas asignadas a cada agencia:

1 Activo
11 Activo circulante
1101 Disponible
110101 Caja Casa Matriz
110101001 …
110103 Caja Chica Agencias
11010301 Caja Chica Valencia
11010302 Caja Chica Maracay
11010303 Caja Chica Barquisimeto
11010304 Caja Chica Puerto La Cruz
11010305 Caja Chica Falcon
11010306 Caja Chica Maracaibo
11010307 Caja Chica Anaco
11010308 Caja Chica Trujillo
11010309 Caja Chica Maturin
11010310 Caja Chica La Victoria
11010311 Caja Chica Margarita
11010312 Caja Chica Puerto Ordaz
110104 Bancos Moneda Nacional
110104001 …

2. Para el control de los activos colocados por a Casa Matriz en las agencias:

15 Propiedades y equipos
1501 Mobiliario
150101 Mobiliario Caracas
150101001 Mobiliario Caracas
150101002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Caracas
150102 Mobiliario Barquisimeto
150102001 Mobiliario Barquisimeto
150102002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Barquisimeto
150103 Mobiliario Valencia
150103001 Mobiliario Valencia
150103002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Valencia
150104 Mobiliario Maturin
150104001 Mobiliario Maturin
150104002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Maturin
150105 Mobiliario Maracaibo
150105001 Mobiliario Maracaibo
150105002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Maracaibo
150106 Mobiliario Trujillo
150106001 Mobiliario Trujillo
150106002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Trujillo
150107 Mobiliario Bolivar
150107001 Mobiliario Bolivar
150107002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Bolivar

Debe seguirse un esquema similar para los sub-mayores de las cuentas de

Equipos de Oficina (1502) y Equipos de Computacion (1504), nótese que
hemos excluido de este el sub-mayor Sistemas de computación (1503) ya
que este es propiedad de la Casa Matriz únicamente.

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 3. Para el control de los activos por concepto de depósitos en Garantía de los
locales en arrendamiento operativo y de equipos de copiado asignados a las
agencias:

17 Otros activos
1701 Depósitos en garantía
170101 Depósitos en locales
170101001 Local Caracas
170101002 Local Valencia
170101003 Local Maracaibo
170101004 Local Puerto La Cruz
170101005 Local Trujillo
170101006 Local Maracay
170101007 Local Anaco
170101008 Local Maturin
170101009 Local Falcon
170101010 Local Cumana
170101011 Local Barquisimeto
170101012 Local Bolivar
1702 Depósitos en garantia Equipos de Terceros
170301 Depósitos en garantía equipos de fotocopiado
170301001 Equipos asignados a Caracas
170301002 Equipos asignados a Valencia
170301003 Equipos asignados a Maracaibo
1704 Cargos diferidos
170401 Cargos Diferidos
170401001 …

Para el caso de las sucursales y en el supuesto de que se decida que estas lleven su
propia contabilidad, estas tendrán su propio plan de cuentas, bien sea que tengan su
propia personalidad jurídica o no, esto último afecta la forma en la que se transferirán
los registros contables a la Casa Matriz ya que si no tienen su propia personalidad
jurídica los registros deberán transferirse al menos mensualmente para el correcto orden
y adicionalmente a las cuentas ya mencionadas para el caso de las agencias deberá
creárseles sus propios sub-mayores de Ingresos (efectuaran su propia facturación), al
igual que los de gastos, bancos (manejaran cuentas bancarias independientes) y cuentas
por cobrar y pagar. El caso de que estas sucursales tengan su propia personalidad
jurídica entonces no transferirán sus registros directamente a la contabilidad de la Casa
Matriz, sino que enviaran sus registros contables para efectos de control y estos serán
consolidados en un Balance General agrupado e igualmente para el Estado de Ganancias
y Pérdidas, y sólo una vez al año al cierre del ejercicio se transferirán a las cuentas por
cobrar o pagar relacionadas los resultados netos luego de impuestos que haya generado
la sucursal.

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 6.- LEGISLACIÓN VENEZOLANA A CONSIDERAR

Dependiendo de la forma societaria que adopte la sucursal y si se decide que estas

tengan su propia personalidad jurídica, estas deberán cumplir con las disposiciones que
prevé el Código de Comercio; es decir, si adopta la forma de sociedad en nombre
colectivo o en comandita simple, debe cumplir con los mismos requisitos establecidos
para las sociedades nacionales: documento constitutivo, registro, etc. Si la forma
adoptada es la de sociedad por acciones, deberá registrarse en el Registro de Comercio
del lugar donde está la agencia o explotación, y publicará en un periódico de la localidad
el contrato social y demás documentos necesarios para la constitución de la compañía,
igualmente, acompañará para su archivo en el cuaderno de comprobantes, los estatutos
de la compañía.

Impuestos que deben honrar:

1. LISLR: Ley de Impuesto sobre la Renta.

2. IVA: Ley de Impuesto al Valor Agregado-

3. LOCTISEP: Ley Orgánica contra el tráfico ilícito y el consumo de

sustancias estupefacientes y psicotrópicas.

4. LOCTI: Ley Orgánica de Ciencia, tecnología Innovación.

5. Impuesto Municipal: en estos se encuentran: las tasas por el uso de sus

bienes o servicios; las tasas administrativas por licencias o autorizaciones;
los impuestos sobre actividades económicas de industrias, comercio y
servicios; impuestos sobre inmuebles urbanos, vehículos.

Otras consideraciones:

1. Obtención del Registro único de Información Fiscal (RIF) ante el servicio

nacional integrado de administración tributaria y aduanera (SENIAT).

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 2. Inscripción de los trabajadores en el Sistema nacional de seguridad social
( IVSS, INCE, LOPCYMAT).

3. Obtención del número de identificación laboral (NIL) ante el Ministerio del

Poder Popular para el trabajo (MINTRA) y solicitud de solvencia laboral.

Para el caso del establecimiento de agencias solo tendrían implicaciones las

normativas con respecto a los impuestos municipales y las disposiciones del Código de
Comercio a tales efectos, por lo que habría de efectuar una asamblea de accionistas
creando las agencias y publicar esta en el registro mercantil.

7.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De acuerdo a lo expuesto en este trabajo y después de presentar a detalle, todo lo

referente a las agencias y sucursales, en cuanto a su forma de operar, procedimiento para
contabilizar sus operaciones, marco legal, entre otros aspectos, recomendamos a Correo
Express de Venezuela, C.A. la utilización de la figura de Agencias en lugar de la de
sucursales, algunas de las razones que justifican esta recomendación son las siguientes:

1. La tramitación de permisos postales tiene un alto costo, además del

engorroso proceso que esto comprende, por cuanto si se tratara de establecer
sucursales, habría de efectuarse este trámite por cada sucursal establecida.

2. Reducción de costos en computadores y sistemas contables, que serían

imprescindibles si se tratara de sucursales, adicionalmente del costo de
mantener personal administrativo en estas.

3. Disminución considerable en los costos de los trámites de registro mercantil

4. Simplificación y centralización de los pagos de Patente de Industria y

comercio, cancelando en las agencias solo los aranceles mínimos
establecidos legalmente para estos efectos.

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5. Centralización de la facturación y mejor control de las cuentas bancarias,
gastos y cuentas por cobrar, reduciendo adicionalmente los riesgos
inherentes a la fidelidad del personal.

6. Centralización de los procesos de nómina y pasivos laborales, permitiendo

un mejor control y estimación precisa de los mismos.

7. Centralización de las compras de insumos y materiales necesarios para el

mantenimiento de las agencias, permitiendo la obtención de mejores precios
por volumen en el mercado.

8. Control de los activos en la casa matriz y de la amortización contable de

estos, lo cual permitirá el conocimiento a nivel de la casa matriz de la
antigüedad y ubicación de cada uno de ellos.

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 BIBLIOGRAFÍA

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