MANUAL PROCEDIMIENTO DE PAGOS

OBJETIVO

Establecer un procedimiento de recepción de la documentación necesaria para

la generación de pago por adquisición de bienes, mercaderías, servicios u
otros, con la finalidad de establecer control y manejo de dichos documentos
controlando y garantizando el pago de las obligaciones de la empresa.

ALCANCE Y RESPONDABLES

Jefe de Administración, encargado de adquisiciones y departamento de

contabilidad encargado de tesorería.

DOCUMENTO UTILIZADOS

Comprobantes de egresos.

Documento utilizado para registrar las salidas de dinero de la Empresa.

Cabe señalar que todo egreso de dinero debe estar respaldado por una
boleta, factura o recibo.

Los comprobantes de egreso deberán ser numerados y con la

firma de quien recibe el dinero. Deben tener además la fecha y estar
firmado por el Jefe Administrativo, quién autorizan y aprueban la salida de
dinero.

Adjunto Anexo Nº1 Comprobante de egreso

Para facilitar el control de los comprobantes se deberá confeccionar en

original y una copia.

Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante egreso se

archiva junto con la boleta, factura o guía correspondiente, que sirve de
respaldo. Al inicio de cada mes deben ser enviados al contador para su
registro en la contabilidad.
 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO

1.- El encargado de tesorería será responsable de controlar el proceso de pago

de proveedores de la Empresa.

2.-Es responsabilidad del encargado de tesorería informar al Jefe de

Administración y finanzas la situación de deudas adquiridas por la Empresa y
solicitar su aprobación.

3.-El encargado de Adquisiciones no podrá solicitar la emisión de cheques sin el

comprobante de egreso y los documentos anexos obligatorios (Factura de
compra)

4.-El encargado de tesorería realizará las gestiones de pago de acuerdo al plan

de condiciones de venta establecido por Jefe de Administración y el respectivo
proveedor.

5.-En el caso de adelanto de pago de deberá mantener el documento original

en espera de la recepción o finiquito de la obra según sea el caso.

6.-El encargado de adquisiciones informará a los beneficiarios de pagos, de

acuerdo al informe suministrado por el encargado de tesorería

7.- El encargado de tesorería deberá emitir mensualmente un listado de los

pagos realizados mensualmente con su respectiva copia del comprobante de
egreso, al encargado de contabilidad para su respectiva conciliación y
contabilización.

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

RESPONSABLE ACTIVIDAD

ENCARGADO DE ADQUISICIÓN 1.- Recibe documentos

boleta, factura o guía
correspondiente de acuerdo a la adquisición
realizada

2.- Procede a la emisión de comprobante

de egreso, adjuntando
documentación obligatoria, para solicitar la
emisión de cheques al encargado de
tesorería
 3.- Informar a los proveedores la fecha
de cancelación de los documento en
tesorería

ENCARGADO DE TESORERÍA 1.- Gestionar los pagos solicitados

por el encargado de adquisiciones, previa
revisión de documentación
obligatoria.

2.-Informar al jefe Administración y

Finanzas la situación de las deudas y
solicitar la aprobación de pago

3.- Informar al encargado de

adquisiciones la fecha de pago de los
proveedores

4.-Mantener el documento original en

espera de finiquito de recepción en
caso de pago adelantado.

5.- Enviar mensualmente lista de pagos

realizados al encargado contabilidad

ENCARGADO DE CONTABILIDAD 1.- Recibir listados de pago de

encargado de tesorería, para su
conciliación y contabilización.