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ESTANDARES DE SERVICIO
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

RELACION DE TAREAS
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PAGINA N°

1.c REALIZAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

PARA EL HOTEL Y CASINO 3

2.c RELACION CON LOS USUARIOS O CLIENTES INTERNOS 4

3.c RECOJO Y ENTREGA DE LA DOCUMENTACION 5

4.c ATENCION A PROVEEDORES 6

5.c MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES 7

6.c RECEPCION DE REQUERIMIENTOS DE BIENES PARA USO

DEL HOTEL Y CASINO 9

7.c RECEPCION DE REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS 10

8.c MANTENIMIENTO DE LISTAS DE PRECIOS DE PROVEEDORES 12

9.c SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES 13

10.c RECEPCION DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS DE

PROVEEDORES 14
c
11.c EVALUACION Y SELECCION DE COTIZACIONES 15

12.c LA NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES 16

13.c CONFECCION DE ÓRDENES DE COMPRA 17

c
14.c ORDENES DE COMPRA ABIERTAS 19

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ESTANDARES DE SERVICIO
16.c APROBACION DE LAS ORDENES DE COMPRA 22
c
17.c DISTRIBUCION DE LAS ORDENES DE COMPRA 23
c
18.c COMUNICACION DE LA ORDEN DE COMPRA APROBADA
AL PROVEEDOR ELEGIDO 24
c
19.c SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRAS 25

20.cARCHIVO DIARIO DE DOCUMENTACION 26

21.c SOLICITAR EL CHEQUE PARA PAGAR LOS BIENES, SERVICIOS

O ADELANTOS CUANDO LA ORDEN DE COMPRA O NOTA DE
APROBACION ESPECIFIQUE COMO CONDICION DE PAGO
"CONTRA ENTREGAµ 27
c
22.cCOMUNICACION CON EL PROVEEDOR PARA LA REALIZACION
DE LA COMPRA CON PAGO CONTRA ENTREGA 28

23.cATENCION Y SOLUCION DE PEDIDOS URGENTES 29

24.cREALIZACION DE COMPRAS EN EFECTIVO - USO DE LA

´CAJA CHICAµ PARA COMPRAS 30

25.cCOMPRAS INFERIORES A U.S.$100.00 31

26.cPEDIDOS DE COCINA 32

27.cREALIZACION DE IMPORTACIONES 35
c
28.cSALIDA DE MATERIALES 38

29.cAPOYO EN REALIZACION DE PROYECTOS 40

cc
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30.cMANEJO Y CONTROL DEL VEHICULO ASIGNADO AL DPTO. 41
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ESTANDARES DE SERVICIO
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N° 1

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TAREA: REALIZAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL HOTEL Y

CASINO

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ESTANDAR:
LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL HOTEL Y CASINO SERAN
REALIZADAS POR EL DPTO. DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: RELACION CON LOS USUARIOS O CLIENTES INTERNOS

c
ESTANDAR:
LA RELACION DE LOS ASOCIADOS DEL DPTO. DE COMPRAS CON LOS USUARIOS O
CLIENTES INTERNOS SE REALIZARAN DENTRO DE UN AMBIENTE DE RESPETO
MUTUO, TRATO CORDIAL Y CONCIENCIA DE TRABAJO EN EQUIPO

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PROCEDIMIENTO:
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ESTANDARES DE SERVICIO


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TAREA: RECOJO Y ENTREGA DE LA DOCUMENTACION

c
ESTANDAR:
LOS COMPRADORES ENTREGARAN Y RECOGERAN LA CORRESPONDECIA INTERNA
YA SEA PERSONALMENTE O TRAVES DE LOS CASILLEROS DE DISTRIBUCION DE
CORRESPONDENCIA

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PROCEDIMIENTO:
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ESTANDARES DE SERVICIO


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TAREA: ATENCION A PROVEEDORES

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ESTANDAR:
LOS COMPRADORES ATENDERAN PERSONALMENTE A LOS PROVEEDORES LOS
DIAS MARTES Y JUEVES DE 9.30 A 12.30 HRS. Y POR TELEFONO DE LUNES A
VIERNES DE 9.00 A 18 HRS.

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS MANTENDRA ACTUALIZADO EL REGISTRO DE
PROVEEDORES APTOS PARA EL SUMINISTRO BIENES Y SERVICIOS

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PROCEDIMIENTO:
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Tarea: RECEPCION DE REQUERIMIENTOS DE BIENES PARA USO DEL HOTEL Y
CASINO

c
ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS TOMARA CONOCIMIENTO DE LOS PEDIDOS DE BIENES DE
LAS DIFERENTES AREAS DEL HOTEL Y CASINO A TRAVES DE REQUISICIONES
REALIZADAS POR MEDIO DEL SISTEMA AVANCE.

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: RECEPCION DE REQUERIMIENTOS DE SERVICIOS

c
ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS TOMARA CONOCIMIENTO DE LOS PEDIDOS DE SERVICIOS
DE LAS DIFERENTES AREAS DEL HOTEL Y CASINO A TRAVES DE NOTAS DE
APROBACION.

c
PROCEDIMIENTO:

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TAREA: MANTENIMIENTO DE LISTAS DE PRECIOS DE PROVEEDORES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS MANTENDRA LISTAS DE PRECIOS ACTUALIZADAS DE LOS
ARTICULOS CUYOS PROVEEDORES SEAN FABRICANTES, REPRESENTANTES,
DISTRIBUIDORES EXCLUSIVOS O HAYAN SIDO APROBADOS POR LA CALIDAD DE
SUS ARTICULOS Y/O SERVICIOS.
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PROCEDIMIENTO:

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ESTANDARES DE SERVICIO

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TAREA: SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS SOLICITARA A LOS PROVEEDORES LAS COTIZACIONES DE
LOS BIENES Y SERVICIOS. c

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: RECEPCION DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS DE PROVEEDORES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS RECEPCIONA LAS COTIZACIONES SOLICITADAS.

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PROCEDIMIENTO:

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ESTANDARES DE SERVICIO

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TAREA: EVALUACION Y SELECCION DE COTIZACIONES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS EVALUARA LAS COTIZACIONES DE LOS BIENES Y
SERVICIOS SOLICITADOS.
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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: LA NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS ES EL UNICO DEPARTAMENTO AUTORIZADO POR LA
EMPRESA PARA NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES. c

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: CONFECCION DE ORDENES DE COMPRA

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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS ES EL UNICO AUTORIZADO POR LA EMPRESA PARA EMITIR
ORDENES DE COMPRA. LA CONFECCION DE LAS ORDENES DE COMPRA SE HARAN
MEDIANTE EL SISTEMA AVANCE

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: ORDENES DE COMPRA ABIERTAS

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PROCEDIMIENTO:
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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS LLEVARA UN REGISTRO MANUAL DE LAS ORDENES DE
COMPRA EMITIDAS TANTO PARA EL HOTEL COMO PARA EL CASINO. ESTE
SERVIRA TAMBIEN COMO LIBRO DE CARGO DE LAS ORDENES ENTREGADAS.

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PROCEDIMIENTO:
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TAREA: APROBACION DE LAS ORDENES DE COMPRA

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ESTANDAR:
UNA ORDEN DE COMPRA PARA SER VALIDA DEBERA SER FIRMADA DE ACUERDO A
LOS NIVELES DE AUTORIZACION SEÑALADOS EN LA POLITICA DE COMPRAS DE LA
EMPRESA.

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: DISTRIBUCION DE LAS ORDENES DE COMPRA

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ESTANDAR:
CUANDO LAS ORDENES DE COMPRA HAYAN SIDO FIRMADAS POR LAS PERSONAS
AUTORIZADAS PARA ELLO RETORNARAN AL DPTO. DE COMPRAS PARA SU
DISTRIBUCION

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: COMUNICACION DE LA ORDEN DE COMPRA APROBADA AL PROVEEDOR
ELEGIDO

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ESTANDAR:
EL COMPRADOR PROCEDERA A COMUNICAR AL PROVEEDOR ELEGIDO LA
APROBACION DE LA ORDEN DE COMPRA VIA FAX, TELEFONICA O EN FORMA
PERSONALIZADA

c
PROCEDIMIENTO:

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TAREA: SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRAS

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ESTANDAR:
EL COMPRADOR REALIZARA EL SEGUIMIENTO DE LAS ORDENES DE COMPRA
HASTA LA ENTREGA DEL BIEN ADQUIRIDO

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: ARCHIVO DIARIO DE DOCUMENTACION

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ESTANDAR:
LOS COMPRADORES LLEVARAN EL ARCHIVO ORDENADO Y AL DIA DE TODA LA
DOCUMENTACION CONCERNIENTE AL DPTO.
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PROCEDIMIENTO:

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ESTANDAR:
CUANDO UNA ORDEN DE COMPRA O NOTA DE APROBACION TIENE COMO
CONDICION DE PAGO ´CONTRA ENTREGAµ O SE TRATE DE UN ADELANTO, SE
SOLICITARA LA CONFECCION DE UN CHEQUE, A CUENTAS POR PAGAR,
MEDIANTE EL FORMATO ´SOLICITUD DE CHEQUEµ.

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PROCEDIMIENTO:
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TAREA: COMUNICACION CON EL PROVEEDOR PARA LA REALIZACION DE LA
COMPRA CON PAGO CONTRA ENTREGAc
c

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ESTANDAR:
EL COMPRADOR QUE HIZO LA ORDEN DE COMPRA SE COMUNICARA CON EL
PROVEEDOR, CUYA CONDICION DE PAGO SEA CONTRA ENTREGA O HAYA QUE
PROPORCIONARLE UN ADELANTO, CUANDO EL CHEQUE ESTE LISTO.

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PROCEDIMIENTO:

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TAREA: ATENCION Y SOLUCION DE PEDIDOS URGENTES

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ESTANDAR:
EL DPTO DE COMPRAS DARA PRIORIDAD A LOS PEDIDOS URGENTES YA SEA
MEDIANTE COMUNICACION TELEFONICA CON LOS PROVEEDORES O
REALIZANDO COMPRAS DIRECTAS FUERA DEL HOTEL

c
PROCEDIMIENTO:

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TAREA: REALIZACION DE COMPRAS EN EFECTIVO - USO DE LA ´CAJA CHICAµ PARA
COMPRAS
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ESTANDAR:
EL DPTO. DE COMPRAS REALIZARA COMPRAS EN EFECTIVO HASTA UN MONTO
DE U.S.$200.00

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PROCEDIMIENTO:
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PROCEDIMIENTO:
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TAREA: PEDIDOS DE COCINA

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ESTANDAR:
EL COMPRADOR TOMARA CONOCIMIENTO DEL PEDIDO DE COCINA A TRAVES
DEL SISTEMA AVANCE Y UNA IMPRESION FIRMADA POR EL CHEF. ESTE PEDIDO
SE EFECTUA DIARIAMENTE TODAS LAS TARDES Y DEBERA SER ATENDIDO A LA
MAÑANA SIGUIENTE. LOS ARTICULOS DEBEN CUMPLIR CON LOS STANDARES DE
CALIDAD ESPECIFICADOS POR EL HOTEL

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PROCEDIMIENTO:

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6.- ATENCION DE LOS PEDIDOS URGENTES DE COCINA

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7.c GENERACIÓN DE LOS PEDIDOS DE COCINA

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DISTRIBUYAN EN EL PAIS O SU COSTO LO JUSTIFIQUE

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ESTANDARES DE SERVICIO
TAREA: SALIDA DE MATERIALES

c
ESTANDAR:
LA SALIDA Y/O RETORNO DE MATERIALES Y EQUIPOS SE DEBE EFECTUAR
EXCLUSIVAMENTE A TRAVES DEL SECTOR DE RECEPCION DE MERCADERIAS Y CON
NOTA DE ENTREGA Y/O GUIA DE REMISION DEL PROVEEDOR
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ESTANDARES DE SERVICIO
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TODAS LAS FASES EN QUE INTERVENGA EL DPTO. DE COMPRAS

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TAREA: MANEJO Y CONTROL DEL VEHICULO ASIGNADO AL DPTO.

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ESTANDAR:
UNO DE LOS COMPRADORES ESTARA A CARGO DEL MANEJO Y CUIDADO DEL
VEHICULO ASIGNADO AL DPTO. PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRAS FUERA
DEL HOTEL

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