Lunes 23 de noviembre de 2009

BOLETÍN DEL CUERPO

Guía para la Auditoría Interna Específica 5S ACADÉMICO
El Mtro. Tecpa, responsable de la Si hay algunos puntos en los que ESCUELA NORMAL PRIMARIA OFICIAL
Comisión 5S de la calidad de esta Es- no te sientas seguro(a) consúltalos con “PROFR. JESÚS MERINO NIETO”
cuela Normal elaboró una Guía para la tu jefe, o reúne a tu equipo, para aten-
auditoría interna que se realizará en tu derlos de inmediato. Licenciatura en Educación Primaria
puesto de trabajo el próximo mes de di- La guía y los diagramas de avance Ixcaquixtla, Pue. Intercultural Bilingüe
ciembre. La guía te ayudará para que no para el cumplimiento de las 5S se traba- No. 2, Año 1
tengas problemas cuando seas audita- jarán el día lunes 23 de noviembre en el
do, ya que en ella encontrarás los as- 2º Taller sobre la metodología de las 5S De LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN en LA ESCUELA NORMAL
pectos específicos que se te van a audi- de la calidad, en la Sala de usos múlti- Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
tar en esta ocasión. ples. En esta Escuela Normal ha llegado el momento de
dejar a un lado el temor a reconocer nuestras deficien-
INTEGRANTES DEL CAEF cias y aceptar que para lograr la certificación es inelu- Contenido:
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez dible desarrollar las competencias necesarias para
(Coordinador)
incursionar en un verdadero proceso de calidad, con De la utopía a la certificación 1
Mtro. Fernando Ortiz García
Ing. Jesús Salvador Jiménez Castillo estrategias y acciones acordes a normas nacionales e en la Escuela Normal
DIRECTORIO Lic. Elizabeth Lucila Castillo Sánchez internacionales. Es preciso reconocer lo que falta por
hacer e iniciar el ascenso de una pendiente llena de Las auditorías internas 4
Director de la Escuela Normal
sorpresas y riesgos que habrá de tomar para sobrevi-
Profr. José Luis Tlaseca Zúñiga vir como Institución de Educación Superior en un mun- ¿Por qué es importante la 5
s auditoría?
Coordinador del Cuerpo Académico cia do globalizado cuyo paradigma requiere de docentes
en
er x que evolucionen a la par de los vertiginosos cambios Orientaciones para una Audi- 6
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez sug .m de un ambiente en permanente competitividad.
s , : m toría Interna Específica de 5S.
io a .co
Coordinador de la Comisión Interna de ar s o La certificación va más allá del quiero o no quiero, del Preparación para la Auditoría
e nt ione ho ez
Certificación m ac ya én puedo o no puedo, del debo o no debo, del me convie-
c o r t @ l im
us po ixc ea J ne o no me conviene, del me corresponde o no me Orientaciones para una Audi- 9
Psic. Josefina Morales Ventura
os t y a al e nt cpa corresponde. toría Interna Específica de 5S.
n m e
vía or m
ta o T ¡Llegó la hora! ¡La reunión
Encargado de las 5S de la calidad En a _n i r ec bert
p d li previa!
ec o n Fi
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez aft t í
us Orientaciones para una Audi- 10
Edición a cargo de . Ag toría Interna Específica de 5S.
ro
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez Mt ¡Algunos consejos para la hora
decisiva!

El Boletín del Cuerpo Académico es una publicación elaborada con las aportaciones Orientaciones para una Audi- 11
de integrantes, colaboradores y personas que quieren dar a conocer sus producciones toría Interna Específica de 5S.
¡Y para mejorar!
académicas por este medio. Se edita respetando el estilo de los autores. Este boletín es
auspiciado por la Escuela Normal Primaria Oficial “Profr. Jesús Merino Nieto” de San Guía para la Auditoría Interna 12
Juan Ixcaquixtla, Pué. Los trabajos publicados serán responsabilidad de sus autores y no Específica 5S
necesariamente representan el punto de vista de la institución.

Página 1
Página 12 BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO No. 2, Año 1
de LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN EN LA ESCUELA NORMAL ORIENTACIONES PARA UNA
(Viene de la página 1) multiplicador en toda la comunidad norma-
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
La certificación implica una nueva forma lista, que alcance a todos los niveles del ¡Y para mejorar!
de vida para los trabajadores, un asunto de poder, del ser, del poder ser, del hacer, del Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
todos, una toma de conciencia de lo que convivir. Los cambios serán lentos y estarán
hemos hecho, hacemos, podemos hacer… en función de la capacidad de respuesta de
nos piden que hagamos. Es potenciar nues- la misma gente que integramos este centro  En base a los hallazgos
tro propio ser para rebasar las estadísticas de trabajo. registrados, el equipo de
personales y la trazabilidad institucional, es Es verdad que el panorama educativo es auditores identifica las po-
una toma de decisiones para superar nues- incierto y que el Estado Evaluador- sibles No conformidades
tro pasado. Certificador tiende a exponer las condicio- detectadas en cada área.
Hacer efectiva la utopía de la certificación nes reprochables de los maestros, alumnos  El equipo de auditores valo-
de nuestra LEPIB daría el claro reconoci- y escuelas más desfavorecidas. ra la gravedad de las posi-
miento de la sociedad estatal, nacional e El esfuerzo por lograr la certificación atra- bles No conformidades y la
internacional a la calidad de la educación erá conflictos personales y socio- pertinencia de levantar una
que aquí se brinda; es el mejor reconoci- estructurales que involucran una toma de No conformidad, conside-
miento a la labor misma del trabajador. conciencia, una postura personal e institu- rando si es de carácter
Pero, ¿Cómo hacer realidad la certifica- cional con los propósitos de la educación y aleatorio o sistemático; la
ción? ¿Cómo cambiar una visión inquisidora con uno mismo. forma en que afecta al pro-
por una de colaboración plena? ¿Cómo ceso y a la organización,
cambiar la inercia entre otras.
de simular proce-  El auditor interno deberá
sos que no esta- elaborar y entregar el informe al jefe fecha de la siguiente auditoría. Se utili-
mos viviendo real- de cada área auditada, señalando las zan formatos elaborados para esos
mente? ¿Cómo no conformidades encontradas, descri- casos.
lograr que la ad- biéndolas de manera clara y concisa.  El responsable del área auditada dará
ministración y la
gestoría evolucio-
 El responsable del área auditada se seguimiento al cumplimiento y efecti-
reunirá con su equipo de trabajo y de- vidad de las acciones correctivas im-
nen del rol-freno plementadas a partir de las auditorías
terminarán las acciones correctivas y
hacia un apoyo realizadas.
preventivas que habrán de tomar para
real a la calidad
en la educación?
corregir la falla y evitar que vuelva a  En el caso de que en una auditoría se
aparecer, comprometiéndose por escri- hayan levantado no conformidades, el
¿Cómo compro-
to a resolver la No conformidad en el auditor interno se encarga del segui-
meterse con un
menor tiempo posible y presentando miento de las acciones correctivas esti-
proceso de mejo-
un programa de actividades con los puladas e informa al auditor líder sobre
ra continua?
retos que se proponen y las fechas su grado de cumplimiento. El auditor
El diseño e im-
precisas de cada etapa. Este último líder concentra la información y la en-
plementación de
punto es muy importante, sobretodo trega al Representante de la Direc-
las estrategias de
cuando la no conformidad requiere ción para que, a su vez, la exponga al
mejora deben lo-
erogar grandes cantidades de dinero y/ responsable de la Escuela Normal:
grar un efecto
o de tiempo. En todos los demás ca- Director.
sos, es recomendable que no rebase la
Página 2 BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
No. 2, Año 1 Página 11
 ORIENTACIONES PARA UNA
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
¡Algunos consejos para la hora decisiva!
 Muéstrate atento todo el tiempo.
 Deja ver que en tu área de trabajo se
hacen las cosas con calidad. ¡Las evi-
dencias “hablan”!
 Debes ser puntual y estar en tu lugar
de trabajo.
 Asegúrate que nadie interrumpa.
 Apaga tu celular y busca quien contes-
te el teléfono mientras auditan tu área.
 Asegúrate de entender las preguntas
antes de responder.
 Se honesto.
 Responde sólo a lo que te pregunten y
lo más concreto posible, “no les des
ideas”.
 No hables mal del trabajo de otros
compañeros.
 No te pongas nervioso, tú eres el que
más sabe de lo haces en tu trabajo
Página 10
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
todos los días: tu proceso ó procedi-
miento.
 No vayas a contestar:
 No sé.
 No conozco el proceso.
 Nunca me dijeron.
 Yo no sabía.
 Siempre lo hacemos así.
 Los alumnos y los maestros ya lo sa-
ben.
 Así es la costumbre.
 Llevo años haciéndolo de esa manera.
 No nos hemos puesto de acuerdo.
 No hemos tenido tiempo.
 No nos hemos reunido en equipo.
 Sólo hacemos lo que al jefe se le ofre-
ce.
(Sigue en la pág. 9)
BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
de LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN EN LA ESCUELA NORMAL
(Viene de la página 1)
La conformación de verdaderos equipos
colegiados será el detonante para iniciar
un proceso de certificación en el que to-
dos los trabajadores, comprometidos con
la mejora continua de los procesos que se
realizan, colaboren activamente para al-
canzar los estándares internacionales. Las
características personales constituyen una
riqueza que debe aprovecharse al coordi-
nar las experiencias formativas y los dife-
rentes contextos de procedencia de cada
quién, mientras se encuentren comprome-
tidos con mejorar el posicionamiento de la
escuela.
El liderazgo de este proceso de supe-
ración permanente debe recaer en la Di-
rección de la escuela y sus colaboradores
inmediatos, pues no son sólo los maestros
y personal de apoyo quienes ven amena-
zada su estabilidad contractual. Debemos
No. 2, Año 1
responder con responsabilidad, profesio-
nalismo y amor a quienes se están for-
mando en las aulas normalistas, y a los
niños que esperan a nuestros jóvenes en
las escuelas primarias. No menosprecie-
mos nuestras potencialidades, ni esconda-
mos la cabeza ante la avalancha tecnoló-
gica y criterial que pretende rebasarnos;
consideremos que es el momento de plan-
tear alternativas pedagógicas y procesos
más acordes con los retos actuales.
Es necesario desmantelar el trabajo
simulado y grupalmente solapado. Hay
que darnos a conocer por nuestras nue-
vas acciones en un reto que implica for-
mar parte del clímax de la educación nor-
malista en un mundo siempre perfectible.
La certificación es una oportunidad para
adentrarnos al futuro educativo nacional e
ir más allá de las fronteras geográficas y
expectativas personales.
Página 3
 Las AUDITORíAs INTERNAs
Por:
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
Coordinador del Cuerpo Académico.
La auditoría interna consiste en un
análisis sistemático realizado por perso-
nal seleccionado en la misma Escuela
Normal, que no trabaja en el área que se
audita, para determinar, mediante evi-
dencias objetivas (registros, observacio-
nes, declaraciones de hechos u otro tipo
de información), si las acciones imple-
mentadas y los resultados que se obtie-
nen, cumplen con los criterios preesta-
blecidos y llevan a alcanzar los objetivos
de calidad de la institución.
La auditoria evalúa el conocimiento
que tiene el trabajador sobre su puesto
de trabajo y el dominio del procedimien-
to, o procedimientos, en los que está
involucrado (que es un documento don-
de tiene por escrito lo
que hace en su tarea
diaria); recopila informa-
ción en el lugar de tra-
bajo mediante algunos
instrumentos; emite las
conformidades o no con-
formidades; sugiere ac-
ciones correctivas para
que el procedimiento se
cumpla.
Cuando algo no cumple
con los requisitos el
equipo de auditores emi-
te por escrito una no
conformidad.
Las acciones pre-
ventivas son acciones
Página 4
ORIENTACIONES PARA UNA
tomadas para eliminar la causa de una
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
no conformidad potencial u otra situación ¡Llegó la hora! ¡La reunión previa!
potencialmente indeseable, para evitar
que ocurra. auditor será un compañe-
Las acciones correctivas son accio- ro de la Escuela Normal
nes tomadas para eliminar la causa de que no trabaja en tu área.
una no conformidad detectada u otra  Se te informará, de ma-
situación indeseable, es decir, evitar que nera general, sobre el
vuelva a producirse. Las acciones co- alcance de la Auditoría
rrectivas deben implantarse y se tendrá Interna Específica 5S.
un plazo mínimo de 15 días para verifi-
car si se ha resuelto, y un máximo que  Se te explica cómo se
comprende hasta la próxima auditoría, tiene planeado realizar la
según la severidad de la no conformi- auditoría.
dad.
La severidad de las acciones correcti-  Se te confirma la hora
vas se determinan a partir del efecto de aproximada en que ini-
la no conformidad en el funcionamiento ciará la auditoría de tu
de algún proceso del sistema; del efecto área de trabajo.
que tiene en los alumnos; del efecto que
tiene en el ambiente laboral y/o a la co-
 Se explica el procedi-
munidad normalista. Antes de iniciar la Auditoría Interna Es-
miento para levantar las no conformi-
pecífica 5S se te citará a una reunión dades y el mecanismo para superar-
donde: las.
 Se te presenta al equipo auditor e in-
forma quién está asignado a tu área de  Se aclara cualquier duda que se tenga
trabajo. Como es auditoría interna, el sobre la auditoría.
¡Algunos consejos para la hora decisiva!
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
(Viene de la pág. 10)
 Si no puedes encontrar algún documento solicitado en 30 segundos, pide un poco
más de tiempo.
 Si no sabes algo, busca a alguien de tu área que sí lo sepa.
 Mantén la paciencia y no pierdas la cabeza.
 Si te levantan una No Conformidad, en lugar de discutir ve pensando qué hizo falta.
BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
No. 2, Año 1
Página 9
 ORIENTACIONES PARA UNA
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA
 Cuida que el lugar que seleccionaste
para guardar los implementos de tu
trabajo se apegue a los criterios de
tamaño, peso, frecuencia de uso,
riesgo, forma, etc.
 Mantén en tu carpeta los registros
de identificación, clasificación y ubi-
cación de documentos, carpetas
impresas o digitalizadas, imple-
mentos de oficina o limpieza, herra-
mientas, etc.
 Si utilizas documentos digitalizados,
mantén al día tu “Lista maestra de
documentos”, que puede contener:
nombre del documento (claro y es-
pecífico); código asignado; nombre
con que lo tienes grabado en tu com-
putadora, entre otros campos. No
olvides respaldarlos.
 Elabora y aplica tu lista de verifica-
ción del procedimiento, o proce-
dimientos, de los cuales seas
responsable o formes parte. Esto
implica que debes tener una lista
de documentos relacionados con
el procedimiento que te corres-
ponde; mantener en tu computa-
dora los formatos que utilizas,
por ejemplo, la versión más re-
ciente y autorizada de oficios
con su instructivo de llenado,
éstos deben respaldar todos los
procedimientos (del Proceso de
Inscripción y reinscripción; Proce-
so Académico; Proceso de
Práctica docente y servicio social;
Proceso de Titulación).
Página 8
 Verifica con tu “Guía para la Audi-
toría Interna Específica 5S” en ma-
no, que dominas y tienes resueltos
satisfactoriamente los aspectos que
te van a revisar, y que puedes pre-
sentar las evidencias necesarias.
 Tener a la mano, si es el caso, los
registros de las dos auditorías más
recientes.
 Verificar que tienes las evidencias de
que las acciones correctivas para
resolver las No conformidades an-
teriores, si es que las hubo, se
hayan cubierto satisfactoriamente.
 Revisa el seguimiento que has dado
a las acciones correctivas que se
determinaron a partir de las No con-
formidades levantadas con anteriori-
dad, sobre todo aquellas que llevan
más tiempo y recursos.
 La auditoría brinda informa-
BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
¿Por qué es importante la auditoría?
La auditoría constata los logros res-  Ayuda a mejorar nuestro trabajo
pecto al círculo de la mejora continua
PHVA, donde la P significa planificar  Nos da nuevas ideas para mejorar.
y consiste en establecer los objetivos y
procesos necesarios para conseguir  Nos cuestionan sobre qué tan adecua-
resultados de acuerdo con los requeri- do es nuestro Sistema de Calidad pa-
mientos de los estudiantes, la socie- ra asegurar la calidad de los egresa-
dad y las políticas de organización; la dos, es decir, si la estructura organiza-
H es hacer, implementar los procesos cional, las responsabilidades, los pro-
que se han diseñado; la V viene de cedimientos y los recursos para im-
verificar, es decir, realizar el segui- plantar su administración son suficien-
miento y la medición de los procesos y tes y adecuados.
los productos respecto a lo
planeado en las políticas, los
objetivos y los requisitos pa-
ra el producto (en nuestro
caso es el avance en la ad-
quisición del perfil de egreso
de los estudiantes normalis-
tas), e informar sobre los
resultados; la A es actuar,
es tomar acciones para me-
jorar continuamente el des-
empeño de los procesos.
ción sobre el funcionamiento
de nuestros procesos,
además:
Ejemplo para una acción correctiva
Se encontró que la impresora del Cuerpo Académico no tiene tóner desde hace 4
semanas, el cual fue calificada como una no conformidad menor. Fue detectado
por un Auditor interno y pone en riesgo el Sistema de Gestión de Calidad y existe
evidencia de que fue solicitado desde hace dos meses. La segunda evaluación
se realizará en la siguiente auditoría, donde se verificará si existe recurrencia del
hallazgo.
No. 2, Año 1 Página 5
 ORIENTACIONES PARA UNA
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA
 Pon atención a la notificación de la
auditoría.
 Mantén a la mano, y debidamente pro-
tegida, tu carpeta de procedimientos.
 Apréndete de memoria la misión, la
visión y la política de calidad de la es-
cuela.
 Reconoce todas las actividades que te
corresponden según tu función en la
Escuela Normal. Este aspecto trátalo
con tu jefe inmediato y los responsa-
bles de los procesos.
Página 6
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
 Estudia con mucha anticipa-
ción tus procedimientos e ins-
trucciones de trabajo.
 Prepárate para explicar tu
puesto de trabajo y el proceso
en que participas. Es recomen-
dable que tengas a la mano un
diagrama, o diagramas, que
puedan ayudarte. Para ello de-
bes ponerte de acuerdo con tu
jefe inmediato y/o responsable
del proceso para elaborarlo, y
definir qué parte es la que co-
rresponde a cada quien, aunque
tú también debes saber lo que
van a hacer tus compañeros del
mismo proceso.
 Prepárate para explicar cómo
mantienes limpio y ordenado tu
espacio de trabajo. Es importan-
te que los implementos de traba-
jo sean solicitados por escrito y que
tengan la firma y fecha de recibido.
 Usa siempre tu equipo de seguridad
cuando es necesario: al dar manteni-
miento a las áreas verdes; limpieza de
sanitarios, mantenimiento de instala-
ciones, etc.
 Mantén a la mano los documentos que
comprueben cuál es tu función, la des-
cripción de tu puesto, el área de tra-
bajo que tienes asignada, tu horario de
trabajo y cómo está distribuido.
BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
ORIENTACIONES PARA UNA
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
(Viene de la pág. 7) tener; desechos orgánicos en visible
 Apréndete bien los criterios de identifi- estado de descomposición; no portar el
cación, clasificación y orden aplicados uniforme adecuado al preparar y servir
los alimentos, etc.
en tu área.
 Elabora con tu jefe, y mantén actualiza-  Identifica, clasifica y organiza aquellos
do, el Programa Semanal de Orden y documentos, carpetas, herramientas,
Limpieza de tu área recopiladores, equipos, etc. que aún no
hayas sometido al proceso de las 5S.
 Separa los innecesarios y “deshazte”
de ellos.
 Envía al almacén los materiales que
requieran ser guardados ahí: etiqueta-
 Cuida que el escritorio (pantalla) y la dos, clasificados, ordenados y empa-
memoria de tu computadora tenga sólo quetados previamente.
lo mínimo –pero muy mínimo- de docu-
mentos familiares y personales como:
 Determina el lugar que debe tener cada
cosa que usas. Dicho lugar debe tener
fotografías, videos, música, etc.
su propia identificación.
 Registra las actividades que realizas en
el desempeño del puesto que te corres-
 Coloca tus necesarios en el lugar desti-
nado para ello, lo que no es tuyo, llévalo
ponde, por ejemplo, si en tu Programa
Semanal de Orden y Limpieza dice que a quien corresponde.
el día martes, entre las 12:00 y 14:00
hrs., te toca realizar el aseo de un área
específica, debe haber evidencia pal-
pable de que sí se hizo. No debe pa-
sarse por alto que todo debe tener por
escrito la autorización y el visto bueno
de tu jefe.
 Que haya evidencia de que han des-
aparecido los focos de suciedad: reco-
piladores o fólders con documentos re-
vueltos, carpetas digitalizadas con for-
matos y documentos fuera de su lugar
(se aplica muestreo); contenedores de
agua sucia, o con larvas de insectos;
cajas amontonadas y sin identificación;
herramientas desperdigadas; toneles
con más basura de la que pueden con-
No. 2, Año 1 Página 7