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Bernardo Gavidia
Sistemas de Información I Guía de MS-Access
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Prologo
El presente material tiene como finalidad servir de apoyo para las prácticas de Laboratorio de
Sistemas de Información I. Se trata de un texto netamente de consulta, donde el alumno podrá
consultar algunos detalles técnicos sobre el manejo de Access 2003. Obviamente, tampoco se
pretende profundizar mucho en cada tópico.
Como todo lo creado por el hombre es perfectible, este trabajo no escapa de esta realidad.
Agradezco a los lectores sus sugerencias, observaciones y/o comentarios acerca de la misma,
escribiéndome a bernardogavidia@gmail.com
Sistemas de Información I Guía de MS-Access
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MS-Access
Es una aplicación para manejar bases de datos relacionales que viene incluida en el popular
paquete de aplicaciones ofimáticas de Microsoft, Office. Esta fue creada para trabajar bajo
ambiente Windows. Debido a su interfaz grafica, semejante al resto de sus programas
hermanos del Office, aparte de los objetos integrados que facilitan la creación de aplicaciones;
Access constituye una herramienta pedagógica conveniente para los principiantes en sistemas
de bases de datos.
1. Iniciar Access
a. Inicio \ Todos los programas \ Microsoft Office \ Microsoft Office Access
2003.
Barra de herramientas
Barra de estado
Access para crear aplicaciones: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas de acceso a
datos, Macros y Módulos.
Para casi todos los objetos de Access (a excepción de Macros y Módulos), se dispone de dos
maneras de creación: Utilizar el Asistente o Crear en Vista de diseño. Lo mismo ocurre en la
construcción y desarrollo de los objetos que integraran un sistema en Access, existe una vista
de Diseño, que es la que permite añadir y modificar el diseño del objeto.
5. Crear tablas.
La manera mas versátil para crear tablas en Access utilizando la opción Crear una tabla
en vista de Diseño, ya que esta opción permite personalizar directamente los campos que
tendrá, así como también el tipo de datos, la descripción sobre cada campo y las
propiedades que se quieren configurar en cada uno de ellos.
a. Hacemos doble clic en el icono Crear una tabla en vista de Diseño y se nos
presenta la siguiente pantalla:
Se distinguen dos secciones: una, con dos fichas o pestañas (General y Búsqueda) y
otra, donde se muestra un recuadro de ayuda con letras azul.
Para efectos de esta guía, se explicarán algunas de estas propiedades. Debido a la
amplitud de posibilidades que pueden ser configuradas, se recomienda utilizar el
Asistente para Office, seleccionando la propiedad a consultar y presionando F1:
• Formato: Con esta propiedad se configura el diseño con el cual Access mostrará los
datos. Los diseños que se podrán configurar dependerán del tipo de datos que posea el
campo. Ejemplo: Mostrar los datos del teléfono con el siguiente formato (0416)700-
50-59, escribimos en la propiedad del campo Formato: (@@@@)@@@-@@-@@.
Hay muchas posibilidades de configuración, para consultarlas se dispone del Ayudante
de Office. Presione F1.
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• Tamaño de campo: Esta propiedad solo esta disponible para los tipos de dato Texto y
Numero. Si el tipo de datos del campo es Texto, entonces esta propiedad se refiere a la
cantidad de caracteres que caben en el campo. Ejemplo, si configuro esta propiedad a 3
y luego intento introducir la palabra “negro”, solo se almacenará “neg”, es decir los
primeros tres caracteres. Si el tipo de datos es Número, entonces se refiere al tipo de
número y tamaño que podrán almacenarse. Ejemplo, si configuro esta propiedad a
Entero, al introducir el numero 12.365, solo aceptará la parte entera, truncando la parte
decimal.
• Mascara de entrada: Se refiere a un modelo o molde que facilita la introducción de
datos en dicho campo. Es obvio que este modelo debe corresponderse con el formato
que se ha configurado previamente para el campo. Ejemplo: Para configurar una
mascara de entrada que se adapte al formato aplicado en el ítems anterior, se coloca
\(0000\)000-00-00.
• Lugares decimales: Esta propiedad solo esta disponible para los campos cuyo tipo de
datos es Número. Se refiere a la cantidad de dígitos decimales que se desean
visualizar. Por defecto esta en Automático. Podemos establecerla a cero (0) para
truncar los decimales.
• Titulo: Con esta propiedad le colocamos una etiqueta al nombre del campo cuando a
este se le visualiza en un formulario o en la Vista de Hoja de datos. Si se deja vacío
se mostrará el nombre del campo tal cual es. Útil para cuando los nombre de los
campos sean complicados.
• Valor predeterminado: Aquí se configura un valor que Access colocará por defecto, si
en el campo no se introduce algún valor. Evidentemente, este valor por defecto debe
ser el que tenga mayor probabilidad de repetirse. Ejemplo, el campo Nacionalidad,
valor predeterminado podría ser “Venezolano”.
• Regla de validación: Esta propiedad cumple un papel muy importante en el proceso de
validación de los datos que se introducen en el campo, ya que limita el rango de
valores “legales” que pueden introducirse. Para lograrlo, se deberá colocar una
expresión que sirva como filtro de datos. Los datos que al evaluarse cumplen con la
condición expresada en la regla, son ingresados a la tabla; en caso contrario, Access
enviará un mensaje de error por pantalla. Ejemplo, si se tiene un campo CI (cedula de
identidad), lo mas probable es que deseemos que se ingresen al mismo, números entre
50.000 y 99.999.999; para ellos colocamos en la propiedad Regla de validación, la
siguiente expresión: Entre 50000 y 99999999, así:
Si en Vista de Hoja de datos intentamos ingresar un valor fuera de ese rango, Access
nos mostrará un mensaje como este:
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• Se elige el tipo de control más conveniente. Para este ejemplo, fue elegido el Cuadro
combinado, en el cual se introducirán valores provenientes de una consulta. Al hacer
clic en esta opción, aumenta el número de propiedades.
• Tipo de origen de fila: Esta propiedad permite elegir si el cuadro combinado mostrará
los valores a partir de una tabla o consulta o valores. Se elige, en ese caso,
Tabla/consulta.
• Origen de la fila: Permite especificar la fuente de datos que rellenará los valores del
control. Al hacer clic en esta propiedad, aparecerá una lista con las tablas y consultas
existentes de la base de datos. Si deseamos crear una nueva consulta que rellene el
control, hacemos clic en el botón de consulta (…) para acceder al Generador de
consultas.
Para efectos de este ejemplo, rellenaremos el cuadro combinado con dos campos
provenientes de una consulta de la base de datos, como se puede observar en la
ilustración.
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7. Clave Principal
Por lo general, los campos que serán clave principal no deberían alterarse con el tiempo. Por
ejemplo, el caso del campo Cedula, este valor desde su asignación no varía a pesar del paso de
los años.
7.2. Establecer claves principales.
• Se abre la tabla en Vista de diseño.
• Se seleccionan los campos que conformarán la clave principal.
• En la barra de herramientas de la Vista de diseño, hacer clic en la herramienta Clave
principal.
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• Para eliminar una clave principal, se seleccionan los campos que conforman la clave y
se hace clic nuevamente en la herramienta clave principal.
8. Consultas.
Para recuperar los datos que están almacenados en las tablas, se utilizan las consultas. Con
estos objetos, es posible extraer datos, desde un campo de una tabla, hasta varios campos de
varias tablas. Gracias a esta característica de las consultas, es posible ocultar información
confidencial y mostrar solo aquella que es relevante. Las consultas no solo pueden mostrar
datos contenidos en las tablas sino que además permiten insertar, actualizar y eliminar
registros de las tablas. Cabe destacar, que las consultas en si, no guardan datos.
Consultas de selección.
Access presenta dos maneras de hacer consultas: Utilizando el Asistente y en Vista de diseño.
El asistente para consultas se utiliza principalmente para consultas sencillas. Si se requieren
consultas de mayor complejidad, el asistente podría ser usado para crear una consulta base y
luego al finalizar el asistente, se puede modificar según las especificaciones requeridas.
• Aparecerá el primer cuadro del Asistente, el cual preguntará de que tabla o consulta se
van a extraer los datos. Para ello existe un cuadro combinado donde podemos
seleccionar. Dependiendo de la tabla o consulta elegida, en el cuadro Campos
disponibles, aparecerán los campos de la misma. Para elegir un campo en particular se
le da doble clic, o bien, se le da un clic al campo y uno al botón de incluir campo (>)
para añadirlo a la lista de Campos seleccionados, la cual mostrará los campos que
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• Una vez elegidos los campos que conformarán la consulta, se presiona el botón
Siguiente el cual nos llevara para la próxima pantalla del asistente. Si algunos de los
campos son de tipo Numero, el asistente mostrará la siguiente pantalla:
• Para efectos de este ejemplo, se seleccionará la opción Detalle para que la consulta nos
muestre cada uno de los registros. Hacer clic en Siguiente. La otra opción creará una
consulta con funciones de agregado, las cuales serán explicadas posteriormente.
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• Access nos mostrará la pantalla final del asistente. En el cuadro texto superior se pide
el nombre que tendrá la consulta, luego se puede elegir entre abrir la consulta en Vista
de Hoja de datos, es decir, para ver el detalle de los datos; o abrirla en Vista de diseño
para modificarla. Para efecto de este ejemplo, se elegirá la primera opción.
• Para agregar una tabla o consulta, se le hace doble clic en la lista, o bien, Se selecciona
y se hace clic en el botón Agregar. Se pueden añadir varias tablas si es necesario.
• Para añadir los campos que tendrá la consulta, se le hacen doble clic a cada uno de
ellos desde la tabla. También pueden ser agregados seccionándolos de la tabla y
arrastrándolos hasta la cuadrícula.
• En la cuadricula se pueden observar varias filas. Cada una de ella cumple una función
determinada en la creación de la consulta
• La fila Campo indica cual campo será incluido en la consulta.
• La fila tabla muestra de que tabla es el campo seleccionado.
• La fila Orden establece si los registros de la consulta estarán ordenados por ese campo.
Esta fila solo puede contener tres valores: Ascendente, Descendente y (sin ordenar).
• La fila Mostrar presenta una casilla de verificación para cada campo. Si la casilla está
activada (marcada) indica que el campo será mostrado en la consulta.
• La fila Criterios permitirá establecer condiciones a los registros que serán mostrados
en la consulta. Es decir, la consulta solo mostrará aquellos registros que cumplan con
la condición establecida en esta propiedad. Por ejemplo, si se tiene el campo
Monto_asig y dicho valor debe ser mayor a Bs. 10.000; entonces se escribirá la
expresión >10000 en esta propiedad.
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Si, por el contrario, se desea cumplir con uno u otro criterio o ambos simultáneamente,
se deberán colocar las expresiones en filas distintas. Utilizando el ejemplo anterior, se
desea hallar los registros cuyos montos de asignación sean superiores a Bs. 10.000 o
cuya fecha de facturación sea anterior a junio del 2005, se escribirán las expresiones de
la siguiente manera:
Los registros de una consulta también pueden ser mostrados utilizando la herramienta
Ejecutar que también se encuentra en la barra de herramienta de la vista de diseño
Por ejemplo: Se tiene una tabla, General Pagos, la cual contiene el campo Tipo, cuyo
dominio de valores es: R (para los pagos a cuentas residenciales) y B (para las cuentas
comerciales). Se requiere sustituir la letra B por C. Como la tabla ya contiene registro
con la letra B, ejecutamos una consulta de actualización cuyo diseño se muestra en la
figura:
Se elegirá Sí, si se desea modificar los datos de manera persistente, es decir, que
dichos cambios queden guardados en la tabla hasta que vuelvan a modificarse.
En la figura puede observarse que se eliminarán los campos en donde su fecha de pago
corresponda al 15 de mayo del 2005. Al ejecutar este tipo de consulta Access mostrará
un cuadro mensaje para notificarnos que se eliminarán datos, similar al mostrado en la
siguiente figura:
Existen ciertas operaciones de cálculo que se aplican para uno o varios registros. Estas
operaciones toman como insumo un conjunto de valores de un campo determinado y
devuelven un único valor. En el contexto de las bases de datos, estas operaciones se les
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conocen como funciones de agregado, y se aplican para hacer cálculos típicos, como
totalizar, contar u obtener el promedio de un campo. Para aplicar estas funciones en una
consulta, es necesario agrupar los registros en uno o más campos, según sea el caso. Entre
las funciones de agregado que posee Access están: Suma, Promedio, Max (máximo valor),
Min (mínimo valor), Cuenta, DesvEst (desviación estándar del conjunto de valores), Var
(varianza), entre otras.
Existen varias formas de utilizar estas funciones en una consulta:
8.5.1. Utilizando el Asistente para consultas:
Por ejemplo, de una tabla pagos de tomarán los campos que se muestran en la figura
• Se marcan las funciones que se requieran. Se hace clic en Aceptar para regresar a
la pantalla anterior. En dicha pantalla, se hará clic en el botón siguiente para
continuar configurando la consulta. Si entre los campos que conforman la consulta
hay de tipo Fecha/hora, el asistente mostrará una pantalla como la siguiente
• Para efecto de este ejemplo, se obtendrá los totales de los montos recaudados,
agrupados por estado y por la fecha de recaudación. Seleccionando Suma en el
campo Mto_Reca, se obtendrá la consulta requerida.
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• Se observa que para cada estado hay varias fechas, y para cada fecha hay un
número que representa el monto total recaudado para ese estado, en esa fecha.
También se puede observar que el nombre del campo Mto_Reca, ha cambiado por
SumaDeMto_Reca. Obviamente, esto se debe a que se trata de un campo
calculado. Access antepondrá un prefijo al nombre del campo dependiendo de la
función de agregado seleccionada. Por ejemplo, si se hubiera elegido la función
Max, el nombre del campo sería MaxDeMto_Reca.
• Para aplicarle un formato mas conveniente al campo calculado, en Vista de Diseño,
se hará clic derecho en el campo calculado, y en el menú contextual, se escogerá la
Propiedades
• Aparecerá entonces el cuadro Propiedades del campo, el cual posee dos fichas:
General y Búsqueda. En la ficha General, buscaremos la propiedad Formato. Esta
propiedad tiene una lista de formatos predefinidos a elegir. En este caso, se elegirá
el Standard.
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8.6. Expresiones
Las expresiones se utilizan para hacer cálculos a partir de campos de una tabla o consulta.
También se utilizan para hacer referencia a controles de un formulario en particular. Es
por ello que las tablas no deberían contener campos calculados, sino más bien, que estos
sean obtenidos en consultas a través del uso de expresiones. Las expresiones pueden
constar de varios elementos como son: identificadores (nombres de campos, controles o
propiedades), operadores (ejemplo: + (suma), - (resta), * (producto), / (cociente), etc.),
funciones (Ahora(), SinDec(), etc.), constantes (Null, false, etc.) y valores.
Por ejemplo, la expresión:
Fecha()-[Fecha_Asig]
calculará la diferencia de días que hay desde la fecha de asignación hasta la fecha actual
del sistema. Cabe destacar el uso de los corchetes ([ ]) para Fecha_Asig. Esto se debe
porque Access identifica los nombres de campos encerrándolos entre corchetes. Fecha()
no debe encerrarse entre corchetes, debido no se trata de un campo, sino de una función
que devuelve la fecha actual del sistema. Las funciones se reconocen porque vienen
seguidas por paréntesis (), y pueden contener ninguno, uno o varios parámetros.
Las expresiones pueden ser implementadas en las consultas, a través de campos calculados
o como criterios; y también pueden ser utilizadas en formularios o informes a través de
controles.
Algunas expresiones suelen ser sencillas y fáciles de escribir. Para utilizarlas, basta
escribirlas en un nuevo campo de la Cuadrícula de Diseño (si se trata de un campo
calculado) o en la fila Criterios de un campo en particular. Sin embargo, en otras
ocasiones, es necesario trabajar con expresiones más complejas, que pueden involucrar el
uso de varias funciones. Para facilitar la creación de expresiones complejas, Access
dispone de una herramienta: El Generador de Expresiones.
Cuadro de expresiones
Botones de operadores
Elementos de expresiones
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a) Cuadro de expresiones: Aquí se mostrará la expresión que se construye. Tal cual así
como se muestra, tal cual así será implementada. También puede escribir componentes
de la expresión directamente en este cuadro.
b) Botones de operadores: Se presentan los botones de los operadores de más frecuente
utilización. Al hacer clic, se agregara el correspondiente operador a la expresión.
c) Elementos de expresiones: En la sección inferior del generador hay tres cuadros:
- El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla,
consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas
por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.
- El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos
que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo,
al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro
intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access.
- En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos
seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en
Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en
el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones
incorporadas de la categoría seleccionada.
Para ilustrar el uso del Generador de expresiones, se emplearan dos ejemplos: uno con una
expresión de criterio y el otro, con un campo calculado.
Se necesita crear una consulta que devuelva datos de los clientes que tengan más de 30
años de edad. Se sabe que el dato Edad, no está presente alguna de las tablas, debido a que
se trata de un campo calculado. Resultaría engorroso tener ese dato como un campo de una
tabla, ya que sería necesario estar revisando constantemente la fecha de nacimiento de los
clientes para actualizar su edad. Lo más conveniente sería que, a partir del campo
Fecha_nacimiento, se calcule la diferencia con la fecha actual. Es conveniente entonces,
trabajar con una consulta que utilice una expresión que calcule la edad de los clientes y
verifique si dicho valor es mayor a treinta (30) años. Es decir, la consulta solo mostrará los
datos de aquellos clientes que tienen más de 30 años.
• Para insertar esa función dentro de la expresión que se está construyendo, lo mas
practico es hacerle doble clic. Al hacer esto, aparecerá la función en el Cuadro de
expresiones como aparece en la figura
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• Luego, solo falta agregar el divisor. Este se puede agregar haciendo clic en el
botón de operador de división (/) y sustituyendo la palabra “Expr” se coloca por
defecto por el numero 365. Finalmente, se agregará la condición de que la edad sea
mayor a 30 años, es decir, >30 y hacemos clic en el botón Aceptar.
Cabe destacar, que cuando se utilizan expresiones como criterios de una consulta, dicha
expresión debe ser evaluada para cada registro del origen de datos (tabla o consulta). Si al
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Para mostrar el resultado de las expresiones en una consulta se utilizan los campos
calculados. A continuación, se mostrará la creación de un campo calculado a partir del
Generador de expresiones.
Para este ejemplo, se necesitará clasificar a los clientes según la ciudad donde viven. Si el
cliente vive en Caracas, se le colocará la palabra “De la capital”; de lo contrario, se le
colocará la palabra “Del interior”.
• Creamos una consulta sencilla con todos los campos de la tabla Clientes, similar a
la anterior.
• En Vista de diseño, después del último campo anexado, se hará clic derecho en la
fila Campo. Se invocará al Generador de expresiones seleccionando la opción
Generar en el menú contextual.
• Se hace clic en el botón de operador igual (=) para agregarlo. Luego se sustituirá la
palabra “Expr” por “Caracas”.
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9. Relaciones
En una base de datos, las relaciones cumplen un papel muy importante. Es a través de las
relaciones que se pueden combinar datos de distintas tablas y presentarlos en una consulta, un
formulario o un informe. Dos tablas se relaciones mediante claves (uno o más campos).
a) Que los campos constituyentes de ambas claves sean del mismo Tipo de dato.
b) Es recomendable que ambas claves tengan el mismo Tamaño.
c) No es obligatoria que ambas calves posean un mismo nombre.
• Aparecerá la ventana de Relaciones junto con un cuadro para insertar las tablas o
consultas que se desean añadir. Las formas más fáciles de añadir una tabla o
consulta es hacerles doble clic desde la lista, o seleccionarlas primero presionando
la tecla ctrl y haciendo clic en cada tabla a incluir.
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• Luego, se hará clic en el botón Cerrar del cuadro Modificar tabla. Cabe destacar
que las tablas añadidas pueden cambiarse de tamaño y de posición dentro de la
ventana de Relaciones. Para cambiarlas de posición, basta con colocar el puntero
sobre la barra de título de la tabla y arrastrarla hasta el lugar deseado. Para
redimensionarlas, se coloca el puntero sobre los bordes de la tabla y se arrastran
hasta el tamaño buscado.
• Para establecer la relación, se tomará uno de los campos coincidentes, se hará clic
sobre el, de manera que quede seleccionado y se arrastra hasta el campo
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• En dicho cuadro pueden distinguirse varios elementos: Una lista con dos columnas,
en la cual se pueden seleccionar los campos coincidentes de una tabla, y la otra
para los campos coincidentes de la otra tabla. Debajo de esta lista, se distingue
unas casillas de verificación que permiten activar o desactivar la Integridad
Referencial y las actualizaciones y eliminaciones de campos coincidentes en la
relación que se está creando. Debajo de esta sección se puede apreciar un cuadro
texto que muestra el tipo de relación (uno a varios, o uno a uno). Del lado
izquierdo del cuadro, se observan los botones Crear, Cancelar, Tipo de
combinación y Crear nueva.
• Los botones Crear y Cancelar son obvios. Sin embargo, al hacer clic en al botón
Tipo de combinación, aparece otro cuadro: Propiedades de la combinación.
10. Formularios
Por lo general, los usuarios de los sistemas no interactúan con las tablas o consultas de manera
directa. Resulta más conveniente que los usuarios interactúen con formularios, ya que estos
pueden ser diseñados de modo que sean agradables, fáciles de entender y pueden ocultar
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• Al igual que el Asistente para consultas, esta pantalla permitirá elegir los campos
que se requieren en el formulario. Si se eligen campos de varias tablas, es
necesario que las tablas estén relacionadas.
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• La siguiente pantalla, el Asistente nos presentará unas opciones para el estilo que
tendrá el formulario. Estilo tiene que ver con la apariencia del formulario, esto
implica: formato de las fuentes, color de fondo, etc.
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• La pantalla final del Asistente requiere que se ingrese el nombre que tendrá el
formulario. Además, se podrá elegir si se quiere ejecutar el formulario o si se desea
abrirlo en Vista de diseño. Se hará clic en Finalizar para terminar el Asistente.
Campos
(controles)
Botones de
desplazamiento
Campos: Son los campos de la tabla o consulta que se eligieron. Cada campo se
mostrará con el control que tenga asociado por defecto. Por ejemplo, los campos
Telefono y Cedula se muestran a través de cuadros combinados; mientras que los
campos Mto_asig y Fecha_Fac, a través de cuadros textos.
Barra de
herramientas
Barra de formato
Formulario a diseñar
Lista de campos
Cuadro de herramientas
• El formulario a diseñar estará vacío, al igual que la lista de campos; esto se debe a
que el formulario no está vinculado. Para vincularlo a una tabla o consulta, el
método más rápido sería hacer doble clic al botón ubicado en la esquina superior
izquierda, entre las dos reglas.
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• Para introducir los campos en el formulario basta con seleccionarlos desde la lista
de campos y arrástralos hasta el mismo.
10.3. Subformularios
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Formulario primario
Formulario primario
Los subformularios pueden crearse desde el Asistente para formularios o en vista de Diseño,
a través del control Subformuario. Para crear un formulario desde el Asistente basta con
seleccionar los campos de ambas tablas (uno a varios). En la siguiente pantalla, el asistente
mostrará una pantalla parecida a la mostrada en la figura.
De manera predeterminada, Access separará los campos de ambas tablas, colocando los
campos correspondientes al lado uno (en este caso, la tabla Cliente) en el formulario
primario y los correspondientes al lado varios (tabla Vehiculo) en el subformulario. Esta
pantalla del asistente ofrece una vista previa que ayudará a visualizar el diseño. Por
defecto, en la parte inferior de la pantalla, aparece seleccionada la opción Formulario con
subformulario; sin embargo, también se podría utilizar la opción Formularios vinculados,
en la cual se insertará un botón en el formulario primario (Cliente) para ejecutar el otro
formulario (Vehiculo).
El resto de los pasos del Asistente permanece igual exceptuando un detalle en la pantalla
final, donde pedirá el nombre del subformulario.
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Los controles son objetos que nos permiten interactuar con el sistema. Por lo general,
cuando se utiliza un formulario, se trabaja directamente con controles. Es por medio de los
controles que se puede hacer acciones, ingresar datos al sistema o mostrarlos en un
formulario.
Para insertar controles en un formulario se deberá estar en vista de Diseño, y además, deberá
visualizarse el Cuadro de herramientas. Es por medio de este que se insertarán los controles
al formulario.
Etiqueta: Se utilizan para mostrar texto descriptivo como títulos o instrucciones breves. Las
etiquetas no muestran los valores de los campos o expresiones; son siempre independientes
y no cambian al pasar de un registro a otro, es decir, al navegar por el formulario. Para
insertar una etiqueta en un formulario se procede de la siguiente manera:
• Se busca en el cuadro de herramientas el control Etiqueta, que es el primero (Aa).
• Una vez escrito el texto requerido, se presionará Enter para salir del modo de
edición. La etiqueta quedará seleccionada. Al estar seleccionada se activará la
barra de formato.
Cuadro texto: Este tipo de control permite mostrar o introducir datos de un origen de datos,
por ejemplo, una tabla de la base de datos. También presentan resultados de campos
calculados. En este caso, se dice que el cuadro texto está enlazado o vinculado. Los cuadros
de texto también pueden ser independientes. Debido a su versatilidad, es el control
predeterminado que Access establece para los campos de las tablas. Este control es
compuesto, es decir, al insertarlo en un formulario, por ejemplo; en realidad se insertará el
cuadro texto como tal, y una etiqueta para el mismo. Para insertar un cuadro texto en un
formulario se procede de la siguiente forma:
• Para editar la etiqueta del cuadro texto, se le hace dos clic (nota: no doble clic, sino
dos clics), y se escribe directamente.
• Se inserta el control sobre el formulario igual que como los controles anteriores:
arrastrando y dibujándolo. Sin embargo, a diferencia de las etiquetas y de los
cuadros textos; se iniciará el Asistente para cuadros combinados.
• Esta primera pantalla del Asistente se deberá establecer el origen de datos del
control. Se muestran tres opciones: la primera, para vincular el cuadro combinado
con una tabla o consulta (ya fue explicado en la sección dedicada a las Propiedades
de los campos de una tabla). La segunda, para que muestre valores fijos. La tercera
buscará un valor dentro del origen de datos del formulario (tabla o consulta) que
coincidan con los caracteres que el usuario vaya introduciendo en el cuadro texto.
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• Ahora se deberá determinar lo que Access hará con los valores que se ingresen en
el cuadro combinado. Se pueden almacenar temporalmente para ser utilizados
posteriormente o pueden ser introducidos en alguno de los campos del origen de
datos del formulario. En esta opción el Asistente posee una lista para seleccionar el
campo en cuestión. Para este ejemplo se elegirá la primera opción. Clic en
Siguiente.
• La última pantalla de este Asistente tiene un cuadro texto para ingresar el nombre
que se mostrará en la etiqueta del cuadro combinado. Clic en Finalizar para salir
del Asistente.
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Botón de comando: Son los controles más comunes, por su uso intuitivo. Al hacer clic
sobre ellos se pueden desencadenar una o más acciones. También pueden incluir texto o
imagen que ayuden a esclarecer la acción que ejecutarán. Al igual que el cuadro combinado,
el botón de comando posee un Asistente que se ejecuta cuando se inserta en un formulario.
• El botón está listo para ser probado. Se ejecuta el formulario para ello. Al hacer
clic sobre el botón, Access presentará un cuadro mensaje de confirmación.
• Por supuesto, este mensaje puede variar dependiendo de las reglas de integridad
referencial, del tipo de origen de datos del formulario, entre otros.
Ficha: Se pueden agrupar varias páginas de información como un único conjunto. Esto es
especialmente útil cuando se trabaja con muchos controles que se pueden ordenar en dos o
más categorías. Por ejemplo, se pueden agrupar botones que abren formularios en una
página y los botones que abren informes, en otra. A continuación se mostrará un ejemplo
ilustrativo del uso del control ficha:
• En vista de Diseño, se busca el control Ficha en el cuadro de herramientas y se le
hará clic.
• Se inserta el control ficha al igual que se insertaron los controles anteriores. Por lo
general, con el uso de las fichas, se busca abarcar casi toda la totalidad del
formulario.
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• Por defecto, la ficha trae dos páginas. Para agregarle un nombre descriptivo una
página se hará doble clic sobre ella. De esta manera, aparece el cuadro de
propiedades de la página. Se busca en este cuadro la ficha Otras y se modifica la
propiedad Nombre colocándole el nombre descriptivo. Luego, se cierra el cuadro
de propiedades.
Imagen: Se utiliza para insertar imágenes en un formulario, como podría ser un logotipo.
Este control no es el único que permite mostrar imágenes en un formulario, el marco de
objeto dependiente y el marco de objeto independiente también lo hacen. Sin embargo, la
ventaja de usar el control imagen es que incrusta imágenes, esto permite mantener el archivo
de imagen en caso de que se cambie la ubicación de estas. La desventaja es que consume
más espacio en disco duro.
El siguiente ejemplo ilustra la utilización de este control.
• Desde la vista de Diseño, se busca en el cuadro de herramientas el control Imagen.
• Aparece otro cuadro diálogo; Administrador del Panel de control. Para crear un
panel de control se hace clic en el botón Nueva…
• Se mostrará entonces, otro cuadro para ingresar el nombre de la página del panel
de control. En este ejemplo se le llamará Menú Principal. Clic en Aceptar.
• Se hará clic en Aceptar. Se regresa al cuadro Modificar página del panel de control
y se observa el texto del elemento que se agregó. Se repite el proceso para agregar
otros elementos.
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• Se cierra este cuadro. Para que este formulario se cargue cuando se abra la base de
datos, es necesario establecerlo como elemento de inicio. Volviendo a la ventana
de base de datos, se hará clic en menú: Herramientas \ Inicio. Se muestra en
pantalla la ventana de Inicio.
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• Hacemos clic en Aceptar para cerrar este cuadro. Para probar el funcionamiento
del panel de control, se reinicia la base de datos. Se puede notar que al iniciarse
nuevamente, se tarda un poco más y se cargará el panel de control, como se
muestra en la figura.
11. Informes.
A la hora de crear reportes impresos en papel, Access dispone de los informes. Al ejecutar un
informe, se observa en pantalla una vista previa de impresión del mismo. Aparte de los datos
provenientes de una tabla o consulta de la base de datos, el informe puede incluir detalles
como el número de página, la fecha o la hora actual, así como también campos calculados,
entre otros datos.
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De forma de similar a los otros objetos de Access estudiados anteriormente, se pueden crear
informes a través del asistente o en vista de Diseño
• Para iniciar el asistente, se hace doble clic en el ícono Crear un informe utilizando
el asistente.
• La primera pantalla del asistente presenta los campos a incluir en el informe, bien
sea de una tabla o de una consulta. En este caso, se toma la tabla A90_Abr.
• Si se elige la opción por defecto, es decir, Vista previa, se observa el informe tal y
como será impreso.
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• Al igual que en el caso de los formularios, para vincular un informe a una tabla o
consulta, se hace doble clic en el botón de propiedades del informe.
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Al estar orientados a la impresión en papel, no todas las partes de informe presentan los
datos de la misma forma. Estas secciones son:
a) Encabezado de informe: aparece en la parte superior de la primera página del informe
y se utiliza para colocar elementos tales como el título del informe, membretes o
logotipos.
b) Pie de informe: le corresponde la penúltima parte de la última página del informe y al
igual que el encabezado de informe, solo aparece una vez en cada informe. Se utiliza
para colocar notas de fin de informe, como podrían ser derechos reservados, empresas
encargadas de la impresión, entre otros elementos
Cuando se crea un informe utilizando el asistente, una de sus pantallas presenta la opción
de agrupar registros uno o más campos. En vista de Diseño también se pueden agrupar
por uno o varios campos creando secciones especiales llamadas Encabezados o pie de
grupos. Se ilustrará su implementación partiendo del ejemplo anterior.
• Al cerrar el cuadro Ordenar y agrupar, se puede apreciar que se agregó una nueva
sección al informe. Dicha sección tiene el campo que se agregó en el cuadro
Ordenar y agrupar. Además, posee su nombre. En este caso, el campo agregado es
Condición.
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• Al ejecutar e informe, se puede verificar que los registros están agrupados según su
condición.
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12. Macros
txtMonto
Comando0
txtResultado
• Aparece una ventana donde podemos seleccionar la herramienta para crear la serie
de acciones que se desencadenarán cuando ocurra el evento predeterminado del
control. En este ejemplo, por tratarse de un botón de comando, el evento
predeterminado es Hacer clic. Como se va crear una macro, se selecciona
Generador de macros
• Se abre entonces la Vista de diseño de Macros, con una ventana que nos pide el
nombre de la macro que se va a crear. En este caso se llamará VerificarMonto
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BIBLIOGRAFIA.