Instrumentos de Catalogación

Guía
Vicenta Cortés, “la guía jerarquiza el valor de los documentos entre sí, sitúa los
fondos estableciendo su sistemática estructuración dentro del conjunto de un
archivo en particular o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto de
archivos en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto
más amplio como puede ser el ámbito regional o nacional”.
E. Taillemite, “las guías pueden ser geográficas si cubren una región; metódicas
si se centran en un depósito; y de depósito si se refieren a un archivo”.
Manuel Vázquez, define a la guía como “una visión sinóptica de los fondos y
grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar
su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas
ideas de la archivalia. Si son por temas pueden ser generales, si se centran en
uno o más archivos; y especiales, si se refieren a un tema determinado”.
Schellenberg, “las guías pueden ser sumarias o descriptivas dependiendo de la
amplitud con que se describen los fondos”.
Francois Hildesheimer, “habrá guías por institución de archivo, guías
acumulativas para los archivos de una región o país, guías temáticas según se
trate de un tema o tipo documental, y guías de un fondo o sección”.
Haciendo una comparación de los tipos señalados por Hildesheimer y
Schellenberg, las dos últimas pueden incluirse en la categoría de guías
descriptivas enunciadas por Schellenberg y las dos primeras en la de sumarias.
Para Cruz Mundet “por lo menos, existen: el censo guía que informa sobre una
gran cantidad de archivos; la guía de fuentes cuyo objetivo es recopilar datos de
todos los fondos documentales que tengan información sobre un solo tema o un
área geográfica determinada; la guía orgánica en donde se incluye información
sobre los archivos que fueron generados por un organismo en particular”.

Inventarios

Para Cruz Mundet, “existen dos tipos que resumen las características de todos
los inventarios: el inventario somero y el inventario analítico”.
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Para Antonia Heredia, es “El instrumento que describe todas las series
documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su
origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de
instalación en el depósito.
Blanca Castro Badillo, lo define como “un listado completo del contenido y
localización de los documentos”.
El Archivo General de la Nación se definen los inventarios como:" ”Instrumentos
de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten
su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia), o
baja documental (inventario de baja documental).
Rousseau Jean Yves y Couture Carol, mencionan que el inventario “es un
instrumento que más se extiende en la descripción de un fondo de archivos, ya
que su unidad de descripción en la pieza”.
Aurelio Tanodi, concuerda con los autores anteriores en que el inventario “es una
descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo”.

Catálogos

Antonia Heredia lo define, “catálogo es el instrumento que describe

ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades
archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas
una relación o unidad tipológica, temática o institucional”.
J.R. Cruz Mundet define el catálogo tiene la finalidad de describir
exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas
documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes),
seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor histórico, para su
exposición, publicación). Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse
necesariamente a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que
sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés
especial (mapas, sellos, pergamino) y limitados a un periodo cronológico concreto.
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Manuel Vázquez, considera que es una visión sinóptica de los fondos y grupos
documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor
y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos

María Rosa Garrido. La catalogación es el proceso de descripción de los

elementos informativos que permiten identificar un documento y establecer los
puntos de acceso que van a permitir su recuperación. Por tanto, su fin es facilitar
la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo, actuará
de intermediario entre los usuarios y el fondo bibliográfico

Ana María Cordero.

La catalogación es la operación por la cual se describe el documento en función
de sus características formales y externas, como el autor, el título, el lugar de
edición, el editor, el año de publicación, las características físicas, etc. Se trata de
una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia
extensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser
intercambiables y comprensibles a todos los niveles.
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Concepto Características Nivel de descripción Autor País

Guía La guía es el instrumento más general, lo mismo Jerarquización del valor de los Vicenta Cortés
España
puede hacerse de un fondo de archivo que de documentos entre sí Alonso
todos los fondos que lo incluyan, podría hacerse Depende del contexto en que se
E. Taillemita España
también de la totalidad de archivos de una nación usan.

o de una región. Ofrece al usuario una idea Manuel

España
Su objetivo principal es el de brindar un panorama general del contenido del archivo Vázquez

general sobre el contenido del archivo destacando

Instrumento descriptivo Schellenberg USA
lo más importante. Suele incluirse el desarrollo
Francois
histórico de los fondos, la manera como llegaron al
Hildesheimer
archivo, la relación entre los fondos y las
Depende del contexto en que se
ausencias documentales, el tipo de servicios que Francia
usan.
ofrece el archivo, los horarios y condiciones para
solicitar información.
Inventari Aunque en todos los países existe un consenso en
Inventario somero y el analítico Cruz Mundet España
o el sentido de que entre la guía y el catálogo,
necesariamente debe existir un tercero, que no Partiendo del rechazo total a Antonia España
sea tan general como la guía pero tampoco tan admitir que un inventario en un Heredia
exhaustivo como el catálogo, que dé oportunidad archivo es una simple lista, su
función orientadora es superior a
al investigador de obtener información suficiente
la localizadora y de control,
sobre la documentación conservada, pero al sobre todo cuando estos
mismo tiempo que permita una descripción instrumentos han sido
uniforme de cada serie documental. su tipología completados con cuadros
generales de clasificación del
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es muy variada dependiendo de los países. En fondo de que se trate”.

Francia, por ejemplo, se habla del repertorio Herramienta para la localización Blanca Castro
México
de documentos, es un listado Badillo
numérico y el numérico detallado, además del
inventario sumario y el analítico; en Italia:
Rousseau Francia
inventario sumario y analítico. En España, se
presenta mayor variedad: A. Matilla enuncia el
Descriptivo, para los fondos de
inventario esquemático, el sumario, el analítico y Couture Carol Francia
archivos. Su unidad es la
el analítico de resúmenes; M. C. Pescador hace descripción en la pieza.
AurelioTanodi
referencia a: inventario somero, descriptivo,
Italia
analítico y mixto; Antonia Heredia habla
simplemente de inventario.
Catálogo El término catálogo es muy utilizado en el contexto Descripción de las piezas
Antonia
bibliotecario, sin embargo, dentro de la archivística documentales , unidades o España
Heredia
este término en algunos casos, se utiliza como conjunto documental

sinónimo de la acción descriptiva. Para el Descripción exhaustiva de las J.R Cruz

España
piezas documentales. Mundet
archivista la catalogación será la acción de
elaborar catálogos entendiendo como tal a un Visión sinóptica de los fondos Manuel
España
instrumento de descripción que desciende hasta el documentales. Vázquez

nivel de la pieza documental (documento suelto) o Identificación de documentos María Rosa

España
a la unidad archivística (expediente). para su acceso. Garrido

Describe las características Ana María

España
formales y externas. Cordero
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Bibliografía:

ISLAS, María Estela. Teoría Archivística. En: La Archivística en México. México: Serie Formación Archivística, 2003