AUDITORIA DE

INGRESOS
OBJETIVO
Consolidar el movimiento diario de ventas, ingresos y cuentas por cobrar
generado a partir de la venta departamental, lo cual implica la respectiva
revisión de los procesos de facturación de alimentos y bebidas,
habitaciones, teléfonos, lavandería y demás centros de facturación.
  En términos generales, la auditoría de ingresos tiene como objetivo básico
la recopilación de información, revisión y registro de las ventas, ingresos y
cuentas por cobrar, derivadas de la operación.
La auditoría de ingresos, consiste básicamente en la rutina de revisión de la
información que procede de los centros de facturación y tesorería. Por lo
tanto el encargado de la recopilación de información, revisión y registro de
la venta e ingresos en la organización contable para hoteles, se denomina
auditor de ingresos.
 Principios generales para la revisión y registro

Los siguientes principios conforman la base para la aplicación de los métodos de

revisión y proceso de registro, los cuales deben tenerse en cuenta:
•
Conocer de cada información suministrada, su procedencia y soporte.
•
Conocer cómo se aplican los cruces de información para comprobar la veracidad de
las transacciones.
•
Conocer el tratamiento contable de los respectivos movimientos para efectuar el
registro correcto.
•
Conocer los métodos prácticos de chequeo de información sobre la cual descansa la
correspondiente revisión
 Información necesaria para el proceso de registro de
ventas, ingresos y cuentas por cobrar
 
Para llevar a cabo el proceso de revisión, procesamiento y registro de ventas, ingresos y
cuentas por cobrar es necesario hacer la recopilación de la información proveniente de los
centros de facturación y de tesorería.
El auditor de ingresos recibe la información generada en cada uno de los centros de
facturación y consolidada por auditoría nocturna, la cual se esquematiza de la siguiente
manera:
a. Información necesaria para el registro de Ventas
b. Registro venta de habitaciones:
Zeus
- Movimiento cuenta huésped
- Venta habitación y cargos automáticos
- Listado de débitos a cuenta huésped
 - Informe Ventas y estadísticas

- Listado de huéspedes y sus acompañantes por habitación

- Habitaciones según estado o Room status

Innsist

- Revisión de totales

- Hoja de Auditoria (Ruta – Innsist)

- Revisión de tarifas

- Listado de cargos a cuenta huésped

- Listado de huéspedes y sus acompañantes por habitación

- Habitaciones según estado o Room status

- Informe de Gerencia ( Ruta – Innsist)

2. Registro venta de alimentos y bebidas:

- Informe de ventas Alimentos y bebidas ( Zeus / Innsist)

- Planilla de cajero Ambiente ( Zeus / Innsist)

- Movimiento cuenta Huésped ( Zeus )

- Hoja de Auditoria ( Ruta – Innsist )

- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Zeus / Innsist)

- Listado de tiquetes con descuentos (Ruta - Zeus / Ruta - Inssist)

- Listado de tiquetes con Reversiones (Ruta - Zeus / Ruta – Inssist)

3. Registro venta de teléfono y fax:

- Movimiento cuenta Huésped

- Hoja de Auditoria

- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / Innsist)

- Listado de llamadas por tipo de extensión (Zeus / Inssist)

•
Registro venta de lavandería:

- Movimiento cuenta Huésped

- Hoja de Auditoria

- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / Innsist)

- Planilla de caja (Zeus – Innsist)

5. Registro venta de Recreación:

- Movimiento cuenta Huésped

- Hoja de Auditoria

- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / Innsist)

- Planilla de caja

6. Registro venta de Fotocopias y otros servicios:

- Movimiento cuenta Huésped

- Hoja de Auditoria

- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / Innsist)

5. Otros ingresos:

- Listado e Ajustes realizados

b. Información necesaria para el registro de ingresos.

1. Registro ventas de contado y tarjetas de crédito

- Planilla de ingresos caja de recepción (Z / I )

- Planillas de caja ambientes (Z / I )

- Listado de facturas (Z / I )

- Facturas de Venta

2. Registro de cancelación cuenta huésped

- Movimiento cuenta huésped

- Los documentos utilizados en el proceso de auditoria nocturna

3. Registro de cuentas por cobrar
- Planilla de ingresos caja de recepción (Z / I )
- Créditos a la cuenta huésped empresas (Z / I )
- Recibos de Caja
- Facturas de venta
4. Registro depósitos
- Planilla de depósitos recibidos
- Comprobante depósitos
c. Información para el registro de cuentas por cobrar
1. Registro de cuenta huésped
- Movimiento cuenta huésped
- Informe de ventas
- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Zeus / Innsist)
- Trasunto cuenta huésped (Z / I )
 La auditoría de ingresos se basa en los cruces de información recibida de los diferentes
ambientes y centros de facturación, para cuya labor el sistema es una herramienta
fundamental. Por esta razón el proceso se va a sustentar únicamente con la existencia
de un sistema para la auditoría nocturna, si no existe, la auditoría de ingresos se
convierte en un proceso de registro contable dejando a un lado el objetivo fundamental
de la revisión.

La auditoría de ingresos se desarrolla a través de los siguientes procesos:


  Registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar

  Proceso de conciliación cierre de mes

 
REVISIÓN DE VENTAS, INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

Después de recopilada la información, el auditor de ingresos tiene la responsabilidad de

comprobar la veracidad de las transacciones efectuadas haciendo el cruce de información para
lo cual desarrolla las siguientes actividades:

Verificación de la venta de habitaciones: Es necesario hacer los siguientes cruces :

 

Informacion Global Soportes

Zeus
Movimiento cuenta Huésped Listado cargos a la cuenta huésped
Informe de ventas y estadísticas Venta habitación y cargos Automáticos
Innsist
Revisión de Totales
Hoja de Auditoria Revisión de tarifas
Informe de Ventas y estadísticas Listado de cargos a cuenta huésped
Verificación de la ocupación:

Este procedimiento es muy importante y sirve para verificar el número de habitaciones

ocupadas y cobradas en la noche inmediatamente anterior.
Es necesario disponer de la siguiente información:
•
Estado de habitaciones o Room status (Zeus / Inssist)
•
Listado de huéspedes Check in (Zeus / Innsist)
•
Listado de Huéspedes Check out (Zeus / Innsist)
Partiendo de la información consignada en los anteriores documentos, se realizan las
siguientes verificaciones:
Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de habitaciones del hotel o
room status debe ser iguala:
Habitaciones ocupadas del día, las cuales se toman del estado de habitaciones del hotel o
room status más ( +) Salidas del día sin incluir habitaciones complimentaries y house use
menos (-) Entradas del día, sin incluir habitaciones complimentaries y house use.
Verificación de la venta de alimentos y bebidas

Los valores registrados como venta de alimentos y bebidas en cada una de las
“planillas de cajero ambiente” de los diferentes centros de facturación, deben estar
soportados por los cheque cuentas, facturas de venta y vales, así como de sus
respectivas comandas.
El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios e ingresos con
las respectivas cartas. Con respecto a la facturación de eventos debe cruzar la
facturación con el informe de eventos, con el fin de determinar que el registro estuvo
acorde con lo pactado con el cliente.

Información Global Soportes

Informe de ventas Alimentos y bebidas •

Planilla de cajero Ambiente (Z / I )

(Zeus / Inssist)
•
Planilla por formas de pago
•
Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped
Movimiento cuenta Huésped (Zeus / Innsist )
Hoja de Auditoria •
Listado de tiquetes con descuentos (Z / I)
Informe d ventas Excel •
Listado de tiquetes con Reversiones (Z / I)
Verificación de la venta de Lavandería:
Los valores registrados como venta otros en las planillas de cajero ambiente,
deben estar soportados por los vales, así como de sus respectivas Listas de
lavandería.
El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios y verificarlos .

Soportes
Informe de ventas Alimentos y bebidas
•
Planilla de cajero Ambiente (Z / I )
(Zeus / Inssist)
•
Planilla por formas de pago
Movimiento cuenta Huésped
•
Listado de débitos o cargos a la cuenta
Hoja de Auditoria huésped (Zeus / Innsist )
Informe d ventas Excel •
Listado de tiquetes con descuentos (Z /
I)
•
Listado de tiquetes con Reversiones (Z
/ I)
Verificación de la venta de teléfonos y fax.

Información Global Soportes

Movimiento cuenta Huésped Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus /

Innsist )
Hoja de Auditoria
Listado de llamadas por tipo de extensión
Informe d ventas Excel

Verificación de la venta de recreación

Movimiento cuenta Huésped

Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus /
Hoja de Auditoria Innsist )
Planillas de caja
Informe d ventas Excel

Movimiento cuenta Huésped

Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus /
Hoja de Auditoria Innsist )
Informe de Eventos
Informe d ventas Excel
 
b. Revisión de ingresos

Ventas de contado y tarjetas de crédito:

Esta labor se desarrolla mediante la ejecución de los siguientes cruces de información:

•
Los tipos de pagos registrados en el informe de ventas Alimentos y bebidas ( Z / I )de
cada uno de los centros de facturación, deben ser iguales a los valores registrados en el
resumen ingresos de la planilla de cajero ambiente o informe de formas de pago  y a su
vez estos valores deben ser iguales a los reportados por el auditor en el informe de ventas
elaborado en Excel.
•
Cancelación de cuenta huésped - depósitos y recaudo de cartera: La verificación de
estos procesos se desarrollan mediante los siguientes cruces:
•
La sumatoria de los valores registrados en el resumen de la “planilla de ingresos cuenta
huésped” de todos los cajeros de recepción, en su columna “total cuenta huésped” deben
ser iguales al valor de los créditos registrados en el trasunto cuenta huésped ( Z / I )
•
La sumatoria de cada uno de los medios de pago registrados en el resumen de la planilla
de ingresos caja de recepción de todos los cajeros de recepción, en cada una de sus filas
deben ser iguales al valor registrado en el resumen del listado planilla de ingresos caja de
recepción consolidado.

•
La sumatoria de los valores recibidos en efectivo , cheque, tarjetas de crédito, crédito
empresas y aplicación de depósitos del resumen del planilla caja de recepción ( Z / I ) ,
debe ser igual al valor registrado en la fila efectivo , cheque, tarjetas de crédito, crédito de
empresas y aplicación depósitos de los créditos del día consignados en el “movimiento de
cuenta huésped o revisión de totales

•
La sumatoria de los valores registrados en las filas cuenta huésped efectivo y cuenta
huésped tarjeta del movimiento general de ingresos, consignado en el informe de ventas de
Excel, debe ser igual a la sumatoria de las filas efectivo y tarjetas de crédito de los créditos
del día registrados en el movimiento de cuenta huésped o revisión de totales

•
La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la “planilla de depósitos recibidos,
debe ser igual al valor registrado en la misma planilla ingresos caja de recepción en la
columna otros ingresos.
 La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la planilla de ingresos caja
de recepción en otros ingresos debe ser igual a la sumatoria de los valores
registrados en las filas depósito efectivo y depósito tarjeta del movimiento de
ingresos correspondiente al informe de ventas de Excel.
•
c- Revisión generación de cartera:
•
Se realiza mediante los siguientes cruces:
•
La sumatoria de los valores registrados en la planilla de ingresos caja de recepción
de todos los cajeros, en la fila crédito empresas o CXC debe ser igual al valor
reportado en la fila fila crédito empresas o CXC del planilla caja de recepción
consolidado
•
El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC de la planilla de ingresos caja
recepción, debe ser igual al monto reportado en la fila crédito empresas o CXC del
movimiento cuenta huésped o revisión de totales.
•
El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC la planilla de caja recepción
debe ser igual al monto reportado en el total de la planilla créditos a la cuenta
huésped consolidado por empresa o abonos a la cuenta huésped consolidado CXC.
PROCESO DE REGISTRO DE VENTAS INGRESOS Y CUENTAS POR
COBRAR

El proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es una labor puramente
contable y consiste en la generación de una interface entre los módulos de POS y FRONT al
software contable actual. Las cuentas contables afectadas dependen de los parámetros dados a
la aplicación. Recordemos que al momento de definir cargos o transacciones desde le módulo
de Parámetros, podemos indicar que cuentas contables afecta.

ZEUS
•
Generar el movimiento contable desde el módulo de POS y FRONT en formato resumido, si
existe alguna inconsistencia se emitirá un reporte informando el tipo de inconsistencia para
hacer el respectivo ajuste.
•
Creación de terceros, el sistema mostrara los que están pendientes por crear en contabilidad
arrastrando la información existente, verificar que este completa Nit, cedula o
pasaporte, razón social en caso de empresa o nombre del huésped, dirección, teléfono, y
tipo de documento, en caso contrario completarla a su vez evitar la duplicidad de
terceros en contabilidad. Una vez hecho, se coloca el visto bueno frente a cada tercero
para hacer la respectiva validación.
 3. El ultimo paso desde los módulos de POS y FRONT es exportar la información al
modulo de contabilidad.

4. Validación de información en contabilidad.

INNSIST

1. Mediante el proceso cambio de fecha en la auditoria nocturna el sistema valida, a

través de la hoja de auditoria Ingresos, la información consolidada derivada de las
ventas e ingresos de la operación para ser exportada a Excel

2. A través de un reporte con Query se genera al detalle la contabilización de las

formas de pago del día igualmente para ser exportada a Excel.

3. Una vez consolidada toda la información anteriormente descrita se arma la

estructura en la Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus.
 Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus.

Cuenta con cuatro hojas denominadas Diseño Document_temp, Diseño Transac_Temp,

Document_Temp, y Transac_Temp donde las dos ultimas hacen referencia al
encabezado y detalle, respectivamente, de la nota contable que se generara una vez sean
exportados los datos a contabilidad; la información que se debe tener en cuenta para el
correcto registro bajo esta herramienta es la siguiente:

Document : Año y mes, fuente, documento o tercero, fecha numero de registros y total de
los débitos y créditos.

Transac : Año y mes, fuente, documento, fecha del registro, cuenta contable a la cual
vamos a hacer la respectiva contabilización, tercero y de acuerdo a la naturaleza de cada
cuenta debemos registrar los datos propios de cada una.

Posteriormente debemos remitirnos al Diseño Document y Diseño Transac para definir
el numero de registros que se van a contabilizar por día y generar las hojas de datos
destino respectivamente.

.
 Para exportar los datos a contabilidad por medio de las herramientas Zeus_Excel nos
conectamos a contabilidad definimos en parámetros generales las hojas a exportar .

Validación de la interface en contabilidad tanto para Zeus como para Innsist.

Para registrar los movimientos de otra aplicación en contabilidad:

Aplicación: Seleccione la respectiva aplicación desde la cual va a generar los

movimientos en contabilidad. POS , FRONT y en caso de la plantilla se identifica
como Excel
•
Generar Consecutivo: Selecciónela (deje la marca o chulo).
•
Serie: Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Cada hotel tiene
asignado una que lo identificara .
•
Fecha Digite la fecha inicial y final en el cual se van a generar los movimientos.
•
 Fuente Digite la fuente para POS y FRONT
Opciones de Impresión:.
•
Reporte Resumido: Permite imprimir el reporte sólo con los valores
reportados de la aplicación.
•
Reporte Detallado: Permite la impresión de clientes, proveedores, centros
de costo, etc.,
•
Estilo Profesional: Le permite imprimir el reporte dividido y sombreado
entre líneas.
•
Terminado el proceso de interface generamos un movimiento por fuente comprobante
que nos resumirá los movimientos contabilizados durante el día derivados de las ventas
e ingresos de la operación, este reporte nos servirá para revisar con el informe de Excel
elaborado por el auditor nocturno y revisado durante el proceso de auditoria de ingresos
a fin de constatar la correcta contabilización de la venta e ingreso del día.
•
El proceso de interface debe hacerse a diario a mas tardar a las 11:00 am y de esta
manera dar paso al proceso de consignaciones por parte de tesorería ya que a las 3:00
pm debe estar completo el ciclo para poder generar flujo de caja.
Retención en la fuente:

Es un sistema de recaudo anticipado del impuesto de renta que estamos obligados a causar a
diario por cada una de las facturas generadas a cartera, siempre y cuando el cliente tanga la
calidad de agente retenedor.
•
Para facilitar esta contabilización se puede hacer a través de la Plantilla de Exportación de
Datos a SQL de Zeus. Con el mismo procedimiento explicado anteriormente y con los
atributos propios de cada cuenta.

Conciliación con tesorería

Con la verificación y registro de los ingresos efectuada hasta ahora, se tiene certeza de que
los valores causados están correctos, pero no se conoce si los dineros fueron depositados de
la misma forma en que se relacionaron en las planillas de ingresos.

Para certificar que los dineros que fueron reportados por los cajeros fueron los que llegaron a
tesorería y depositados correctamente en las entidades financieras, se debe efectuar la
conciliación entre el “informe de tesorería y el informe de ventas elaborado por el auditor
nocturno en su comprobante diario de ingresos” cruzando cada una de las formas de pago
(efectivo, cheques, moneda extranjera y tarjetas de crédito) recibidas por tesorería contra los
valores reportados en las planillas de cajeros.
•
 
La metodología para la verificación es la siguiente:

Cruce de los ingresos reportados en las planillas de cajeros, contra los valores enviados a
tesorería:

Se toman cada una de las planillas de cajero y frente al nombre de cada uno de ellos que
aparece en el “informe de tesorería”, en la columna “ingresos según auditoría” se van
registrando los valores reportados en las planillas, comparando cada uno de éstos con los
entregados efectivamente a tesorería, definiendo de esta manera si existió algún sobrante
o faltante. De esta manera se está garantizando que los valores que reportó el cajero en
sus planillas, llegaron físicamente a tesorería.
•
Si es una diferencia crédito nos indica que se generó un mayor valor enviado por los
cajeros de los diferentes centros de facturación, en cuyo caso éste debe figurar en el total
de la columna “sobrante” del “informe de tesorería” y debe hacerse el registro contable
como un ingreso no operacional en la cuenta de de excedentes, incrementando el valor
débito de la caja.
•
Si es una diferencia débito nos indica:

Que hubo un menor valor enviado por los cajeros de los diferentes centros de
facturación, cuyo valor debe corresponder al total de la columna “faltante” del “informe
de tesorería” y debe definirse la responsabilidad y efectuar el registro contable.
•
Cruce del movimiento diario de tarjetas de crédito: Esta verificación se realiza a través
de las siguientes etapas:
•
1º- Cruce de captado ( valor recibido en tarjetas de crédito) : Para este cruce se suman
los valores recibidos de cada una de las tarjetas de crédito de “la planilla de ingresos caja
de recepción en su resumen final” y el “informe de ventas alimentos y bebidas, los
cuales deben ser iguales al valor registrado en cada una de las tarjetas de crédito en la
columna “captado” del “informe de tesorería”.
•
2º Cruce del monto ( valor tarjetas de crédito, detectadas en el banco y registradas por
el tesorero después de descontada la comisión): Para este cruce se verifica el soporte
enviado adjunto que se baja directamente del banco y donde me reporta el valor
consignado por concepto de tarjetas de crédito en el día con su respectiva comisión y
retenciones.
Cruce de los valores consignados:
•
El auditor de ingresos debe verificar con los soportes de las consignaciones, tanto las
físicas enviadas al banco como la copia del registro contable elaborado por el tesorero,
que todos los valores recibidos se hayan consignado en la misma forma.
•
Igualmente  corroborar el soporte con el que el registro de las comisiones y retenciones
efectuadas por el banco a diario.
•
Revisiones adicionales a cuentas especiales:

1. Cuenta huésped : Por su grado de importancia esta cuenta debe contar con un estricto
control que empieza con:
•
Verificación del saldo reflejado en el listado saldos de folios o trasunto cuenta
huésped coincida con el saldo contable a la fecha.
•
Revisión y control de los folios abiertos diferentes a habitación por la opción de
apertura de eventos varios lo que indica que no están ligados a una habitación.
 •
Revisión de listado de huéspedes en casa donde nos indica fecha de apertura del
folio, definir la antigüedad del mismo y hacer el respectivo seguimiento de cierre.
•
Seguimiento de folios con saldos elevados en conjunto con el jefe de Cartera.
•
Cargos efectuados a Folios cerrados.

2. Depósitos: Teniendo en cuenta la debilidad que tenemos en la obtención de

cedulas desde el momento de la reserva debemos tener especial cuidado en la
aplicación de los mismos al ercero a que corresponde. Revisar constantemente
esta cuenta y hacer los ajustes pertinentes.
•
 3. Descuentos: Se debe tener un estricto control en la revisión de los descuentos
realizados teniendo en cuenta el funcionario que los autoriza, el monto, el motivo
y establecer causas y responsabilidades.
•
 4. Impuestos: Por su relevancia debemos revisar a diario el IVA generado
estableciendo la base de cálculo, el valor calculado, las exenciones y los no gravados.
•
 
5. Control de facturación : Como procedimiento diario debemos revisar las facturas que se
generan teniendo en cuenta el consecutivo completo, teniendo en cuenta que las
anuladas deben estar el original y las copias con el respectivo sello e anulado, el
motivo y el numero de factura que la remplaza.

Nota: como recomendación se sugiere que la anulación de las facturas recaiga

únicamente en el Auditor de ingresos , esto quiere decir que este funcionario sea el único
autorizado para llevar a cabo este procedimiento previa autorización del contralor, salvo
casos específicos que puede hacerlo el auditor nocturno o supervisor a cargo
justificando posteriormente la razón.

6. Control de ocupación: Con el reporte físico de ama de llaves el cual se realiza en horas
de la mañana el auditor de ingresos debe realizar el cruce para establecer la ocupación.
•
Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de habitaciones debe ser
igual a:
•
Habitaciones ocupadas del día (+) Más: Salidas del día (-) Menos: Entradas del día.
PROCESO DE CONCILIACIÓN CIERRE DE MES

 
•
Durante los primeros cinco días de cada mes, el auditor de ingresos concilia las cuentas
de caja general, cuentas por cobrar a particulares y cuentas por cobrar tarjetas de crédito,
para lo cual utiliza el siguiente procedimiento:
•
Conciliación de caja general: Imprime los auxiliares de contabilidad para esta cuenta,
verificando que el saldo reportado en éstos, sea exactamente igual al valor reportado en
la columna “saldo en caja” del “informe de tesorería”, lo cual garantiza que la existencia
física (informe de tesorería) es igual a la contable.
•
Conciliación cuentas por cobrar tarjetas de crédito: El auditor de ingresos imprime los
auxiliares de contabilidad, verificando que el saldo reportado en éstos, sea exactamente
igual al valor reportado en la columna “saldo” para cada una de las tarjetas del “informe
de tesorería, lo cual garantiza que los valores a cobrar por concepto de tarjetas de crédito
sí corresponden a los registrados contablemente.

•