Visionholistica

Cambio Personal & Organizacional

Time
Management
Prof. Lalo Huber
lalohuber@visionholistica.com

www.visionholistica.com
Mayo 2003 1
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Cambio Personal & Organizacional

Objetivos de la Conferencia

 Iniciar un cambio personal para eliminar

actitudes y hábitos que producen derroche del
tiempo!

 ¿Es importante hacer un buen Time Management?

 Desde ya...!!!
 La buena administración del tiempo es esencial para el logro de los objetivos
personales!!
 Hace a la eficacia y eficiencia personal!
 Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...

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¿Qué es el tiempo..?

Un recurso de características
únicas..!!! ¿Le suena este número?

 No se puede comprar... 292.000

 No se puede alquilar... Esta es la cantidad de horas de
vigilia con que cuenta una persona
en toda su vida profesional..!!
 No se puede acumular...
Después de este curso: 4 horas
 No se puede reemplazar... menos!!!

 No se puede dejar de consumir...

 Hace falta para todo...

 No se puede tener más...

 Ni menos...

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La locura del tiempo...

¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”?

 Se acaba la hora del almuerzo..?
 Los videoclips...
 Hablar con la boca llena...
 Auto-mac...
 Comer en el escritorio...
 Barras de cereales...
 Fast-food
 Stress
 Falta de cuidado personal
 Mala alimentación
 Deshidratación crónica
 Menos horas de sueño
 Vacaciones de fin de semana...
 Televisión las 24 horas....
 Servicios 7x24....
 Kioscos 7x24....
 Verdulerías abiertas de noche...
 Telecommuting

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Cambio de hábitos?

 Nadie pierde el tiempo a

propósito
 La pérdida de tiempo es
en general involuntaria
 Producto de malos
hábitos
 Entonces estamos
hablando de
cambio de hábitos!!

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En qué perdemos el tiempo

 Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?

• Charlas de café... • impuntualidad nuestra y de otros • Mate infinito
• Agresiones....... • descoordinación • Televisión...
• Peleas........ • agotamiento • Fanatismos...
• Quejas........ • interrupciones. • Modorra...
• Interrupciones...... • estímulos externos aparentemente importantes. • 10 videos para el
• Aburrimiento...... • Email, celular, pager... • fin de semana..
• Falta de objetivos...... • stress • Excesivo sol..
• Enfermedades........ • Desconcentración • Excesivo espejo
• Preocupación....... • Objetivos incoherentes • Excesivos trámites
• Enojos........ • No evaluación del accionar • No querer cerrar
• Continua postergación.... • La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...” ninguna puerta
• Inconsciencia • Vicios, pecados, errores, olvidos • Otros..??
• Demasiadas horas de sueño.... • Preocupación
• Insuficientes horas de sueño.... • Discusiones irrelevantes
• Viajes..... • Descontrol
• Teléfono celular.... • Temor a decir NO
• Teléfono.... • Temor a elegir
• Switching • Preocupación
• procrastination • Ira
• guardar “todo”..., • Envidia
• Retrasos • Comodidad
• ICQ • Encuentros casuales
• Vergüenza, timidez • Vagancia
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¿En qué se pierde el tiempo..? Pregunta clave:

En qué nivel
estoy...?
Hacerme Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo
I cargo!! cambiar nada... Solo sobrevivo...

Definir Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero

II Adonde y por aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...
inconsciencia

donde ir!
PLAN
MACRO Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Arrancar!!!! Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo

III continuamente... Quiero vivir...!

Avanzar!!!
IV Verificando y Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero
ajustando siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
continuamente el
conciencia
destino y el
camino!! Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que
podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

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¿Qué es time management?

I  Actitud proactiva-preventiva Hacerse

 Tomar iniciativa!! cargo!!!
 Establecer objetivos -planear
II Tener
 estrategia personal, misión y visión personal
objetivos
 Recordarlos!
 Perseverancia, disciplina
III  No postergarlos! Encararlos!!!
 Superar miedos, desarrollar autoconfianza
 Revisión de actividades
IV  Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Llevarlos
 Incrementar eficiencia! a cabo
 CAMBIO DE HABITOS!! bien!

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Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... tiempo

2001 2010

me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto... tiempo

Accionar Proactivo-Preventivo 9
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¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?

 Ahorrar tiempo...? Actitud

preventiva!! La regla de
oro..!!!
 Ejemplo...
 Llevar el auto a una revisión
periódica lleva un par de horas... Y
cuesta algunos pesos....
 Chocar en la autopista por una falla
en los frenos puede hacernos perder
muchos días.... En trámites.... O
peor... En el hospital.... O con
muletas... O peor.... Y también
puede costar miles y miles de
pesos...

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Planeamiento personal

 ¿Cómo diferencio actividades relevantes

(positivas y negativas) de las irrelevantes..?
 Solo se pueden diferenciar a través
de la definición de claros objetivos...!! t a b l e ci d os
s pre-es
Objetivo

les núti
posit ivas

i
a nt e s

o
Rele v

t es
t i va s
n
t e s n e ga
rreleva
Relev a n
I

Ojo! Esto va contra la cultura

actual del “todo vale”..?
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Objetivos claros = coherencia

 Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...
 Quiero ser sano / fumo
 Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol
 Quiero ser delgado / me como la vida
 Quiero tener una familia / no formalizo
 Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
 Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
 Quiero un trabajo mejor / no busco
 Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris
 Me gusta la gente que no critica / critico
 Quiero ser muy inteligente / no estudio
 Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
 Quiero que mejore el país / no pago impuestos
 Quiero ser más honesto / no pago multas
 Me gusta la sinceridad / verseo
 Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo
 Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una
 Quiero un país más rico / hago paro
 Quiero viajar / no ahorro
 Quiero que me quieran / tengo mal humor
 Quiero que me quieran / soy agresivo
 Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
 No me gusta la gente que insulta / insulto
 Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el botón
 Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle
 Me preocupa la pobreza / no hago nada
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Técnicas para un mejor TM

Time management en una frase:

“Nunca ponerme a hacer nada antes de
saber exactamente todo lo que quiero
hacer... Y como voy a acomodar todas
esas actividades en el tiempo
disponible..!”

“Te puedes retrasar...

Pero el Tiempo no lo hará..”
Benjamin Franklin
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Mejores hábitos
para una mejor Administración del Tiempo

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¿Qué es time management..?

 Una clasificación de actividades

relevantes positivas!!

 Actividades de mantenimiento =
sobrevivir...
No discrecionales
deben hacerse

 Actividades de cambio =
vivir!!
Discrecionales
puedo elegir

Ojo!! No confundir unas con otras..!!

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Técnicas para un mejor TM

 Minimice tiempo dedicado a actividades

de mantenimiento!!! Recuerde que son
“medios”... No fines..!!!
 Cuanto dedica a “comer”..?
 Cuánto dedica a “cocinar”..?
 Cuánto dedica a “aseo”..?
 Cuánto dedica a “shopping”..?
 Cuánto dedica a “descanso”..?
 Cuánto dedica a “relax”..?
 Cuánto dedica a “tomar sol”..?
 Cuánto dedica a “jugar”..?
 Cuánto dedica a “limpiar la casa”..?
 Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..?
 Etc.........

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Técnicas para un mejor TM

 Automotívese
 Desarrolle actitud positiva
 Evite a las personas
críticas
 Evite criticar
 Trate siempre de hablar de
lo bueno del mundo
 Auto-prémiese al
completar tareas
 Ayude a otros...
 Imagínese en la situación
deseada...
 Todo cambio comienza con
un pensamiento....!!!!!!!

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Técnicas para un mejor TM

No
Urgentes! urgentes...
 First-things-first!
 Primero lo primero
 La vasija, las piedras y la Importantes! QI QII
arena....
 Defina prioridades
 Diferencia claramente lo urgente
de lo importante
No
importantes! QIII QIV
 Aplique la Regla de 80-20
 Asegúrese de no estar postergando
algo de alta prioridad... Solo porque
no es urgente
 Nunca pierda de vista las prioridades
básicas..
 Familia, hijos, salud, calidad de vida,
educación...

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Técnicas para un mejor TM

 Evite caer en el perfeccionismo

exagerado!
 No hay nada más triste que una persona capaz
que nunca hace nada...
 Porque nunca es suficiente....
 Critica a todo por su falta de perfección...
 Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles..
 Recordar que “lo perfecto
es enemigo de lo posible”....
 Elimine el Procrastination!!

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Técnicas para un mejor TM

 Tome consciencia de los

costos reales de las
cosas..!!
 Cual es el costo de ir al cine..?
 El costo de un depto..?
 Cuál es el costo de su
tiempo..?
 Qué prioriza..? Ahorrar tiempo
o ahorrar $$$..?
 No compre NADA que luego le
cueste demasiado
mantener..!!!
 No se deje llevar por el
impulso consumista...
 No caiga en la trampa
material...

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Técnicas para un mejor TM

 Maneje expectativas...!!
 Maneje bien las expectativas de
quienes lo rodean...!
 Nunca prometa demasiado...
 Mejor prometa poco...
 Y exceda expectativas..!!!
 Si uno no maneja las expectativas
de otros... Ellos mismos las
generarán... A su propio
gusto...!!!!
 Nunca eleve las expectativas de
otros sobre Ud.... A menos de
estar seguro de luego
superarlas...!!!!

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Técnicas para un mejor TM

Aprecio mucho tu
 Aprenda a decir NO!!! invitación pero....
Aprenda a hacerlo sin
NO

agredir...
Sin ser desagradable...


 “Te agradezco mucho la

GRACIAS!!
invitación... Realmente sos
una persona de primera...
!
Pero lamentablemente no
podré ir...”
 Gracias.... Pero NO....
 Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas
pierden por hacer cosas a las
cuales no se atrevieron a decir
NO!!!!
 Sin mencionar los conflictos
que esto suele generar.......

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Técnicas para un mejor TM

 Aprenda a reclamar!!!
 Aprenda a hacerlo sin agredir...
 Sin ser desagradable...
 Le ruego me disculpe...... Pero
creo que a este plato le falta.....
Puede ser..?
 Disculpeme que lo
interrumpa....
 Señor, podría Ud.. por favor
aclararme este.....
 Tengo un problema señor...
Podría Ud ser tan amable de
ayudarme..,?
 Armar escándalo SI Y SOLO SI
es imprescindible...!!!
 Nunca de entrada....!!

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Técnicas para un mejor TM

 Elija a las personas con que

desea interactuar..!!!!!
 Las relaciones no son obligatorias..!
 Si tengo una relación con alguien a
quien no puedo ayudar... Ni me
ayuda... Considerar la posibilidad de
cortarla...!!
 No pierda tiempo con gente no-
compatible..!!
 Busque afinidad en la gente que lo
rodea...
 Busque buenas influencias...!
 Relaciónese con gente que comparta
sus objetivos..!!!!
 Haga contactos y arme equipo!

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Técnicas para un mejor TM

 Use To-do-lists!!
 Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...
Por escrito..!!!!!! - la importancia de
escribir
 Cuestione TODOS los puntos del to-do-
list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para
qué..? ¿y si no lo hago..?
 No haga nada hasta no tener el to-do-list
definido
 Orden ANTES de la ACCION!!
 Mantener to-do-list separada para
proyectos

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Técnicas para un mejor TM

 Elimine hábitos que  Vicio del “doble

provocan derroche de sentido”...
tiempo!!!!  Excesivo tiempo
 Volver a dormirse después de dedicado a cocinar,
despertarse... comer
 Chateo en internet...  Shopping...
 Charlas de café....  Juegos de PC...
 Charlas telefónicas sin objeto...  Cine,
 Excesiva TV, programas sin valor  Alquiler de videos...
agregado  Fútbol...
 Chusmerío......  Paseos...
 Manías....  Viajes de placer...
 Cigarrillo, bebida,  Otros..?
 Hobbies “tontos”....
 Broma continua...

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Técnicas para un mejor TM

 Evite distracciones...
 Bloqueelas físicamente..!!!
 Enciérrese si es necesario
 No interrumpa... Para no ser interrumpido
 Establezca tiempo para no atención de visitas
 Asegúrese momentos de aislación...
 Ármese un lugar para estar en soledad...
 No acepte interrupciones gratuitas...
 No acepte la charla automática de otros...
 Diseñe un lugar de trabajo productivo
 Integrar todos los elementos necesarios
 Haga una lista de las herramientas que
necesita... Y trate de tenerlas todas en un
mismo lugar...!
 Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

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Técnicas para un mejor TM

 Delegue!!!
 No haga actividades para las
cuales esté sobrecalificado...!!!
 Todo aquello que pueda
delegar... Deléguelo..!
 Recuerde que antes de delegar
debe enseñar....
 Solo resérvese actividades de su
“core business”.....
 Delegar es para una persona
como tercerizar es para una
empresa....
 Delegue... O tercerice... Todo
aquello que otro pueda hacer
mejor....!
 Ej.: débito automático...
Limpieza... Shopping...

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Técnicas para un mejor TM

 Sea siempre puntual y exija

puntualidad..!!
 Genérese una imagen de
puntualidad..!
 Empiece cumpliendo...
 Para luego exigir...
 Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarán
puntuales con Ud...!!
 Genérese una imagen de
impuntual.... Y todo el mundo
le hará perder tiempo sin
sentirse culpables...

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Técnicas para un mejor TM

 Si trabaja en relación de
dependencia, cambie de
empresa al menos cada 4
años...!!
 Manténgase en forma..
 Capacítese para serle útil al mercado...
No a una sola empresa..!
 Asegúrese de ser capaz de dar valor
agregado... Siempre..!
 No confíe en su estabilidad laboral....
 No permita que se le “cristalice” la
cultura de una empresa en particular....
 Investigue el mercado continuamente...
 Hágase conocer...
 Desarrolle su marketing personal...

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Técnicas para un mejor TM

 Trabaje duro para eliminar

sentimientos inútiles..! Son una de
las principales fuentes de pérdida
de energía...
 Pre-ocupación,
 rencor,
 bronca,
 envidia,
 miedo
 celos...
 ansiedad
 Etc.....!

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Técnicas para un mejor TM

 Elimine el vicio argentino de la queja

continua..!!!!
 La queja continua inconsciente es una pérdida
continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la
desmotivación que provoca en los demás..!
 No entre en círculos viciosos de “queja ritual”
 Aprenda a ir al grano...
 Mantenga el foco en las conversaciones...
 No permita cambio de tema sin razón...
 No permita que el otro se desvíe...
 Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes
perdidos...” salvo que éste sea exactamente el
objetivo...!!
 NUNCA termine una conversación sin resultado...
 Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...

32
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Técnicas para un mejor TM

 Aprenda a utilizar
herramientas de
productividad personal
 PC
 Internet
 e-shopping
 Correo electrónico
 Foros de discusión
 Herramientas de mailing
 Telecommuting
 PDAs
 Agendas
 Teléfono - celular - contestador -
fax

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Técnicas para un mejor TM

 Haga un buen manejo de las

reuniones
 Minimice la cantidad de reuniones
 Si una decisión la puede tomar solo, pues
tómela!
 Llame a reunión solo si es realmente
imprescindible
 Asista a una reunión solo si es
imprescindible...
 Prepare las reuniones con anticipación
 Defina los objetivos de antemano
 Establezca hora de comienzo y fin
 Genere una minuta
 En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechas
y con responsables!

34
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Técnicas para un mejor TM

 Maneje eficientemente los

“papeles”
 Manipule documentos una sola
vez!
 Genere algún sistema de
archivo.. En el trabajo y en su
casa...
 Se archiva ordenadamente... O
se tira..!!!
 Tire inmediatamente lo que no
sirve
 No “cajonee”
 No apile papeles
 Minimice suscripciones a
revistas y diarios...

35
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Técnicas para un buen TM

 Aprenda a comunicarse
eficazmente
 Establezca objetivos para sus
contactos
 Mejore su forma de expresarse
 Mejore su imagen
 Aprenda a adaptar su
comunicación a las otras
personas!!
 Utilice redundancia para eliminar
malos entendidos
 NUNCA asuma...
 Aprenda a preguntar
 Aprenda a escuchar
 No prejuzgue!
 Verifique siempre sus
comunicaciones!!

36
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Técnicas para un mejor TM

 Evite conflictos
interpersonales..!!! Los
conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!
 Contrólese...
 No agreda a nadie...
 Trate bien a todos...
 No critique...
 Sea amable...
 Salude y agradezca
efusivamente... Siempre y en
todo lugar
 Evite cualquier tipo de
contienda legal...
 Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto...!!!

37
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Técnicas para un buen TM

 Maneje eficientemente el e-mail
 No envíe más emails que los que quisiera recibir...!
 Sea breve
 No genere conflictos por mail
 Jamás un email “negativo”...
 Use el email para desarrollar contactos positivos...
 No genere “cadenas”....
 No utilice copias en forma indiscriminada
 clasifique los mails apenas llegan...
 Borre inmediatamente los que no sirvan
 No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)
 Haga buen uso del teléfono
 Concentre la realización de llamadas
 Use contestador con altavoz
 No atienda todas las llamadas!
 Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas
 Limite la duración de las llamadas
 Elimine hábito de “colgarse” al teléfono
 “Cierre” las llamadas
 Utilice teléfono manos libres
 Utilice inalámbrico
 Tenga detector de caller-id
 Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..!

38
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Técnicas para un mejor TM

 Simplifique su vida
personal..!
 Evite aparatos sofisticados...
 Use tecnología mainstream
 No se entusiasme con chiches
 Evite ropa cara
 Evite influencia de la moda
 Evite todo producto que exija
demasiados cuidados...
 Evite productos que no pueda
mantener “de taquito”
 Evite salidas caras y sofisticadas...
 Evite muchedumbres...
 Evite colas...
 Haga trámites por teléfono o internet...
 Utilice débito automático...
 Limite sus pertenencias a las mínimas
necesarias...

39
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Técnicas para un mejor TM

 Mantenga un buen estado

físico y mental
 incluya momentos de relajación en el día,
breves
 en día y hora fijos practique deporte...
 tenga actividades variadas
 camine mucho
 duerma las horas necesarias
 no duerma de más...
 tome MUCHO líquido...
 Lávese la cara frecuentemente....
 Elimine el alcohol...
 Coma liviano... Siempre...
 Desarrolle alguna actividad artística
 Capacítese continuamente
 Evite el burn-out

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Técnicas para un mejor TM

 Establezca rutinas para las

actividades continuas!
 divida el tiempo para pensar y para hacer... y
para descansar...
 Establezca un plan semanal fijo!!!
 Aproveche los tiempos muertos...
 Siempre lleve encima algo útil para leer... Y
un anotador para actualizar to-do-lists...
 Utilice libros en CD o cassette... Para viajes....
 Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada...
A menos que realmente necesite descansar..!
 Busque la forma de eliminar
viajes repetitivos

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Técnicas para un mejor TM

 Acostúmbrese a aplicar el
procesamiento paralelo..!
 Ordene tareas para lograr un máximo nivel de
superposición
 Ejemplo para ordenar:

poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión

estacionar el auto

descargar bolsos del baúl

llamar el ascensor

abrir la puerta del ascensor

cargar bolsos en el ascensor

llegar a casa en el auto

abrir la cochera

ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades....

enviar un mail urgente

escribir un informe... No urgente

poner agua para hacer un té

prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más posible
antes de ir a dormir...

bajar del ascensor

descargar bolsos

abrir puerta del depto con la llave

entrar con el auto a la cochera

entrar al depto...

prender la pc

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