FOKUS BAB 2 PP1 STPM 2009: PENGAWALAN

 
DEFINISI Proses memantau prestasi  & pengambilan tindakan untuk memastikan hasil tercapai seperti
  dijangkakan
KEPENTINGAN 1. Memastikan semua sumber diguna dgn berkesan
2. Mengenalpasti masalah & tindakan pembetulan
3. Memastikan perancangan dilaksana dgn baik & ikut tempoh ditetapkan
JENIS KAWALAN 1. Kawalan  Dilakukan oleh pekerja sendiri/diri sendiri/kawalan kendiri
dalaman/kendiri  Dilakukan dengan cara mewujudkan faktor
motivasi/kandungan kerja
 Contoh: kerja mencabar, pembuatan keputusan bersama,
akauntabiliti
 Sesuai untuk pekerja dalam golongan Y
2. Kawalan luaran  Dilakukan oleh penyelia / pengurus
 Dengan cara mewujudkan sistem ganjaran dan hukuman
 Contoh ganjaran : bonos, insentif dll
 Contoh hukuman : tindakan disiplin, potong gaji ,amaran
dll
 Sistem teknologi : letak kamera, kad perakam waktu dll
 Sesuai untuk pekerja golongan X
 
TAHAP KAWALAN 1. Kawalan  Di lakukan pada peringkat pengurusan tertinggi dlm
Strategik  Organisasi /oleh pengurus atasan
 Melibatkan dlm tiga aspek kawalan yang penting-
Memantau faktor penting dlm persekitaran yang dpt
mempengaruhi daya maju  sesuatu  rancangan
 Strategik yang telah ditetapkan.
 Menilai kesan rancangan strategic
 Memastikan rancangan strategic dilaksanakan spt
dijangkakan.
 Melibatkan kawalan jangkapanjang
 Laporan berjangka untuk mengesan sebarang
 Perubahan yang berlaku dan mungkin berlaku.
2. Kawalan  Dilakukan oleh pengurus pertengahan
taktikal  Tumpuan keatas penilaian pelaksanaan rancangan taktikal 
ditahap jabatan, 
 Memantau hasil berkala dan mengambil tindakan
pembetulan.
 Menggunakan maklumat atau laporan jangka sederhana .
 Pengurus pertengahan terlibat dlm kawalan strategik
dengan membekalkan maklumat kepada pengurus atasan.
 Pengurus pertengahan terlibat dalam kawalan operasi
hanya dari segi memastikan rancangan operasi
dilaksanakan dengan berkesan.
3. Kawalan  Dilaksanakan oleh pengurus lini atau penyelia/bawahan
operasi  Memantau operasi/hasil kerja harian
 Memberi maklum balas keberkesanan rancangan kepada
pengurus atasan
 Contoh: Mengadakan kawalan bertujuan menjimatkan
Kertas dengan menggunakan kedua-dua belah muka Surat.
 
PROSES/ 1. Menentukan objektif & standard prestasi
LANGKAH  Standard yang hendak dicapai perlu ditetapkan dengan jelas, boleh diukur,
PENGAWALAN mudah difahami, dan boleh dicapai.
 Diukur dalam bentuk kuantiti, kualiti, kewangan dan masa.
 Cth: Sasaran pengeluaran produk xx sebanyak 2000 unit pada Jan 2009
2. Mengukur & menilai prestasi sebenar
 Boleh diukur secara kuantitatif atau kualitatif atau kedua-duanya
 Diukur berdasarkan standard yang telah ditetapkan
 Cth: Sykt hanya berjaya keluarkan 1500 unit produk xx pada Jan 2009
3. Membandingkan prestasi sebenar dgn standard
 Mencari perbezaan antara langkah (1) dan langkah (2)
 Untuk mengesan masalah/penyelewengan dan mengambil tindakan
pembetulan.
 Cth: prestasi sebenar= 1500 unit, standard prestasi 2000 unit, berlaku kekurangan
sebanyak 500 unit.
4. Mengambil tindakan pembetulan
 Tindakan pembetulan perlu diambil jika hasil sebenar tidak mencapai
standard yang dirancang.
 Pengurus perlu mengesan punca penyelewengan atau masalah yang timbul
supaya tindakan pembetulan yang akan diambil lebih berkesan.   
 Punca 4M (method, man, money, material) perlu dikaji utk kenalpasti
punca utama
 
 
 
KAEDAH 1. Awalan  Kawalan ke atas input untuk pastikan ia mematuhi standard semasa
KAWALAN (Sebelum proses transformasi/penjualan.
Proses)  Bertujuan mencegah aduan pelanggan akibat kecacatan atau
kerosakan.
 Misalnya: Tindakan meneliti dengan cermat tarikh luput,
pembungkusan dan bahan mentah digunakan
2. Semasa  Dijalankan ketika proses transformasi sedang berjalan.
(Semas  Tindakan pemulihan, pembetulan atau pengubahsuaian diambil
a selepas penyimpangan berlaku.
Proses)  Cth: Satu saiz sampel keluaran diambil dan diperiksa dgn teliti, utk
mengetahui sampel yang cacat.
3. Selepas  Dilaksanakan selepas tamat sesuatu aktiviti
(Selepa  Untuk memastikan keseluruhan aktiviti berjalan dengan betul atau
s tidak.
Proses)  Perancangan atau program yang bakal diambil berurutan dengan
langkah yang lepas.
 Cth: ujian pandu uji kereta .
 Pemantauan dibuat ke atas output
 
SISTEM 1. Penetapan standard yg baik
KAWALAN  Dapat difahami
BERKESAN
 Mempunyai justifikasi
 Realistik
2. Strategik & berorientasikan hasil
3. Boleh difahami & diterima semua pihak
4. Pantas & berorientasikan pengecualian – perlu ikut jadual
5. Anjal
 6. Menyokong kawalan kendiri
7. Bersifat positif
8. Adil & Objektif
ALAT-ALAT 1. Analisis  Mengkaji hubungan antara jualan @ hasil dengan kos untuk
KAWALAN Pulang Modal menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai
jumlah kos iaitu TPM
 Maklumat berguna untuk membuat unjuran kewangan
 Menentukan harga jualan
 Mengawal perbelanjaan
 Perancangan aktiviti pemasaran
 Dua kaedah boleh diguna iaitu grafik / algebra
2. Belanjawan  Satu penyata yang dinyatakan dalam nilai wang yang
menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai
objektif tertentu secara komprehansif dan terpeinci untuk
suatu tempoh yang ditetapkan
 Tempoh bergantung kepada keperluan
 Belanjawan operasi terdiri daripada belanjawan komponen
yang membentuk penyata pendapatan
 Belanjawan kewangan terdiri daripada belanjawan
komponen yang membentuk KKK
 Gabungan belanjawan kewangan dengan belanjawan
operasi dikenali belanjawan induk
 Belanjawan bentuk tetap dan fleksibal
 
3. Carta Gantt  Untuk mengawal kemajuan sesuatu projek yang mudah
 Pihak pengurusan akan membuat perbandingan terhadap
perlaksanaan projek dengan carta untuk mengetahui
prestasinya
 Diguna untuk menguruskan pengagihan sumber
 Memastikan projek dapat disiapkan dalam tempoh yang
telah dirancang
 
4. PERT / CPM  Untuk mengurus projek yang rumit
 Contoh : pembinaan jalan raya
 Tujuan : untuk mengetahui bila projek boleh disiapkan
 Kenalpasti kegiatan genting
 Pengagihan sumber
 Penentuan kos
 Penentuan kegiatan yang perlu diberi keutamaan.