1.

0 Pengenalan

Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi lisan yang formal dan paling polular

dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu

keputusan, menyelesaikan sebarang masalah berbangkit atau melaksanakan sesuatu

kerja supaya menjadi lebih mudah. Selain itu, mesyuarat juga merupakan salah satu alat

pengurusan yang penting. Mesyuarat yang efektif bukan sahaja boleh mencapai objektif,

tetapi juga dapat mengelakkan pembaziran masa dan kos.

Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan

seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada

lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada

ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal

mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan,

dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai

keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

Prestasi dan kegiatan sesebuah organisasi itu juga boleh dikawal dari semasa ke

semasa melalui mesyuarat yang melibatkan laporan-laporan daripada ahli-ahli

organisasi. Oleh demikian, urus setia mesyuarat memainkan peranan yang penting bagi

memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar dan mencapai objektif. Untuk itu, garis

panduan pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa kerajaan yang

dikeluarkan dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun

1991 yang menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus

dilaksanakan bagi tujuan menjayakan sesuatu mesyuarat dan urusan boleh dirujuk oleh

pihak berkenaan.

1
2.0 Ciri-ciri sebuah mesyuarat yang berkesan

Mesyuarat merupakan perbincangan yang mempunyai ciri-ciri seperti yang

berikut:

2.1 Sesebuah mesyuarat adalah terdiri daripada pengerusi, setiausaha, ahli-

ahli biasa dan pakar rujuk.

2.2 Seorang pengerusi dalam mesyuarat biasanya merupakan pengerusi

dalam sesuatu pertubuhan atau organisasi.

2.3 Semua pihak yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil

oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang

penting, notis akan dihantar kepada pihak yang terlibat dua

minggu atau sepuluh hari sebelum mesyuarat diadakan.

2.4 Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara

bertulis oleh setiausaha.

2.5 Mesyuarat yang dijalankan dikehendaki menurut tatacara mesyuarat.

3.0 Jenis-jenis mesyuarat

Secara teorinya, terdapat 5 jenis mesyuarat yang wujud di dalam persekitaran

kerja. Jenis mesyuarat tersebut adalah seperti berikut:

3.1 Mesyuarat Kumpulan (Team Meeting)

Mesyuarat ini perlu diadakan lebih kerap. Ketua kumpulan (jabatan) yang

mempengerusikan mesyuarat perlu lebih aktif dan mampu mengawal

suasana mesyuarat agar objektif mesyuarat dapat dicapai. Selain itu, perlu

diingat bahawa mesyuarat yang kerap diadakan ini hendaklah dilakukan

seringkas mungkin dengan cara :

2
 i) Agenda perlu diserahkan sebelum mesyuarat dijalankan dan setiap

ahli mesyuarat perlu bersedia dengan isu yang ingin diketengahkan.

ii) Pengerusi hendaklah bijak mengendalikan agenda dan tidak perlu

menggunakan masa yang panjang untuk membincangkan sesuatu

agenda.

iii) Setiap isu yang dibincangkan yang terdapat dalam agenda

hendaklah dihadkan masa agar tidak keterlaluan.

iv) Pada akhir mesyuarat, keputusan dan tindakan hendaklah

dirumuskan oleh Pengerusi yang kemudiannya mempelawa ahli

mesyuarat memberi pandangan masing-masing.

3.2 Mesyuarat Penyelesaian Masalah (Problem Solving)

Mesyuarat ini selalunya diadakan bagi membincangkan mengenai

masalah yang spesifik. Proses bagi menyelesaikan masalah boleh

dipecahkan kepada empat pecahan aktiviti:

i) Analisis : Mempelajari, mengenalpasti dan mengkelaskan masalah;

ii) Imaginasi : Memberikan beberapa pilihan penyelesaian;

iii) Kritikan : Menilai semula beberapa pilihan penyelesaia yang

dikenalpasti dan menolak pilihan yang tidak dipersetujui;

iv) Pertimbangan : Menentukan pilihan mana yang akan diguna pakai;

3.3 Sesi Penjanaan Idea (Brainstorming)

Mesyuarat jenis ini memerlukan sebanyak mungkin percambahan idea

tanpa perlu menilai dan menolak. Brainstorming boleh dijadikan sebagai

salah satu langkah mendapatkan penyelesaian yang berinovasi dan

3
 sebagai permulaan kepada sesebuah mesyuarat. Selain itu ia boleh

dijadikan sebagai salah satu faktor kekuatan sesebuah pasukan.

3.4 Mesyuarat Perundingan (Consultative)

Mesyuarat ini diadakan apabila konsultan atau pakar perunding bertemu

dengan pelanggan bagi membentangkan sesebuah cadangan atau usul.

Selalunya, mesyuarat akan disertai dengan pembentangan slaid dan

penggunaan media elektronik. Mesyuarat ini akan gagal sekiranya

kehendak pelanggan tidak dipenuhi. Tugas konsultan adalah memenuhi

dan mengenalpasti kehendak yang diingini oleh pelanggan. Persediaan

adalah perlu di mana konsultan hendaklah mengkaji latar belakang

pelanggan dan bertanyakan soalan-soalan yang dapat membantu

konsultan menyediakan usul dan cadangan yang bernas.

3.5 Mesyuarat Elektronik

Mesyuarat ini boleh dijalankan sama ada melalui panggilan telefon atau

video conferencing dengan tujuan bagi mengurangkan kos tetapi ianya

lebih kepada memerlukan penumpuan dan penyertaan ahli mesyuarat

sepenuh masa.

4.0 Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh urus setia pada peringkat

4.1 Pra-mesyuarat

Sebelum mesyuarat diadakan, urus setia perlu mengenalpasti perkara-

perkara berikut telah dilakukan. Sila merujuk lampiran 1 untuk senarai

semak penyediaan keperluan mesyuarat.

4
i) Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama

pengerusi.

Urus setia hendaklah berunding dengan pengerusi untuk menentukan

agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urus setia

juga dikehendaki merancang peruntukan masa untuk setiap perkara

dalam agenda.

ii) Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat perlu dilakukan secara bertulis atau melalui

panggilan telefon kepada pihak yang diamanahkan untuk menguruskan

bilik mesyuarat. Maklumat-maklumat seperti berikut hendaklah diberi

kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:

a) Nama jawatankuasa

b) Nama pengerusi mesyuarat

c) Nama setiausaha mesyuarat

d) Tarikh, masa mula dan masa yang dijangka tamat

e) Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat

f) Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat

iii) Menentukan kertas kerja yang disediakan oleh bahagian atau jabatan

untuk pembentangan di mesyuarat.

Kertas kerja yang hendak dibentangkan mesti dihantar kepada urus

setia dalam tempoh sekurang-kurangnya dua minggu sebelum

mesyuarat. Selain itu, urus setia dikehendaki memberitahu Bahagian

atau Jabatan yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas

5
 kerja mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan

keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja

melebihi 15 muka surat.

iv) Menghantar surat jemputan mesyuarat

Menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan

mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh

sekurang-kurangnya sepuluh hari sebelum sesuatu mesyuarat itu

diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi

penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat

mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti nama

jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa

dijangka tamat, jenis pakaian yang sesuai, agenda mesyuarat dan

nama pengerusi. Urus setia juga hendaklah menyatakan sama ada

ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya

dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. Agenda mesyuarat

hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:

a) Perutusan Pengerusi

Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi

akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

b) Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus

disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat

membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini

mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang

6
 lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan

kebenaran minit mesyuarat ini.

c) Perkara-perkara berbangkit

Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang

dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan

diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas

melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima

sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga

ahli-ahli yang lain.

d) Pembentangan kertas-kertas kerja

e) Hal-hal lain

f) Penutup

Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua

perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila

pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan

mendatangkan hasil.

v) Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

Memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.

Semakan ini bertujuan untuk memastikan bilik mesyuarat dalam

keadaan bersih dan kemas. Tempat duduk yang mencukupi disediakan

dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama pengerusi dan ahli-

ahli mesyuarat yang akan hadir. Selain itu, adalah sangat penting untuk

memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi dan alat-

alat tulis disediakan di atas meja. Overhead projector, komputer riba,

7
 skrin dan peralatannya juga disediakan jika perlu. Menentukan semula

tempahan minuman ringan telah dibuat sekurang-kurangnya satu jam

sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

vi) Menentukan kehadiran

Dalam mesyuarat yang penting, urus setia dikehendaki berhubung

dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang

akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam

tempoh sekurang-kurangnya dua hari sebelum mesyuarat diadakan.

vii) Perbincangan pra mesyuarat

Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti segala

maklum balas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan

yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma

kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah dua hari

sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

viii) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

Menjelaskan cara-cara memberi penghormatan kepada pengerusi

dalam mesyuarat dan menyeru kepada semua ahli-ahli agar

menghadiri mesyuarat tepat pada masa yang telah ditetapkan. Jika

ahli-ahli bercadang untuk meninggalkan mesyuarat lebih awal, ahli-ahli

dikehendaki memaklumkan kepada pengerusi atau setiausaha.

8
4.2 Semasa Mesyuarat

Mencatatkan minit mesyuarat semasa mesyuarat dijalankan. Minit

mesyuarat hendaklah merekodkan senarai ahli-ahli yang hadir ke

mesyuarat, perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam

mesyuarat, keputusan-keputusan yang telah dibuat dan tindakan-tindakan

susulan yang perlu diambil oleh pihak berkenaan. Catatan nama ahli-ahli

mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir.

Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas.

Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota

yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk

makluman sahaja.

i) Pada awal mesyuarat

Semua jemputan ke mesyuarat perlulah datang awal supaya dapat menyesuaikan diri

dengan suasana dan ahli-ahli mesyuarat. Selain itu, mesyuarat seharusnya mula tepat

pada masa yang ditetapkan. Pengerusi mesyuarat perlu wujudkan suasana selesa,

ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu. Tujuan, objektif dan tempoh

mesyuarat perlu dimaklumkan pada awal mesyuarat. Seterusnya, ahli-ahli dikehendaki

meluluskan minit mesyuarat yang lalu dan menjelaskan perkara pentadbiran atau

pengurusan pada awal mesyuarat

ii) Di pertengahan mesyuarat

9
 Pengerusi boleh memulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu

seterusnya menjemput pandangan mengenai isu atau masalah yang dikemukan dan

menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli mesyuarat. Semasa mesyuarat dijalankan,

semua ahli-ahli diberi peluang yang sama untuk bercakap atau mengeluarkan

pendapat. Galakkan penyertaan semua ahli adalah sangat penting. Jika mempunyai

perkara-perkara yang tidak jelas, disarankan supaya mendapat penjelasan semasa

mesyuarat. Perbincangan yang tidak berkaitan harus dihalang supaya tidak

menggangu perjalanan mesyuarat. Selain itu, kekalkan suasana harmonis dan elakkan

perselisihan faham antara ahli-ahli dan memberi kesimpulan dari masa ke semasa

mengenai apa yang telah dibincangkan.

iii) Di akhir mesyuarat

Pengerusi seharusnya mengulas kembali perkara yang telah dibincangkan,

memaklumkan keputusan yang telah diambil atau ditolak, diterima, diberi perhatian

atau ditunda. Seterusnya memaklumkan tindakan susulan yang perlu diambil. Selain

itu, penegrusi boleh menetapkan masa, tarikh dan tempat mesyuarat yang akan

datang sekiranya perlu dan menamatkan mesyuarat tepat pada masanya.

4.3 Selepas Mesyuarat

i) Penyediaan minit mesyuarat

10
 Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada

pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari tiga hari

selepas tarikh mesyuarat diadakan.

ii) Menghantar minit mesyuarat

Minit mesyuarat hendaklah dihantar ke urus setia selewat-lewatnya

satu minggu selepas mesyuarat.

iii) Menerima laporan maklum balas dari urus setia

Segala maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah

diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urus setia hendaklah

menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di

dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan

membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urus setia hendaklah

membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklum balas yang

diterima.

iv) Menyedia dan menghantar laporan maklum balas yang dikemaskini ke

urus setia

Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklum

balas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan

seluruh bahagian atau jabatan, tanggungjawab penyediaan laporan

maklum balas hendaklah diberi kepada bahagian atau jabatan yang

bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklum

balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diserah kepada

11
 bahagian atau jabatan berkenaan untuk membuat ringkasan dan

penganalisisan serta menyediakan laporan maklum balas. Bahagian

atau jabatan berkenaan dikehendaki menyediakan laporan

maklumbalas dalam tempoh dua minggu.

Carta Alir Proses Kerja Pengurusan Mesyuarat telah dilampirkan di lampiran 2.

Ia memberi gambaran tentang keseluruhan proses pengurusan mesyuarat.

5.0 Penutup

Kesimpulannya, mesyuarat dibahagikan kepada tiga peringkat yang meliputi

tindakan-tindakan pra, semasa dan selepas mesyuarat. PKPA yang disediakan

diharapkan dapat membantu dan menjamin keberkesanan urus setia dalam

melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan kepada sesebuah jawatankuasa.

Mesyuarat adalah perlu diadakan kerana ia membolehkan perkongsian maklumat

dan perkembangan berkaitan isu-isu di bawah bidang kuasa ahli mesyuarat dan dapat

mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta menetapkan cara

penyelesaiannya berdasarkan suara majoriti dalam mesyuarat. Mesyuarat-mesyuarat

yang baik perlu mengikut keperluan semasa, mempunyai agenda yang jelas, ringkas

dan tepat, tidak perlu mengambil masa yang meleret-leret, minit dapat disediakan

dengan segera, persiapan awal yang rapi, kemudahan bilik yang selesa dan pencatat

minit seeloknya orang yang berpengalaman.

12
13