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Políticas y Planeación de evento

Políticas y Planeación de evento

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12/10/2010

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Políticas y Planeación de evento.Mise en PlaceEs el alistamiento y preparación total, previo al servicio, de todos los elementos(equipos, utensilios, salones, personal, etc.) para ser utilizados en el desarrollo delevento, teniendo en cuenta una buena planeación, organización, comunicación ycoordinación, para lograr un excelente servicio en el evento.Una mise en place bien hecha es el índice de la calidad del establecimiento y unaforma de prever que el servicio no sufra ninguna complicación.Con base en los deseos, necesidades y gustos del cliente, el evento tendrá unascaracterísticas propias en cuanto a participantes. Motivo, costos, servicios entreotros, que se verán reflejados en un contrato establecido por las partes y que para elestablecimiento será la pauta para planear y ejecutar las tareas que sean necesariaspara cumplir con los requerimientos del cliente. Se examinará entonces cada detalley personal en cada área que tenga que ver con el evento y que implique una mise enplace.Una vez firmado el contrato, el jefe del departamento de eventos enviará copias delformato informe de eventos a todas y cada una de las dependencias que tengan quever con el evento en forma directa o indirecta y que apoyan el buen desarrollo delmismo, tales como caja, recepción, cocina, almacén, vigilancia, coordinador deárea, salones, personal, lavandería, Office y portería.Este informe es enviado con el propósito de programar y describir detalladamentetodos los servicios que se van a ofrecer, ordenar los productos necesarios, prepararcuentas, programar personal y organizar la descripción de salones y equipos.Según el tamaño del establecimiento y dependiendo del número de eventosespeciales programados para cada día, se debe realizar una lista parcial deactividades para preparar cada detalle así:Actividades de PreparaciónMuebles y EquiposLas mesas y su disposición pueden variar según la reunión, el tamaño y forma delsalón, el número de cubiertos, etc.Antes de arreglar las mesas estas deben limpiarse con un líquido detergente; lomismo debe hacerse con los asientos.Escaparate auxiliar y área central de aprovisionamiento: El escaparate auxiliar es unservicio conveniente y un área de almacenamiento para toda clase de alimentos yequipos necesarios durante el servicio. Debe estar limpio, pulcro y bien provistoantes del servicio, de algunos elementos como: agua, servilletas ( para comidas ycocteles), baberos y obsequios para los niños, menús, vajilla extra, utensilios deservicios especiales, manteles o individuales, paños para limpiar, libretas y esferosextras para anotar las órdenes, recipientes extras de sal, pimienta y azúcar listaspara usar, mantequilla, salsas, café, té, aromáticas, cremas, cafeteras, hielo, agua ypinzas para hielo.

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