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1. EL CONTRATO
Un contrato, es un acto por el cual una persona natural o jurídica se obliga a dar, hacer o no
hacer alguna cosa. Su característica es la bilateralidad cuando del contrato se emanan
obligaciones recíprocas para las partes.
Como quiera que la Entidad suscribe contratos de derecho Público y privado, se rige por las
siguientes normas de acuerdo con la clase de contrato que celebre:
1.3.1. Normas
Constitución Nacional
Código Contencioso Administrativo
Código Civil
Código Penal
Código Laboral
Código del Comercio
Normas Tributarias
Código de Recursos Naturales y sus Normas reglamentarias
Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias (Dtos. 855, 679, 856/94 etc)
(Aplicables a la Entidad )
Manual de Contratación de La Entidad
Convención Colectiva de Trabajo Vigente
Reglamento Interno de Trabajo
1.3.2. Principios
La gestión está enmarcada en los siguientes principios que nacen de la naturaleza del desarrollo
de su actividad diaria:
* Buena Fe - Las gestiones del interventor no sólo deben ejecutarse de buena fe, sino que
además éstas deben reflejarlo. La Buena fe no es otra cosa que actuar conforme a la moral y a
las buenas costumbres.
* Transparencia - Su accionar debe ser claro, diáfano y objetivo, de manera que los interesados
puedan obtener información precisa sobre todos y cada uno de los asuntos relacionados con el
proceso contractual y la ejecución de los contratos.
* Economía - El interventor debe vigilar que el presupuesto destinado para la ejecución del
contrato, sea destinado en las obras que pretenden adelantarse. Debe igualmente impedir que
por sus actuaciones y omisiones se produzcan perjuicios económicos para la Entidad dentro de
la ejecución de los contratos, o traumatismos administrativos que atenten contra la economía
procesal que debe regir la actuación administrativa.
* Equidad - Debe igualmente velar porque se mantengan las condiciones técnicas, económicas
y financieras durante el desarrollo del contrato. Es de su resorte, igualmente, hacer que prime
este principio en las relaciones entre el contratista y la Empresa, y entre el contratista y las
personas que se vean afectadas por la ejecución del contrato.
* Planeación - La gestión del interventor debe corresponder a una cuidadosa planeación que le
permita establecer los mecanismos de control que se requieran durante el desarrollo del contrato.
* Celeridad - El interventor debe manejar todos los medios para agilizar las decisiones, de modo
que los trámites de contratación se cumplan con eficiencia y eficacia.
En términos generales todos los contratos que celebra la Entidad se efectúan por escrito, salvo
en aquella circunstancia en que por declaratoria de urgencia amerite una contratación verbal,
caso en el cual deberá dejarse constancia escrita del hecho.
a. Contrato Formal
b. Carta Contrato
c. Orden de Ejecución
2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
La Ley de contratación que rige las Entidades del estado y (el Manual de Contratación de La
Entidad ), ajustándose a las modificaciones introducidas en la nueva Ley, han señalado las
causales de inhabilidades e incompatibilidad para contratar con el Estado, las cuales son
aplicables a la Entidad como empresa (Tipo de empresa). A continuación se enumeran dichas
causales:
2.1.1. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y
las Leyes.
2.1.2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que
trata el literal anterior estando inhabilitados.
2.1.4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoría interdicción
de derechos y funciones publicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente
con destitución.
2.1.5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
2.1.8. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal
o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o
segundo de afinidad con el representante legal o cualquiera de los socios de una
sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una licitación o concurso.
2.1.9. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad,
así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con
posterioridad a dicha declaratoria.
2.1.10. Las inhabilidades a que se refieren los numerales: 2.1.3; 2.1.4. y 2.1 9. se extenderán
por un término de cinco años contados a partir de la fecha ejecutoria del acto que
declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena o del acto que dispuso la
destitución; las previstas en los numerales: 2.1.2. y 2.1.5. se extenderán por un
término de cinco años contados a partir de la fecha de la ocurrencia del hecho de la
participación en la licitación o concurso, o de la de celebración del contrato, o de la de
expiración del plazo para su firma.
2.2. Incompatibilidad
2.2.2. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los empleados de la Entidad
en los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la Junta Directiva,
o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal.
2.2.4. Las corporaciones, las asociaciones, y las sociedades anónimas que no tengan
el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las
demás sociedades en las que el empleado de la Entidad en los niveles directivos,
asesor, ejecutivo o miembro de la Junta Directiva, o el cónyuge, compañero o
compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad,
afinidad o civil de cualquiera de ellos, que tenga participación o desempeñe cargos
de dirección o manejo.
Nota: La inhabilidad prevista en el numeral 2.2.4. no se aplicará en relación con las corporaciones, asociaciones,
fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el empleado de La Entidad
en los niveles referidos debe desempeñar cargos de dirección o manejo.
2.2.5. Los miembros de la Junta Directiva. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto
de ___________________ y de las Entidad es vinculadas o adscritas al Ministerio de
Minas y Energía.
Nota: Tampoco quedan cobijados por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan los numerales
anteriores, las personas que contraten por obligación, legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que La
Entidad ofrezca al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni quienes celebren contratos en
desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de La Constitución Nacional.
El interventor debe evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de
la Empresa, al tratar con contratistas, clientes, proveedores o cualquier otra persona natural o
jurídica, nacional o extranjera que realice o pretenda realizar negocios con La Entidad o con
empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente.
3. REGISTRO DE PROPONENTES
Todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las Entidad es estatales,
contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles, se inscribirán en
la Entidad de su jurisdicción y deberán estar clasificadas y calificadas por especialidades,
grupos o clases de acuerdo con la naturaleza de los bienes o servicios que ofrezca.
El registro de proponentes será público y por tanto cualquier persona puede solicitar que se le
expidan certificaciones sobre las inscripciones, calificaciones y clasificaciones que contengan.
4. SISTEMAS DE CONTRATACION
Es responsabilidad de los jefes o representantes legales de las Entidad es, adelantar todos
los actos inherentes a la actividad contractual. No obstante, estos podrán delegar hasta en los
niveles directivo, ejecutivo o equivalentes teniendo en cuenta las normas que rigen la
distribución de funciones en los respectivos organismos. La adjudicación o celebración del
contrato no pueden ser delegadas.
Ninguna licitación o contrato podrá adelantarse sin que se haya obtenido previamente la
correspondiente apropiación presupuestal.
4.4. La propuesta
En el caso de la Entidad dichas licitaciones pueden ser públicas o privadas de acuerdo con la
naturaleza y cuantía de la actividad que se pretenda contratar y la norma que le sea aplicable
(Ley 80/93 o Manual de Contratación).
✓Los invitados son seleccionados por el funcionario a cargo de la licitación, por escrito.
✓Se escogen cuatro proponentes. Si hay menos de seis proponentes se invita a todos.
✓Los restantes deberán ser seleccionados por sorteo para cada contratación, en acto público
efectuado con dos días de antelación. El aviso se fija en cartelera.
TERMINOS DE REFERENCIA
LEY 80 DE 1993 Entidad
Sondeo de precios
5. CONTRATO FORMAL
La Entidad utilizará modelos estandarizados, los cuales serán elaborados por la (Dirección
Jurídica o su equivalenta).
El objeto del contrato debe ser claro y conciso. No debe contener redacciones ambiguas que se
presten a interpretaciones erróneas que conlleven a modificarlo o promuevan incidencia
económica en perjuicio de las partes.
Sin limitarse, las partes pueden convenir cualquiera de los siguientes sistemas de precios:
* Valor Global - Es el que comprende todos los costos directos o indirectos, incluidos los
gastos de administración, impuestos, imprevistos y utilidades que puedan suscitarse
como consecuencia del contrato que se suscribe.
La forma de pago es de libre estipulación entre las partes. Puede ser mensual, por cantidad de
obra ejecutada, etc...
La Ley prevé igualmente el Anticipo y Pago Anticipado. Tanto el anticipo como el pago anticipado
solamente pueden estipularse hasta por una cuantía equivalente al 50% del valor del contrato.
5.3.3. Impuestos
Los contratos de acuerdo a su cuantía y naturaleza son gravados con los impuestos de: Industria
y
Comercio, Renta y Complementarios, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente,
Impuesto de Timbre Nacional, entre otros.
Algunos impuestos deben recaudarse al tiempo de la causación de las cuentas de cobro que se
presenten dentro de la ejecución de un contrato, momento en el cual el interventor, dentro de su
gestión de control, debe tener especial cuidado de evitar la mora de tramitación de las mismas, a
efectos de impedir que resulte sancionada la Entidad por retener en forma tardía el valor a
recaudar.
5.4. La sancionatoria por efectos del incumplimiento de las obligaciones parciales o totales de
las partes.
Los contratos que suscribe La Entidad, contemplan las cláusulas de multas y penal pecuniaria.
Estas tienen como fundamento servir de medio coercitivo a fin de conminar al contratista para
que cumpla dentro de un término perentorio, las obligaciones parciales por él incumplidas.
El interventor juega aquí un papel importante, toda vez que su ejercicio minucioso de control
sobre el avance del contrato y del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista,
pueden impedir que la administración se vea abocada a imponer las multas pactadas en el
contrato.
Para estos efectos debe, también el interventor, informar al administrador del contrato para los
fines ya señalados de imponer el pago de la cuantía estipulada como cláusula penal pecuniaria y
continuar con el respectivo procedimiento ante la aseguradora garante.
La omisión del interventor del cumplimiento de esta obligación a su cargo, lo hará responsable de
los prejuicios económicos que por su omisión , deba asumir la Entidad contratante.
Teniendo en cuenta la clase del contrato y los riesgos que se pretenden cubrir, debe
determinarse el tipo, la cuantía y vigencia de los amparos que se consideren necesarios.
El contratista prestará garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones del
contrato, la cual se deberá mantener durante la vigencia y liquidación del contrato.
Los contratos de obra que se suscriban en la aplicación de la Ley 80 de 1993 deberán contener
las denominadas cláusulas exorbitantes u obligatorias.
Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias sobre la interpretación del contrato que
puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende
satisfacer con el objeto contratado, la Entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretará en
acto administrativo debidamente motivado las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia.
Se utiliza cuando la Entidad requiere terminar anticipadamente el contrato por las siguientes
razones:
a. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo
exija.
b. Por muerte o incapacidad física del contratista o disolución de la persona jurídica, si es
una sociedad.
d. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos del contratista que afectan
de manera grave el cumplimiento del contrato.
5.6.4. De la caducidad
Es una de las formas de terminación de contratos por incumplimiento de las obligaciones a cargo
del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que
puede conducir a su paralización.
Debe declararse por resolución motivada. Cuando se declara la caducidad no hay lugar ala
indemnización para el contratista quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades
previstas en la Ley.
La Entidad contratante en caso de declaratoria de caducidad podrá contratar la obra con otro
contratista o permitir que la Entidad garante asuma la ejecución de la misma.
De acuerdo con la Ley 80 de 1993 sólo pueden efectuarse delegaciones en cargos de nivel
ejecutivo o directivo. El Decreto Reglamentario 679/94 establece la prohibición de delegar la
firma del contrato.
El contrato debe ser firmado primero por el representante de la Entidad y luego ser enviado al
contratista para los mismos efectos.
6. CARTA CONTRATO
Las cartas contratos no contemplan el lleno de las formalidades que se exigen para un contrato
formal. No obstante, debe señalarse en ellas el objeto y las obligaciones de las partes en forma
clara y expresa.
Para efectos de las garantías se aplica lo señalado en el punto de las garantías del contrato
anteriormente indicado.
7. ORDENES DE TRABAJO
Esta modalidad se utiliza cuando se desee suscribir contratos cuya cuantía no supere el valor de
200 SMML.
Los formatos de las ordenes de trabajo serán estandarizados por la Dirección Jurídica de La
Entidad .
La fuerza mayor o caso fortuito solo puede predicarse de aquellos hechos imprevistos,
repentinos e irresistibles que se suscitan dentro de la ejecución de un contrato y que hagan
imposible su cumplimiento.
En estos casos las partes no están obligadas a indemnizar por los perjuicios que se causen.
Los efectos pueden llegar desde la suspensión del contrato hasta la terminación y liquidación del
mismo, con el reconocimiento de las obligaciones que se hayan cumplido hasta el momento en
que , por las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, deba tomarse tal determinación.
Por circunstancias de fuerza mayor o por ser conveniente a los intereses de La Entidad o de los
trabajos contratados, por mutuo acuerdo, se puede suspender la ejecución del contrato.
La suspensión debe constar en un acta que contenga específicamente las circunstancias que
dieron lugar a ella,la fecha de la suspensión y la fecha estimada de la reiniciación, y los efectos
que serán asumidos por las partes como consecuencias de la misma.
Así, deberán señalarse, a manera de ejemplo, las cargas laborales o los efectos del probable
stand by de equipos, etcétera.
El plazo extintivo de los contratos no se contabiliza por efectos de la suspensión del contrato. En
consecuencia, o se requiere de las suscripción de un contrato adicional para prorrogar el plazo.
Los contratos podrán ser adicionados en su valor y plazo. No obstante, su valor, no podrá ser
incrementado sino en el cincuenta porciento del valor del contrato principal y deben ser
aprobados por el funcionario autorizado que celebro el contrato principal.
Si el valor de la adición sumado al valor del contrato principal supera la cuantía autorizada, se
debe obtener autorización del nivel jerárquico superior.
El plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a prórroga, salvo que sobrevengan
hechos constitutivos de fuerza mayor o que a juicio de La Entidad haya necesidad de hacer
modificaciones al alcance o a las especificaciones, cuya realización requiera ampliar dicho plazo.
En los contratos o precios unitarios que se suscite mayor cantidad de obra, esta no dará lugar ala
suscripción de un contrato adicional. Su valor se pagara a los precios convenidos en el contrato
para el respectivo ítem.
8.1.4. Contratos accesorios
Son aquellos que se celebran para la ejecución de obligaciones no previstas en el alcance del
contrato, pero que se hacen necesarias, útiles o convenientes para la mejor ejecución del objeto
del contrato principal.
Puede suscribirse con el mismo contratista o con un tercero. Estos contratos pueden elaborarse
directamente.
Los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue
en el tiempo, y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con el
contratista.
Esta liquidación debe constar en un acta donde se consignaran los acuerdos o conciliaciones a
que se llega para poner fin a las divergencias presentadas y declarar en paz y salvo al contratista
por todo concepto.
El acta de liquidación deberá contener las cantidades de trabajo ejecutadas por el contratista, los
pagos efectuados por La Entidad , los ajustes, revisiones, reconocimiento, conciliaciones, los
descuentos realizados, bonificaciones concedidas, multas aplicadas, saldo a favor o en contra
del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.