DIAGRAM ALIR

(Tjahja Muhandri, TPG – FATETA)

Pada bagian ini, kita akan membahas mengenai pengertian dan

pemahaman tentang proses dan teknik Diagram Alir yang sering
digunakan untuk menggambarkan suatu proses.

A. Pengertian tentang Proses

Proses merupakan suatu rangkaian tindakan yang sistematis yang

diarahkan untu mencapai tujuan tertentu. Dalam filosofi TQM, proses
merupakan bagian lanjutan setelah perancangan dan penetapan produk
dilakukan. Dalam industri pesawat terbang, besi tidak akan menjadi
pesawat tanpa proses. Mahasiswa tidak akan menjadi sarjana tanpa
suatu proses. Sedangkan lembaga penelitian dan pengembangan tidak
akan menghasilkan apapun tanpa adanya proses.
Sebelum aktivitas (proses) dijalankan perlu dilakukan suatu
perancangan terhadap proses. Perancangan proses merupakan kegiatan
untuk menentukan fasilitas khusus yang harus digunakan oleh tim
pengoperasian guna mencapai tujuan mutu produk. Proses yang baik
memiliki kriteria :
1. Berorientasi pada tujuan
2. Sistematik (saling terkait dan tidak tumpang tindih)
3. Mampu diselesaikan
4. Resmi (diakui oleh organisasi).

Cakupan perancangan proses adalah sebagai berikut :

1. Keistimewaan proses secara umum
2. Informasi mengenai cara dan urutan pengoperasian
3. Informasi mengenai siapa yang mengoperasikan
4. Perangkat fisik yang dibutuhkan

1
 5. perangkat lunak (metode, prosedur dsb.).

Jika ada pertanyaan “apakah perancangan proses memerlukan

aktivitas penetapan tujuan mutu ?”. Jawabnya adalah “harus !”.
Perancangan proses mutlak memerlukan adanya tujuan mutu (tujuan
organisasi) yang jelas. Berikut ini akan diberikan beberapa contoh
mengenai tujuan organisasi.

Kasus 1.
Suatu perusahaan angkutan darat milik pemerintah (sebut saja PT D) menetapkan
tujuan organisasi (misi) sebagai berikut :
a. Mendapatkan untung yang cukup layak untuk pengelolaan
sendiri dan untuk pengembangan
b. Melayani jalur-jalur miskin yang tidak menarik bagi
perusahaan swasta.
Bagaimana menyusun proses kerja dalam organisasi ?

Kasus 2.

Suatu perguruan tinggi di kota hujan menetapkan tujuan organisasi (misi)

menghasilkan lulusan yang memiliki :
c. Kemampuan menemukan dan memecahkan masalah dengan
menerapkan kaidah-kaidah ilmiah
d. Daya saing yang tinggi di dunia kerja
e. Kemampuan manajerial, teknikal dan entrepreneurial yang
tinggi.
Bagaimana menyusun “titik berat” kurikulumnya ?

Pada setiap tingkatan (skala/lingkup) proses memiliki karakteristik

yang berbeda-beda. Secara umum proses dibagi menjadi 3 (tiga)
tingkatan yaitu :

1. Tingkat Organisasi

2
 Tindakan sistematis yang menggambarkan hubungan-hubungan antar
unit dalam organisasi. Istilah yang sering digunakan adalah
“Mekanisme Hubungan antar Unit”.

2. Tingkat Unit / Operasional

Tindakan sistematis yang menggambarkan langkah-langkah kegiatan
dalam suatu unit untuk mencapai tujuan tertentu. Dikenal suatu istilah
Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Standar.

3. Tingkat Alat / Mesin

Merupakan langkah-langkah pengoperasian alat / mesin.

B. Pembuatan Diagram Alir suatu Proses

Mari kita perhatikan contoh Diagram Alir yang dibuat oleh suatu
perguruan tinggi dalam aktivitas (proses) penerimaan mahasiswa baru.
Gambar 1. Diagram alir Proses Penerimaan Mahasiswa Baru PT A

Membuat brosur promosi PT

Mengidentifikasi SMU
Potensial

Mengirim brosur promosi

Membuka dan menerima

pendaftaran calon mahasiswa

Melaksanakan ujian
penerimaan

Mengirim surat panggilan

Menerima daftar ulang

3
Pelakanaan kuliah
 Diagram Alir adalah sarana grafis untuk menggambarkan langkah-
langkah dalam suatu proses. Fungsi Diagram Alir dalam suatu organisasi
diantaranya adalah :
1. Menyederhanakan bentuk suatu proses sehingga lebih
mudah untuk dipahami
2. Mengidentifikasi pelanggan internal dan pelanggan
eksternal dalam organisasi
3. Memberikan gambaran mengenai pelaku yang
bertanggung jawab atas aktivitas yang dilakukan
4. Menghindari adanya kemungkinan aktivitas yang
tumpang tindih atau yang “terlewat”.

4
 Gambar 2. Diagram alir Proses Penerimaan Mahasiswa Baru PT B

SMU / Mendaftar Mengirim

Siswa Ulang pendaftaran

Bagian Menyusun daftar

Informasi SMU

Potensia Ya
Bagian Membuat brosur Identifikasi SMU
Mulai l
Humas promosi PT Potensial
Tdk

Bagian Henti
Kemahasis Mengirim hasil Mengirim
waan seleksi brosur

Menilai dan
Meaksanakan Melaksanakan
Jurusan Selesai membuat list
kuliah seleksi
mhs yg lolos

Bagian Menerima Menyusun daftar Membuat list Menerima

Keuangan pendaftaran ulang mhs & jurusan pendaftar pendaftaran

5
 Banyak simbol yang digunakan dalam pembuatan diagram alir.
Tetapi untuk keperluan praktis, kita sudah cukup dengan memakai
symbol-simbol berikut ini :

= Menggambarkan “kegiatan”

= Menggambarkan “keputusan”

= Menggambarkan “pemberhentian”

= Menggambarkan “jalan proses”

= Menggambarkan “umpan balik”

Penyusunan suatu Diagram Alir sebenarnya lebih kepada bagus

atau kurang bagus. Dan bukan kepada benar atau salah. Karena itu
metode pembuatan dan penyajiannya disesuaikan dengan kondisi
yang akan dihadapi. Prinsipnya adalah semakin mudah dipahami oleh
yang menggunakan maka diagram alir tersebut dapat dikatakan
semakin bagus.