Arhivska građa pre dolaska u arhiv

Šta se dešava pre nego što arhiv preuzme građu?

Ta građa mora da bude odabrana na osnovu liste katagorija, mora da bude završeno njeno
pretvaranje iz registraturskog materijala u arhivsku građu. Mora da su određeni i istekli rokovi čuvanja.
Postoji situacija sa policijskom građom koja i pre isteka 30 godina ide u arhiv, ali ne može da se prenese u
arhiv pre nego što ne isteknu rokovi čuvanja i dok se ne izluči sva nepotrebna građa.
Po našem zakonu rok čuvanja za trajnu građu je 30 godina u registraturi, a potom se građa zauvek
čuva u arhivu. Ako nije hitno potrebno, građu ne treba davati na korišćenje dok je u registraturi, osim ako
je građu potrebno koristiti za operativne svrhe (odnosno za svakodnevne poslove). Građa se iz registrature
ne daje na korišćenje za naučno-istraživačke potrebe, da se ne bi oštetila. Čak i kada se odobri korišćenje
arhivske građe, ona se ne sme iznositi iz depoa registrature.
Građa mora da bude potpuno sređena i popisana pre nego što dođe u arhiv. Ipak, uvek bar 15 %
građe nije sređeno po arhivističkim principima, pa mora da se sređuje u arhivu.
Postoje dva principa kada se građa ne preuzima:
1. nikad se ne preuzimaju delovi građe – Arhiv Srbije nikad ne preuzima građu samo nekih
fakulteta. Ako jedan fakultet nije ispunio uslove čuvanja ili sređivanja građe, biće kažnjen,
ali arhiv neće preuzeti građu ni svih ostalih fakulteta, dok taj jedan ne ispuni uslove. To se
rado zato što se u arhivu građa sređuje u celini po godinama.
2. registraturski materijal se uzima kada se ugasi pravno lice – neće se čekati da
registraturski materijal postane arhivska građa, već se preuzima sav registraturski
materijal. Ta građa se se potom sređuje, vrednuje i izlučuje u arhivu.

Građa se uvek preuzima komisijski. Komisija se sastoji od 5 članova (2 iz arhiva i 3 iz institucije).

Pravi se zapisnik u 5 primeraka (4 primerka idu arhivu, a 1 instituciji). Od trenutka kad se napravi zapisnik
institucija više nema ništa sa tom građom.
Zapisnik sadrži:
1. naziv tvorca građe (npr. Filološki fakultet)
2. mesto i datum primošredaje (npr. 5.5.2009. Beograd, Filološki fakultet)
3. beleške o stanju građu (fizičko stanje i da li je građa sređena i popisana)
4. popis građe (najvažniji deo)
5. količina građe (količina građe u metrima, broj fascikli, broj kutija, broj kutija delovodnog
protokola)
6. raspon godina građe (kod manjih preduzeća građa se ne uzima svake godine, već u nekom
određenom periodu, npr. na svakih pet godina)
7. mišljenje tvorca građe o korišćenju građe – tvorac može da predloži da se građa ne daje na
korišćenje neko vreme, ako je građa bolesna ili ako je u pitanju državna tajna (iako je prošlo 30
godina). Arhiv to mišljenje može da prihvati, ali ne mora. Jedino tajna policija može da naredi
arhivu da se nešto ne sme koristiti i to arhiv mora da poštuje.

Lični i porodični fondovi

Postoje lični i porodični fondovi. Lični fondovi predstavljaju arhivsku građu u privatnoj sredini.
Arhivi bi trebalo da vrše nadzor i nad ličnom građom. S druge strane, arhiv nema pravo da zabrani npr.
nekom piscu da uništi svoju građu (ali arhiv ima pravo da državnoj ustanovi zabrani da uništava građu).
Naslednici nemaju pravo da uništavaju građu. Ovde se sada javljaju četiri segmenta koje treba zadovoljiti:
lična sloboda, vlasničko pravo, Zakon o kulturnim dobrima i Zakon o autorskim pravima.
Građu štiti Zakon o kulturnim dobrima. Država ima pravo da oduzme građu naslednicima ako je
oštećuju, jer je ta građa kulturno dobro.
Šta biva kada naslednici odluče da prodaju građu?
Arhiv ima pravo preče kupovine. Naslednici moraju građu prvo da ponude arhivu i arhiv za nju
ponudi neku cenu. Naslednici mogu da prihvate tu cenu ili da zatraže sazivanje komisije koja će proceniti
da li je cena koju je ponudio arhiv srazmerna stvarnoj vrednosti građe. Ako je arhiv ponudio realnu cenu,
onda naslednici moraju da građu prodaju arhivu, a ukoliko je arhiv ponudio manju svotu novca, naslednici
imaju pravo da građu ponude nekoj instituciji, ali ne i pojedincu.

1
 Građa u arhiv može da stigne i putem poklona. Naslednici mogu da poklone građu arhivu, ali da
zadrže autorska prava.
Naslednici mogu da naslede građu koja nije sređena, a ne žele da je prodaju. Tada mogu da daju
građu arhivu kao depozit, da kažu da je to depozit dok su oni živi a posle njihove smrti da građa pripadne
arhivu. Građa koja je depozit se može čuvati ili u arhivu ili kod naslednika, ali i kada ostaje kod naslednika
čuva se u boljim uslovima.
Arhivi moraju da prate aukcije po svetu, jer se možda tamo nađe neki dokument koji će arhiv
poželeti da otkupi. Arhivi takođe održavaju i kontakte sa antikvarijatima.
Nacionalni arhiv mora da pravi evidenciju i popis građe privatnih lica. Ova evidencija predstavlja
ugovor. U evidenciji stoje:
1. prezime i ime tvorca
2. podaci o imaocu građe (generalije)
3. broj dokumenata (okvirno)
4. vrsta građe
5. količina građe
6. raspon godina građe (okvirno)
7. kakva su dokumenta po materijalu (hartija, disketa, magnetofonska traka)
8. vrsta dokumenta (da li je dokument original ili kopija)
9. tehnika reprodukcije (kompjuter, mikročitač)
10. u kom je stanju građa (koliko je sačuvana i njena očuvanost)
11. da li je neko delo već objavljivano (ako jeste imamo pravo da ga ponovo objavimo i bez dozvole
naslednika, a ako nije nemamo to pravo)
12. namere imaoca građe (imalac mora svojom rukom da napiše koje su njegove namere sa građom)

Na osnovu ovog popisa arhiv procenjuje koji je prioritet prilikom preuzimanja građe. Prioritet će
imati građa koju je sačinila neka značajna ličnost (npr. neki poznati pisac). Osim toga, prioritet će imati
građa koja je bolje sređena, koja je obimnija i građa koju imalac poklanja arhivu ili je daje u depozit.