You are on page 1of 58

INTERNE INZET VAN SOCIAL MEDIA

Search & Find. Connect & Share.


Inhoud workshop
™ Wat zijn social media? ™ Aanbodgericht vs.
™ Wat is de kracht van social gebruikersgericht
media voor interne ™ Softwarekeuze

communicatie/organisatie ™ Introductie & Implementatie


™ Welke tools zijn geschikt? ™ Best Practices

™ Trends & Veranderingen ™ Yammer: een voorbeeld


Wie ben ik?
… Saskia de Laat
… Afgestudeerd aan FHC, met afstudeeropdracht bij
TU/e over interne inzet social media
… Nu werkzaam als communicatiemedewerker bij
TU/e
… Blogt op www.writeaholic.nl
… Twittert via @writeaholic_nl
De kracht van social media
voor interne communicatie
Herkenbaar?...
™ Halverwege een opdracht er achterkomen dat je collega
hetzelfde aan het doen is of al lang gedaan heeft.
™ Überhaupt geen idee hebben waar je collega’s mee bezig
zijn.
™ Hele discussies via de e-mail, met als resultaat steeds 10
mailtjes in je inbox.
™ Een bestand niet kunnen vinden op de netwerkschijf.
™ Niet weten wat er in de rest van de organisatie gebeurt en
waar de organisatie qua strategie eigenlijk naartoe wil.
…Herkenbaar?
™ Communicatie rondom de status (up/down) van (logistieke)
systemen is chaotisch.
™ Eigenlijk geen tijd om tijdschriften te lezen/websites af te
struinen naar de laatste ontwikkelingen in je vakgebied
™ Steeds een duur vertaalbureau moeten inhuren om een paar
regels te vertalen in het Engels, Spaans of Frans
™ Geen communicatiekanaal om alle medewerkers te bereiken

Etc…
Kanskaart!

Introduceer social media en digital


collaboration software
Wat zijn ‘social’ media?
“Innovation Social media zijn nieuwe media, die gebruik
comes from maken van user generated content (zonder
readily and tussenkomst van redactie).
seamlessly
sharing
information, Twee voorwaarden:
rather than
- Interactie & delen
hoarding it.”
- Content moet gepubliceerd worden en
Tom Peters doorzoekbaar zijn
Voordelen en kanttekeningen
Voordelen Kanttekeningen
… Betere samenwerking en co-creatie … Grote verantwoordelijkheid van de
… Efficientere en snellere communicatie medewerker

… Verbetering op het gebied van … Steeds nieuwe tools


beleidscommunicatie … Beheersbaarheid van communicatie
… Het vergroten van trots & binding verdwijnt

… Identiteitsversterking … Beheer is complex en tijdrovend, maar


erg belangrijk
… Betere aansluiting op tijdgeest/nieuwe
werken. … Effect kost tijd
Welke tools zijn geschikt?
… Het Discussieforum
… De Wiki
… De Weblog
… De Microblog
… RSS, bookmarking, vod- en podcasting
Welke tools zijn geschikt?
Discussieforum De Wiki
… Veel gebruikt … Verbetert kennisdeling tussen afdelingen
en betrekt meer mensen
… Wisselende resultaten … Maakt inzichtelijk wie wat heeft
… Vraagt om moderators, veel beheer bijgedragen
… Wildgroei aan onderwerpen … Maakt het makkelijk om snel informatie te
delen
… Vaak geen goede zoekfunctionaliteit … Bevordert up-to-date houden
… Discussieforum wordt … Lastig medewerkers te bevorderen
discussiefunctionaliteit per … Openheid = zorgt ook dat sabotage
thema/werkomgeving mogelijk is
Welke tools zijn geschikt?
De Weblog De Microblog
… Delen van beleidsinformatie/corporate … Maximum aantal tekens: kernachtig
nieuws … Asynchroon, je kunt zelf bepalen of je
aan het gesprek deelneemt
… Discussie per onderwerp
… Content is doorzoekbaar
… Bespreken lastige onderwerpen … Meerdere mensen kunnen op elkaar
… Oplaten van ballonnetjes reageren (threaded)
… Testen en vergaren van ideeen … Priveberichten en groepen
… Door middel van tagging onderwerpen
… Uitleggen van beslissingen sorteren en doorzoekbaar
… Niet geschikt om informatie borgen
… 140 tekens is soms net te weinig
Welke tools zijn geschikt?
RSS Pod & Vodcasting
… RSS = afkorting van really … Video & Audio
simple syndication.
… RSS lezer kan verschillende feeds … Vergaderingen, cursussen,
binnenhalen. Van interne en lezingen, interviews,
externe nieuwsbronnen. Het instructievideo’s, trainingsvideo’s
laatste nieuws op een rij. etc.
… Kan geintegreerd worden in … Maakt nieuws en informatiedelen
social network of microblog
levendig
Sociaal intranet voor de organisatie
Verankering social media in 3 stadia
Stadium 1: Een of enkele social media
† Een of twee social media tools
† Daarnaast een statisch intranet
† Voorbeeld: Politie Brabant Zuid‐Oost

Stadium 2: Een sociaal netwerk
† Sociaal netwerk voor collega’s
† Verschillende social media tools geintegreerd
† Daarnaast een statisch intranet
† Voorbeeld: HP en oude systeem belastingdienst BD Plaza

Stadium 3: Intranet 2.0 of sociaal Intranet
† Sociaal Intranet: persoonlijke startpagina portal tot informatie, kennis, collega’s, nieuws en verschillende social media tools
† Projectomgevingen en groepen
† Tools van diensten als HR en IT
† Voorbeeld: Achmea
Aanbodgericht vs. Gebruikergericht
… Alles begint met zoeken.
… Statisch intranet = achterhaald
… Intranet is vaak aanbodgericht
opgezet, in plaats van gebruikergericht
… Zet de gebruiker centraal. Eigen
startpagina, user generated intranet.
Softwarekeuze
You’re only … Closed vs. open source
as good as … Networking software: nadruk ligt op
your latest netwerken, kennis- en informatie delen
version.
… Collaboration software: nadruk ligt op
Software is
altijd in samenwerken
ontwikkeling.
… Een combinatie kan natuurlijk ook =
sociaal intranet!
What’s next?
™ Deur open naar het nieuwe werken
“If HP knew ™ Mensen switchen steeds vaker van baan
what HP ™ Meer aandacht voor balans werk/prive
knows, we ™ Nieuwe generatie Y ‘Digital Natives’
would be ™ Social media mogen gebruiken belangrijker dan salaris
three times as
profitable.” ™ Van hark naar wolk: Enterprise 2.0
Lew Platt, former ™ medewerkers mogen alles bekijken & bewerken
CEO of HP ™ Van sturend, centraal en synthetisch naar faciliterend, decentraal en
bottom-up
™ Toepassingen en applicaties worden democratisch ontwikkeld en
komen user-generated tot stand
What’s next?
™ Beheersbaar vs. beheerbaar
™ De communicatieafdeling: van gatekeeper naar
gatewatcher
™ Nieuws en informatie:
™ Van push naar pull
™ Mogelijkheid voor intern nieuwskanaal
™ Blogs zijn ook nieuws!
™ Redactieleden per afdeling/thema
Introductie & Implementatie
Introductie & Implementatie
Proces:
™ Multidisciplinair team. Geen puur ICT-project. Evt. scheiding in functioneel/technisch.
™ Team moet vrijheid hebben om te proberen en te blijven doorontwikkelen
™ Doe kwalitatief onderzoek. Wat zijn de behoeften van de gebruikers? Wat kunnen
ze al?
™ Maak budget, FTE’s vrij voor beheer en om te blijven ontwikkelen
™ Het is een weg die je inslaat. Je gaat niet terug, staat nooit stil, gaat alsmaar
vooruit.
™ Bepaal basiseisen en ontwikkel daarna gebruikers- en vraaggericht.
™ Niet al te veel plannen. Just do it!
Introductie & Implementatie
Keuze voor systeem:
™ Open Source vs. Closed Source
™ Zorg dat het aan kan sluiten op bestaande systemen
™ Zorg dat het intuïtief is in gebruik
™ Test het onder de eindgebruikers
™ Alles begint met ZOEKEN!
Goede zoekfunctie is essentieel!
Introductie & Implementatie
… Regels? Nee
… Richtlijnen? Ja
… Verplichten? Nee
… Workshops, widgets, instructievideo’s, lezingen aanbieden op
aanvraag? Ja
… Nadruk op wat wel en niet mag? Nee
… Nadruk op bewust maken van risico’s en bekend maken met
medium? Ja
Introductie & Implementatie
Hoe motiveer je medewerkers?
™ Betrek je medewerkers
™ Early adaptors inzetten
™ Hou het spannend (beta-versies)
™ Zacht dwingen (bepaalde informatie alleen daar beschikbaar maken)
™ Laagdrempelig en intuitief systeem
™ Maak het leuk!
™ Vraag om feedback
™ Faciliteer en ondersteun
™ Niet bang zijn voor weerstand! Het is nooit voor iedereen goed.
™ Omarm de critici!
Introductie & Implementatie
Communicatie:
™ Don’t push

™ Top-down vs. Bottom-up

™ Guerilla technieken

™ Internal branding

™ Wedstrijdelement

™ De plakfactor: eenvoudig, onverwacht, concreet,


geloofwaardig, met gevoel, met een verhaal
Best Practices
Fontys, Belastingdienst, KPN, Vodafone, Achmea
Best practices
Organisaties die social media op een bijzondere manier inzetten voor interne
communicatie en organisatie. (juni 2010)

Vijf voorbeelden:
† Fontys
† KPN
† Belastingdienst
† Vodafone
† Achmea
Best Practice: Fontys Hogescholen
Fontys Hogescholen
™ Aanleiding
† Ontstaan uit behoefte aan bepaalde functionaliteiten, te weten:
„ Meer interactiemogelijkheden
„ Mogelijkheid tot personaliseren informatie en functies
„ Mogelijkheid tot digitale samenwerkingsmogelijkheden
„ Een persoonlijke web-, werk- en presentatieomgeving voor medewerkers en studenten

™ Systeem: Fontys Sharepoint omgeving


† Want: paste bij microsoft gerichte organisatie en kwam goed uit benchmark
† Functionaliteiten:
„ Voor studenten en medewerkers
„ Persoonlijke landingspagina (start) met o.a. mail, rooster en laatste nieuws
„ Verschillende portals: tabbladen met toegang tot discussies, documenten delen, groepen aanmaken, afdelingsagenda’s
opzetten etc.
„ Twitterfeeds en Google nieuws kan worden ingevoegd
Fontys Hogescholen
™ Communicatie
† Posters in gebouwen en flyers voor medewerkers
† Instructieworkshops
† Handleidingswebsite

™ Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdeling


† Enthousiast over de mogelijkheden
† Ingewikkeld systeem; niet intuitief
† Niet alle hogescholen gebruiken het systeem even goed
† M&C afdeling merkt voordelen op het gebied van kennisdeling, tijdbesparing en een
vermindering van het aantal e-mails
Best Practice: KPN
KPN
™ Aanleiding
† Ontstaan uit behoefte mensen met elkaar te verbinden
„ Kennisuitwisseling & Inspireren
„ Geven van verantwoordelijkheid zorgt voor grotere betrokkenheid

™ Systeem: KPN1Connect
† Communicatietool
† Persoonlijk profiel en Persoonlijke startpagina
† Functionaliteiten:
„ Blogging en microblogging
„ Verenigen in groepen
„ Foto’s en documenten uploaden
† Alles is open!
KPN
™ Communicatie
† Implementatiefilosofie: goed systeem, daarna op aanvraag van gebruiker
† Ambassadeurs
† Sneeuwbaleffect
† Geen communicatiecampagne, alleen faciliteren
† Wel verwijzingen in de reguliere media naar blogs
† Bepaalde campagnes of informatie alleen op KPN1Connect beschikbaar
† Geen gedragspolicy

™ Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdeling


† Sinds april 2010 live
† In juni 2010: 99% medewerkers heeft KPN1Connect bezocht
† In juni 2010: Half miljoen keer opgevraagd en 4,7 miljoen pageviews per maand
† In juni 2010: 824 blogs, 711 foto’s, 3000 profielen, 2110 korte berichten, 302 actieve groepen
† Feedbackknop: vraag naar nieuwe functionaliteiten
Best Practice: Belastingdienst
Belastingdienst
™ Aanleiding
† Al sinds enkele jaren sociale netwerksite BDPlaza
† Naar aanleiding van onderzoek bezig met de ontwikkeling van nieuwe versie: BD Plaza 2.0

™ Huidige BDPlaza
† Closed source
† Eigen profiel
† Eigen landingpage met
„ Laatste nieuws
„ Laatste discussies
„ Laatste polls
„ Weblogs
„ Interessegroepen
† Bouwstenen (notificaties, marktplaats, prikbord, smoelenboek, friend-finder)
Belastingdienst
™ BD Plaza 2.0

† Waarom nieuwe BD Plaza?


„ Oude BD Plaza heeft weinig functionaliteiten voor formeel gebruik
„ Systeem is te veel een informele ontmoetingsplaats geworden

† Nieuwe BD Plaza
„ Heeft landingpage waar alle stroom van informatie binnenkomt
„ Persoonlijk profiel (publiek) en Persoonlijke Landingspagina (prive)
„ Persoonlijk profiel: het wordt mogelijk aan te geven welke informatie voor wie bedoeld is
„ Persoonlijke landingspagina wordt een soort My Intranet
„ Competenties, interesses en hobby’s worden ‘tags’
„ Koppeling met PleiO: platform voor burgers, overheid & bedrijven
Best Practice: Vodafone
Vodafone
™ Aanleiding
† Cultuurprogramma
† Kernwaarden: Speed, Simplicity & Trust
† Plat systeem, geen last van managementlagen, verbinding

™ Systeem: The Vodafone Way Cafe


† Landingpage met 10 best thoughts etc. beheer door communicatieafdeling
† Eigen profiel
† Thoughts plaatsen in de vorm van tekst, plaatje, foto, filmpje (getagd)
† Groepen
† Zoekfunctionaliteit: zoeken op onderwerpen (tags)
Vodafone
™ Communicatie
† Snel opgezet
† Gepresenteerd op tweejaarlijkse bijeenkomst voor alle medewerkers
† Verwijzingen in andere interne middelen
† Handleidingen op de home pagina

™ Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdeling


† Gebruik groeit heel hard
† Positieve geluiden

™ Internal branding:
† Nomineer een collega voor Vodafone Way Hero
† Vergroot binding en trots
† Alleen via Vodafone Way Cafe
Best Practice: Achmea
Achmea
™ Aanleiding
† Achmea is een fusieonderneming. Achmea.net is ontstaan uit de behoefte om:
„ Talenten van verschillende bedrijven te koppelen
„ Een centraal intranet te ontwikkelen
„ Een digitale werkomgeving voor medewerkers te ontwikkelen
„ Medewerkers te verbinden: 1 Achmea

™ Systeem: Achmea.net
† Combinatie van Sharepoint en SAP, niet zichtbaar in design
† Achmea.net is niet zomaar sociaal netwerk, maar een werkomgeving, sociaal intranet!
Achmea
† Functionaliteiten:
„ Landingpage met Achmea nieuws en tTabbladen
„ Mijn werkplek: plek om informatie, links, bestanden toe te voegen en te verzamelen en gegevens inzien als
salarisstrook etc.
„ Persoonlijk profiel: whitelisting
„ Nieuws: kan op gereageerd worden en doorgestuurd worden
„ Communitydeel; verenigen in groepen
„ Gedeelte voor diensten als HR en IT
„ Projectomgeving met bestandsopslag, wiki’s, online werk- en vergaderruimtes etc.
Achmea
™ Communicatie
† Super users (soort admins per afdeling/dienst) die verantwoordelijk zijn voor motivatie en communicatie
binnen de eigen afdeling.
† E-learning tool voor eindgebruikers
† Gedrukte krant ten tijde van de introductie
† Stimuleren van invullen profiel door aandacht in andere interne media en door management

™ Ervaringen medewerkers, management & communicatieafdeling


† Pas in voorjaar 2010 begonnen, nog weinig gemeten
† Al wel effect op het gebied van:
„ Identiteitsversterking
„ Achmeabrede boodschappen makkelijker, sneller en effectiever communiceren
„ Samenwerking en kennismanagement
„ Vermindering aantal e-mails
Yammer
Yammer
™ Yammer = intern microbloggen.
™ Het (zakelijke) gesprek bij de koffieautomaat
™ What are you working on?
™ Zelfde principes als Twitter. Combinatie van sms, blog, e-mail, messenger
™ Door toevoeging van allerlei functionaliteiten steeds meer sociaal netwerk
™ Nadruk ligt op kennisdeling en netwerken
™ Gratis versie, maar ook betaalde versie met veel interessante extra opties:
™ Admin en security controls
™ Single sign-on
™ Custom Branding
™ ActiveDirectory Sync
™ Sharepoint integratie etc.
Yammer
™ De voordelen van Yammer:
™ Weten waar je collega’s mee bezig zijn
™ Weten waar de expertise zit
™ Weten wie wie is (smoelenboekfunctie)
™ Voorkomt dubbel werk
™ Op de hoogte blijven van interessant en leuk vakgerelateerd nieuws
™ Makkelijk communiceren met leveranciers en andere derden
Yammer in 4 stappen

Stap 1. Account aanmaken


Stap 2. Collega’s volgen
Stap 3. Let’s Yam!
Stap 4. Haal meer uit je Yams.
Yammer. Stap 1
Stap 1. Account aanmaken

™ De eerste die een account aanmaakt met company e-mail maakt het
netwerk aan
™ Elke gebruiker maakt een account aan op www.yammer.com
™ Bevestiging via e-mail
Yammer. Stap 2
Stap 2. Collega’s volgen
™ Volg collega’s die je interessant vindt.
™ Collega’s krijgen automatisch een bericht dat jij bent gaan yammeren.
™ Later kun je via ‘members’ altijd collega’s volgen of ontvolgen.
™ 2 feeds. My feed: updates van mensen die je volgt & Company Feed
Yammer. Stap 2
Profiel van collega bekijken:
™ Om te zien of hij/zij interessant is om te volgen.
™ Klik op het fotootje (avatar) of op de naam
voor het profiel.

Foto is erg belangrijk


smoelenboekfunctie!
Yammer. Stap 3.
Stap 3. Profiel aanpassen
™ Basics
™ naam, e-mail, foto, wachtwoord
™ Profile info
™ functie
™ contactgegevens
™ samenvatting, expertise en interesses
™ Networks
™ Applications voor phone en pc
™ Notifications instellen
™ Display: settings
Yammer. Stap 3.
Waar ben je Accountinstellingen
mee bezig? bewerken

ZOEKEN!

prive berichten Iemand


uitnodigen

Wie is er op dit
moment online?
Yammer. Stap 3.
Groups:
… Verenig in groepen met projectgroepen, afdelingen of interessegroepen. Open of
gesloten.
… Alleen voor collega’s binnen het eigen netwerk

Communities:
… Verenig in een community met leden uit het eigen netwerk, maar ook klanten,
leveranciers en andere derden. Open of gesloten.
… Beheer ligt bij een of meerdere personen.
Yammer. Stap 4.
Stap 4. Haal meer uit je Yams

Voeg toe aan je Yams (updates):


™ Polls: check meningen
™ Links: voeg een link toe. Youtube wordt embedded
afgespeeld.
™ Bestanden: voeg een bestand toe
™ Foto’s of plaatjes: voeg een foto of plaatje toe
™ Events: start een event en vraag mensen om te komen
™ Org chart: hierarchische weergave van de organisatie
™ Questions: forumfunctie

Alle apps zijn doorzoekbaar via Apps in de linker sidebar.


Yammer. Stap 4.
Topics:
† Gebruik #hashtags net als op Twitter
† Zijn doorzoekbaar via topics in de linker sidebar

Koppeling met Twitter:


† Koppel je Twitteraccount aan Yammer en plaats tweets met #yam ook meteen op Yammer. Scheelt tijd.

Applicaties voor mobiele telefoons:


† Er is software voor BlackBerry, Android en iPhone.
† Zie applications bij Account Settings

Desktop applicatie:
† Download de desktop applicatie. Pop-ups zelf in te stellen. Bij Account – Applications.
Yammer. Do’s & Don’ts
Do’s Don’ts
Kies een actuele foto als avatar. Smoelenboekfunctie. Te veel/vaak updaten

Wees kort, to the point, interessant Teveel persoonlijke updates: gebruik Twitter
Focus op werkzaamheden, vakinformatie, zakelijk 1 op 1 discussie. DM of E-mail is dan beter

Verenig in groepen en communities. Informatie borgen: ‘heb je mijn update niet gezien dan?’

Deel interessante links & verwijs! Roddelen, bashen, negatief zijn etc.
Neem de tijd en experimenteer Irrelevante onderwerpen bespreken

Wees actueel! Tegen je zin in yammeren (niks moet!)


Pas instellingen (notifications) aan! Niet op Yammer kijken gedurende de dag. Minimaal 1 keer.

Update regelmatig: wat denk je/lees je/doe je/vind je? Alleen kijken en niet reageren. Participeer en reageer.
Questions ?

You might also like