PUBLIC SECTOR

Messaging& Collaboration

La parola ai clienti

I dipendenti della Regione Veneto dispongono di unnuovo ambiente virtuale basato su tecnologia Microsoft,dove possono archiviare e ricercare informazioni,personalizzare le differenti aree di lavoro, dialogaree svolgere la propria attività al servizio dei cittadininel modo più efficiente ed efficace possibile. La reteintranet, attivata dalla Direzione Sistema Informatico,è di ultima generazione: a fianco dei servizi tradizionali,e dell’integrazione con Office, presenta anche nuovefunzionalità del Web 2.0. Utilizzata da 3.500 utentidislocati in 70 sedi aiuta a diminuire l’uso della cartae valorizza le competenze dei dipendenti e delle singoleunità organizzative.

Mettere al centro il lavorodel dipendente pubblico

HANNO OTTENUTO

•

Minore circolazione di documenti cartacei

•Diminuzione dell’uso della postaelettronica per lo scambio documentale•

Facilitazione nella comunicazione

orizzontale via Instant Messenger•Aumento del coinvolgimentoe della collaborazione tra dipendentie

valorizzazione delle competenze

individuali e di gruppo•

Disponibilità dell’archivio documentaleper il lavoro in mobilità

•Possibilità di personalizzare areeomogenee di lavoro con contenutie strumenti di terze parti•Possibilità di definire una tassonomiae un workflow per ogni procedimentoamministrativo•Semplicità nella gestione dei profili utente

“La tecnologia Microsoft consentedi arricchire e personalizzare il portalecon strumenti di comunicazioneintegrata o sviluppare mesh-updi applicazioni di nuova generazione,tipiche del Web 2.0”.

Gianluigi CogoDirezione Sistema Informatico e Responsabiledelle architetture Web innovativeRegione Veneto

CHI

Il Veneto è una della maggiori Regioniitaliane per numero di abitanti e capacitàeconomica e produttiva. L’amministrazioneregionale utilizza il 13% del Pil per personalee acquisto di beni e servizi e conta 4,8addetti per 100 abitanti. La Giunta Regionalesi compone di 3.500 dipendenti e 11Segreterie regionali, l’Avvocatura Regionalee il Gabinetto del Presidente della Regione,per un totale di circa 70 Direzioni Regionali.Le sedi territoriali operative in Venetosono invece 70.

PERCHÉ

•

Aumentare l’efficienza

nella gestionedelle procedure amministrative interne•Offrire ai dipendenti strumentiper la

condivisione e collaborazione

•Mantenere una forte aderenza con ladotazione strumentale di Microsft Office•Disporre di un

ambiente software aperto

alla personalizzazione•Migliorare la tassonomia, archiviazioneed evidenza dei materiali documentali•

Potenziare gli strumenti di comunicazione

orizzontale sincrona e asincronae di ricerca delle informazioni

COME

•Attivazione di una

rete intranet

basatasu Windows SharePoint Services•Integrazione di una

rete extranet

basatasu Microsoft Office SharePoint PortalServer 2003•Impiego di Microsoft Live CommunicationServer e Microsoft Office Communicatorper la messaggistica istantaneae la condivisione di applicazioni•Integrazione di Microsoft Office 2003e 2007

SOFTWARE E SERVIZI

•

Microsoft

Exchange Server 2003

•

Microsoft Live Communications Server

•

Microsoft Office Communicator

•

Microsoft Office System

•

Microsoft Office SharePoint

PortalServer

•

Microsoft Windows

Share PointServices

•

Microsoft Windows Server

2003

Le Esigenze

Una rete internaper migliorare l’efficienza

Il Veneto è una della maggiori Regioniitaliane per numero di abitanti e capacitàeconomica e produttiva. Il recente RapportoStatistico 2007 definisce la suaamministrazione pubblica “efficiente”e “in grado di contenere la spesa”. Utilizzainfatti soltanto il 13% del Pil per personalee acquisto di beni e servizi e, dal puntodi vista del pubblico impiego, conta 4,8addetti per 100 abitanti, uno dei rapportipiù bassi d’Italia. Questi due fattori hannodi conseguenza spinto la Regione Venetoad

adottare politiche di innovazioneper il miglioramento dell’efficienza e dellaproduttività interna agli uffici pubblici

.Tra le iniziative più recenti si pone larealizzazione di una nuova rete intranetregionale che rispondesse alla necessitàdi maggiore collaborazione interna,condivisione delle informazioni, velocitànella gestione dei procedimenti ecoinvolgimento del dipendente pubbliconei processi organizzativi.

Una intranet più avanzatae integrata ai processi

“La precedente versione di intranetregionale”, racconta Gianluigi Cogodella Direzione Sistema Informaticoe Responsabile delle architetture Webinnovative, “era una ‘clonazione’ di tecnologieper Internet all’interno di una rete locale.C’era la Bacheca, un server Web e i contenutivenivano pubblicati manualmente attraversostrumenti di

authoring

da un serviziocentralizzato. L’aggiornamento era lento:la visibilità dei contenuti, la tassonomiae le evidenze utili a ciascun gruppo di lavoroerano poco sviluppate”.Di conseguenza le principali necessitàriguardavano, da un punto di vistatecnologico, l’impiego di strumenti innovativiche consentissero a chi offriva contributie documenti di curarne anche lapubblicazione e l’uso di nuovi sistemidi archiviazione e ricerca documentale,personalizzazione e facilità d’accessoe di utilizzo.

La Soluzione

La scelta di SharePointServices e SharePointPortal Server

Per rispondere a queste necessità, laDirezione Sistema Informatico della RegioneVeneto ha ritenuto opportuno

aggiornarel’infrastruttura informatica con l’installazionedi Microsoft Office SharePoint Portal Server2003 e Windows SharePoint Services

.A queste due soluzioni, specificheper la costruzione di una nuova rete intranetinterna, ma visibile anche su rete extranet,ha affiancato l’implementazione di unapiattaforma e

strumenti per la messaggisticaistantanea e la comunicazione integrata

:Microsoft Live Communication Servere Microsoft Office Communicator. L’insiemedi queste tecnologie ha permesso alla GiuntaRegionale di offrire a tutti i dipendenti –

Informazioni generali

circa 3.500 che operano in 70 sedi – unanuova area di lavoro per lo scambiodi informazioni e documenti e per lacomunicazione integrata. Oggi gli spazipredisposti con Windows SharePointServices rispecchiano la suddivisioneper “Direzioni” (gruppi di lavoro omogeneiche svolgono attività amministrative in ambitidefiniti) ed Enti di secondo livello cheoperano su scala locale. La rete intranetdella Regione Veneto conta così circa3.000 utenti attivi e 300 tra siti e sottositi.

Strumenti di collaborazioneper ogni area organizzativa

La ripartizione della intranet corrispondealla struttura organizzativa e privilegia unasuddivisione per unità operative di livellopiù basso. L’accesso alla rete è immediata.Il personale dipendente può usare lemedesime credenziali utilizzate per collegarsial proprio computer. “Questo è stato resopossibile grazie all’integrazione nativatra Microsoft Active Directory, MicrosoftOffice SharePoint Portal Server e WindowsSharePoint Services, che consente anchela facile definizione dei permessi per i ruolidi coordinatore, autore e lettore”, spiegaGianluigi Cogo. All’interno delle singolearee è consentita un’ampia varietà dioperazioni: condivisione di procedimenti,inserimento di materiale d’archivio,definizione di appuntamenti e scadenze,scrittura di messaggi in bacheca, avviodi sondaggi, partecipazione a forume impiego di forme di interazionecollaborativa di nuova generazione, basateper esempio su wiki. “La tecnologia Microsoft”,spiega Gianluigi Cogo, “consente di arricchiree personalizzareil portale con strumentidi comunicazione integrata o svilupparemesh-up di applicazioni di nuovagenerazione, tipiche del Web 2.0”.

I sondaggi e i forum facilitanolapartecipazione attiva di gruppi estesi,ma si possono pubblicareanche video,immagini e altre tipologie di file utilialle singole unità di lavoro

.“Le Rappresentanze SindacaliUnitarie(RSU), hanno avviato un sondaggiocomune a tutte le Direzioni per svolgereun’indagine sul tema dei percorsi di carrierae sul controllo delle presenze”, affermaBruno Salomoni, dirigente della DirezioneSistema Informativodella Regione Veneto.

Forte integrazionecon Microsoft Officee minore uso della carta

Ogni Direzione gestisce la sua areaintranet, ma può consultare il materialecomune o messo in lettura dal restodell’organizzazione, oppure leggereinformazioni generali (meteo, notiziedi agenzia ecc.). Una buona praticaè la traduzione in formato digitalee pubblicazione del

BURV

– BollettinoUfficiale della Regione Veneto –

che nonviene più distribuito negli uffici in formatocartaceo

ma offerto come documento viaintranet

determinando importanti risparmisui costi di stampa e distribuzione

.Un elemento di grande rilevanza è anchela

forte integrazione con applicativi dellafamiglia Office

. “Questo è uno dei motiviper i quali abbiamo scelto la tecnologiaMicrosoft: la fidelizzazione degli utentiverso strumenti usati già da anni duranteil lavoro quotidiano”, precisa Gianluigi Cogo.Gli strumenti per fare della intranet“un’enorme scrivania collettiva” sono quelliusati tutti i giorni: Outlook, Word, Excele Internet Explorer. Ma non si trattaesclusivamente di applicativi Microsoft.“Abbiamo integrato con facilità anchecomponenti di terze parti. Il casopiù significativo riguarda l’uso di Moodle,piattaforma di e-learning attraverso la qualela Regione eroga corsi su come usareal meglio la rete intranet. Microsoftci ha fornito tutti i learning objects e fornitoassistenza per mettere in comunicazioneMicrosoft Office SharePoint Portal Servercon questo strumento. Èstato un successo!”.

I Benefici

Una nuova razionalizzazionedei processi di lavoro

I benefici derivati dalla realizzazionedi una intranet di nuova generazionesono molteplici. “Prima si lavorava su foglidi carta oppure si intasava l’email per farecircolare la documentazione”, spiega BrunoSalomoni. “Questa dinamica non è sparita,ma è stata fortemente ridimensionata.È aumentata inoltre la partecipazionealla creazione di documenti:

l’impegnoverso attività di gruppo è oggi superiore

.A livello di unità organizzative si è innescatouna sorta di processo di emulazionedelle pratiche migliori. Inoltre, non esistepiù il problema della condivisione dei file:prima era locale e poco sicura, con la nuovaintranet invece è protetta poiché avvienea livello centrale”. Tra i risultati ottenutispicca il maggiore coinvolgimento degliutenti della rete e la migliore condivisionedei documenti. I flussi di informazionie la tassonomia delle pratiche amministrativesono state razionalizzate. “La definizionedei processi può avvalersi di aree dicoordinamento omogenee. Viene, inoltre,privilegiata una produzione

bottom-up

,che parte dal dipendente pubblicoe che valorizza le sue competenze,con il conseguente aumento della qualitàdei servizi”. Il punto di forza? L’integrazionecon la famiglia degli strumenti di Office, giàusati nel lavoro quotidiano e oggi collegatia cartelle condivise e sistemi più efficientidi archiviazione e document management.

Comunicazione, disponibilitàdei documenti e profilazionisotto controllo

La nuova intranet ha rinforzato anche lacomunicazione orizzontale. A disposizionedei dipendenti ci sono calendari condivisi,strumenti di instant messaginge per l’application sharing e programmiper inoltrare posta e avvisi. I dipendenticon responsabilità più elevate possonogenerare anche

“Prima si lavorava su foglidi carta oppure si intasaval’email per fare circolarela documentazione.Questa dinamica non è sparita,ma è stata fortementeridimensionata. È aumentatainoltre la partecipazionealla creazione di documenti:l’impegno verso attivitàdi gruppo è oggi superiore”.