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Lo scorso 29 ottobre a Bologna, durante il convegno organizzato dal CRCEmilia Romagna lei ha parlato di un web 2.0 utile non tanto nel rapportotra pa e cittadini, quanto tra pa e dipendenti della pa. Potrebbedescriverci la differenza tra questi due modi di pensare le applicazioniweb?Voi dunque avete utilizzato le potenzialità di un web collaborativo perun'azione di change management interno?
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ne parliamoconWeb 2.0 per educare la PA al cambiamento
Gianluigi
Cogo
-
Responsabile Ufficio Progettazione Architettureinternet ed intranet della Regione Veneto
del 08/11/2007
Non tendo mai a voler persuadere gli altri che la mia prospettiva sia l'unica dallaquale poter vedere le cose, ma se posso cerco di portare un contributo offrendoquella che è l'esperienza dell'amministrazione in cui lavoro. Per questo lunedìscorso mi sono soffermato sull'utilizzo del web 2.0 come elemento di gestione delcambiamento interno all'amministrazione regionale, perché è proprio quello che,come Regione Veneto, stiamo portando avanti sin dal 2002.Da una parte è vero, infatti, che per quanto riguarda il front end classico i nostriportali sono abbastanza monolitici, non prevedono interazioni, né consentono diinteragire con chi propone contenuti e servizi, ma si tratta di una situazionecomune a tutta la Pubblica Amministrazione in Italia. Il punto è cheun'amministrazione può fare tutti gli sforzi che vuole per migliorare il front end,ma se poi questi progetti innovativi non sono sostenuti dalle dinamiche interneall'amministrazione, se la gente che lavora dietro a questi progetti non li capisce, onon è in grado di modificare il proprio lavoro adeguandosi ad un nuovo approccio,sostanzialmente ogni sforzo si traduce in uno spreco.La chiave con cui abbiamo sempre lavorato è stata quella di "educare" alcambiamento, attraverso gli stessi strumenti protagonisti del cambiamento.Per governare il cambiamento siamo partiti dall'area intranet che,sostanzialmente, è un termine che si usa per definire una serie di cose differenti,che vanno dal dominio applicativo posizionato dietro al firewall aziendale, aidocumenti interni, ai comunicati fino ai servizi al personale. Assodato ciò il primoelemento su cui abbiamo fatto leva per avviare questo cammino è stato quello diprovare a far passare il concetto che qualunque dato in possesso di una pubblicaamministrazione appartiene al cittadino, anche quello interno, quello consideratopiù personale e meno utile agli altri, quello custodito gelosamente come reliquia,ogni tipo di informazione che circola in una PA è pubblica e in quanto tale vagestita seguendo regole di trasparenza. Se si riesce ad abbattere la cultura dellasegretezza e a far emergere ciò che c'è all'interno di ogni singola struttura sistimola il personale e si avvia una competizione virtuosa. Da noi tutto questo èsuccesso, ovviamente non ovunque, né con lo stesso entusiasmo e, anzi, ci sono
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Concretamente in cosa si è tradotto questo training all'apertura e aldialogo interno?Nel web 2.0, però, queste stanze chiuse dovrebbero comunque portare adun sapere condiviso!In che senso incide poco?Potrebbe descriverci l'esperienza del barcamp delle PA del Veneto?
ancora alcune forti sacche di resistenza, ma sicuramente l'esperienza è statapositiva.Innanzitutto occorre partire dal back office e in particolare dalla scelta di unprodotto. Nel nostro caso la soluzione individuata è incentrata sullo sviluppo di"workspace" e quindi ad ogni struttura dell'ente è stato affidato uno spazio dilavoro collaborativo, mentre l'interfaccia dell'Intranet è diventata,sostanzialmente, l'aggregatore di questi workspace. Per La formazione vera epropria abbiamo cominciato individuando un gruppo pilota e facilitando l'approccioal nuovo sistema in quei settori che avevamo individuato come "killer" cioè inquelle strutture che se si fossero mosse sul nuovo ambiente, avrebbero potutoinfluire sul comportamento di tutti gli altri, facendo la differenza. Giusto per farlel'esempio più comprensibile, il workspace del CRAL o del RSU ha permesso dispostare sulla intranet tutta una serie di attività che toccavano orizzontalmentetutti gli utenti (l'organizzazione delle feste o i buoni sconto) contribuendo acambiare alcune abitudini consolidate. Le persone che avevano parte attiva inqueste attività hanno, poi, riportato questo modo di lavorare nelle propriestrutture di appartenenza e, passo dopo passo, in tre anni di cambiamento si sonoaperti centinaia di workspace pubblici e molti più workspace privati, cioè areechiuse dove potersi scambiare documenti, riflessioni e processi fra colleghi delgruppo, in un'ottica di project management.Difatti questa è esattamente la seconda parte del nostro lavoro ossia portareavanti un cambiamento innanzitutto culturale, attraverso sessioni estese (anchecon due o trecento persone) in cui sono state illustrate le dinamiche dellapartecipazione e degli altri fattori che hanno determinato il successo del web 2.0.Ci sono stati, poi, veri e propri corsi di addestramento, metà in aula e metà ine-Learning, che hanno dato origine a delle comunità professionali all'interno dellequali i diversi partecipanti, provenienti dalle varie strutture, hanno cominciato ascambiarsi opinioni e idee. È così che sono nati i primi mash up interni, alcunianche molto creativi, che hanno permesso alle diverse strutture di liberare leproprie energie. Prima non era possibile aggregare informazioni, discussioni,sondaggi, forum, documenti, immagini, presentazioni o video in un unicocalderone, mentre ora il valore dell'informazione contenuta all'interno di ciascunworkspace ha cominciato a venire fuori, tenendo nascosti i processi. Oggi la nostraintranet è un vero e proprio archivio di oggetti che possono essere presi eriutilizzati nei differenti workspace. Ovviamente non sono tutte "rose e fiori" e cisono alcune strutture che non hanno mai partecipato a questo processo né hannointenzione di parteciparvi, ma nel disegno complessivo questo incide poco.In questo disegno tutti sanno che una determinata cosa si può fare e se anche lapropria struttura non la implementa direttamente, la conoscenza circola e gli stessiutenti cominciano ad avanzare richieste rispetto a ciò che continua ad essere fattoin una maniera tradizionale e che, invece, potrebbe essere fatto in un modo piùsemplice e più veloce. È questo il cambiamento: non ci sono più scuse, latecnologia è abilitante e sostenibile, l'unica difficoltà è culturale. Occorre renderetutti partecipi del cambiamento. Dimostrare che ogni dipendente può esprimere ilsuo valore mettendosi in gioco. La mia esperienza è basata sulla gestione delcambiamento e della sua facilitazione. È necessario coinvolgere i dipendenti nelFARE.
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