Professional Documents
Culture Documents
1
DAFTAR ISI
Aplikasi Akuntansi ini dibuat untuk membantu para pemegang uang sediaan dalam
mengelola keuangan di masing-masing unit kerja yang sampai saat dilakukan secara manual,
sehingga proses pengelolaan data transaksi harian, pembuatan dan pengiriman laporan
menjadi lebih cepat. Selain itu pula pengelolaan di Direktorat Keuangan akan semakin
mudah dalam menganalisa siklus keuangan khususnya pada aspek akuntansi. Pembuatan
laporan-laporan secara rutin dan berkala dapat diproses sedini mungkin sehingga akan lebih
cepat untuk dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan di tingkat pimpinan.
Aplikasi ini dibagi menjadi 3 bagian yang masing-masing saling terkait datanya, yaitu
SAK_SPP, SAK_SPM, SAK_SP2. Hal ini dilakukan karena disesuaikan dengan pola mekanisme
pengelolaan keuangan di tahun 2009 sehingga pola pengajuan dan pencairan dananya akan
dipolakan pada kontrol dan monitoring.
Aplikasi ini dapat dikatagorikan pada pola pengajuan dan pola pertanggungjawaban. Pola
pengajuan dilakukan saat akan mengajukan dana dengan menggunakan Aplikasi SAK_SPP
dan SAK_SPM yang kemudian datanya dikirimkan ke Sie Andalan. Pola pertanggungjawaban
dilakukan saat akan meng-SPJ-kan bukti pertanggungjawaban sebagai akuntabilitas setiap
unit kerja pengguna dana dengan menggunakan Aplikasi SAK_SPP dan dikirimkan datanya
pada saat bersamaan dengan pengajuan dana berikutnya ke Bendahara Pengguna.
Aplikasi ini akan dilakukan pengembangan secara bertahap hingga suatu saat aplikasi ini
menjadi aplikasi yang besar yang mencakup tidak hanya mencatat proses transaksi harian
dan jurnal tetapi menjadi bahan pembuatan laporan keuangan secara lengkap dan menjadi
kebijakan pimpinan dalam Pengelolaan Keuangan Institut Pertanian Bogor.
Aplikasi ini dapat dijalankan di setiap komputer dengan syarat sebagai berikut :
- Komputer minimal Pentium III dengan Operating System-nya Windows 98, Me, 2000, Xp
(lebih disarankan)
- Program ini dapat dijalankan dengan Microsoft Access versi 2000, 2002, 2003 dan
Windows Xp
- Syarat minimal memori yang dibutuhkan 32 Mb
- Monitor yang disetting ke resolusi 1024 x 768 pixels
Tetapi untuk saat ini tidak disarankan untuk menjalankan Aplikasi ini di Operating
System Windows Vista dan Microsoft Access 2007, karena apabila dijalankan di
Microsoft Access 2007 maka aplikasi tidak dapat terbuka dengan sempurna disebabkan
oleh perbedaan metode konsep programming yang berbeda, sedangkan apabila dijalankan
di Operatting System Windows Vista terutama saat User Accounts tidak menunjuk pada
Administrators maka pada saat menutup aplikasi yang seharusnya terjadi proses
Compacting (pemampatan) malah aplikasi dibaca sebagai read only dan pemampatannya
dinyatakan gagal proses kemudian system akan membuat satu file sebagai backup tetapi
dilakukan di folder yang lain yaitu di Desktop Virtual Storage kemudian nama file diganti
menjadi ”db?.mdb”, hal ini dapat mengecohkan kita, seolah-olah data yang dientry hilang.
Pada bagian ini Aplikasi SAK_SPP, SAK_SPM dan SAK_SP2 masing-masing akan dijelaskan
secara terpisah disesuaikan dengan modulnya.
Buku Panduan ini disertai dengan piranti CD yang berisikan file instalisasi dan soft copy
buku panduan dan file lain yang berkaitan dengan aplikasi ini.
File instalisasi terdiri dari 3 macam di antaranya adalah file instalisasi aplikasi SAK SPP, SAK
SPM dan SAK SP2 yang tersimpan di folder masing-masing.
Aplikasi ini dinamakan Aplikasi SAK SPP IPB yang digunakan oleh unit kerja pengguna
sumber dana baik dari Dana Masyarakat, Dana Pemerintah dan Dana Kerjasama.
Aplikasi ini digunakan oleh unit kerja pengguna dana pada saat akan mengajukan dana dan
pada saat mencatat bukti-bukti pertanggungjawaban (SPJ).
Aplikasi akuntansi ini terdiri dari 4 menu utama yaitu Menu Referensi, Transaksi, Laporan,
Fasilitas dan Keluar Program.
Proses ini adalah proses memasukkan Program Aplikasi Akuntansi dari CD ke dalam
harddisk secara otomatis. Langkah-langkah proses instalasi :
- Pada saat proses instalisasi jangan menklik tombol cancel karena akan membatalkan
proses tersebut.
- Kemudian ikuti perintah yang diberikan / pilih Next seperti gambar di bawah ini
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
4
- Setelah muncul gambar di bawah ini pilihlah dengan mengklik pernyataan “I Accept
the terms of the licence agreement” kemudian pilih tombol Next untuk melanjutkan
proses instalisasi.
- Pada tampilan berikutnya isikanlah nama unit kerja, kemudian pilih next .
Pilihan folder
- Setelah muncul tampilan berikut ini pilih ”Custom” dan klik next. Kemudian pilih
tombol Change untuk menentukan folder yang akan dipilih supaya aplikasinya
terinstal. Pilih next untuk melanjutkan proses.
- Lakukan proses install sekali lagi dan pada tampilan berikut ini pilihan Modify dan klik
Next. Hingga muncul tampilan instalisasi sudah selesai secara lengkap.
Catatan :
Secara otomatis file aplikasi disimpan di folder C:Program
Files\Ditkeu\SAK_SPP_IPB, apabila menginginkan file aplikasi tersebut disimpan
di tempat lain maka yang harus dilakukan adalah menklik tombol Browse, dan
pilih direktori tempat file aplikasi akan disimpan.
Gambar 3. Shortcut
- Aplikasi Akuntansi ini diawali dengan lembar pengisian Formulir Login seperti gambar di
bawah ini.
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
9
Untuk bisa masuk ke dalam aplikasi ini maka kita harus mengisikan Nama User, Unit
Kerja dan Password.
Setelah kita dapat melalui Formulir Login ini maka barulah kita dapat melakukan aktifitas
pencatatan pada aplikasi ini.
a. Form Master PAGU, Form ini adalah form yang disediakan untuk merekam pagu
anggaran yang menjadi dasar pengelolaan dan penggunaan dana oleh setiap unit
kerja.
Pagu
RKAT/AKUN
Pagu SPPA
Pada form Master Pagu ini dibagi menjadi 2 bagian yaitu perekaman pagu RKAT/AKUN
dan perekaman pagu SPPA.
Catatan :
Panduan pengisian pagu RKAT/Akun dan pagu SPPA dari dokumen rencana alokasi
anggaran tahuanan yang keluarkan oleh Kasubdit Anggaran dan Pengendalian.
Pastikan bahwa isian revisi ke selalu terketik walaupun nilainya sama setiap
kali akan merekam pagu.
b. Form Master Akun, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan
menambah kode-kode akun yang digunakan pada aplikasi ini.
Untuk dapat menambah kode akun maka yang harus dilakukan adalah
Catatan :
Untuk menambah kode akun hanya dilakukan di Direktorat Keuangan setelah
dilakukan pengajuan untuk ditambah.
c. Form Master Unit, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan
menambah kode-kode Unit Kerja yang digunakan pada aplikasi ini.
Untuk Form Master Unit pun proses penambahan kode unitnya sama dengan Form
Master Akun.
d. Form Master Unit, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan
menambah kode-kode RKAT yang digunakan pada aplikasi ini.
Pada form ini diisi disesuaikan dengan dokumen sumber kontrak kerjasama setiap unit
kerja dengan pihak lain. Ketentuan pencatatan kode kontrak adalah sebagai berikut
kode kontrak memiliki 10 digit contoh : 3150302001.
Digit pertama (3) adalah jenis sumber dana dari kontrak kerjasama
Digit keenam (150302) adalah kode unit kerja
Digit ketujuh (001) adalah nomor urut kontrak kerjasama
f. Form Master Dosen/Pegawai dan Form Master Biaya, Form ini adalah form yang
disediakan untuk mengedit dan menambah data dosen, Pegawai dan jenis biaya
sebagai data pendukung pada aplikasi ini.
Pada kedua form ini sementara ini belum terlalu dibutuhkan karena form ini baru
sebagai wacana untuk pengembangan berikutnya. Untuk form Master Dosen/Pegawai
akan dikembangkan untuk perhitungan pajak penghasilan perorangan dan sebagai
fasilitas untuk membuat daftar honor atau sejenisnya dan langsung diperhitungkan
rekap penghasilan dalam setahun.
g. Form Master Bendahara, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan
menambah data pemegang rekening yang akan menerima dana dari Bendahara
Pengeluaran.
Akan tetapi form ini masih bisa digunakan untuk memonitoring transaksi di unit saja.
Transaksi pada aplikasi ini terbagi menjadi 3 bagian dalam form yang berbeda pula
yaitu transaksi pengajuan dana, transaksi harian dan transakasi jurnal saat postting.
Apabila akan memonitor hasil entrian pada transaksi pengajuan maka pada isian
unit kerja ketik SPP kemudian klik tombol Refresh. Apabila akan memonitor hasil
entrian pada transaksi harian maka pada isian unit kerja ketik _temp kemudian
klik tombol Refresh. Dan apabila akan memonitor hasil entrian pada transaksi
jurnal maka pada isian unit kerja dikosongkan kemudian klik tombol Refresh.
Catatan :
Form ini hanya digunakan di Direktorat Keuangan untuk menggabungkan semua
data dari setiap unit kerja.
Hati-hati apabila Tombol Transfer diklik dan akan muncul pernyataan akan
ditransfer atau tidak, apabila dipilih ”OK” maka data yang disajikan akan
ditambahkan kembali pada transaksi yang ada sehingga dapat mengakibatkan
data ganda, sehingga hindari penggunaan tombol ini, dan hubungi Direktorat
Keuangan saat menggunakannya
Berikut adalah contoh data transaksi yang sedang dimonitor melalui form tersebut.
- Pilih unit kerja dan isi sesuai dengan penjelasan sebelumnya yang akan dimonitor dan
klik tombol Refresh, apabila datanya ada maka secara langsung akan disajikan seperti
gambar di atas. Kemudian apabila data tersebut perlu diperbaiki, maka bisa langsung
diedit pada data tersebut.
- Pilihan tombol Transfer dilakukan pada saat akan menambah data ke dalam transaksi,
tetapi setelah menklik tombol tersebut akan dimunculkan terlebih dahulu persetujuan
apakah akan data akan ditransfer [pilihan OK atau Cancel], apabila dipilih OK maka
otomatis data akan ditambahkan, dan sebaliknya apabila tombol Cancel yang dipilih
maka transfer data akan digagalkan.
b. Form Transaksi Pengajuan, form ini digunakan untuk merekam data pengajuan dana
2 3
5
4
6
7
8
9 10
terdapat pada , sementara untuk pilihan KS klik tombol -nya dan pilih kode
kontrak yang menjadi sumber dananya seperti contoh berikut ini
- Tentukan Cara Bayar dengan memilih melalui Transfer atau Cek (no. 4)
- Tentukan Sifat Bayar (no. 5) dengan memilih 01 untuk pengisian awal atau uang
sediaan; 02 untuk uang sediaan kerjasama; 03 untuk tambahan uang sediaan; 04 untuk
transaksi secara langsung kepada pihak di luar unit pengaju; 05 untuk penggantian
uang (pilihan ini dapat dipakai apabila sudah ada bukti belanja); dan 06 untuk
penggantian uang nihil (ini dipakai saat unit masih memiliki saldo kas atau bank dan
unit akan menggunakan saldo tersebut sehingga Bendahara Pengeluaran tidak perlu
mentransfer uang kepada unit tersebut).
- Pada penetuan kode RKAT yang dirinci menjadi Belanja-Pilar-Program-SubProgram-
Kegiatan-Subkegiatan (no.6) apabila sifat bayar tercatat 01, 02 dan 03 maka secara
otomatis semua kode terisi “0” dan kode tersebut tidak dapat diedit sedangkan 04, 05
dan 06 maka kode RKAT akan terbuka dan harus diisi sesuai kode RKAT yang tersedia
untuk dapat digunakan oleh unit kerja.
- Jenis Kegiatan harus dipilih apakah dana yang diajukan termasuk untuk kegiatan
operasional atau program (no.7).
- Tentukan dana yang akan ditransfer akan dikirimkan ke pemegang kas yang sesuai
(terlihat pada no. 8)
- Nilai yang akan diajukan terlebih dahulu direncanakan akan dibelanjakan sesuai dengan
kelompok belanja 51, 52, 53 dan atau 54.
Informasi yang bisa dilihat pada laporan tersebut di atas bahwa apabila pengajuan
sudah lebih dari satu (misalnya sudah 5 kali) maka mulai dari satu sampai dengan
empat jumlah pengajuannya akan diakumulasikan dan disimpan di kolom “s/d yang
lalu”.
Setelah dilakukan pemilihan nomor SPP Acuannya pastikan nomor SPM dan SP2 sudah
terisi terlebih dahulu apabila ternyata memang nomor tersebut belum terisi maka isikan
nomor tersebut di form Pengajuan.
- Untuk pengisian Cara Bayar, Sifat Bayar, kode RKAT, dan dibayarkan kepada, sama
halnya dengan pengisian di form Pengajuan. Terutama saat proses pencatatan disburse.
Kecuali saat akan mencatat transaksi belanja maka yang harus berubah adalah Sifat
Bayar menjadi 05 (Ganti Uang Sediaan) dan Kode RKAT dipilih sesuai dengan kode
RKAT yang diperbolehkan untuk unit bersangkutan.
- Isi No.Bukti lalu enter
- Pilih Beban Unit Kerja apabila ada pembebanan biaya pada unit kerja bersangkutan.
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
21
Contoh : Pada unit kerja 210703 Dept. Statistika dilakukan pembayaran untuk biaya honor
mengajar dosen dari 210704 Dept. Matematika, maka yang harus diisi pada unit kerja
pembebanan adalah unit kerja 210704 Dept. Matematika.
- Isi Tanggal Entry lalu enter
- Isi Tanggal Kuitansi lalu enter
- Isi Uraian lalu tab
- Isi Kode Perkiraan (Kode Akun) lalu enter
- Isi D/K, D untuk debet dan K untuk Kredit. Pada isian ini user akan diarahkan pengisian
angka yang akan dientri sesuai isian D/K. (tidak membedakan huruf besar atau kecil). lalu
enter.
Pencatatan transaksi pada form ini didasarkan pada konsep jurnal akuntansi, setiap
transaksi di debet harus dibuatkan transaksi beban pada kreditnya. Sehingga
pencatatan harus diulang sebanyak 2 kali. Pada form ini terdapat dua default yaitu
Default Detail dan Default Header. Untuk mempermudah proses pencatatan
Artinya bahwa pagu untuk kode RKAT dan kode Akun yang muncul di tampilan tersebut
belum direkam di Form Master PAGU. Kecuali apabila informasi ini tidak muncul maka
pada form tersebut dapat dilihat jumlah realisasi penyerapannya bertambah dan sisa
pagu akan berkurang.
- Selanjutnya lakukan hal yang sama untuk transaksi lainnya.
- Klik tombol Refresh untuk memperbaharui tampilan pada list view
- Tombol Update digunakan untuk menghitung ulang nilai pada kolom saldo, apabila
terlihat ada nilai yang tidak sesuai maka klik tombol tersebut.
- Simpan semua transaksi harian ke Form Jurnal dengan mengklik tombol Simpan Data
Transaksi.
c. Form Jurnal, form ini digunakan untuk proses postting setiap transaksi yang telah
dilakukan di Form Transaksi Harian ke buku besar dan laporan-laporan.
Berikut adalah salah satu contoh Form Jurnal.
Proses yang ada pada Form Jurnal ini sama dengan Form Transaksi Harian hanya
pada Form Jurnal ini sudah tidak dilakukan lagi entri atau edit data. Pada Form Jurnal
hanya melakukan proses penjurnalan ke buku besar dan pengiriman data untuk
pembuatan laporan-laporan.
Caranya:
- Pilih bulan transaksi
- Pilih unit kerja
- Klik tombol Postting
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
23
Pada saat proses update kemudian muncul informasi “No current record” seperti di
bawah ini, klik OK dan klik tombol update sekali lagi hingga muncul informasi
berikutnya “Proses Update Selesai”
Untuk menampilkan bentuk laporan per akun ini terlebih dahulu diminta untuk
mengisi kode akun yang dicari kemudian klik tombol cari.
Contoh : laporan yang akan kita tampilkan adalah kode akun Hutang UMK
Preview
f. Laporan LKK
j. Neraca
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
29
Neraca yang ditampilkan disesuaikan dengan kondisi yang ada di unit kerja.
Laporan Arus Kas yang ditampilkan disesuaikan dengan kondisi yang ada di unit kerja.
l. Laporan Aktivitas
Laporan Aktivitas yang ditampilkan disesuaikan dengan kondisi yang ada di unit kerja.
d. Aplikasi Kalkultor
Pada saat akan menjalankan aplikasi kalkultor maka akan muncul tampilan seperti di
bawah ini, lalu pilih OK
Form ini disediakan untuk membuat database kosong yang dapat digunakan pada saat
akan mentransfer data yang ada ke database lain.
Catatan :
Fasilitas ini harus dilakukan terlebih dahulu sebelum file yang akan
ditrasfer dikirimkan.
Penulisan nama file mutlak disertai dengan jenis ekstensi ”.mdb”
Form ini digunakan untuk mentransfer data transaksi. Proses transfer ini bisa dengan
import atau export. Selain itu juga bisa ditransfer ke/dari format Database atau Excel.
Form ini juga digunakan pada saat akan mentransfer data dari unit kerja ke Direktorat
Keuangan untuk digabungkan dengan database induk yang mencakup semua unit
kerja.
Pada form ini terdiri dari 2 bagian yaitu bagian pertama adalah proses mentransfer
data pengajuan dan pengiriman data transaksi sedangkan bagian kedua adalah proses
transfer data pendukung lainnya atau data yang berkaitan dengan transaksi itu
sendiri.
- Ketik atau pilih unit kerja yang mengajukan dana (misalnya 150302 : Direktorat
Keuangan)
- Secara otomatis pada kolom Nama file akan tertulis KAS1150302
- Pilih jenis transfer dalam bentuk database atau Spreadsheet/excel atau Text
- Pilih pula cara transfer apakah pengiriman data (Export Data) atau penerimaan
data (Import Data)
- Kemudian ketikkan nomor SPP yang akan diajukan
- Setelah semua tersisi klik tombol proses seperti gambar di atas (nomor 2)
- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama direktori dimana file
databasenya disimpan seperti contoh di atas.
- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer
- Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis akan tertulis seperti
gambar di atas yaitu penggabungan “KAS1”+ kode unit
- Pilih Jenis Transfernya : Database
- Pilih Cara Transfernya : Export
Buku Panduan sistem Akuntansi keuangan IPB
35
2). Import
Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara Transfernya menjadi
Import
1). Export
- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama direktori dimana file excelnya
akan disimpan
- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer
- Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis akan tertulis seperti
gambar di atas yaitu penggabungan “KAS1”+ kode unit
- Pilih Jenis Transfernya : SpreadSheet
- Pilih Cara Transfernya : Export
2). Import
Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara Transfernya menjadi
Import
Catatan :
Perlu diperhatikan untuk import dengan menggunakan format Excel, file
transfernya ditampung di table KAS1_Template sehingga pada saat pilihan
unit kerja pada Form Monitoring Transfer Data harus menuliskan
“KAS1_Template” dan selanjutnya lakukan proses transfer seperti langkah-
langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.
Perlu diperhatikan untuk import dengan menggunakan Excel ini file transfernya
ditampung di table KAS1_Template sehingga pada saat pilihan unit kerja pada
Form Monitoring Transfer Data harus menuliskan “KAS1_Template”
Proses Transfer berikutnya adalah pengiriman atau penerimaan data referensi atau
data pendukung lainnya, yaitu dengan cara
- Ketik nama direktori yang akan menjadi tempat penyimpanan filenya disertai dengan
nama file yang sudah dibuat terlebih dahulu pada form Buat Database.
- Pilih dengan men”centang” salah satu dari pilihan data yang akan dikirim atau
diterima.
- Pilih Jenis Transfer dalam bantuk Database.
- Pilih Cara Transfer Export Data atau Import Data.
- Kemudian klik tombol Proses.
- Apabila akan mengirim atau menerima lebih dari satu data referensi maka
nonaktifkan ‘centang”an sebelumnya kemudian “centang” pilihan berikutnya.
Demikian seterusnya.
Jangan sampai lupa bahwa hasil transfer tersebut harus dikirim dengan
menggunakan disket atau mobile disk (flash disk) ke unit kerja pembuat
SPM
3. Menu Keluar
Menu Keluar terdiri dari Log Off dan Keluar. Apabila tombol Log Off dipilih maka Aplikasi
akan kembali ke Formulir Login sedangkan Keluar berarti benar-benar keluar dari
aplikasi.
Pada bab ini akan menerangkan tentang aplikasi SPM yang penggunaannya terpisah dengan
aplikasi SPP. Aplikasi ini digunakan oleh unit kerja sebagai quality assurance artinya unit
kerja tersebut memiliki fungsi sebagai koordinator atau unit kerja yang dianggap sama,
seperti Fakultas yang menggoordinasikan departemen-departemen dan unit Kantor
Direktorat yang menggoordinir dirinya sendiri.
Aplikasi ini digunakan pada saat akan mengajukan dana dari unit kerja pengaju ke Direktorat
Keuangan. Cara pengoperasian aplikasi ini hampir sama pengoperasiannya
dengan aplikasi SPP, hanya perbedaannya terletak pada pengajuannya saja, pada
aplikasi SPM tidak merekam pengajuan dana melainkan menerima hasil rekaman
dari unit kerja pengaju dan membuat atau mencetak Surat Perintah Membayar
serta mengirimkan data ke Direktorat Keuangan.
Aplikasi ini berkaitan langsung dengan aplikasi SPP di unit kerja pengguna dana dan Aplikasi
SP2 di Direktorat Keuangan.
Aplikasi ini akan digunakan pada saat ada pengajuan dana dari unit kerja pengaju yang
berada di bawah koordinasi unit kerja vertikalnya. Tabel unit kerja bisa dilihat pada
Lampiran. Contoh : Fakultas Pertanian menggoordinasi Dekanat Fakultas Pertanian,
Departemen Tanah dan Sumberdaya Lahan, Departemen Arsitektur Lanskap,
Departemen Agronomi dan Hortikultura dan Departemen Proteksi Tanaman.
- Data yang dikirim dari unit kerja pengaju disimpan di c:\AplikasiSPP\kirim\. Jadi
semua hasil kiriman ADK disimpan dan dikumpulkan di direktori tersebut.
- Lakukan penerimaan data dengan menggunakan form Transfer Data seperti contoh
berikut ini
Setelah proses tersebut dilalui, akan ditampilkan informasi seperti berikut ini
- Buka form Monitoring Transfer Data Transaksi seperti gambar berikut ini
Yang harus dilakukan adalah ketik nomor SPP pengajuan dari unit kerja sesuai
kiriman, lalu pilih tombol Refresh untuk menampilkan datanya dan pilih Transfer untuk
menggabungkan datanya ke dalam database induk di Aplikasi SPM.
Setelah dilakukan proses penerimaan data pengajuan maka yang harus dilakukan
adalah menerbitkan Surat Permohonan Membayar yang dihasilkan dari aplikasi ini
Pada bagian ini akan diterangkan bagaimana membuat atau diterbitkannya Surat
Permohonan Membayar.
- Buka Form Pengajuan SPM. Apabila sudah dilakukan proses transfer data dari form
monitoring secara otomatis data sudah terekam di form ini.
- Klik Refresh dan klik Proses untuk menampilkan Surat Permohonan Membayar.
Seperti terlihat pada gambar berikut.
Pada bab ini akan menerangkan tentang aplikasi SP2 DM yang penggunaannya terpisah
dengan aplikasi SPP dan aplikasi SPM. Aplikasi ini digunakan oleh Direktorat Keuangan
sebagai unit kerja yang mencarikan dana.
Aplikasi ini digunakan pada saat akan mencairkan dana dan proses penggabungan data
transaksi dari unit kerja sehingga data tersebut dipergunakan untuk pembuatan laporan
keuangan. Cara pengoperasian aplikasi ini hampir sama pengoperasiannya dengan
aplikasi SPP dan aplikasi SPM, hanya perbedaannya terletak pada proses
pencairan dana, pada aplikasi SP2 DM tidak merekam pengajuan dana melainkan
menerima hasil rekaman dari unit kerja pengaju dan membuat atau mencetak
Surat Perintah Pencairan dan dikirmkan ke Bank untuk ditransfer sejumlah
pengajuan.
Aplikasi ini berkaitan langsung dengan aplikasi SPP di unit kerja pengguna dana dan Aplikasi
SPM di tingkat unit kerja koordinator.
Aplikasi ini akan digunakan pada saat ada pengajuan dana dari unit kerja pengaju yang
sudah dibuatkan SPM terlebih dahulu.
- Data yang dikirim dari unit kerja pengaju disimpan di c:\AplikasiSPM\kirim\. Jadi
semua hasil kiriman ADK disimpan dan dikumpulkan di direktori tersebut.
- Lakukan penerimaan data dengan menggunakan form Transfer Data seperti contoh
berikut ini
Setelah proses tersebut dilalui, akan ditampilkan informasi seperti berikut ini
- Buka form Monitoring Transfer Data Transaksi seperti gambar berikut ini
Yang harus dilakukan adalah ketik nomor SPP pengajuan dari unit kerja sesuai
kiriman, lalu pilih tombol Refresh untuk menampilkan datanya dan pilih Transfer untuk
menggabungkan datanya ke dalam database induk di Aplikasi SPM.
Setelah dilakukan proses penerimaan data pengajuan maka yang harus dilakukan
adalah menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana Masyarakat (SP2 DM) yang
dihasilkan dari aplikasi ini
Pada bagian ini akan diterangkan bagaimana membuat atau diterbitkannya Surat
Perintah Pencairan Dana Masyarakat.
- Buka Form Pengajuan SPM. Apabila sudah dilakukan proses transfer data dari form
monitoring secara otomatis data sudah terekam di form ini.
Tanda di atas menunjukan kriteria pencarian bila menggunakan Whole Field maka
data yang dicari adalah seluruh kata, sedangkan Any Part of Field berarti hanya
sebagian kata saja yang dicari.
- Klik Refresh dan klik Proses untuk menampilkan Surat Perintah Pencairan Dana.
Berikut adalah bentuk Surat Perintah Pencairan Dana melalui transfer dan cek
Setelah data transaksi tergabung di database induk, Direktorat Keuangan secara berkala
akan membuat laporan keuangan. Berikut ini adalah form untuk membangkitkan data
sumber sebagai data pendukung laporan keuangan.
4. Laporan Neraca
Pagu
SPPA
SPP
SPM
SP2
DM
DIPA
KS
ADK
Catatan :