Aplikasi Sinkronisasi antara Sistem Akademik Universitas Bina Darma dan

Sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri

Kata Kunci : Database, sinkronisasi, sistem, evaluasi, program studi
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem evaluasi program studi berbasis evaluasi diri(EPSBED) Departemen Pendidikan Nasional
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi(DIKTI) berdasarkan keputusan Direktur Jenderal Pendidikan
Tinggi NO. 34/DIKTI/KEP/2002 dimana setiap perguruan tinggi swasta(PTS) harus melaporkan seluruh
kegiatan akademik.Kegunaan sistem adalah kegitan semester, perpanjangan ijin, penelitian dan
kemahasiswaan.
Data yang diperlukan dalam melaporan kegiatan program studi Universitas Bina Darma tidak sama
dengan sistem evaluasi program studi berbasis evaluasi diri(EPSBED). Sebab di sistem informasi
akademik Universitas Bina Darma yang berjalan tidak dapat memberikan informasi atau data yang
sesuai dengan sistem EPSBED dan perbedaan jenis aplikasi atau program yang digunakan, database
manajemen sistem(DBMS) yang digunakan oleh sistem akademik Universitas Bina Darma adalah mysql
sedangkan sistem EPSBED adalah foxpro .
Guna dapat terus melaporkan kegiatan semester dengan benar dan tepat waktu sistem informasi
akademik harus dikembangkan menyesuaikan dengan sistem EPSBED yaitu dengan membangun Sistem
Sinkronisasi antara sistem akademik Universitas Bina Darma dengan Sistem EPSBED.
1.2 Perumusan Masalah
Diperlukan sistem sikronisasi antara sistem akademik Univesitas Bina Darma dengan Sistem EPSBED
untuk memaksimalkan sistem akademik di Universitas Bina Darma., sehingga ketika proses pelaporan
kegiatan semester program studi dapat dilakukan dengan benar, tepat dan cepat.
1.3 Tujuan dan manfaat
Penelitian ini bertujuan untuk :Merencanakan pembuatan aplikasi konversi dari Sistem Akademik
Universitas Bina Darma ke Sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri menggunakan Visual
Foxpro 8.0. Sehingga dari sisi administrasi memiliki kemudahan dalam melaporkan EPSBED setiap
semesternya. dan dari sisi Universitas Bina Darma menjadi nilai tambah di bandingkan perguruan tinggi
swasta yang lain.
1.4 Batasan Permasalahan
Pada penelitian ini membahas hal-hal berikut :
No Nama file No Nama File
1. Badan Hukum PTS 11. Transaksi Mahasiswa Cuti/Lulus/Keluar/D.O./Non-aktif
2. Perguruan Tinggi 12. Transaksi Mengajar Dosen
3. Program Studi 13. Transaksi Dosen Keluar/Cuti/Studi Lanjut
4. Mahasiswa 14. Transaksi Kapasitas Mahasiswa Baru
5. Dosen 15. Transaksi Fasilitas Penunjang Akademik
6. Riwayat Pendidikan Dosen 16. Transaksi Publikasi Dosen
7. Kurikulum dan Matakuliah 17. Transaksi Nama Pimpinan dan Tenaga Non-akademik
8. Transaksi Aktivitas Kuliah Mahasiswa 18. Transaksi Hasil Isian Kuesioner
9. Transaksi Nilai Semester Mahasiswa 19. Transaksi Laboratorium
10. Transaksi Bobot Nilai Mahasiswa 20. Transaksi Isian Jawaban Pertanyaan
1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada lokasi pada Universitas Bina Darma Palembang, yang beralamatkan di
Jalan Jenderal Ahmad Yani No 12 Palembang, penelitian ini dilaksanakan oleh penulis pada bulan
Desember sampai dengan bulan Mei 2008.
1.6 Metode Pengumpulan Data
a. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan
langsung pada objek. Yaitu pada Universitas Bina Darma khususnya di Management Information
System(MIS) sub Bagian Pengolahan data.
b. Interview adalah suatu teknik pengumpulan data dengan mengadakan wawancara langsung dengan
pihak – pihak yang terkait, yang berwenang memberikan informasi dan keterangan tentang data – data
yang diperlukan.
c. Studi Kepustakaan
Didalam melengkapi penulisan penelitian ini, penulis melakukan studi pustaka pada perpustakaan
Universitas Bina Darma Palembang.
1.7 Tahap Pengembangan Sistem
Sutedjo (2002, hal:151) mengemukakan metode pengembangan sistem atau sering disebut dengan siklus
hidup sistem (System Life Cycle) yang digunakan adalah sebagai berikut 1. Tahap perencanaan, 2. Tahap
Analisis, 3. Tahap perancangan, 4. Tahap Penerapan, 5. Tahap evaluasi, 6. Tahap laporan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
Sistem adalah sesuatu yang terdiri dari bagian atau sub sistem yang saling berinteraksi dan saling
berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga sasaran sistem tersebut akan tercapai (Jogiyanto,
1999, hal:683).
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan.
(Sutedjo, 2002, hal:168).
Jadi sistem adalah suatu komunikasi yang terjadi oleh beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu
atau suatu kumpulan elemen atau unsur yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu
tujuan dengan cara melalui prosedur, yaitu menerima input, menghasilkan output melalui proses
transformasi.
2.2 Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk mengambil
keputusan. (Jogiyanto, 1999, hal:692).
Informasi adalah hasil dari pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan untuk menambah pemahamannya terhadap fakta–fakta yang ada.
(Sutedjo, 2002, hal: 168).
Jadi Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan
suatu tindakan.
2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kemampuan elemen yang saling berhubungan satu sama
lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta
mendistribusikan informasi. Dengan kata lain Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen– elemen
yang saling berintegrasi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran
informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya
perusahaan. (Sutedjo, 2002, hal:11).
Sistem informasi adalah sistem yang berisi jaringan SPD ( Sistem Pengolahan Data ), yang dilengkapi
dengan kanal–kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. (Witarto, 2004, hal:19).
Jadi sistem informasi mampu mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa
permasalahan, analisa melalui grafik dan tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan
yang baru.
2.4 Sinkronisasi
Menurut kamus besar bahasa Indonesia sinkronisasi adalah perihal menyinkronkan; penyerentakan: dl
melaksanakan tugasnya masing-masing, semua unsur departemen wajib menerapkan prinsip koordinasi,
integrasi, dan –; 2 penyesuaian antara bunyi (suara) dng sikap mulut atau mimik (tt film): — bunyi
(suara) dng sikap mulut harus diperhatikan.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Data Flow Diagram (DFD)
Adapun simbol –simbol yang digunakan dalam pembuatan Data flow diagram ( DFD ), yaitu :
Tabel 2.1 Simbol DFD (Data Flow Diagram)
Proses Untuk menerima masuknya dari entitas luar dan mengeluarkan informasi
Kesatuan Luar Menunjukan awal dan akhir suatu system
Arus Data
Baik dari entitas ke proses maupun dari proses ke proses
Data Store
Untuk menyimpan data yang telah diproses
3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Fathansyah, 1999, hal. 79, ERD terdiri dari komponen – komponen antara lain yaitu :
Tabel 3. Simbol ERD (Entity Relationship Diagram )
SIMBOL KETERANGAN
Entity
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu sistem
Atribut
Adalah sifat atau karekteristik suatu entity yang menyediakan penjelesan detail tentang entity tersebut
Line
Adalah garis penghubung
Relationship
Adalah hubungan yang terjadi antara entitas satu dengan entitas yang lainnya
3.3 Tahap perancangan
Penelitian ini menggunakan metode analisis yang berorientasi Aliran Data (Data Flow Diagram).
Analisis aliran data adalah analisis yang dilakukan untuk mempelajari pemanfaatan data pada setiap
aktifitas. Dalam metode analisis ini akan dapat diketahui fungsi-fungsi atau proses-proses apa saja yang
ada dalam sistem, data apa yang menjadi masukannya, dimana data tersebut disimpan, transformasi apa
yang akan dilakukan terhadap data tersebut, dan apa yang menjadi hasil transformasinya. Hasil analisis
akan digambarkan secara konseptual dengan menggunakan alat bantu (tools) yang disebut Data Flow
Diagram (DFD).
Data Flow Diagram (DFD)
a. Diagram Konteks
Gambar 3.1 Diagram Konteks
b. DFD Level 1
Gambar 3.2 Diagram DFD level 1
c. Desain Tampilan
Gambar 3.3 Form TRNLM
Gambar 3.4 Form TRAKM
Gambar 3.5 Form TRLSM
4. PEMBAHASAN
4.1 Tampilan Menu Utama
Menu Utama adalah halaman Utama pada program. Menu Utama berguna untuk mengelola halaman
lain. Tampilan menu utama dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.1 Menu Utama
4.2 Tampilan Form TRNLM
Untuk menjalan form TRNLM dengan cara mengklik tombol Tabel TRNLM pada menu utama. Form
TRNLM ini berguna untuk memproses TRNLM di EPSBED dari tabel KRS pada sistem akademik
universitas Bina Darma. Adapun cara memprosesnya, pertama kita ketikan tahun akademik untuk tahun
pelaporan EPSBED lalu klik tombol “proses TRNLM dari Tabel KRS” selanjutnya klik tombol “ Hapus
Data TRNLM yg tidak ada di MSMHS”, klik tombol selesai.
Gambar 4.2 Form TRNLM
4.3 Tampilan Form TRAKM
Adapun cara memprosesnya, pertama kita ketikan tahun akademik untuk tahun pelaporan EPSBED pada
textbox lalu klik tombol “proses Proses IPKS dari tabel TRNLM” hasilnya berupa tabel IPKS
selanjutnya klik tombol “ Proses IPK dari KRS” hasilnya berupa tabel IPK, setelah itu klik Tombol “
Proses Tabel TRAKM dari Tabel TRNLM” klik tombol selesai untuk mengakhiri form TRAKM.
Gambar 4.3 Form TRAKM
4.4 Tampilan Form TRLSM
Adapun cara memprosesnya, pertama kita ketikan tahun akademik untuk tahun pelaporan EPSBED lalu
klik tombol “Proses MHS lulus dari Tabel Master_transk” selanjutnya klik tombol “ Update Status MHS
di Tabel MSMHS” selanjutnya klik tombol “Proses MHS Non Aktif”, klik tombol selesai untuk
mengakhiri program.
Gambar 4.4 Form TRLSM
4.5 Tampilan Form TRAKD
Untuk menjalan form TRAKD dengan cara mengklik tombol Tabel TRAKD pada menu utama. Form
TRAKD ini berguna untuk memproses TRAKD di EPSBED dari tabel jadkul pada sistem akademik
universitas Bina Darma. Adapun cara memprosesnya, pertama kita ketikan tahun akademik untuk tahun
pelaporan EPSBED lalu klik tombol “Membandingkan antara Jadkul dan MSDOS” selanjutnya klik
tombol “ Proses TRAKD dari Tabel JADKUL”, klik tombol selesai untuk mengakhiri program.
Gambar 4.5 Form TRAKD
4.6 Tampilan Hasil Tabel
Berikut ini adalah tabel-tabel dari proses dari setiap form yang dibutuhkan di program EPSBED.
Gambar 4.6 Tabel TRNLM
Gambar 4.7 Tabel TRAKM
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan dalam penelitian ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut.
1. Dengan adanya Aplikasi Sinkronisasi pada Universitas Bina Darma Palembang, diharapkan dapat
membantu sistem kerja administrator menyelesaikan laporan EPSBED yang di inginkan..
2. Dengan diterapkannya sistem yang baru ini memberi manfaat bagi Universitas Bina Darma dalam
melakukan pelaporan kegiatan semester dan perpanjangan ijin.
Daftar Pustaka
[1] Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data”, Bandung: Penerbit Informatika 1999.
[2] Jogiyanto, “Analisis dan Desain”, Yogyakarta: Andi Yogyakarta 1999.
[3] Kamus Besar Bahasa Indonesia online
http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php
[4] Sutedjo, “Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi”, Yogyakarta, Andi Yogyakarta 2002.
[5] Witarto, “Memahami Sistem Informasi : Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi”, Bandung:
Informatika 2004.