NOTIUNI DE BIROTICA

Pãtrunderea informaticii în aproape toate domeniile vietii stiintifice, economice

si sociale a devenit tot mai evidentã în ultimii ani. Prelucrarea informatiei a înregistrat un
salt calitativ o datã cu aparitia sistemelor multimedia, prin care informatia numericã si de
tip document s-a îmbogãtit cu elemente grafice, de voce, sunet si imagine.

Prin intermediul dezvoltãrii tehnicii de calcul, a sistemelor moderne de

comunicatii si a produselor soft, devenite din ce în ce mai accesibile, prelucrãrile
informatice s-au transformat dintr-un atuu al profesionistilor într-un instrument de lucru
universal, utilizat si de cãtre neprofesionisti. Astfel, utilizatorii tehnicii si produselor
informatice au devenit si devin tot mai numerosi.

În acest context, informatizarea muncii de birou a devenit tot mai importantã si

a început sã fie referitã cu numele generic de biroticã. Acest domeniu al informaticii
studiazã tehnicile, conceptele informatice si produsele soft care asigurã automatizarea
activitãtilor de birou. Aceste operatii se referã la: prelucrãri elementare de date, editãri de
documente, reprezentãri grafice, prelucrãri multimedia, ca si la mijloacele moderne de
stocare si transmitere a informatiilor, care pot include secvente multimedia. Birotica
utilizeazã tehnologii moderne din domeniile electronicii, comunicatiilor si informaticii. Se
folosesc produse soft (procesoare de texte, tabele, formule, imagini, sunete, sisteme de
analizã statisticã si predictie etc.), realizate prin metode de programare moderne, incluzând
tehnici de inteligentã artificialã.

În [Pan94] se spune cã birotica studiazã ansamblul activitãtilor de producere,

distributie si exploatare a informatiei din perpectiva muncii de birou, fãrã a se substitui însã
informaticii sau telecomunicatiilor.

Birotica a fost definitã de autorii francezi Humbert Lesca si Jean-Louis

Peaucelle (1988) ca "ansamblul de tehnici si mijloace tinzând spre automatizarea
activitãtilor de birou, în principal a prelucrãrii si comunicãrii cuvântului, textelor si
imaginii". Dupã Philippe Vuitton si Michel Desaigne, birotica reprezintã un ansamblu de
tehnici pentru gestionarea informatiei si comunicatiilor între organizatii. Aceste tehnici,
bazate pe principii informatice generale si de transmitere a datelor, asigurã, prin mijloace
electronice, functii de analizã, clasare si ordonare a datelor, aranjare în paginã a textelor,
pregãtire a documentelor si a corespondentei electronice, interogare si consultare la
distantã, vizualizare graficã.

Denumirea domeniului a fost introdusã în limba francezã de P. Berger si L.

Nauges, dupã Conventia Informaticã din anul 1976, pentru a traduce sintagma englezã
“office automation”, prin combinarea cuvintelor bureau si automatique, din care a rezultat
bureautique. Termenul, preluat si în limba românã, sugereazã obiectivul de automatizare a
activitãtii de birou prin tehnici informatice de memorare, prelucrare si transmitere a
informatiei.

Se poate concluziona cã birotica s-a nãscut din nevoia integrãrii în munca

administrativã si de birou a tehnicilor moderne de comunicatie si prelucrare automatã a
datelor, în scopul cresterii calitãtii acesteia. Aceastã integrare a devenit posibilã o datã cu
rãspândirea pe scarã largã a microcalculatoarelor de tip PC si a conectãrii lor în retele de
calculatoare, datoratã accesibilitãtii si costului relativ redus.

Munca de birou este caracterizatã [Pan94] prin:

• predominanta proceselor informationale si decizionale, bazate pe analize

pertinente
• ponderea importantã a comunicãrii de informatii si decizii.

Comunicarea se poate realiza:

• oral, prin dialog direct, sub formã de convorbiri la distantã, mediate de

retelele de telecomunicatii, eventual în grup sau convorbiri între birourile aceleiasi
organizatii, mediate de retele telefonice sau interfonice
 • scris, într-o varietate de forme (documente clasice, legislative, acte
decizionale, rapoarte, cereri, sesizãri, contracte, documente de plan, evidentã contabilã,
fiscalã sau socialã, schite, desene de specialitate, grafice etc.)

Dezvoltarea noilor tehnologii de prelucrare a informatiei a transformat munca

prin cresterea ponderii proceselor informationale. În uzine, prin introducerea dispozitivelor
automate rezultate mai ales din cercetãrile de roboticã, scade din ce în ce mai mult
ponderea muncii fizice. Astfel, muncitorul tinde sã devinã un operator al sistemelor
automat de productie iar functionarul - un utilizator direct al sistemelor informatice de
birou, cu acces la mijloacele moderne de comunicare.

În conditiile în care societatea umanã a devenit din ce în ce mai dependentã de

informatii, de prelucrarea si transmiterea lor, a început sã se dezvolte conceptul de
“societate informationalã” , care caracterizeazã aceste evolutii. Ca o recunoastere a
importantei proceselor informationale (“tehnologia informatiei”) si globalizãrii
comunicãrilor (mai ales prin intermediul retelelor de calculatoare), în aproape toate tarile
lumii au apãrut programe concrete care au ca obiectiv informatizarea si dezvoltarea
societãtii informationale [InfoSoc], [Info-RO].

Efectele informatizãrii societãtii constau în:

• diminuarea consiberabilã a efortului fizic si prelucrãrii manuale a

informatiilor;
• diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operatii
informationale; calitatea prelucrãrilor creste prin natura automatã a elaborãrii lor;
• reducerea, prin automatizarea activitãtilor, a timpului de prelucrare si
transmitere a informatiei;
• cresterea performantelor prelucrãrii informatiei prin exactitate, viteza de
regãsire, capacitate ridicatã de stocare (pe suporturi magnetice); aceastã caracteristicã
induce cresterea calitãtii si productivitãtii activitãtilor care au ca obiect prelucrarea
informatiei;
 • scãderea, pe termen lung, a costului proceselor de analizã si decizie;
• posibilitatea comunicãrii si informãrii (aproape) instantanee, independent
de distantele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate
(stiinta, educatie, culturã, management, marketing, productie, comert).

Un sistem informatic de birou contine instrumente hard si soft integrate rational

într-o structurã care contine un nucleu (sistem de calcul) pentru prelucrãri complexe,
echipamente periferice care permit stocarea si transmiterea datelor în forme diverse si
interfete pentru aceste tipuri de periferice (vezi Structura sistemelor informatice de birou).

Sistemele informatice de birou pot fi privite ca fiind integrate în sistemul

informational al unitãtii / firmei din care fac parte. Acest sistem informational [Pan94]
poate fi privit modular, într-o conceptie sistemicã, ca fiind format din componente
corespunzãtoare sistemelor informatice de birou, sistemelor informatice profesionale,
modul decizional, modul operational si de comunicatii (interne si externe sistemului
informational, pentru integrarea sa în mediul social economic).

Deciziile si reglementãrile provenite din zona decizionalã a sistemului

informational vor fi preluate, prelucrate si transmise (prin subsistemele informatic, birotic
si de comunicatii interne) compartimentelor de executie din modulul operational. Acesta
din urmã poate cuprinde sistemele: de productie sau de profil, comercial, financiar-
contabil, de personal, de cercetare-dezvoltare etc. Informatiile referitoare la activitãtile din
cadrul subsistemelor de executie (operationale) vor fi selectate, analizate si transmise într-o
formã adecvatã cãtre modulul decizional (de conducere a unitãtii). Totalitatea acestor
transmiteri de informatii formeazã fluxurile informational-decizionale ale sistemului
studiat.

Din punctul de vedere al legãturilor cu exteriorul, sistemul informational

realizeazã, prin intermediul sistemului de comunicatii externe, o integrare în mediul social
economic. Astfel, se stabilesc relatii cu: organe financiare si bancare, organizatii de stat sau
private, organe ierarhic superioare si subordonate (filiale, agentii), parteneri de afaceri,
furnizori, clienti, actionari, public. Performantele sistemelor de comunicatie moderne
(telecomunicatii asistate de calculator) sunt importante pentru calitatea acestor relatii de
comunicare externã.

Se observã cã în cadrul sistemelor informationale domeniile informaticii,

telecomunicatiilor si biroticii ca orientare a informaticii se întrepãtrund. Sistemele
informationale vor avea, din ce în ce mai mult, un impact profund asupra caracterului
muncii umane, fizice si intelectuale, cu implicatii sociale si economice. Se pare cã
informatica profesionalã va transforma tot mai mult munca fizicã prin automatizãri de tipul
robotilor, fabricatie asistatã de calculator si munca intelectualã prin performantele
produselor soft aplicate în cele mai variate domenii stiintifice si practice. Ca domeniu al
informaticii de utilizare, birotica va degreva munca intelectualã de operatii cu caracter de
rutinã care necesitã un efort îndelungat, influentând în mod pozitiv procesele de conducere
si decizie.

Informatiile sunt obiectul principal al activitãtii de biroticã; vom aborda în

continuare câteva aspecte legate de informatii si prelucrarea lor, urmând ca în paragrafele
urmãtoare sã studiem functiile si structura sistemelor informationale.

Informatii si procese informationale

Informatiile se pot clasifica [Pan94] dupã forma, natura si suportul lor.

Dupã forma pe care o au, informatiile pot fi:

• analogice, reprezentate prin mãrimi fizice, sunete sau imagini în forma

fizicã specificã dispozitivelor tehnice care le prelucreazã (dispozitive de înregistrare-
redare), fãrã a se utiliza codificãri numerice.

Exemple: mesaje înregistrate pe benzi / casete magnetice audio cu ajutorul

echipamentelor electronice analogice uzuale (magnetofon, casetofon), imagini filmate si
redate cu dispozitive analogice de tip camere de luat vederi, respectiv video-recordere.
 • digitale, reprezentate folosind codificãri numerice ale unui fenomen real
sau unei forme analogice. Pe suport, informatia va apãrea ca o succesiune de valori binare
(0,1) corespunzãtoare acelor coduri.

Exemple: informatia introdusã de la tastatura unui calculator în memoria internã

a acestuia, informatii înregistrate digital pe suporturi magnetice specifice calculatoarelor,
informatiile aflate în memoria internã a calculatorului si prelucrate de procesor.

Uzual, pentru transformarea informatiei dintr-o formã numericã într-una

analogicã, se folosesc dispozitive de conversie. Codificarea trebuie sã fie fidelã, astfel încât
sã nu existe pierderi sau alterãri de informatie.

Avantaje: Utilizarea calculatoarelor si retelelor de calculatoare pentru

memorarea, procesarea si transmiterea informatiei digitale are ca efecte evidente cresterea
vitezei de transfer si a capacitãtii de memorare, regãsirea rapidã a informatiei, costul de
prelucrare relativ redus.

Sistemele informatice de birou prelucreazã uzual informatia sub formã digitalã;

doar un numãr redus de dispozitive periferice conexe gestioneazã informatii analogice.

Dupã natura lor, informatiile pot fi:

• date numerice, alfabetice sau alfanumerice (numerice si/sau alfabetice)

prelucrate prin operatii specifice
• documente continând cuvinte organizate în paragrafe, fraze, pagini,
prelucrate de programe speciale - editoare de documente - cu facilitãti de tehnoredactare,
aranjare în paginã, control ortografic si sintactic. Majoritatea editoarelor de documente
permit si introducerea (si prelucrarea, eventual prin intermediul unor programe specializate
a) unor obiecte netext, cum ar fi: tabelele, imaginile, desenele, reprezentãrile grafice.
Imprimantele moderne pot reda cu acuratete imaginile grafice dar existã si dispozitive
specializate în tipãrirea acestora (plottere).
 • secvente audio generate de vocea umanã, fenomene reale, instrumente
muzicale sau sintetizatoare electronice. Sistemele Windows, de exemplu, contin utilitare
pentru prelucrarea informatiilor audio.
• secvente video de tipul filmelor sau imaginilor animate pot fi gestionate
de camere de luat vederi sau programe de graficã bidimensionalã (2D) si tridimensionalã
(3D). Imaginile pot fi însotite de secvente audio.

Sistemele automate care integreazã prelucrarea informatiilor uzuale cu cea a

sunetelor si imaginilor se numesc sisteme multimedia. Un exemplu de produs soft cu
aceste caracteristici este Windows '95 & '98.

Informatiile se pot înregistra pe suporturi:

• magnetice, cum ar fi: banda si caseta magneticã, discul magnetic,

discheta (disc flexibil), cartela magneticã;
• cu lecturã opticã, de tipul discurilor optice compacte, cunoscute sub
numele de CD-uri. Acestea pot înmagazina o cantitate mare de informatie în formã
digitalã, care este cititã pe principii optice. Înregistrarea si citirea opticã se face de cãtre
periferice specializate. DVD-ROM-ul este tot un suport optic, dar cu o capacitate mai mare
decât CD-ul;
• opace realizate din hârtie si folosite în imprimante, plottere, scannere,
dispozitive de fotocopiere;
• transparente, cum ar fi pelicula de film, microfilm, folii transparente etc.
utilizate direct sau ca sursã de informatii pentru prelucrãri ulterioare.

Existã o gamã largã de prelucrãri automate ale informatiei. Ele se pot clasifica
dupã tipul informatiilor prelucrate în:

• procesãri de date - Informatia preponderent numericã intervine în calcule

matematice si logice necesare în diverse domenii.
 Datele organizate sub formã de fisiere de date se manipuleazã prin operatii
elementare de copiere, mutare, stergere (inclusiv la nivel de sistem de operare) sau pot fi
accesate si modificate componente ale lor prin intermediul unor programe scrise în limbaje
de programare (Pascal, C, Fortran, Basic etc.).

Volumele mari de date din fisiere se organizeazã uzual sub formã de baze de
date, pentru a cãror prelucrare existã produse soft specifice, numite sisteme de gestiune a
bazelor de date (DBASE, FOXPRO, ACCESS etc.).

Datele din fisiere organizate sub formã de foi de calcul electronic sunt
prelucrate de procesoarele de tabele (tabelatoare): LOTUS, EXCEL, QUATTROPRO, cu
care operarea asupra datelor devine foarte facilã.

• procesarea documentelor - se referã la operatii de editare a textelor

(scriere si modificare), la care se adaugã facilitãti speciale de prelucrare a acestora:
formatare (structurare pe pagini, paragrafe, schimbarea aspectului prin forma si
dimensiunea caracterelor), operatii lingvistice de tipul despãrtirii în silabe, verificãrii
ortografiei si partial a sintaxei. Textele editate pot fi consultate pe ecran, tipãrite pe hârtie,
folii etc., transmise la distantã. sau eventual introduse în noi procese de prelucrare.
Majoritatea editoarelor de documente (produsele soft care permit editarea documentelor)
oferã suplimentar facilitãti de creare si prelucrare de tabele, formule, imagini, reprezentãri
grafice bidimensionale (2D) si tridimensionale (3D). Imaginile si graficele pot fi introduse
direct din procesorul de documente (produsul soft folosit) sau pot fi preluate din alte
aplicatii: create cu produse soft specializate si "importate" în editorul de documente. De
exemplu, se pot introduce într-un document imagini sau fotografii scanate si prelucrate
(ajustate sau transformate) cu un produs soft specific (de exemplu, PhotoShop).

Exemple de editoare de documente: cel mai frecvent utilizat editor este WORD
(din grupul de produse Microsoft Office al mediului WINDOWS), un alt editor, cu mai
putine pretentii, utilizat în WINDOWS ‘95/’98/NT este WORDPAD (succesor al lui
WRITE din WINDOWS 3.x). Dintre produsele mai vechi, create sub sistemul de operare
DOS, amintim WORDPERFECT. Procesarea documentelor poate fi realizatã si cu ajutorul
programelor de tehnoredactare specializate, cum ar fi: VENTURA sau PAGE MAKER.

Observatie. Spre deosebire de documente, care contin diverse simboluri de

formatare si obiecte netext, programele scrise în limbaje de programare, pentru a putea fi
analizate lexical, sintactic si traduse în limbaj masina contin strict succesiuni de caractere
de tip text. Ele se creeazã cu editoare de texte, care sunt uzual incluse în mediile de
programare sau în sistemele de gestiune a bazelor de date si pot avea facilitãti de editare
adaptate sintaxei limbajului de programare pentru care sunt create (de exemplu, marcarea
cuvintelor rezervate ale limbajului, introducerea automatã a unor constructii tipice etc.).

• procesarea sunetului se referã atât la vocea umanã (mesaje, convorbiri

telefonice, înregistrãri din conferinte), cât si la muzicã, sunete naturale sau obtinute prin
sintezã electronicã. Informatiile sonore sunt convertite din formã analogicã în formã
digitalã si apoi sunt prelucrate (digital) de cãtre echipamente si programe specializate în
tratarea informatiei sonore.

Pentru redarea sunetului , calculatorul trebuie sã fie echipat cu o placã de sunet

(sound blaster); se pot realiza chiar interfate acustice cu sistemele audio analogice uzuale
(casetofon, magnetofon, cititor de CD) sau cu dispozitive de comunicare acusticã (telefon,
interfon etc.). Produsele soft necesare pentru prelucrarea sunetelor sunt driverele pentru
perifericele audio si programele care prelucreazã fisiere de sunet, cele mai cunoscute fiind
cele din sistemele Windows (MIDI în Windows 3.x si Windows '9x, SOUND RECORDER
si MEDIA PLAYER în Windows '95/'98/NT).

• procesarea imaginilor (imagini statice sau în miscare / animate)

completeazã gama facilitãtilor multimedia. Cel mai utilizat produs pentru prelucrarea
imaginilor statice este COREL DRAW (sub sistemul Windows) dar pentru procesãri mai
simple se poate utiliza si PAINT, din grupul Accessories. Cel mai simplu mod de retinere a
unei imagini este “harta de biti” - bitmap, cazul fisierelor .BMP - care reprezintã ecranul ca
o matrice de puncte luminoase - pixeli - si codificã culoarea fiecãrui pixel. Evident, acest
stil de memorare duce la crearea unor fisiere de dimensiuni destul de mari (de ordinul
megabytes-lor). Preocupãrile de creare a unui sistem de codificare a imaginilor statice care
sã realizeze simultan o compresie a acestora au dus la aparitia standardului JPEG (Joint
Photografic Experts Group).

Informatia vizualã dinamicã este rezultatul afisãrii si perceperii unui numãr de

imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundã); acestea
genereazã privitorului senzatia de miscare. Evident, dimensiunile fisierelor care contin
imagini animate vor fi mult mai mari decât a celor statice. Pentru codificarea acestor
informatii pe un spatiu cât mai mic si cu pierderi de informatii neglijabile s-a dezvoltat
standardul MPEG (Motion Picture Experts Group), care foloseste codificarea JPEG pentru
fiecare cadru. Pentru a putea face o comparatie între spatiul necesar pentru retinerea
imaginilor statice si a celor dinamice, mentionãm faptul cã un film codificat în format
MPEG ocupã aproximativ 4GO [Tan97]. JPEG si MPEG au fost adoptate ca standarde
internationale în 1993.

Uzual, prelucrarea informatiei vizuale este însotitã si de prelucrarea informatiei

sonore (de exemplu, cu MEDIA PLAYER din Windows ‘95 se pot realiza si prelucrãri de
tip animatie cu fisiere imagini, si prelucrãri de fisiere de sunete).

Sursele de informatie video sunt diverse: imagini obtinute cu camere de filmat,

imagini transmise (analogic sau digital) prin sisteme de comunicatii specializate, imagini
realizate cu ajutorul calculatorului, folosind diverse dispozitive fizice si logice (programe).
Evident, fiecare dispozitiv video cuplat la calculator trebuie sã aibã si un driver de interfatã
logicã.

În ultimii ani, se observã o crestere a prelucrãrilor de sunet si imagine, care au

dezvoltat conceptul de sisteme multimedia; ele contin echipamente fizice si produse soft
care faciliteazã aceste prelucrãri.
 Remarcãm, de asemenea, tendinta de integrare în sistemele birotice a
produselor soft destinate informãrii si comunicãrii la distantã, prin acces la Internet:
navigare în World Wide Web, postã electronicã, dialog on-line [And98].

Sistemele informatice de birou

Ansamblul interdependent de echipamente fizice si logice (programe) care

realizeazã automatizarea activitãtilor de birou prin procesarea informatiei - în functie de
necesitãtile concrete - formeazã sistemul informatic de birou sau sistemul birotic. Vom
prezenta în continuare functiile si structura acestor sisteme.

Functiile sistemelor informatice de birou [Pan94] decurg din obiectivele

biroticii, legate de automatizarea activitãtilor de birou prin informatizare si folosirea
tehnicilor moderne de comunicare. Ele pot fi grupate în:

Functia de introducere a informatiei în sistem se referã la urmãtoarele tipuri

de preluare a informatiei:

• prin introducere manualã a datelor si textelor, înregistrare cu echipamente

adecvate a sunetului si imaginii sau prin preluare din fisiere deja create;
• dintr-o retea localã de date (cu acordul detinãtorului, dacã este cazul);
• din retele de comunicatii (nationale sau internationale, publice sau
private) - în acest caz trebuie sã existe dreptul de folosire a acelor informatii.

Functia de memorare si regãsire a informatiei se referã la stocarea informatiei

în cadrul sistemului si posibilitatea de a o accesa ulterior pentru diverse prelucrãri sau doar
ca rãspuns la interogãri efectuate asupra colectiei de date din sistem (gãsirea unor
informatii care rãspund la anumite cerinte).

Informatiile pot exista în:

 • memoria internã a calculatoarelor în timp ce se prelucreazã efectiv
(memoria internã nu are rol de stocare a datelor)
• memoria externã, uzual pe suporturi magnetice - de obicei discuri
magnetice (hard disk-uri) si mai rar dischete, din cauza capacitãtii mici. Aceste suporturi
sunt folosite pentru stocarea datelor necesare în vederea obtinerii de informatii sau pentru
prelucrãri ulterioare. De aici, datele pot fi accesate si prelucrate cu produse soft specifice,
cum ar fi tabelatoarele si sisteme de gestiune a bazelor de date.
• arhiva electronicã, constituitã din informatii consultate mai rar, care sunt
depuse pe suporturi specifice (banda magneticã, dischete de ZIP, CD-uri, microfilme etc.).
Uneori dischetele de ZIP si CD-urile pot fi consultate mai des (pot fi mai apropiate de
suporturile direct operationale amintite mai sus), ele fiind preferate datoritã capacitãtii mari
fatã de suporturile magnetice de tipul dischetei. Alteori, la consultarea lor se vor transfera
informatiile pe un suport cu acces mai rapid (discul magnetic) si de aici se vor realiza
prelucrãrile.

Forma în care sunt depuse informatiile pe aceste suporturi este foarte

importantã pentru prelucrãrile ulterioare; acestea se vor realiza cu diverse produse soft
(editoare de documente, tabelatoare, sisteme de gestiune a bazelor de date). În cazul în care
este necesarã organizarea unui volum mare de date, asupra cãrora se vor face prelucrãri
numeroase, se preferã structurarea acestor informatii în baze de date.

Functia de prelucrare a informatiei se referã la:

• operatii de pregãtire a datelor pentru prelucrare

o conversii ale informatiilor din formã analogicã în formã digitalã
efectuate la introducerea datelor în sistemul informatic (conversii de intrare) si conversii
din formã digitalã în formã analogicã efectuate la extragerea unor date din sistemul
informatic (conversii de iesire). Primul tip de conversie compatibilizeazã datele cu
prelucrãrile din interiorul sistemului informatic iar al doilea tip - cu echipamentele
analogice de înregistrare, redare sau transmitere de informatie audio-vizualã.
 o conversiile de suport se referã la transferul informatiilor de pe un tip de
suport (magnetic, optic, grafic etc.) pe altul pentru a facilita anumite prelucrãri
o duplicãri (legate mai ales de securitatea datelor) - copierea informatiei
pe acelasi tip de suport
• operatii de prelucrare propriu-zisã
o crearea si încãrcarea bazei informationale a sistemului birotic se referã
la tehnicile prin care se structureazã datele în colectia de date a sistemului birotic - uzual,
sub formã de bazã de date si se încarcã aceastã bazã de date prin metodele prezentate.
o operatii asupra datelor referitoare la forma lor (operatii specifice pentru
texte, documente, imagini) sau la continutul lor (comparatii, ordonãri etc.)
o consultarea bazei informationale cu ajutorul unor produse soft specifice
se referã în principal la cãutarea datelor care îndeplinesc anumite criterii (rãspund unor
cerinte). Aceastã operatie se numeste uzual interogarea bazei de date. Operatii de
consultare mai complexe pot genera situatii sau rapoarte. Este important ca asemenea
rãspunsuri sã fie obtinute într-un timp cât mai scurt (dacã este posibil, în timp real), pentru
a putea fi eventual transmise mai departe într-o retea de calculatoare. În cel mai simplu caz,
rezultatele unei consultãri se vor afisa pe ecran sau tipãri la imprimantã. Operatiile de
consultare nu afecteazã continutul bazei de informatii.
o actualizarea bazei informationale prin: introducere de informatii noi,
eliminarea celor inutile, modificarea datelor existente pentru a reflecta o realitate în
schimbare
o formatarea rezultatelor într-un mod convenabil. Rezultatele prelucrãrii
datelor se pot obtine sub formã de rapoarte care uzual se tipãresc la imprimantã. Este
necesar ca forma rezultatelor sã fie sugestivã si convenabilã pentru utilizatorii sistemului
informatic; în acest sens, se folosesc frecvent imagini si reprezentãri grafice ale datelor.

Functia de extragere a informatiei din sistem. Continutul rezultatelor extrase

este important pentru utilizatorul sistemului birotic, în sensul cã rezultatele trebuie sã
rãspundã, din punct de vedere semantic, cerintelor sau solicitãrilor formulate. Modul de
extragere a rezultatelor din sistemul birotic este influentat de:

• natura informatiei transferate prin dispozitivele de iesire: date, texte /

documente, secvente sonore, vizuale sau combinatii ale acestora. În functie de natura
informatiei, se vor alege anumite tipuri de periferice de extragere a datelor si tipuri
corespunzãtoare de suporturi pe care sã fie depuse (în cazul secventelor sonore, se poate
face si reproducerea, si înregistrarea lor). Se observã cã anumite extrageri de rezultate
necesitã o conversie din formã digitalã în formã analogicã.
• alegerea unui mijloc de comunicare a rezultatelor potrivit pentru
beneficiarul lor.

În interiorul sistemului birotic, rezultatele se pot vizualiza prin consultare

directã la una din statiile retelei locale, prin consultarea informatiilor tipãrite la
imprimantã, plotter sau eventual redate de un periferic multimedia (pentru sunete si
imagini). Dacã sunt relevante pentru procesãrile ulterioare, rezultatele se pot pãstra în baza
informationalã pe suporturi magnetice sau în arhiva electronicã.

Comunicarea în afara sistemului birotic, cãtre parteneri de afaceri, institutii de

stat, actionari, public etc., se realizeazã prin transmisie (uzual digitalã) de date (documente,
informatii multimedia etc.) cu ajutorul unor retele de comunicatii. Acestea pot fi: retele de
calculatoare sau retele de telecomunicatii publice sau private, nationale sau internationale
(telex, telefon, telefax, teleconferinte, videoconferinte etc.). Posibilitãtile de conectare prin
unde de tip radio sau chiar prin sateliti de comunicatie cresc aria de acoperire a sistemelor
de comunicatii.

Functia de comandã si control se referã la dirijarea sistemului, la reglarea

functionãrii lui. Se urmãresc:

• alocarea optimã a resurselor formate din echipamente fizice, produse soft

si baza informationalã
 • controlul proceselor de introducere, prelucrare si extragere a informatiei.

Elementele esentiale ale sistemelor birotice [Pan94] sunt: echipamentele fizice

(componenta hard), programele (componenta soft) si informatiile care reprezintã obiectul
prelucrãrii.

Componenta fizicã este reprezentatã de un calculator electronic sau de o retea

de calculatoare, împreunã cu echipamentul pentru comunicatii. Acestea pot fi detaliate pe:

Calculator (calculatoare în retea) (în general, de tip PC) format(e) din:

procesor, memorie internã, interfete cu echipamentele periferice si eventual interfete de
retea si cabluri de conectare.

Dispozitive de intrare-iesire tipice calculatoarelor (tastaturã, monitor, mouse,

imprimantã, scanner, plotter, speaker) sau mai general, sistemelor informatice multimedia
si de comunicare:

Perifericele de intrare cuprind:

• tastatura permite introducerea manualã a datelor sau comenzilor;

• mouse-ul faciliteazã operarea la calculator prin pozitionãri, selectãri de
informatii, actionarea asupra unor obiecte de control si optiuni de meniu;
• scanner pentru introducerea imaginilor în sistemul birotic, unde vor fi
retinute pe principii digitale;
• microfon si interfatã pentru sunet pentru captarea directã de dispozitii si
mesaje, comentarii si rapoarte, interviuri, tratative, conferinte etc.
• camerã de luat vederi si interfatã audio-video compatibilã pentru
înregistrarea imaginilor si transformarea lor în formã digitalã;
• cititorul de CD (DVD) preia, pe principii optice, informatiile de pe
discuri compacte (optice);
 • lectorul optic de microfilme si interfatã specificã transferã imaginile
documentelor înregistrate optic pe peliculã sub formã de microfilm (eventual din arhiva
electronicã), astfel încât acestea sã poatã fi “proiectate” pe monitorul calculatorului.

Perifericele de iesire cuprind:

• monitorul alb-negru sau color, care asigurã afisarea informatiilor (ca

interfatã fizicã se utilizeazã placa video);
• imprimanta pentru tipãrirea (alb-negru sau color) a datelor, textelor /
documentelor sau imaginilor;
• plotter-ul pentru trasarea de schite, planuri, desene de specialitate alb-
negru sau color;
• inscriptorul de CD-uri[1] permite scrierea de informatii pe discurile
compacte optice;
• interfatã audio pentru transmitere de sunete (memorate sau în curs de
receptie) în retele locale sau la distantã. Se pot folosi dispozitive electronice de tipul
amplificatoarelor de sunet, difuzoarelor (speaker pentru calculator), incintelor acustice.
Speaker-ul calculatorului emite mesaje si alte informatii sonore;
• videoproiector - care preia imaginile ce s-ar afisa pe monitor si le
proiectezã pe un ecran;
• imprimanta pentru microfilm si interfata sa permite transferul
documentelor din memoria internã a calculatorului pe suportul specific, integrat în arhiva
electronicã.

Perifericele de intrare-iesire cuprind:

• unitãti de suporturi magnetice (discuri fixe, flexibile, dischete de ZIP -

vezi Dispozitivele periferice ) pentru memorarea digitalã, sub formã de fisiere, a unor tipuri
diverse de date: numerice, texte / documente, sunete, imagini. În functie de natura
informatiei continute si modul de creare, fisierele vor avea tipuri specifice (documente,
imagini, sunete etc.), ceea ce se va reflecta în numele lor (extensie). Fiecare tip de fisier va
si prelucrat de un produs soft specific.
• unitãti audio-analogice de bandã magneticã si interfata lor - sunt
echipamente electronice, de uz larg sau profesionale, destinate înregistrãrii, stocãrii si
redãrii informatiei sonore sub formã analogicã. Este vorba despre casetofoane,
magnetofoane, reportofoane, dictafoane care folosesc casete si benzi magnetice.
• unitãti video-analogice si interfata lor cu sistemul informatic sunt
echipamente electronice de tip video cu ajutorul cãrora se poate înregistra pe banda
magneticã specificã informatie audiovizualã; aceasta se poate ulterior prelucra si reda cu
echipamente de tip videoplayer / videorecorder.
• aparat telefonic si interfatã telefonicã pentru:
o receptarea mesajelor sonore comunicate analogic sau digital si
înregistrarea lor digitalã
o transmitere de mesaje înregistrate direct sau sub formã de fisiere digitale
• aparat telefax si interfatã telefax pentru:
o receptionarea mesajelor fax, tipãrirea lor directã la imprimanta fax si
eventual înregistrarea lor digitalã
o transmiterea la distantã a documentelor de tip fax, în regim imediat
(direct din document) sau memorat (prin lectura documentului din memoria internã sau
externã a calculatorului)
• telecopiator cu:
o interfatã de intrare pentru receptionarea, localã sau la distantã, a
imaginilor de tip document
o interfatã de iesire pentru transmiterea, cãtre un copiator, situat local sau
la distantã (prin retele de comunicatii), a unor imagini (documente) memorate digital
• interfatã video pentru:
o receptionarea imaginilor si secventelor sonore transmise prin retele locale
de televiziune cu circuit închis sau retele TV la distantã
o transmiterea de imagini si sunete prin aceleasi tipuri de retele
 Echipamentele pentru comunicatii includ totalitatea dispozitivelor tehnice de
conectare (cablarea retelei), codificare/decodificare, transmisie / receptie la distantã a
informatiilor utilizate în activitatea de birou. Acestea sunt dependente de echipamentele
informatice utilizate, tipul de comunicatii practicate si natura retelelor de telecomunicatii
utilizate. Câteva din echipamentele folosite pentru comunicatii au fost deja enumerate ca
periferice ale sistemului birotic. Conectiile din retelele de calculatoare constituie o altã
componentã a sistemului de comunicatii.

Componenta logicã a sistemului birotic este alcãtuitã din produsele soft

(programele) folosite:

• înainte de aparitia sistemelor Windows, sub sistemul DOS se foloseau

utilitare specifice pentru gestionarea fisierelor si directoarelor (Norton Commander,
PCTools, XTree Gold etc).
• sistemele Windows, cu interfatã vizualã (Windows 3.x, si mai ales ‘9x,
NT pentru retele), cu facilitãti de sisteme de operare (Windows ‘9x, NT, 2000, ME)
introduc un mod de operare grafic, foarte intuitiv (începând cu Windows ‘9x), care apare
ca un salt calitativ în dezvoltarea produselor soft. Aceste sisteme sunt extrem de accesibile
pentru utilizatori si pun la dispozitie un numãr mare de aplicatii diverse:
o lucru cu fisiere si directoare (File Manager în Windows 3.x, Windows
Explorer în Windows '9x, NT etc.);
o editãri simple de texte / documente (Notepad în regim non-document,
fãrã formatãri, si Write / WordPad în regim document);
o desenare (Paintbrush / Paint);
o prelucrãri de sunete si imagini (MIDI în toate versiunile Windows, Sound
Recorder, Media Player în Windows '95);
o accesorii diverse, inclusiv pentru comunicatii;
o aplicatii care permit instalãri rapide de drivere de periferice, fonturi etc.
• editoare de documente: WordStar (sub CP/M, DOS), WordPerfect (sub
DOS), Word (sub Windows), Ventura Publisher, PageMaker etc.
 • procesoare de imagini si grafice: CorelDraw;
• tabelatoare: Lotus, Excel, QuattroPro;
• sisteme de gestiune a bazelor de date: Access, FoxPro, dBase etc.
• soft pentru comunicare, soft de retea.

Informatiile (date, texte / documente, sunete, imagini) constituie obiectul

prelucrãrii sistemului birotic. Acestea pot sã se gãseascã într-una din stãrile: de introducere
în sistem, sã se afle deja în baza informationalã si eventual sã fie în curs de prelucrare sau
sã fie în curs de extragere, sub formã de rezultate (sau comunicãri). Raportat la o prelucrare
în curs de executie, informatiile pot fi de intrare sau de iesire.

Informatiile de intrare într-o prelucrare pot proveni:

• din surse locale directe: introduse de la tastaturã (date, texte), scanate

(documente, imagini), înregistrate audio (microfon) sau video (camera de luat vederi)
• preluate direct din baza de date
• preluate din retele locale sau la distantã
• rezultate intermediare, ale unor prelucrãri anterioare

Informatiile rezultate dintr-o prelucrare pot avea urmãtoarele destinatii:

• consultare on-line - rezultatele sunt afisate imediat pe ecran sau

imprimate (date, texte, documente, grafice), desenate pe plotter (desene, grafice, schite),
redate la speaker (audio)
• transmise local sau la distantã, prin sisteme de comunicatii
• pãstrate pe termen mediu în memoria externã, pentru prelucrãri ulterioare
• pãstrate pe termen lung în arhiva electronicã
• rezultatele intermediare pot fi pãstrate temporar în memoria internã sau
externã.
 [1] Acesta poate fi considerat si echipament de intrare-iesire.

BIBLIOGRAFIE

• [Cer96] Mihai Anton Cerghizan – Excel 7.0, Forte Computers, Ed.

Tehnicã, 1996.
• [Chi96] Cãlin Chiorean – Word for Windows, Ed. Promedia Plus, Cluj-
Napoca, 1996.
• [Dro97] Serban Dronca – Windows NT 4.0, Ed. Promedia Plus, Cluj-
Napoca, 1997
• [Pan94] A. Panã, I. Ionescu, V. Mares – Birotica, Ed. ALL, 1994.
• [Ste96] Nancy Stevenson – Utilizare Word 6.0 pentru Windows, Ed.
Teora, 1996.
• [Wem98] Faithe Wempen – Microsoft Office 97 Professional, Ed. Teora,
1998.
• Microsoft Excel 97 Help
• Microsoft Word 97 Help