Analisis Pekerjaan

Wahid A. Jauhari
UNS 2010
 Analisis Pekerjaan
• Analisa jabatan (job analysis) merupakan suatu
proses penggambaran dan pencatatan informasi
yang berkaitan dengan perilaku dan kegiatan
yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. Hal ini
merupakan usaha untuk menyatakan dalam kata-
kata apa yang dikerjakan oleh seseorang pada
suatu jabatan tertentu
• Analisa Jabatan ( Job Analysis) juga merupakan
proses dari serangkaian kegiatan yang secara
sistematis mengumpulkan, mengkategorikan dan
mendokumentasikan seluruh informasi yang
relevan dengan jabatan tersebut dalam kurun
waktu tertentu
 Analisis Pekerjaan Vs Desain Pekerjaan
• Analisi pekerjaan lebih • Desain pekerjaan lebih luas
sempit sifatnya sifatnya
• Suatu sistem formal yang • Tujuan :
mengumpulkan data – mencocokkan kebutuhan
tentang apa yang produktivitas organisasi
dikerjakan orang dalam dengan kebutuhan
pekerjaannya individu
• Fokus utama – Memberikan individu
:mendapatkan pengertian pekerjaan yang cocok
yang jelas tentang apa dan efektif dalam gerak
yang dilakukan dalam organisasi
suatu pekerjaan dan • Perhatian : mengubah,
kemampuan apa yang menyederhanakan,
diperlukan untuk memperluas, memperkaya,
mengerjakannya sesuai usaha membuat pekerjaan
dengan desainnya sedemikian rupa usaha dari
setiap tenaga kerja sejalan
dengan pekerjaan lainnya
Pihak yang membutuhkan analisis pekerjaan
• Rekruter
– Rekruter harus mengetahui apa yang dibutuhkan oleh suatu jabatan
dan orang seperti apa yang akan mendudukinya.
• Trainer
– Trainer harus mengetahui dan memahami jabatan tersebut untuk
menentukan bentuk pelatihan seperti apa dan bagaimana yang akan
diberikan kepada pemegang jabatan agar pemegang jabatan tersebut
dapat melakukan tanggung jawabnya dengan baik.
• Assessor/Penaksir
– Assessor harus dapat mengukur kinerja individu dibandingkan dengan
hasil kerja yang sebenarnya dibutuhkan jabatan tersebut.
• Perencana karir
– Perencana karir harus mampu menilai jabatan mana yang
berhubungan dengan maksud dan tujuan pengembangan serta mampu
menempatan pekerja sesuai dengan aspirasi dan kompetensi yang
dimiliki individu dan kebutuhan perusahaan.
• Perencana organisasi
– Perencana organisasi harus mampu membuat suatu rencana untuk
mengembangkan organisasi termasuk kebutuhan pengembangan
jabatan.
 Pihak yang membutuhkan analisis
pekerjaan (cont’d)
• Penilai kerja
– Penilai kerja harus dapat menimbang tingkat kesukaran dan
kepentingan jabatan dibandingkan dengan jabatan yang lainnya dalam
suatu organisasi.
• Jajaran Manager
– Para manajer memperoleh hasil melalui kerja para bawahannya. Para
manajer harus mengetahui dan melihat agar dapat melakukan
perbaikan seperlunya serta mampu mengarahkan usaha pekerja
(karyawan) yang memegang jabatan tersebut.
• Chief Executive
– Chief Executive harus dapat memimpin dan memotivasi semua
pekerjanya dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan, dan
harus mengembangkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan
perubahan dan memastikan keberadaannya dapat dilanjutkan.
• Pekerja (Pemegang jabatan)
– Pemegang jabatan harus memiliki pengetahuan tentang
pekerjaan/jabatannya agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan
baik
 Langkah utama dalam
analisis pekerjaan
• Penentuan tugas-tugas utama, aktivitas-
aktivitas, tingkah laku, maupun
kewajiban-kewajiban yang harus
dilakukan.
• Melakukan identifikasi terutama
berkaitan dengan pengetahuan,
kemampuan, keahlian, dan karakteristik
lainnya (KASOCs, Knowledge, Abilities,
Skills, and other Characteristics) yang
harus dimiliki untuk melaksanakan
tugas-tugasnya
Identifikasi knowledge, ability,
skill, other characteristic
• Pengetahuan (knowledge) disini mengacu pada struktur
informasi yang teratur (an organized body of information)
biasanya berupa fakta ataupun prosedur alami yang
diaplikasikan langsung dalam kinerja suatu fungsi tertentu.
• Kemampuan (Ability) mengacu pada kompetensi yang
ditunjukkan dalam melakukan perilak yang dapat diamati
ataupun perilaku yang menghasilkan produk yang dapat
diamati.
• Keahlian (Skill) adalah kompetensi untuk mempelajari
tingkah laku psikomotor, dan termasuk pengolahan data,
orang maupun benda baik secara manual, verbal, maupun
secara mental.
• Karakteristik lainnya (other characteristics) adalah
kepribadian, perilaku, maupun tingkah laku fisik ataupun
mental yang diperlukan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
 Uraian Pekerjaan
• Uraian Jabatan (Job Description)
merupakan hasil dari analisa jabatan.
Uraian jabatan berisi informasi tentang
jabatan tersebut.
• Job deskripsi yang baik adalah dapat
memberikan sebuah dokumen sehingga
semua orang dapat membuatnya secara
benar (rekruiter dapat menyiapkan
spesifikasi orangnya, trainer dapat
merencanakan program pelatihan, dll).
 Yang harus diperhatikan dalam uraian
pekerjaan
• Mengapa jabatan tersebut ada? Bagaimana hubungan kerja
jabatan tersebut dengan jabatan yang lainnya?
• Apa yang diharapkan dari tujuan jabatan tersebut? Pengaruh apa
yang dapat ditimbulkannya?
• Kemampuan/spesialisasi apa yang dibutuhkan jabatan tersebut?
Berapa nilai kompetensinya?
• Elemen-elemen seperti perencanaan, pengaturan, evaluasi,
inovasi, dan sebagainya, mana yang harus ditingkatkan
sekarang? Apa yang harus diatur dan kemampuan manajerial
mana yang harus dimasukkan ?
• Kemampuan hubungan manusia level mana yang dibutuhkan?
• Bagaimana struktur jabatannya? Di manakah batas-batasnya?
Instruksi, prosedur, tujuan, kebijaksanaan yang bagaimana yang
harus diberikan pada pekerja?
• Bagaimana batas-batas otoritas pekerja? kebijaksanaan apayang
digunakan untuk pengambilan keputusan? Keputusan apa yang
diharapkan dari pekerja dan diharuskan diambil?
• Tantangan yang dihadapi oleh jabatan tersebut? Persoalan apa
yang mungkin terjadi? Bagaimanakah kebutuhan pemecahannya?
 Persiapan Uraian Pekerjaan
• Persiapan Uraian Jabatan adalah serangkaian
proses yang terdiri dari tiga proses antara
pekerja/pemegang jabatan, atasan dan analisa
jabatan.
• Pekerja/pemegang jabatan merupakan sumber
utama informasi yang aktual tentang jabatan
tersebut.
• Atasan melihat jabatan secara perspektif.
• Job Analis adalah bagian yang terlepas dari
keduanya yang mencoba melatih memahami
jabatan tersebut dan membantu pekerja dan
atasan untuk mencoba menggambarkan job
deskripsi serta membimbing semua perubahan
hingga semua persetujuan atau kesepakatan
dicapai antara semua pihak pada bagian akhirnya.
 Wawancara dan kuisioner untuk analisis
pekerjaan
Ada tiga prinsip dasar yang dipakai dalam
pendekatan ini :
• Melakukan analisis bukan mendaftar semua
pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan.
Job analist memilah-milah jabatan kedalam bagian-
bagian yang penting, menelitinya dan menyusun
ulang ke dalam pemahaman yang lebih mudah.
• Yang dianalisis adalah jabatannya bukan orangnya.
Analisis tidak berhubungan dengan performansi,
gaya, karakter, sejarah karir, atau apa saja
mengenai pekerja. Hal ini berhubungan dengan
jabatan, dan segala sesuatu yang menyangkut
pekerjaan.
• Fakta/kenyataan, bukan pertimbangan. Hal ini
merupakan aturan dari analis untuk membuat
pertimbangan mengenai jabatan. Tugasnya adalah
menyampaikan informasi yang aktual dan jelas.
 Format Uraian pekerjaan (uraian
jabatan)
• Identifikasi
• Tujuan Jabatan
• Dimensi
• Tanggung Jawab Utama
• Ruang Lingkup Jabatan
• Hubungan Kerja
• Kualifikasi Minimum Jabatan
• Kedudukan dalam Organisasi
 Identifikasi
Identifikasi adalah bagian awal dari Uraian
Jabatan yang berisi :
•Sebutan Jabatan
•Pemegang Jabatan
•Melapor kepada
•Subdit/Fungsi
•Tanggal
•Diperiksa
•Disetujui
•Dibuat oleh
 Tujuan jabatan
• Berisi satu kalimat (umumnya satu
kalimat kecuali yang multitask) yang
menjelaskan bagian dari tujuan
perusahaan yang hendak dicapai
oleh jabatan, peran spesifik jabatan,
akibat yang ditimbulkan jika jabatan
ini ditiadakan dan mengapa jabatan
ini diciptakan
 Tujuan jabatan (cont’d)

Kegiatan Hasil

Why
How + What (mengapa jabatan
(Kata kerja objek) tersebut perlu
diciptakan)
 Tujuan jabatan (cont’d)
Tujuan jabatan mengindikasikan :
• Key measures
– Indikator untuk mengukur keberhasilan
pemegang jabatan
• Impact
– Cakupan luasnya sasaran jabatan
• Constrain
– Batasan, aturan atau standar yang
harus dipenuhi
 Dimensi
Merupakan besaran kuantitatif yang menunjukkan
skala “besarnya” cakupan jabatan, secara
langsung atau tidak langsung.
Ada dua dimensi jabatan yang dipakai dalam format
Uraian Jabatan yaitu :
• Finansial :
–Anggaran, pengeluaran, biaya operasional tahunan
–Pendapatan, penjualan tahunan
• Non finansial :
–Jumlah bawahan langsung , total karyawan dalam subdit
atau unit.
–Jumlah unit pembangkit
–Jumlah proyek
–Jumlah klien
 Tanggung jawab utama
• Menjelaskan kontribusi utama
jabatan dalam memenuhi Tujuan
Jabatan. Tanggung Jawab Utama
berupa kalimat singkat, jelas ,
berfokus pada hasil, mempunyai
perbedaan yang nyata ( distinc )
antara satu dengan lain serta tidak
terdapat dalam daftar Tanggung
Jawab Utama Jabatan lain.
Tanggung jawab utama (cont’d)

Kegiatan Hasil Akhir

How + What Why

(Kata kerja objek) (untuk apa kegiatan
dilakukan)
Tanggung jawab utama (cont’d)
• Langkah Penulisan Tanggung Jawab
Utama
– Langkah 1 : Identifikasi kontribusi utama
jabatan (Umumnya 4-8 kontribusi utama )
– Langkah 2 : Untuk tiap kontribusi utama,
tentukan Kegiatan dan Hasil Akhir Format
• Penulisan Tanggung Jawab Utama
mengacu pada bentuk :
• How, What dan Why
 Ruang lingkup jabatan
• Berisi narasi dari Uraian Jabatan
yang ditulis dalam paragraf prosa
yang menggambarkan sifat dan
ruang lingkup jabatan dalam konteks
organisasi ; lingkungan kerja, posisi
jabatan, hubungan kerja, tantangan
pekerjaan dan sebagainya
Ruang lingkup jabatan (cont’d)
Acuan yang dapat dipakai untuk penulisan Ruang Lingkup
Jabatan :

• Kepada siapa jabatan ini melapor

• Jabatan apa saja yang melapor/bertanggung jawab kepada atasan
yang sama dan bagaimana jabatan-jabatan ini saling
berkoordinasi
• Jabatan/posisi apa saja yang melapor kepada jabatan ini dan
bagaimana kegiatan bawahan diatur dan dikontrol
• Aktivitas utama jabatan ini. Ini adalah bagian terpenting dari
Ruang Lingkup Jabatan yang dapat diceritakan dari Tanggung
Jawab Utama tentang bagaimana kerja dilaksanakan, substansi
spesialis, teknis dan manajerial dan bagian tuntutan kreatif dan
inovatif kerja.
• Hubungan kerja dengan pihak-pihak diluar atasan dan bawahan
langsung
• Tantangan utama jabatan
 Hubungan kerja
• Berisi penjelasan hubungan kerja dengan pihak
lain selain atasan dan bawahan langsung yaitu
hubungan kerja yang penting dengan :
• Kolega dari bagian lain di dalam perusahaan
( Internal)
• Kontak Bisnis di luar perusahaan (Eksternal)
• Format penulisan :

Siapa ? Dari ? Tujuan ?

Kualifikasi minimum jabatan
• Berisi persyaratan minimum jabatan
untuk tingkat pemula bukan
kualifikasi pemegang jabatan yang
ada sekarang.
Kualifikasi dalam uraian jabatan

• Pendidikan formal
– Dapat ditulis dalam beberapa alternatif jenis /
bidang pendidikan
• Ketrampilan
– Berkaitan dengan keahlian / skill yang harus
dimiliki yang diperoleh baik dari pelatihan atau
otodidak
• Bahasa Asing
– Kemampuan berbahasa asing yg dapat ditulis
lebih rinci misal; memahami naskah, menulis,
membaca, memahami pembicaraan, berbicara
atau standar test bahasa
 Kualifikasi dalam uraian jabatan
(cont’d)
• Kompetensi
– Berupa standar soft competence yang harus dimiliki
yang dapat digali dari serangkaian test psikologi
(Behavioral Event Interview, dll ).
– Ada sepuluh jenis soft competence yang dimasukkan
dalam format Uraian Jabatan :
• Pemikiran Konseptual ( Conseptual Thinking )
• Pencarian Informasi ( Information Seeking )
• Pemikiran Analitis ( Analytical Thinking )
• Pelayanan Pelanggan ( Customer Service Oriented )
• Motivasi Berprestasi ( Achievement )
• Inisiatif ( Initiative )
• Kerjasama Tim ( Team Work )
• Kepemimpinan ( Leadership )
• Dampak dan Pengaruh ( Impact Influence )
• Kepercayaan Diri ( Self Confidence )
 Kualifikasi dalam uraian jabatan
(cont’d)
• Pengalaman Kerja
– Berisi jenis dan lamanya pengalaman pada bidang
tertentu yang harus dimiliki sebelumnya. Dapat berupa
alternatif beberapa jenis pengalaman dan lamanya
pengalaman dikuasai.
• Sertifikasi
– Pengakuan keahlian tertentu yang harus dimiliki dan
keahlian ini diakui oleh lembaga yang berkompeten
sesuai dengan standar nasional, atau internasional.
• Training
– Persyaratan Pelatihan yang harus dimiliki yang
berkaitan dengan bidang pekerjaan / tugas dan
tanggung jawab utama jabatan.
 Kedudukan dalam organisasi

• Berupa bagan organisasi untuk

menggambarkan posisi jabatan
dalam struktur organisasi.
 Jenis analisis jabatan
• Traditional Job Analysis
• Results-oriented Job Description/
RODs
 Traditional Job Analysis
• Model tradisional ini mencari informasi
sekitar tiga aspek, yaitu :
– tanggungjawab (responsibilities), merinci unit
organisasi dimana suatu kedudukan harus
bertanggungjawab, harus tunduk kepada
pengarahan dan bagian pengendali
pelaksanaan;
– kewajiban-kewajiban (duties) umum dari
seorang yang sedang memegang suatu
kedudukan; dan
– kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal
yang diterima sebagai kelayakan.
 Results-oriented Job
Description/ RODs
• Analisis jabatan yang berorientasi hasil ini
juga dinamakan output-oriented job
description
• Analisis jabatan jenis ini berasumsi bahwa
uraian pekerjaan akan lebih bermanfaat
jika uraian pekerjaan tersebut
memperjelas harapan-harapan organisasi
kepada para pekerja, dan keterkaitan
antara tugas-tugas, standar-standar,
kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi
minimal.
Metode pengumpulan data dalam
analisis jabatan
• Questionnaire
• Checklist
• Diary
• Observation
• Activity Sampling
• Activity Matrix
• Critical Incident
 Questionnaire
• Metode ini menggunakan suatu form standar,
jobholders atau supervisor menggambarkan
pekerjaan yang dianalisis. Data bisa dikumpulkan
dengan survei surat maupun dengan interview
langsung.
• Adapun karakteristik dari metode ini adalah
adanya variasi untuk menggabungkan kuisioner
individu dengan kuisioner grup. Selain itu respon
yang diperoleh mungkin tidak lengkap dan sulit
untuk diinterpretasikan. Interview mungkin
memakan waktu lama dan sulit melakukan
wawancara pada pekerja yang berada di berbagai
lokasi.
 Checklist
• Disini jobholders maupun supervisor
mencek item pada task inventori yang
mengaplikasikan pekerjaan khusus
mereka. Ceck list bisa dibuat sendiri dan
juga bisa dibeli dari luar. Pelaksanaan
check list tergantung pada pengakuan.
Lebih murah, mudah untuk dianalisa.
Namun kita harus memastikan bahwa
semua aspek yang signifikan dari suatu
pekerjaan dimasukkan dalam list.
 Diary
• Jobholders mencatat aktivitas yang
mereka lakukan dalam suatu catatan
sendiri. Keuntungan metode ini
adalah dapat mengumpulkan data
ketika kejadian terjadi, tapi sering
ditemui kesulitan untuk memperoleh
masukan yang kontinu dan
konsisten. Data yang terkumpul
dalam format yang tidak standar
 Observation
• Pada metode ini analyst mencatat persepsi
yang dibentuk dengan mengamati
langsung saat pekerjaan dilakukan.
Kelebihan dari metode ini adalah analyst
dapat melihat sendiri cara pekerja
melakukan pekerjaannya sehingga bisa
memperoleh data-data yang tidak didapat
dari metode lain. Namun cara ini sangat
tergantung pada persepsi dari analyst
yang mengamati.
 Activity Sampling
• Pengamatan dilakukan pada rentang
waktu yang acak/random, sehingga
tidak perlu mengamati seluruh
pekerjaan dari awal sampai akhir.
Tapi cukup diambil beberapa sampel
saja.
 Activity Matrix
• Responden mengidentifikasi waktu
yang digunakan dalam hubungannya
terhadap tugas dan produk atau
pelayanan. Data yang terkumpul
dapat dipertanggungjawabkan pada
bagian human resources yang lain
 Critical Incident
• Analyst menentukan derajat dari
masing-masing tingkah laku pekerja
termasuk kehadiran dan absensinya