I.

Latar Belakang

Perencanaan adalah usaha sadar dalam pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan
secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam dan oleh suatu
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dilakukan sebelumnya. Tentang
perencanaan :
• Rencana tidak timbul dengan sendirinya tapi lahir sebagai hasil pemikiran yang
bersumber pada hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. (analisi data dan
informasi).
• Manajer perlu memiliki keberanian dalam pengambilan keputusan dengan segala
macam resikonya. (masa depan = ketidakpastian).
• Perencaan berorientasi pada masa depan yang diinginkan organisasi, sebagai
kelanjutan masa lalu dan masa sekarang. (berkesinambungan).
• Bermakna : apabila dilaksanakan mempermudah pencapaian tujuan.
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan
bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan,
tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer
mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu
beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk
situasi yang berbeda (plan for contingency).

I. Tinjauan Pustaka
A. Perencanaan
Berikut ini adalah beberapa definisi tentang perencanaan yang dikemukakan oleh
beberapa para ahli :
Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan
menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dana sumsi untuk masa yang akan
dating dengan tujuan memvisualisasikan dan memformulasi hasil yang diinginkan,
urutan kegiatan yang diperlukan dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima
dan digunakan dalam penyelesaian Perencanaan dalam penyelesaian. Perencanaan
dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan
menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan dating serta usaha
untuk mencapainya.

Menurut Prajudi Atmusudirjo, perencanaan adalah perhitungan dan penentuan

tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa dan
bagaimana. Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas
adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Muhammad Fakri
perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang
akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah
1

ditentukan.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat

strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan
dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.
Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi
dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi,
artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal
dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan
pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-
sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu,
dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang
dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam
fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian
atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa
adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara
perencanaan dengan kinerja perusahaan.
[sunting] Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri
(plan).
[sunting] Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran
sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat
kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals)
dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat
luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini
bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan
stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan
oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta
anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak
memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi
sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi
kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka
telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan
sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu
luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud
sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini,
sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh
karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin
mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka
akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama,
negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu,
sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua,
adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan
rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan
sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen
puncak sendiri.
[sunting] Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan.
Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting
lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis
dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh
lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan
sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan
rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana
dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka
waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki
intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak
mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit
15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu.
Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana
spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga
memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan
lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing.
Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya
adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada
tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan
tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-
lain.
Penyusunan rencana = 5 W 1H
WHAT : yang dikerjakan, sumber dana, sarana dan prasarana
mempertimbangkan efisiensi, aksesibilitas,◊WHERE : lokasi kegiatan kemudahan
menyediakan sarana prasarana, tersedianya tenaga kerja
diperlukan sense of timing◊WHEN : kapan dilaksanakan
diperlukan analisis kebutuhan tenaga kerja,◊WHO : yang melaksanakan metode dan teknik
pengadaan tenaga kerja, metode dan teknik seleksi, kebijaksanaan upah/gaji, penempatan
yangrasional dan objektif, pola pembinaan karir, dan kebijaksanaan PHK
WHY : untuk menemukan pembenaran, melihat apakah masih ada kelemahan, evaluasi,
meninjau kembali
HOW : cara setiap orang dan bagian menyelenggarakan tugas yang menjadi tanggung
jawabnya, berkaitan dengan joblist or jobdescription.
4 Langkah Dasar Perencanaan
1. Menetapkan sasaran, putuskan yang ingin dicapai
2. Merumuskan posisi organisasi saat ini, lakukan analisis sumber daya
3. Identifikasi faktor pendukung dan penghambat, analisis SWOT
4. Menyusun langkah-langkah mencapai sasaran
Ciri-ciri Rencana yang Baik
1. Mempermudah tercapainy tujuan
2. Perencana memahami hakikat tujuan
3. Pemenuhan persyaratan keahlian teknis
4. Harus disertai suatu rincian yang cermat
5. Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan
6. Kesederhanaan
7. Fleksibilitas
8. Memberi tempat pada pengambilan risiko
9. Pragmatis : bisa memilah-milah
10. Instrumen bagi pengenalan masa depan

Perencanaan = Pengambilan Keputusan

Kemahiran menyusun rencana dapat diidentikkan dengan meningkatkan kemahiran
mengambil keputusan karena setiap langkah penyusunan rencana adalah keputusan memilih
di antara beberapa alternatif.
“Meningkatkan kemahiran menyusun rencana sesungguhnya dapat diidentikkan dengan
meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan karena setiap langkah penyusunan
rencana adalah keputusan untuk memilih diatara beberapa alternatif.” (handout OMPE, Aria
Gusti, SKM, M.Kes)
Setiap jenjang manajerial terlibat dalam pengambilan keputusan
Perencanaan strategis = keputusan strategis
Peran dominan manajemen puncak
Sifat mendasar
Rumusan garis besar
Jangka panjang (5-10 tahun)
Cakupan menyeluruh
Perencanaan teknis = keputusan teknis
Peran dominan manajemen menengah
Sifat gamblang, dikuantifikasikan
Rumusan mendetail
Jangka menengah (1-5 tahun)
Cakupan parsial
Perencanaan operasional = keputusan operasinal
Peran dominan manajemen rendah
Sifat spesifik
Rumusan mendetail, bahasa sederhana
Jangka pendek (< rencana tahunan 1 tahun)
Cakupan atomik, satu jenis kegiatan operasional saja
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan
dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan
untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat
untuk mencapai tujuan itu.

2. PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan

2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai

1.Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek

Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang
Menengah : 1 s/d 2 tahun
Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional

A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan
komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil
sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. identifikasi tujuan dan sasaran
2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. implementasi perencanaan strategi
5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff
(competitive advantage).

Manajemen Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan
menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin
kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen strategi:
1. perumusan strategi (strategy formulation)
2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi

Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.
Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini.
Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. strategi fungsional (functional strategy)
mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.
Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan
pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

B. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan

untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan
strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan
dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam
pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang
berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk
mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan
keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans):
berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-
orang dalam berbagai pekerjaan.

3. Perencanaan tetap (standing plans)

Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)
Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan
Kebijaksanaan
Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk
membuat berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.
Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara
Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada
situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

4. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)

Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik
Anggaran
Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau
program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai
macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang
beranekaragam.
Jadwal Proyek
Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang
khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN
1. Fokus dan fleksiblitas
FOKUS : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan
dan bagaimana melayani pelanggan
FLEKSIBILITAS: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
2.. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah
orientasi kinerja
4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling
penting dan mendapatkan perhatian utama
5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber
untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi
masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi

Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling
mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi
berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan
tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan
mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini
meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul
perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan
meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer
puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan
manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada
tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur
melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya
komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah.
Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan
seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini
meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat
diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena
adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang
yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK

1. forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada
masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat
para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa
data secara matematis dan statistis (analisa time series, model
ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan skenario
 meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan
dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan
membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang
dinamis.
3. benchmarking
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu
arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan
untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-
orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana
menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. partisipasi dan keterlibatan
 perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang
yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan
membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.
5. penggunaan staf perencana
 fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan
mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan
atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.