MANUAL

PENYAMBUT TETAMU
MAJLIS-MAJLIS RASMI
PERINGKAT SEKOLAH

Susunan untuk SMK Jalan Bukit

Rozman Hj Ab Kadir
Pegawai Pengiring
Persidangan Menteri-menteri Pelajaran Komanwel ke 17 2009
 MANUAL PENYAMBUT TETAMU MAJLIS-MAJLIS RASMI
PERINGKAT SEKOLAH

1.0 PENGENALAN
Definisi – Penyambut tetamu atau usherette merupakan individu yang ditugaskan untuk
berperanan sebagai penyambut, penunjuk arah dan pengiring tetamu dalam sesuatu
majlis.
Terdapat 3 peranan utama :
i. Menyambut
ii. Menunjuk arah / mempersilakan
iii. Mengiring

2.0 BIDANG TUGAS

Banyak antara kita yang pernah menjadi penyambut tetamu tetapi tidak mengetahui
secara mendalam tugas sebenar penyambut tetamu. Penyambut tetamu mempunyai
tanggungjawab besar dalam kelicinan majlis.
Tugas-tugas penyambut tetamu adalah :
i. Menyemak senarai jemputan yang akan hadir dengan tempat duduk yang telah
ditentukan.
ii. Mengenali / mengetahui tetamu yang akan hadir
iii. Menyambut ketibaan tetamu
iv. Mengedarkan buku / maklumat program kepada tetamu.
v. Menunjuk dan mengiringi tetamu ke tempat duduk
vi. Memberi apa-apa maklumat yang diminta tetamu
vii. Membantu tetamu dalam pelbagai hal yang mampu
viii. Menjaga ketenteraman majlis
ix. Menjaga keselesaan tetamu

3.0 KRITERIA PENYAMBUT TETAMU YANG BAIK

Penyambut tetamu penting sebagai pendokong imej organisasi; jadi amat penting
penyambut tetamu menonjolkan imej dan bertingkah laku baik.
Kriteria penyambut tetamu yang baik ialah :
i. Memiliki perwatakan yang baik dan menarik
ii. Tingkah laku sopan dan berbudi bahasa
iii. Berpakaian kemas atau berpakaian khas / seragam (jika ada)
iv. Pergerakan pantas – mampu melaksanakan tugas dengan cekap
v. Mengenali tetamu yang hadir
vi. Sabar dan tidak cepat marah
vii. Mahir dalam teknik menyambut iaitu tatacara menyambut dalam pelbagai situasi
viii. Sentiasa melemparkan senyum
ix. Pandangan tepat dan tidak juling
x. Tahu susunan tempat duduk
xi. Mengetahui aturcara majlis
xii. Mahir dalam protokol
4.0 PEMBAHAGIAN TUGAS
4.1 Penyambut Utama
- terdiri daripada tuan rumah / wakil tuan rumah / pegawai kanan / ketua
penyambut tetamu
- bertugas untuk menyambut tetamu utama dan tetamu penting
- perlu mengiringi tetamu utama ke tempat duduk / acara
- tempat menyambut ialah di tempat tetamu tiba.
4.2 Pengiring Tetamu
- bertugas untuk mengiringi tetamu utama dan tetamu penting ke tempat duduk
- seeloknya seorang pengiring untuk setiap tetamu penting
- memastikan segala keperluan tetamu utama dan tetamu penting dipenuhi
- berdiri di sebelah kiri tetamu (kecuali setelah mereka duduk)
4.3 Penunjuk Arah
- bertugas untuk menunjuk arah kepada semua tetamu yang hadir
- ditempatkan di tempat-tempat strategik agar tiada tetamu yang keliru
mencari-cari arah
- membantu tetamu jika mereka perlu ke mana-mana seperti bilik air dan bilik
solat.
4.4 Penyambut Tetamu Dalam Dewan
- bertugas di dalam dewan / tempat acara.
- menyambut tetamu apabila mereka tiba di dewan
- menyampaikan buku program kepada tetamu (amalan meletakkan buku
program atas kerusi atau meja tetamu adalah tindakan kurang wajar)
- menunjukkan tempat duduk yang betul
- membantu semua tetamu dalam dewan

5.0 ATURAN ASAS MENYAMBUT TETAMU

Penyambut tetamu perlu membuat persediaan secukupnya secara mental dan fizikal
sebelum menjalankan tugas.
5.1 Pra majlis
- buat persediaan fizikal dan mental
- selidik ttg aturcara majlis
- kenalpasti tempat-tempat yang perlu digunakan tetamu seperti pintu keluar /
masuk, bilik air, surau, tempat makan, tempat rehat dsb.
- dapatkan senarai tetamu
- adakan mesyuarat dan taklimat untuk semua penyambut tetamu.
- buat pembahagian tugas
5.2 Semasa Majlis
- buat taklimat akhir untuk semua penyambut tetamu
- mengambil tempat dan lokasi masing-masing
- bersedia menanti ketibaan tetamu
- senyum kepada tetamu
- tegur dahulu tetamu (gunakan panggilan yang sesuai Cth : Yang Berhormat,
Tan Sri, Dato’, Yang Mulia Tengku / Raja, Datin, Tuan, Puan, Cik – elakkan
panggilan makcik, pakcik, abang, adik dsb)
- kenalpasti tetamu / semak kehadiran / lihat kad jemputan
- Tindakan mengikut jenis tetamu :
i. Tetamu biasa
- halakan mereka kepada penunjuk arah
ii. Tetamu penting (VIP)
- Pengiring Tetamu perlu iringi mereka ke tempat duduk.
- Benarkan jika mereka ingin turut menanti ketibaan Tetamu
Utama / Kehormat (VVIP).
- Setelah tetamu penting duduk, minta izin untuk melakukan
tugas-tugas lain.
iii. Tetamu Utama / Kehormat (VVIP)
- Penyambut Utama perlu menyambut dan mengiringi mereka ke
tempat duduk untuk memulakan acara
- Pengiring Tetamu perlu sentiasa bersedia (stand by) berdekatan
Tetamu Utama.
- Sentiasa iring Tetamu Utama apabila mereka bergerak termasuk
ke rostrum ucapan dsb.

JAWATAN TUGAS
i. Mengenalpasti VVIP dan VIP
Penyambut Utama
ii. Menyambut VVIP dan VIP
iii. Memberi arahan kepada Pengiring untuk mengiring VIP
iv. Mengiring VVIP ke tempat duduk / acara
v. Menyampaikan buku program kepada VVIP
vi. Bersama VVIP sepanjang kehadirannya.

i. Menyambut tetamu biasa dan menunjuk ke arah Penunjuk

Pengiring
Arah
ii. Mengiring VIP ke tempat duduk.
iii. Menyampaikan buku program kepada VIP
iv. Bertanyakan apa-apa yang diperlukan VIP sebelum
meminta diri untuk menjalankan tugas-tugas lain.

i. Menunjuk arah kepada tetamu-tetamu yang datang

Penunjuk Arah
ii. Membantu tetamu jika mereka perlukan bantuan
iii. Bekerjasama dengan penyambut-penyambut tetamu lain

i. Mengenalpasti tempat-tempat duduk untuk VIP dan

Penyambut Majlis
tetamu biasa
ii. Membantu Pengiring untuk mencari tempat duduk bagi
VIP
iii. Membantu tetamu di kaunter pendaftaran
iv. Menyusun kedudukan tetamu agar tidak lompang
v. Menyampaikan buku program kepada tetamu
vi. Membantu tetamu setakat mampu
 5.3 Pasca Majlis
- Adakan mesyuarat post mortem untuk mengenalpasti sebarang kekuatan dan
kelemahan dalam tugas
- Sediakan laporan untuk rekod dan untuk dibawa ke dalam mesyuarat post
mortem induk.

6.0 TEKNIK-TEKNIK YANG DIPERLUKAN DALAM KEMAHIRAN

MENYAMBUT TETAMU
6.1 BERPAKAIAN
- pakai pakaian yang telah ditetapkan dalam mesyuarat pra majlis
- pakaian melambangkan identiti organisasi / sekolah dan perwatakan individu
6.2 CARA BERDIRI
- berdiri dengan tegak dengan kaki kanan sedikit ke depan
- elakkan menyilang tangan ke dada, tergaru-garu atau menopang dagu.
6.3 CARA SENYUM
- senyum dengan ikhlas dan jangan berlebih-lebihan
- sentiasa fikirkan yang baik-baik dan anda akan mampu tersenyum manis
6.4 CARA MENYAPA DAN BERSALAM
- sapa tetamu terlebih dahulu
- gunakan ayat “Selamat datang Dato’/ Datin / Tuan / Puan / Cik, ....
Assalamualaikum / Salam sejahtera”. – tetamu biasa rasa dihormati jika
dipanggil tuan / puan / cik.
- Jangan panggil mereka dengan gelaran pakcik / makcik / atuk / nenek / abang
/ kakak / adik. – ada orang yang tersinggung dengan fakta umur.
- Jika tidak mahu bersalam, cukup sekadar mengangkat tangan kanan dan
menyentuh ke dada kiri.
- Tetapi jika tetamu menghulur salam, sambut tangannya dengan hormat. Jika
ada halangan, letakkan kedua-dua tangan rapat ke depan dan ucapkan terima
kasih. Jangan minta maaf dan jangan tepis tangannya.
- Jika perlu, kenali mereka untuk tujuan mencari tempat duduk yang sesuai;
jika tidak tahu, bertanya dengan sopan. Cth : “Maafkan saya, boleh saya tahu
nama tuan / puan?”
6.5 CARA MENUNJUK
- apabila ingin menunjuk dengan tepat, genggamkan tangan kanan dan tunjuk
dengan ibu jari – jangan gunakan jari telunjuk
- apabila ingin menunjuk secara am, bukakan tangan kanan, rapatkan semua
jari dan buka ibu jari.
- Apabila menunjuk tempat duduk yang dikhaskan, tunjuk dengan ibu jari
tergenggam; apabila menunjuk tempat duduk bebas (free seating), gunakan
bukaan tangan dan sebut “tempat duduk bebas / free seating”
6.6 CARA BERJALAN / MENGIRING
- berjalan dengan sopan tetapi pantas – megikut kesesuaian orang yang diiring
- berjalan perlu di sebelah kiri tetamu dan berada satu atau dua langkah di
hadapan tetamu – pastikan tetamu tidak ketinggalan jauh ke belakang
6.7 CARA BERKELAKUAN
- tunjukkan tingkah laku yang sopan
- jangan berbuat bising, bergurau senda sesama sendiri dan bersikap keanak-
anakan
6.8 MENANGANI TETAMU
b. tetamu datang dengan pelbagai sikap dan keperluan -
sentiasalah bersikap sabar dan berfikir dengan rasional.
c. apabila tetamu bertanya, jawab dengan bijak – jangan beri
jawaban yang boleh menjatuhkan nama baik organisasi /
individu lain.
d. jika ada soalan yang tidak dapat dijawab, jangan berkata
“Tidak tahu”. Sebaliknya gunakan ungkapan “maafkan saya,
nanti saya periksa / semak / siasat . saya beritahu tuan
kemudian jika ada maklumat”.
e. Tetamu akan menjadi lebih marah jika anda turut marah.

“BERTUGASLAH DENGAN SERONOK”

“ANDA AKAN DAPATI TUGAS ANDA MEMANG MENYERONOKKAN”

TAMAT