La carta comercial
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIALANTES DE COMENZAR A ESCRIBIR LECTURA FÁCIL DE LA CARTA EJEMPLO
Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas paraponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tieneimportancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda acoordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos,notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos,presentación de personas, etc.
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendoatención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ...puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida ocarente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólonecesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquierecon el tiempo.Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:
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Los pasos previos,
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La redacción del borrador
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La revisión
Antes de comenzar a escribir
1
La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales secumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el contenidode nuestros escritos siguiendo estos pasos:
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Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos quesaber de qué estamos hablando.
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Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta:obtener un crédito, realizar una venta, formular una queja, etc.
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Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la personao la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena omala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas que, unavez respondidas, nos permiten seguir adelante:¿Qué conozco sobre el asunto?¿Para qué escribo?¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?Definir el contenido. En relación con la pregunta:¿Qué tengo que decir al destinatario?En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las iremosanotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las revisaremosy eliminaremos las que no sean adecuadas.Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado,descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideasprincipales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.
LECTURA FÁCIL DE LA CARTA
2
Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muyrecargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla. Paraevitarlo, tendremos en cuenta:
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Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa continta negra.
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Párrafos: separados con doble interlínea.
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Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad altexto.
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Subrayados y negritas:los reservaremos para destacar alguna palabra o ideaque nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos yaque sobrecargaríamos excesivamente el escrito.
Ejemplo
Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar desuministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante sevenderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.
Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta.
1) Recopilar información.
•
Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque loscompradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.
•
Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).
2)
Determinar el objetivo de la carta.
•
Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.
3)
Documentarse sobre el destinatario.
3
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p.
Modelos de cartas comerciales
De una empresa a otra, de una empresa a un particular, de presentación de un producto, presentación de un servicio.
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