Cursul BTI – Ms EXCEL 2003 - continuare

Cuprins

1. Tipuri de funcţii – I (continuare) – s2

2. Liste – s3
3. Sortare – s4
4. Filtrare – s5
5. Tipuri de funcţii – II – s7
6. Formatare condiţionată – s9
7. Creare şi formatare diagrame – s10
8. Desenare şi introducerea elementelor de grafică – s16
9. Însumarea datelor într-o listă - Subtotal – s20
10. Analiza datelor - Pivotare – s24
11. Referat - s26
 1. Tipuri de funcţii – I (continuare)
Funcţii logice
verifică dacă o condiţie simplă sau multiplă este adevărată sau falsă

Funcţia Returnează

verifică valorile logice şi returnează

And(logical1, logical2,...) adevăr dacă toate argumentele sunt
adevărate, altfel returnează fals
verifică valorile logice şi returnează
Or(logical1,logical2,...) fals dacă toate argumentele sunt
false, altfel returnează adevăr
Not(logical) adevăr pentru fals şi invers
True() adevăr
False() fals
If(logical_test,value_if_true,value_if_false) dacă logical_test este adevărat atunci
funcţia returnează valoarea
value_if_true altfel value_if_false;
Obs: dacă pe value_if_false se
testează cu funcţia If atunci vom
vorbi despre If imbricat.

2
 2. Liste
• Lista
– modalitate de a stoca date într-o foaie de calcul
– serie etichetată de rânduri care conţin date similare
• Caracteristici comune:
– primul rând conţine etichete de coloană;
– celulele de pe aceeaşi coloană conţin date similare;
– rândurile dintr-o coloană conţin seturi similare de date.
• Utilizarea listei ca bază de date:
– rândurile sunt înregistrări;
– coloanele sunt câmpuri;
– Excel recunoaşte automat lista ca bază de date, executând
operaţii specifice: regăsire, sortare sau subtotalizarea datelor
• Întreţinerea listei folosind machete de date
• Liste particularizate: Tools - Options... - Custom Lists

3
 3. Sortare
• Sortare = organizează datele dintr-o listă în ordine
alfabetică, numerică sau cronologică
• Tipuri de sortare:
– Data – Sort: simplă, după mai multe criterii
– Butoanele de sortare: rapidă
– Ascendentă, descendentă

– Sortarea se anulează cu UNDO

4
 4. Filtrare
• Filtrare = extrage dintr-o listă un subset de date care
îndeplinesc un anumit criteriu.
• Filtrarea nu strică lista (cum face sortarea) ci doar
ascunde înregistrările care nu îndeplinesc criteriul
solicitat.
• Tipuri de filtrări:
– Filtrare automată: Data – Filter – Autofilter
 apar la fiecare etichetă de coloană o listă ascunsă de unde
se poate alege criteriul după care se face filtrarea
 criteriul poate fi simplu sau particularizat (Custom)
 se anulează din Data – Filter – Autofilter

5
 4. Filtrare
– Filtarea avansată: Data – Filter – Advanced
Filter
 lista filtrară poate să apară peste sau în alt loc faţă de
lista iniţială (Copy to another location)
 zonă de criterii cu elemente de legătură etichetele de
coloană ale listei iniţiale, în zona de criterii pot exista
una sau mai multe coloane în funţie de tipul filtrării.
Dacă există mai multe coloane atunci filtarea poate fi de
tip OR (criteriile sunt introduse pe rânduri diferite) sau
AND (criteriile sunt introduse pe acelaşi rând)
 criteriile pot fi de comparare
(“>1000”, “=text”) sau calculate

6
 5. Tipuri de funcţii - II
Funcţii de căutare
• Lista poate fi utilizată şi ca un tabel de căutare.
• Elementul căutat în listă va fi valoarea de căutare.
• Pentru a căuta în listă, ea trebuie să fie sortată
după valoarea de căutare şi trebuie să conţină pe
prima linie valoarea de căutare.
• Funcţiile care realizează căutări sunt din categoria
Lookup & Reference.
• Vom studia căutarea pe verticală sau pe coloană cu
ajutorul funcţiei VLOOKUP.
• Sintaxa funcţiei VLOOKUP este următoarea:
– VLOOKUP(valoare de căutare, tabel, indice coloană,
valoare de adevăr),
• valoare de căutare – valoare pe are o căutam
• tabel – tabelul în care se face căutarea
• indice coloană - numărul coloanei care conţine datele de
returnat
• valoare de adevăr - implicit False
7
 5. Tipuri de funcţii - II
Funcţii de căutare
• Căutarea poate fi exactă (de tip text) sau
aproximativă (în interval)
• Dacă căutarea este exactă atunci valoare de adevăr
este TRUE
• Dacă căutarea este în interval atunci valoare de adevăr
este FALSE

8
 6. Formatare condiţionată
• permite monitorizarea celulelor care îndeplinesc
anumite criterii
• Format – Conditional Formatting...
– selectare celulelor de formatat
– lansarea ferestrei de fomatare condiţionată
– Condition 1 – condiţia de îndepinit
• Cell value is: valori din celule selectate
• Formula is: se indică formula
– Format... - formatarea propriu-zisă
– Add – adaugare condiţii
– Delete –ştergere condiţii

• copierea formatării: Format Painter

9
 7. Creare şi formatare diagrame
• Diagrama = reprezentare grafică a datelor într-o fc
• Punctele de date (val celulelor) sunt afişate în:
– Diagrame de bare (forma implictă a expertului diagramei)
– Diagramă de linii
– Diagramă de coloane
– Diagrame sectoare de cerc, etc.
• Punctele de date sunt grupate în serii de date
(diferenţiate prin culori sau modele)
• Tipuri de diagrame:
– Diagramă încorporată = obiect într-o foaie de calcul
– Foaie diagramă
• Crearea unei diagrame cu ajutorul expertului
diagramă:
– Pas 1: stabiliţi fc activă, selectaţi zona de date de
reprezentat grafic / o celulă din cadrul zonei de date de
reprezentat
– Pas 2: INSERT – CHART..., buton expert diagramă
– Pas 3: stabilire tip grafic – implicit de tip coloană, Next
10
 7. Creare şi formatare diagrame
• Crearea unei diagrame cu ajutorul expertului diagramă:
– Pas 4: stabilire sursă de date, Next
– Pas 5: configurarea componentelor graficului:
• Tiltul
• Axe
• Linii de grilă
• Legendă
• Etichete de date
• Tabel de date, Next
– Pas 6: stabilirea locului de amplasare a diagramei:
• Încorporată în fc activă
• Foaie de diagramă ca fc nouă, Next
– Pas 7: Finish
• Mutare şi dimensionare diagramă încorporată: glisare
• Ştergere diagramă încorporată: Delete
11
 7. Creare şi formatare diagrame
• Tipuri de diagrame:
Diagramă tip coloană Diagramă tip bară
Realizari firm a Realizari firm a

2000
1999
1800
1600
1400 1998 Comert
1200 Productie
ani Servicii
valori

1000 Servicii
1997 Productie
800 Comert
600
400 1996
200
0 0 500 1000 1500 2000
1996 1997 1998 1999

valori
ani

Diagramă tip linie Diagramă tip suprafaţă plană

Realizari firm a Realizari firm a

3000 3000

2500 2500

2000 2000
Comert Comert
valori

1500 Servicii valori 1500 Servicii

Productie Productie
1000 1000

500 500

0 0
1996 1997 1998 1999 1996 1997 1998 1999
ani ani

12
 7. Creare şi formatare diagrame
• Tipuri de diagrame:
Diagramă tip structură radială Diagramă tip structură inelară
Realizari firm a Realizari firm a

17% 18%
17%
31% 13%
33%
1999
39% Productie
22% 1998
Servicii
22% 1997 55%
Comert
26% 1996
27%
26%
28%
26%

Diagramă tip suprafaţă plană 3-D Diagramă tip bară 3-D

Realizari firm a Realizari firm a

3000

2500 1999
350
2000
600
valori

300 1998
1500 300
500 Comert Comert
200 400
1000 300 Servicii Servicii
Productie 1997 Productie
500 600 1000 1800
1200
0
1996 1996
1997
1998
ani 1999
0 500 1000 1500 2000

13
 7. Creare şi formatare diagrame
• Tipuri de diagrame:
Diagramă tip colonă 3-D Diagramă tip linie 3-D
Realizari firm a
Realizari firm a

1800
1600
1400
1200
1000 Productie
Productie
800 Servicii Comert
2000 Servicii
600 Comert 1500 Comert
Servicii
400 1000
200 Productie 500
0 0
1996 1997 1998 1999 1996 1997 1998 1999

Diagramă de structură 3-D

Realizari firm a

Productie, 13%

Productie, 39% 1996

Productie, 22% 1997
1998
1999

Productie, 26%

14
 7. Creare şi formatare diagrame

• Modificarea diagramei: meniul contextual al ferestrei

de diagramă, Chart Options ...
– Serii de date
– Categorii
– Nume categorii
– Legenda
– Axa
– Marcatorii de date
– Titluri
– Linii degrilă
– Eticheta de date

• Stabilirea formatului diagramei: meniul contextual al

elementului aferent graficului, Format ...

15
 8. Desenare şi introducerea elementelor de grafică

• Obiectele grafice nu fac parte efectiv din fc sau din

diagramă, fiind inserate pe un start transparent intins pe
fc sau pe diagramă şi au formatări independente de fc
sau diagramă.
• Crearea şi ştergerea obiectelor desenate
– creare: bara de desenare DRAWING

Pentru a desena: Faceţi clic pe acest buton:

O linie dreaptă
Un pătrat sau un dreptunghi
Un cerc sau o elipsă
O săgeată
O formă automată

– ştergere: selecţie obiect şi apoi acţionaţi DELETE

16
8. Desenare şi introducerea elementelor de grafică
• Forme automate: AutoShapes de pe bara DRAWING
– curbe şi forme libere
 mâzgăleală
 formă libere
 curbă
• Formatarea obiectelor desenate
– culoare de umplere, culoare linie
– stil linie, stil linie întreruptă, stil săgeată
• Redimensionarea obiectelor desenate: glisare pe ghidajul
obiectului
• Adăugarea umbrei unui obiect desenat: buton Shadow
• Aplicarea efectului 3-D obiectelor desenate: butonul 3-D
• Gruparea şi degruparea obiectelor desenate: selectare
obiecte şi acţionare comandă Group / Ungroup din meniul
Draw a barei de desenare DRAWING
• Rotirea obiectelor desenate: selectarea obiectului desenat şi
aplicarea comenzii de rotire (liberă, 90° la st sau dr)
17
 8. Desenare şi introducerea elementelor de grafică
• Rotirea obiectelor desenate:
– liberă
– cu 90° la stânga
– cu 90° la drepta

• Răsturnarea obiectelor desenate: selectarea obiectului desenat,

comanda Flip Horizontal / Vertical din meniul Draw al barei de
desenare DRAWING
• Mutarea şi poziţionarea obiectelor desenate:
– selectare obiect desenat
 glisare la noua locaţie
 deplasare fină: comanda Nudge a meniului Draw de pe bara DRAWING
• Adăugarea unui text sau a unui efect de text
– Adăugarea unui text: Casetă de text (Text Box) din DRAWING
– Efect de text: WordArt din bara de desenare DRAWING
• Lucrul cu imagini şi miniaturi
• imagini: INSERT – Picture – From File, buton
• miniaturi: INSERT – Picture –ClipArt, buton
18
 8. Desenare şi introducerea elementelor de grafică

• Editarea unei imagini: bara de instrumente Picture

– Inserare imagine
– Control imagine
– Butoane control constrastului/luminozitate
– Trunchiere
– Rotire imagine
– Stil linie
– Comprimare /Recolorare / Formatare imagine
– Stabilire culoare transparentă
– Reiniţializare imagine

19
 9. Însumarea datelor într-o listă - Subtotal

• Însumarea datelor într-o listă:

1. Subtotaluri = cale rapidă de a însuma datele dintr-o
listă
2. Totaluri complexe = tabel pivot – tabel creat
interactiv din listă

• Subtotaluri automate
Utilizând grupuri de date alese de dvs., Excel:
– calculează automat valorile pentru subtotaluri sau
totaluri generale
– inserează rânduri de subtotal
– etichetează rândurile de subtotal
– elaborează planul listei (ierarhie)
Cerinţe pentru lucrul cu subtotaluri:
– lista trebuie să conţină coloane etichetate
– lista trebuie sortată după coloanele pentru care se
doresc subtotalurile

20
9. Însumarea datelor într-o listă - Subtotal
• Paşii pentru a crea subtotaluri într-o listă:
a. sortare listă după coloană pentru care se
calculează subtotalul
b. vă poziţionaţi pe o singură celulă din listă
c. Data - Subtotal
 At each change in
conţine coloana de subtotal
 Use function
funcţie agregat
 Add subtotal to
cutiile selectate pt col ce conţin val pt
care se doresc subtotaluri
 Replace current subtotals:
înlocuire subtotaluri curente
 Summary below data:
însumare sub date
 Remove All:
Eliminare subtotaluri

21
 9. Însumarea datelor într-o listă - Subtotal
• Subtotaluri imbricate (subtotal în subtotal)
– sortare listă după câmpurile dorite
– aplicarea primului subtotal
– revenire pe o celulă din listă
– Data –Subtotal
– At each change in selectaţi următoarea coloană pentru care
doriţi subtotal
– goliţi cutia Replace current subtotals şi apoi OK
• Funcţii agregat
Utilizaţi funcţia: Pentru a rezuma:
Sum() Suma valorilor dintr-o listă
Count() Numărul elementelor dintr-o listă
Average() Media aritmedică a valorilor dintr-o listă
Max()/Min() Cea mai mare/mică valoare dintr-o listă
Product() Rezultatul înmulţirii tuturor valorilor dintr-o listă

22
 9. Însumarea datelor într-o listă - Subtotal
• Ascunderea şi afişarea datelor de detaliu într-o listă
cu subtotaluri
Pentru a vedea: Faceţi clic pe:
Datele detaliu dintr-un grup Simbolul arată detaliu
Un anumit nivel într-un plan Simbolul nivel rând sau coloană
Toate detaliile dintr-un plan Simbolul pentru cel mai de jos rând şi coloană

Pentru a ascunde: Faceţi clic pe:

Datele detaliu din cadrul unui grup Bara de nivel a rândului

Faceţi clic oriunde în bara de nivel sau pe

simbolul ascunde detaliu

Un anumit nivel dintr-un plan Simbolul nivel sau coloană precedent

Toate detaliile dintr-un plan Simbolul primului nivel

• Creare de totaluri complexe: SumIf ,Countif

23
 10. Analiza datelor - Pivotare
• Tabel pivot:
– o structură totalizatoare interactivă, construită într-o fc Excel
– operează rapid cantităţi mari de date dintr-o listă sau BD, utilizând formatul
şi metodele de calcul alese de utiliziator
– instrument foarte util când volumul datelor ce trebuie sintetizate este mare
şi greu de prelucrat manual
– manipulează date din liste şi tabele: reanjarea, filtrarea, rezumarea şi
analizarea interactivă a datelor
– e construit pe baza unor surse de date
– operează următoarele entităţi:
 câmp: categorie de date care derivă dintr-un câmp al listei sursă
 articol: subcategorie dintr-un câmp al tabelului pivot
 buton de câmp: buton din tabelul pivot care afişează numele câmpului
din lista sursă
 zona paginii: câmpuri cu care se va construi un criteruiu de filtrare
 zona rândurilor: câmpuri ale căror articole vor deveni etichete pt rânduri
 zona coloanelor: câmpuri ale căror articole vor deveni etichete pt
coloane
 zona datelor: câmpuri pentru care se calculează subtotalul

24
 10. Analiza datelor - Pivotare
• Crerarea tabelului pivot:
– poziţionaţi pe o celulă a listei alegeţi: Data – PivotTabel and
PivotChartReport...
– În programul expert PivotTable Wizard se vor completa 3 paşi:
1. precizare sursă date
2. domeniul de date
3. alegere aspect tabel

25
 11. Referat
Referatul trebuie sa conţină:

- Textul problemei si explicarea modului de rezolvare a acesteia,

explicitând elementele utilizate (pentru un aspect mai plăcut se poate
redacta in MS WORD, si prelua capturi din aplicaţia rezolvată in Ms
EXCEL)
- Rezolvarea problemei se va efectua în Ms EXCEL, registru de lucru ce
va conţine:
- Foaie de calcul cu tabelul sursă ce va conţine: funcţii, formule,
comenzi studiate
- Foaie de calcul cu tabelul sortat
- Foaie de calcul cu tabelul filtrat

Elementele obligatorii in EXCEL sunt:

1. Formule
2. Funcţii statistice (max, min, average,count/counta/countblank, countif)
3. Funcţii logice (if simplu, if imbricat, if cu and/if cu or)
4. Funcţia de căutare vlookup (căutare exacta şi căutare în interval)
5. Sortare
6. Filtrare automată

Elemente opţionale: subtotal, pivotare 26