Professional Documents
Culture Documents
oleh
Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf
Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti
Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pelajaran Malaysia
Pengenalan
2
ketidakpuasan cara bekerja sekarang, keinginan untuk terus meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan kerja dan lain-lain lagi. Setiap perubahan tersebut
mungkin menyeronokan atau mungkin boleh memberi ketidakselesaan atau
kesusahan pada organisasi berkenaan. Kesimpulannya, setiap perubahan
organisasi itu perlu diurus dengan sebaik-baiknya. Berikut dicadangkan satu
carta aliran mudah empat (4) peringkat proses mengurus perubahan yang
menjadi asas perbincangan kertas kerja ini.
1.Mengenalpast 2. Kenalpasti 3.
i masalah, perubahan Implementasi
potensi yang perubahan
krisis, atau
peluang
4. Pengawalan &
Penilaian
Prestasi
perkhidmatan
3
Langkah 1: Mengenalpasti masalah, potensi krisis, atau peluang
Sering kali dalam situasi kerja, masalah yang membuat kita sedar tentang
perlunya kepada perubahan. Sebagaimana yang telah dibaincangkan di atas,
terdapat banyak faktor yang boleh menyedarkan kita untuk berubah sama ada
faktor dari persekitaran dalaman atau luaran. Perubahan faktor dari persekitaran
dalaman atau luaran boleh berkemungkinan memberi masalah, atau potensi
memberi masalah atau peluang untuk organisasi menjadi lebih produktif, cekap
,berkesan dan berkualiti.
4
Merujuk kepada gambar 1 (square wheel) di bawah, andaikan ini agensi anda,
sila kenalpasti masalah untuk agensi ini berubah?. Apakah masalah dan peluang
yang ada di dalam agensi ini?
5
Semua orang ingin berubah menjadi lebih baik, tetapi harus diingat bahawa
perubahan adalah tidak semudah yang dikatakan. Kita biasa dengar kata-kata
berikut, “Saya ada idea yang hebat tetapi apa jadi jika orang tidak mahu
menerimanya?”.
Ada kemungkinan halangan kepada perubahan ada kaitan dengan struktur
pentadbiran agensi sendiri, atau dari pihak pengurusan atasan atau dari
individu-individu lain di dalam agensi. Secara umumnya, halangan-halangan
kepada perubahan ini boleh memperlahankan proses perubahan, kelancaran
transisi atau menghalang terus perubahan yang diinginkan.
Halangan-halangan perubahan ini bolehboleh dibahagi dua kumpulan, halangan
perubahan yang berkaitan organisasi keseluruhan dan halangan yang berkaitan
dengan faktor manusia. Halangan yang berkaitan organisasi adalah seperti:
Struktur pentadbiran yang tidak sesuai
Misi dan visi yang tidak jelas untuk dijadikan panduan membina strategi.
Komunikasi maklumat yang lemah
Prasarana
Mandat
Walau bagaimanapun keadaan akan menjadi lebih buruk dan parah di mana
jika ada halangan kepada idea-idea baru yang dikemukan, pihak pengurusan
bertindakbalas dengan cara berikut:
Guna kuasa
‘Manipulate’ mereka yang menentang
Mengabaikan halangan
‘Kill the messenger’
‘Give in too soon’
Putuskan hubungan
6
berubah. Ini kerana mereka akan meningkatkan lagi tentangan, membina rasa
takut dan ragu atau tidak percaya, tidak yakin dan menjauhkan diri dari pihak
pengurusan.
Merujuk kepada gambar 2 di bawah, lumpur tersebut adalah melambangkan
halangan-halangan untuk berubah dengan cemerlang. Jika situasi ini terjadi
pada agensi anda, apakah jenis-jenis tentangan atau halangan tersebut?. Apakah
cara anda menguruskannya dengan bijaksanana?. Apakah reaksi awal kepada
halangan tersebut?.
7
2. ‘Embrace resistence’ (cuba fahami suara yang menentang perubahan)
3. Hormati kepada mereka yang menentang perubahan
4. Relak(stay calm and stay engaged).Ketahui niat mereka yang sebenar.
5. Libatkan bersama dengan penentang. Mulakan bersama, ubah cara atau
pendekatan dan cari tema-temadan kemungkinan-kemungkinan baru.
. MISSION
Why we exist
CORE VALUES
What we believe in
VISION
What we want to be
STRATEGY
Our game plan
BALANCED SCORECARD
Implementation & focus
STRATEGIC INITIATIVES
What we need to do
PERSONAL OBJECTIVES
What I need to do
STRATEGIC OUTCOMES
Satisfied Delighted Effective Motivated & Prepared
stakeholders Customers Processes workforce
mbam/iab-moe/2006 40
8
Merujuk kepada gambar 3 di atas, apakah masalah yang akan timbul jika orang
bawahan atau warga agensi tidak nampak halatuju yang ingin capai oleh
pemimpin agensi? Apakah situasi ini boleh menjamin perubahan yang
cemerlang?
9
Langkah 3: Implementasikan Perubahan atau Penyelesaian.
10
Dengan merujuk kepada gambar 4 di bawah, apakah masalah yang
menyebabkan pelaksanaan perubahan menjadi perlahan dan kurang berkesan?
11
Merujuk kepada gambar 5 berikut, berikan penilaian anda terhadap
perkembangan perubahan yang telah dicapai dan cabaran untuk perubahan
seterusnya untuk penambahbaikan secara berterusan.
Kesimpulannya
12
Kesimpulannya perubahan yang berjaya mesti melibatkan komitmen tinggi dari
pihak pengurusan atasan termasuk semua pegawai kanan mereka. Perubahan
yang terbaik mesti di dokong oleh budaya kerja berpasukan dan penglibatan
menyeluruh semua anggota agensi. Kegagalan mengenal pasti masalah atau isu
strategik untuk berubah boleh menjejaskan keberkesanan perubahan. Setiap
perubahan mesti melalui proses penyesuaian. Semasa proses penyesuaian, pihak
pengurus perlu memahami halangan-halangan yang boleh menjejaskan
pelaksanaan perubahan baru. Tindakan pengawalan dan penilaian kepada
pelaksanaan strategi baru akan lebih berkesan jika disertai dengan KPI dan
sasaran prestasi yang jelas. Namun harus sentiasa diingati bahawa setiap
perubahan tersebut perlu berfokuskan kepada untuk meningkatkan tahap
kepuasan pelanggan dan stakeholder agensi anda, barulah perubahan itu penuh
bermakna.
Rujukan.
Abrahamson, E. (2004). Change Without Pain. Boston, Harvard Business School
Press.
Black, J., & Gregersen,H. (2002) Leading Strategic Change. New Jersey: Prentice-
Hall.
Mauer, R. (1996). Beyond The Wall Of Resistance. Austin, TX: Bard Books.
13