Oleh

Margono Slamet
Institut Pertanian Bogor

LOKAKARYA
PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN PENDIDIKAN
DI UNIVERSITAS UDAYANA, 7-8 JUNI 2004

n Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha

khusus.
n Peningkatan mutu yang terus-
terus-menerus adalah hasil dari
budaya kerja.
kerja.
n Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka
panjang.
n Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan
jangka panjang yang bersifat strategik.
n Rencana jangka panjang perlu tujuan-
tujuan-tujuan yang jelas, yang
berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan.
n Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi
diri dan lingkungan.
2

1
# Mengapa Fakultas ini ada atau diadakan ?
# Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ?
# Apakah Fakultas ini sedang mengejar pencapaian
tujuan-
tujuan-tujuan yang benar ?

VISI dan MISI

Apakah yang kita inginkan ?
Apakah visi, misi dan nilai-nilai kita ?

PERSYARATAN DARI PELANGGAN

Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ?
Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ?
Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu memenuhi
hapapan-harapan para pelanggan ?
Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ?
Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan para
pelanggan ? 4

2
(Lanjutan)

JALAN MENUJU SUKSES

Apakah kekuatan-2, kelemahan-2, kesempatan-2 dan
ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ?
Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ?
Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ?

KINERJA YANG BERMUTU

Standar kinerja mana yang akan kita pakai ?
Bagaimana kita akan menyajikan mutu ?
Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan
pengorbanan apa dari kita ? 5

( Lanjutan )

INVESTASI PADA SDM

SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ?
Apakah kita sudah cukup berinvestasi untuk
mengembangkan SDM ?

MENGEVALUASI PROSES
Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu
dengan benar ?
Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ?

3
 URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS
Bidang apa yang kita geluti;
1 Visi , Misi dan Nilai2 kemana arah institusi ini; apa
fungsi-fungsi utama; apa prinsip-
prinsip yang harus dipegang.
Identifikasi Pelang-
Siapa pelanggan2 kita dan apa yang
2 gan & Kebutuhannya
mereka butuhkan dan harapkan

3 Analisa SWOT + FPK Kita harus mampu lebih baik

dalam hal apa saja

Rencana Perguruan Bagaimana kita akan meraih

4 Tinggi sukses

5 Kebijakan Mutu dan Bagaimana kita akan

Rencana Mutu menyajikan mutu

Apa dan berapa biaya dan

6 Biaya Mutu pengorbanan yang diperlukan

Evaluasi dan Umpan Bagaimana kita tahu kalau 7kita

7 balik sukses

VISI , MISI , NILAI dan TUJUAN

n Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan

membuat jelas institusi apa yang ingin dikembangkan.
n VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin
diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu. Contoh :
= Menyajikan pendidikan yang bermutu tinggi
= Mencari dan memberi yang terbaik
= Mewujudkan masyarakat yang sadar akan
kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya.
= Membangun masyarakat yang ber- ber- IMTAQ dan
ber-
ber-IPTEK.
Dari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar
menjadi lebih jelas.
8

4
 ? M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan Visi,
dan memberi arah yang jelas apa yang akan ditempuh
pada masa kini dan yang akan datang.
# Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi
berbeda dengan yang lain.
# Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan
dengan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada
bagi institusinya.
# Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka
panjang, maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat
dilaksanakan.
# Kriteria untuk menyusun pernyataan misi :
J Mudah dihafal J Memfokus pada pelanggan
J Mudah dikomunikasikan J Harus fleksibel
J Sifat bidang garapan jelas
J Ada komitmen pada mutu
J Mengandung maksud jangka-panjang 9

CONTOH:

(1) Fakultas Ekonomi Univ. Purbakala bermaksud

mengajarkan ilmu-ilmu Ekonomi dan Manajemen
kepada para mahasiswanya dengan standar mutu tinggi
agar bermanfaat setelah lulus.

(2) Fakultas Ekonomi Univ. Semenanjung memberi

pelayanan pendidikan dengan mutu yang setinggi
mungkin.

(3) Fakultas Ekonomi Univ. Alamiah menyiapkan SDM yang

menguasai ilmu Ekonomi dengan mutu tinggi agar bisa
diamalkan dengan sebaik-baiknya.

10

5
 TATA NILAI

• Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang digunakan

dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya.
• Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari
institusi yang bersangkutan.
• Pernyataan nilai harus singkat, mudah dihafal, dan mudah
dikomunikasikan.
• Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi, serta
menjamin adanya maksud yang konsisten.
• CONTOH :
1. Mengutamakan kepentingan pelanggan.
2. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi.
3. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelan-
jutan.

11

TT U
U JJ U
UAAN
N

? VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuan-

tujuan yang dapat dicapai.

? TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang

dapat diukur, sehingga hasil yang dicapai dapat
dievaluasi secara terukur.

? TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai.

12

6
 IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN
KEBUTUHANNYA

* Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi secara

spesifik sangatlah penting, baik pelanggan eksternal (primer, sekunder
dan tersier) maupun pelanggan internal.
* Masing-masing fungsi PT (pendidikan, penelitian, pengabdian dan
administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda.
* Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan
harapan.
* Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan
itu.
* Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan, baik aktual
maupun potensial.
* Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa
analisa pasar ini.

13

MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN

PERGURUAN TINGGI

Pelanggan
Eksternal Internal
Fungsi PT
Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai

1. Pendidikan

2. Penelitian PA
: SIA
K
IFI
PES
S
RA
3. Pengabdian ECA
S
pd Masyarakat SI
DII
4. Administrasi
14

7
 ANALISIS SWOT DAN
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
* SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk
mengetahui potensi institusi.

* SWOT analisis dapat dibagi dua :

a. analisis internal memfokus pada kinerja institusi:
kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja.
b. analisis kondisi dan situasi lingkungan:
kesempatan dan ancaman yang berada dan berasal
dari lingkungan eksternal.

* Tujuan analisis SWOT adalah:

a. Memaximalkan dan memanfaatkan kekuatan
b. Meminimalkan kelemahan
c. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada
d. Mengurangi acaman
15

(Lanjutan Analisis SWOT)

* Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada :
a. Persyaratan yang dituntut pelanggan, dan
b. Keunggulan kompetitif dari institusi.

* Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi jangka
panjang.

* Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sedemikian rupa agar

dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat meningkatkan
daya tariknya terhadap pelanggannya.

* Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang dimiliki,
maka menghasilkan identitas yang membedakan dari pesaing-
pesaingnya.

16

8
 ANALISIS SWOT

Kekuatan
• Memiliki banyak mahasiswa
• Tim pimpinan yang bersemangat
• Hasil ujian yang sangat baik
• Jurusan Manajemen & Akuntansi kuat
• Dukungan orang tua mahasiswa kuat
• Moral staf baik
• Dukungan Pemda
Kelemahan
• Gedung-gedung tua yang tak menarik
• Staf pengajar kebanyakan masih muda
• Anggaran yang kecil
• Kurang fasiltas laboratorium
• Mutu mahasiswa baru kurang
• Buku di perpustakaan sangat kurang

Kesempatan Ancaman
• Merger dengan PTS berreputasi • Kehilangan identitas dan reputasi

kurang tapi punya fasilitas baik • Kehilangan dosen senior yang berpeng-

• Mengembangkan reputasi penelitian alaman

• Semangat menghadapi situasi baru • Munculnya perguruan tinggi baru

• Kesempatan meningkatkan keahlian . • Berkurangnya lulusan SMU

staf pengajar & staf pendukung
17

FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

n FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin
memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya.
n FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja.
n FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri dengan
berporos pada misi yang diembannya.
n FPK mencakup indikator-indikator :
a. eksternal : kepuasan pelanggan, ketanggapan
terhadap kebutuhan/kepentingan masyarakat.
b. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan
keberhasilan kerja tim-tim yang ada.

18

9
 FPK INTERNAL mencakup antara lain :

• Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka.

• Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan maha-
siswa.
• Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik.
• Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki.
• Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya dan etikal
mahasiswa.
• Perbaikan strategi pembelajaran mahasiswa.
• Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan
mutu.
• Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan
dan meneruskan pendidikan.
19

FPK EKSTERNAL mencakup antara lain :

• Peningkatan akses ke perguruan tinggi.

? Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.
? Meningkatnya pangsa pasar.
? Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom-pok
minoritas dan penyandang cacat.
? Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan dan
kepentingan masyarakat.
? Hubungan yang semakin baik dengan industri dan bisnis.

20

10
 MENYUSUN RENCANA STRATEGIS
DI PERGURUAN TINGGI
Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan yang
tersusun secara rasional, berkiat, dan berjangka panjang,
serta berdasarkan visi, misi, dan nilai-nilai / prinsip-
prinsip tertentu untuk memenuhi kebutuhan para
pelanggan masa kini dan masa depan.
Dalam rencana strategis dicantumkan juga tujuan-tujuan
jangka panjang.
Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk k.l. 10
tahun.
Rencana strategis disusun berdasarkan visi, misi, prinsip-
prinsip, hasil-hasil analisis SWOT dan FPK, serta hasil
identifikasi pelanggan dan kebutuhannya.
Berdasarkan rencana strategis inilah rencana kerja
tahunan disusun. 21

ISI POKOK RENCANA STRATEGIS

Ê Pernyataan tentang visi, misi dan nilai-nilai/ prinsip-

prinsip.
Ë Analisis umum pelanggan dan kebutuhannya.
Ì Analisis SWOT dan FPK.
Í Kebijakan Mutu.
Î Sistem Perencanaan Mutu.
Ï Sistem Penyusunan Biaya Mutu.
Ð Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja Tahunan.
Ñ Sistem Pemantauan dan Evaluasi.

22

11
KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang
mutu yang akan dicapai.
Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi, misi dan nilai-
nilai.
Kebijakan Mutu biasanya berisi :
a. pentingnya mutu
b. kemampuan bersaing dengan mutu
c. hubungan dengan pelanggan
d. partisipasi seluruh tenaga kerja
e. perbaikan mutu secara terus menerus.
Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis.
23

N RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari

kebijakan mutu, yang berisi terjemahan kebutuhan
pelanggan menjadi disain mutu yang tersusun menjadi
suatu sistem, dan proses-proses terbaik untuk mengha-
silkan mutu yang sesuai dengan disain mutu.
N QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan
Fungsi Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan
kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu.
N Pengaturan Fungsi Mutu terdiri dari empat fase :
1. perencanaan produk (barang atau jasa), yaitu
menerjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain
mutu.
2. pengaturan bagian-bagian, yaitu menyusun disain
mutu menjadi suatu sistem. 24

12
 3. perencanaan proses, yaitu penentuan
proses-proses yang paling tepat untuk
menghasilkan mutu sesuai dengan disain
mutu.
4. perencanaan produksi, yaitu langkah-
langkah pelaksanaan produksi dan
pengendaliannya.

PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah

Mutu atau House of Quality Diagram.

25

• BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang

diperlukan untuk meraih mutu.
Ada dua jenis biaya mutu :
1. Biaya pencegahan (prevention cost)
2. Biaya kegagalan (failure cost).
• BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk
mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses
pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya.
• CROSBY : “Mutu tidak mahal, yang mahal adalah
kesalahan”
• Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan :
# SDM yang bermutu; # sistem dan proses yang bermutu;
# tim kerja yang mantap; # pelatihan yang bermutu. 26

13
• BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya
kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang
atau jasa, atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa
dengan kebutuhan pelanggan.
• Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat, ter-
lebih dalam hal jasa, karena dapat mencakup ketidak-puasan
pelanggan, mengulang kembali pekerjaan, waktu yang
terbuang, rasa kecewa, dll.
• Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya
pencegahan.
• Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk :
# pimpinan yang bermutu; # dosen-dosen yang bermutu;
# tenaga administrasi yang terampil; # disiplin yang baik;
# perpustakaan dan laboratorium yang lengkap;
# peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan.
• Biaya kegagalan diperlukan untuk :
# mahasiswa gagal studi;
# lulusan banyak menganggur, dll. 27

• RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan operasional yang

tersusun secara rasional, berkiat, dan berjangka pendek, biasanya
untuk satu tahun.
• Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis yang menguta-makan
mutu.

PEMANTAUAN dan EVALUASI

• PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan
rencana kerja dan mengumpulkan informasi-informasi
tentang proses pelaksanaannya.
• EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah
pelaksanaan rencana kerja itu berhasil atau tidak, dan jika
tidak berhasil apa sebabnya.
• Hasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat diperlukan
dan berguna dalam usaha perbaikan mutu.
• Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan :
1. pemantauan dan evaluasi pencegahan;
2. pemantauan dan evaluasi perbaikan. 28

14
SEKIAN
SEMOGA BERMAKNA
BAGI ANDA.

29

15