Professional Documents
Culture Documents
SISTEME INFORMAŢIONALE
ŞI APLICAŢII INFORMATICE
ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR
1
Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată
CNCSIS Cod 177
004:336
2
CUPRINS
Capitolul 1
SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7
1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7
1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10
1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17
Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL ................................................................................... 23
2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23
2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL.................................................. 29
2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34
2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36
2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42
2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43
2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor........................................... 44
2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45
2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51
2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52
2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53
2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54
2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54
2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55
2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55
Capitolul 3
SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL 58
3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58
3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60
3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62
3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66
3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66
3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66
3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67
3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67
3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69
3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN
ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70
3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71
3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71
3.5.3 Componenta software ................................................................. 74
3.5.4 Componenta informaţională....................................................... 75
3
Capitolul 4
INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII ............................................................. 76
4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76
4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA
INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79
4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82
4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87
4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87
4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88
4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor.................................................. 88
4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89
Capitolul 5
FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DE
COMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90
5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90
5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96
5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103
Capitolul 6
DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE.................................................... 107
6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII
ECONOMII- ........................................................................................................... 107
6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109
6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor............. 109
6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii
personalului .......................................................................................... 111
6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional................... 111
6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi
Intranet .................................................................................................. 112
6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113
6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114
6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115
6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL
COMPETITIV ......................................................................................................... 120
Capitolul 7
VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .................................................. 123
7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123
7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE................................................... 126
7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131
7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132
7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132
7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133
7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei................... 134
4
7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135
7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135
7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136
7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138
7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140
Capitolul 8
CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ......................................... 145
8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145
8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI
INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148
8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152
8.3.1. Consideraţii preliminare........................................................... 152
8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152
8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului
investigat ............................................................................................... 157
8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158
8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional................................. 159
8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162
8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162
8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163
8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR
INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171
8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174
8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177
8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179
8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea
avantajelor competitive ....................................................................... 180
8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185
8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189
8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195
Capitolul 9
APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ................................. 198
9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198
9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199
9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199
9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200
9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic
de informaţii .......................................................................................... 202
9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203
9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204
9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210
BIBLIOGRAFIE......................................................................................................... 213
5
6
Capitolul 1
8
Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv este
organizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …,
xn).
Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemului
respectiv la un moment dat.
Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în orice
moment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorul
sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţia
generală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice,
care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul
economic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.).
Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice.
Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale sunt
sisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzute
la nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul
economic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (un
subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul
economico-social.
Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care le
realizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sisteme
complexe sau macrosisteme.
Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, un
ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistem
economic complex se caracterizează prin:
existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri
funcţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem;
existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice
(materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente ale
sistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme);
prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediului
înconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului.
Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elemente
independente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al
unei entităţi economice.
Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent de
structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributul
de sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhic
superior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem,
9
iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem.
Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizele
economice este contextuală.
1
Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cererii
de mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988
10
modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale sunt
interconectate;
modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factori
de întârziere;
reguli de decizie încorporate în buclele feedback.
Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă.
Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori:
înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală;
o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corecta
aceste diferenţe.
Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi
reprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare în
fluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventuală
corectare a diferenţelor înregistrate pe buclă.
Sistem de
conducere
xi ,i=1,n yj,j=1,m
SISTEM CONDUS
INTRĂRI IEŞIRI
11
Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care facilitează
faciliteaz exercitarea
proceselor manageriale, în scopul eficientizării
eficientiz rii muncii factorilor de decizie.
12
subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de
producţie, nivel şi o anumită stare;
subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la
bază informaţiile;
subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi
conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului.
Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a cărui
stare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesiza
legăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îl
influenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului.
În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistem
economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele
întreprinderii):
1. subsistemul de conducere;
2. subsistemul operativ sau operaţional;
3. subsistemul informaţional.
Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de
specialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şi
controlează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex în
scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite.
Întreprinderea ca sistem
Subsistemul de conducere
MEDIUL EXTERIOR
Decizii Informaţii
Flux
informaţional
Subsistemul informaţional
13
Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat al
deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător
sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul
desfăşurării proceselor de management
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurse
umane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric,
tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prin
deciziile transmise de sistemul de conducere.
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de
elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea,
divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării
obiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze,
vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le
revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1
La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară
procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic)
are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise
subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrării
datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării
deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul
informaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiile
necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şi
control, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte
subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt
transmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (flux
descendent).
Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor,
fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor
sistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigură
legătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condus
în dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul de
conducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta către
sistemul de conducere.
1
Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York
2
Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,.
14
Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente,
care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii,
prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional
şi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi
informaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra
acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele –
utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective.
Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse
(materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bază
desfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de
procese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generarea
permanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale.
Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi care
transformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului.
Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi de
informaţiile acumulate în birouri şi servicii.
Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compun
un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi de
reglare.
Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia,
circulaţia şi consumul.
Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea,
transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia.
În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese,
anume:
procese reale interne, ca: producţia şi consumul;
procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei
şi decizia.
Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se pot
încadra în două categorii:
unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern;
unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă.
Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilor
de reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme de
funcţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sisteme
funcţie de reacţie a sferei reale.
15
Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şi
control prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemului
executiv.
În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale se
integrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel că
informaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine aceste
fluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor să
funcţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acest
rol prin:
asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurse
precum şi a sistemului integrat al resurselor;
stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor de
resurse;
menţinerea colecţiilor (fişierele şi bazele de date), centralizate, la
nivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse;
generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturor
sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi.
Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii
strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul că
subsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pe
de o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice.
Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şi
cel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafului
managerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între
celelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între
subsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legătură
al mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic,
financiar, bancar).
Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui
utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile
necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc
de la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datorită
dificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datorită
necesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp mai
îndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansamblului
datelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţional
al întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în
16
procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurării
datelor.
18
optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugată
organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile.
Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi
exprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupra
impactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi
societăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează
impactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţi
de reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de
modelele cognitive ale raţionamentului uman.
În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă să
se redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintre
domeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului,
precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente ale
comerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru orice
firmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid această
puternică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şi
infrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari în
vederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă varianta
optimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând să
realizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii de
afaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în care
infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile
publice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şi
comerţului electronic.
Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizau
căi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI,
când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziile
pe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vor
diferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noile
infrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare a
deciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuare
investiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceasta
va opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noii
infrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilor
fizice şi a amplasării acestora.
Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţă
majoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe
19
cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cu
clienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici.
Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme în
tehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii,
suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează aceste
servicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atât
de personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori de
servicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestor
investiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informaţionale, care trebuie
coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şi
câştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şi
cu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii.
Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructura
tehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află în
strânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi
sistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu
(b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şi
telecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şi
desfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferă
guvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii
populaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale,
noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor.
Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cu
infrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri.
Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesară
pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliul
tehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionale
trebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniul
economic, cât şi în cel tehnic.
În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cu
tehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie din
capital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profit
la nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că managerii
nu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi managerii
trebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şi
competenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încât
alegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive,
financiare şi organizaţionale.
20
Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţională
poate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, această
creştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentru
care investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilor
de întreprinderi.
Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult de
tehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. În
ramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării în
condiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector al
serviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie,
echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv.
Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cu
amănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzare
cu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importante
în tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau în
determinarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului de
produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită o
infrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesare
coordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire a
stocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pe
piaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi să
crească investiţiile în tehnologia informaţională.
Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţii
exacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să le
transmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea în
centrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea,
manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoare
pentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având în
vedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi,
uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului de
vânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologia
informaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toate
comenzile clienţilor.
Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultate
pozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea,
achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor decizii
luate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, fapt
pentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat.
21
Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avut
sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene
efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o
creştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi,
sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru a
menţine un contact direct cu clienţii.
În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarte
importante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt bine
coordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în buna
desfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurarea
acesteia.
Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectarea
clienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să
înţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţă
majoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologie
informaţională.
1
Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala,
Bucureşti, 2000, pg. 10-12
22
Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL
1
Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: Making
Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111.
23
G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai mult
decât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şi
managementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.”
F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includă
totdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) –
realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şi
informală.
1
Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations,
structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22.
2
Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p.
211-215.
3
Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth
Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3.
24
Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date de
următorii autori:
C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitatea
metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, care
este ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a
datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.”
D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu de
resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea
colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi
folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controlului
activităţilor organizaţiei.”
O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional-
managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi
circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor
organizaţiei.”
Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sistem
informaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sistem
informaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fi
utilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-un
mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul.
În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este o
construcţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care există
anumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structura
organismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fi
utilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2).
1
Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127.
2
Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura
Polirom, Bucureşti, 1999, p. 40.
3
Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999,
p.241.
25
Sistemul informaţional
al întreprinderii
Producţie Managementul
şi Marketing Finanţe Contabilitate resurselor
exploatare umane
1
O'Brien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal,
1995, p.453
2
American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory,
Evanston, Illinois, 1966, p. 64
26
prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furniza
informaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi,
prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv,
luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice.
O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelor
electronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curent
este absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-au
integrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia.
Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie în
mai puţin de 50 de ani.
Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prin
utilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin
intermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şi
organizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproape
toate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorul
calculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde,
fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ în
viaţa de zi cu zi.
Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la
deceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţial
cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat
calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şi
administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături
de cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şi
comunicare interplanetară.
În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un număr
impresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemul
informaţional şi cel informatic.
O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, pun
semnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic este
acea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea,
transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig.
nr. 2.3).
1
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27.
27
C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de tratare
mecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente,
programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”.
SISTEMUL INFORMAŢIONAL
Sistem informatic
PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
VEHICULAREA INFORMAŢIILOR
CULEGEREA INFORMAŢIILOR
1
Russu C., - op. cit., p.127.
2
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27
3
Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill,
New York, 1989, p. 12.
28
organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se
îmbunătăţesc vizibil.
Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere,
însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi
fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu
alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.
De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sau
parţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte pot
calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i mai
productivi şi mai eficienţi.
Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului
informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. care
nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a
mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului
informatic în cadrul celui informaţional.
1
Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „Lucian
Blaga”, Sibiu, 2003, p. 97.
29
c) Funcţia ia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţional,
informaţ de a
înregistra informaţiile,
informaţ cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele ţele utilizate în
procesele manageriale sau de execuţie.
execu
d) Funcţia educaţional ională – are ca rol asigurarea informaţiiloriilor cu caracter
formativ şii tratarea acestora astfel încât să s se obţină creşterea
şterea efectelor
educaţionale,
ionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional.
ional.
Funcţiile
iile sistemului informaţional
informa ional sunt reprezentate grafic în fig. fig nr.
2.4.
Funcţia de
documentar
e
Funcţiile
Funcţia Funcţia
sistemului
decizională operaţională
informaţional
Funcţia
educaţională
Figura nr. 2.
2 4 Funcţiile sistemului informaţional
a ţi
De
Conducerea tactică
i
Semistructurată
Prestabilită
Periodică
Detaliată
Conducerea operaţională Frecventă
Istorică
Internă
Structurată Anvergură mică
1
Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity,
Montreal, 1995, p. 368
31
În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiilor
istorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducerea
să definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor care
trebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelor
trecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie să
primească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şi
indispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale ale
conducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţile
de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic,
nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile,
politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul unei
planificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea,
randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tactic
sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile,
procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul de
achiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborate
planurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarcinile
după procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţie
stabilite echipelor de lucru ale întreprinderii.
Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în
interacţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru
care a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şi
dirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestionează
informaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi între
cele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot
reprezenta separat, ca în fig. 2.5.
A B
SO E
SIC C
SD
32
Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referă
la:
informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte;
dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul,
reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici;
hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee;
grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru
controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a.
La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsisteme
informaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi:
a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului
informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul
abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care
se desfăşoară în mai multe compartimente;
b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la
nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în
considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile
entităţii cercetate;
c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale
la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii
(funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială,
funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare,
funcţiunea în servicii).
Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul
de mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi
proceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şi
tuturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii
organizaţiei.
Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care procesează
informaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC este
automatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa
poate fi totală sau parţială.
Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şi
conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţile
de producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura
necesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor,
precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii.
33
O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru
managerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme
informatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea
informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri.
Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectarea
informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta
la realizarea obiectivelor organizaţionale.
1
Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39.
2
Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250.
34
prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizării
obiectivelor fundamentale ale unei firme.
Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente ale
sistemului:
1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre un
fenomen sau proces;
2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaştere
receptorului (uman sau maşină);
3. Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şi
deciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă,
suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se
transmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitatea
informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurile
informaţionale se împart în trei categorii1:
a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă
între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare;
b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între
subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic;
c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea
datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele
ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare.
4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente între
diferite verigi organizatorice;
5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor de
prezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator.
Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelor
sistemelor de calcul;
6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelor
constructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigură
prelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale.
Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturor
informaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şi
procedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrul
sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care se
mai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele
1
Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15.
35
elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date de
ieşire.
36
Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la o
generaţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii.
Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitate
care semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despre
evenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii care
ne înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesaj
din lumea reală şi furnizată de cineva.
Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori ai
economiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă de
materie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte:
ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori se
doreşte şi este independentă de loc;
informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat;
informaţia este puternic condensabilă.
informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât ea
anihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropia
negativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, în
termodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării.
Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu care
utilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţii
direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precum
ziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de
comunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator).
În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatul
acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vor
extinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţiei
cunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia.
Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multe
categorii după următoarele criterii:
1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai;
Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează
concomitent văzului şi auzului.
37
2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu
au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în
diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul
şir de prelucrări informaţionale prevăzute.
3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de
la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului;
Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele
superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de
posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic.
4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se
clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din
cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele
economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele
activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite.
5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din
suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în
cadrul firmei.
6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de
informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe –
beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din
care face parte firma.
7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi:
Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice
inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate
preponderent colegilor sau superiorilor.
8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot
clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie;
Financiar-contabile; Personal; Complexe.
38
grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimente
concrete1.
De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul care
reprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma de
exprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintă
comunicarea.
Informaţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţii
obiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare în
planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea
ce ne înconjoară.
Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează,
indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune deci
că informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este o
informaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real,
atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter de
informaţie.
Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă.
De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informaţiile
economice.
Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-un
anumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite în
urma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţele
despre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe.
Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilor
dobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. În
sinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şi
domeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite.
Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate.
Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre,
litere, Simboluri, coduri şi alte însemne.
Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi dată
astfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentru
a desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia
„prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care
1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999,
pag. 9.
39
afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), au
calitatea de informaţii.
În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite din
patru puncte de vedere:
a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibil
al acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme de
reprezentare respectând riguros anumite reguli.
Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunire
a acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilor
în procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îi
corespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prin
formulă BNF (Backus-Naur Form) astfel:
<data>: = <identificator><atribute><valoare>
41
se poate considera ca atare dacă este utilă unui receptor, sau la ceva,
dacă este ataşată unui consumator, care poate fi un nivel de decizie sau un
nivel de informare;
este produsă (de cineva, sau de ceva) deci are o sursă care o generează,
care poate fi o persoană ca atare, un mijloc tehnic sau de realitatea
înconjurătoare;
informaţie circulă prin canale specifice, sunt transmise, ataşate pe
diferiţi suporţi şi sunt supuse unor modificări şi transformări, pregătiri şi
prelucrări, pentru a servi cât mai bine unor scopuri predefinite de consumatori,
ele circulă între sursa de informaţii şi consumatorul de informaţii,
43
Prin proceduri informaţionale sunt desemnate1 „ansamblul elementelor
prin care se stabilesc modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi
prelucrare a unei categorii de informaţii cu prezicerea operaţiilor de efectuat
şi succesiunea lor, a suporţilor, formulelor, modelelor şi mijloacelor de
tratare a informaţiilor folosite.”
Procedurile informaţionale au un caracter foarte detaliat, şi prin ele se
stabilesc:
1. Suporţii informaţionali utilizaţi - se referă la materialele folosite pentru
consemnarea informaţiilor şi a caracteristicilor acestora. Suporţii utilizaţi
pot fi clasici (documente ale evidenţei tehnico-operative, documente
contabile şi documente statistice) prezentaţi pe formulare de hârtie de
diferite dimensiuni: A4, B5 etc. sau suporţi moderni folosiţi în sistemul de
prelucrare automată a datelor: discuri optice, CD-ROM-uri, DVD-uri,
memorii etc.
2. Succesiunea tratării informaţiilor.
3. Operaţiile care se aplică informaţiilor; modelele şi formulele de calcul
utilizate. Operaţiile care se aplică datelor pot fi: operaţii de culegere a
datelor; operaţii de pregătire, transformare şi verificare a datelor; operaţii
de transmitere, prelucrare, prezentarea datelor precum şi operaţii
administrative.
4. Mijloace utilizate în culegerea , stocarea, prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor.
În contextul pătrunderii noii tehnologii informaţionale, se remarcă o
tendinţă de informatizare a procedurilor informaţionale prin utilizarea tot mai
frecventă a programelor computerizate, şi de asemenea se pune accent
deosebit pe formalizare a procedurilor în special pe tipizare, codificare şi
standardizare.
1
Nicolecu O., Verboncu I. – op. cit., p. 248.
44
1. Mijloace manuale – cuprinde maşina de dactilografiat; maşina de calcul
manual; maşina de contabilizat şi facturat; instrumente clasice (stilou,
creion etc.);
2. Mijloace mecanizate – echipamente mecanografice: maşina cu perforate;
3. Mijloace automatizate – calculatoare; echipamente periferice: imprimante,
scannere.
Referitor la cea de a treia categorie de mijloace, ea prezintă avantajul
creşterii competitivităţii societăţilor care îşi pot permite achiziţionarea şi
implementarea noilor tehnologii informaţionale, dar şi dezavantaje legate de
protecţie, securitate şi etică ( păstrarea secretului de serviciu, protejarea
împotriva hacker-ilor).
45
Mijloace manuale
Mijloace mecanizate
Mijloace automatizate
(Sistemul informatic)
1
Cuvântul INFORMATICĂ provine de la prescurtarea şi preluarea în româneşte a
cuvintelor franţuzeşti: INFORmation autOMATIQUE. Denumirea acestei noi ramuri
a fost introdusă de Academia Franceză, în anul l967, definind-o ca: „Ştiinţa
46
informaţia în sensul ei formal, fără a ţine seama de sensul ei semantic, aşa cum
se procedează în cazul preluării manuale. În accepţiunea actuală, tot mai des
termenul de informatică este substituit cu Tehnologia Informaţiei (IT1).
Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate
sarcinile dintr-un sistem economico-social privind elaborarea de modele,
metode, tehnici, concepte, studii şi sisteme pentru prelucrarea eficientă a
informaţiei, în diverse domenii. Din acest punct de vedere informatica este
definită ca ştiinţa care se ocupă cu studiul şi elaborarea metodelor de
prelucrare a informaţiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul.
Ca activitate practică, informatica are o existenţă dinamică, ea apare şi
se dezvoltă dintr-o necesitate obiectivă, aceea de a rezolva problemele
complexe privind prelucrarea datelor. În stadiul actual de maturizare a
informaticii, aceasta trebuie să urmărească două obiective majore: pe de o
parte, să realizeze, prin metodele şi tehnicile sale, sisteme informatice
performante prin care să asigure accesul larg la informaţie, iar pe de altă parte,
să asigure utilizarea eficientă a tuturor resurselor sistemelor de calcul.
Operaţiile specifice procesului de prelucrare automată a datelor, în
cadrul unui sistem informatic sunt:
a) Culegerea datelor constă în identificarea acestora la locurile unde sunt
generate, şi transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrării automate (benzi,
discuri, cartele, CD-uri etc.). La acest moment datele se numesc date primare;
b) Prelucrarea datelor constă în transformarea acestora din date primare
în date finale, în urma parcurgerii unei succesiuni de operaţii impuse de
cerinţele utilizatorilor şi specificul echipamentelor de calcul şi a tehnologiei de
prelucrare;
c) Transmiterea datelor asigură vehicularea atât a datelor primare de la
sursele generatoare către sistemele de prelucrare automată cât şi a rezultatelor
prelucrării către utilizatori;
d) Stocarea datelor constă în memorarea şi păstrarea (arhivarea) acestora,
pe suporturi de memorie specifice, în scopul unor consultări sau prelucrări
ulterioare.
Datele se transmit sau se memorează în sistemele informatice în formă
digitală după ce au fost supuse unor procese de conversie şi codificare.
Procesare
HARDWARE
SOFTWARE
Sisteme Sisteme Sisteme Rapoarte,
Date de introducere de procesare de ieşire documente şi
alte rezultate
Sisteme secundare
de stocare a datelor
Stocare date
Feedback
50
O analiză completă a sistemului informaţional al unei organizaţii
conduce la identificarea a două tipuri de sisteme informaţionale, şi anume:
(1) sisteme informaţionale formale şi (2) sisteme informaţionale neformale.
Sistemele informaţionale formale se bazează pe definirea şi acceptarea
datelor şi a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea şi
utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, în principiu, structurate, astfel că
operează în conformitate cu anumite reguli predefinite, care rămân mult timp
neschimbate, iar modificările nu se pot realiza uşor.
Sistemele informaţionale neformale se bazează pe acorduri implicite şi
reguli de comportament care nu sunt predefinite. în cazul acestor sisteme nu
există nici un acord cu privire la informaţiile ce trebuie procesate sau stocate.
Astfel de sisteme sunt importante pentru viaţa unei organizaţii, dar nu constituie
un subiect al acestei lucrări.
Sistemele informaţionale pot fi, la rândul lor, clasificate în sisteme care
se bazează pe utilizarea calculatoarelor - sisteme informatice - şi sisteme care
se bazează pe prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion -
sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante
pentru organizaţie, dar nu constituie un subiect al cârtii de faţă, deoarece
reprezintă, în cel mai bun caz, un capitol de istorie.
În concluzie, lucrarea de faţă va trata sistemele informaţionale care se
bazează pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor, în terminologia europeană,
acestea se numesc sisteme informatice şi reprezintă ansamblul de echipamente
conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici şi proceduri specifice
pentru colectarea, procesarea, stocarea şi diseminarea informaţiilor, în vederea
susţinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză şi
monitorizare a activităţilor organizaţionale. Terminologia americană nu
foloseşte denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informaţional
pentru conducere (/W/S- Management Information System), în schimb, se
foloseşte pe scară largă noţiunea de tehnologia informaţiei (IT-Information
Technology), care se apropie mai mult de informatică.
SI de suport al Manageri de
managementului superior nivel superior
Manageri, profesionişti
SI de fundamentare Manageri de nivel mediu,
a deciziilor supervizori
SI de management Manageri, tehnicieni,
SI de automatiza- profesionişti, supervizori
re a muncii de birou
Supervizori şi
SI de procesare a personal
tranzacţiilor operativ
Contabilitate
Comercial
Producţie
Resurse
Finanţe
umane
52
înregistreze în mod corespunzător tranzacţiile. Un sistem de procesare a
tranzacţiilor oferă asistenţă directă nivelurilor operaţionale ale unei firme.
Două aspecte ale sistemului de procesare a tranzacţiilor prezintă o
importanţă deosebită. În primul rând, un sistem de procesare a tranzacţiilor
poate fi de o importanţă vitală pentru extinderea firmei, pentru interacţiunea cu
elementele mediului, deoarece sistemul în sine reprezintă o parte din
interacţiunile firmei cu furnizorii şi clienţii.
Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise
direct din computerul unei firme către computerul altei firme documente
standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc În al doilea rând, sistemul de
procesare a tranzacţiilor este principala sursă de date utilizată de alte sisteme
informatice din firmă.
53
şi secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai
pentru funcţionari şi secretariat, cât şi pentru manageri şi tehnicieni.
1
Nicolescu O., Verboncu I. – op. cit., p. 252-253.
55
1. Distorsiunea constă în modificarea parţială, neintenţionată a
conţinutului mesajului unei informaţii, pe parcursul culegerii, stocării,
prelucrării şi/sau transmiterii acesteia de la emiţător la receptor (beneficiar).
Dintre cauzele care generează distorsiunea cele mai frecvente sunt:
Diferenţele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea
informaţiei;
Folosirea de suporţi informaţionali necorespunzători pentru
înregistrarea informaţiilor;
Manipularea neglijentă a suporţilor de informaţii în procesul
transmiterii lor beneficiarilor;
Utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea şi
transmiterea informaţiilor.
2. Filtrajul constă în modificarea parţială sau totală, intenţionată,
a mesajului sau conţinutului informaţiilor, pe parcursul culegerii, prelucrării,
stocării şi transmiterii acestora de la emiţător la receptor, înainte ca acestea să
ajungă la destinaţie. Cauza filtrajului este una singură, şi anume intervenţia pe
parcursul înregistrării, transmiterii şi prelucrării informaţiilor a unor persoane,
care au interesul ca beneficiarul informaţiei să primească un mesaj schimbat.
Când dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se
reflectă în diminuarea calităţii deciziilor, iar când se produce la nivelul
executanţilor, efectele imediate se resimt pe planul realizării proceselor cu
caracter operaţional. În ambele situaţii efectele pe termen lung sunt scăderea
eficienţei, concomitent cu deteriorarea într-o anumită măsură a climatului de
muncă, a relaţiilor dintre personalul implicat..
3. Redundanţa constă în colectarea, stocarea, înregistrarea, prelucrarea
şi/sau transmiterea repetată a unor informaţii.
Cauza majoră a acestei disfuncţionalităţi informaţionale o reprezintă
absenţa coordonării sau coordonarea defectuoasă a anumitor segmente ale
sistemului managerial. Acest fenomen, în condiţiile implementării unor
subsisteme informatice de tip „baze de date” poate duce la prelucrare
defectuoasă a informaţiilor.
Redundanţa se produce în special când nu se respectă principiul unităţii
de decizie şi acţiune şi se manifestă sub forma cererii aceloraşi informaţii de
către diferiţi beneficiari. Efectele redundanţei constau într-o serioasă risipă de
timp şi mijloace materiale din partea celor implicaţi.
57
Capitolul 3
SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
1
Pisău Gh., Toma C., Mihăilescu I., Elaborarea şi introducerea sistemelor
informatice, Ed. Tehnică, 1975, pag. 23.
2
Orzan Gh, Sistemul informatic al aprovizionării populaţiei —SIAP, BNP-ICI, 1985,
pag. 7
58
baza de date;
ansamblul de personal şi cadrul organizatoric.
(b) Prin metode se înţeleg căile de determinare şi punere în funcţiune,
de perfecţionare şi optimizare a funcţiunilor organismului, pentru a atinge
obiectivele predeterminate.
(c) Prin reguli se exprimă modalităţile de aplicare la un organism a
metodelor. Acestea sunt definite şi formulate concis sub forma unor
ansambluri de operaţii logice şi/sau matematice.
(d) Prin proceduri se înţelege totalitatea operaţiunilor necesare pentru
tratarea informaţiilor şi regulilor prin mijloacele sistemului.
Ca exemplu, se poate arăta metoda gestiunii stocurilor, în care se
găseşte regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lansează o comandă
şi care utilizează procedurile de calcul.
Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilităţii,
metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniară,
programarea dinamică, metode de simulare, teoria grafurilor, teoria utilităţii,
teoria deciziei, metode de proiectare a experimentelor, teoria jocurilor, metode
de culegere, de măsurare şi scalare, metode de analiză multivariantă, metode
de previziuni etc.
(e) Prin mijloacele unui sistem informatic se înţelege totalitatea
uneltelor şi instrumentelor manuale, automate, inclusiv software utilizate
pentru efectuarea de operaţiuni asupra informaţiei: captare, culegere, pregătire,
control, introducere şi extragere, transmitere, concentrare, stocare,
transformare, prelucrare prin calcul aritmetic şi logic, analiză şi interpretare
etc.
Mijloacele cuprind: suporţi, maşini şi oameni.
(a) Se consideră suport tot ceea ce are ataşat informaţii şi serveşte
la transportarea şi/sau stocarea ei în timp şi spaţiu. Se întâlnesc următoarele
tipuri de suporţi:
Materiali, sub formă de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau
grafice (opace sau transparente);
Câmp electric, magnetic sau optic, transmis prin semnale şi pachete;
Experienţa umană, sub formă de date şi informaţii acumulate de
oameni în procesul muncii.
(b) Prin maşini în cadrul mijloacelor unui sistem informatic se
înţelege totalitatea echipamentelor şi dispozitivelor utilizate (ca echipamente
hardware şi instrumente software) pentru a efectua operaţiunile enumerate mai
sus. În această ordine de idei putem enumera:
59
sisteme de calcul, de diferite generaţii şi configuraţii;
echipamentele de captare, culegere, pregătire, transmitere, stocare, de
prelucrare, de redare, de analiză şi interpretare etc.
(c) Oamenii în cadrul unui sistem informatic intervin sub forma de
experienţă umană la nivelul suporţilor, ca specialişti pentru elaborarea,
utilizarea şi exploatarea sistemului (administratori, analişti, programatori,
ingineri sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului în regim off-line sau
online (cyber-nvigatori sau internauţi, cyber-cumpărători, analişti digitali etc.).
Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei „cutii negre”
bazată pe intrări, ieşiri, reguli, proceduri, mijloace şi metode ca şi sistemul
economic.
61
3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE
64
Sisteme destinate activităţii de birotică - (OAS - Office Automatic
Systems) destinate mai ales personalului implicat în procesul prelucrării
informaţiei (contabili, funcţionari, secretari), dar şi managerilor. În această
categorie putem cuprinde: procesoare de texte, procesoare de tabele, sisteme
de poştă electronică etc.
Sisteme destinate cercetării-dezvoltării (KWS - Knowledge Work
Systems) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în cadrul firmei.
Utilizatorii acestor sisteme sunt inginerii, proiectanţii şi ceilalţi specialişti
angrenaţi în activitatea de cercetare-dezvoltare.
Sisteme informatice destinate conducerii (MIS - Management
Information Systems) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină
necesare în procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării
pe termen scurt. În vederea oferirii unei informări relevante, ele permit şi
generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea on-
line a informaţiilor referitoare la perioadele anterioare de gestiune (în vederea
determinării trendului indicatorilor).
Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) oferă
managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în vederea
fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de TPS şi
MIS alături de informaţii provenite din mediul economic exterior (curs valutar,
preţul produselor fabricate de firmele concurente, preţul pe piaţă al materiilor
prime etc.). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele formulate
returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie putem include
sistemele expert caracterizate prin stocarea cunoştinţelor unui expert uman,
sub formă de fapte şi reguli, într-o bază de cunoştinţe utilizată în deducerea de
concluzii prin derularea de raţionamente automate. Sistemele expert pot fi
utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a firmei, în elaborarea deciziei
băncii de acordare a creditelor pentru clienţii săi etc.
Sisteme suport ale executivului (ESS - Executive Support Systems)
reprezintă sisteme informatice destinate conducerii strategice şi permit luarea
unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să
servească la soluţionarea unei anumite probleme, ci să ofere facilităţi
generalizate de calcul şi comunicaţii. Utilizează date privind mediul exterior al
firmei, date sintetizate oferite de MIS şi DSS precum şi cele mai avansate
produse software grafice.
65
3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC
66
memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;
memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;
depozite şi arhive electronice, pentru informaţii cu caracter de istorie
sau care se consultă foarte rar.
Informaţia aflată în memoria unui sistem informatic poate servi în
procesul de prelucrare sau poate fi valorificată prin consultare locală ori poate
fi comunicată utilizatorilor prin intermediul reţelelor de comunicaţie.
68
3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei
69
3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR
PERIFERICE DE INTRARE
ŞI/SAU IEŞIRE
Locale La distanţă
70
3.5.1 Componenta hardware a sistemului
1
digital bit pipe = conductă digitală pentru biţi
73
natura sursei sau receptorului (un telefon digital, un fax digital, un
calculator prin modem, o reţea);
reţelele de calculatoare (LAN, MAN, WAN, INTERNET) sunt
reprezentate de un ansamblu de calculatoare eterogene (staţii şi servere)
şi alte echipamente şi dispozitive de comunicaţie, conectate conform
unor tehnologii specifice. Pentru conectare se utilizează plăcile de reţea,
hub-uri (receptoare, concentratoare) pentru tehnologiile de tip stea sau
inel, comutatoare (switch-uri), cabluri, conectori, porturi etc.
74
3.5.4 Componenta informaţională
75
Capitolul 4
INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII
78
4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA
INFORMAŢIONALĂ
1
Având la bază această idee, firma Boeing a construit cel mai mare, cel mai
economicos şi cel mai sigur avion comercial, modelul Boeing 777, mai întâi pe
calculator. Avionul a fost proiectat şi testat în această lume virtuală, cu mult înainte să
se fi „consumat” o singură bucată de material pentru realizarea sa.
80
informaţii. De exemplu, în cazul roboţilor, fiecare mişcare trebuie programată
minuţios dinainte. Prin intermediul noilor tehnici de prelucrări virtuale,
mişcările unei fiinţe umane vor fi înregistrate şi stocate cu ajutorul tehnicii
senzorilor, care pot fi ulterior imitate şi utilizate de maşinile inteligente1.
f) Informaţia comunicată. Comunicarea este un termen cu mai
multe sensuri de înţelegere. Comunicarea în sens tehnic desemnează transferul
bidirecţional de date şi, într-un sens mai larg, schimb de informaţii.
Contextul comunicării, alături de conţinut, joacă un rol foarte
important. Situaţia specifică în care are loc o comunicare constituie adesea
premisa interpretării corecte a acesteia, întrucât conţinutul poate fi ambiguu
sau neclar.
În publicitate, de exemplu, ambiguităţile joacă un rol din ce în ce mai
mare, întrucât prin combinarea iscusită a conţinutului şi a contextului se poate
obţine efectul de nou şi, prin urmare, o atenţie sporită a celor spre care este
îndreptată informaţia. Tehnologia informaţională transmite astăzi numai
conţinuturi informaţionale. Contextul, pentru utilizator, îl constituie propria
imaginaţie sau realitatea individuală. Din acest motiv, comunicarea în
activitatea economică cu ajutorul tehnologiei online se bazează pe conţinuturi.
Contextul joacă un rol secundar, în sensul că se acceptă anumite premise
tacite.
Comunicarea în cyber-spaţiu face un pas uriaş înainte. În cyber-spaţiu
nu se comunică numai conţinutul, ci se creează şi contextul. Utilizatorul nu
mai este izolat în propriul său context, ci pătrunde în sistem şi, prin aceasta,
într-un mediu creat în mod artificial, care modelează comunicarea în calitate
de context. Astăzi există posibilitatea de a modela acest cyber-spaţiu într-un
mod atât de realist încât nu mai poate fi deosebită de realitate, ceea ce face ca
să fie folosit, în special, în industria de divertisment dar şi în simulatoare
super-sofisticate. Rapiditatea dezvoltării funcţionalităţii software-ului pentru
crearea unor cyber-spaţii realiste este uimitoare.
Se apreciază că software-ul pentru crearea în mod rapid şi realist de
cyber-spaţii va fi disponibil mai devreme decât capacitatea întreprinderilor de
a se folosi din plin de posibilităţile oferite de cyber-spaţiu.
1
Vezi “Toy Story” primul film de lung metraj de animaţie tridimensională realizat şi
proiectat doar pe calculator.
81
4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE
Memoria datelor
Feedback
83
specifice (business pull); schimbarea este rar impusă de tehnologie în sine
(technology push).
Prin natura sa, sistemul informaţional reprezintă un set de metode şi
proceduri destinate colectării, procesării, stocării şi distribuirii informaţiilor
care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptării deciziilor, a coordonării
şi a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informaţionale să fie
computerizate. Interesează totuşi sistemele informaţionale computerizate
(SIC), care joacă un rol foarte important în gestiunea firmei.
Utilizarea pe scară largă a informaţiei şi a tehnologiei informaţiei a
condus la existenţa unei largi game de prelucrări automate a informaţiei
generând chiar o tipologie a acestor procese informaţionale.
În raport cu natura lor specifică, informaţiile se prelucrează diferit,
identificându-se următoarele tipuri de procese informaţionale:
a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei
numerice, după reguli matematice şi logice, şi este larg răspândită în
activităţile care solicită un mare volum de calcule, situaţii şi rapoarte
(economie, management, statistică, cercetare, proiectare etc.). Prelucrarea
datelor se realizează în mod diferit în funcţie de modul de organizare a datelor
în colecţiile de date (nivel de organizare, structură, tip şi operaţiile efectuate
asupra structurii), astfel:
datele organizate sub forma fişierelor de date se prelucrează cu
ajutorul unor programe, denumite interpretoare sau compilatoare şi care diferă
în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate;
datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul
sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD);
date organizate sub forma foilor de calcul tabelar (spreadsheet) se
prelucrează, fie folosind softuri specializate cum sunt procesoarele de tabele,
fie folosind funcţiile de prelucrare a tabelelor din cadrul pachetelor cu
posibilităţi integrate de tratare a informaţiei (texte, tabele, baze de date, grafică
etc.);
Din punct de vedere informatic prelucrarea datelor organizate sub
forma foilor de calcul tabelar prezintă un interes deosebit, datorită uşurinţei cu
care pot fi utilizate procesoarele de tabele, a prezentării sub formă grafică a
datelor din tabele cât şi a simplităţii integrării prelucrării datelor cu prelucrarea
de text în cadrul foii de calcul sau a lucrului cu baza de date.
b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii
specifice lucrului cu texte. Obiectul prelucrării este textul, structurat în
documente, pagini, paragrafe, fraze şi cuvinte. Textul este supus unor operaţii
84
vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii,
modul de aşezare a textului în pagină. Prelucrarea textelor presupune, de
asemenea, operaţii lingvistice, cum sunt, despărţirea automată a cuvintelor în
silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. Se asigură
generarea de hipertext şi hiper-legături, captarea şi prelucrarea imaginilor şi
obiectelor, generarea şi prelucrarea tabelelor, a desenelor grafice, procesarea
ecuaţiilor, gestiunea documentelor etc. În urma acestor operaţii rezultă un
document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran, imprimat pe
hârtie sau microfilm în vederea arhivării.
Prelucrarea textelor se realizează, fie cu programe specializate, fie cu
componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă
destinaţie principală, spre exemplu editorul de texte al sistemului grafic de
operare, sau editoarele de texte ale procesoarelor de tabele şi ale sistemelor
integrate;
c) Procesarea documentelor grafice reprezintă un mod de
utilizare modern şi eficient a tehnologiei informaţiei în vederea receptării,
memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente. Un
document grafic poate conţine informaţii provenite din surse diverse: situaţii şi
rapoarte rezultate din prelucrarea datelor, documente obţinute în urma
prelucrării textelor, tabelelor, şi reprezentărilor grafice realizate cu un procesor
de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională
realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau
color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate
etc.
Procesarea informaţiei organizată sub forma documentelor grafice se
realizează de către programe specializate de tip editoare grafice sau Desktop
Publisher sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele.
Documentele astfel prelucrate se memorează pe suporturi tehnice de date
având o anumită organizare, pentru a putea fi apoi uşor regăsite, consultate la
terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanţă sau
introduse într-un nou proces de prelucrare grafică;
d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea
umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute
prin sinteză electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple
izvoare de informaţie sonoră sau auditivă, percepută analogic şi convertită în
formă digitală cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în
tratarea informaţiei sonore (placa de sunet), cuplate la orice calculator
personal. Se realizează în acest mod o interfaţă acustică a sistemului
85
informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon,
compact-disc, player etc.) precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică
de genul: telefon, interfon;
e) Procesarea de imagini video (imagini în mişcare) completează
gama de posibilităţi media utilizate pe scară din ce în ce mai largă în
tehnologiile TIME1. Informaţia vizuală dinamică este rezultatul captării,
afişării şi perceperii cu ajutorul plăcii de captură video a unui număr de
imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă)
generând privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Pentru captarea
emisiunilor diverselor reţele de televiziune se utilizează placa TV (Tuner TV).
Sursele de informaţie video (imagini în mişcare) sunt diverse: realitatea,
surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi), imagini transmise
(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură
profesională precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate)
realizate pe calculator eu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. În mod
curent prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei
sonore, după cum imaginea este însoţită de sunet sau voce umană.
1
Telecomunications Informatics Media Entertainment = Telecomunicaţii, Informatică
Media şi Divertisment)
86
4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL
87
Culegerea datelor brute se deosebeşte astăzi fundamental de perioadele
anterioare, când se numărau produsele în rafturile şi se consemnau cu ajutorul
unui creion şi a unui bloc de hârtie. Calculatoarele şi tehnologia au redus
masiv costurile culegerii şi circulaţiei datelor.
Prin intermediul sistemelor POS (point of sale - puncte de vânzare), se
culeg date privind vânzările în cadrul magazinelor şi se transmit zilnic, dacă
nu chiar în timp real. Următorii paşi ai prelucrării informaţiei permit obţinerea
de informaţii privind comportamentul consumatorilor, nevoile şi
particularităţile locale. Sistemele videotext pot furniza statistici la cumpărările
online (online-shopping).
1
Un exemplu îl constituie comerţul cu amănuntul, unde se generează în mod regulat
cantităţi mari de date POS dar foarte puţine firme folosesc cu adevărat datele culese,
deoarece nu sunt capabile să le transforme în informaţii precise şi utile.
88
specifice gestiunii bazelor de date. Valoarea datelor se bazează pe capacitatea
de interpretare a acestora.
Pentru a se ajunge de la datele brute la informaţii relevante pentru
utilizator, s-au pus la punct mai multe tehnici. Pe lângă sistemele
convenţionale de interpretare a datelor, în ultimii ani ramura inteligenţei
artificiale s-a ocupat de problematica învăţării din date, a capacităţii de
extragere a informaţiilor din acestea, proiectându-se şi realizându-se baze de
fapte şi cunoştinţe.
Astăzi există perspectiva ca prin abordările de tip data mining să se
dezvolte o cale care să permită extragerea de informaţii relevante din cantităţi
mari de date.
89
Capitolul 5
FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A
BAZELOR DE DATE ŞI DE COMUNICAŢIE
90
Tipurile de structuri logice de date sunt: punctuală, liniară,
arborescentă, reţea, relaţională, orientată pe obiecte.
Colecţiile de date din cadrul unei BD posedă următoarele proprietăţi:
datele din BD sunt persistente adică sunt păstrate pentru o anumită
perioadă de timp, care poate fi mai mare sau mai mică. Datele se cer a fi
memorate şi, eventual, transportate de la sursă la locul de stocare sau de la
stocare la cel de utilizare;
starea unei BD reprezintă întregul ansamblu de date la un anumit
moment. Datele se schimbă în timp datorită producerii unor evenimente
externe sau interne. Aceste schimbări pot fi gândite ca fenomene discrete, ce
determină trecerea BD printr-un număr de stări;
BD denotă integritate atunci când reflectă cu acurateţe universul real.
Unele stări posibile ale BD pot fi valide, altele nu. Conservarea integrităţii
datelor este procesul prin care se sigură tranziţia BD prin stări valide.
Integritatea BD este asigurată exclusiv prin restricţii de integritate, care
reprezintă reguli ce stabilesc cum BD poate rămâne o reflectare corectă, exactă
a universului de discurs. Restricţiile de integritate pot fi statice şi de tranziţie.
O restricţie statică este un invariant al stării, în timp ce restricţiile de tranziţie
vizează trecerile de la o stare a BD la alta;
BD trebuie să asigure posibilitatea accesului concomitent (concurent) a
mai multor utilizatori la date. Pentru fiecare dintre aceştia se stabilesc tipurile
de operaţii asupra datelor la care au de acces;
organizarea datelor în BD trebuie să fie transparentă pentru utilizatori,
indiferent de drepturile de acces pe care le deţin aceştia, în sensul că
modificările în organizarea datelor nu trebuie să afecteze programele de
aplicaţie.
Astfel, o BD, ca un ansamblu de colecţii de date are caracter:
organizat (pe niveluri de organizare a datelor);
coerent (prin asigurarea respectării restricţiilor de integritate, realizarea
protecţiei datelor împotriva incidentelor);
structurat (datele şi legăturile dintre acestea sunt definite şi descrise
conform unui model de date) cu o redundanţă minimă şi controlată;
accesibil mai multor utilizatori, în timp util.
Un sistem BD (cunoscut şi sub numele de bancă de date) reprezintă un
ansamblu de elemente hardware, software şi alte resurse, inclusiv date, prin
care este creată, utilizată şi întreţinută una sau mai multe BD. Arhitectura
sistemului de baze de date este formată din următoarele componente:
91
baza/bazele de date, care reprezintă componenta de tip date a
sistemului;
sistemul de gestiune al bazei/bazelor de date, care constituie
ansamblul de programe prin care se sigură gestionarea şi prelucrarea complexă
a datelor şi care reprezintă componenta software a sistemului de baze de date;
alte componente, precum: proceduri manuale şi automate, inclusiv
reglementări administrative, destinate bunei funcţionări a sistemului
(componenta de proceduri), dicţionarul bazei de date ce conţine informaţii
despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici,
documentaţii (componenta de structură), echipamentele şi sistemele hardware
utilizate (componenta hardware) precum şi personalul implicat, reprezentat de
diferite categorii de utilizatori finali şi personal de specialitate: administrator,
ingineri de sistem analişti, programatori, operatori (componenta de personal).
Datele dintr-o bază de date pot fi structurate pe trei niveluri de
organizare a datelor, în raport de categoria de personal implicată:
1) nivelul conceptual (global), care exprimă viziunea
administratorului BD asupra datelor. Acestui nivel îi corespunde structura
conceptuală (schema) BD, prin care se realizează o descriere a tuturor datelor
într-un mod independent de aplicaţii, ce face posibilă administrarea datelor;
2) nivelul logic, care exprimă viziunea programatorului de
aplicaţie asupra datelor. La acest nivel se vorbeşte de schema externă sau
subschema BD, prin care se realizează o descriere a datelor corespunzătoare
unui anumit program de aplicaţie.
3) nivelul fizic, care exprimă viziunea inginerului de sistem asupra
datelor. Corespunde schemei interne a BD, prin care se realizează o descriere a
datelor pe suportul fizic de memorare
Spre deosebire de organizarea datelor într-o BD, organizarea în
fişiere prezintă numai nivelurile logic şi fizic.
Datele stocate într-o bază de date pot fi de mai multe tipuri precum:
date numerice, texte, grafice, animaţie, imagini statice, imagini dinamice
(video, audio, sunete etc.). Aceste date pot fi generate de calculator sau captate
din realitate şi convertite în formă digitală.
Utilizarea mai multor tipuri de date în cadrul sistemelor bază de date, în
special a celor audio şi video s-a reflectat în utilizarea pe scară din ce în ce mai
mare, în domeniul bazelor de date, a tehnologiilor multimedia, în scopul
realizării de sisteme bază de date multimedia.
Un tip special de date sunt datele spaţiale, utilizate în cadrul sistemelor
de bază de date geografice.
92
Organizarea datelor în baze de date se asigură prin utilizarea unor
modele logice şi a modelelor fizice.
95
5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE
101
Componentele SGBD asigură coerenţa şi integritatea tratând separat
cauzele care pot altera baza de date:
integritatea semantică, controlul accesului concurent,
salvarea/restaurarea;
integritatea semantică este asigurată prin operaţii efectuate de SGBD
asupra datelor şi a prelucrărilor. Aceste operaţii alcătuiesc un set de reguli
numit restricţii de integritate. SGBD asigură astfel de restricţii implicite
(rezultă din modelul de date implementat) şi explicite (proceduri incluse în
programele de aplicaţie);
controlul accesului concurent asigură coerenţa datelor şi este un
obiectiv al SGBD urmărit mai ales la baze de date distribuite. În acest sens
SGBD are o unitate distinctă de prelucrare a datelor numită tranzacţie, care
este constituită dintr-o secvenţă de operaţii marcată de puncte de început şi
sfârşit. Tranzacţia poate fi controlată implicit, când punctele de început şi de
sfârşit sunt automat definite, sau explicit, când punctele de început şi de sfârşit
sunt definite prin comenzi specifice. La execuţia concurentă a tranzacţiilor,
SGBD asigură blocarea accesului la datele utilizate la un moment dat. Aceasta
înseamnă că se interzice accesul celorlalte tranzacţii concurente la aceleaşi
date, până se termină tranzacţia curentă. Tehnica de blocare utilizată de SGBD
se poate aplica la nivelul întregii baze de date, a unui fişier, a unei înregistrări
sau chiar a unui câmp. Ea poate fi aplicată pentru citire (partajabilă) sau pentru
scriere (exclusivă);
salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de
siguranţă şi prin jurnalizarea tranzacţiilor şi a imaginilor. SGBD poate asigura
salvarea automat sau la cererea administratorului bazei de date. Restaurarea
porneşte de la colecţiile de date stocate prin salvare şi refacere consistenţa
bazei de date, minimizând prelucrările pierdute. Restaurarea este asigurată
automat de SGBD, dar se poate realiza şi manual.
6) Asigurarea segmentării datelor se referă nu numai la aspectul
asigurării accesului mai multor utilizatori la aceleaşi date, ci şi la posibilitatea
dezvoltării unor aplicaţii fără a se modifica structura bazei de date. Problema
segmentării se pune la un nivel superior pentru SGBD-urile ce permit lucrul în
reţea.
7) Asigurarea legăturilor între date corespund asocierilor care se
pot realiza între obiectele structurii de date, precum şi a legăturilor dintre
acestea, conform unui model de date. Fiecare tip de model de date permite
anumite legături între date. Un SGBD, care implementează un anumit model
102
de date, va trebui să asigure şi realizarea legăturilor dintre datele
corespunzătoare în conformitate cu schema conceptuală.
8) Creşterea performanţelor globale ale aplicaţiei sunt
influenţate de SGBD. Acesta trebuie să gestioneze un volum mare de date de o
complexitate ridicată, într-un anumit timp de acces rezonabil pentru diferiţi
utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD foloseşte diferite metode de
acces, tehnici de optimizare, tipuri de date. implementarea lor se face în
componente specializate ale SGBD.
9) Administrarea şi controlul datelor sunt asigurate de SGBD, în
sensul că datele pot fi folosite de mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, iar
utilizatori pot avea cerinţe diferite care pot fi şi incompatibile. SGBD trebuie
să rezolve probleme de concurenţă la date, probleme ce apar mai intens la
lucrul în reţele de calculatoare.
103
din cadrul structurii bazei de date, legăturile dintre entităţile bazei de date sau
dintre atributele aceleiaşi entităţi, se definesc eventualele criterii de validare a
datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea
integrităţii datelor. Concretizarea acestei funcţii este schema bazei de date,
memorată într-un fişier, ceea ce permite afişarea şi actualizarea structurii bazei
de date, în orice moment.
Această funcţie a fost mult automatizată în timp, LDD având acum
puţine comenzi. LDD este specific fiecărui SGBD, dar întotdeauna realizează
descrierea datelor conform elementelor modelului de date pe care îl
implementează SGBD respectiv.
Într-un SGBD după realizarea funcţiei de descriere, entităţile bazei de
date sunt deja create ca fişiere vide, care conţine numai structura bazei de date
(schema bazei de date) dar care nu conţin datele propriu-zise;
2) Funcţia de manipulare a datelor este cea mai complexă şi
realizează încărcarea, actualizarea şi regăsirea datelor din baza de date, cu
ajutorul limbajului de manipulare a datelor (LMD), astfel:
a) încărcarea datelor în baza de date se realizează prin operaţii
automatizate sau programate ce asigură şi criteriile de validare necesare;
b) actualizarea bazei de date constă în operaţii de adăugare, modificare
şi ştergere de înregistrări. La operaţiile de adăugare şi de modificare se
păstrează aceleaşi criterii de validare care s-au folosit şi la activitatea de
încărcare a datelor. Actualizarea se realizează numai autorizat, prin asigurarea
unei protecţii corespunzătoare a datelor, pentru a se păstra coerenţa bazei de
date;
c) prelucrarea datelor se realizează prin operaţii de selecţie, ordonare,
interclasare (compunere) şi ventilare (descompunere) efectuate asupra
entităţilor bazei de date. Acestea sunt, de obicei, operaţii premergătoare
activităţii de regăsire a datelor. Multe din operaţiile de prelucrare sunt realizate
cu ajutorul operatorilor din modelul de date pe care îl implementează SGBD;
d) regăsirea (interogarea) datelor constă în operaţii de vizualizare
(afişare pe ecran, imprimare pe hârtie), răsfoire sau de editare a unor situaţii de
ieşire. Situaţiile de ieşire pot fi intermediare sau finale şi se pot obţine pe
diferiţi suporţi tehnici de informaţie (ecran, hârtie, mediu magnetic, optic etc.).
Ele pot avea cele mai diferite forme (punctuale, liste, rapoarte, grafice,
imagini, sunet, video) şi se pot obţine după diferite criterii de regăsire.
Funcţia de manipulare a datelor este cea mai intens folosită în bazele de
date şi este cea mai bine suportată de SGBD faţă de orice sistem de gestionare
a datelor, care există până acum.
104
SGBD manipulează datele într-un mod eficient, utilizând în acest scop
o serie de metode şi tehnici de optimizare a accesului şi a alocării spaţiului de
memorie în calculator. Fiecare SGBD, de la o generaţie la alta şi chiar de la o
versiune la alta, a căutat să îmbunătăţească acest aspect.
Limbajul de manipulare de date (LMD) poate fi cu limbaj gazdă sau cu
limbaj propriu. Cele cu limbaj gazdă sunt dezvoltate prin adoptarea unor
limbaje universale de programare (Cobol, Pascal, C etc.) la cerinţele de
regăsire ale SGBD-ului. Se îmbină astfel puterea unui limbaj universal cu
necesităţile de regăsire a datelor (ex. SGBD: Oracle). Cele cu limbaj propriu
sunt dezvoltate printr-un limbaj specific capabil să unească puterea
procesorului software cu cerinţele de regăsire dintr-un anumit tip de bază de
date (ex. SGBD: Foxpro).
Pentru activarea de regăsire există limbaje de interogare specializate
care pot fi incluse în LMD sau pot exista ca atare. Ele au apărut datorită
lărgirii gamei de utilizatori ai bazelor de date, care îi include tot mai mult şi pe
neinformaticieni. Pentru aceştia au fost necesare facilităţi de regăsire simple şi
prietenoase, apropiate de modul de lucru şi de gândire uman. În acest sens,
limbajele de tipul SQL au cele mai bune performanţe;
3) Funcţia de utilizare asigură mulţimea interfeţelor necesare
pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. Pentru realiza
această funcţie SGBD trebuie să asigure facilităţi pentru mai multe categorii
de utilizatori ai bazei de date: beneficiari, specialişti, administratorul bazei de
date.
a) Beneficiarii reprezintă categoria utilizatorilor finali şi intensivi ai
unei baze de date. SGBD le oferă acestora limbaje neprocedurale şi alte
facilităţi de interogare (generatoare, utilitare etc.) a bazei de date într-o formă
simplistă şi interactivă. Aceşti utilizatori nu trebuie să cunoască structura bazei
de date şi nu trebuie să ştie să programeze, SGBD ajutându-i interactiv în
utilizarea bazei de date. În acest sens SGBD oferă: meniuri cu opţiuni
sugestive, ferestre, şabloane pentru diferite forme, autodocumentarea (help-uri,
mesaje, ferestre explicative etc.);
b) Analiştii programatori creează structura bazei de date şi realizează
proceduri automate de exploatare a bazei de date. SGBD oferă acestor
utilizatori limbajul de descriere şi limbajul de manipulare a datelor precum şi
interfeţe cu limbaje universale. Acestea sunt de putere şi complexitate diferită,
de la un SGBD la a1tul, oferind atât elemente neprocedurale cât şi procedurale
specialistului în informatică. Cu aceste elemente el descrie schema externă
(logică) a bazei de date şi asigură manipularea complexă a datelor;
105
c) Administratorul bazei de date este un utilizator special şi are un rol
hotărâtor în ceea ce priveşte funcţionarea optimă a întregului sistem. Datorită
importanţei acestei categorii de utilizatori, SOBD are o funcţie distinctă în
acest sens;
4) Funcţia de administrare este complexă şi dependentă de
competenţa administratorului bazei de date. Administratorul care are o bogată
experienţă de analiză, proiectare şi programare, organizează şi administrează
baza de date în toate etapele de realizare a acesteia. Astfel el organizează baza
de date conform unei anumite metodologii, realizează schema conceptuală a
bazei de date, coordonează proiectarea bazei de date. Pentru toate aceste
lucruri SGBD oferă o serie de instrumente şi utilitare specializate.
În etapa de exploatare a bazei de date, administratorul are rolul de a
autoriza accesul la date (acordă conturi, parole etc.), de a reface baza de date
în caz de incidente (prin jurnalizare, copii de siguranţă), de a utiliza eficient
spaţiul de memorie internă şi externă (prin organizare şi lansarea unor
programe de optimizare), de a realiza o serie de analize statistice din baza de
date (număr şi tip de utilizatori, număr de accese, număr de actualizări etc.).
Pentru fiecare din aceste activităţi SGBD oferă instrumente şi tehnici de lucru.
În cazul lucrului în reţea de calculatoare cu baze de date distribuite,
SGBD a dezvoltat foarte mult componentele software destinate
administratorului. Acest lucru este determinat de faptul că baza de date este, în
acest caz, de mare complexitate, datele sunt distribuite pe calculatoarele din
nodurile reţelei, iar utilizatorii sunt de toate tipurile şi în număr mult mai mare.
În principal pentru funcţia de administrare, dar parţial şi pentru celelalte
funcţii, SGBD asigură protecţia bazei de date.
Protecţia bazei de date este un ansamblu de măsuri necesare pentru
asigurarea integrităţii şi securităţii datelor. Măsurile necesare sunt asigurate, în
mare parte, de facilităţile oferite de SGBD dar şi prin alte instrumente
construite de proiectantul bazei de date.
Integritatea datelor se referă la corectitudinea datelor încărcate şi
manipulate astfel încât să se respecte restricţiile de integritate ale modelului
implementat de SGBD.
Securitatea (confidenţialitatea) datelor înseamnă interzicerea accesului
la date pentru utilizatorii neautorizaţi.
106
Capitolul 6
107
România ca şi alte ţări emergente este confruntată cu fenomenul
cunoscut sub numele de prăpastie digitală sau Digital Divide, adică decalajul
care există în folosirea tehnologiei informaţiilor şi Comunicării (TIC) în
organizaţii, între straturi diferite ale societăţii, la nivelul ţării faţă de alte ţări.
Lărgirea prăpăstiei digitale poate fi considerată un al patrulea risc major
generat de TIC.
Societatea informaţiei şi în perspectivă societatea cunoaşterii
propulsează societatea pe o nouă treaptă de dezvoltare în care informaţia şi
cunoştinţele devin resurse primare care adaugă valoare activităţilor economice,
creează un nou standard de viaţă şi democratizează societatea. Un al cincilea
risc major poate fi de aceea evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei.
O nouă economie s-a născut şi transformă economia existentă: noua
economie a informaţiei. Schimbarea produsă de folosirea tehnologiilor
informaţiei şi comunicaţiilor (TIC) afectează toate domeniile şi toate
întreprinderile. Fenomenul Internet amplifică transformarea, punând la
dispoziţie pe scară largă oamenilor şi organizaţiilor resursele informaţionale.
Dacă electricităţii i-a trebuit un secol pentru a pătrunde în întreaga
lume, reţelele Internet şi intranet sunt astăzi folosite de aproape un miliard de
oameni şi aplicaţiile bazate pe ele se răspândesc rapid. A fost construită o
nouă infrastructură tehnică. Industriile legate de TIC creează locuri de muncă
într-un ritm de două ori mai rapid decât celelalte industrii. În timp ce
cheltuielile de resurse fizice pe unitatea de produs fabricat au scăzut constant
în ultima sută de ani, volumul de informaţie şi cunoştinţe înglobate în produse
a crescut în aceiaşi perioadă cu acelaşi ritm.
Informaţia se constituie astfel ca o resursă nouă, un adevărat capital al
economiei moderne. Impactul TIC asupra afacerilor conduce la schimbarea
percepţiei asupra informaţiei ca factor de producţie. Dac înainte o afacere era
echivalentă cu oameni, tehnologii şi capital, în noua economie vorbim de
oameni, tehnologii, capital şi informaţie. Se produce un efect de transformare
a resurselor informaţionale asupra industriei şi o dispariţie gradată a graniţelor
între produse şi servicii.
Managementul informaţiei şi cunoştinţelor se dezvoltă ca funcţie a
afacerilor şi ca o nouă funcţie în organizaţie, apar oportunităţi noi de afaceri
bazate pe TIC.
Personalul ocupat cu informaţia devine din ce în ce mai numeros.
Vincent(1989) subliniază că timp de 3 secole (1700-1950) în SUA ponderea
acestuia a fost apreciată la 5% pentru ca odată cu răspândirea TIC acest
procent să crească la peste 67% la sfârşitul secolului XX.
108
Dimensiunea acestei industrii se reflectă şi în alte sectoare economice.
Industria TIC atrage cel mai mare nivel al investiţiilor, în cea mai mare parte
nu spre companiile informatice, ci spre clienţii acestora. Industria TIC este
azi cea mai importantă industrie din SUA. Se estimează cheltuielile globale
pentru TIC care ating circa 2.400 miliarde dolari SUA, adică 7,6% din
produsul brut al întregii planete. Cheltuielile TIC la nivel de organizaţie,
ramură economică, ţară, regiune geografică au ajuns să fie considerate ca
relevante pentru comportamentul economic al entităţii respective.
109
evoluţiile informaţionale, manageriale şi economice ale întreprinderii. La baza
masivei dematerializări a informaţiilor se află o serie de procese şi mijloace,
care înainte nu existau sau numai sporadic, fără a avea o pondere
semnificativă. Între acestea menţionăm: tehnica modernă de calcul şi, fireşte,
în primul rând computerele; tehnologiile informaţionale moderne; codificarea
informaţiilor; constituirea de baze de date; Internetul şi Intranetul. Fără
îndoială că la baza dematerializării informaţiilor se află şi multe alte elemente
care ţin de pregătirea informaticienilor, concepţia managerială, cultura
organizaţională, structura şi funcţionalitatea proceselor economice etc.
Dematerializarea informaţiilor este frecvent asociată cu
dezintermedierea.
Dezintermedierea, care se află abia la început, este posibilă datorită
aceloraşi progrese tehnice şi tehnologice menţionate. Spre exemplu,
potenţialul cumpărător al unui produs nu mai are nevoie să contacteze
comerciantul cu ridicata sau amănuntul, ci apelează direct fabricantul de
produs, ce îi transmite toate informaţiile solicitate, inclusiv vizualizarea
acestuia în multiple ipostaze, uneori chiar mai multe decât sunt posibile, prin
contactul direct. Un exemplu binecunoscut este şi plata salariilor în cont
personal, accesat apoi prin cărţi de credit, ceea ce elimină multiple operaţii şi
informaţii intermediare.
Expresiile dematerializării şi dezintermedierii informaţiilor sunt
multiple. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor sunt componente
ale evoluţiei spre economia bazată pe cunoştinţe. Ele marchează paşi înainte în
creşterea aplicativităţii informaţiilor, în dobândirea de către o mare parte a lor
a statutului de cunoştinţe, în accepţiunea pe care o au în contextul noii
economii sau a economiei bazate pe cunoştinţe. Dematerializarea informaţiilor
este o expresie majoră a dematerializării economiei, modalitate majoră de
manifestare a economiei bazate pe cunoştinţe.
Până în deceniul al IX-lea, introducerea tehnologiei de vârf, inclusiv a
celei informatice, era focalizată în sfera sarcinilor cu caracter operaţional.
Fabricaţia asistată de calculator, robotizarea, constituirea şi utilizarea bazelor
de date, prelucrarea textelor, transferul datelor reprezentau domeniile de vârf
ale utilizării informaţiei. În prezent, ca urmare a progreselor de natură
tehnologică, a acumulărilor de cunoştinţe informatice şi manageriale,
abordările informaţional-manageriale din întreprinderile de vârf se
concentrează în alte zone: constituirea de reţele cuprinzând diferite posturi de
muncă, realizarea schimbului de informaţii şi a interacţiunii dintre salariaţi şi
ceilalţi stakeholderi ai organizaţiei, precum şi dintre agenţi economici,
110
coordonarea sarcinilor şi facilitarea muncii simultane la acelaşi proiect, crearea
de noi servicii pentru întreprinderi şi a unor noi forme ale muncii.
Fără nici o îndoială, comerţul electronic constituie una dintre cele mai
decisive mutaţii care se produc în economia şi întreprinderea contemporană,
113
cu multiple şi intense consecinţe economice şi sociale, încă prea puţin
cunoscute. Potrivit specialiştilor care au elaborat cunoscutul proiect al U.E.,
FAIR (Forecast and Assensment of the Socio-Economic and Policy Impact of
Advanced Communications and Recommendation).
În opinia noastră, definiţia comerţului electronic, deşi exactă, nu
punctează suficient faptul că acesta reprezintă un nou mod, radical deosebit de
precedentele, de concepere, derulare şi finalizare a tranzacţiilor economice.
Comerţul electronic se deosebeşte de precedentele tipuri de tranzacţii
economice prin cinci elemente (vezi figura nr. 9):
Ca urmare, structura şi dimensiunea unei părţi apreciabile dintre
activităţile firmelor se schimbă. Se dezvoltă modalităţi orizontale de
organizare a activităţilor, calitatea şi viteza informaţiilor procesate se
amplifică substanţial şi va creşte flexibilitatea forţei de muncă. Impactul
informaţiilor asupra managementului, funcţionării şi performanţelor
organizaţiei devine covârşitor.
115
6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional
117
(junk-stuff, spam-mail), care îţi pot sta în cale atunci când cauţi ceva
important.
În ceea ce priveşte vânzarea produselor prin Internet, trebuie avut în
vedere faptul că omul modern este din ce în ce mai “ocupat”, ceea ce înseamnă
că timpul aferent achiziţionării de produse este redus. În acest sens, Internetul
diminuează timpul pe care o firmă sau o persoană sunt obligate să-l consume
pentru adoptarea deciziilor. Se vorbeşte despre „timpul Internet”. Se apreciază
comparativ că 1 lună timp Internet înseamnă 3 ani timp real.
De asemenea, trebuie să avem în vedere faptul că, în primul rând,
principala preocupare a celor care furnizează servicii constă în satisfacerea
necesităţilor clienţilor lor. Într-o lume în care clientul pasiv s-a transformat
într-o persoană activă, care are la dispoziţie un volum mai mare de cunoştinţe,
se creează o mare confuzie, afectând modul în care asigurătorii, în general,
abordează piaţa şi determină care sunt informaţiile despre clienţi pe care
trebuie să le deţină.
Internetul este cea mai mare sursă de informaţii atât în ceea ce priveşte
volumul informaţiilor furnizate prin această reţea, cât şi în ceea ce priveşte
viteza cu care se pot obţine aceste informaţii. Se poate spune că Internetul este
o reţea de telecomunicaţii mare şi eterogenă. Până acum, cei care operau pe
Internet (firme şi clienţi) au fost preocupaţi de securitatea operaţiilor efectuate
prin Internet. De exemplu, clienţii sunt precauţi în privinţa introducerii
numărului lor de card pe Internet, temându-se că datele pot fi furate. Această
reacţie nu trebuie să ne surprindă, deoarece chiar au fost reclamate astfel de
cazuri. Problema securităţii a fost rezolvată prin utilizarea exclusivă a
cardurilor emise de consorţii puternice (Master Card şi Visa). Pe măsură ce
problemele de securitate sunt rezolvate, tranzacţiile financiare prin Internet vor
deveni obişnuite atât pentru persoanele fizice, cât şi pentru firme.
Afacerile pe Internet au apărut din ce în ce mai des în noua
infrastructură. Prin intermediul Internetului, clienţii sunt contactaţi direct şi
întrebaţi în legătură cu informaţiile dorite, fără a mai fi nevoie de deplasarea la
faţa locului a agenţilor de vânzare.
Industria serviciilor este considerată lider în comerţul electronic, însă
multe alte sectoare o urmează îndeaproape. În general, comerţul electronic
determină scăderea costurilor de efectuare a tranzacţiilor. Prin intermediul
unui canal electronic, o firmă poate face cunoscute clienţilor atât oferte
proprii, cât şi oferte ale altor firme, inclusiv produse non-competitive sau
competitive, în schimbul unor comisioane corespunzătoare. Sistemele “punct
de vânzare” ale marilor firme de vânzare cu amănuntul sunt în atenţia multor
118
bănci. Aceste sisteme permit clienţilor să folosească o varietate de metode de
plată şi să-şi retragă cu uşurinţă bani din conturi.
Liderii în comerţul cu amănuntul îşi desfăşoară deja operaţiunile de
vânzare online, folosind canale electronice şi, în prezent, aceştia furnizează
experimental servicii bancare tradiţionale (depozite bancare, împrumuturi
pentru maşini, case) în cadrul supermarketurilor. Directorul general al unui
lanţ de supermarketuri a declarat recent că mai mult de 50% din venituri se
obţin online şi că, de Crăciun, firma a trebuit să depoziteze bani lichizi în
magazinele sale, pentru a obişnui clienţii să folosească punctul de vânzare şi
pentru retragere de cash din conturile bancare.
În prezent, reţelele bancare pe Internet sunt independente din punct de
vedere operaţional şi geografic. Aceste reţele oferă o gamă largă de servicii,
printre care verificarea contului, efectuarea de împrumuturi, efectuarea de plăţi
şi multe altele.
Liderii bancari răspund noilor competitori electronici în mai multe
moduri. În primul rând, îşi formează reţele de baraj fire-wall care să asigure
securitatea tranzacţiilor electronice ale acestora şi, în general, securitatea
comerţului electronic. În al doilea rând, îşi analizează capacităţile proprii
privind investiţiile în tehnologia informaţională pentru a dispune de o
infrastructură a tehnologiei informaţionale care să le permită să fie
competitivi. Firmele devin în acest mod tort mai integrate în această lume a
comerţului electronic.
Mărimea investiţiilor în tehnologia informaţională, oportunităţile
strategice pe care aceasta le oferă, imposibilitatea opririi tranziţiei către
comerţul electronic fac ca deciziile pe termen lung privind investiţiile în
tehnologia informaţională să fie foarte importante pentru noua infrastructură.
Infrastructura informaţională permite creşterea performanţelor înregistrate în
activităţile unei firme, oferind, în acelaşi timp, conducerii informaţiile
necesare. Această infrastructură are multe în comun cu infrastructura publică a
drumurilor şi a podurilor, şcolilor, spitalelor, care trebuie finanţată centralizat
şi concepută înainte de a fi cunoscute necesităţile concrete ale afacerii.
În general, firmele care obţin profit mare pe termen scurt deţin
infrastructuri limitate la nivelul firmei, în timp ce firmele mult mai inovative,
care obţin venituri mari din noile produse, deţin infrastructuri extensive.
119
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI
AVANTAJUL COMPETITIV
120
optimizarea lanţului informaţiei şi colaborare informaţională cu furnizorii
iau locul optimizării lanţului fizic şi colaborării fizice cu furnizorii;
globalizarea virtuală este mai importantă decât locaţia fizică, etc.
Noua economie a generat un nou tip muncă, aceea cu informaţia, şi un
nou tip de muncitor: lucrătorul cu informaţia. Acesta se caracterizează prin
capacitatea de a raţiona şi cunoaşte la un nivel ridicat, educaţie, experienţă,
personalitate şi motivare diferite de muncitorul erei industriale.
Se prefigurează transformarea lucrătorului cu informaţia în lucrător cu
cunoştinţele. Dacă lucrătorul cu informaţia produce, procesează,
înmagazinează, transmite şi compară informaţia, un lucrător cu cunoştinţele va
proiecta informaţie care produce valoare, deci cunoştinţe.
Reţelele Internet/intranet au devenit cel mai mare sistem creat de om,
un fenomen care reflectă în plan ştiinţific, tehnic şi comercial evoluţia
societăţii umane la sfârşitul secolului XX, începutul secolului XXI. Este de
remarcat că în sistemul de telecomunicaţii mondial s-a ajuns la o densitate de
linii telefonice de17% după peste 160 ani de evoluţie, în timp ce numai după
25 ani densitatea globală a utilizatorilor Internet este de 10%aşa cum o arată
principalele statistici internaţionale (C-I-A 2004, ClickStats 2004). Se poate
deci vorbi fără îndoială de Internet şi în context de intranet ca despre un
fenomen global şi care accentuează globalizarea.
Un sistem de tip Internet este vulnerabil. Ansamblul Internet fiind un
sistem de sisteme care creşte rapid şi cu o infrastructură destul de puţin fiabilă
există numeroase elemente de vulnerabilitate care au generat preocupări pentru
studierea acestora.
Volumul de informaţie stocată şi accesibilă pe Internet creşte cu
repeziciune. După anumite estimări1 acesta ar putea fi estimat la 1016 - 1017
bytes. Din această informaţie circa 50% este în mişcare, din care 40% local şi
10% la distanţă în reţelele de arie largă.
Tehnologiile moderne de data mining şi de arhivare sau management
management al documentelor permit un acces la informaţie complex, rapid şi
la costuri scăzute aşa cum nu a existat în istorie. Unii chiar vorbesc de
dispariţia bibliotecilor sau a documentelor tipărite, deşi desigur este vorba
numai de tendinţe.
1
Vulnerabilitatea si riscuri in contextul noii economii-Vasile BALTAC- Şcoala
Naţională de Studii Politice şi Administrative; disponibil la adresa de internet :
http://www.racai.ro/RISC1/VasileBaltac.pdf
121
După cum se poate observa în Fig. 6.1 s volumul pieţei IT din
România creşte continuu, toate segmentele de piaţa IT au avut o creştere
rapidă în perioada anterioară.
122
Capitolul 7
124
Sisteme fără oameni se comportă diferit faţă de sistemele cu
interacţiune umană puternică. În Internet sunt zeci de milioane servere şi
aproape un miliard de oameni. Acţiunea umană devine astfel factorul principal
de vulnerabilitate. Dimensiunea Internet devine comparabilă din punct de
vedere al complexităţii interacţiunilor cu colectivităţile umane. Se pune
justificat întrebarea dacă studiul organizării societăţii umane nu este o sursă de
soluţii pentru scăderea vulnerabilităţii ?
Vulnerabilitatea societăţii umane este şi ea foarte mare. Societatea
reprezentată ca sistem are în noduri oamenii care sunt extrem de nefiabili.
Sistemele din Internet şi societatea umană au multe asemănări şi anume multă
redundanţă, comunicare, vulnerabilitate a informaţiei stocate în creştere în
timp. Globalizarea intensifică forţa atacurilor şi asupra societăţii, la fel cum în
mod pregnant se manifestă şi în Internet.
Este un fenomen necontestat că vulnerabilitatea sistemelor în contextul
Internet este mare şi în creştere. Soluţii tehnice există , sunt însă scumpe, greu
de generalizat şi vor avea succes limitat. Soluţii pot fi însă găsite prin analogia
cu societatea umană. Societatea a fost confruntată încă din fazele incipiente cu
problema vulnerabilităţii ei. Soluţii găsite au fost diverse, de la construcţii şi
comunităţi fortificate la folosirea de sisteme de alarmare eficiente.
Nu este o dilemă să decizi dacă se pun uşi blindate la toate casele dintr-
o comunitate sau se folosesc forţe de ordine eficiente. Societatea umană a
optat de timpuriu pentru o organizare prin legi şi reguli şi instituţii de aplicarea
acestora. Lumea Internet va trebui să evolueze de la absenţa reglementării la
reglementări naţionale şi globale. Reglementările pot reduce vulnerabilitatea
cu costuri mai mici decât măsurile tehnice. Lumea Internet poate deveni
globală, democratică şi sigură şi prin măsuri tehnice şi prin reglementări
internaţionale.
Opozanţii unei asemenea abordări pot invoca spiritul de liberă iniţiativă
(free enterprise) care a contribuit mult la creşterea Internet şi piedicile pe care
reglementările le-ar putea pune dezvoltării în continuare. Trecerea la utilizarea
Internet în ample aplicaţii economice, de învăţământ, culturale, de
administraţie publică face ca ignorarea problematicii vulnerabilităţii să devină
un factor de frânare chiar mai mare decât acela al unor reglementări insuficient
fundamentate. Prin caracterul său global fenomenul Internet cere reglementări
globale transfrontaliere.
După, ziua de 11 septembrie 2001 s-a schimbat major percepţia
generală asupra vulnerabilităţii şi măsurilor necesare de reducere a ei.
Sofisticatele sisteme de monitorizare electronică a comunicaţiilor nu au putut
125
preveni tragicele evenimente din acea zi si altele similare. Ulterior s-a investit
enorm, în special în sisteme de identificare şi protecţie electronică, dar în
paralel reglementările naţionale şi internaţionale au fost adaptate mai bine la
noua situaţie în care a devenit clar că tehnologiile noi sunt folosite şi pentru
protecţia oamenilor, dar şi de către terorişti, noua ameninţare a secolului XXI.
126
Utilizatorii interni sunt la fel de periculoşi ca şi cei externi firmei.
Acesta este un lucru foarte important, deoarece persoanele care au acces la
sistemul informatic al firmei respective nu trebuie „să spargă codurile” pentru
a intra în sistem.
Riscurile aferente activităţii pe Internet cresc de fiecare dată când se
deschide o poartă în reţea, adică de fiecare dată când se permite accesul unei
persoane din exterior în reţeaua firmei.
Afacerile electronice reprezintă o activitate relativ nouă şi majoritatea
firmelor prezente pe Internet nu sunt pregătite pentru asigurarea securităţii
activităţii lor. În acest caz, pierderile nu sunt numai de ordin financiar, fiind
afectată şi reputaţia firmei.
În prezent se tranzacţionează lunar pe Internet miliarde de dolari, fapt
care arată amploarea pe care o iau afacerile ce se desfăşoară prin intermediul
Internetului. În prezent se estimează că există peste 800 milioane de utilizatori
ai Internetului. Printre nevoile principale ale acestora se numără existenţa unui
mediu stabil, care să inspire încredere. Trecerea la comerţul electronic
presupune trecerea de la sistemul tradiţional, când banii şi informaţiile erau
schimbate personal, la afaceri pe Internet, care este un mediu prin excelenţă
anonim, necunoscându-se în realitate persoana de la celălalt capăt al firului.
De aici rezultă necesitatea crescândă a asigurării securităţii operaţiilor
efectuate pe Internet. Există nenumărate moduri de asigurare a securităţii:
soluţii hardware, soluţii ce vizează informaţiile, cum ar fi cunoaşterea
clienţilor, a partenerilor de afaceri etc.
De exemplu, pentru a garanta securitatea site-urilor lor, multe firme
utilizează certificate digitale (digital certificates) pe lângă sistemele
tradiţionale de autentificare. Acestea sunt asemănătoare cărţilor de credit şi
sunt folosite pentru a identifica clienţii atunci când consultă un site.
Certificatele digitale sunt personalizate prin intermediul unor inscripţii
personale şi al unor coduri de acces.
Utilizarea acestor certificate digitale s-a extins în prezent. Ele au fost
create atât pentru o mai mare siguranţă a tranzacţiilor, cât şi datorită necesităţii
de a personaliza relaţia cu clienţii, pentru a o putea păstra cât mai mult. Astfel,
accentul nu se pune pe creşterea vânzărilor pe Internet, ci pe calitatea
serviciilor oferite.
În lumea afacerilor prin Internet, prin conectare la întregul mapamond,
firma este responsabilă în faţa întregii lumi, pentru informaţiile pe care le
furnizează.
127
Un alt tip de riscuri ce apar ca urmare a prezenţei pe Internet a unei
firme îl constituie riscurile poştei electronice. Astfel, atunci când o firmă
transmite un mesaj e-mail fără a avea nici un soft pentru detectarea viruşilor,
există posibilitatea transmiterii unui mesaj e-mail infectat către toţi clienţii sau
potenţialii clienţi.
Managementul riscului în domeniul afacerilor pe Internet presupune
dezvoltarea continuă a ciclului de viaţă al produselor. Oricând, de-a lungul
etapelor ciclului de viaţă, o firmă trebuie să aibă garanţia responsabilităţii sale
pentru absolut orice decizie adoptată: de la modul în care alege furnizorii, la
modul de alegere a tipului de activitate, la reţeaua pe care o va utiliza, la
modul de acces în reţea etc.
În esenţă, managementul riscului pentru activităţile prin Internet
implică:
evaluarea riscurilor;
dezvoltarea controlului daunelor;
compatibilitatea sistemelor;
elaborarea unui plan de reacţie în caz de urgenţă.
De asemenea, pentru prevenirea riscurilor aferente activităţii pe Internet
sunt eficiente:
controalele organizaţionale (numirea unei persoane care să fie
responsabilă de securitatea sistemului informaţional);
verificarea personalului (verificarea activităţilor desfăşurate de
angajaţi);
controale fizice on-site;
controalele tehnice (verificare a compatibilităţii sistemelor utilizate);
instruirea adecvată a personalului (stabilirea unui set de cerinţe şi
reguli pentru persoanele care au acces în reţea).
De asemenea, trebuie să se stabilească foarte clar cine sunt persoanele
şi care sunt competenţele persoanelor implicate în managementul riscului
aferent activităţii pe Internet.
În concluzie, putem spune că elementele fundamentale ale prevenirii
riscurilor în domeniul afacerilor pe Internet se are în vedere: confidenţialitatea
informaţiilor; integritatea informaţiilor; disponibilitatea informaţiilor precum
şi detectarea riscurilor potenţiale; creşterea gradului de instruire al
personalului pentru reacţia rapidă în situaţii neprevăzute.
În viitor, este de aşteptat ca fraudele să apară în zonele cel mai puţin
riscante şi neadecvat protejate, care aduc câştiguri mari. O protecţie eficientă
va duce la minimizarea pătrunderilor ilegale, în timp ce lipsa ei nu numai că va
128
permite intruziunea, dar faptul că există posibilitatea de a penetra sistemul va
deveni cunoscut şi va creşte numărul incidentelor de acest tip. Trebuie
realizată o evaluare a sistemelor interne şi a structurii interdepartamentale.
Altă categorie de fraude prin reţeaua Internet, cu care se confruntă orice
persoană conectată la reţea, o constituie fraudele ce au ca obiect mesajele e-
mail. Deşi singura persoană care primeşte mesajul este destinatarul, acest lucru
nu îl împiedică pe oricare intrus, de la cel care încearcă să spargă sistemul,
până la persoana care administrează serverul, să îl vizioneze. Există o
modalitate de a proteja documentele prin “criptarea” lor. În principiu, există
două modalităţi de criptare: codificarea şi decodificarea cu aceeaşi cheie şi
utilizarea cheilor publice şi private.
Acest domeniu nu este suficient reglementat şi, de aceea, acest lucru
reprezintă o problemă importantă, care va trebui rezolvată. În prezent numai
ţările dezvoltate au adoptat unele legi cu privire la utilizarea Internetului şi la
comerţul electronic. Aceste legi vizează, în principal, stabilirea unor reguli în
ceea ce priveşte confidenţialitatea datelor, deoarece aceasta reprezintă un
element deosebit de important în desfăşurarea activităţii într-un mediu anonim
cum este Internetul.
Un exemplu în acest sens îl constituie “Economic Union Data
Protection Act”, ce reglementează modul în care se pot trimite informaţii din
SUA în Uniunea Europeană şi viceversa. Astfel, de fiecare dată când se trimit
informaţii referitoare la clienţi în afara Uniunii Europene trebuie ca respectivul
client să îşi dea acceptul pentru realizarea acestei operaţii.
Motivul pentru care Uniunea Europeană a impus o astfel de
reglementare îl constituie faptul că se doreşte menţinerea persoanelor
interesate să facă afaceri în Europa, în graniţele acesteia. Aceste reglementări
au deci şi o latură economică, pe lângă aspectele legate de securitatea datelor.
Prin astfel de reglementări se evidenţiază diferenţele între desfăşurarea
comerţului electronic în Statele Unite, care încearcă realizarea unei alianţe cu
Japonia, şi Europa. Se încearcă găsirea unei soluţii pentru armonizarea
concepţiilor americane cu cele japoneze, pe de o parte, şi cu cele europene pe
de altă parte. Reglementările ce privesc buna cunoaştere a clienţilor se aplică
în mediul bancar şi în întreaga comunitate financiară şi a ofertanţilor de
servicii, având ca scop protejarea clienţilor, prin supravegherea firmelor cu
care aceştia colaborează. Uniunea Europeană a adoptat o nouă metodă de
protecţie a confidenţialităţii informaţiilor puse la dispoziţia cetăţenilor străini,
urmărindu-se mai multe obiective, printre care:
129
uniformizarea sistemelor de securitate atât în UE, cât şi în afara
acesteia;
monitorizarea informaţiilor;
existenţa unor pagini de Web, sau a unor adrese, în care să se
înregistreze reclamaţiile clienţilor;
actualizarea informaţiilor de pe paginile Web.
De asemenea, au apărut grupuri private ce acţionează ca reglementatori
în domeniu, având ca membri cele mai importante organizaţii, şi care îşi
desfăşoară în prezent activitatea pe Internet, impunând o serie de standarde în
ceea ce priveşte dezvoltarea de soft şi dezvoltarea modului de utilizare a
datelor individuale într-un mediu.
Se aşteaptă apariţia unor reglementări pentru urmărirea datelor
referitoare la clienţi. Este posibil ca să se ceară în curând să se realizeze
investigaţii independente, asupra persoanelor cu care firmele colaborează pe
căi electronice, în conformitate cu legile “Know Your Customer” (Cunoaşte-ţi
clientul), care se aplică deja în domeniul bancar şi al valorilor mobiliare.
O altă problemă cu care firmele se confruntă în ceea ce priveşte
activitatea acestora pe Internet sunt “attack-site-urile”. În general, attack-site-
urile reprezintă o colecţie de plângeri şi nemulţumiri din partea clienţilor la
adresa serviciilor slabe oferite pe Internet de către diferite firme. Există însă
cazuri în care ele sunt realizate chiar de către angajaţii firmei respective, sau
de firme concurente. Scopul acestora este să atace firmele răspândind
informaţii compromiţătoare, comentarii tendenţioase, zvonuri nefondate.
Pentru o societate de asigurări este foarte dificil să răspundă unor astfel de
atacuri.
Cele mai eficiente metode de apărare împotriva unor astfel de atacuri
sunt:
înregistrarea numelor site-urilor firmelor care au desfăşurat activităţi de
publicitate negativă (de exemplu, o firmă apelează la anumite programe
guvernamentale pentru a afla toate numele site-urilor calomnioase, urmând să-
şi schimbe apoi adresa şi denumirea site-ului);
înregistrarea numelor site-urilor firmelor “pirat”, cu modificarea
extensiei1. Pentru o firmă, o astfel de confuzie poate determina pierderea
1
De exemplu, o firmă care difuzează filme interzise tinerilor sub 18 ani a folosit
ilegal numele whitehouse.com uşor de confundat de către utilizatori cu numele site-
ului Casei Albe, whitehouse.gov.
130
multor oportunităţi de afaceri, împreună cu profiturile asociate acestora, şi, de
asemenea, a reputaţiei.
Comerţul electronic va duce la creşterea volumului de activitate, dar şi
a vulnerabilităţii firmelor care îşi desfăşoară activitatea prin intermediul
Internetului. Pentru a fi competitivă, o firmă trebuie să includă printre
metodele sale de distribuţie şi comerţul electronic, adică trebuie să înceapă să
vândă “via Internet”. Aceasta presupune evaluarea sistemelor şi a proceselor
interne, asigurarea protecţiei şi stabilirea unor scenarii de acţiune.
131
7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital
1
Digital Content
2
Data Warehouse
3
Preşedinte IBM
132
7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale
133
ca o ameninţare viitoare. William Clinton1 chiar avertiza la un eveniment
internaţional în anul 2002 că beneficiile dezvoltării economice cu referire la
TIC trebuie să treacă de la cei bogaţi şi la cei săraci. Mai mult, aprecia că
prăpastia digitală devine ireversibilă.
1
Al 42lea preşedinte al Statelor Unite ale Americii: "our children will live in the most
interesting and peaceful era of the mankind history, but if not they have to put barbed
wire to separate themselves from the others situated on the wrong side of the divide
because the poorness generates terrorism”
134
7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR
135
managementul conştientizează necesitatea securităţii informaţiilor,
tinde să pună accentul pe protejarea confidenţialităţii informaţiilor. Puţini sunt
cei care înţeleg că securitatea informaţiilor mai presupune şi asigurarea
disponibilităţii şi integrităţii informaţiilor, planificarea unor metode de
recuperare după producerea unui dezastru.
responsabilii cu securitatea informaţiilor au un acces relativ la
managementul firmei. În consecinţă, au puţine ocazii de a-i convinge pe
manageri de necesitatea asigurării securităţii informaţiilor.
de cele mai multe ori se consideră că securitatea informaţiilor
presupune doar securitatea calculatoarelor şi a reţelei şi se uită că, de fapt,
informaţia necesită protecţie şi atunci când se află pe alte suporturi, sau când
are alte forme.
responsabilii cu securitatea datelor, de cele mai multe ori, nu înţeleg
activitatea economică a firmei în ansamblul său. În consecinţă, ei întâmpină
dificultăţi în realizarea unei justificări economice a funcţiei securităţii
informaţiilor.
Accentul se va pune, în principal, pe modul în care se justifică
importanţa securităţii informaţiilor din punct de vedere economic.
136
Un şoc l-a constituit descentralizarea departamentului de management
al sistemului informaţional, controlul resurselor sistemului informaţional
revenind fiecărei subunităţi organizatorice. Apoi s-a intensificat achiziţia de
computere şi s-a diversificat activitatea mai multor firme, care treceau printr-
un proces de restructurare. Viteza rapidă cu care părţile firmei acţionau a creat
reale probleme managementului sistemului informaţional şi provocări aproape
imposibile celor care se ocupau de securitatea informaţiilor.
Alte două aspecte ale acestei probleme s-au cristalizat la sfârşitul anilor
‘80. Una dintre aceste tendinţe a reprezentat-o faptul că tot mai multe firme
cedau gestionarea sistemului lor informaţional altor firme, în această manieră
reducându-se costurile, sau cel puţin controlul lor. În consecinţă, funcţia de
securitate a informaţiilor fie a fost atribuită unei firme furnizoare de astfel de
servicii, fie a rămas în cadrul firmei ca o componentă a funcţiunii de
management a sistemului informaţional.
O altă tendinţă, care se pare că a avut un impact mai important pe
termen lung, a constat în faptul că relaţiile dintre furnizori şi clienţi au devenit
tot mai strânse în încercarea lor de a îmbunătăţi eficienţa şi de a face faţă
operaţiunilor concurenţei, competitivităţii. În practică, aceasta a constat în
deschiderea reţelelor, atât către furnizori, cât şi către clienţi, ale căror procedee
de asigurare a securităţii informaţiilor nu puteau fi stabilite şi controlate de
către firma în cauză (să presupunem că o firmă are un sistem bun de asigurare
a informaţiilor, dar acesta nu-i ajută la nimic, dacă firma care este furnizoarea
ei nu are un asemenea sistem, pentru că dacă furnizoarea îşi va pierde datele,
atunci şi firma va avea de suferit).
Ca şi cum nu ar fi fost de ajuns, vulnerabilitatea sistemului
informaţional al firmei a fost accentuată şi de evoluţiile considerabile ale
tehnologiilor şi marketingului. Mai întâi a fost varietatea de computere
portabile, care au făcut posibilă transportarea informaţiilor firmei în toată
lumea şi a miniaturizării memoriilor de tip flash. În al doilea rând, într-un fel,
sau altul, majoritatea firmelor vor fi/sunt conectate la Internet, loc unde se
produce schimbul liber de date (atât tehnice, cât şi de natură economică).
Întrucât Internetul este o reţea la care poate avea acces oricine, conectarea
neînsoţită de măsuri de protecţie, poate permite oricărui hacker inteligent să
pătrundă în sistemul unei firme.
Într-un mediu caracterizat de schimbări rapide, trebuie să se găsească
modalităţi de a convinge conducerea superioară a firmelor că, uneori,
activitatea unei firme ar putea depinde de calitatea sistemului de securitate a
informaţiilor.
137
7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor
138
Explicitarea ameninţărilor formează o idee clară despre importanţa
majoră a acestei munci invizibile, respectiv a securităţii informaţiilor. Cu toate
acestea, câteva aspecte rămân nelămurite.1 În mod evident, aici vorbim despre
informaţii critice pentru continuarea activităţii, sau pentru refacerea după
producerea unui dezastru. Informaţiile din exemplu se aflau doar pe suport de
hârtie şi nu erau disponibile, într-un timp relativ scurt, când erau necesare. De
asemenea, informaţiile nu pot fi salvate şi utilizate în cazul unui dezastru. Ne
confruntăm, de asemenea, cu problema potenţialei siguranţe în anumite
condiţii de mediu.
Care ar putea fi rolul unui profesionist în domeniul securităţii
informaţiilor în această situaţie? Să considerăm următoarele variante şi să
stabilim care are valoare:
specialistul în probleme de securitate a informaţiilor nu este necesar să
se afle în interiorul firmei. Deciziile privind modul de stocare şi utilizare a
informaţiilor importante pentru firmă ar putea fi luate de manager, de inginerul
de întreţinere, de către departamentul de protecţie a muncii, de departamentul
pentru protecţia mediului, sau de către un analist de sistem care ar putea fi
desemnat de managerul fabricii să proiecteze un sistem de salvare a
informaţiilor;
specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să
raporteze pericolele existente, sau potenţiale anumitor, sau tuturor superiorilor,
precum şi celor de la departamentul de audit intern;
1
Exemplu de speţă, într-o rafinărie petrochimică, specialistul în securitatea
informaţiilor 1-a întrebat pe un inginer ce se ocupa de întreţinere, cine din cadrul
secţiei de distilare a fracţiilor de petrol era responsabil, în cazul în care se produce o
defecţiune. Inginerului i se atribuise această sarcină de aproximativ un an.
Întreprinderea era mai veche de 35 de ani şi fusese întreţinută de un şir întreg de
ingineri care întocmiseră rapoarte detaliate privind fiecare incident produs şi fiecare
reparaţie efectuată. Toate aceste rapoarte erau îndosariate şi aşezate în ordine
cronologică, astfel încât ocupau aproape întregul spaţiu din biroul actualului inginer.
În cazul producerii unei defecţiuni, toate rapoartele, deşi bine întocmite şi arhivate, se
dovedeau inutile. Întrucât inginerul nu ar fi avut timpul disponibil pentru a căuta
raportul privind producerea unui eveniment similar, el ar fi trebuit să acţioneze ca şi
când defecţiunea se întâmpla pentru prima oară. Nu era practic posibil să găseşti un
raport privind producerea unui anumit tip de incident.
Mai mult, biroul inginerului de întreţinere, înlăuntrul căruia erau depozitate toate
rapoartele şi planurile fabricii, se afla plasat la 30 de metri în incinta întreprinderii.
Astfel, în cazul unei catastrofe, dacă echipele de salvare, sau de pompieri ar fi
solicitat aceste informaţii (de exemplu localizarea valvelor), nu le-ar f putut obţine,
întrucât biroul însuşi ar fi putut fi afectat, sau chiar distrus.
139
specialiştii în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui nu numai
să raporteze pericolele, dar să şi propună modalităţi de corectare a situaţiei;
Specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să ignore
problemele care nu intră în responsabilitatea lui.
Prima şi ultima variantă nu sunt atât de importante, dar, dacă pe
parcursul desfăşurării activităţii sale obişnuite, vreun lucrător descoperă un
pericol potenţial, datoria sa faţă de întreprindere este de a raporta potenţialul
pericol. Cu toate acestea, prima situaţie subliniază problema centrală, aceea că
protejarea activelor informaţionale, indiferent unde se află şi indiferent de
forma sub care se prezintă, este sarcina celui care asigură securitatea
informaţiilor.
Aceste exemple subliniază, totodată, sarcina departamentului de
asigurare a securităţii informaţiilor, de a coordona anumite activităţi din cadrul
altor departamente, cum ar f: departamentul de protecţia muncii,
departamentul de protecţie a mediului şi departamentul de siguranţă (pază) a
firmei şi de a informa întreaga firmă cu privire la aceste relaţii. Astfel,
securitatea informaţiilor se dovedeşte a f cel puţin la fel de necesară ca orice
altă organizaţie, funcţiune, departament.
Există şi alte exemple de similitudini între asigurarea calităţii şi
asigurarea securităţii informaţiilor, iar stabilirea similitudinii între aceste două
tipuri de activităţi reprezintă un pas important în direcţia recunoaşterii
importanţei securităţii informaţiilor.
141
să identifice cele mai importante informaţii de care depinde activitatea
firmei;
să identifice necesitatea integrităţii şi autenticităţii informaţiilor pentru
activitatea firmei;
să identifice informaţiile şi resursele necesare procesării acestora.
142
identificarea riscurilor şi a ameninţărilor, fapt ce presupune
determinarea modului în care pot fi afectate informaţiile, sau sistemul
informaţional şi care sunt consecinţele unor astfel de evenimente.
Determinarea probabilităţii de producere a unui asemenea risc, atât de către
angajaţii firmei, cât şi cei din afara ei, precum şi catastrofele naturale.
stabilirea obiectivelor. În domeniul „spionajului” industrial sau
economic se urmăresc în principal informaţiile de marketing, date privind
proiectele unor produse, sau planurile strategice.
stabilirea responsabilităţii asigurării protecţiei activelor
informaţionale;
determinarea mijloacelor de protecţie care ar putea fi utilizate:
specificarea modului optim în care pot fi protejate informaţiile, pentru a nu fi
expuse atât de mult distrugerii şi evaluarea costurilor estimative ale acestei
protecţii;
aprecierea valorii informaţiilor deţinute de firmă. Dintre toate
informaţiile firmei, trebuie estimate cele care sunt vitale pentru desfăşurarea
activităţii;
determinarea valorii maxime a activelor informaţionale pe care o
firmă le-ar putea pierde, fără a da însă faliment, presupune stabilirea a ceea ce
şi-ar putea permite firma să piardă temporar, fără care componente ar putea o
firmă să lucreze temporar, fără să îi fie afectată negativ activitatea. Aceasta se
poate face răspunzând la următoarele întrebări: Pentru care dintre activele
informaţionale firma îşi poate asuma riscul pierderii şi pentru care active nu
merită să fie cheltuiţi bani pentru protejare? Oare pentru ce aplicaţii este
practic şi recomandabil să fie redus, sau eliminat controlul? Sunt managerii de
acord să-şi asume aceste riscuri?
Există trei modalităţi de apreciere a valorii informaţiilor de care se ţine
cont la gestionarea şi procesarea datelor:
valoarea pe care o au pentru proprietar, pentru utilizatorii autorizaţi şi
pentru utilizatorii neautorizaţi;
valoarea comercială, cum ar fi o listă de adrese, sau de referinţe
publicate;
costul de achiziţie, de dezvoltare şi de întreţinere a informaţiilor.
În domeniul protecţiei datelor există susţinători ai analizei cantitative a
riscurilor, care consideră că expunerea la risc se poate determina prin
multiplicarea costurilor pierderii cu probabilitatea producerii evenimentului, şi
susţinători ai unei analize subiective a riscurilor, în care probabilităţile nu sunt
cuantificate, ci exprimate prin cuvinte ca frecvent, probabil, puţin probabil.
143
Ambele metode pot fi adecvate dacă managementul acordă atenţie suficientă
acestor probleme şi dacă se practică măsuri corecte de protecţie. Întrucât de
cele mai multe ori producerea unor asemenea evenimente este tăinuită, pentru
a feri firmele de publicitate negativă, nefavorabilă, nu există date statistice
sigure pe baza cărora să se poată stabili probabilitatea producerii anumitor
evenimente. În condiţiile imposibilităţii stabilirii unor valori ale probabilităţii,
mulţi profesionişti în domeniu preferă aplicarea analizei subiective.
O abordare de sus în jos a reevaluării sistemului informaţional serveşte
câtorva scopuri. Prin această analiză, specialiştii în domeniul securităţii
informaţiilor obţin o imagine strategică asupra cerinţelor firmei, prin aceasta
reuşind să facă propuneri care să se suprapună cu cerinţele managementului.
De asemenea, prin această analiză se intensifică cooperarea dintre managerii
din acest domeniu şi se oferă posibilitatea de a ridica aceste probleme şi celor
mai înalte niveluri ale conducerii. De asemenea, uneori, prin această analiză se
poate evalua starea generală a cerinţelor de protecţie a informaţiilor şi locurile
în care trebuie să se efectueze controlul. Arată cum pot fi economisiţi bani prin
asumarea unor riscuri, sau prin schimbarea structurii sistemului. În final, prin
această analiză se stabileşte poziţia pe care o ocupă securitatea datelor în
nevoile economice ale firmei.
144
Capitolul 8
CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII
AFACERII
1
Gorski H., - op. cit., p. 100-103.
148
1
Subordonarea
conceperii şi
funcţionării
sistemului
8 informaţional 2
Asigurarea cerinţelor Corelarea strânsă a
eficacităţii şi managementului sistemului
eficienţei informaţional cu
informaţionale şi sistemul decizional şi
cu organizarea
structurală
7
Asigurarea 3
flexibilităţii Principii Realizarea unităţii
informaţional- metodologice a
manageriale tratării informaţiilor
6
Asigurarea de 4
maximum de 5 Concentrarea
informaţii primare Asigurarea unui asupra abaterilor
din fondul de timp corespunzător esenţiale
informaţii primare de reacţie
componentelor şi
ansamblului
sistemului
managerial
150
mai rafinate, stabilite şi selectate în funcţie de cerinţele proceselor
manageriale.
7. Principiul flexibilităţii. Managerii trebuie să ia decizii într-o lume în
care ritmul şi complexitatea schimbărilor au devenit copleşitoare. Pentru a
putea supravieţui, organizaţiile vor trebui să-şi îmbunătăţească agilitatea şi
flexibilitatea să fie capabile să inoveze continuu astfel încât să facă faţă
schimbării.
Sistemele informaţionale automatizate moderne aplică sistemul
modular de dezvoltare, acesta permiţând obţinerea unui sistem informaţional
alcătuit din componente integrate armonios, dar bine delimitate, cu autonomie
funcţională. Această construcţie modulară permite operaţionalizarea rapidă a
schimbărilor, fără a schimba concepţia de ansamblu.
8. Principiul eficacităţii şi eficienţei. Acest principiu este cu valabilitate
generală în managementul organizaţiei. Aplicat la specificul sistemului
informaţional, acesta înseamnă pe de o parte, asigurarea informării complete,
corecte şi în timp util a tuturor salariaţilor organizaţiei, iar pe de altă parte, o
evaluare şi comparare a efectelor cantitative şi calitative ale unui sistem
informaţional cu costurile necesare realizării şi funcţionării lui.
Informaţia constituie materia de bază atât a sistemului informaţional cât
şi a sistemului de management al organizaţiei. Prin urmare, specialiştii1 în
domeniu au formulat principalele cerinţe cărora trebuie să le facă faţă
informaţia. Aceste cerinţe sunt:
Să fie realistă – adică să reflecte procesele aşa cum se derulează ele în
organizaţie şi în contextul socioeconomic în care îşi desfăşoară activitatea;
Să fie multilaterală – această cerinţă se referă la asigurare perceperii
proceselor în care este implicată întreprinderea din multiple unghiuri,
astfel încât să fie evidenţiate elementele semnificative de natură
economică, tehnică, umană, ştiinţifică, etc.;
Să fie sintetică şi concisă – se referă la surprinderea cu prioritate a
elementelor esenţiale de noutate şi prezentarea lor cu economie de mesaje;
Să fie precisă şi sigură – această calitate se referă la faptul că încorporarea
în informaţie cu prioritate a elementelor esenţiale noi, implică şi
surprinderea acestora în mod exact, iar omiterea unor detalii semnificative
pot lipsi beneficiarul de siguranţă în utilizarea respectivei informaţii;
Să fie dinamică – exprimă necesitatea informaţiilor de a oglindii procesele
de muncă şi problematica întreprinderii în evoluţia sa;
1
Nicolescu O. (coord.), – op. cit., p. 80-81.
151
Să asigure parvenirea în timp util la beneficiar – adică perioada optimă
pentru luarea deciziei sau declanşarea acţiunii vizate
Să fie prospectivă – se referă la forţa anticipativă a informaţiilor, care
poate facilita activitatea de previziune în cadrul organizaţiei;
Să poată fi adaptată la specificul personalului implicat – emiţătorul de
informaţii trebuie să cunoască o serie de factori (nivelul de pregătire al
beneficiarului, timpul de care dispune, etc.) pe care este necesar să-i
folosească în structurarea şi formularea mesajului.
154
amplificarea veniturilor salariale ca urmare a promovării acestor noi
categorii de posturi
promovarea climatului de muncă prin promovarea informatizării ca
nouă „stare de spirit”.
Un mare ajutor în delimitarea sferei de cuprindere a activităţilor şi
tematicii abordate îl prezintă folosirea tabloului relaţiilor cauză-efect. În
întocmirea sa se porneşte de la axioma că orice problemă este expresia
anumitor cauze care, la rândul lor, provoacă anumite efecte, care şi ele pot
constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigură
identificarea proceselor ce generează dificultăţile sesizate şi care în mod
obligatoriu trebuie supuse raţionalizării. Pentru o mai deplină edificare asupra
a ceea ce înseamnă tabloul de relaţii cauză-efect redat în figura nr. 3
prezentăm, cu exemplificări, configuraţia sa în situaţia apariţiei unor
disfuncţionalităţi informaţionale şi economice în domeniul aprovizionării.
În strânsă corelaţie cu delimitarea tematicii informaţionale se
determină alte trei elemente pregătitoare majore:
- resursele financiare şi tehnico-materiale alocate pentru studiu;
numărul şi componenţa echipei care realizează raţionalizarea
informaţională;
perioada de executare a acţiunii.
Un aspect major îl constituie dimensionarea resurselor necesare
pentru proiectarea/ reproiectarea sistemului informaţional-managerial, proces
în care trebuie să se ţină cont de:
obiectivele studiului
sfera de cuprindere
complexitatea studiului
numărul şi calitatea specialiştilor din interiorul firmei sau din afara sa
termenele de realizare
gradul de dotare cu echipamente electronice (calculatoare, servere,
imprimante, reţele Internet etc.)
gradul actual de informatizare a proceselor de management şi
execuţie (aplicaţiile informatice existente, gradul de acoperire a
proceselor de muncă ş.a.).
Resursele necesare proiectării/reproiectării sistemului informaţional se
divid în patru categorii:
resurse materiale – consumabile, toner, calculatoare, cablaj, prize
electrice, imprimante, scanere, ecrane de proiecţie, mobilier,
amenajare încăperi (laboratoare informatice)
155
resurse umane – personalul de conducere şi execuţie implicat în
proiectare/reproiectare, consultanţii în management, informaticienii,
prestatorii de servicii specializate, trainerii
resurse informaţionale – metodologii, instrucţiuni, cărţi, studii,
documentaţii tehnice etc.
resurse financiare – necesare plăţii onorariilor realizatorilor studiului,
achiziţionării de echipamente electronice şi consumabile etc.
Aceste resurse pot fi asigurate în principal din credite sau din surse
proprii.
Concomitent, perioada de realizare a proiectării/reproiectării
informaţionale a managementului trebuie corelată cu sfera de cuprindere şi cu
celelalte decizii şi acţiuni economice, manageriale şi sociale implicate. De
regulă, durata realizării studiului este de nivelul lunilor, iar aplicarea efectivă a
acestuia poată să se “întindă” pe parcursul a 1-2 ani.
Aceste aspecte preliminare conduc la o inevitabilă întrebare cu mari
implicaţii pragmatice: “Proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional
managerial este o acţiune singulară, autonomă?”
Răspunsul trebuie formulat nuanţat:
da, în situaţia în care sunt solicitate modificări de mai mică anvergură
şi cu o mai redusă influenţă asupra caracteristicilor dimensionale şi
funcţionale ale sistemului de management şi ale componentelor sale
majore (decizională, organizatorică). De pildă, raţionalizarea
circuitului informaţional al unor documente, introducerea de noi
proceduri informaţionale în tratarea unei anumite categorii de
informaţii, modificarea/raţionalizarea conţinutului unor documente
informaţionale ş.a. pot fi considerate demersuri mult simplificate, ce
pot fi concepute şi derulate de sine stătător.
nu, atunci când proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional
managerial este o “zonă” distinctă a proiectării/reproiectării
manageriale, ale cărei consecinţe asupra funcţionalităţii, eficienţei şi
eficacităţii organizaţiei şi managementului său sunt deosebit de
complexe şi profunde. De regulă, în această a doua ipostază se află
(sau ar trebui să se afle) proiectarea/reproiectarea sistemului
informaţional managerial, demers complex, de natură strategico-
tactică, cu un pronunţat caracter inovaţional şi cu multe implicaţii
directe şi indirecte în cadrul organizaţiei.
156
Dată fiind complexitatea unui astfel de demers, în
proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional este implicată o echipă de
specialişti care provin:
din interiorul organizaţiei investigate din punct de vedere al sistemului
informaţional – economişti, ingineri, informaticieni etc. din diverse
compartimente funcţionale şi operaţionale, nominalizaţi de
compartimentul de organizare managerială, responsabil în domeniu;
din afara organizaţiei, în principal consultanţi manageriali,
informaticieni şi traineri, care lucrează pe cont propriu sau în cadrul
unor firme specializate.
În cadrul echipei rolurile sunt bine determinate. De regulă, specialiştii
din cadrul firmei participă intens la culegerea şi înregistrarea de date şi
informaţii referitoare la configuraţia şi funcţionarea sistemului informaţional,
precum şi la analiza şi interpretarea acestora. Cei din afara organizaţiei pun la
dispoziţie elemente metodologice de culegere, şi analiză a informaţiilor,
concomitent cu competenţa şi know-how-ul informaţional managerial.
157
întocmirea listei cu documentele informaţionale utilizate, atât a celor
codificate şi standardizate, cât şi a celor ocazionale;
preluarea de machete pentru principalele documente informaţionale;
reprezentarea grafică a circuitului documentelor informaţionale cu
folosinţă periodică; în acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la
stânga la dreapta sau de sus în jos. Pentru întocmirea lor se folosesc seturi
de simboluri cum ar fi cele prezentate în figura nr. 4;
descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor
informatice, în cadrul celor mai importante situaţii şi fluxuri
informaţionale; cele mai semnificative proceduri informaţionale
formalizate se anexează;
inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informaţiilor, cu
precizarea principalilor parametri constructivi, funcţionali şi economici.
Parcurgerea cu rigurozitatea necesară a acestei faze asigură întocmirea
dosarului informaţional complet al domeniului analizat, baza indispensabilă
pentru analiza sa detaliată şi profesionistă.
158
managerilor implicaţi, întrucât aceştia sunt cei mai în măsură să le cunoască,
cel puţin în ceea ce priveşte efectele negative pe care le provoacă.
Pentru calitatea sistemului informaţional atât de ansamblu al
organizaţiei, cât şi la nivelul componentelor sale, pe activităţi şi
compartimente, o importanţă decisivă o are respectarea cerinţelor de
raţionalizare în ceea ce priveşte informaţiile. Procedura de analiză este în bună
măsură similară cu precedenta, folosindu-se tabelul următor:
În sfârşit, o ultimă parte a analizei, deosebit de importantă, în special în
ceea ce priveşte modul de interconectare a componentelor domeniului
informaţional analizat şi funcţionalitatea sa, are în vedere principiile de
concepere şi funcţionare ale sistemului informaţional al firmei. În
realizarea sa – la fel ca la identificarea deficienţelor informaţionale cronice –
un rol decisiv îl au consultarea şi obţinerea colaborării de facto a managerilor
de nivel superior şi mediu.
Examinarea aprofundată a sistemului informaţional prin prisma
elementelor menţionate oferă suportul informaţional pentru a trece la
perfecţionarea sa sub aspect constructiv şi funcţional.
160
De subliniat că, datorită introducerii de noi echipamente de tratare a
informaţiilor, frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute,
ceea ce au ca urmare costuri suplimentare curente şi/sau finalizate în investiţii.
Aceste creşteri de cheltuieli sunt compensate de amplificarea calităţii
parametrilor constructivi şi funcţionali ai sistemului informaţional.
Eficienţa necuantificabilă, deşi aparent invizibilă, este deosebit de
importantă – frecvent mai mult chiar decât cea cuantificabilă – pentru
funcţionalitatea şi performanţele viitoare ale organizaţiei. Aspectele principale
care se recomandă să fie avute în vedere sunt următoarele:
impactul asupra calităţii fundamentării deciziilor strategice şi tactice, a
adoptării lor în perioada optimă şi a operativităţii aplicării lor
efectele asupra structurii organizatorice, în special în ceea ce priveşte
asigurarea de informaţii corecte, complete şi la timp titularilor
posturilor atât manageriale, cât şi de execuţie, exercitării relaţiilor
organizatorice (ierarhice, funcţionale, stat major, cooperare, control)
etc.
consecinţele asupra gamei de metode şi tehnici manageriale şi
îndeosebi asupra folosirii lor. O influenţă deosebită are sistemul
informaţional asupra calităţii analizelor SWOT, diagnosticării,
eficacităţii şedinţelor şi delegării, conţinutului şi operativităţii tabloului
de bord, culturii organizaţionale a firmei şi a climatului de muncă din
cadrul său. Aşteptările, aspiraţiile, gradul de implicare în muncă, natura
şi amploarea situaţiilor conflictuale, deschiderea spre nou şi schimbare,
intensitatea şi eficacitatea colaborării în muncă, ritmul şi direcţiile
dezvoltării personalităţii salariaţilor etc. sunt toate marcate major de
sfera, natura, rapiditatea informaţiilor, procedurilor, circuitelor
informaţionale etc.
Pentru aceste elemente de esenţă, de care depinde competitivitatea firmei
– şi a altora – se recomandă identificarea principalelor consecinţe ale
raţionalizării informaţiilor proiectate.
Toate aceste elemente elaborate în această etapă se reunesc într-un
proiect care este supus aprobării managementului participativ al organizaţiei
sau, după caz, întreprinzătorului proprietar. Numai după acceptarea sa –
eventual cu efectuarea de corecturi şi îmbunătăţiri – se poate trece la aplicarea
soluţiilor informaţionale.
161
8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale
162
După finalizarea implementării soluţiilor informaţionale este necesară
o evaluare a stării de fapt şi a performanţelor, atât a celor cuantificabile, cât şi
necuantificabile.
Ţinând cont de ceea ce se constată, se adoptă decizii corective – pentru
eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative – şi integratoare pentru
asimilarea factorilor ce provoacă abateri justificate. Tot în aceste faze se aplică
recompense şi sancţiuni în funcţie de gradul de implicare, aportul şi rezultatele
personalului respectiv.
De reţinut că elementele metodologice prezentate au în vedere un
studiu relativ amplu de reproiectare sau raţionalizare informaţională din cadrul
societăţii comerciale sau regiei. În cazul unor situaţii mai puţin complexe, cu o
sferă de cuprindere limitată, unele dintre elementele prezentate în cadrul
etapelor pot fi comprimate sau mai rar implicate. Ca regulă, însă, se
recomandă parcurgerea integrală a filierei metodologice recomandate,
consumurile sporite de timp şi alte resurse reflectându-se de obicei în plusuri
calitative în planul activităţii managerilor şi al executanţilor.
Un element de pondere decisivă asupra eficacităţii raţionalizărilor
informaţionale îl reprezintă intensitatea şi modalitatea de conlucrare dintre
echipa de specialişti şi manageri, mai ales în cazul implicării masive a
informaticienilor. Există o dinamică specifică a evoluţiei gradului de implicare
şi responsabilitate a acestora – aşa cum rezultă şi din figura nr. 5 – care,
fireşte, se prelungeşte şi în perioada de exploatare sau utilizare curentă a
soluţiei informaţionale perfecţionate.
Metodologia prezentată este concepută în viziunea reengineering-ului
managerial care se bazează pe o abordare holistică. Utilizarea sa reprezintă o
necesitate pentru quasitotalitatea firmelor româneşti
164
soluţii au optat pentru varianta de integrare “punct la punct”, şi s-au dovedit a
fi mari consumatoare de resurse.
Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor
informatice la nivelul întreprinderii este una dintre cele mai complexe
probleme întâmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezidă
în principal din faptul că cele mai multe dintre aplicaţii au fost dezvoltate fără
a se urmări o arhitectură a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare
a acestora.
Începutul integrării în domeniul IT poate fi considerat momentul
apariţiei circuitului integrat în 1959, care a reunit alte descoperiri cum ar fi:
tranzistorii, rezistenţele şi capacitorii pe un singur chip de silicon. In 1965
Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea că numărul de tranzistori pe
un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. Această lege încă este surprinzător
de adevărată şi acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi
motivul pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca în
condiţiile unei complexităţi crescute. Principiile managementului complexităţii
sunt: descompunea în părţi mai mici şi mai uşor de manipulat, construirea unei
interfeţe standard pentru ca aceste părţi să comunice şi apoi dezvoltarea unei
structuri ierarhice unde informaţia este din ce în ce mai abstractizată odată ce
urcăm în ierarhie.
Termenul de middleware a apărut la sfârşitul anilor 80 pentru a descrie
un software de management al reţelelor, dar a fost larg folosit începând cu
1995. Middleware-ul a evoluat într-un set de reguli şi capabilităţi, care
facilitau construirea de aplicaţii distribuite. Acest termen a fost legat de bazele
de date relaţionale şi desemna o integrare bazată pe mesaje.
Informatizarea, dezvoltarea economică globală, specifice începutului de
secol XXI au accentuat tendinţa de organizare a sistemelor informaţionale în
modele din ce în ce mai complexe. Prin integrare creşte precum am arătat
complexitatea, dar şi calitatea, pentru că reuniunea sistemelor presupune
adăugarea de componente evolutive şi emergente.
Dacă organizarea duce la integrare şi integrarea duce la complexitate,
aceasta din urmă determină la rândul ei diversificarea. Din punct de vedere al
diversităţii, integrarea este efectul evoluţiei ciclice şi progresive a unui mix de
tehnologii şi este sprijinită de performanţele şi de expertiza profesioniştilor.
Integrarea aplicaţiilor poate lua mai multe forme, incluzând integrarea
internă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor la nivel de companie sau
integrarea externă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor Business-to-Business.
Cele două tipuri de integrări au multe elemente comune. De exemplu,
165
întotdeauna vor exista: o transformare de tehnologie care va face diferenţa
între semantica aplicaţiilor, tehnologia de ruter prin care se va asigura că
informaţia ajunge la destinaţia corectă şi reguli de procesare pentru a defini
comportamentul de integrare.
Strategia IT necesită a fi conştientă de toţi factorii care influenţează
deciziile de integrare a proceselor economice cum ar fi configurarea
proceselor economice, frontierele acestora şi locul în care schimbarea este
cel mai probabil a se produce. Înţelegerea scopurilor economice, cum ar fi
strategiile de fuzionare şi de achiziţie sau cost şi creşterea eficienţei, apare
ca o cheie fundamentală. Trebuie stabilită o perspectivă comună internă şi
externă a nucleului economic, de informaţie şi de procese, pentru a înţelege
relaţiile şi interfeţele între unităţile economice, sau a partenerilor comerciali.
Trebuie stabilite problemele proprietăţii pentru aplicaţii, componente,
infrastructura integratoare, interfeţele externe etc. Şi aceasta poate fi una
dintre cele mai dificile sarcini şi acesta poate traversa actualele frontiere
organizaţionale şi responsabilitatea. Secvenţierea activităţilor trebuie să
identifice serviciile care trebuie enunţate primele, şi care servicii (nu
neapărat aceleaşi) trebuie utilizate consistent cu restul organizaţiei şi când.
O tendinţă în evoluţia integrării sistemelor este trecerea de la integrarea
bazată pe informaţie la integrarea bazată pe servicii. Integrarea bazată pe
informaţii oferă un mecanism ieftin de a integra aplicaţii deoarece, în cele mai
multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaţia să fie modificată. Cu toate că, acest
tip de integrare oferă o soluţie funcţională pentru multe domenii ale
problematicii de integrare a aplicaţiilor, integrarea bazată pe servicii oferă mai
multă valoare pe termen lung.
Sistemele informatice integrate desemnează sisteme complete, cu
procese de afaceri, practici manageriale, interacţiuni organizaţionale,
transformări structurale şi management al cunoştinţelor
Un sistem de aplicaţii integrat trebuie să reprezinte soluţia pentru orice
instituţie care necesită un sistem informatic modern, indiferent dacă acesta
automatizează procesele interne din cadrul organizaţiei, relaţiile cu clienţii sau
pe cele cu furnizorii şi partenerii. Adoptarea unor aplicaţii disparate pentru
diferite activităţi ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluţie bună pentru
moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea
informaţiei şi dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra
soluţii ulterioare.
Producătorii de software care oferă aplicaţii ce rulează pe multiple
surse de date sau care nu acoperă toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu
166
furnizează pachete de soluţii integrate, ci mai degrabă colecţii separate de
aplicaţii, bune să rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu
reuşesc să funcţioneze împreună.
Principala problemă a falselor pachete de aplicaţii este fragmentarea
informaţiei, generată de sisteme disparate. Consolidarea informaţiilor venite
de la un mare număr de surse este laborioasă şi costisitoare. O altă mare
problemă este automatizarea incompletă, care nu acoperă toate procesele
afacerii, rezultând sisteme discontinue, ce oferă funcţiuni analitice doar la
nivel departamental, incapabile să asigure o viziune unitară asupra
organizaţiei. În aceste condiţii, managerul instituţiei nu are la dispoziţie decât
piese dintr-un puzzle, care rareori se îmbină.
Pentru a face saltul calitativ de la acţiuni punctuale la procese de
afacere, organizaţiile trebuie să adopte soluţii integrate şi colaborative, care să
se adapteze strategiilor de distribuţie şi care să includă şi funcţionalităţi de
suport decizional.
Un adevărat pachet integrat are aplicaţiile proiectate de la început
pentru a lucra împreună: acestea partajează acelaşi model de informaţii şi
informatizează procesele de business la nivelul întregii organizaţii.
Principalele avantaje pe care o suită de aplicaţii integrate trebuie să le
ofere beneficiarilor sunt:
reducerea costurilor pe termen lung;
creşterea eficienţei operaţionale;
returnarea rapidă a investiţiilor în IT;
migrarea mai rapidă la modele de e-business.
Pentru a înţelege rolul jucat de un sistem informatic integrat în
funcţionarea unei întreprinderi, este necesar să se pornească de la modelul
general de organizare a unei afaceri, corespunzător majorităţii întreprinderilor
de producţie, comerţ, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar.
Conform acestui model, orice întreprindere este constituită din două zone:
a. Zona Back Office
Din punct de vedere informatic, această zonă se caracterizează prin:
importanţa fundamentală a bazei de date, care poate fi situată centralizat pe
un singur server sau poate fi repartizată fizic pe mai multe servere
particularităţile aplicaţiilor utilizate: o parte importantă dintre acestea
reprezintă programe pentru tratarea “în bloc” a datelor (de exemplu,
tratarea “în bloc” a tuturor tranzacţiilor unei zile de lucru). O altă parte a
aplicaţiilor realizează gestiunea tranzacţiilor şi au ca scop tratarea
simultană a unor cereri din partea unui număr mare de utilizatori.
167
importanţa critică a prelucrărilor realizate, de care depinde întreaga
activitate a întreprinderii.
centralizarea pe un număr redus de servere pe care rulează sisteme de
operare dedicate.
Cea mai apreciată calitate a unui sistem de Back Office o reprezintă
coerenţa şi integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continuă a
sistemului şi continuitatea serviciilor (chiar şi în caz de căderi sau defecţiuni)
sunt caracteristici esenţiale ale oricărei aplicaţii Back Office.
În cazul întreprinderilor moderne, aplicaţiile Back Office garantează
însăşi funcţionarea întreprinderii, de aceea se impune existenţa unui sistem de
înaltă securitate a datelor, atât la nivel fizic, cât şi la nivelul drepturilor de
acces.
b. Zona Front Office
Aplicaţiile Front Office sunt acele produse pe care întreprinderea le
oferă clienţilor astfel încât să asigure servicii rapide. Principalele cerinţe la
care trebuie să răspundă o aplicaţie Front Office sunt:
gestiunea relaţiilor cu clienţii (Customer Relationship Management, CRM)
– cuprinde instrumente de administrare a clienţilor (consultarea dosarelor
clienţilor, culegerea de informaţii referitoare la operaţiile efectuate de
clienţi pentru a le trimite spre procesare aplicaţiilor Back Office), precum
şi instrumente de asistare a clienţilor (evaluarea în funcţie de o serie de
criterii, asistenţă în configurarea cererii şi alte forme de asistare interactivă
a clienţilor). Evaluarea clienţilor după o serie de criterii (“scoring”)
permite stabilirea gradului în care un client sau un proiect poate satisface
sau nu condiţiile prevăzute (de exemplu, pentru acordarea unui credit).
Aplicaţiile de asistenţă în configurarea cererii au ca scop propunerea, pe
baza catalogului furnizorului şi a răspunsurilor la un set de întrebări,
variantele de ofertă cele mai adecvate la cererile exprimate de client.
gestiunea agenţilor de vânzări – are ca scop gestiunea agenţilor de vânzări
sub mai multe aspecte: cota din vânzările totale, performanţele, realizarea
cifrei de afaceri individuale şi colective, obţinerea rezultatelor consolidate
etc.
gestiunea clienţilor – face parte din aplicaţiile Front Office puse la
dispoziţia centrelor de asistenţă din teritoriu şi utilizează tehnologii de
integrare cu reţeaua telefonică.
instrumente de asistare a deciziei – reprezintă o consecinţă a prezenţei
celorlalte tipuri de aplicaţii menţionate la nivelul fiecărei agenţii sau centru
168
de vânzări. Sunt avute în vedere instrumente de căutare şi extragere de
date, precum şi aplicaţii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei).
Gestiunea reţelei de agenţii – este un complement al aplicaţiilor Back
Office apărut datorită numărului mare de agenţii şi centre de vânzări ale
întreprinderilor mari, mai ales multinaţionale. Această reţea poate cuprinde
sucursale proprii, concesionari sau alţi agenţi comerciali.
În ultima vreme, acestor două zone ale întreprinderii li s-au mai
adăugat altele două:
c. Zona Middle Office
Este o zonă greu de definit la nivel fizic , care a primit în timp două
accepţiuni diferite:
într-o primă accepţiune, aceasta reprezintă zona de Back Office prezentă în
cadrul fiecărei agenţii sau centru de vânzări, zona situată fizic în Fron
Office, dar îndeplineşte funcţii de Back Office;
în a doua accepţiune, aceasta reprezintă componentele intermediare ale
întreprinderii, cu rol de interfaţă între Front Office şi Back Office, pentru
gestiunea reţelei şi transmiterea datelor către aplicaţiile centrale (aflate în
Back Office).
Din punct de vedere informatic, aplicaţiile de tip Middle Office sunt
cele care alimentează componentele menţionate anterior. În condiţiile
dezvoltării unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere
agenţie şi staţii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor
informatice se pot găsi atât pe serverele de agenţie, cât şi pe serverul central.
d. Zona Web Office
Procesarea tranzacţiilor generate de serviciile la distanţă s-a realizat
multă vreme separat de restul sistemului informatic. În prezent, tehnologia
World Wide Web a introdus o nouă dimensiune a întreprinderii, numită
generic Web Office, care completează Front Office şi Back Office şi dă
posibilitatea conectării la sistemul informatic al întreprinderii din orice punct
de pe glob.
Prin Web Office se integrează mai multe tipuri de aplicaţii:
aplicaţii interne ale întreprinderii – destinate exclusiv personalului din
întreprindere, accesul din afară fiind oprit în general prin aplicaţii de
tip firewall. Aceste aplicaţii pot furniza servicii multiple: coordonarea
şi gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de grup, diverse
tipuri de urmărire la distanţă a activităţii, videoconferinţă, etc. Se
folosesc tehnologii Intranet care presupun utilizarea tehnologiilor
169
Internet împreună cu produse de securitate care să protejeze domeniul
şi să blocheze accesul neautorizat din interior sau din afară.
aplicaţii accesibile partenerilor – destinate partenerilor în sens larg
(furnizori, clienţi, reseller-i, consultanţi etc.) utilizează servere Extranet
şi oferă servicii echivalente cu aplicaţiile interne, dar destinate
utilizatorilor externi ai întreprinderii.
aplicaţii accesibile publicului larg – asigură accesul public la serviciile
întreprinderii, serverele Internet realizând o extindere a activităţii
întreprinderii spre staţiile de lucru ale partenerilor prin intermediul
cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, plăţilor securizate prin
carte de credit sau portofel electronic etc.
Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet şi Intranet
este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este
de dorit să se asigure protecţia datelor de consultat şi să se identifice în orice
moment persoanele care navighează. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de
abonamente pentru accesul la informaţii, abonamente care pot fi gratuite sau
nu, în funcţie de serviciile oferite.
Problema integrării sistemelor informatice existente în cadrul unei
întreprinderi este greu de formalizat deoarece pleacă de la situaţii foarte
diferite. În principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariţia a
două mari tipuri de probleme: tehnice şi informaţionale.
a. Problemele tehnice sunt datorate eterogenităţii soluţiilor hardware şi
software şi diversităţii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme
informatice din cadrul întreprinderii. Problemele tehnice generează o
discontinuitate de comunicaţie între sistemele informatice.
Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluţii
hardware şi software au un aport important, acestea fiind direct interesate de
succesul integrării propriilor produse cu produsele altor companii.
b. Problemele informaţionale sunt datorate inconsistenţei datelor şi duc la
apariţia unei discontinuităţi semantice şi structurale între sistemele
informaţionale.
Inconsistenţa datelor este rezultatul modului în care au fost dezvoltate
aplicaţiile informatice. La realizarea acestor aplicaţii s-a ignorat că ar putea
exista alte aplicaţii care să necesite acces la datele create sau întreţinute de
aplicaţia respectivă. Alte cauze ale inconsistenţei datelor sunt lipsa unei
terminologii standard la nivelul întreprinderii de definire a conceptelor şi
proceselor de afaceri şi faptul că sistemele care utilizează o tehnologii
învechite (sistemele moştenite) nu au implementate mecanisme riguroase
170
pentru declararea şi constrângerea respectării regulilor de afaceri.
Soluţionarea inconsistenţei datelor presupune:
1. Identificarea discrepanţelor şi conflictelor posibile care apar datorită
reprezentării în mod diferit a unor date similare în sisteme diferite, lucru
care poate conduce la conflicte. Diferenţele pot fi: de nume; de natură şi
dimensiune; de domeniu sau diferenţe structurale;
2. Stabilirea de norme pentru soluţionarea inconsistenţelor prin:
utilizarea uneia din valorile inconsistente fără avertizarea utilizatorului;
prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului, indicând sursa
informaţiilor şi lăsând la latitudinea utilizatorului soluţionarea
problemei.
utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei mărci de timp care indică
momentul actualizării informaţiei
utilizarea informaţiei din sistemul cel mai de încredere, pe baza evaluării
gradului de încredere al datelor din diferite aplicaţii.
utilizarea unei mărimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie
aritmetică, minim, maxim etc).
O alternativă ar fi includerea în logica de acces la datele unei aplicaţii
de alte aplicaţii, respectiv în logica de migrare a datelor dintr-o aplicaţie în
alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate
tabele de corespondenţă sau formule de conversie, precum şi mecanisme de
implementare a politicilor de soluţionare a inconsistenţei datelor .
171
să conducă sau să urmărească dezvoltarea tehnologiilor informaţionale
în domeniul său de activitate (de exemplu, rolul tehnologiilor informaţionale şi
nivelul necesar al investiţiilor în cazul concurenţilor direcţi);
să efectueze procese electronice de tranzacţionare;
să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii în cadrul
diferitelor compartimente ale sale;
să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii într-un mediu
extins (clienţi, furnizori, aliaţi strategici);
să păstreze arhitectura curentă a tehnologiilor informaţionale în
interiorul său;
să acceseze, să utilizeze şi să standardizeze diferitele tipuri de
informaţii (financiare, despre produse, despre clienţi);
să identifice măsurile necesare pentru evaluarea cifrei de afaceri cu
ajutorul tehnologiilor informaţionale.
De exemplu, atenţia firmei asupra relaţiilor cu clienţii şi asupra
experienţei acestora conduce la o serie de puncte cheie ale tehnologiilor
informaţionale, printre care:
informaţiile despre clienţi trebuie păstrate într-o formă logică şi
accesibilă atât clienţilor, cât şi personalului, în orice moment şi în orice loc;
unei bănci îi este necesară o arhitectură logică pentru hardware,
software, comunicaţii şi informaţii, ca bază pentru infrastructura şi serviciile
cu aceeaşi capacitate pentru oricare client;
punctele de legătură a clienţilor cu firma (reprezentanţe, servicii
telefonice, accesul la calculator) trebuie să asigure o interfaţă puternică cu
lumea exterioară;
reţeaua firmei trebuie să asigure clienţilor accesul la o serie de aplicaţii
esenţiale.
Sunt identificate puncte cheie pentru fiecare dintre cele cinci aspecte
majore ale importanţei investiţiilor pe termen lung:
a) rezultatele dorite din investiţiile firmei în tehnologii1e informaţionale;
b) accesarea şi utilizarea informaţiilor;
c) resursele hardware şi software;
d) capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii;
e) arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale.
a) Rezultate aşteptate din investiţiile în tehnologii informaţionale în
cadrul firmei. Acestea sunt:
tehnologiile informaţionale sunt utilizate pentru reducerea costurilor;
tehnologiile informaţionale sunt privite ca un furnizor de servicii
concentrat asupra satisfacerii nevoilor utilizatorilor finali;
tehnologiile informaţionale trebuie să îmbunătăţească nivelul
serviciilor furnizate clienţilor;
serviciile şi produsele depind în mod continuu de investiţiile în
tehnologiile de vârf;
172
trebuie urmărită dezvoltarea activităţilor inovatoare şi a aplicaţiilor de
marketing privind tehnologiile de vârf.
b) Accesarea şi utilizarea informaţiilor urmăreşte ca:
utilitatea informaţiilor trebuie recunoscută şi imediat ce se obţin
informaţiile, acestea trebuie stocate pentru a nu se pierde;
în afaceri, diversele procese şi sisteme trebuie să asigure culegerea şi
păstrarea informaţiilor financiare şi comerciale;
să existe un punct de vedere comun al tuturor clienţilor firmei;
utilizatorii, în activitatea de teren trebuie să aibă acces la aceleaşi date
ca şi atunci când sunt la birou;
principalii clienţi ai serviciilor oferite de către firmă trebuie să aibă
acces la informaţii complete privind relaţiile firmei cu toţi clienţii săi.
c) Resursele hardware şi software vor viza:
transferul între resursele hardware şi software, care poate determina
schimbări globale în cadrul firmei;
tranzacţiile curente se realizează prin procese electronice:
forma tehnologiilor informaţionale care trebuie să aducă managerilor şi
personalului care lucrează în mod direct cu aceste aplicaţii capacitatea de a
rezolva rapid orice sarcina complexă;
noile sisteme care vor trebui să creeze baza prin care să se poată
efectua schimbări majore asupra noilor servicii.
d) Capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii urmăresc ca:
reţeaua întregii firme să permită accesul la aplicaţiile esenţiale privind
furnizarea de servicii clienţilor;
reţeaua firmei să permită organizarea de videoconferinţe;
să fie permis accesul la Internet prin reţeaua de comunicaţii;
comunicarea cu exteriorul, mai ales cu clienţii, trebuie să fie posibilă
oricând şi oriunde, în special privind comerţul electronic şi prestarea de
servicii.
e) Arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale trebuie la
rândul lor să vizeze:
o anumită formă a tehnologiilor informaţionale, cupnnzând doar
hardware-ul, software-ul şi echipamentele de legătură;
o standardizare a datelor financiare şi comerciale;
stabilirea de standarde pentru hardware şi software pentru a reduce
incompatibilităţile şi costurile suplimentare;
menţinerea unei liste scurte a produselor şi producătorilor pentru
fiecare categorie de tehnologie în parte;
realizarea unei centralizări a principalilor producători, pentru
minimizarea costurilor, pentru asigurarea unei consistenţe şi pentru
organizarea unui control riguros.
173
Numărul punctelor cheie privind tehnologiile informaţionale variază în
cadrul firmei, depinzând de limitele activităţii desfăşurate. Informativ, să
urmărim câteva exemple ale punctelor cheie privind tehnologiile
informaţionale de la firme din diverse domenii industriale:
o firmă în curs de dezvoltare în domeniul băuturilor producţiei de
bunuri. Informaţiile sumare privind producţia, vânzările, marketingul,
distribuţia şi managementul financiar pot fi accesibile managerilor într-un timp
foarte scurt (nu mai mult de 2 ore) şi pot fi uşor de utilizat în luarea deciziilor;
o bancă aflată într-o etapă de expansiune pe pieţe externe. Procesele
legate de tranzacţii şi interfaţă vor fi folosite pe teritoriul a mai multe ţări,
unde banca are deschise filiale;
o firmă puternic concentrată pe produse inovatoare. Reţeaua firmei
trebuie să permită organizarea de videoconferinţe;
o firmă internaţională. Informaţiile relevante trebuie să fie prezentate
într-o formă logică, pentru a uşura accesul la ele. Aceste informaţii vor face
posibil un mai bun management al clienţilor, furnizorilor, materiilor prime
etc., deci un management financiar adecvat.
Analiza contextului strategic diferit al acestor mari firme poate conduce
la opinii diferite privind infrastructura tehnologiilor informaţionale şi calitatea
acestora.
Una dintre problemele cele mai atent studiate este tendinţa de a reflecta
sistemul informaţional printr-o analiză din interiorul acestuia. Astfel, se
evidenţiază doar ceea ce există, în loc să se evidenţieze şi influenţele externe
care schimbă atât managementul firmei cât şi pe cel al sistemului
informaţional. O parte din aceşti factori externi pot avea influenţe importante.
Structurile firmelor se schimbă, pe măsură ce firmele îşi reîndreaptă
atenţia asupra activităţilor de bază. Multe firme în care, în trecut, integrarea se
făcea pe verticală, astăzi încearcă să scape de părţile care nu sunt suficient de
valoroase şi achiziţionează în schimb componente de producţie. Astfel de
firme se numesc “firme modulare” şi se caracterizează prin investiţii minime
în aparatură şi dispozitive, prin cumpărarea şi asamblarea componentelor în
185
aşa fel încât resursele să se concentreze asupra proiectării produselor, asupra
cercetării-dezvoltării şi asupra marketingului. În categoria acestor firme intră
atât noile firme care s-au format pe baza acestor principii, cât şi vechile firme
care s-au restructurat. Firmele din toate domeniile măresc gradul de utilizare a
furnizorilor externi de componente de producţie.
Alt nume dat acestei abordări economice este cel de “firmă virtuală”.
Compania virtuală este descrisă ca o firmă care-şi extinde influenţa ascendent
prin furnizori şi descendent prin canale de distribuţie până la utilizatorul final
sau până la consumator. Astfel, pe măsură ce consumatorii şi furnizorii devin
participanţi importanţi în luarea deciziilor privind serviciile şi produsele
oferite de firmă, angajaţii devin indispensabili în mecanismul funcţionării
firmei, firmele tradiţionale devenind învechite. Având în vedere rapiditatea
ritmului de dezvoltare a serviciilor şi a produselor, chiar şi o meserie poate
deveni adesea “meserie virtuală”.
Atributele unei firme virtuale sunt:
cea mai avantajoasă dintre toate, din punct de vedere al competiţiei şi
al achiziţiei;
legături electronice strânse cu partenerii de afaceri (furnizori,
distribuitori etc.);
parteneriate oportune, alianţe în schimbare;
interdependenţe cu colaboratorii şi partenerii, ceea ce presupune
existenţa unor relaţii bazate pe încredere;
cooperarea cu furnizorii, clienţii şi chiar cu concurenţii de peste
graniţă.
Aceste noi abordări ale arhitecturii afacerii apar din nevoia de a vedea
firma şi unităţile de afaceri ca pe nişte “întreprinderi extinse care includ atât
furnizorii, cât şi clienţii ca parte a activităţii firmei. Metoda de management
Just In Time (JIT) presupune ca furnizorii să aibă acces direct la informaţii
privind nivelul stocurilor, pentru a putea programa livrările. Furnizorii
supermaketurilor şi ai magazinelor de vânzare cu amănuntul au acces direct la
informaţii privind nivelul stocurilor şi al vânzărilor realizate de clienţii lor,
pentru a putea contribui, prin furnizarea la timp a materialelor, la buna
desfăşurare a procesului de vânzare.
Întreprinderile extinse sunt o realitate începând cu anii ‘90. Începând cu
această perioadă, s-a intrat într-o eră a colaborării, care se reflectă în
activităţile desfăşurate şi în sistemele informaţionale utilizate.
De asemenea, ne confruntăm şi cu schimbări majore ale modului în
care oamenii lucrează şi trăiesc folosind calculatoarele şi comunicaţiile.
Această eră a fost numită şi „era computerelor omniprezente”. Computere
omniprezente înseamnă mai mult decât aşteptările ca sistemele de calcul să
susţină toate funcţiunile economice şi că toate computerele portabile şi
comunicaţiile să susţină aplicaţiile economice, sociale şi recreative. Înseamnă
că o societate, în care cunoştinţele în domeniul calculatoarelor sunt din ce în ce
186
mai extinse, se poate aştepta de la computere să execute comenzile cerute în
modul dorit de aceasta. De asemenea, înseamnă că utilizatorii vor dori să
creeze sau să proceseze propriile aplicaţii, deseori utilizând obiecte1 realizate
de specialiştii în domeniul tehnologiei informaţionale.
1
Obiectele reprezintă unităţi discrete ale sistemelor informaţionale care conţin
proceduri şi date şi care pot fi refolosite în mai multe aplicaţii.
187
b) Apariţia serviciilor publice de informaţii. Unele resurse sau aplicaţii
depăşesc unităţile de afaceri sau procesele de producţie. În cazul câtorva dintre
aceste aplicaţii, cum ar fi poşta electronică, accesul la reţeaua internă,
administrarea reţelelor cu arie largă de răspândire şi alte astfel de facilităţi,
care pot fi clasificate ca “utilităţi” în acelaşi sens în care telefonul este o
utilitate, apartenenţa trebuie să se regăsească într-o entitate comună. Această
entitate poate fi reprezentată de “sisteme informaţionale comune” sau
„telecomunicaţii comune”.
Mai multe firme au adoptat conceptul de “servicii de calcul”, conform
căruia un echipament de calcul satisface diversele nevoi de informatizare ale
departamentelor unei firme în plus faţă de aplicaţiile comune prezentate
anterior. Departamentele folosesc, de asemenea, serviciile informaţionale
pentru a rula aplicaţii pentru care nu au suficientă capacitate locală.
c) Creşterea surselor externe de informaţii. Sursele externe de
informaţii pot fi definite ca incluzând consultanţă, dezvoltare de aplicaţii,
întreţinerea şi actualizarea aplicaţiilor, operaţiuni computerizate, transfer al
datelor în reţea şi administrarea reţelelor de comunicaţii prin voce (voice
communication network) etc. În majoritatea ţărilor europene, dificultatea
reducerii personalului (datorată legilor de protecţie socială), în condiţiile în
care cererea scade, încurajează utilizarea substanţială a consilierilor şi a
specialiştilor în dezvoltarea/implernentarea de sisteme cu contract de
colaborare. În multe alte ţări, lipsa acută de personal specializat şi foarte bine
pregătit, combinată cu variaţia cerinţelor de dezvoltare ale sistemelor de
prelucrare, stimulează, de asemenea, utilizarea consilierilor.
Utilizarea surselor externe de informaţii determină o tendinţă de
creştere a utilizării serviciilor comune. Serviciile comune şi utilizarea
serviciilor specializate este atractivă pentru că:
se oferă posibilitatea de a furniza servicii cu costuri substanţial mai
mici decât dacă ar fi utilizate resurse interne;
costul dezvoltării independente a productivităţii este mare pentru o
singură firmă;
fie serviciile sunt în domenii necompetitive, fie diminuarea costurilor
depăşeşte avantajele competitive ale operaţiunilor realizate în cadrul firmei;
distribuţia extinsă a accesului la informaţii este necesară pentru
succesul activităţii participanţilor şi este dificil sau imposibil de realizat de
unul singur.
d) O nouă dezvoltare a serviciilor . Rezultatul tendinţei de creştere a
utilizării serviciilor comune constă în faptul că din ce în ce mai multe firme
sau unităţi de afaceri vor căuta să opereze cu un număr redus de personal
angajat cu carte de muncă pentru dezvoltarea sistemelor şi că adesea se poate
întâmpla ca acestea să nu dispună de mainframe-uri sau de aplicaţii proprii.
e) Schimbarea responsabilităţilor pentru planificarea şi controlul
sistemului informaţional. Administratorii reţelelor informaţionale din marile
188
firme sunt obişnuiţi să coordoneze planificarea tactică şi strategică a
sistemului informaţional, realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi
controlul utilizării tehnologiei, al dezvoltării aplicaţiilor şi al nivelului
resurselor disponibile utilizatorilor. Odată cu descentralizarea unităţilor de
afaceri, a fost adoptat acelaşi model de conducere, însă la nivelul unităţii de
afaceri. Totuşi, acest model reflectă fie o mentalitate de “mainframe”, fie
tendinţa sistemului informaţional de a copia modelul de organizare al firmei
părinte. Pe măsură ce aceste modele de organizare se schimbă, sistemul
informaţional trebuie să le urmeze.
Atâta timp cât sistemul informaţional este văzut de manageri doar ca un
cost de afaceri, va exista tendinţa de a dezvolta birocraţie a sistemului
informaţional, accentul punându-se pe planificarea detaliată şi pe alocarea de
resurse, pe acoperirea costurilor de la utilizatori şi pe detalierea justificărilor
pentru modificarea aplicaţiilor, sau pentru schimbarea acestora. Un astfel de
control nu va determina creşterea valorii sistemului informaţional şi nici nu va
justifica realizarea unui sistem informaţional mai performant.
Controlul total al costurilor sistemelor informaţionale rămâne în
continuare o preocupare, însă, dacă nu pot fi corelate costurile sistemelor
informaţionale cu profitabilitatea, simplul control al costurilor nu este
semnificativ. De fapt. un control strict al costurilor poate fi un factor negativ
pentru succesul afacerii. Când costurile sistemelor informaţionale devin părţi
controlabile direct la nivelul fiecărei unităţi de afaceri, ele vor varia
proporţional cu veniturile, dacă dispunerea strategică a sistemului
informaţional variază în funcţie de necesităţi.
Planificarea şi controlul resurselor informaţionale trebuie realizate de
persoane care sunt direct responsabile de profitabilitatea utilizării lor.
193
asigurarea pertinenţei, acurateţei şi calităţii noilor aplicaţii dezvoltate
sau achiziţionate de firmă.
Dacă premisele prezentate sunt adoptate, primul argument în stabilirea
standardelor devine identificarea comunităţilor de utilizatori, al doilea devine
maximizarea abilităţilor unităţii de afaceri de a răspunde la cerinţele de
schimbare a activităţii, iar al treilea devine minimizarea costurilor pe termen
lung. Aceste consideraţii arată că pentru diferite unităţi de afaceri, procese sau
funcţiuni din cadrul firmei se cer standarde diferite.
Se poate vedea că standardele pot fi aplicate acelor funcţiuni, aplicaţii
sau resurse care fie sunt suport pentru întreaga firmă văzută ca o “comunitate”,
fie sunt necesare pentru operaţiunile unei firme văzută ca o entitate coerentă.
După ce au permis adoptarea şi dezvoltarea unor sisteme diferite la
nivelul unităţilor de afaceri, majoritatea firmelor mari se confruntă cu greutăţi
în standardizarea poştei electronice şi a transferului electronic de date.
Problema există datorită faptului că nu se adoptă standarde comun atât firmei,
cât şi unităţilor de afaceri.
i) Planificarea strategică. Planificarea strategică a tehnologiei
informaţionale se va realiza în principal la nivelul unităţilor de afaceri.
Planificarea strategică a sistemului informaţional în firmele mari trebuie să se
realizeze la două niveluri. Cea mai importantă planificare strategică se
realizează la nivelul unităţilor de afaceri. La acest nivel, planificarea se
realizează ţinând seama de cerinţele necesare desfăşurării proceselor de
producţie relevate de sistemul informaţional. La nivelul firmei, planificarea
strategică ia o formă nouă. Dacă funcţiunile firmei, cum ar fi cea contabilă, cea
financiară, sau cea juridică, sunt considerate ca alte tipuri de unităţi de afaceri,
administratorul reţelei informatice este responsabil de planificarea strategică a
sistemului informaţional pentru acestea. Totuşi, în contextul în care sistemul
informaţional susţine planificarea strategică pentru unităţile de afaceri şi
pentru firmă ca întreg, administratorul reţelei informatice poate acţiona în
moduri diferite.
În noul model, sarcinile administratorului sistemului informatic sunt
mai de grabă orientate asupra politicii şi strategiei, decât asupra activităţilor
operaţionale. Aceasta înseamnă că activităţile administratorului sistemului
informatic privind planificarea strategică vor fi concretizate în:
planificarea pentru susţinerea funcţiunilor centralizate ale sistemului
informatic;
planificarea politicii globale privind tehnologia informaţională a
firmei;
avizarea planurilor strategice privind sistemul informaţional al
unităţilor de afaceri;
influenţarea strategiei firmei în vederea achiziţionării unei tehnologii
informaţionale performante, pentru menţinerea
avantajului competitiv al firmei.
194
8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR
INFORMAŢIONALE
1
Software License Management
196
a se cunoaşte gradul de disponibilitate al unei aplicaţii şi capacitatea de
reutilizare a acesteia;
asigurarea versiunilor controlului celor mai populare pachete de
aplicaţii soft; managementul aplicaţiilor informatice poate coordona
achiziţionarea celor mai populare pachete de aplicaţii soft, pentru a obţine cel
mai bun preţ; în plus, pe lângă facilităţile telecomunicaţiilor, SLM poate
distribui noi versiuni de software pentru a asigura întreţinerea compatibilităţii
acestora şi utilizarea celor mai recente versiuni aprobate;
deoarece utilizarea programării orientate pe obiect câştigă teren,
trebuie anticipat că utilizatorii finali, ca şi analiştii şi programatorii, vor
reutiliza obiectele pentru a reduce durata şi costurile necesare dezvoltării
aplicaţiilor. Obiectele, care trebuie să fie standard în întreaga firmă, vor fi
coordonate şi controlate la nivelul acesteia.
Managementul aplicaţiilor informatice poate fi stabilit atât la nivelul
firmei, cât şi la nivelul unităţilor de afaceri, în funcţie de mărimea unităţilor de
afaceri şi de nevoile lor.
Managementul tehnologiei. Mediul concurenţial îi va determina pe
manageri să conştientizeze faptul că managementul tehnologiei este important
atât pentru sistemul informaţional, cât şi pentru producţie. Ca urmare,
coordonatorii sistemelor informaţionale sunt presaţi să ajute la îndeplinirea
aceloraşi obiective prin eficienţă, reducerea costurilor şi responsabilitate.
Multe firme au dedicat ani de zile dezvoltării şi implementării unor
sisteme de prelucrare a datelor cu ajutorul mainframe-urilor, investind sute de
milioane de dolari în tehnică de calcul şi în biblioteci uriaşe de aplicaţii
informatice. Sistemele bazate pe mainframe-uri vor avea o importanţă majoră
încă mulţi ani de acum încolo. Noile tehnologii sunt atractive pentru
administratorii sistemelor informatice, pentru că asigură la un preţ mai redus
performanţe mai ridicate, modele de dezvoltare a aplicaţiilor mai rapide.
capacităţi specializate ale aplicaţiilor, flexibilitate crescută în proiectare etc. În
plus, eforturile multor firme de a-şi restructura procesele de producţie au ca
rezultat creşterea interesului pentru noile tehnologii informaţionale.
Cerinţele economice au determinat adoptarea noilor tehnologii
informaţionale, însă, în multe cazuri, departamentele informaţionale sunt
insuficient pregătite pentru a putea realiza în întregime obiectivul de a
introduce noile tehnologii în firmă.
Personalul din departamentul informatic trebuie să înveţe cum să
introducă cu succes în firmă noile tehnologii informaţionale şi cum să
restructureze avantajos procesele de afaceri, prin utilizarea tehnologiilor
informaţionale avansate.
197
Capitolul 9
APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA
AFACERILOR
198
9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei
199
9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei
1
Standard profesional 5/1997 "Eticheta EAN".
200
Tabelul nr. 91 Informaţii EAN
UCC/EAN 128
Furnizorul 35012345 Denumirea mărfii 123456789 4
b. în comerţul de detail:
• diminuarea costurilor de marcaj;
• accelerarea trecerii cumpărătorilor pe la casele de marcat;
• afişarea imediată, pe un ecran, a denumirii articolului;
• imprimarea pe bon a numărului de articole, a preţului unitar şi a valorii
totale;
201
suplimentare sau de refuz de marfă) şi să se obţină date în timp real privind
vânzările, stocurile ş.a.
Informaţiile comerciale obţinute sunt necesare oricărui tip de magazin,
indiferent de mărime sau profil: cash & carry, supermarket, magazine mijlocii
sau mici, librării şi chiar buticuri, dotate cu echipamente adecvate specificului
unităţii în cauză.
Pornind de la gradul lor de specializare şi/sau de despecializare (care este
în funcţie de mărimea unităţii - exprimată în mp ce revine unei unităţi), se pot
puncta câteva concluzii privind echiparea unităţilor comerciale cu tehnică de
calcul capabilă să citească codurile de bare şi de aici, să asigure toate celelalte
avantaje.
Actuala reţea comercială de gros şi de detail din România permite
introducerea şi utilizarea echipamentelor necesare aplicării codului de bare şi
citirii lui, precum şi prelucrării, pe această bază, a unui volum mare de
informaţii la nivelul societăţilor comerciale.
1
EDI sau Electronic Data Inter-change = Schimb Electronic de Date)
202
pentru transmiterea automată a datelor comerciale de la un calculator la altul,
sistem cunoscut sub numele de EDI.
În cadrul acestui sistem s-au creat o serie de standarde de comunicare
EDI (între care şi EANCOM), standarde în care datele pot fi comunicate rapid,
eficient şi precis, indiferent de hardware-ul intern al utilizatorului şi
software-ul echipamentului.
Implementarea cu succes a EDI oferă beneficii majore pentru între-
prinderi şi partenerii săi comerciali:
reducerea costurilor legate de eliminarea hârtiei pentru imprimante şi
pentru comunicarea situaţiilor finale, diminuarea personalului antrenat în
procesul de facturare şi evidenţă şi redistribuirea lui la alte activităţi productive;
creşterea vitezei de comunicare a datelor informative, precum şi a
documentelor de însoţire a mărfurilor, permiţând un răspuns mai rapid, practic o
legătură instantanee;
precizie superioară: EDI elimină erorile inevitabile ce rezultă din
introducerea manuală a datelor;
mai buna gestiune a logisticii şi o productivitate mai mare: EDI
permite întreprinderilor să conducă mai bine şi să controleze producţia,
aprovizionarea şi necesităţile de livrare; EDI este o componentă-cheie a fabricaţiei
"la timp" (just-in-time) şi a răspunsurilor rapide pe legătura client-furnizor,
rezultând o reducere semnificativă a nivelurilor stocurilor;
204
Tabelul nr. 9.2 Prezentarea modulelor QM
Simbol
asociat în Denumire modul Suport decisional pentru:
meniul QM
A Linear Programming Programare liniară
B All Integer Programming Programare liniară în numere întregi
C Zero One Programming Programare cu variabile dihotomice (0; 1)
D Goal Programming Programare liniară cu mai multe funcţii
obiectiv
E Transportation Probleme de transport
F Assignement Probleme de afectare
G Break-Even Analysis Model de analiză a planului de rentabilitate
H Decision Theory Teoria deciziei
I Network Models Modele de reţea
J CPM/PERT Modele de alocare şi nivelare a resurselor
K Inventory Models Modele de stocuri
L Queuing Theory Teoria firelor de aşteptare
M Dynamic Programming Programarea dinamică
N Simulation Modele de simulare
O Forecasting Modele de previziuni
P Markov Analysis Analiză pe baza lanţurilor Markov
Q Game Theory Teoria jocurilor
Esc Exit to Dos Terminare sesiune de lucru
Unele module din meniul principal sunt urmate de submeniuri care sunt
afişate după selectarea modulului principal (tab.9.3.).
205
CPM/PERT Analiza drumului critic
A. PERT A. Alocarea şi nivelarea resurselor
J (PERT)
B. CPM B. Metoda drumului critic (CPM)
C. CPM with Crashing C. CPM cu costuri minime
Simulation Simulare
A. Monte Carlo Simulation A. Simulare numerică Monte Carlo
B. Inventory Simulation B. Simularea stocurilor
N Forecasting Previziuni
A. Simple&Weighted Moving A. Media mobilă simplă şi ponderată
Average
B. Exponenţial Smoothing B. Nivelarea exponenţială
C. LeastSquares Method C. Metoda celor mai mici pătrate
(MCMMP)
O D. Simple Regression D. Regresia simplă
E. Multiple Regression E. Regresia multiplă
206
₪ Prezentarea ferestrelor principale
După selectarea unui model (din meniul principal sau dintr-un meniu
secundar) este afişat ecranul de lucru iniţial, format în general din trei ferestre.
Deasupra lor, în prima linie a ecranului este afişat numele modulului care este
în execuţie, iar primele două ferestre sunt iniţial libere.
Pentru toate modulele QM, fereastra de comenzi este poziţionată în
partea inferioară a primului ecran de lucru şi conţine comenzi care pot fi
lansate folosind tasta subliniată (tab. 9.4).
În timpul execuţiei comenzilor Help, New, Edit sau Run în fereastra
inferioară vor fi afişate tastele funcţionale care pot fi utilizate pentru
deplasarea pe ecran sau pentru efectuarea unor modificări (Backspace, Del,
F7, F8, F9, F10, ↑, ↓, ←, →, PgUp, PgDn, Home, End). Modulul de utilizare
a acestora poate fi consultat apăsând litera H care va lansa comanda Help.
207
În alte situaţii, în fereastra inferioară sunt afişate mesaje de eroare sau
cereri de introducere a unor informaţii: domeniul de variaţie al unor parametrii de
intrare, numele fişierului care se va salva, numele fişierului care se încarcă etc.
În fereastra de titlu ce se deschide în partea superioară a ecranului se preiau
informaţii privind titlul problemei ce urmează a fi rezolvată, numărul variabilelor şi
valorile parametrilor de intrare.
Fereastra de date corespunde ferestrei de mijloc şi conţine macheta de
preluare a datelor de intrare în funcţie de modulul curent apelat şi parametrii de
setare incluşi în prima fereastră.
Asupra informaţiilor din primele două ferestre se pot executa comenzile
Help, New şi Run din fereastra de comenzi.
Ferestre
de titlu
Ferestre
de date
Ferestre
de comenzi
208
₪ Ieşirea din QM. Terminarea normală a sesiunii de lucru cu QM se
obţine apăsând tasta Esc de câte ori este necesar pentru a se ajunge în sistemul
Windows.
209
Figura nr. 9.4. Fereastra rezultatelor de ieşire
210
211
212
BIBLIOGRAFIE
1. Biţă V., Marinescu V., Pescaru V., Sisteme informatice în economie,
Editura Tehnică, Bucureşti 1991
2. Boaden R., Lockett G., Information Technology, Informantion
Systems and Information Management: Definition and
Development, in Information System, vol. I, nr. 1, 1991
3. Bush J., Frahman A., Communication in a Network Organization, in
Organizational Dinamics, nr. 3, 1990
4. Dampsey J., Koff W., Increasing I.S. Productivity: A Holistic
Approach, in, Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 4,
1995
5. Edward L., Database Marketing, The Ultimate Marketing Tool,
McGraw-Hill Inc, 1998
6. English L., Turning Information Management into an Effective
Business Enabler, in Information Strategy: The Executive’s Journal,
nr. 1, 1996
7. Feldman T., An Introduction to Digital Media, Prentice Hall, New
Jersey, 1997
8. Gheorghe Orzan, Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus,
Bucureşti, 2001
9. Greenberg S., Computer Support Cooperative Work and Groupware,
Academic Press, 1991
10. Gronski Săndel, Sisteme informatice în comerţ, Editura Expert
11. Ionescu Gh.Gh., Cazan E, Negruţă A.L., Modelarea şi optimizarea
deciziilor manageriale, Ed. Dacis, Cluj-Napoca, 1999
12. Jaakola H., Tehunen H, Latvala L., Information Technology and
Changes in Industry, in Information Systems, vol. I, nr. 1, 1991
13. Jih W. J., Owings P., From „In Search of Excellence” to Business
Process Reengineering: The Role of Information Technology, in
Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 1, 1995
14. Mastenbroeck., Information Management, Organization Design
and Organizational Theory, in European Management Journal, nr. 1,
1990
15. Nicolescu O, Nicolescu L., Managementul modern al organizaţiei,
Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 2001
213
16. Nicolescu O. (coord.), - Ghidul managerului eficient, vol. I – II,
Editura Tehnică, Bucureşti, 1993-1994
17. Nicolescu O., Management comparat, Editura Economică, Bucureşti,
1998
18. Nicolescu O., Managementul întreprinderilor mici şi mijlocii,
Editura Economică, Bucureşti, 2001
19. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, 1999
20. Oprea D., Airinei D., Fotache M., Sisteme informaţionale pentru
afaceri, Ed. Polirom, Iaşi, 2002
21. Oprea D., Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale
economice, Ed. Polirom, Iaşi,1999
22. Pollatis Y., Grantt J., Information Resources and Corporate
Strategy Development, in Information Strategy: The Executive’s
Journal, nr. 2, 1996
23. Radu I., Informatică managerială, Editura ALMI, Bucureşti, 2000
24. Radu I., Ursăcescu M., Ioniţă F., Informatică pentru managementul
firmei, Ed. Tribuna Ecopnomică, Bucureşti, 2001
25. Radu I., Ursăcescu M., Vlădeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatică
şi management, o cale spre performanţă, Editura Universitară,
Bucureşti, 2005
26. Raţiu-Suciu C., Modelarea şi simularea proceselor economice, Ed.
Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1999
27. Reck R., Reck V., The Role of Information Systems Strategy in
Making Market Leaders in Information Strategy: The Executive’s
Journal, nr. 2, 1996
28. Schein E., The Role of CEO in The Management of Change: The
Case of Information Technology, in the Kochan, Useem M. –
Transforming Organizations, Oxford University Press, Oxford, 1992
29. Stanciu V., Sisteme informatice de Gestiune, Ed.CISON, Bucureşti,
2000
30. Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioniţă C., Sisteme de gestiune a
bazelor de date, Ed. Petrion, Bucureşti, 1999
31. Verboncu I., Manageri şi management, Editura Economică,
Bucureşti, 2000
32. Verboncu I., Tabloul de bord, Editura Tehnică, Bucureşti, 2001
33. Willson D., Diagonal Communication Links Within Organization,
in The Journal of Business Communications, vol. 29, nr. 2, 1992
214