Excel 2000

Introducere
B un venit în Excel 2000 pentru Windows pentru … aMICI, o lucrare completă,

scrisă pentru cei ce nu doresc sub nici o formă să devină un guru al foilor de
lucru. În această carte, puteţi găsi toate informaţiile necesare pentru a vă păstra
pe linia de plutire, îndeplinind sarcinile zilnice cu ajutorul programului Excel.
Intenţia acestei cărţi este să prezinte lucrurile într-un mod simplu şi să nu vă
plictisească cu multe detalii tehnice care, fie nu vă sunt necesare, fie nu vă
interesează. Pe cât posibil, cartea intenţionează să vă prezinte elementele
fundamentale, fără prea multe alte detalii inutile, informându-vă totodată cu
privire la cele necesare pentru a realiza sarcinile folosind Excel.
Lucrarea prezintă toate tehnicile fundamentale de care aveţi nevoie pentru a putea
crea, edita, formata şi imprima foile dumneavoastră de lucru. Pe lânga rolul de
îndrumător în gestionarea foilor de lucru, această carte prezintă şi principalele
elemente despre diagrame, baze de date, foi de lucru incluse în pagini WEB şi
altele. Reţineţi totuşi, că vă sunt oferite cele mai simple modalităţi de a vă rezolva
problemele cu ajutorul acestor componente Excel şi în consecinţă nu se încearcă
o acoperire totală a bazelor de date, diagramelor, paginilor Web etc. Această
carte se concentrează asupra foilor de lucru deoarece majoritatea persoanelor
folosesc Excel tocmai pentru a realiza astfel de foi.
Despre aceastå carte

Această carte nu a fost scrisă pentru a fi citită din scoarţă în scoarţă. Capitolele
ei au o oarecare autonomie şi sunt organizate într-o anumită ordine, să-i spunem
logică (progresând aşa cum poate aţi face-o în timpul studierii Excel-ului în
sala de curs), fiecare subiect al unui capitol putând fi abordat separat.
Fiecare discuţie despre un subiect răspunde rapid la întrebarea: ”La ce foloseşte

aceasta?”, înainte de prezentarea modului său de utilizare. În Excel, la fel ca şi
în alte programe complicate, există mai multe moduri de a rezolva o cerinţă, dar
ţinând cont de importanţa sănătăţii dvs. şi nedorind a vă suprasolicita, am
limitat aceste posibilităţi la cele mai eficiente în rezolvarea unei cerinţe. Mai
târziu, dacă sunteţi tentaţi, puteţi să experimentaţi şi alte moduri de realizare a
unei cerinţe, dar pentru moment, sfatul meu este să vă concentraţi să rezolvaţi
cerinţa exact aşa cum este descrisă.
2 __________________________ Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI
Pe cât posibil am încercat să nu vă solicit să vă amintiţi unele lucruri învăţate în

capitolele anterioare, dar veţi întâlni totuşi uneori şi referinţe încrucişate
(elemente care se referă la alte secţiuni din carte). În cea mai mare parte, aceste
referinţe sunt menite să vă ajute să vă completaţi informaţiile despre subiectul
respectiv, dacă aveţi timp sau sunteţi interesaţi; dacă nu, puteţi să le ignoraţi.
Cum så folosiÆi aceastå carte

Această carte este ca o referinţă unde începeţi prin căutarea subiectului despre
care doriţi informaţii (fie în cuprins, fie în index) şi apoi continuaţi să citiţi
direct. Multe subiecte sunt explicate în mod convenţional (ca şi când aţi sta în
spatele clasei unde puteţi trage liniştit un pui de somn). Uneori, însă,
mentalitatea mea de comandant de regiment preia controlul şi vă prezintă paşii
pe care trebuie să-i urmaţi pentru a ajunge la un anumit rezultat.
Ceea ce puteÆi ignora fårå a avea

probleme
Când întâlniţi o secţiune în care se enumeră paşii de urmat pentru rezolvarea
unor cerinţe, puteţi ignora fără probleme textul ce însoţeşte paşii (textul ce nu
este scris cu litere aldine) în cazul în care nu aveţi nici timpul nici dispoziţia
pentru a citi mai mult material legat de acea problemă.
De asemenea, de câte ori a fost posibil, am încercat să separ fondul sau

informaţiile de tip note, de partea esenţială, prin delimitarea cu o bară laterală.
Aceste secţiuni sunt pline de pictograme care vor arăta ce tip de informaţie veţi
întâlni acolo. Puteţi cu uşurinţă să nu luaţi în considerare textul marcat astfel.
(pictogramele întâlnite în această carte sunt prezentate mai târziu).
Presupuneri copilåreçti
Voi face doar o presupunere în ceea ce vă priveşte (să vedem cât de aproape
de realitate este ea): aveţi acces la un PC (măcar câteva ore) care are
WINDOWS’95/’98 sau WINDOWS NT şi Excel 2000 instalate pe el (şi poate
că aproape nu prea mai aveţi loc pe hard pentru altceva), dar nu mă voi hazarda
să fac nici o presupunere în legătură cu faptul că poate aţi lansat vreodată în
execuţie Excel-ul 2000, sau că aţi lucrat cândva ceva în el.
Această carte a fost scrisă pentru utilizatori de Excel 2000. Dacă aveţi o
versiune anterioară a Excel-ului pentru WINDOWS (spre exemplu Excel ’97)
Introducere ___________________________________________________
3
ce lucrează sub o versiune anterioară de WINDOWS (versiunea 3.1) vă rog să
lăsaţi de o parte această carte şi luaţi ediţia a II-a Excel ’97 For Dummies sau
More Excel ’97…, amândouă publicate de IDG Books Worldwide Inc. Dacă
aveţi o versiune a Excel-ului pentru Macintosh, de asemenea, trebuie să lăsaţi
deoparte această carte şi să mergeţi la secţiunea Macintosh a magazinului
preferat pentru a cumpăra un exemplar din Excel ’98 For Macs For Dummies.
Dacă folosiţi Excel’97 For WINDOWS (fie pentru că nu aţi simţit nevoia să
instalaţi o versiune superioară, fie pentru că aceasta costă prea mult pentru
buzunarul dumneavoastră, sau nu aţi avea spaţiu pe disc pentru Excel 2000),
puteţi folosi această carte pentru a înţelege Excel ’97, cu condiţia să fiţi atenţi la
pictogramele din Excel 2000 de pe marginea stângă. Când le vedeţi înseamnă
că ele sunt noi în Excel, adică sunt special creeate pentru Excel 2000 (în
versiunea dvs. nu erau încă inventate). Nu vreau să primesc scrisori înveninate
de la voi spunând că în carte se găsesc o serie de greşeli legate de anumite
trăsături ce nu apar în versiunea dvs. de Excel. Dacă se va întâmpla acest lucru,
ar trebui să vă răspund la scrisoare şi să vă spun că nu aţi fost atenţi la
pictogramele din Excel 2000. Să vă fie ruşine!
Modul de organizare al acestei cårÆi

Cartea aceasta este organizată în 6 părţi (care vă dau în sfârşit şansa de a vedea
cel puţin 6 din grozavele desene ale lui Rich Tennant). Fiecare parte cuprinde 2
sau mai multe capitole (ca să facă editorii fericiţi), ce se leagă între ele mai mult
sau mai puţin (pentru a vă face pe dvs. fericiţi). Fiecare capitol este mai departe
împărţit în general, în secţiuni relativ legate între ele, ce acoperă elementele de
bază ale subiectelor. Nu trebuie să vă străduiţi prea tare să urmaţi întocmai
structura din carte, de fapt nici nu contează dacă învăţaţi mai întâi să editaţi
foile de lucru înainte să învăţati să le formataţi sau dacă învăţaţi să le tipăriţi
înainte de învăţa să le editaţi. Important este să găsiţi informaţia şi să o
înţelegeţi când o găsiţi, când aveţi nevoie să rezolvaţi o cerinţă.
În cazul în care vă interesează, urmează o sinteză a ceea ce întâlniţi în fiecare

parte:
Partea I: Intrând pe terenul de lucru

Precum îi este şi numele, partea I acoperă elementele fundamentale: cum să
începeţi un program, cum să identificaţi părţi ale ecranului, cum să introduceţi
informaţii în foaia de lucru, cum să salvaţi un document etc.
Dacă nu aveţi nici un fel de cunoştinţe în domeniul foilor de lucru, veţi dori
categoric să aruncaţi o privire peste informaţiile din Capitolul 1 şi să descoperiţi
la ce este bun programul înainte de a crea noi foi de lucru în Capitolul 2.
Partea a II-a: Editarea fårå probleme

Partea a II-a vă arată cum să editaţi foi de lucru, să le faceţi să arate bine, să
realizaţi schimburi de editare majore fără a produce dezastre. Ne referim la
Capitolul 3 unde aveţi nevoie de informaţii pentru formatarea datelor, pentru
îmbunătăţirea modului de apariţie a datelor pe foaia de lucru. Consultaţi
Capitolul 4 pentru: reaşezări, ştergeri, sau inserări de noi informaţii în foaia de
lucru. Consultaţi Capitolul 5 pentru tipărirea produsului final.
Partea a III-a: Cum så ne organizåm çi så

ne menÆinem astfel
Partea a III-a vă pune la dispoziţie toate informaţiile de care aveţi nevoie pentru
a vă menţine în top cu introducerea datelor în foaia de lucru. Capitolul 6 este
plin de idei bune în legătură cu urmărirea şi organizarea datelor într-o singură
foaie de lucru. Capitolul 7 vă pune la curent cu intrările şi ieşirile de date în
diferite foi de lucru din aceeaşi carte, şi vă dau informaţii despre transferul
datelor între foi din diferite registre de lucru.
Partea a IV-a: ViaÆa de dincolo de foile de

calcul
În partea a IV-a sunt explorate şi alte aspecte ale Excel-ului diferite de foile de
lucru. În Capitolul 8 aflaţi cât de ridicol de uşor este să creaţi grafice utilizând
datele din foaia de lucru. În Capitolul 9 descoperiţi cât de folositoare sunt
capacităţile bazei de date Excel, cum trebuie să urmăriţi şi să organizaţi o mare
cantitate de informaţii. În Capitolul 10, aflaţi despre adăugarea hiperlegăturilor
pentru a ajunge (“sări”) în alte părţi ale foilor de lucru, în noi documente şi
chiar în pagini de WEB, precum şi cum să convertiţi foile de lucru, în pagini de
WEB statice şi interactive pentru site-ul(urile) WEB al companiei
dumneavoastră.
Introducere ___________________________________________________
5
Partea a V-a: Realizarea unor elemente
particularizate
Partea a V-a arată cum să particularizaţi modul de lucru cu Excel-ul. În
Capitolul 11 învăţaţi cum să înregistraţi şi să rulaţi macrocomenzi şi instrucţiuni
automate. În Capitolul 12 vă obişnuiţi cu lucrul cu bara de instrumente şi chiar
învăţaţi să adăugaţi instrumente create de voi în bara de instrumente.
Partea a VI-a: Partea zecilor

Este o tradiţie … ca în cărţile pentru aMICI, ultima parte să conţină un top al
primelor zece cele mai folositoare sfaturi, sugestii şi factori.
ConvenÆii folosite în aceastå carte

Următoarele informaţii vă dau o idee despre cum se desfăşoară lucrurile în
această carte - editorii le numesc”Convenţiile Cărţii” (nu include: campanii,
steguleţe fluturând, denumiri sau indicaţii arătate cu degetul).
Tastatura çi mouse-ul
Excel 2000 este un program sofisticat cu multe casete (de dialog, text etc.)
moderne, multe bare şi mai multe meniuri decât puteţi număra dumneavoastră.
În Capitolul 1 se explică totul despre aceste trăsături şi despre modul în care să
le folosiţi.
Chiar dacă folosiţi mouse-ul sau combinaţiile rapide de taste pentru a vă

poziţiona în foaia de lucru, în afara ei şi/sau pe lângă ea, trebuie să aveţi timp să
introduceţi datele ca să puteţi să le mutaţi şi să operaţi cu ele mai apoi, în
eventualitatea în care trebuie să o faceţi. De aceea, rareori această carte vă
încurajează să introduceţi ceva anume într-o celulă anume din foaia de lucru.
Desigur, puteţi oricând să alegeţi să nu urmaţi instrucţiunile. Când vă spun că
trebuie să introduceţi o anumită funcţie, de obicei acea parte apare scrisă cu
caractere aldine. De exemplu, =SUM(A2:B2) înseamnă că trebuie să
introduceţi exact ceea ce vedeţi: semnul egal, cuvântul SUM, o paranteză
deschisă, textul A2:B2 şi o paranteză închisă. Desigur că după aceea
dumneavoastră trebuie să apăsaţi Enter pentru a o finaliza.
Când Excel nu dialoghează cu dumneavoastră prin intermediul casetelor de

mesaje, afişează mesaje informaţionale de nivel înalt pe bara de stare din partea
inferioară a ecranului. De asemenea, în această carte sunt prezentate diferite
mesaje pe care dvs. le puteţi vedea pe ecran sub forma:
=SUM(A2:B2)
Ocazional, s-ar putea să vă rog să utilizaţi o anumită combinaţie de taste (de

exemplu: Ctrl+S) pentru a îndeplini o anume cerinţă. Semnul “+” este folosit
pentru ca dvs. să ştiţi că trebuie să apăsaţi simultan tastele Ctrl şi S, şi sunt
conştient că acest (uneori chiar dur) tip de aerobică a degetelor poate necesita
ceva practică.
Când trebuie să răzbateţi prin unul sau mai multe meniuri, pentru a ajunge la
comanda dorită, uneori (deşi nu rar) am folosit săgeţile de comandă pentru a vă
conduce de la meniul iniţial la submeniu şi aşa mai departe până la comanda
finală dorită. De exemplu, trebuie să deschideţi mai întâi meniul File pentru a
ajunge la comanda Open şi deci acest lucru îl găsiţi scris astfel: File→Open.
Observaţi literele subliniate din paragraful precedent? Aceste litere- numite
taste de acces rapid - reprezintă comenzi pe care puteţi să le activaţi simplu,
apăsînd mai întâi tasta Alt şi apoi apăsând succesiv tastele subliniate. De
exemplu, dacă întâlniţi File→Open, înseamnă că puteţi să apăsaţi tasta Alt şi
apoi F şi O.
Simboluri folosite în aceastå carte

Următoarele pictograme le găsiţi plasate strategic pe margini pentru a indica
lucrurile pe care veţi dori sau nu să le citiţi.
Această pictogramă vă atrage atenţia asupra “discuţiilor dintre tocilari” peste

care aţi dori să treceţi fără a le citi (sau să le citiţi când nimeni nu este prin
preajmă).
T
FA
S
Această pictogramă, vă atrage atenţia asupra scurtăturilor sau a altor sugestii de

valoare legate de subiectul abordat.
Această pictogramă vă atrage atenţia în privinţa reţinerii anumitor informaţii în

cazul în care doriţi să aveţi ceva succes în realizarea problemelor de rezolvat.
Introducere ___________________________________________________
7
Această pictogramă vă atenţionează asupra informaţiilor pe care trebuie să le
reţineţi pentru a evita “pericolele”.
Această pictogramă vă atenţionează că aveţi de a face cu particularităţi ale

Excel-ului 2000 nemaiîntâlnite anterior.
Unde mergem mai departe

Dacă nu aţi lucrat niciodată cu foi de lucru pe computer, vă sugerez ca imediat
după ce aţi râs de pictogramele speciale anterioare, să treceţi direct la Capitolul
1 şi să aflaţi cu ce elemente veţi lucra. Dacă sunteţi deja familiarizaţi cu
înregistrările foilor de calcul tabelar dar nu ştiţi nimic despre crearea foilor de
lucru Excel, treceţi la Capitolul 2, unde puteţi afla cum să introduceţi date şi
formule. Apoi, pentru că apar nevoi specifice (precum “Cum copiez o
formulă?” sau “Cum tipăresc doar o anume secţiune a foii de lucru?”) puteţi
merge la cuprins sau la index pentru a vedea care este secţiunea potrivită şi să
mergeţi direct la acea secţiune pentru răspunsuri.
Partea I
Intrând pe
terenul de lucru
Al 5lea val de Rich Tennant
“STIŢI DOMNULE DUNT, POINTERUL NU SE MIŞCĂ

PENTRU CĂ AVEŢI MÂNA PE BURETELE DE ŞTERS
CRETA ŞI NU PE MOUSE.“
În aceastå parte…
O singură privire asupra ecranului Excel 2000 (cu toate

casetele, butoanele şi etichetele) şi veţi realiza că se întâmplă
multe lucruri aici. Aceasta se întâmplă fără îndoială datorită
adăugărilor din bara de activităţi Windows (deja redesenată, aproape)
de pe ecranul de lucru Excel 2000 şi cu extindere în bara de comenzi
rapide Office 2000. Bine, nu vă îngrijoraţi: menirea Capitolului 1 este
de a vă arăta părţile componente ale ferestrei din Excel 2000 şi de a
vă lămuri în legătură cu marea cantitate de pictograme, butoane şi
căsuţe pe care le veţi folosi zi după zi.
Sigur, nu este de ajuns să staţi pe scaun şi să vă explice cineva despre

ce este vorba, precum fac eu în această carte. Pentru a reuşi, în Excel
trebuie să învăţaţi să folosiţi toţi aceşti clopoţei şi aceste sunete (sau
butoane şi casete în acest caz), iar aici intervine Capitolul 2 care vă
explică cum să folosiţi butoanele proeminente de pe ecran şi casetele
pentru a introduce datele. De la acest început uşor, este doar un pas
rapid spre a deveni maeştri în folosirea întregului ecran.
Capitolul 1
Ce reprezintă
toate chestiile astea?
În acest capitol
¾ Decideţi cum puteţi folosi Excel-ul
¾ O privire asupra elementelor de bază ale celulelor
¾ Deschiderea Excel-ului în multe moduri interesante
¾ Să ne lămurim în ceea ce priveşte ecranul Excel-ului 2000
¾ Explicarea barelor de instrumente din Excel
¾ Răsfoirea registrului de lucru Excel
¾ Selectarea comenzilor din meniurile autoderulante
¾ Selectarea comenzilor din meniul de comenzi rapide
¾ Primim ajutor de la asistentul Office
¾ Ieşind în sfârşit din Excel
D oar pentru că întinderile de foi electronice precum Excel 2000 au devenit

aproape la fel de comune azi într-un computer precum procesoarele de texte
sau jocurile, nu înseamnă că sunt bine înţelese, sau bine folosite. De fapt am
întâlnit mulţi utilizatori de diferite nivele, inclusiv din aceia care cunosc foarte
bine Word-ul dar nu au nici cea mai mică idee despre ce ar putea să facă în
Excel.
Este păcat că există această superficialitate mai ales în zilele noastre, când
Office 2000, pare să fie singurul soft existent pe aproape toate calculatoarele
(probabil pentru că împreună, Windows ’95 şi ’98, Office 2000 ocupă atâta
spaţiu pe hard încât nu mai există spaţiu pentru a instala şi soft-uri ale altor
companii). Dacă eşti unul din indivizii ce au Office 2000 pe computer, dar nu
ştii diferenţa între o foaie de lucru şi un cearceaf de pat, aceasta înseamnă că
Excel 2000 stă acolo în calculator degeaba ocupând doar mult spaţiu pe hard. Ei
bine, este timpul să schimbaţi asta!
12 ________________________________ Partea I: Intrând pe terenul de lucru
Ce pot face cu Excel-ul?
Excel-ul este un grozav organizator pentru toate tipurile de date, fie ele
numerice, alfanumerice sau altele. Pentru că programul are încărcate multe
posibilităţi de calcul, multă lume apelează la Excel când trebuie să realizeze foi
de calcul financiare. Aceste foi au tendinţa să fie umplute până la refuz cu
formule de calcul: totaluri de vânzări, profituri nete şi pierderi, procentul
creşterii.
De asemenea, foarte populare sunt şi capacităţile grafice ale Excel-ului, care vă

permit să realizaţi o serie de grafice pornind de la datele introduse în foaia de
lucru. Excel face foarte uşor ca rânduri şi coloane de numere în culori alb-negru
să se transforme în grafice colorate. Puteţi apoi să folosiţi aceste grafice în
rapoarte scrise (precum cele scrise cu Word 2000) sau să realizaţi începuturi de
prezentări în afaceri (ca acelea realizate în Power Point).
Acum, chiar dacă slujba dvs. nu presupune realizarea de foi de lucru pentru date
financiare şi nici crearea de grafice, sunt sigur că aveţi destulă nevoie să folosiţi
Excel-ul. De exemplu, s-ar putea să trebuiască să păstraţi liste de informaţii sau
poate chiar să combinaţi datele şi informaţiile necesare pentru activitatea
curentă. Excel este un grozav nomenclator de liste (chiar dacă tindem să ne
referim la liste ce sunt baze de date în Excel) şi un grozav creator de tabele. De
aceea, puteţi folosi Excel oricând aveţi nevoie să ţineti evidenţa produselor
vândute, clienţilor deserviţi, angajaţilor supravegheaţi, sau orice altceva.
CasetuÆe, casetuÆe…
Există un motiv destul de bun pentru care Excel este un adevărat magician al
calculelor financiare prin utilizarea formulelor şi al păstrării listelor şi
organizării informaţiilor în tabele. Priviţi orice foaie de lucru liberă din Excel
(cea din Figura 1-1 este perfectă) şi spuneţi ce vedeţi? Cutiuţe, multe cutiuţe
mici, asta vedeţi! Acestea (şi sunt milioane pe fiecare foaie de lucru) se numesc
de fapt celule în jargonul foilor de lucru. Şi fiecare informaţie (un nume, o
adresă, diagrama vânzărilor lunare, chiar şi data de naştere a mătuşii Sully) are
celula ei proprie în foaia de lucru pe care o realizaţi.
Capitolul 1: Ce reprezintă toate chestiile astea? _______________________
13
Figura 1-1:
Casetuţe,
casetuţe şi
toate arată
la fel!
Dacă sunteţi învăţaţi cu procesarea de texte, ideea introducerii diferitelor

informaţii în minusculele căsuţe vi se va părea ciudată şi greu de adaptat la ea.
Dacă gândiţi în termenii procesorului de texte, trebuie să vedeţi procesul de
construire a unei foi de lucru în Excel ca fiind asemănător cu realizarea
tabelelor cu informaţii în Word şi nu cu scrierea unei scrisori sau a unui raport.
Trimite-l pe adresa celulei mele

După cum puteţi observa în Figura 1-1, foaia de lucru din Excel conţine un
cadru ce etichetează coloanele şi rândurile. Coloanelor le sunt atribuite litere
ale alfabetului iar rândurile sunt numerotate. Ele trebuie să fie numerotate
pentru că foaia de lucru în Excel este enormă (Figura 1-1 prezintă doar o parte
mică din întreaga foaie de lucru). Etichetele coloanelor şi rândurilor
funcţionează precum semnele străzilor în oraş – te pot ajuta să identifici adresa
ta curentă, chiar dacă nu te împiedică să te rătăceşti.
De ce programele bazate pe foi de calcul

realizează doar foi de lucru
Programele de acest gen, precum Excel 2000 bazat pe foi de calcul. Deci puteţi să vedeţi în
văd foile lor electronice ca foi de lucru în loc Excel un program de foi de calcul ce lucrează
de foi de calcul. Şi, deşi este perfect cu foi de lucru şi nu invers (pe de altă parte,
acceptabil (chiar preferabil) să numim foile deseori mă voi referi la foile de lucru ca foi de
electronice, foi de lucru, niciodată nu vă calcul şi puteţi să o faceţi şi dvs).
referiţi la Excel ca program bazat pe foi de
lucru; el este mereu denumit ca program
Aşa cum se observă în Figura 1-2, Excel vă indică în permanenţă poziţia

curentă pe foaia de lucru în 3 moduri diferite:
Referinţa celulei curente Indicatorul de celulă
Figura 1-2:
Excel vă arată
unde sunteţi
pe foaia de
lucru cu
ajutorul
indicatorului
de celulă, cu
ajutorul
casetei de
nume
(referinţei
celulei
curente) şi a
stilului aldin în
cazul literei
coloanei şi a
numărului
rândului de pe
foaia de lucru.
15
Celulele-cărămizile necesare pentru construirea

oricărei foi de lucru
Celulele în Excel se formează prin discutat în secţiunea “Celula A1 cunoscută şi
intersectarea coloanelor şi a rândurilor . Din sub denumirea de celula R1C1”, în cadrul
punct de vedere tehnic, un astfel de acestui capitol). Aceasta înseamnă că pentru
aranjament se numeşte arie. O arie urmăreşte a vă desfăşura datele din foaia de lucru în
diferite informaţii stocate în ea referindu-se grilă şi în formatul tabelar, Excel citeşte doar
la poziţia pe rând şi coloană (ceva ce veţi rândul şi coloana asociată cu datele pe care
vedea mai clar când subiectul R1C1 al le-aţi introdus acolo.
sistemului de referinţă a celulelor este
9 Deasupra foii de lucru, la începutul barei de formule este prezentată lista

Excel-ului cu locaţia curentă în funcţie de referinţele de coloană şi rând, ca
de exemplu D5, atunci când celula este la intersecţia coloanei D cu rândul
5 (aşa numitul A1 sistem de referinţă al sistemului).
9 În foaia de lucru, indicatorul de celulă (a se vedea Figura 1-2) figurat
printr-o margine îngroşată, apare în celula curent selectată.
9 În cadrul foii de lucru, litera coloanei şi numărul rândului conţinând
indicatorul celulei, apar îngroşate (aldine). Această parte a cadrului are
umbre, făcând să apară ca sculptat.
Vă întrebaţi de ce Excel-ul face atâta caz de celula curentă din foaia de lucru?
Este o întrebare bună şi răspunsul este important:
În foaia de lucru puteţi introduce sau edita informaţii numai în celula curentă.
Repercursiunile neluării în considerare a acestei mici propoziţii sunt enorme:

înseamnă că dacă acordaţi mai multă atenţie la ce trebuie să introduceţi în foaia
de lucru decât în celulă, puteţi să vă treziţi că înlocuiţi ceva ce aţi introdus deja.
Înseamnă, de asemenea, că nu puteţi edita o anume intrare într-o celulă dacă nu
aţi selectat în prealabil celula pentru a o face curentă.
Despre câte celule vorbim noi aici?

Nu exagerez când spun că fiecare foaie de lucru conţine milioane de celule,
fiecare putând fi umplută cu informaţii. Fiecare foaie are 256 de coloane din
care primele 10 sau 11 (A până la J sau K) sunt vizibile într-o nouă foaie de
lucru si 65536 rânduri din care 15 sau 20 sunt normal vizibile. Dacă înmulţiţi
256 cu 65536 ajungeţi la un total de 16777216 celule goale în fiecare foaie de

lucru pe care o folosiţi (sunt peste 16 milioane de astfel de fraiere).
Şi, de parcă nu ar fi de ajuns, fiecare registru nou de lucru pe care îl începeţi,

vine cu 3 astfel de foi de lucru, fiecare cu câte 16777216 celule libere. Aceasta
vă dă un mare total de 50331648 celule la disopoziţia dvs. în orice fişier Excel
deschis. Şi în cazul în care acest număr se dovedeşte a fi prea mic (da, sigur!!!)
puteţi adăuga mai multe foi de lucru (fiecare cu 16777216 celule) la registrul de
lucru.
Atribuind 26 de litere la 256 de coloane

Pentru etichetarea celor 256 de coloane dintr-o foaie de lucru, cele 26 de litere
ale alfabetului se dovedesc a nu fi suficiente. Pentru a recupera diferenţa, Excel
dublează literele celulelor în coloana de referinţă şi astfel, coloana AA urmează
coloanei Z; aceasta este urmată de AB, AC până la AZ. După AZ întâlniţi
coloana BA apoi BB etc. Urmând acest sistem de dublare ajungem la coloana
256 care este ultima şi care este coloana IV. Ultima celulă din foaie este
IV65536.
Ce ar trebui så çtiÆi despre Excel în acest

moment
Până acum ştiţi (sau ar trebui să ştiţi) următoarele lucruri despre Excel:
9 Fiecare fişier Excel se referă la un registru de lucru
9 Fiecare registru deschis are 3 foi de lucru goale
Celula A1 denumită şi celula R1C1

Sistemul referinţei celulei A1 este o acest sistem amândouă şi rândurile şi
moştenire de la VisiCalc (acesta fiind un coloanele sunt numerotate, iar numărul
străbunic al programelor de foi de calcul rândului precede numărului coloanei. De
pentru PC). În plus de sistemul A1, Excel are exemplu, în acest sistem celula A1 este
un suport mai bătrân dar mult mai corect din R1C1 (rând 1, coloană 1), celula A2 este
punct de vedere tehnic şi anume, sistemul de R2C1 (rând 2, coloană 1) şi celula B1 este
referinţă al celulelor numit sistemul R1C1. În R1C2 (rând 1, coloană 2).
17
9 Fiecare foaie de lucru dintr-un registru este împărţită în peste 16 milioane
de celule (16777216 de fapt) create de intersecţia a 256 coloane cu 65536
rânduri.
9 Fiecare foaie de lucru este înconjurată pe lângă şi la început de o ramă ce
conţine etichetele coloanelor cu litere ale alfabetului şi rândurile cu
numere. Coloanele ce-i urmează lui Z îşi dublează literele astfel: AA, AB,
etc.
Ce mai trebuie încå så çtiÆi despre Excel

Înarmaţi doar cu informaţiile precedente, aţi putea uşor să vă formaţi ideea
greşită cum că un program Excel nu e mai mult decât un procesor de texte (o
grilă) Word, ce vă forţează să introduceţi informaţia în mici celule individuale
ce vă oferă lărgimea unei pagini întregi.
Ei bine, sunt aici pentru a vă spune că Bill Gates nu a devenit milionar vânzând
numai un procesor de texte (voi, toţi utilizatorii de Microsoft Word vă rog
ţineţi-vă gura!). Marea diferenţă dintre celulele unei foi de lucru şi paginile
unui procesor de texte este că fiecare celulă oferă putere de calcul pe lângă
editare de text şi capacităţi de formatare. Această putere de calcul ia forma
formulelor pe care le creaţi în variatele celule ale foii de lucru.
Mai multe banalităţi despre dimensiunile foii de lucru

Dacă ar fi să reproduceţi întreaga foaie de 9 Toate informaţiile foii se regăsesc în celule.
lucru pe hârtie, v-ar trebui o foaie de hârtie Oricum, puteţi introduce informaţii în celula
lată de aproximativ 21 picioare şi lungă de curentă (ce este selectată cu indicatorul de
1365 picioare! Pe un ecran de 14 inch nu celulă).
puteţi vedea mai mult de 20-25 rânduri din 9 Excel arată care din cele peste 16 milioane
întreaga foaie. Cu coloane de circa 1 inch celule este cea activă (curentă) prin
largi şi rânduri de ¼ inch înălţime, 10 coloane prezentarea referinţelor celulei pe bara de
reprezintă 3,9% din toată foaia în timp ce 20 formule şi prin indicatorul de celulă
rânduri reprezintă 0,03% din lungimea ei poziţionat pe ea (a se vedea Figura 1-2).
totală. Acestea ar trebui să vă formeze o idee 9 Sistemul de referinţa a celulelor în foaia de
despre cât de puţin din totalul foii de lucru, lucru-aşa numitul sistem A1 - combină
este vizibil pe ecran şi de cât de mult spaţiu litera sau literele coloanelor cu numerele
mai există. rândurilor.
Total diferit de o foaie de hârtie ce conţine numai valori calculate în altă parte,
o foaie electronică de lucru poate stoca atât formulele cât şi valorile calculate
redate de formule. Chiar mai bine decât atât, formulele voastre pot utiliza
valori din alte celule ale foii de lucru. Excel vă dă automat răspunsul calculat de
o formulă oricând schimbaţi valorile din foaia de lucru.
Capacităţile de calcul ale Excel, combinate cu cele de formatare şi editare, fac

programul apt pentru a genera orice fel de document ce foloseşte intrări
alfanumerice şi numerice şi care necesită calcule. Pentru că puteţi să dinamizaţi
formulele - astfel încât schimbând datele din celulele foii de lucru calculele să
fie automat actualizate-veţi găsi că este mult mai uşor să realizaţi calcule în
foaia de lucru pentru că vor fi: curente şi corecte.
Urnind lucrul din loc

Dacă sunteţi familiarizaţi puţin cu Windows ‘95/’98 nu veţi avea un şoc aflând
că sunt o groază de moduri de a iniţia Excel-ul din momentul în care programul
a fost instalat pe hard (de fapt sunt 5 şi voi vorbi despre toate). De ajuns este să
spunem că toate metodele de a iniţia Excel-ul, vă cer să aveţi instalat pe
calculator Windows ‘95/’98. După aceea, trebuie doar să deschideţi calculatorul
înainte de a folosi toate acele metode de pornire a Excel-ului 2000.
Lansarea Excel 2000 din meniul Programs

sau de pe bara de comenzi rapide Office
2000
Deschiderea Excel-ului 2000 de pe bara de comenzi rapide Office 2000, este
cea mai uşoară metodă de a porni programul. Singura problemă cu această
metodă este că nu o puteţi aplica dacă nu aveţi instalată bara de comenzi rapide
Office 2000 sau meniul Programs sau bara de instrumente Desktop Office 2000
(care să conţină butonul Microsoft Excel). Pentru a afişa pe ecran bara de
comenzi rapide Office 2000 urmaţi paşii:
1. Apăsaţi butonul Start de pe bara de activităţi Windows pentru a
deschide meniul Start.
2. Selectaţi opţiunea Programs din meniul Start.
3. Selectaţi opţiunea Office Tools din meniul Programs.
4. Faceţi clic pe opţiunea Microsoft Office Shortcut Bar din
submeniul Office Tools.
19
Pentru a selecta Programs sau bara de instrumente Desktop Office 2000, faceţi
clic-dreapta apoi selectaţi Programs sau Desktop din meniul derulant.
Presupunând că Programs sau bara de instrumente Desktop Office este afişată

pe ecran, ca să iniţiaţi Excel 2000, tot ceea ce trebuie să faceţi este să faceţi clic
pe butonul de iniţiere a Microsoft Excel (a se vedea Figura 1-3 pentru a
identifica pictogramele Microsoft Excel).
Deschizând Excel 2000 din meniul Start

Windows ‘95/’98
Chiar dacă nu doriţi să porniţi Excel 2000 cu ajutorul pictogramelor din bara de
comenzi rapide, (pentru că, dintr-un oarecare motiv, vreţi ca totul să fie cât mai
diversificat), puteţi totuşi să deschideţi Excel 2000 folosind meniul Start
Windows 95/98 (Hei, nu-i aşa că vi se pare confuză - cum de altfel mi se pare şi
mie - toată treaba asta legată de aceşti ani?).
Figura 1-3:
Pentru a
deschide
Excel 2000
din
Programs
sau de pe
bara de
comenzi
rapide
Office,
faceţi clic pe
pictograma
Microsoft
Excel.
Ca să porniţi Excel 2000 din meniul Start, urmaţi aceşti paşi simpli:
1. Faceţi clic pe butonul Start din bara de activităţi Windows ‘95/’98
pentru a deschide meniul Start.
2. Selectaţi Programs din partea inferioară a meniului Start.
3. Faceţi clic pe opţiunea Microsoft Excel din meniul Programs.
De îndată ce ajungeţi la pasul 3, Windows ‘95/’98 deschide Excel 2000. În

timp ce programul se încarcă, vedeţi ecranul de deschidere al Microsoft Excel
2000. Când programul termină încărcarea, veţi vedea un ecran ca cel din
Figurile 1-1 şi 1-2, conţinând un nou registru de lucru unde puteţi începe
activitatea.
Pornind Excel 2000 din Windows Explorer

Nu sunteţi mulţumiţi de modurile anterioare de deschidere a Excel-ului 2000?
Bine, iată altul – folosind Windows Explorer! Motivul pentru care această
metodă este atât de valoroasă este că, cu o mică variaţie, puteţi să-l folosiţi să
deschideţi registrul din Excel când trebuie să lucraţi în el simultan cu lansarea
în execuţie a programului.
În primul rând, iată paşii de urmat pentru a porni Excel-ul din Explorer cu un
nou registru:
1. Deschideţi Windows 95/98 Explorer.
Faceţi clic pe butonul Start de pe bara de activităţi Windows, selectaţi
Programs din meniul Start şi apoi faceţi clic pe Windows Explorer.
2. Faceţi clic pe pictograma dosarului Program Files din caseta tip
listă All Folders din fereastra Exploring - C:\, pentru a fi afişat
conţinutul său în fereastra Contents aflată în partea dreaptă.
3. Localizaţi şi apoi faceţi dublu-clic pe pictograma Microsoft Office
din Explorer Contents Pane.
4. Faceţi dublu-clic pe pictograma dosarului Office din subfereastra
Explorer’s Contents.
5. Localizaţi şi apoi faceţi dublu-clic pe pictograma programului
Excel din subfereastra Explorer’s Contents.
Acum aveţi destul de multe informaţii pentru a reuşi ceea ce vă propuneţi, mai
ales dacă acest lucru reprezintă deschiderea unui nou registru de lucru în
Excel2000. Dacă folosiţi Windows Explorer pentru a găsi registrul de lucru
Excel dorit, tot ceea ce aveţi de făcut este să-l localizaţi în caseta tip listă
21
Contents şi să faceţi dublu-clic pe el; în urma acestei opţiuni, Windows
porneşte Excel-ul 2000 şi, deschide registrul respectiv.
Cum så creaÆi o scurtåturå pentru

Excel 2000
Dacă nu doriţi să fie afişată bara de comenzi rapide Office 2000 pe ecran, vă
recomand cu încredere să creaţi o scurtătură pentru Excel, pentru a putea porni
programul executând dublu-clic pe pictograma Excel-ului.
Pentru a crea o scurtătură pentru Excel, urmaţi paşii:
1. Faceţi clic pe butonul Windows Start de pe bara de activităţi
Windows.
2. Selectaţi Find din meniul Start şi faceţi clic pe Files or Folders din
continuarea meniului Find.
3. Introduceţi “Excel.exe” în dreptul numelui casetei de text din
cadrul casetei de dialog All Files şi apoi apăsaţi Enter sau butonul
Find Now.
“Excel.exe” este numele fişierului programului ce rulează Excel 2000.
4. Când Windows termină de localizat fişierul numit “Excel. exe”de
pe hard, defilaţi în jos până ce întâlniţi un fişier denumit Excel
(extensia “.exe” rămâne de obicei ascunsă în cadrul listelor
Windows 95/98) al cărui tip este afişat ca fiind Application (aceasta
arată că de fapt numele real este Excel.exe şi nu doar Excel)
5. Chiar dacă pictograma Excel este deja selectată, faceţi clic pe ea
cu al doilea buton de mouse (acesta este butonul dreapta mouse
pentru dreptaci).
Făcând astfel deschideţi meniul de comenzi rapide.
6. Din meniul de comenzi rapide apăsaţi butonul Create shortcut.
Windows ‘95/’98 prezintă pe ecran caseta de avertizare care vă previne
că Windows nu poate crea o scurtătură în caseta de dialog Find,
întrebându-vă dacă nu doriţi ca scurtătura să vă apară pe suprafaţa de
lucru.
7. Apăsaţi Enter sau faceţi clic pe butonul Yes.
8. Apăsaţi pe butonul Close (cel ce se prezintă printr-un X) din caseta
de dialog Find ca să scăpaţi de ea.
Când Windows ’95/’98 închide caseta de dialog, veţi găsi pictograma
nouă denumită Shortcut to Excel pe suprafaţa de lucru. Dacă, doriţi
puteţi redenumi pictograma cu ceva mai “puţin” evident precum “Excel
2000” sau cu cuvinte ce au acest efect, urmând pasul 9. Altfel, dacă

sunteţi satisfăcuţi de numele deja existent, atunci aţi terminat.
9. Faceţi clic-dreapta mouse pe pictograma Shortcut to Excel şi apoi
clic pe Rename din meniul de comenzi rapide.
Puteţi apoi să înlocuiţi numele original prin introducerea unui nou
nume (precum Excel 2000) sub pictogramă şi apăsarea tastei Enter
când aţi terminat.
Pentru a porni Excel 2000 cu noua scurtătură, faceţi dublu-clic pe pictogramă.

Excel se va deschide cu un nou registru de lucru, la fel cum se deschide şi
atunci când porniţi programul cu ajutorul barei de comenzi rapide Office 2000
sau cu ajutorul meniului Start.
Pornirea automatå a programului Excel de

fiecare datå când porniÆi calculatorul
Acest ultim mod de a porni Excel 2000 este indicat doar celor care sunt nevoiţi
să folosească Excel-ul aproape întotdeauna când folosesc calculatorul. Dacă vă
număraţi printre aceştia, puteţi face ca de fiecare dată când deschideţi
calculatorul, Windows să pornească automat Excel 2000, imediat ce Windows
95/98 se încarcă. Astfel, tot ceea ce trebuie să faceţi este să porniţi calculatorul
(stiţi unde este butonul de pornire al calculatorului, nu-i aşa?) şi în doar câteva
momente, puteţi să vă apucaţi de treabă în Excel 2000.
Pentru ca Windows 95/98 să pornească automat Excel de fiecare dată când

porniţi calculatorul, trebuie să instalaţi o copie a scurtăturii Excel 2000
(descrisă în secţiunea precedentă) în dosarul Startup. Puteţi realiza acest truc
urmând paşii de mai jos:
1. Faceţi clic pe butonul Windows Start de pe bara de activităţi
Windows, selectaţi Settings din meniul Start şi faceţi clic pe
Taskbar din meniul Settings.
2. Faceţi clic pe eticheta Start Menu Programs din meniul Start care
se află în caseta de dialog Taskbar Properties.
3. Faceţi clic pe butonul Advanced (nu vă speriaţi de nume) din
eticheta Start Menu Programs.
4. Faceţi clic pe semnul plus (+) din faţa pictogramei Programs.
Puteţi găsi pictograma Programs sub pictograma dosarului Start Menu
în lista All Folders pentru a deschide dosarul Programs.
5. Executaţi clic pe dosarul Startup de la sfârşitul listei All Folders.
23
Când executaţi clic aici, Windows afişează conţinutul dosarului Startup
în caseta Contents of list din partea dreaptă a ferestrei Exploring.
6. Dacă este nevoie, trageţi fereastra Exploring şi caseta de dialog
Taskbar Properties (utilizând barele de titlu) până când puteţi
vedea scurtătura Excel 2000 de pe zona de lucru.
7. Ţineţi apăsată tasta CTRL şi apoi executaţi clic şi trageţi
pictograma scurtăturii Excel 2000 de pe suprafaţa de lucru în
caseta Contents of list din fereastra Exploring.
Când executaţi acest pas, asiguraţi-vă că ţineţi apăsată tasta CTRL pe
tot parcursul operaţiei. Dacă executaţi aşa cum trebuie, veţi vedea un
mic semn plus în caseta de dedesubtul indicatorului de mouse. Nu
eliberaţi butonul mouse-ului până nu vedeţi conturul pictogramei
scurtăturii Excel 2000 apărând în caseta Contents of list. După aceea,
eliberaţi butonul mouse-ului şi apoi tasta CTRL. Imediat ce le eliberaţi,
pictograma scurtăturii Excel 2000 va apare la sfârşitul casetei Contents
of list din fereastra Exploring (din partea dreaptă a ferestrei). Dacă nu
vedeţi această pictogramă a scurtăturii, îmi pare rău dar trebuie să
parcurgeţi din nou paşii 6 şi 7 înainte de a trece la pasul 8.
8. Executaţi clic pe butonul Close din fereastra Exploring pentru a o
închide.
Butonul de închidere este acela marcat cu un X.
9. Executaţi clic pe butonul OK din cutia de dialog Taskbar
Properties pentru a o închide.
După plasarea unei copii a scurtăturii Excel 2000 în dosarul Startup, Excel 2000
se va deschide automat data viitoare când veţi porni Windows-ul. Puteţi testa
acest lucru prin apăsarea butonului Start şi apoi executând clic pe Shut Down
din meniul Start. După aceea, apăsaţi butonul Restart din caseta de dialog Shut
down Windows înainte de a executa clic pe butonul Yes sau de a apăsa Enter.
Dacă ulterior decideţi că nu mai vreţi sau că nu mai aveţi nevoie ca Excel-ul să
pornească automat de fiecare dată când deschideţi claculatorul, puteţi rezolva
această problemă prin înlăturarea scurtăturii Excel 2000 din dosarul Startup:
1-5. Urmaţi primii cinci paşi din lista precedentă.
6. Executaţi clic pe pictograma scurtăturii Excel 2000 din caseta cu
lista conţinutului Startup (gemuleţul din partea dreaptă a
ferestrei).
7. Apăsaţi tasta Delete.
8. Executaţi clic pe butonul Yes.
Sau puteţi apăsa Enter ca răspuns la mesajul casetei de dialog

Confirmare Ştergere Fişier care vă întreabă dacă sunteţi sigur că doriţi
să trimiteţi scurtătura Excel 2000 în Recycle Bin.
9. Executaţi clic pe butonul de Close din fereastra Explore pentru a o
închide.
Butonul de închidere este cel marcat cu X.
10. Executaţi clic pe OK sau pe butonul Close din caseta de dialog
Taskbar Properties pentru a o închide.
Lucrul cu mouse-ul
Chiar dacă majoritatea operaţiior din Excel se pot efectua cu ajutorul tastaturii,
în multe cazuri mouse-ul este cel mai eficient mod de a selecta o comandă sau
de a efectua o anumită procedură. Dacă doar din acest motiv aveţi nevoie să
utilizaţi Excel-ul frecvent, merită să învăţaţi diferitele tehnici de folosire a
mouse-ului.
Preocupându-vå de manierele mouse-ului

dumneavoastrå
Programele Windows-ului, cum ar fi Excel-ul, utilizează trei tehnici de bază ale
mouse-ului pentru a selecta şi manipula diferite obiecte din program şi
ferestrele document:
9 Executare clic pe un buton: Poziţionarea pointer-ului pe un anumit
element şi apoi apăsarea şi eliberarea imediată a primului buton (butonul
stâng pentru dreptaci sau cel drept pentru stângaci), sau mai rar, al celui
de-al doilea (butonul drept pentru dreptaci şi cel stâng pentru stângaci)
buton al mouse-ului.
9 Dublu-clic pe un obiect: Poziţionarea pointer-ului pe un anumit element
şi apoi apăsarea şi eliberarea imediată a primului buton, de două ori
succesiv.
9 Tragere obiect: Poziţionarea pointer-ului pe ceva şi apoi apăsarea şi
menţinerea primului buton al mouse-ului, mutându-l în direcţia în care
doriţi să mutaţi obiectul. Când l-aţi poziţionat în locaţia dorită de pe ecran,
eliberaţi butonul mouse-ului.
Când executaţi clic pe un obiect pentru a-l selecta, trebuie să vă asiguraţi mai
întâi că vârful pointer-ului mouse-ului atinge obiectul pe care doriţi să-l
selectaţi. Pentru a evita eventuala mutare a săgeţii înainte de a da clic, strângeţi
25
cele două părţi ale mouse-ului între degetul mare (pe de o parte) şi inelar şi
degetul mic (pe de altă parte) şi apoi executaţi clic pe primul buton cu indexul.
Dacă nu mai aveţi loc să mutaţi mouse-ul pe suprafaţa de lucru, ridicaţi-l şi
repoziţionaţi-l pe birou (acest lucru nu afectează indicatorul).
Forma pointerului mouse-ului

Forma săgeţii mouse-ului nu este stabilă în Excel. Pe măsură ce mutaţi
pointerul mouse-ului în diferite părţi ale ecranului, acesta îşi schimbă forma
pentru o modificare în curs de derulare. Tabelul 1-1 vă prezintă diferitele forme
ale pointerului mouse-ului, cât şi utilitatea fiecăreia dintre acestea.
Când un singur clic este la fel de util ca două clic-uri

Nu uitaţi că atunci când folosiţi Windows 95 2000, împreună cu oricare din dosarele
sau Windows 98 cu Windows Desktop acestuia, şi fişiere pe zona de lucru şi în
Update, aveţi posibilitatea de a modifica ferestrele My Computer şi Explorer printr-un
modul de deschidere al pictogramelor din singur clic executat pe pictogramele lor. Dacă
zona de lucru a Windows-ului. Dacă folosiţi calculatorul dvs. este astfel setat, zilele de
opţiunea Web style sau opţiunea Custom dublu-clic s-au terminat!
Folder, puteţi deschide programe ca Excel
Tabelul 1-1 Forme ale pointer-ului mouse-ului în Excel

Forma pointerului mouse-ului Semnificaţia
Această formă (cea a unei cruci albe şi groase) apare pe
măsură ce mutaţi pointerul în celulele din foaia de lucru
curentă şi o puteţi folosi pentru a selecta celulele cu care
doriţi să lucraţi, acestea fiind apoi conturate de
indicatorul celulei.
Această formă - Săgeată apare atunci când poziţionaţi
pointerul pe bara de instrumente, pe bara de meniuri a
Excel-ului, sau pe una din marginile zonei de lucru pe care
l-aţi selectat. Utilizaţi această formă pentru a selecta
comenzi din Excel sau pentru a muta sau copia o zonă de
date folosind tehnica tragerii şi plasării.
Indicatorul Beţisor (I beam) apare când executaţi clic pe
caseta pentru introducerea numelui sau pe bara de
formule, când executaţi dublu-clic pe o celulă, sau când
apăsaţi tasta F2 pentru editarea unei înregistrări dintr-o

celulă. Utilizaţi această formă a pointerului pentru a
stabili poziţia dorită atunci când editaţi o înregistrare fie
direct în celulă, fie pe bara de formule.
Ghidajul de umplere (subţirelul, crucea neagră) apare doar
atunci când poziţionaţi pointerul în indicatorul celulei
(colţul din dreapta jos al celulei) şi îl puteţi folosi pentru a
crea o serie succesivă de înregistrări într-o zonă sau
pentru a copia o înregistrare sau o formulă într-o zonă de
celule.
Forma Help apare atunci când selectaţi Help→What’s
this? de pe bara de meniuri sau când apăsaţi Shift+F1.
Folosiţi acest indicator pentru a efectua clic pe meniul de
comenzi sau uneltele de pe bara de instrumente despre
care doriţi informaţii descriptive.
Forma Săgeată bidirecţională apare atunci când aţi
mutat pointerul deasupra unor obiecte care pot fi
redimensionate. Folosiţi acest indicator pentru a mări sau
micşora mărimea obiectului (fie acesta o coloană, un
rând, sau o casetă de text).
Forma Săgeată bidirecţională despărţită apare atunci
când poziţionaţi indicatorul deasupra casetei
despărţitoare orizontală sau verticală sau barei
despărţitoare (a se vedea “Impărţirea foilor de lucru” din
Capitolul 6). Folosiţi acest indicator pentru a despărţi
fereastra de lucru în diferite gemuleţe sau pentru a mări
sau micşora mărimea barei de derulare orizontală.
Forma Săgeata - cruce bidirecţională apare atunci când

alegeţi Move din meniul Control sau când apăsaţi
CTRL+F7 atunci când o foaie de lucru nu este la
dimensiunea maximă. Folosiţi acest indicator pentru a
trage fereastra de lucru într-o nouă locaţie aflată în zona
dintre bara de formule şi cea de stare.
T
Nu confundaţi pointerul mouse-ului cu indicatorul celulei. Pointer-ul
FA
mouse-ului îşi schimbă forma pe măsură ce-l mutaţi pe ecran. Indicatorul
S
celulei are întotdeauna aceeaşi formă a unui contur în jurul celulei curente sau a
selecţiei de celule (la care se extinde pentru a cuprinde toate celulele selectate).
Pointer-ul mouse-ului răspunde la orice modificare a acestuia şi se mişcă
întotdeauna independent de indicatorul celulei. Puteţi folosi pointer-ul
27
mouse-ului pentru a repoziţiona indicatorul celulei. Acest lucru se realizează
prin poziţionarea indicatorului gros, în formă de cruce albă în celula în care
doriţi indicatorul celulei şi apoi apăsaţi primul buton (cel din stânga pentru
dreptaci) al mouse-ului.
În concluzie, ce rol au toate aceste

butoane?
Figura 1-4 identifică diferitele părţi ale ferestrei Excel care apar la deschiderea
programului (presupunând că nu aţi selectat un registru de lucru anume care să
se deschidă automat la începerea programului). După cum puteţi vedea,
fereastra Excel este plină de tot felul de lucruri folositoare, deşi puţin confuze!
Deschizând bara de titlu

Prima bară din Excel poartă denumirea de bară de titlu deoarece arată numele
programului care rulează în fereastră (Microsoft Excel). Când zona de lucru
(fereastra document) este la dimensiune maximă (aşa cum este în Figura 1-4),
numele fişierului curent este scris după Microsoft Excel, ca în exemplu:
Microsoft Excel-Book 1
În stânga programului şi a numelui fişierului pe bara de titlu, puteţi vedea

pictograma XL. Dacă executaţi clic pe aceasta, meniul Control al programului
se deschide cu toate comenzile care vă permit modificarea dimensiunii şi
mutarea ferestrei Excel. Dacă alegeţi comanda Close din acest meniu (sau dacă
apăsaţi tastele ALT+F4), ieşiţi din Excel şi vă întoarceţi în zona de lucru.
Butoanele din partea dreaptă a barei de titlu sunt butoane de dimensionare.

Dacă apăsaţi butonul Minimize (cel subliniat), fereastra Excel se micşorează la
un buton pe bara de stare a Windows-ului. Dacă executaţi clic pe butonul
Restore (cel cu imaginea a două ferestre mici), fereastra Excel va avea o
dimensiune mai mică, iar butonul Restore devine butonul Maximize (cel cu o
singură fereastră, întreagă), pe care-l puteţi folosi pentru a readuce fereastra la
dimensiunea ei iniţială. Dacă executaţi clic pe butonul Close (cel cu X), cu
siguranţă veţi ieşi din Excel (la fel de bine puteţi alege Close din meniul
Control sau să apăsaţi tastele ALT+F4).
Bara de formule Butonul Close

Bara de instrumente Standard Butonul Restore
Bara de instrumente Formatting Butonul Minimize
Bara de titlu Bara de comenzi rapide Office 2000 Bara de meniuri
Figura 1-4:
Fereastra
programului
Excel
conţine o
veritabilă
gamă de
butoane şi
instrumente.
Fereastra document cu Bara de activităţi Bara de defilare orizontală

un registru de lucru nou Bara de stare cu selectorii de foi
Windows 98
Bara de defilare verticală
cu barele despărţitoare
Lucrând cu bara de meniuri
Cea de-a doua bară din fereastra Excel este bara de meniuri. Aceasta conţine
meniurile autoderulante din Excel, de la File până la Help, meniuri pe care le
folosiţi pentru a selecta comenzile din Excel de care aveţi nevoie (a se vedea
secţiunea “Alegând comenzi direct din meniuri” pentru mai multe informaţii
despre selectarea comenzilor).
În stânga acestor meniuri autoderulante puteţi vedea o pictogramă fişier a

Excel-ului; dacă executaţi clic pe ea, se deschide meniul Control al fişierului
(asemănător meniului Control al programului), arătându-vă toate comenzile
care vă permit redimensionarea şi mutarea registrului de lucru din fereastra
Excel (care se potriveşte în fereastra programului Excel), iar dacă alegeţi
29
comanda Close din acest meniu (sau dacă apăsaţi tastele CTRL+W sau
CTRL+F4), registrul de lucru curent se va închide, fără a ieşi din programul
Excel.
Butoanele de dimensionare din partea dreaptă a barei de meniu acţionează

asupra foii de lucru curente în acelaşi mod în care o fac butoanele de pe bara de
titlu a ferestrei Excel. Dacă executaţi clic pe butonul Minimize, fereastra de
lucru se micşorează la o mică bară de titlu la sfârşitul zonei de lucru; dacă
apăsaţi butonul Restore, fereastra de lucru curentă ia o dimensiune mai mică în
zona de lucru; pictograma XL, numele fişierului şi butoanele de dimensionare
se mută pe această bară de titlu a acestei ferestre mai mici; şi butonul Restore se
modifică în butonul Maximize pe care-l puteţi folosi pentru a reface
dimensiunea iniţială a ferestrei. Dacă executaţi clic pe butonul Închidere (cel
cu X), închideţi registrul de lucru curent (acelaşi lucru s-ar fi întâmplat dacă
alegeaţi Închidere din meniul Control al fişierului sau dacă apăsaţi CTRL+W
sau CTRL+F4).
Excel 2000 adaugă automat un buton pe bara de activităţi a Windows-ului

pentru fiecare registru de lucru pe care îl deschideţi în Excel 2000. Această
nouă facilitate face foarte simplu schimbul între registrele de lucru. Când
minimizaţi programul Excel cu butonul Minimize, un buton care arată numele
registrului de lucru curent este adăugat pe bara de activităţi.
Aruncând o privire asupra barelor de

instrumente Standard çi Formatting
A treia bară din Excel 2000 conţine cele mai populare bare de instrumente din
Excel: bara Standard şi bara Formatting, una lângă alta. Acestea două conţin
butoane (cunoscute drept instrumente), care execută cele mai utilizate activităţi
din Excel. Instrumentele din bara Standard sunt cele folosite pentru executarea
lucrurilor de bază, cum ar fi: creare, salvare, deschidere şi imprimare de foi de
lucru. Instrumentele de pe bara de Formatting execută operaţii de selectare a
unui nou tip sau mărime de literă şi adăugarea unor efecte, cum ar fi: îngroşat,
subliniat şi italic unor texte din foaia de lucru.
Pentru a identifica funcţiile oricărui instrument de pe aceste două (sau oricare

altele) bare de instrumente, pur şi simplu se poziţionează pointer-ul (indicatorul
săgeată) al mouse-ului peste buton până când o mică căsuţă cu un text (numit
SfatEcran – Screen Tip) apare sub indicatorul mouse-ului. Pentru ca Excel să
execute comanda asociată unui anumit instrument, faceţi clic pe butonul de sub
pointer-ul mouse-ului.
Deoarece atât bara Standard cât şi cea de Formatting conţin fiecare câte o
întreagă serie de instrumente, nu toate butoanele din oricare din cele două bare
pot fi expuse împreună pe cea de-a treia bară din ecranul Excel-ului. Acesta este
motivul pentru care ultimul buton de pe fiecare bară de instrumente este o
unealtă pentru More Buttons (indicată prin >> peste o săgeată cu vârful
îndreptat în jos).
Când executaţi clic pe instrumentul More Buttons, Excel prezintă o paletă cu

mai multe unelte care nu încap pe bara de instrumente când este alăturată altui
tip de astfel de bară. La sfârşitul acestei palete găsiţi o unealtă pentru Adăugare
sau Înlăturare butoane.
Îngrămădiţi-le !
Dacă preferaţi să aveţi acces imediat şi în sau pe cea de-a treia bară care le conţine pe
orice moment la toate butoanele de pe barele celelalte două, apoi selectaţi comanda
de instrumente Standard şi Formatting, Cusotmize de la sfârşitul meniului pentru
puteţi realiza acest lucru foarte simplu prin comenzi rapide care apare. Astfel se deschide
îngrămădirea celor două bare una peste alta caseta de dialog Customize din care selectaţi
în locul alăturării lor (Acesta este modul în Options. Executaţi clic pe prima casetă din
care cele două bare apar în toate cele trei Options, intitulată „Standard and Formatting
versiuni anterioare ale Excel-ului pentru toolbars share one row” pentru a o deselecta
Windows). Pentru a realiza acestă schimbare, şi vă promit că nu veţi mai avea nevoie
faceţi clic-dreapta oriunde pe bara de meniuri vreodată de mai multe butoane.
Când selectaţi butoanele Add sau Remove, Excel afişează un meniu cu toate
butoanele asociate barei de instrumente. Toate butoanele expuse în acel
moment pe bara de instrumente sunt precedate de semnul bifat. Pentru a adăuga
butoane barei de instrumente din acest meniu, faceţi clic pe instrumentul
respectiv pentru a-l preceda de semnul bifat, iar pentru a înlătura temporar unul
din butoanele de pe bara de instrumente executaţi clic pe buton pentru a înlătura
semnul bifat (pentru informaţii asupra particularizării butoanelor de pe barele
de instrumente din Excel, a se vedea Capitolul 12).
Tabelul 1-2 vă prezintă numele şi funcţia fiecărui instrument care se găseşte pe

bara de instrumente Standard când instalaţi prima oară Excel 2000. Tabelul 1-3
vă prezintă numele şi funcţia fiecărui instrument de pe bara Formatting. Nu vă
31
îngrijoraţi în cazul în care nu le cunoaşteţi pe toate, deoarece le veţi învăţa pe
măsură ce veţi dobândi experienţă în ceea ce priveşte lucrul cu Excel.
Tabelul 1-2 Grozavele instrumente ale barei Standard

Instrument Nume instrument Efectul selectării instrumentului
New Deschide un nou registru de lucru cu trei foi de lucru.
Open Deschide un registru de lucru Excel existent.
Save Salvează modificările din registrul de lucru activ.
E-Mail Deschide un mesaj e-mail pentru a trimite prin Internet
foaia de lucru.
Print Imprimă registrul de lucru.
Print Preview Examinare anterioară imprimării foilor de lucru.
Spelling Verifică ortografia textului din foaia de lucru.
Cut Decupează selecţia curentă şi o mută în Clipboard.
Copy Copiază selecţia curentă în Clipboard.
Paste Lipeşte conţinutul curent al Clipboard-ului în foaia de
lucru.
Format Painter Aplică toate formatele folosite în celula curentă oricărei
alte celule alese de dvs.
Undo Anulează ultima acţiune.
Redo Repetă ultima acţiune.
Insert Hyperlink Permite inserarea unei hiperlegături unui alt fişier, unei
adrese Internet sau unei anumite locaţii din alt document
(informaţii referitoare la hiperlegături în Capitlolul 10).
Autosum Adaugă o serie de valori funcţiei SUM.
Paste Function Permite utilizarea uneia dintre numeroasele funcţii
încorporate ale Excel (detalii în Capitolul 2).
Sort Ascending Sortează datele selectate în ordine alfabetică şi/sau
numerică, în funcţie de tipul acestora.
Sort Descending Sortează datele selectate în ordine alfabetică şi/sau
numerică inversă, în funcţie de tipul acestora.
Chart Wizard Vă trece prin paşii realizării unui grafic în foaia de lucru
curentă (detalii în Capitolul 8).
Drawing Arată şi ascunde bara de instrumente Drawing, care vă

permite desenarea diferitelor forme şi săgeţi (detalii în
Capitoul 8).
Microsoft Excel Help Îl activează pe Clippit, prietenosul Asistent Office care vă
dă sfaturi referitoare la modul în care trebuie să utilizaţi
Excel şi care vă oferă posibilitatea de a-i pune tot felul de
întrebări (detalii în secţiunea „Sfătuindu-vă cu Asistentul
Office”).
More Buttons Prezintă o paletă cu toate instrumentele care nu pot fi
expuse în mod curent pe bara de instrumente.
Zoom Schimbă nivelul de mărire sau micşorare al datelor din
foaia de lucru.
Add / Remove Buttons Afişează un meniu care vă permite particularizarea barei
de instrumente prin adăugarea şi/sau înlăturarea de
butoane.
Tabelul 1-3 Instrumentele barei Formatting

Instrument Nume Instrument Efectul selectării instrumentului
Font Aplică un nou tip de font înregistrărilor din celulele
selectate.
Font Size Aplică o nouă dimensiune literelor din celulele selectate.
Bold Îngroaşă sau nu înregistrările din celulele selectate.
Italic Aplică formatul italic celulelor selectate sau îl înlătură,
după caz.
Underline Subliniază conţinutul din celulele selectate, dacă celulele
sunt deja subliniate şi selectate, prin clic-ul executat
asupra acestui buton se înlătură acest efect.
More Buttons Afişează o paletă cu toate uneltele care pot fi curent
etalate pe bara de instrumente.
Align Left Aliniază la stânga intrările dintr-o zonă de date.
Center Centrează intrările din celula activă.
Align Right Aliniază la dreapta intrările dintr-o selecţie de celule.
33
Merge and Center Centrează conţinutul celulei rezultate prin îmbinarea
celulelor selectate în una singură.
Currency Style Aplică numerelor din celulele selectate formatul simbol
monetar, pentru afişarea tuturor valorilor cu semnul
dolar, cu virgule între mii şi cu două zecimale.
Percent Style Aplică numerelor din celulele selectate formatul procent.
Valorile sunt multiplicate cu 100 şi afişate cu un semn de
procent şi fără zecimale.
Comma Style Aplică numerelor din celulele selectate formatul
separator mii, pentru a afişa virgule care separă miile şi
adaugă două zecimale.
Increase Decimal Adaugă o zecimală numerelor din selecţia de celule de
fiecare dată când executaţi clic pe acest instrument.
Reduce numărul de zecimale când apăsaţi tasta SHIFT şi
ţinând-o apăsată executaţi clic pe acest instrument.
Decrease Decimal Reduce cu o zecimală numerele din selecţia de celule de
fiecare dată când apăsaţi acestă pictogramă. Apăsarea
şi menţinerea apăsată a tastei SHIFT urmată de clic pe
pictogramă duce la creşterea cu o zecimală a numerelor.
Decrease Indent Reduce indentarea la stânga în celula curentă cu lăţimea
unui caracter al unui font standard.
Increase Indent Extinde indentarea la dreapta în celula curentă cu lăţimea
unui caracter al unui font standard.
Borders Selectează un tip de bordură pentru selecţia de celule din
paleta cu diferite tipuri de borduri.
Fill Color Selectează o nouă culoare pentru fondul celulelor
selectate, dintr-o paletă de culori.
Font Color Selectează o nouă culoare dintr-o paletă de culori pentru
textul din celulele selectate.
Add / Remove Buttons Afişează un meniu care vă permite să particularizaţi bara
de instrumente prin adăugarea / îndepărtarea de butoane,
prin selectarea sau deselectarea casetei de validare
aflată înaintea pictogramei butonului.
Bare de instrumente flexibile
Să nu vă obişnuiţi prea mult cu modul de pe bara de instrumente pentru a şti

aranjare al butoanelor pe care l-aţi folosit întotdeauna unde apare un buton. Oricum,
prima dată când aţi utilizat barele de puteţi reface aranjamentul iniţial al
instrumente Standard şi Formating, deoarece butoanelor de pe bara de instrumente (la fel
Excel 2000 este caracterizat de o nouă ca şi cu comenzile din meniu) prin executarea
facilitate prin care programul menţine unui clic-dreapta oriunde pe bara de meniuri
automat ultimul buton folosit, pe o poziţie sau pe cea cu barele de instrumente
mai înaltă pe bara de instrumente. Aceasta Standard şi Formating şi apoi selectarea
înseamnă, că dacă folosiţi de exemplu un comenzii Customize din meniul de comenzi
buton din paleta More Buttons, acesta este rapide care apare. Astfel se deschide caseta
imediat adăugat pe bara de instrumente, prin de dialog Customize din care selectaţi
înlăturarea unui buton nefolosit care apare eticheta Options, în cadrul căruia executaţi
spre sfârşitul barei de instrumente pe paleta clic pe butonul numit ”Reset my usage Data”.
More Buttons. Rezultatul final este bara de Excel va afişa o casetă de avertizare care
instrumente muzicală în care nu puteţi fi indică faptul că înregistrarea comenzilor pe
siguri niciodată unde va apare un buton de care le-aţi selectat în Excel este pe cale de a
care aveţi nevoie (sau nu va apare dacă a fi ştearsă. Selectaţi butonul Yes şi efectul va
fost „exilat” temporar în paleta More fi revenirea la ordinea anterioară a butoanelor
Buttons). de pe barele de instrumente (şi la comenzile
Din nefericire, Excel 2000 nu vă oferă din aceste meniuri).
posibilitatea de a fixa poziţia butoanelor de
Utilizarea barei de formule

Bara de formule afişează adresa celulei şi conţinutul celulei curente. Această
bară este împărţită în trei secţiuni: prima, cea mai din stânga (denumită Name
Box), conţine adresa celulei curente, cu un buton mai jos în dreapta ei; a doua
secţiune, secţiunea mijlocie este ascunsă şi arată un singur buton cu semnul egal
(numit butonul de Edit Formula); şi cea de-a treia secţiune, secţiunea cea mai
din dreapta este acea zonă albă care conţine restul barei de formule. Dacă celula
curentă este liberă, cea de-a treia secţiune de pe bara de formule este goală.
Imediat ce începeţi înregistrarea unor date sau construirea unei formule,
secţiunile doi şi trei de pe bara de formule „prind viaţă”.
Când introduceţi un caracter, butoanele Cancel şi Enter apar în a doua secţiune

(a se vedea Figura 1-5) între butonul de jos al casetei Name Box şi butonul Edit
Formula (informaţii referitoare la utilizarea acestor butoane în Capitolul 2).
35
Butonul Cancel
Butonul Enter
Butonul Edit Formula

Caseta de nume
Figura 1-5:
De îndată ce
se începe
introducerea
datelor,
butoanele
Cancel şi
Enter apar
pe bara de
formule, în
partea
stângă a
butonului
Edit
Formula.
După această înşiruire de butoane, puteţi vedea caracterele pe care le-aţi

introdus în secţiunea a treia a barei de formule, ilustrându-le pe cele care apar
în celula foii de lucru. După ce aţi terminat introducerea datelor în celulă -
apăsând butonul Enter de pe bara de formule - Excel afişează întreaga
înregistrare sau formulă din bara de formule iar şirul de butoane dispare din
secţiunea centrală a acesteia. Conţinutul acelei formule apare pe bara de
formule de fiecare dată când pointerul mouse-ului este poziţionat pe ea.
Strecurându-vå pe fereastra documentului

Atunci când deschideţi programul pentru prima dată, apare un registru de lucru
nou în fereastra document de sub bara de formule (presupunând că nu-l
deschideţi printr-un dublu-clic pe o pictogramă Excel). După cum puteţi vedea
în Figura 1-6, când fereastra nu este la dimensiunea maximă, dar mai largă
decât o bară de titlu minimizată, aceasta are propriul meniu Control (care apare
prin efectuarea unui clic pe pictograma XL), propria bară de titlu şi butoane de
dimensionare. Bara de titlu afişează şi numele foii de lucru (Acesta apare ca un
nume temporar, cum ar fi Book1, Book2 - pentru al doilea registru de lucru
deschis ş.a.m.d., până în momentul în care salvaţi fişierul pentru prima dată).
Butonul Workbook Close
Bara de titlu a registrului de lucru Butonul Workbook Maximize

Meniul Control Butonul Workbook Minimize
Figura. 1-6:
Fiecare
fereastră
document
din Excel
conţine
propriul
meniu
Control şi
propriile
butoane de
dimensio-
nare, după
cum puteţi
observa în
această
figură.
Selector de foaie Bare despărţitoare

Foaia de lucru activă Săgeţi de navigare
Butoane de navigare Buton de dimensionare
În partea inferioară a ferestrei document, puteţi vedea butoanele de navigare,

apoi selectorii de foi pentru activarea diferitelor foi de lucru (amintiţi-vă că
sunt trei foi), urmate de bara de defilare pe care o puteţi folosi pentru a
vizualiza noi coloane ale foii de lucru curente. În partea dreaptă a ferestrei,
37
puteţi vedea o bară de defilare verticală utilizată pentru vizualizarea de noi
rânduri ale foii de lucru curente (nu uitaţi că dvs. puteţi vedea doar o mică parte
din totalul rândurilor şi coloanelor dintr-o foaie de lucru). La intersecţia barelor
de defilare orizontală şi verticală, în colţul din dreapta jos găsiţi o casetă de
dimensionare, pe care o puteţi folosi pentru a modifica manual dimensiunea şi
forma ferestrei de lucru mai mică decât varianta maximă.
Când porniţi Excel, puteţi începe imediat să creaţi o foaie extinsă în Foaia1
(Sheet 1) a Registrului 1 (Book 1) care apare în fereastra maximizată de lucru.
Dacă separaţi bara de titlu a cărţii de lucru, meniul Control şi butoanele de
dimensionare din bara de meniuri Excel, apăsaţi butonul Restore de pe bara de
meniuri. Făcând acest lucru veţi reduce fereastra de lucru într-atât încât să
puteţi scăpa de toate acestea din meniu (după cum este arătat în Figura 1-6).
Manipularea ferestrei de aplicaÆii

Când lucraţi cu o fereastră care nu se găseşte la dimensiune maximă (ca cea
prezentată în Figura 1-6) puteţi dimensiona şi muta fereastra manual cu ajutorul
casetei de dimensionare care apare în colţul din dreapta jos la intersecţia barelor
de defilare orizontală şi verticală.
Pentru a manipula dimensiunea unei ferestre de lucru, poziţionaţi pointerul

mouse-ului pe caseta de dimensionare, şi apoi, atunci când acesta îşi schimbă
forma într-o săgeată bidirecţională, trageţi mouse-ul pentru a ajusta mărimea
ferestrei în una sau în ambele părţi ale acesteia. Fiţi atenţi, deoarece pointerul
mouse-ului nu-şi schimbă forma într-o săgeată bidirecţională decât dacă îl
poziţionaţi pe marginea ferestrei (aceasta este undeva în colţ). În timp ce
indicatorul este poziţionat în interiorul casetei îşi menţine forma de săgeată.
9 Dacă poziţionaţi indicatorul în partea de jos a ferestrei şi apoi îl trageţi în

sus, fereastra de aplicaţii va deveni mai scurtă. Dacă-l trageţi în jos,
fereastra va deveni mai lungă.
9 Dacă poziţionaţi indicatorul în partea dreaptă a ferestrei şi apoi îl trageţi
către stânga, fereastra de aplicaţii devine mai îngustă; dacă îl trageţi către
dreapta, fereastra devine mai largă.
9 Dacă poziţionaţi indicatorul în colţul din dreapta jos al ferestrei şi apoi îl
trageţi pe diagonală către colţul din stânga sus, fereastra de aplicaţii devine
atât mai scurtă cât şi mai îngustă; dacă îl trageţi pe diagonală departe de
colţul stânga sus atunci devine mai lungă şi mai largă.
Când fereastra de aplicaţii capătă dimensiunea dorită eliberaţi primul buton al

mouse-ului şi Excel reface fereastra de lucru la noua dimensiune.
După ce aţi utilizat butoanele de dimensionare pentru a modifica dimensiunile

şi forma ferestrei, trebuie să le folosiţi din nou şi să reduceţi fereastra de
aplicaţii manual la forma şi dimensiunile ei iniţiale. Nu există, din păcate, nici
un buton magic Restaurare care să refacă automat fereastra de lucru pe care aţi
modificat-o.
Pe lângă redimensionarea ferestrei de lucru, puteţi de asemenea, să le mutaţi în

suprafaţa cuprinsă între bara de formule şi bara de stare din fereastra
programului Excel.
Pentru a muta o fereastră de aplicaţii:

1. Apucaţi-o pur şi simplu de “ceafă” - care în acest caz corespunde
barei de titlu a ferestrei.
2. După aceea trageţi-o în poziţia dorită şi eliberaţi primul buton al
mouse-ului.
Dacă aveţi probleme în tragerea obiectelor cu mouse-ul, puteţi muta o fereastră

şi urmând aceşti paşi:
1. Executaţi clic pe pictograma fişier XL de pe bara de titlu a
ferestrei de lucru pentru a deschide meniul Control şi selectaţi
comanda Move sau apăsaţi CTRL+F7.
Pointerul mouse-ului îşi va schimba forma din crucea albă, groasă în
două săgeţi încrucişate.
2. Trageţi fereastra cu acest indicator sau apăsaţi tastele direcţionale
pentru a muta fereastra de lucru în poziţia dorită.
3. Apăsaţi Enter pentru a fixa fereastra în poziţia dorită.
Pointerul mouse-ului îşi reia forma iniţială, adică cea a unei cruci albe,
groase.
Råsfoirea foilor de lucru

La sfârşitul ferestrei de aplicaţii Excel, care conţine bara de derulare orizontală,
puteţi observa butoanele de navigare urmate de selectorii de foi ai celor trei foi
de lucru din document. Excel arată ce foaie de lucru este activă prin afişarea cu
alb a selectorului foi în partea de sus a acesteia (mai degrabă decât să aparţină
foilor de lucru nevăzute de dedesubt). Pentru a activa o nouă foaie de lucru
(astfel o aduceţi în partea de sus şi îi afişaţi informaţiile în fereastra de lucru),
executaţi clic pe selectorul de foaie al acesteia.
Dacă mai adăugaţi selectori de foi documentului (a se vedea Capitolul 7 pentru

detalii privind adăugarea unor noi foi de lucru în document) şi selectorul de foi
39
al foii de lucru de care aveţi nevoie nu este afişat, puteţi folosi butoanele de
navigare pentru a vizualiza foaia de lucru. Executaţi clic pe butoanele cu
triunghiuri îndreptate în partea stângă şi în partea dreaptă pentru a răsfoi câte o
foaie de lucru în ambele direcţii (stânga pentru răsfoire în partea stângă şi
dreapta pentru răsfoire în partea dreaptă). Executaţi clic pe aceleaşi butoane
situate pe verticală pentru a răsfoi foile astfel încât selectorii primei şi ultimei
foi de lucru să fie afişaţi în partea de jos.
Totul despre bara de stare

Ultima bară din Excel, situată în partea inferioară a ecranului este bara de
stare. Se numeşte astfel deoarece afişează informaţii despre starea curentă a
Excel-ului. Partea dreaptă a barei de stare afişează mesaje indicând starea
activităţii desfăşurate. Când deschideţi Excel-ul, mesajul Ready este afişat în
această zonă (a se vedea Figura 1-7), atrăgându-vă atenţia că programul este
pregătit să vă accepte intrările sau comenzile.
Figura 1-7:
Indicatorul
AutoCalculate
afişează
automat suma
valorilor din
celulele
selectate
(evidenţiate)
din foaia de
lucru.
Indicatorul AutoCalculate
Partea dreaptă a barei de stare conţine casete care afişează diferiţi indicatori
spunându-vă când aţi adus Excel-ul într-o anumită stare care vă afectează
munca cu acesta. De exemplu, în mod normal, când porniţi Excel-ul, indicatorul
Num Lock arată NUM în această parte a barei de stare.
Calcularea automatå a totalurilor

Cea mai largă casetă (a doua din stânga) a barei de stare conţine indicatorul
AutoCalculate. Puteţi folosi acest indicator pentru a însuma orice grup de valori
din foaia de lucru. (Consultaţi începutul Capitolului 3 dacă aveţi nevoie de
informaţii despre selectarea unui grup de celule din foaia de lucru). De
exemplu, Figura1-7 arată o foaie de lucru tipică în care au fost selectate o parte
din celulele unei coloane, majoritatea conţinând valori. Totalul acestor valori
din celulele selectate apar automat în indicatorul AutoCalculate de pe bara de
stare.
Acest indicator nu vă calculează numai suma valorilor din celulele selectate, ci

vă poate calcula şi media acestora. Pentru a număra toate celulele care conţin
valori (celulele care conţin text nu sunt numărate), executaţi clic-dreapta pe
indicatorul AutoCalculate şi selectaţi Count din meniul cu comenzi rapide al
acestuia. Pentru afişarea mediei valorilor din celulele selectate, executaţi clic-
dreapta pe AutoCalculate şi selectaţi Average din meniul cu comenzi rapide.
Pentru a-şi relua funcţia de total, executaţi clic-dreapta şi alegeţi SUM din
meniul cu comenzi rapide al indicatorului.
Indicatorul NumLock çi minitastatura numericå

Apariţia lui NUM ca indicator Num Lock, vă informează că puteţi folosi
minitastatura pentru a introduce valori în foaia de lucru. Când apăsaţi tasta
NumLock, Num dispare, ceea ce înseamnă că puteţi folosi tastele direcţionale
de pe minitastatura numerică. În acest ultim caz, de exemplu, apăsarea tastei 6
are ca efect mutarea indicatorului celulei spre dreapta.
Trebuie så må scoateÆi din aceastå

celulå!
Excel vă pune la dispoziţie câteva metode pentru a vă mişca în imensele foi de
lucru din registrul dvs. de lucru. Una dintre cele mai uşoare metode este cea de
executare clic pe selectorul foi cu care doriţi să lucraţi şi apoi folosirea barelor
de defilare din fereastra registru de lucru pentru a vizualiza noi părţi ale foii de
lucru. Mai mult decât atât, programul vă pune la dispoziţie o serie largă de taste
41
pe care le puteţi utiliza nu numai pentru a vizualiza o nouă parte a foii de lucru,
ci şi pentru a activa o nouă celulă prin plasarea indicatorului de celulă în ea.
Secretele defilårii
Pentru a înţelege cum funţionează defilarea în Excel, imaginaţi-vă foaia de
lucru ca un enorm papirus căruia îi ataşaţi două role, una pe partea dreaptă şi
una pe cea stângă. Pentru a vizualiza o nouă secţiune din partea dreaptă a foii de
lucru tip papirus, executaţi clic pe rola stângă până când apare secţiunea cu
celulele pe care doriţi să le vedeţi. La fel se poate vizualiza partea stângă a unui
document prin apăsarea rolei drepte.
Vizualizarea unor coloane cu ajutorul barei de defilare orizontalå
Puteţi folosi bara de defilare orizontală pentru a defila înainte şi înapoi prin
coloanele unei foi de lucru. Pentru a vizualiza noi coloane din partea dreaptă
executaţi clic pe butonul de defilare săgeată-dreapta de pe bara de defilare
orizontală. Pentru a vizualiza noi coloane din partea stângă (întotdeauna,
exceptând cazul în care coloana A este prima afişată) executaţi clic pe butonul
de defilare săgeată-stânga.
Pentru a defila foarte repede într-o direcţie sau în cealaltă, executaţi clic pe
butonul de derulare săgeată de pe bara de defilare şi ţineţi apăsat butonul
mouse-ului până când coloanele pe care doriţi să le vedeţi apar pe ecran. În
timp ce vă deplasaţi spre dreapta în acest mod, caseta de defilare orizontală
(acea casetă mare, umbrită, care se găseşte între butoanele de defilare săgeată-
dreapta şi săgeată-stânga de pe bara de defilare) se micşorează din ce în ce mai
mult-ajungând chiar mică dacă vă îndepărtaţi mult spre dreapta. Dacă apăsaţi şi
tineţi apăsat butonul săgeată-stânga pentru a defila rapid spre celulele din
stânga, veţi observa că acea casetă de derulare orizontală va deveni din ce în ce
mai mare, până ce va ocupa aproape toată bara de derulare şi va fi afişată din
nou coloana A.
T
Puteţi folosi caseta de defilare a barei de defilare orizontală pentru a realiza
FA
ample deplasări în partea stângă şi în cea dreaptă a coloaneleor din foaia de
S
lucru - tot ceea ce trebuie să faceţi este să trageţi caseta în direcţia dorită, de-a
lungul barei. Pe măsură ce realizaţi acest lucru, litera coloanei care va apare ca
cea mai din stânga coloană a foii de lucru (trebuie ca apoi să eliberaţi butonul
mouse-ului) este afişată deasupra barei de defilare orizontale (această facilitate
de a vă arăta cât de departe aţi derulat este cunoscută drept SfatDerulare). Puteţi
folosi litera coloanei afişată de către SfatulDerulare, pentru a vedea când să
eliberaţi butonul mouse-ului pentru a opri defilarea orizontală.
Vizualizarea unor noi rânduri cu ajutorul barei de defilare verticalå
Puteţi folosi bara de defilare verticală pentru a vă deplasa în jos sau în sus pe
rândurile unei foi de lucru. Pentru a vă deplasa în cadrul unor noi rânduri de
dedesubtul celor vizualizate în mod curent, executaţi clic pe butonul de defilare
săgeată-jos de pe bara de defilare verticală. Pentru a vă deplasa înapoi în
celulele de deasupra celor care nu se mai văd (întotdeauna, exceptând cazul în
care rândul 1 este primul afişat), executaţi clic pe butonul de defilare
săgeată-sus.
Pentru a vă deplasa foarte repede printre rânduri într-o direcţie sau în cealaltă,
executaţi clic şi tineţi apăsat butonul de defilare săgeată din bara de defilare
verticală, la fel ca şi în cazul barei de defilare orizontală.Pe măsură ce vă
deplasaţi în josul rândurilor cu butonul de defilare săgeată-jos, castea de
defilare verticală (acea casetă mare, umbrită, dintre butoanele de defilare
săgeată-sus şi săgeată-jos de pe bara de defilare) se micşorează din ce în ce mai
mult - ajunge foarte mică dacă vă deplasaţi în jos cu 100 de rânduri sau mai
mult. Dacă executaţi clic şi ţineţi apăsat butonul de defilare săgeată-sus pentru a
vă deplasa repede în sus, veţi observa că, caseta de defilare verticală va deveni
din ce în ce mai mare, până când va ocupa aproape întreaga bară de defilare
când va fi afişat din nou rândul 1.
Puteţi folosi caseta de defilare verticală pentru a vă deplasa rapid în sus sau în
jos pe coloanele din foaia de lucru prin tragerea casetei în direcţia dorită de-a
lungul barei. Pe măsură ce trageţi, numărul rândului care va apare în secţiunea
din partea de sus a foii de lucru (trebuie să eliberaţi butonul mouse-ului chiar în
acel moment) este afişată în partea stângă a barei de defilare verticală. Puteţi
folosi acest număr al rândului afişat în sfatul de defilare vertical pentru a şti
când să eliberaţi butonul mouse-ului pentru a opri defilarea verticală.
Defilând de la un ecran la altul
Puteţi folosi barele de defilare orizontală şi verticală pentru a vă deplasa prin

coloanele şi rândurile din foaia de lucru, vizualizând câte un ecran. Pentru a
face acest lucru, executaţi clic pe suprafaţa de culoare gri deschis din bara de
defilare, suprafaţă care nu este ocupată nici de caseta de defilare şi nici de
butoanele de defilare săgeată. De exemplu, pentru vă deplasa în partea dreaptă
cu un ecran de coloane, atunci când caseta de defilare este confortabil
poziţionată lângă butonul de defilare săgeată-stânga, executaţi pur şi simplu
clic pe suprafaţa gri deschis din bara de defilare din spatele casetei, între aceasta
şi butonul de defilare săgeată-dreapta. Apoi pentru a vă deplasa înapoi în stânga
cu un ecran de coloane, executaţi clic pe suprafaţa gri deschis din faţa casetei
de defilare, între aceasta şi butonul de defilare săgeată-stânga.
43
În acelaşi mod, pentru a vă deplasa în susul şi în josul rândurilor dintr-o foaie
de lucru cu un ecran, executaţi clic pe suprafaţa gri deschis fie deasupra, fie
dedesubtul casetei de defilare verticală, între aceasta şi butonul de defilare
săgeată potrivit.
Defilarea cu ajutorul IntelliMouse-ului

Microsoft a inventat un nou tip de mouse numit IntelliMouse, proiectat special
pentru deplasarea prin documentele Office şi prin listele diverse din Windows
95 şi 98. În cazul acestui tip de mouse, între cele două butoane existente în mod
obişnuit, puteţi observa o mică rotiţă.
În Excel se poate folosi această rotiţă în locul barelor de defilare pentru

deplasarea într-o altă zonă a foii de lucru după cum urmează:
9 Se mişcă rotiţa mouse-ului în sus şi în jos pentru a defila pe rândurile de

celule, câte trei odată. Când se roteşte în jos veţi defila în jos pe rândurile
foii de lucru. Când se roteşte în sus veţi urca pe rândurile foii de lucru.
9 Se apasă rotiţa pentru a vă putea deplasa în toate cele patru direcţii (sus,
jos, stânga, dreapta). Când se apasă, pointer-ul mouse-ului devine o
săgeată cu patru capete. Pentru a defila într-o anumită direcţie pur şi
simplu se mută mouse-ul (fără a apăsa pe vreun buton al său), în direcţia în
care se doreşte. Când partea din foaia de lucru pe care o doriţi apare pe
ecran, selectaţi una dintre celulele din zona de interes pentru a opri
defilarea şi pentru a readuce pointerul la forma sa normală de lucru, o
cruce albă.
De reţinut că se poate modifica numărul coloanelor şi rândurilor prin care se

defilează la o apăsare a rotiţei mouse-ului precum şi viteza de defilare, atunci
când mişcaţi pointer-ul mouse-ului. Această modificare se poate realiza
urmând paşii de mai jos:
1. Deschideţi caseta de dialog Control Panel apăsând butonul Start
de pe bara Windows 95/98, şi apoi alegeţi Settings →Control Panel
din meniul afişat.
2. Deschideţi caseta de dialog Mouse Properties prin dublu-clic pe
pictograma Mouse din caseta de dialog Control Panel.
3. Faceţi clic pe eticheta Wheel din caseta de dialog Mouse
Properties.
4. Pentru a schimba numărul de rânduri/coloane care sunt rulate
odată, deschideţi caseta de dialog Settings for Wheel - aceasta se
face prin clic pe butonul Settings din secţiunea Wheel a casetei de

dialog Mouse Properties, după care înlocuiţi ’3’ cu o nouă valoare
în caseta de validare „Scroll ’3’ lines at a time” şi apoi executaţi
clic pe OK sau apăsaţi Enter.
După aceste operaţii, caseta de dialog Settings for Wheel este închisă şi
se revine în caseta de dialog Mouse Properties.
5. Pentru a modifica viteza de defilare când se apasă rotiţa mouse-
ului, deschideţi caseta de dialog Settings for Wheel Button- aceasta
se execută prin clic pe butonul Settings din secţiunea Wheel Button
a casetei de dialog Mouse Properties, apoi ajustaţi viteza cu
ajutorul tastelor direcţionale→ şi ← (← pentru a defila mai încet
şi →pentru a defila mai repede), înainte de a apăsa Enter sau de a
executa clic pe OK.
După aceste operaţii, caseta de dialog Settings for Wheel a fost închisă
şi s-a revenit în caseta de dialog Mouse Proprerties.
6. Faceţi clic pe butonul OK din caseta de dialog Mouse Properties
pentru a o închide.
7. Faceţi clic pe butonul Close din caseta de dialog Control Panel
pentru a o închide.
Tastele utilizate pentru deplasarea

indicatorului de celulå
Singurul dezavantaj al folosirii barelor de defilare pentru rularea foii de lucru
este că bara de derulare afişează doar noi părţi din foaia de lucru şi nu schimbă
poziţia indicatorului de celulă. Aceasta înseamnă că dacă vreţi să introduceţi
date în celulele afişate, va trebui să vă amintiţi să selectaţi celulele adică să
efectuaţi înainte un clic în zona unde vreţi să introduceţi date. Acest lucru nu
este atât de greu, dar dacă uitaţi şi vă apucaţi să faceţi modificări, vă întoarceţi
automat la locul unde aţi lucrat ultima dată.
Excel oferă o mare varietate de combinaţii de taste pentru a deplasa indicatorul

dintr-o celulă la o nouă celulă. Programul mută pointerul şi automat afişează
zona în care acesta se află dacă este cazul, bineînţeles.Tabelul 1-4 prezintă
aceste combinaţii de taste şi cât de mult mută fiecare indicatorul de celulă de la
poziţia sa iniţială.
Reţineti că în cazul combinaţiilor de taste prezentate în Tabelul 1-4, ce folosesc

tastele direcţionale (←, ↓, ↑, →) pot fi folosite atât cele consacrate de pe
tastatură, cât şi cele de pe minitastatura numerică cu condiţia ca Num Lock să
45
fie dezactivat. Dacă se încearcă folosirea acestor taste pentru deplasarea în
cadrul foii de lucru, când Num Lock este activat (semnalizat prin apariţia NUM
pe bara de stare), se vor introduce numere în celula curentă sau nu se va
întâmpla nimic (şi în acest caz mă veţi învinui!).
Tabelul 1-4 Combinaţii de taste pentru deplasarea indicatorului celulei

Combinaţia de taste Unde se mută indicatorul celulei
→ sau Tab Celula imediat în dreapta
← sau Shift+Tab Celula imediat în stânga
↑ Celula cu un rând mai sus
↓ Celula cu un rând mai jos
Home Celula din coloana A a rândului curent
Ctrl+Home Prima celulă (A1) a foii de lucru
Ctrl+End sau End, Home Celula de pe foaia de lucru aflată la intersecţia ultimei
coloane care conţine date şi a ultimului rând care conţine
date (aceasta este ultima celulă din aşa numita „zonă
activă” a foii de lucru).
PgUp Celula aflată pe aceeaşi coloană, dar cu un ecran mai sus
PgDn Celula aflată pe aceeaşi coloană, dar cu un ecran mai jos
Ctrl+→ sau End, → Prima celulă ocupată din dreapta, aflată pe acelaşi rând,
care este precedată sau urmată de o celulă goală.
Ctrl+← sau End, ← Prima celulă ocupată din stânga aflată pe acelaşi rând care
este precedată sau urmată de o celulă goală.
Ctrl+↑ sau End, ↑ Prima celulă ocupată aflată deasupra pe aceeaşi coloană,
Ctrl+↓ sau End, ↓ Prima celulă ocupată aflată dedesubt pe aceeaşi coloană,
Ctrl+PgDn Ultima celulă ocupată din foaia de lucru următoare a
registrului de lucru deschis.
Ctrl+PgUp Ultima celulă ocupată din foaia de lucru precedentă din
registrul de lucru deschis.
Deplasarea blocurilor de celule

Combinaţiile de taste care se folosesc Ctrl sau End, cu una din tastele
direcţionale (←, ↓, ↑, →) listate în Tabelul 1-4 sunt printre cele mai folositoare
pentru deplasarea rapidă dintr-un loc în altul în tabele de dimensiuni mai mari
sau pentru deplasarea rapidă între tabelele unor foi de lucru ce conţin multe
blocuri de celule.
9 Dacă indicatorul celulei este poziţionat într-o celulă goală undeva în stânga
unui tabel de date ce se doreşte a fi vizualizat, se apasă Ctrl+→ pentru a
deplasa indicatorul celulei în prima celulă din stânga tabelului (păstrând
acelaşi rând, bineînţeles).
9 Când se apasă Ctrl+→ din nou, indicatorul celulei se mută în ultima celulă
din partea dreaptă a tabelului (dacă nu există celule goale în rândul
tabelului).
9 Dacă schimbăm direcţia şi se apasă Ctrl+↓, Excel deplasează indicatorul
în ultima celulă aflată în partea dreaptă superioară a tabelului (din nou,
dacă nu există celule goale în jos în coloana respectivă a acelui tabel).
9 Dacă, atunci când indicatorul celulei se află la capătul de sus al tabelului,
se apasă Ctrl+↓ din nou, Excel deplasează indicatorul în prima celulă a
tabelului situat sub cel curent (în cazul în care nu există alte celule care
conţin date deasupra acestui tabel pe această coloană).
9 Dacă se apasă Ctrl sau End sau combinaţiile cu tastele direcţionale, şi nu
mai sunt celule ocupate în direcţia tastei direcţionale selectată, Excel
aduce indicatorul de celulă în celula din marginea extremă a foii de lucru
pe acea direcţie.
9 Dacă indicatorul de celulă este localizat în C15, şi nu mai sunt ocupate
celule în rândul 15, când se apasă Ctrl+→, Excel mută indicatorul celulei
în celula IV la extrema dreaptă a foii de lucru.
9 Dacă indicatorul celulei este poziţionat în C15 şi nu mai sunt date în
coloana C, şi se apasă Ctrl+↓, Excel deplasează indicatorul în celula
C65536, la extremitatea inferioară a foii de lucru.
Când se foloseşte Ctrl şi o tastă direcţională pentru a muta indicatorul de celulă

dintr-o margine a tabelului la alta sau între tabele pe o foaie de lucru, trebuie
ţinut apăsată pe tasta Ctrl atât timp cât se apasă una din cele patru taste
direcţionale (această operaţie este indicată de semnul + în combinaţiile de taste
aşa cum este de exemplu Ctrl+ →).
Când se foloseşte End împreună cu o tastă direcţională, trebuie apăsată şi apoi

eliberată tasta End înaintea apăsării tastei direcţionale (indicată în combinaţiile
de taste printr-o virgulă, aşa cum este de exemplu End, →). Apăsarea şi
eliberarea tastei End provoacă apariţia indicatorului END pe bara de stare.
Acesta este semnul că Excel este pregătit pentru ca dvs. să apăsaţi una din cele
patru taste direcţionale.
T
FA
Deoarece se poate ca tasta Ctrl să nu fie apăsată în timp ce se apasă diferitele
S
taste direcţionale, metoda Ctrl-plus-tastă-direcţională este mai rapidă pentru

deplasarea prin blocuri de celule decât metoda End-plus-tastă-direcţională.
47
Dacå vreÆi så ajungeÆi la acea celulå chiar
acum...
Opţiunea Go To din Excel oferă o metodă uşoară pentru deplasarea direct la o
celulă îndepărtată din foaia de lucru. Pentru a folosi această opţiune, trebuie
afişată caseta de dialog Go To prin selectarea comenzii Go To din meniul Edit
sau prin apăsarea Ctrl+G sau a tastei F5. Apoi, în caseta de dialog Go To, puteţi
introduce adresa celulei în care se urmăreşte mutarea în caseta Reference şi
apoi selecta OK sau apăsa tasta Enter. Când se introduce adresa celulei în caseta
de text Reference, se poate introduce litera sau literele coloanei cu majuscule
sau cu minuscule, după cum doriţi.
Când se utilizează opţiunea Go To pentru a muta indicatorul celulei, Excel

păstrează adresele ultimelor patru celule vizitate. Aceste referinţe de celule apar
în caseta tip listă Go To. Important este faptul că adresa ultimei celule în care
aţi lucrat poate fi regăsită în caseta de text Reference. Aceasta face posibilă
deplasarea rapidă între poziţia curentă şi cea precedentă prin apăsarea tastei F5
şi a tastei Enter (dacă s-a folosit opţiunea Go To pentru modificarea poziţiei
curente).
AveÆi noroc cå existå tasta Scroll Lock

Se poate folosi tasta Scroll Lock pentru a “îngheţa” poziţia indicatorului de
celulă în foaia de lucru pentru a vizualiza noi zone din foaia de lucru cu
combinaţiile de taste ca PgUp sau PgDn, fără schimbarea poziţiei indicatorului
de celulă (în esenţă, făcând aceste combinaţii de taste să lucreze în aceeaşi
manieră ca si bara de derulare).
După activarea Scroll Lock, când defilaţi prin foaia de lucru cu ajutorul
tastaturii, Excel nu selectează o nouă celulă în noua secţiune afişată. Pentru a
“dezgheţa” indicatorul de celulă când se defilează, trebuie doar apăsată din nou
tasta Scroll Lock.
Alegând comenzi direct din meniuri

Pentru anumite ocazii când bara de instrumente Standard sau Formatting nu
furnizează un instrument gata realizat pentru o anumită operaţie, trebuie să
apelaţi la sistemul de comenzi din meniuri. Excel vă oferă mai multe meniuri
decât vă vor trebui vreodată, prin faptul că, pe lângă meniurile derulante din
bara de meniuri, există şi un sistem paralel de comenzi rapide (denumite şi

meniuri contextuale).
Scurtăturile oferă un acces rapid la comenzile din meniuri utilizate de obicei în

legătura cu un anume obiect (cum sunt de pildă barele de instrumente, fereastra
de aplicaţii sau celula foii de lucru). Astfel, scurtăturile pot reuni comenzi care
se găsesc de fapt pe diferite meniuri autoderulante de pe bara de meniuri.
Utilizarea meniurilor autoderulante

Ca şi în cazul mutării indicatorului de celulă în foaia de lucru, Excel oferă
posibilitatea alegerii folosirii mouse-ului sau a tastaturii pentru a selecta
comenzile de pe bara de meniuri. Pentru a accesa un meniu autoderulant cu
mouse-ul, trebuie efectuat un simplu clic pe numele meniului de pe bara de
comenzi. Pentru a accesa un meniu cu ajutorul tastaturii, trebuie ţinută apăsată
tasta Alt şi litera care este subliniată în numele meniului (cunoscută şi ca literă
de comandă). De exemplu, dacă se apasă Alt şi în acelaşi timp litera E (abreviat
prin Alt+E), Excel va deschide meniul Edit deoarece E este subliniat în Edit.
Alternativ, se poate folosi tasta funcţională F10 pentru a accesa bara de meniuri,
şi apoi se poate apăsa tasta direcţională →, până când se evidenţiază meniul ce
se doreşte a fi deschis. Atunci, pentru a deschide meniul, trebuie apăsată tasta
direcţională ↓.
După ce se deschide meniul autoderulant, se poate selecta oricare din comenzile

conţinute, prin clic pe comanda respectivă cu mouse-ul, apăsarea literei
subliniate din numele comenzii, sau apăsând tasta ↓ până se evidenţiază
comanda dorită după care se apasă Enter.
Pe măsură ce învăţaţi comenzile în Excel, se pot combina deschiderea unui

meniu cu selectarea unei comenzi din acesta. Cu mouse-ul se poate realiza clic
pe meniul respectiv, şi trage în jos până când se încadrează comanda dorită,
după care se eliberează butonul mouse-ului. Se poate realiza acelaşi lucru cu
ajutorul tastaturii, apăsând simultan tasta Alt şi literele de comandă pentru
meniul şi comanda respectivă. De exemplu, pentru a închide fereastra activă de
lucru alegând comanda Close din meniul File, trebuie apăsat Alt, şi apoi FC.
Unele comenzi din meniurile autoderulante din Excel au atribuite combinaţii de

taste (prezentate după comandă, în meniu), care se pot utiliza pentru a selecta
comanda dorită fără a avea nevoie de meniuri. De exemplu, pentru a salva
schimbările din foaia de lucru, se poate apăsa combinaţia de taste Ctrl+S, care
este echivalentul selectării comenzii Save din meniul autoderulant File.
Multe comenzi din meniurile autoderulante determină apariţia pe ecran a unei

casete de dialog în care se află opţiuni şi comenzi suplimentare (a se vedea
49
“Descoperirea casetelor de dialog”, în cadrul acestui capitol). Dacă numele unei
comenzi este urmat de 3 puncte (cunoscute sub denumirea de puncte de
suspensie), înseamnă că va fi afişată o casetă de dialog în urma apelării
ocmenzii respective. De exemplu, se poate şti că selectând comanda File→Save
As din meniul autoderulant File se deschide o casetă de dialog deoarece
comanda este prezentată ca Save As… în meniul File.
De asemenea este de reţinut faptul că comenzile din meniurile autoderulante nu

sunt întotdeauna disponibile. Se poate ca o comandă să nu fie disponibilă (să fie
inhibată) atunci când numele ei este colorat în gri deschis (sau şters) în meniul
autoderulant.
O comandă din meniurile autoderulante rămâne inhibată atât timp cât există
condiţiile de dezactivare în documentul respectiv. De exemplu comanda Paste
din meniul Edit este inhibată atât timp cât Clipboard-ul este gol. Dar de îndată
ce se mută sau se copiază informaţii în Clipboard cu comenzile Cut sau Copy,
acesta va apare scris normal atunci când se deschide meniul Edit, ca disponibilă
pentru a fi utilizată.
Uite-le, nu-s!
Meniurile autoderulante în Excel 2000 nu apar întotdeauna în acelaşi fel ori de
câte ori sunt apelate. Datorită unei alte realizări „fără sens” a celor de la
Microsoft, de multe ori când este apelat un meniu acesta apare într-o formă
trunchiată, unele opţiuni lipsind. Această formă trunchiată de meniu se
presupune a conţine doar acele comenzi recent utilizate, lăsând la o parte
comenzile pe care nu le-aţi mai folosit de ceva timp. Se poate şti când un meniu
a fost trunchiat, după apariţia unui buton de continuare (marcat de două v-uri pe
verticală ce formează un fel de vârf de săgeată) în partea de jos.
Dacă aveţi răbdarea şi timpul să aşteptaţi câteva secunde, Excel vă va răsplăti

înlocuind automat meniul trunchiat cu unul complet (netrunchiat). Dacă nu,
puteţi face ca Excel să afişeze întregul meniu printr-un clic pe butonul de
continuare de la baza listei meniului.
FA
T Când apare întregul meniu, elementele care lipseau, vor fi afişate pe un fond
gri mai deschis decât celelalte (asemenea unor butoane neapăsate). Ce nu puteţi
S
afla uşor însă, este poziţia comenzilor care erau afişate înainte, şi care formează
atât meniul trunchiat cât şi cel desfăşurat (deoarece multe din ele sunt
repoziţionate prin afişarea celor noi).
Ca să nu vă jucaţi totuşi de-a v-aţi-ascunselea cu meniurile autoderulante, puteţi

dezactiva această opţiune ”şmecheră” urmărind paşii:
1. Faceţi clic-dreapta pe bara de meniuri sau pe barele Standard şi

Formatting pentru a deschide meniul de comenzi rapide.
2. Alegeţi comanda Customize pentru a deschide caseta de dialog

Customize.
3. Selectaţi secţiunea Options din caseta de dialog Customize.
4. Deselectaţi caseta de validare “Menus show recently used comands

first”.
5. Faceţi clic pe butonul Close din caseta de dialog Customize pentru

a o închide.
FA
T Dacă utilizaţi Excel de puţin timp, vă sugerez să dezactivaţi această opţiune
pentru a nu pierde elementele din meniu pe care le utilizaţi din cauza faptului
S
că cele pe care nu le folosiţi sunt afişate abia după o anumită perioadă de timp.
De reţinut că, dacă vă place totuşi jocul de-a v-aţi-ascunselea cu meniurile

autoderulante, dar nu vă interesează meniul complet, apariţia acestuia după
câteva secunde poate fi dezactivată din caseta de dialog numită “Show full
menus after a short delay” (această casetă de validare se află imediat sub
“Menus show recently used commands first”, fiind operaţională doar atunci
când acestă opţiune este selectată).
Când în Excel 2000 se schimbă aceste opţiuni pentru meniuri şi bare de

instrumente din secţiunea Options a casetei de dialog Customize, trebuie reţinut
faptul că sunt afectate în mod egal şi meniurile autoderulante şi barele de
instrumente din orice program Office 2000 instalat, ca Word 2000 sau Power
Point 2000.
ÎnÆelegând meniurile de comenzi rapide

Spre deosebire de meniurile autoderulante, care se pot selecta fie cu mouse-ul,
fie cu tastatura, trebuie să folosiţi mouse-ul pentru a deschide meniurile de
comenzi rapide şi a alege comenzile acestora. Deoarece meniurile de comenzi
rapide sunt ataşate unor anumite obiecte pe ecran – precum o fereastră de lucru,
bară de instrumente sau celulă – dintr-o foaie de lucru - Excel utilizează un al
doilea buton de mouse (acesta este butonul din dreapta pentru dreptaci şi cel din
stânga pentru stângaci) pentru a deschide meniurile de comenzi rapide. (Şi din
cauză că dreptacii sunt mult mai numeroşi decât stângacii, această tehnică s-a
numit tehnica apăsării butonului drept).
51
Figura 1-8 prezintă meniul de comenzi rapide ataşat la bara de instrumente
Excel. Pentru a deschide acest meniu trebuie să se poziţioneze pointerul
mouse-ului pe bara de instrumente şi să se dea un clic pe cel de-al doilea buton
al mouse-ului. Asiguraţi-vă că apăsaţi pe butonul potrivit şi nu cel din stanga,
pentru că altfel veţi activa instrumentul pe care v-aţi poziţionat!
După ce se deschide meniul de comenzi rapide al barei de instrumente, îl puteţi

utiliza pentru a afişa sau a ascunde orice bară de meniuri deja existentă, sau a
particulariza o bară de meniuri (detalii în Capitolul 12).
Figura 1-9 prezintă meniul de comenzi rapide ataşat oricărei celule dintr-o foaie
de lucru. Pentru a deschide acest meniu, trebuie poziţionat pointerul în oricare
dintre celule şi efectuat clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. Trebuie
reţinut faprul că se pot deschide astfel de meniuri şi se pot aplica comenzile lor
şi la un grup de celule selectate. (În Capitolul 3 puteţi afla cum se face
selectarea grupului de celule).
Figura 1-8:
Meniul de
comenzi
rapide
ataşat
barei de
instrumente.
Figura 1-9:
Meniul de
comenzi
rapide al
celulei din
foaia de
lucru.
Deoarece comenzile din meniurile de comenzi rapide conţin litere de comandă,

se poate selecta una din aceste comenzi prin tragerea pointerului până la
comandă şi selectarea sa cu butonul principal sau secundar al mouse-ului, sau
tastând litera subliniată pentru a o selecta. Altfel, se pot folosi tastele ↑ sau ↓
până când se evidenţiază comanda şi apoi se apăsa Enter pentru a o selecta.
T Unul dintre meniurile de comenzi rapide ce se poate accesa cu ajutorul tastaturii

FA
este meniul ataşat celulelor din foaia de lucru. Pentru a deschide acest meniu în
S
colţul din dreapta sus al celulei curente, trebuie folosită combinaţia de taste
Shift+F10. De reţinut că această combinaţie de taste este valabilă pentru orice
tip de foaie de lucru cu excepţia celei pentru grafice la care nu există un astfel
de meniu ataşat.
53
Descoperirea casetelor de dialog
Multor comenzi în Excel le sunt ataşate casete de dialog ce prezintă o mare
varietate de opţiuni pe care le puteţi aplica unei comenzi. Figurile 1-10 şi 1-11
prezintă casetele de dialog SaveAs şi Options. Între aceste două casete de
dialog se pot găsi aproape toate tipurile diferite de butoane, tabele şi casete
folosite în Excel în Tabelul 1-5.
Figura 1-10:
Caseta de
dialog Save
As include
casete de
text, casete
tip listă, liste
derulante şi
butoane de
comenzi.
Figura 1-11:
Caseta de
dialog
Options
conţine o
mare
varietate de
etichete,
casete de
validare,
butoane radio
şi butoane de
comandă.
Tabelul 1-5 Părţile unei casete de dialog

Butonul sau caseta în discuţie Descriere
Tab Oferă posibilitatea de a afişa un anumit set de opţiuni într-o
casetă de dialog complexă ca Options (Figura 1-11) prezentând
împreună mai multe tipuri de setări de program ce pot fi
schimbate.
Caseta de text sau de editare Reprezintă un loc pentru a scrie o nouă intrare. Multe dintre
acestea conţin intrări prestabilite care pot fi modificate sau
înlocuite în totalitate.
Caseta tip listă Prezintă o listă de opţiuni dintre care se poate alege una. Dacă
aceasta conţine mai multe opţiuni decât pot fi afişate în acea
fereastră atunci aceasta conţine şi o bară de defilare care poate
fi folosită pentru a afişa alte opţiuni. Unele dintre aceste casete
listă sunt ataşate la o casetă de text facilitând introducerea unei
intrări în caseta de text alegând-o fie prin scrierea ei, fie prin
selectarea opţiunii din lista afişată.
Caseta tip listă autoderulantă şi Reprezintă o versiune condensată a casetei tip listă standard,
Derulant folosită pentru a afişa doar câteva opţiuni din acea listă,
respectiv cele curente (care la început sunt opţiuni implicite).
Pentru a deschide caseta tip listă şi a afişa alte opţiuni, trebuie
apăsat butonul de autoderulare care însoţeşte caseta. Odată
lista afişată se poate selecta o nouă opţiune.
Caseta de validare Prezintă o opţiune care poate fi activată sau dezactivată. Când
caseta de validare este selectată, opţiunea este activată, iar
când este deselectată, opţiunea nu este activată.
Butonul radio Selectarea unui astfel de buton presupune excluderea altora în
paralel. Un astfel de buton este reprezentat de un cerc urmat de
denumirea opţiunii pe care o activează. Butoanele radio sunt
întotdeauna aranjate în grup şi numai unul poate fi accesat la un
moment dat. Excel arată care anume este selectat prin plasarea
unui punct în mijlocul acestui cerc (când este selectat arată ca
un buton de la un radio de modă veche, de aici şi denumirea).
Butonul de rotire Butoanele de rotire apar sub forma unei perechi de casete
suprapuse. Butonul de deasupra are o săgeată îndreptată în sus
pe când cel de dedesubt este îndreptat în jos. Se utilizează
pentru a defila printre opţiunile stabilite din care se selectează
cea dorită.
Buton de comanda Iniţiază o acţiune. Este în general un buton dreptunghiular cu
numele comenzii. Dacă numele unei comenzi este urmat de
semne de suspensie (…) atunci Excel va afişa o altă casetă de
dialog ce conţine mai multe opţiuni.
55
Notă: Deşi se poate muta o anumită casetă din dreptul unor date de pe foaia de
lucru, nu se poate modifica mărimea acesteia sau forma acesteia - aceste
dimeniuni fiind permanent stabilite de către program.
Multe casete de dialog conţin opţiuni implicite care sunt automat selectate dacă
nu faceţi schimbări înainte de a închide caseta de dialog.
9 pentru a închide o casetă de dialog şi a pune în aplicare selecţiile, trebuie

să faceţi clic pe OK sau Close (unele nu au buton OK).
9 dacă butonul de OK este încadrat de o bordură întunecată, cum este cazul
de cele mai multe ori, se poate apăsa Enter pentru a pune în aplicare
modificările.
9 pentru a închide o casetă de dialog fără a pune în funcţiune selecţiile
trebuie selectat butonul Cancel sau Close (acela cu semnul X) din caseta
de dialog sau pur şi smplu trebuie apăsată tasta Esc.
Majoritatea casetelor de dialog grupează opţiunile asemănătoare (aceasta se

realizează adesea plasând o casetă în jurul opţiunilor). Când se face o
modificare într-o casetă de dialog, trebuie doar să faceţi cliccu mouse-ul pe
selecţia ce se doreşte a fi modificată sau, în cazul introducerii de text, faceţi clic
pentru a stabili poziţia cursorului în vederea modificării elementelor introduse.
Când se fac selecţii cu ajutorul tastaturii, mai întâi trebuie activat elementul
înainte de a putea selecta o opţiune.
9 Se apasă tasta Tab până când se activează una din opţiuni (Shift+Tab o
reactivează pe cea precedentă).
9 Când se apasă Tab (sau Shift+Tab), Excel indică care opţiune este activată
prin selectarea intrării sau plasând o linie punctată în jurul numelui
opţiunii.
9 După ce se activează o opţiune, se poate schimba setarea prin apăsarea ↑
sau ↓ (acestea funcţionează cu seturi de butoane radio sau opţiuni din
caseta listă sau listă desfăşurată), apăsând spaţiu (pentru a selecta sau
deselecta casetele de validare), sau scriind o nouă intrare (în casetele de
text).
Se poate de asemenea selecta o opţiune prin apăsarea Alt şi scrierea literei de

comandă subliniate la numele elementului sau opţiunii respective.
9 Apăsând Alt şi scriind litera de comandă a unei opţiuni de casetă de text,

se poate selecta intrarea în acea casetă de text (care poate fi înlocuită apoi
prin simpla scrierea unei noi intrări).
9 Apăsând Alt şi scriind litera de comandă a unei opţiuni din caseta de

verificare, se poate activa sau dezactiva opţiunea respectivă (prin
adăugarea sau ştergere a semnului).
9 Apăsând Alt şi scriind litera de comandă a unui buton radio, se poate
selecta opţiunea, în acelaşi timp deselectându-se butonul anterior apelat.
9 Apăsând Alt şi scriind litera de comandă a unui buton de comandă, se
poate fie să se iniţieze comanda, fie să se afişeze altă casetă de dialog.
FA
T Se poate selecta de asemenea un element din listă prin scrierea primelor
caractere din numele său – imediat ce începe scrierea, Excel deschide o casetă
S
de editare ce conţine aceste caractere şi face un salt la prima opţiune al cărui

nume începe cu literele tastate.
Pe lângă casetele de dialog prezentate în Figurile 1-10 şi 1-11, se pot întâlni şi

tipuri mai simple de casete-respectiv cele de avertizare, folosite pentru a afişa
mesaje sau avertismente. Multe casete de acest tip conţin doar un buton: OK,
prin a cărui apăsare se închide caseta respectivă.
Consultarea Help-ului
Se poate consulta Help-ul din Excel oricând este necesar în timpul rulării unui
program. Singura problemă cu sistemul de Help tradiţional este că acesta este
cu adevărat de ajutor doar atunci când sunteţi obişnuiţi cu „jargonul” Excel.
Dacă nu cunoaşteţi modul în care Excel denumeşte o anumită opţiune, vor fi
probleme la localizarea ei în subiectele din Help (ca şi cum aţi căuta în dicţionar
un cuvânt care nu ştiţi cum se scrie). Pentru a uşura această problemă Excel
face posibilă utilizarea unui asistent Office care vă oferă posibilitatea de a pune
întrebări, exprimându-vă în propriul limbaj, despre cum se poate face ceva în
Excel. Acest asistent Office încearcă să interpreteze această întrebare, scrisă
într-o engleză perfectă, în babilonia sa de termeni Excel, pentru a vă putea afişa
subiectele Help de care aveţi nevoie.
Sfåtuindu-vå cu asistentul Office

Asistentul Office personalizează sistemul Help, şi în acelaşi timp dă
posibilitatea de a pune întrebări despre folosirea Excel, în engleza uzuală. Când
se apelează pentru prima dată asistentul Office, acesta apare sub forma unui
clip animat numit Clippit. De reţinut că acesta este un obiect grafic separat de
57
fereastra foii de lucru Excel. Îl puteţi muta pe Clippit oriunde, prin tragerea
acestuia într-o nouă zonă a ecranului.
Pentru a-l chema şi a-i pune întrebări despre folosirea Excel, se urmează paşii:
1 Faceţi clic pe Microsoft Excel Help de pe bara de instrumente

standard sau apăsaţi tasta funcţională F1.
Dacă Clippit nu este deja afişat, el va apare însoţit de o fereastra de

interogare în care întreabă ce se doreşte (a se vedea Figura 1-12).
Dacă acesta este deja afişat pe ecran, va apare doar fereastra de
interogare când se face acest pas.
2 Introduceţi întrebarea referitoare la Excel, în engleza uzuală, şi

apăsaţi apoi unul dintre butoanele Search sau Enter.
În timp ce se scrie întrebarea, Clippit apare ca scriind-o în agenda sa.

După ce selectaţi Search, Clippit caută subiecte asemănătoare, şi apoi
afişează rezultatele pe puncte într-o nouă fereastră de interogare.
Când sunt mai multe subiecte Help indicate decât ar încăpea în

fereastră, la sfârşitul listei pe puncte apare un buton triunghiular
numit “See more…” (ca în Figura 1-13). Pentru a vedea mai multe se
apasă pe acest buton.
Figura 1-12:
Iată-l pe
Clippit,
asistentul
dvs. Office,
care este
gata să vă
răspundă
oricărei
întrebări
referitoare la
Excel.
Figura 1-13:
Primind
ajutor de la
asistentul
Office, cu
privire la
adăugarea
fişierului de
Web la lista
dvs.
Favorites.
59
3. Faceţi clic pe subiectul din Help care interesează cel mai mult din
lista deschisă pentru a deschide o nouă fereastră Help cu sintaxa
selectată.
Când se selectează un subiect din Help, Excel deschide o fereastră

separată de Help care apare în dreapta ferestrei de program Excel.
Pentru a face loc acesteia, fereastra de program Excel este
redimensionată iar Clippit se mută în stânga acoperind o parte din
această fereastră (după cum se poate observa în Figura 1-13).
4. Se citesc informaţiile din fereastra Help. Dacă se doreşte

imprimarea informaţiilor, faceţi clic pe butonul Print din partea
de sus a ferestrei Microsoft Help, după care selectaţi butonul OK
din caseta de dialog Print.
Dacă se urmăreşte consultarea unui alt subiect cu ajutorul lui Clippit,

pentru a primi răspuns la altă întrebare, trebuie apelată o nouă sintaxă
în fereastra de interogare Clippit. Informaţia nouă, selectată, va înlocui
vechile informaţii din fereastra Help.
5. Când terminaţi de consultat sintaxa din Help Clippit, se închide

fereastra Microsoft Help.
Când fereastra Help dispare, fereastra programului Excel va reveni la

mărimea normală.
Ce puteÆi face atunci când Clippit nu vå înÆelege întrebårile
Dacă Clippit nu poate să vă răspundă pentru că nu ştie unde şi ce să caute

deoarece întrebarea pusă nu se potriveşte cu subiectele deţinute şi este ambiguă
(de genul “When will I win the lottery? - Când voi câştiga la loterie?”), va apare
mesajul:
„I don’t know what you mean. Please rephrase your question.” (Nu înţeleg ceea ce doriţi. Vă
rog, reformulaţi întrebarea.)
care este un mod al său de a spune “N-am nici cea mai mică idee despre ce-mi
ceri !”
Dacă Clippit nu găseşte nimic pe această temă, este poate din cauză că s-a pus
într-adevăr o întrebare ambiguă, cel puţin în comparaţie cu posibilităţile
vocabularului său tehnic, şi va afişa mesajul:
„There are several Help topics that may be related to your request .If you don’t see a toipc
that looks helpful, please rephrase your question.” (“Există câteva subiecte Help care ar putea
fi apropiate de ceea ce doriţi dvs. Dacă totuşi nu găsiţi un subiect care să vă folosească, vă
rog să reformulaţi întrebarea”.)
Pentru a evita ca Clippit să vă pună la dispoziţie informaţii generale de care

dispune, ar trebui să se dea cât mai multe informaţii detaliate atunci când
formulaţi întrebarea. Dacă vreţi să aflaţi de exemplu dacă Excel poate calcula
ratele dobânzii compuse pentru o investiţie, fiţi sigur că aţi inclus printre
cuvintele cheie ale întrebării ”compound interest” şi ”investment” (Spre
deosebire de profesorul de engleza de la şcoală şi de Alex Trebek din
”Jeopardy” lui Clippit nu îi pasă deloc dacă cerinţa are forma unei întrebări sau
dacă nu se foloseşte gramatica corectă.)
PoziÆionarea lui Clippit înapoi la locul såu
După ce se consultă Clippit, se poate închide fereastra de interogare,

păstrându-l însă pe asistentul Office pe ecran. Pentru a închide fereastra de
interogare se apasă Esc sau se execută clic pe pictograma Clippit. Dacă doriţi
ca Clippit să nu se mai plimbe pe ecran, şi să ocupe spaţiul ecranului degeaba,
faceţi clic-dreapta pe Clippit şi selectaţi Hide din meniul de comenzi rapide.
(Se poate apela din nou la Clippit prin clic pe butonul Microsoft Excel Help de
pe bara de instrumente standard sau pe tasta F1.)
T
Chiar dacă nu vă trebuie prea mult ajutor (în special din partea unei agrafe
FA
proaste de hârtie), se poate păstra Clippit, cel puţin până se învaţă modul de
S
funcţionare în Excel. (Şi nu doar din cauză că Clippit este aşa de antrenant –
deşi face plăcere a fi privit, cel puţin prima dată.) Se poate vedea cum Clippit
răspunde unor comenzi de bază, cum ar fi salvarea părţii lucrate sau imprimarea
unei foi de lucru, într-o formă animată care lasă de înţeles că comanda este
executată. De exemplu Clippit se înfăşoară în jurul unei foi de hârtie lăsând să
se înţeleagă că fişierul este salvat sau este trecut printre două role, când tipăriţi
ceva la imprimantă. Acest mod de comunicare poate fi foarte eficient şi, în
special dacă nu sunteţi siguri de folosirea comenzilor de bază Excel.
Alegând un nou personaj ca Asistent Office
Clippit este doar unul dintre diferitele “personalităţi” pe care le poate avea
asistentul Office. În plus, faţă de Clippit, galeria de Office Assistant vă mai lasă
să alegeţi între:
9 The Dot (Punctul): O minge săltăreaţă cu o faţă zâmbitoare (de toate
felurile).
61
9 F1: un robot de forma unui aspirator de care doar un R2D2 s-ar putea
îndrăgosti.
9 The Genius (Genialul): Un Albert Einstein tridimensional.
9 Office Logo (Sigla Office): O emblemă Microsoft Office care se
învârteşte cu cele 4 culori îmbinate.
9 Mother Nature (Mama natură): O planetă Pâmânt animată care se
transformă într-o floare şi apoi revine la forma iniţială.
9 Links: O pisică mică care se distrează cu mouse-ul.
9 Rocky: Un mic câine isteţ, un asistent loial atât cât se poate.
Fiecare personalitate din galeria de Office Assistant vine cu propria sa animaţie

şi sonorizare (unii mai gălăgioşi ca alţii). Pentru a selecta un nou persoanaj de
Office Assistant se urmează paşii:
1. Dacă nu aţi făcut-o încă, faceţi clic pe butonul Microsoft Excel
Help de pe bara de meniuri Standard sau apăsaţi tasta F1 pentru a
deschide fereastra Office Assistant.
2. Faceţi clic pe butonul Options din partea inferioară a ferestrei de
interogare pentru a deschide o casetă de dialog Office Assistant.
3. Faceţi clic pe eticheta Gallery din caseta de dialog Office Assistant.
4. Faceţi clic pe butonul Back până când va fi afişat asistentul Office
pe care vreţi să-l folosiţi.
5. Faceţi clic pe butonul OK pentru a închide caseta de dialog Office
Assistant şi a pentru a-l înlocui pe Clippit cu un nou personaj în
fereastra Office Assistant.
T
De reţinut că dacă vă plictisiţi de forma veche a asistentului Office, îl puteţi
FA
face (sau o puteţi lua dacă folosiţi Mother Nature sau Links) să danseze (sau cel
S
puţin să devină ceva mai animat) alegând comanda Animate! din meniul de
comenzi rapide Office Assistant (ce se poate deschide cu clic-dreapta pe Office
Assistant).
Cum så obÆineÆi sfaturi de la Asistentul Office
La crearea şi editarea propriei foi de lucru în Excel, asistentul Office, ca un

spion din umbră, analizează discret orice se face, dacă se selectează comenzi şi
se apasă butoane, şi încearcă să găsească sfaturi şi sugestii legate de ceea ce s-a
făcut. Se poate şti când asistentul Office a găsit astfel de noi sfaturi deoarece
apare desenul unui bec aprins deasupra capului personajului, atunci când
fereastra de interogare nu este afişată. Când se deschide fereastra de interogare
(cu F1), se va vedea lista de sfaturi individuale (indicată cu beculeţe luminoase

folosite în dreptul fiecărui sfat).
Pentru a vedea sfaturile pe care le-a găsit asistentul Office, trebuie doar să faceţi
clic pe beculeţul cu ideea care vă interesează în fereastra de interogare. Când
v-aţi plictisit de sfaturile sale şi doriţi închiderea ferestrei de sfaturi Help şi
ascunderea fereastrei de interogare, faceţi clic pe butonul Close din fereastra
Help.
ObÆinerea ajutorului contextual

Help-ul se poate accesa prin alegerea Help→What’s This? din meniurile
autoderulante sau apăsând Shift+F1. Când se alege una dintre acestea, Excel va
schimba pointerul mouse-ului prin adăugarea unui semn de întrebare la acesta.
Pentru a obţine ajutor pentru o anumită comandă sau o parte din foaia de lucru
Excel, se poate utiliza acest pointer pentru a o selecta. De exemplu, dacă vreţi
să vă amintiţi cum se foloseşte AutoSum de pe bara de instrumente pentru a
face un total la o coloană de numere, trebuie să apăsaţi butonul AutoSum, cu
mouse-ul. În acest moment, programul afişează caseta de text AutoSum ce
conţine informaţii despre folosirea opţiunii AutoSum.
De asemenea se poate folosi acest Help contextual pentru a afla informaţii

despre orice comandă din meniurile autoderulante. Să presupunem, de exemplu,
că vreţi să aflaţi ceva despre alegerea comenzii Full Screen din meniul
autoderulant View. Pentru a obţine informaţii despre ceea ce face această
comandă şi cum se foloseşte, se alege Help→What’s This? sau se apasă
Shift+F1 şi apoi se execută clic pe meniul View cu mouse-ul însoţit de semnul
de întrebare, iar când se deschide meniul se dă clic pe comanda Full Screen.
Procedând astfel se deschide caseta de dialog Full Screen (View Menu) cu un
paragraf de informaţii despre utilizarea acestei comenzi de afişare pentru
vizualizarea unui număr maxim de celule pe ecran.
Abordând sintaxa din Help

În afară de utilizarea asistentului Office pentru a primi răspunsuri directe la
întrebările legate de Excel, sau ajutorul contextual pentru a primi rapid informaţii
referitoare la folosirea barelor de instrumente şi a meniurilor autoderulante, se
poate încerca, dacă toate au dat greş, subiectele de ajutor existente în fereastra
Microsoft Help. Urmaţi paşii de mai jos:
1. Dacă nu este deja pe ecran, faceţi astfel încât să apară asistentul
Office pe ecran prin clic pe Microsoft Excel Help sau apăsând F1.
63
2. Faceţi clicunul dintre subiectele Help Office Assistant pentru a
deschide fereastra Microsoft Help la dreapta (nu contează care
subiect). Dacă este necesar, se introduce o întrebare simplă pentru
a fi căutată în fereastra Clippit şi se apasă Enter, dacă nu este în
mod curent nici un subiect afişat.
3. Faceţi clic pe butonul Show din partea de sus a ferestrei Microsoft
Help pentru a mări fereastra în aşa fel încât să includă partea din
stângă conţinând secţiunile Contens, Answer Wizard şi Index.
Selectaţi secţiunea Contens pentru a obţine informaţii referitoare la tehnicile

esenţiale de creare, imprimare sau salvare a unei foi de lucru. Se selectează
Answer Wizard dacă se urmăreşte să se pună întrebări de ajutor în acelaşi fel în
care se pun întrebări asistentului Office. Se selectează Index pentru a afla
informaţii referitoare la un anumit termen ca de exemplu: current cell, data
entry sau fonts.
Pentru a alege un subiect în secţiunea Contents, faceţi clic pe el şi apoi pe

pagina care doriţi a fi afişată în fereastra Help din dreapta. Pentru a localiza şi a
selecta un subiect din anexa Index, se scriu primele câteva caractere din numele
elementului sau termenului despre care se cer informaţii în caseta de text Type
keywords sau dublu-clic pe un anumit subiect din caseta Or choose keyword
din lista afişată. Apoi, în caseta cu lista Choose a help topics, faceţi dublu-clic
pe subiectul care vă interesează, pentru a afişa informaţiile în fereastra din
dreapta.
Când aţi citit un subiect din Help, poate aţi observat că unii termeni sunt
subliniaţi (sau coloraţi albastru pentru monitoarele color). Un asemenea termen
subliniat cu o linie continuă se numeşte hiperlegătură. Când se dă clic pe acesta,
Help imediat trece la subiectul (informaţia) respectivă.
Dacă doriţi să imprimaţi informaţiile oferite, faceţi clic pe butonul Print din
partea de sus a ferestrei Microsoft Help.
Cum så ieçiÆi din program

Dacă aţi terminat munca şi sunteţi pe punctul de a închide Excel, puteţi alege
din cele câteva posibilităţi de a face acest lucru:
9 Clic pe butonul Close din fereastra Microsoft Excel.

9 Alegeţi File→Exit din meniurile autoderulante.
9 Dublu-clic în meniul Control din fereastra de program Excel (cel cu

pictograma XL din colţul din dreapta sus al ecranului).
9 Apăsaţi Alt+F4.
Dacă încercaţi să ieşiţi din Excel după ce aţi lucrat la un registru de lucru fără să
salvaţi ultimele schimbări, programul vă atenţionează prin afişarea unei casete
de avertizare, care vă întreabă dacă doriţi salvarea schimbărilor. Dacă se
întâmplă ca asistentul Office să fie deschis când urmează să se facă acest tip de
ieşire, el (sau ea, dacă este “Mother Nature”) va face tot felul de figuri,
întrebând într-o fereastră de interogare dacă vreţi să salvaţi schimbările. Pentru
a salva schimbările înainte de a ieşi, faceţi clic pe butonul de comandă Yes
(pentru informaţii detaliate privind salvarea documentelor a se vedea Capitolul
2). Dacă nu se consideră importantă foaia de lucru şi nu se doreşte salvarea
schimbărilor, se poate abandona documentul alegând butonul No.
FA
T De reţinut că acest Clippit, asistentul Office, este ultimul care dispare când se
S
închide Excel 2000. După ce fereastra de program Excel s-a închis, Clippit se
transformă într-o bicicletă ce pedalează către apus. (De fapt, Clippit pedalează
înainte şi înapoi pe foaia sa de hârtie, care dispare după el.)
Capitolul 2
Realizarea unei
foi de lucru
În acest capitol
¾ Crearea unui nou registru de lucru
¾ Introducerea celor trei tipuri de date într-o foaie de lucru
¾ Cum să faceţi astfel ca Excel să pună punctul zecimal în locul dvs.
¾ Crearea manuală de formule simple
¾ Remedierea problemelor de introducere a datelor
¾ Folosirea facilităţii AutoCorrect
¾ Înţelegerea facilităţii AutoComplete
¾ Folosirea facilităţii AutoFill pentru a completa o serie de înregistrări din celule
¾ Restricţionarea introducerii datelor la o anumită zonă de lucru
¾ Introducerea aceluiaşi lucru în mai multe celule în acelaşi timp
¾ Introducerea funcţiilor predefinite în cadrul formulelor cu ajutorul butonului de Paste
¾ Editarea unei formule cu ajutorul butonului Edit Formula
¾ Aflarea totalurilor pe coloane şi celule cu ajutorul butonului AutoSum
¾ Salvarea precisă a muncii dvs
O dată ce aţi reuşit să porniţi Excel-ul, e timpul să aflaţi cum să daţi de necaz
prin folosirea lui. În acest capitol veţi vedea cum să introduceţi tot felul de
informaţii în acele mici, albe celule ale foii de lucru descrise în Capitolul 1.
Aici veţi afla despre funcţiile AutoCorrect şi AutoComplete şi cum vă pot ajuta
ele să diminuaţi erorile şi să vă uşuraţi munca. De asemenea, vi se vor arăta şi
alte căi fundamentale pentru a minimiza corvoada introducerii de date, cum ar
fi completarea unei serii de înregistrări cu ajutorul caracteristicii AutoFill şi

introducerea simultană a aceluiaşi lucru în mai multe celule.
Şi după ce veţi descoperi cum să umpleţi o foaie de lucru cu toate aceste date,
veţi afla şi care este cea mai importantă lecţie dintre toate şi anume cum să
salvaţi informaţiile pe disc astfel încât să nu mai fiţi nevoiţi să introduceţi din
nou întreaga chestie.
Ce aveÆi de gând så introduceÆi în noul

dumneavoastrå registru de lucru?
Când porniţi Excel-ul fără a specifica un document deschis, cum ar fi când
porniţi programul apăsând butonul Microsoft Excel de pe bara Office 2000 (a
se vedea Capitolul 1), veţi obţine o foaie de lucru goală într-o nouă fereastră a
unui registru de lucru. Acest registru, denumit temporar Registru1 (Book1)
conţine trei foi de lucru goale (denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3). Pentru a
începe să lucraţi la o nouă foaie de lucru, pur şi simplu introduceţi informaţii în
prima foaie de lucru a registrului de lucru Book1.
Detalii legate de introducerea datelor

Aici sunt expuse câteve elemente călăuzitoare (un fel de norme de introducere a
datelor, dacă doriţi) pe care trebuie să le aveţi în vedere atunci când începeţi
crearea unei foi de calcul în foaia de lucru (Sheet1) din cadrul registrului de
lucru:
9 Ori de câte ori puteţi, organizaţi-vă informaţiile în tabele de date ce

folosesc coloane şi rânduri adiacente. Atunci când este posibil, începeţi
tabelele din colţul din stânga sus al foii de lucru şi îndreptaţi-vă în josul
foii de lucru, mai degrabă decât de-a curmezişul. Când este mai practic,
separaţi fiecare tabel printr-o singură linie sau coloană - nu mai multe.
9 Când stabiliţi aceste tabele, nu săriţi coloane sau rânduri doar pentru a
"aerisi" informaţia. În Capitolul 3, veţi vedea cum să inseraţi cât de mult
spaţiu doriţi între informaţiile din coloane sau rânduri adiacente prin
lărgirea coloanelor, înălţarea rândurilor şi schimbarea aliniamentului.
9 Rezervaţi o singură coloană în marginea din stânga a tabelului pentru
titlurile rândurilor din tabel.
9 Rezervaţi un singur rând în partea de sus a tabelului pentru titlurile
coloanelor din tabel.
Capitolul 2: Realizarea unei foi de lucru____________________________
67
9 Dacă tabelul necesită un titlu puneţi titlul pe rândul de deasupra titlurilor
coloanelor. Puneţi titlul pe aceeaşi coloană cu titlurile rândurilor. Veţi
vedea cum se centrează acest titlu de-a lungul coloanelor din tabel în
Capitolul 3.
Vă puteţi întreba de ce după ce s-a făcut atâta caz în legătură cu capacitatea de

stocare a fiecărei foi de lucru din cadrul unui registru, anterior în Capitolul 1,
acum vin să pledez să nu folosiţi tot acel spaţiu pentru a împrăştia datele stocate
în el. La urma urmei fiind stabilite posibilităţile cu care este înzestrată fiecare
foaie de lucru, veţi gândi că economisirea spaţiului ar fi unul din ultimele
lucruri care ar trebui să vă preocupe.
Şi aţi avea dreptate în proporţie de 100%… cu excepţia unui aparent

insignifiant aspect: Economisirea spaţiului dintr-o foaie de lucru este sinonimă
cu economisirea de memorie. Ei bine, pe măsură ce un tabel de date creşte în
dimensiuni şi se extinde în coloane şi rânduri pe noi suprafeţe de lucru, Excel
decide că ar fi mai bine să păstreze o anumită cantitate din memoria
calculatorului şi să o reţină numai pentru cazul în care “aţi lua-o razna” şi aţi
umple întreaga suprafaţă cu înregistrări de celule. Aceasta înseamnă că dacă
săriţi coloane şi rânduri, şi acest lucru nu este neapărat necesar (numai pentru a
reduce din dezordinea datelor), sfârşiţi prin a irosi memoria calculatorului care
ar fi putut fi utilizată în alt mod pentru a stoca mai multă informaţie în foaia de
lucru.
Trebuie så reÆineÆi cå ...

Acum ştiţi: capacitatea disponibilă a memoriei calculatorului e cea care
determină dimensiunea finală a foii de lucru pe care o puteţi construi şi nu
numărul total de celule conţinute de foile de lucru din cadrul registrului de
lucru. Când rămâneţi fără memorie, în acel moment sunteţi efectiv lipsiţi de
spaţiu - indiferent câte coloane sau rânduri mai pot fi umplute. Pentru a
maximiza informaţia pe care o puteţi obţine dintr-o foaie de lucru întotdeauna
adoptaţi metoda "căruţei cu coviltir" în proiectarea foilor de lucru păstrând
laolaltă datele strâns legate.
Realizarea înregistrårii
Începeţi prin recitarea (la unison) a regulii de bază a introducerii datelor. Şi
acum cu toţii:
Pentru a introduce date într-o foaie de lucru, poziţionaţi indicatorul de

celule în celula în care doriţi datele şi începeţi să introduceţi respectiva
înregistrare.
Observaţi că înainte de a poziţiona indicatorul de celule în celula unde doriţi să

se afle datele, Excel trece de la modul Ready la modul Enter (Enter înlocuind
FA
T Ready pe bara de stare).
S
Dacă nu vă aflaţi în modul Ready încercaţi să apăsaţi tasta Esc.
În modul Enter, pe măsură ce le introduceţi, caracterele apar atât în celula de pe

suprafaţa foii de lucru cât şi pe bara de formule din partea superioară a
ecranului. Tastarea unor informaţii are ca destinaţie finală celula curentă,
totodată atrăgând modificarea în bara de formule deoarece apar două noi casete:
Cancel şi Enter între numele celulei (ce conţine adresa celulei curente) şi
butonul Edit Formula.
Pe măsură ce continuaţi să tastaţi cele dorite, Excel afişează evoluţia produsă

atât pe bara de formule cât şi în interiorul celulei active din foaia de lucru, dar
cursorul (bara verticală care clipeşte) apare numai la sfârşitul şirului de
caractere afişat în celulă.
După ce aţi terminat de tastat înregistrarea mai trebuie să vă asiguraţi că va

rămâne acolo unde aţi plasat-o. De asemenea, în acest fel veţi schimba şi modul
de programare trecând de la modul Enter la modul Ready astfel că veţi putea
muta indicatorul de celule la o altă celulă şi probabil introduce sau edita acolo
datele.
Pentru a definitiva înregistrarea şi în acelaşi timp pentru a realiza trecerea de la

modul Enter înapoi la modul Ready, puteţi fie apăsa pe butonul Enter sau tasta
Enter fie puteţi apăsa pe una din tastele direcţionale ↓, ↑,→ sau ← pentru a vă
muta la o altă locaţie.
69
Figura 2-1:
Ceea ce
introduceţi
apare atât
în celula
curentă cât
şi pe bara
de formule
Cu toate că fiecare dintre aceste alternative realizează introducerea textului în

celule, fiecare o face într-un mod puţin diferit aşa că luaţi aminte:
9 Dacă faceţi clic pe butonul Enter de pe bara de formule, textul va trece în

celulă iar indicatorul celulei rămâne pe cea care conţine noua înregistrare
introdusă.
9 Dacă apăsaţi tasta Enter, textul trece în celulă iar indicatorul celulei se
mută mai jos la celula aflată dedesubt, pe rândul următor.
9 Dacă apăsaţi pe vreuna din tastele direcţionale, textul trece într-o celulă iar
indicatorul de celulă se mută la următoarea celulă în direcţia săgeţii. Dacă
apăsaţi ↓ indicatorul de celule se mută mai dedesubt pe următorul rând la
fel ca şi cum aţi fi terminat introducerea datelor în celule prin apăsarea
tastei Enter. Oricum ar fi, dacă apăsaţi →, indicatorul celulei se mută la
dreapta celulei pe următoarea celulă; dacă apăsaţi ←, indicatorul celulei se
mută pe următoarea coloană din stânga celulei; dacă apăsaţi ↓, indicatorul
celulei se mută mai jos cu un rând iar dacă apăsaţi ↑, indicatorul celulei se
mută mai sus pe rândul de deasupra.
Indiferent care dintre metode aţi ales-o pentru fixarea unei înregistrări într-o
celulă pe măsură ce definitivaţi introducerea datelor în celula curentă, Excel
dezactivează bara de formule prin îndepărtarea butoanelor Cancel şi Enter. De
aceea, datele pe care le-aţi introdus continuă să apară în celula din foaia de
lucru (cu anumite excepţii pe care le voi discuta mai târziu în acest capitol) şi
de fiecare dată când veţi poziţiona indicatorul de celule informaţia va reapare pe
bara de formule la fel de bine.
Dacă, în timp ce intorduceţi sau după ce aţi terminat de introdus înregistrarea

dar înainte de a o definitiva, vă daţi seama că sunteţi pe punctul de a fixa
respectivele informaţii într-o celulă greşită, puteţi şterge şi dezactiva bara de
formule prin apăsarea butonului Cancel (cea cu un x) sau prin apăsarea tastei
Esc. Dacă, să spunem că nu aţi observat faptul că aţi întrebuinţat o celulă
greşită pentru introducerea datelor şi aţi finalizat înregistrarea, va trebui fie să o
mutaţi în celula curentă (veţi afla cum se face în Capitolul 4) sau să ştergeţi
înregistrarea (a se vedea Capitolul 4) şi să reintroduceţi informaţia în celula
corectă.
Cum se poate folosi tasta Enter pentru a poziţiona indicatorul

celulei acolo unde se doreşte
Excel avansează în mod automat indicatorul Options. Pentru a preveni ca indicatorul de
de celule la următoarea celulă mai jos de celule să nu se mişte deloc alegeţi caseta de
fiecare dată când apăsăm tasta Enter pentru validare “Move selection after Enter” şi
a definitiva introducerea datelor. Dacă doriţi verificaţi să nu fie validată. Pentru a face să
să particularizaţi Excel-ul în aşa fel încât se mişte indicatorul de celule într-o altă
atunci când apăsaţi tasta Enter să nu se direcţie alegeţi din lista derulantă de direcţie
mute indicatorul de celule, sau să se mute pe ce se află chiar dedesubt şi apoi selectaţi
următoarea celulă mai sus, mai la stânga, noua direcţie pe care doriţi să o folosiţi
sau mai la dreapta selectaţi Tools→ Options (Dreapta, Sus sau Stânga). Când aţi terminat
de pe bara de meniuri, iar apoi selectaţi setările faceţi clic pe butonul OK sau apăsaţi
eticheta de editare din caseta de dialog tasta Enter.
Acceptå toate tipurile

Necunoscut pentru voi ce sunteţi fericiţi să introduceţi datele în foile de lucru
este faptul că Excel analizează în mod constant elementele introduse de dvs. şi
le clasifică în trei categorii posibile de date: text, o valoare sau o formulă.
Dacă Excel consideră că înregistrarea reprezintă o formulă, programul

calculează automat formula şi afişează rezultatul calculat în celula foii de lucru
(cu toate acestea, dvs. continuaţi să vizualizaţi formula pe bara de formule).
Dacă Excel e convins că înregistrarea nu se încadrează în categoria formulelor

(vă voi oferi definiţia pentru o formulă veritabilă puţin mai încolo în acest
capitol), programul va determina dacă înregistrarea reprezintă o frântură de text
sau o valoare.
71
Excel face distincţia dintre text şi valori astfel că ştie cum să alinieze
înregistrările din foaia de lucru. De asemenea, datorită faptului că formulele se
pun în practică numai dacă le sunt furnizate valori prin diferenţierea textului de
valori programul ştie care vor funcţiona şi care nu în formulele pe care le
construiţi. E de ajuns de spus că puteţi strica formulele bune dacă se referă la
nişte celule ce conţin text acolo unde Excel se aştepta să găsească valori.
Semnele care trådeazå textul

O înregistrare text este pur şi simplu o înregistrare pe care Excel nu o poate
identifica nici ca valoare şi nici ca formulă. Aceasta face ca textul să fie
categoria magazie a tipurilor de date Excel. Ca o regulă practică, majoritatea
înregistrărilor text (cunoscute şi sub numele de etichete) sunt o combinaţie de
litere şi semne de punctuaţie sau litere şi numere. Textul e folosit mai ales
pentru titluri, subtitluri şi note în cadrul foii de lucru.
Puteţi spune imediat dacă Excel a acceptat o înregistrare ca fiind text deoarece
înregistrările de tip text sunt aliniate automat la marginea din stânga a celulelor
respective. Dacă textul introdus e mai lung decât poate afişa celula, datele se
vor suprapune pe celula sau celulele învecinate în dreapta, atâta timp cât aceste
celule rămân goale (a se vedea Figura 2-2).
Aceasta înseamnă că dacă ceva mai târziu veţi introduce date într-o celulă ce a
fost suprapusă de o celulă din stânga sa, Excel va scurta din afişarea
înregistrării textului lung (a se vedea Figura 2-3). Nu vă îngrijoraţi însă căci
Excel nu şterge efectiv aceste caractere din înregistrarea celulei - ci îi va scurta
afişarea pentru a face loc pentru noua înregistrare. Pentru a reafişa porţiunea
dispărută subit din înregistrarea textului lung, va trebui să lărgiţi coloana ce
conţine celula unde este introdus textul (pentru a afla cum se realizează asta
consultaţi Capitolul 3).
Figura. 2-2:
Înregistrările
lungi de tip
text se
suprapun
peste celule
goale
învecinate.
Figura. 2-3:
Conţinutul
celulelor din
dreapta
scurtează
din
revărsarea
textului.
Modul în care Excel evalueazå valorile sale

Valorile reprezintă elementele din care sunt construite majoritatea formulelor
pe care le creaţi în Excel. După cum urmează, valorile se împart în două
categorii: numere care reprezintă cantităţi (cum ar fi 14 magazine sau $140.000
de dolari) şi numere ce reprezintă date calendaristice (cum ar fi 30 iunie 1995)
sau timpul (cum ar fi ora 2:00 PM).
Pentru Excel, textul nu reprezintă altceva decât un mare zero

Puteţi folosi indicatorul de AutoCalculate trageţi în sus astfel încât ambele celule (cea
pentru a vă dovedi că Excel asociază tuturor cu 10 şi cea cu textul să fie evidenţiate).
înregistrărilor de tip text valoarea 0. Aruncaţi o privire la indicatorul AutoCalculate
Introduceţi un număr precum 10 într-o celulă de pe bara de stare şi veţi vedea ca afişează
iar apoi o bucată aberantă de text cum ar fi Sum=10, dovedind că textul nu a adăugat
“Excel este ca o cutie de bomboane de nimic la valoarea totală a celor 2 celule.
ciocolată” în celula imediat dedesubt. Apoi
Puteţi să vă daţi seama dacă Excel a acceptat înregistrarea voastră ca valoare

deoarece valorile sunt aliniate la marginea din dreapta a celulei respective. Dacă
valoarea pe care aţi introdus-o este mai întinsă decât poate afişa coloana ce
conţine celula respectivă, Excel converteşte automat valoarea (tuturor) în
notaţie ştiinţifică (spre exemplu 6E+08 indică faptul că 6 este urmat de opt
zerouri adică 600 de milioane). Pentru a reface valoarea ce a fost convertită
73
într-o chestie ciudată notată ştiinţific înapoi la un număr obişnuit este de ajuns
să măriţi numai lăţimea coloanei acelei celule (Capitolul 3 vă va arăta cum).
Cum så vå asiguraÆi cå Excel a înÆeles nuåmrul dorit de dvs.
Când construiţi o nouă foaie de lucru probabilă veţi petrece o bună perioadă de
timp introducând numere, reprezentând tot felul de cantităţi de la sume de bani
pe care le-aţi câştigat (sau pierdut) şi până la procentul din buget destinat
cafelelor şi gogoşilor (Vreţi să spuneţi că nu primiţi gogoşi?).
Pentru a introduce o valoare numerică ce reprezintă o cantitate pozitivă cum ar

fi o sumă de bani pe care aţi câştigat-o anul trecut este necesar să selectaţi o
celulă, să tastaţi cifrele - spre exemplu 459600 şi să definitivaţi înregistrarea în
celulă printr-un clic pe butonul Enter, apăsând tasta Enter şi aşa mai departe.
Pentru ca să introduceţi o valoare numerică ce reprezintă o cantitate negativă
cum ar fi suma de bani cheltuită de birou pe cafea şi gogoşi anul trecut, începeţi
introducerea prin semnul minus (-) sau liniuţă înainte de a tasta cifrele - spre
exemplu, -175 (nu e prea mult să cheltuieşti pe gogoşi şi cafele ţinând cont că
tocmai aţi câştigat $495.600).
Dacă aveţi o anumită pregătire în contabilitate puteţi încadra numărul negativ

(fiind cheltuieli pentru voi) în paranteze ca în (175). Observaţi că dacă
parcurgeţi tot acest drum încâlcit pentru a utiliza parantezele pentru numerele
negative (cheltuieli) Excel merge mai departe şi converteşte automat numărul
astfel încât să înceapă cu un semn de minus), aceasta însemnând că dacă
introduceţi (175) în celula cheltuielilor cu gogoşi şi cafele Excel va returna
-175. (Nu vă faceţi griji, veţi afla cum să obţineţi îndrăgitele paranteze pentru
cheltuieli în foaia de lucru în Capitolul 3).
La valorile numerice ce reprezintă sume de dolari, cum ar fi suma de bani

câştigată anul trecut puteţi adăuga simbolul dolar ($) şi virgule (,), aşa cum apar
în hârtiile tipărite sau scrise de mână la care lucraţi. Fiţi însă conştienţi că atunci
când introduceţi un număr cu virgule Excel ataşează un format numeric valorii
care se potriveşte utilizării voastre a virgulei (mai multe informaţii referitoare
la formatele numerice şi modul cum se folosesc, în Capitolul 3). În acest fel
atunci când prevedeţi un număr financiar cu un semn de dolar, Excel ataşează
automat un format numeric de dolar apropiat valorii (una care inserează
automat virgule între mii).
Când introduceţi valori numerice cu zecimale, folosiţi punctul ortografic ca

punct zecimal. Când introduceţi valori zecimale programul adaugă automat un
zero după punctul zecimal (Excel inserează 0.34 într-o celulă în care aţi
introdus .34) şi anulează zerourile care atârnă după punctul zecimal (Excel
afişează 12.5 în celulă când introduceţi 12.50).
Dacă nu cunoaşteţi echivalentul zecimal al unei valori ce conţine o fracţie,

puteţi introduce acea valoare cu fracţia ei. Spre exemplu dacă nu ştiţi că 2.1875
este echivalentul zecimal pentru 2 şi 3/16, tastaţi numai 2 3/16 (asigurându-vă
să lăsaţi spaţiu între 2 şi 3) în celulă. După ce aţi definitivat înregistrarea, când
poziţionaţi indicatorul de celule pe celula respectivă, veţi vedea 2 3/16 în celulă
însă în bara de formule va apare 2.1875. După cum veţi vedea în Capitolul 3,
este o mică şmecherie pentru a stabili afişarea lui 2,1875 în loc de 2 3/16 astfel
încât să coincidă cu ceea ce se afişează în bara de formule.
Observaţi că dacă trebuie să introduceţi fracţii simple cum ar fi ¾ sau ½ trebuie

să le introduceţi ca un număr compus precedat de zero; de exemplu, introduceţi
0 3/4 sau 0 1/2 (aveţi grijă să lăsaţi un spaţiu între zero şi fracţie). Altfel Excel
se va încurca şi va crede că introduceţi date 4 Martie sau 2 Ianuarie.
Când introduceţi într-o celulă o valoare ce reprezintă un procentaj (proporţia la

sută) va trebui să alegeţi:
9 Puteţi fie să împărţiţi numărul la 100 şi să introduceţi echivalentul decimal

(prin mutarea punctului zecimal peste două cifre mai în stânga, aşa cum va
învăţat profesorul vostru; de exemplu, introduceţi .12 în loc de 12
procente).
9 Puteţi introduce numărul cu simbolul procent (de exemplu, introduceţi
12%).
Oricum ar fi, Excel stochează valoarea zecimală din celulă (0.12 în acest caz).
Dacă folosiţi simbolul procent, Excel asociază un format numeric procentual
valorii din foaia de lucru care apare ca 12%.
Cum så fixaÆi numårul de zecimale (când nici måcar nu çtiÆi dacå numerele
sunt rotunjite)
Dacă trebuie să introduceţi o întreagă serie de numere care folosesc acelaşi

număr de zecimale, puteţi apela la setările Fixed Decimal ale Excel-ului şi apoi
să lăsaţi programul să introducă zecimalele pentru dumneavoastră. Această
modalitate devine practică când aveţi de introdus sute de cifre financiare care
folosesc toate două zecimale (de exemplu, pentru numărul de cenţi).
Pentru a fixa numărul de zecimale ale unei intrări numerice, urmaţi paşii:
1. Alegeţi Tools→Options de pe bara de meniu.

75
Caseta de dialog Options se deschide.
2. Alegeţi eticheta Edit din caseta de dialog Options.
3. Selectaţi caseta de validare Fixed Decimal.
Din start, Excel fixează numărul de zecimale la două zecimale la
stânga numărului pe care îl introduceţi. Pentru a schimba setarea,
continuaţi cu pasul 4, altfel continuaţi cu pasul 5.
4. Introduceţi un nou număr în căsuţa de text Places sau folosiţi
butoanele pentru a schimba valoarea.
5. Apăsaţi OK sau Enter.
Excel afişează indicatorul de stare Fix pe bara de stare pentru a va
aduce la cunoştinţă că trăsătura Fixed Decimal este activată.
Fixarea zecimalelor
Când setarea Fixed Decimal este activă, zecimal este fixat la 2, introduceţi 1099. în
Excel adaugă un punct zecimal pentru orice celulă.
valoare numerică introdusă. Oricum, dacă Şi, în numele Domnului, vă rugăm să nu
vreţi să introduceţi un număr fără punct cumva să uitaţi să dezactivaţi facilitatea
zecimal sau un număr cu un punct zecimal Fixed Decimal înainte de a începe să lucraţi
într-o poziţie diferită faţă de cea stabilită cu o altă foaie de lucru sau să ieşiţi din Excel.
anterior, va trebui să vă amintiţi să Altfel, când intenţionaţi să introduceţi valori
introduceţi de unul singur punctul zecimal. cum ar fi 20, vă veţi trezi cu 0.2 şi habar nu
Spre exemplu, pentru a introduce numărul veţi avea despre ceea ce se întâmplă.
1099 în loc de 10.99, atunci când punctul
După fixarea zecimalelor pentru valorile numerice, Excel adaugă automat

punctul zecimal după orice valoare numerică pe care o introduceţi - tot ce
trebuie să faceţi este să tastaţi cifrele, completând intrarea în celulă. De
exemplu, pentru a introduce valoarea numerică 100.99 într-o celulă după
fixarea punctului zecimal la 2 cifre, introduceţi 10099. Când completaţi intrarea
în celulă, Excel inserează automat un punct zecimal la două cifre din dreapta
numărului pe care îl tastaţi, rezultând 100.99 în celulă.
Când doriţi să reveniţi la intrarea iniţială de date pentru valori numerice (unde
introduceţi de unul singur punctul zecimal), deschideţi caseta de dialog Options,
alegeţi din nou eticheta Edit, deselectaţi caseta de validare Fixed Decimal, şi
apăsaţi OK sau Enter. Excel îndepărtează indicatorul Fix de pe bara de stare.
Folosind blocul de taste numerice
Puteţi face să meargă mai bine facilitatea Fixed Decimal prin selectarea
grupului de celule în care doriţi să introduceţi numerele (a se vedea ”Introduceri
de date în zonele de lucru”, mai târziu în acest capitol) şi apoi să apăsaţi Num
Lock astfel încât să introduceţi toate datele de la tastatura numerică (ca la
maşina de marcat cu 10 taste).
Folosind această modalitate, tot ce trebuie să faceţi pentru a introduce valorile

în fiecare celulă este să tastaţi cifrele numărului şi să apăsaţi Enter de la
tastatura numerică - Excel va introduce automat punctul zecimal în locul
potrivit pe măsură ce mută pointerul mouse-ului în jos spre următoarea celulă.
Chiar mai bine decât atât, când terminaţi de introdus ultima valoare într-o
coloană, apăsând Enter, cursorul se mută pe prima celulă de sus din următoarea
coloană a selecţiei.
Figurile 2-4 şi 2-5 ilustrează cum puteţi face să meargă metoda cu 10 taste
pentru dumneavoastră. În Figura 2-4, facilitatea Fixed Decimal a fost activată
(folosind setarea iniţială cu două zecimale), şi blocul de celule din B3 până la
D9 a fost selectat. De asemenea vedeţi că şase intrări au fost deja făcute în
celulele B3 până la B8 şi a şaptea, 30834.63, este în curs de completare în
celula B9. Pentru a realiza această intrare când trăsătura Fixed Decimal a fost
activată, tastaţi pur şi simplu 3083463 de la tastatura numerică.
Figura 2-5 vă prezintă ceea ce se întâmplă când apăsaţi Enter (de la tastatura
normală sau de la cea numerică). După cum vedeţi, Excel nu adaugă doar
punctul zecimal la valoarea din celula B9, dar mută de asemenea pointerul
mouse-ului în sus la celula C3, unde puteţi continua introducerea valorilor
pentru această coloană.
Figura. 2-4:
Pentru a
înregistra
valoarea
30834.63 în
celula B9, nu
introduceţi
decât
3083463 şi
apăsaţi
Enter.
77
Figura. 2-5:
Când
apăsaţi
Enter pentru
a introduce
30834.63 în
celula B9,
programul
mută
automat
cursorul în
celula C3.
Introducerea datelor fårå prea multe discuÆii
La prima vedere, vă poate părea puţin ciudat faptul că datele şi ora nu sunt
introduse ca text în celulele unei foi de lucru, ci ca valori. Motivul este chiar
simplu: data şi ora introduse ca valori pot fi folosite în formule de calcul, în
timp ce data şi ora introduse ca text n-ar putea fi folosite. Spre exemplu, dacă
introduceţi două date ca valori, puteţi apoi să realizaţi o formulă care face
scăderea între data mai recentă şi data mai veche şi returnează numărul de zile
dintre acestea. Aceasta practic nu s-ar fi putut întâmpla dacă aţi fi introdus cele
două date ca intrări de text.
Excel determină dacă data sau ora tipărită este introdusă ca valoare sau ca text
după formatul pe care îl folosiţi. Dacă folosiţi un format de dată sau de oră
încorporat al Excel, programul recunoaşte data sau ora ca o valoare. Dacă nu
folosiţi unul din formatele încorporate, programul introduce data sau ora ca o
intrare de text - este chiar simplu.
Excel recunoaşte următoarele formate de oră:

3:21 PM
3:21:04 PM
15:21
15:21:04
Excel cunoaşte următoarele formate de dată. (de reţinut că întotdeauna

abrevierile pentru lună folosesc primele trei litere din numele lunii, ca în Jan,
Feb…)
November 24, 1999 or November 24, 99

11/24/99 sau 11-24-99
24-Nov-99 sau 24/Nov/99 sau 24Nov99
24-Nov sau 24/Nov sau 24Nov
Nov-99 sau Nov/99 sau Nov99
Datele anului 2000

Probabil că vă întrebaţi ce se întâmplă dacă introduceţi o dată din anul 2000
într-o celulă a foii de lucru. Ei bine, în ciuda tuturor materialelor
înspăimântătoare despre virusul Y2K (prescurtare pentru anul 2000 de care
sigur aţi auzit), introducând o dată cândva în secolul următor al noului mileniu
în foaia dumneavoastră de lucru nu va produce o devastare a calculatorului
personal sau nu va cauza o pierdere în diagrama profitului companiei.
Jocul datelor
Datele sunt stocate ca numere seriale care Dacă vreodată aveţi de-a face cu un registru
indică numărul de zile scurse de la o anumită de lucru creat cu Excel pentru Macintosh
dată de început; orele sunt stocate ca fracţii care conţine date ce apar devastate când
zecimale, indicând partea scursă din cele 24 deschideţi fişierul, puteţi rectifica această
de ore. Excel suportă două sisteme de date: problemă prin alegerea Tools→Options de
sistemul de date 1900 folosit de Excel pentru pe bara de meniuri, selectând eticheta
Windows, unde 1 Ianuarie 1900 este data de Calculation din caseta de dialog Options şi
început (numărul de serie 1) şi sistemul 1904 apoi selectând caseta de validare ”1904 date
folosit de Excel pentru Macintosh, unde data system” din Workbook options înainte de a
de început este 2 Ianuarie 1904. apăsa OK.
Contrar a ceea ce aţi putea crede, când introduceţi date în secolul 21, trebuie să
introduceţi doar ultimele două cifre ale anului. Astfel, pentru a introduce data 6
ianuarie 2000 într-o foaie de lucru, introduceţi
1/6/00
în celulă. De asemenea, pentru a introduce data 15 februarie 2010 într-o foaie
de lucru, introduceţi
2/15/10
în celulă. Reţineţi că acest sistem care necesită doar ultimele două cifre ale datei
în secolul 21 funcţionează doar pentru primele trei decenii ale noului secol (din
79
2000 până în 2029). Pentru a introduce date ale anilor de după 2030, trebuie să
introduceţi toate cifrele anului.
Aceasta înseamnă de asemenea, oricum, pentru a pune datele pentru primele

trei decenii ale secolului 20 (din 1900 până în 1929), trebuie să introduceti toate
patru cifre ale anului. De exemplu, pentru a pune data 21 iulie 1925, trebuie să
introduceţi
7/30/1925
în celulă. Altfel, dacă introduceţi doar ultimele două cifre (25) ale anului parte a
datei, Excel va introduce o dată pentru anul 2025 şi nu pentru 1925!
Chiar şi atunci când introduceţi toate cele patru cifre ale anului, Excel acceptă
totul cu excepţia penultimelor două cifre. Acesta înseamnă că data 30 July 2025
şi cea de 30 July 1925 apar astfel
7/30/25
în celulele lor. Din păcate, singura modalitate de a spune separat este fie să
puneţi indicatorul de celulă în celula lor şi să citiţi ce apare în bara de formule
(7/30/1925 ca opus lui 7/30/2025) sau să aplicaţi un format al datei în celula lor
care afişează toate patru cifre ale anului. (detalii în paragraful „Folosind Caseta
de Dialog a Formatării Celulelor” din Capitolul 3).
Realizând acele fabuloase formule

Ca toate intrările din Excel, formulele sunt adevarata muncă a unei pagini de
lucru. Dacă stabiliţi corect o formulă, vă calculează răspunsul corect când o
introduceţi pentru prima dată într-o celulă. De aici încolo, se menţine singur la
modă, recalculând rezultatele oricând modificaţi orice valoare pe care formula o
utilizează.
Pentru ca Excel să ştie că urmează să introduceţi o formulă (mai degrabă decât

un text sau o valoare) în celula curentă, începeţi formula cu semnul egal (=).
Cele mai simple formule urmează semnului egal, construite ca de exemplu
SUM sau AVERAGE. (mai multe informaţii în ceea ce priveşte utilizarea
funcţiilor în formule, în paragraful „Inserarea unei funcţii într-o formulă cu
Paste Function şi Formula Palette” din acest capitol.) Alte formule simple
utilizează o serie de valori şi celule indicatoare care conţin valori separate de
unul sau mai mulţi operatori matematici dintre următorii:
+ (semnul plus) pentru adăugare

- (semnul minus sau liniuţa) pentru scădere
* (asterisk) pentru multiplicare
/ (slash) pentru împărţire
^ (căciula) pentru a ridica un număr la o putere
De exemplu, pentru a crea o formulă în celula C2 care multiplică o valoare

introdusă în celula A2 cu o valoare din celula B2, introduceţi următoarea
formulă în celula C2:
=A2*B2
Pentru a introduce această formulă în celula C2, parcurgeţi următorii paşi:

1. Selectaţi celula C2.
2. Tastaţi întreaga formulă =A2*B2 în celulă.
3. Apăsaţi Enter.
Sau
1. Selectaţi celula C2.
2. Introduceţi = (semnul egal).
3. Selectaţi celula A2 în foaia de lucru folosind mouse-ul sau
tastatura.
Aceasta are ca efect apariţia referinţei celulei A2 în formulă.(cum se
poate observa şi în Figura 2-6).
4. Introduceţi * .
Asterisk-ul este folosit pentru multiplicare, în locul semnului X pe care
l-aţi folosit în timpul şcolii.
5. Selectaţi celula B2 în foaia de lucru folosind mouse-ul sau
tastatura.
Această acţiune poziţionează referinţa celulei B2 în formulă (cum se
prezintă în Figura 2-7).
81
Figura. 2-6:
Pentru a
începe
introducerea
formulei,
introduceţi
= şi apoi
selectaţi
celula A2.
Figura. 2-7:
Pentru a
completa şi
partea a
doua a
formulei,
introduceţi *
şi selectaţi
celula B2.
6. Faceţi clic în caseta Enter pentru a finaliza introducerea formulei,

menţinând concomitent indicatorul celulei în celula C2.
Excel afişează răspunsul calculat în celula C2 şi formula =A2*B2 în

bara de formule (aşa cum se prezintă în Figura 2-8).
Când terminaţi de introdus formula =A2*B2 în celula C2 a unei foi de lucru,

Excel afişează rezultatul calculat în funcţie de valorile curente introduse în
celulele A2 şi B2. Puterea majoră a foii electronice rezidă în capacitatea
formulelor de a modifica automat rezultatele calculate pentru a armoniza
schimbările intervenite în celulele folosite în formule.
Acum vine partea amuzantă: după crearea unei formule ca cea precedentă care
se referă la valori din anumite celule (şi deci nu conţine ea însăşi numerele
respective), puteţi schimba valorile în acele celule, iar Excel va recalcula
automat formula, folosind aceste noi valori şi afişând noul rezultat în foaia de
lucru! Folosind exemplele din Figura 2-8, să presupunem că vreţi să modificaţi
valoarea din celula B2 de la 100 la 50. În momentul în care aţi făcut această
schimbare în celula B2, Excel recalculează formula şi afişează noul rezultat,
adică 1000, în celula C2.
Figura. 2-8:
Când faceţi
clic în
caseta
Enter, Excel
afişează
rezultatul în
celula C2 în
timp ce
formula
apare în
bara de
formule de
deasupra.
83
Dacå vreÆi ceva, doar indicaÆi care este
acel lucru!
Metoda de selectare a celulelor pe care le folosiţi într-o formulă, mai degrabă
decât să tastaţi referinţele celulei, este cunoscută ca pointing. Pointing nu este
doar mai rapid decât tipărirea referinţelor de celule, de asemenea reduce şi
riscul de a tipări referinţa de celulă greşită. Când tastaţi o referinţă de celulă,
puteţi foarte uşor să tastaţi litera greşită a coloanei sau numărul greşit al liniei şi
să nu realizaţi greşeala doar uitându-vă la rezultatul calculat returnat în celulă.
Dacă selectaţi celula pe care doriţi să o folosiţi într-o formulă, fie apăsând pe
ea, fie mutând indicatorul celulei în ea, este mai mică şansa că veţi introduce
referinţa de celulă greşită.
Schimbarea ordinii naturale a operaÆiilor

Multe formule pe care le creaţi folosesc mai mult de o operaţie matematică.
Excel execută fiecare operaţie, parcurgând de la stânga la dreapta, în
conformitate cu o anumită ordine strictă (ordinea naturală a operaţiilor
aritmetice). În această ordine, înmulţirea şi împărţirea au mai mare importanţă
decat adunarea şi scăderea şi de aceea sunt executate primele, chiar dacă aceste
operaţii nu apar primele în formulă (în citirea de la stânga la dreapta).
Considerăm seria de operaţii din formula următoare:
=A2+B2*C2
Dacă celula A2 conţine numărul 5, B2 conţine numărul 10, şi C2 conţine

numărul 2, Excel evaluează formula după cum urmează:
5+10*2
În această formulă, Excel înmulţeşte 10 cu 2 (egal 20) şi apoi adună acest

rezultat cu 5 şi obţine rezultatul 25.
Dacă doriţi ca Excel să execute adunarea dintre valorile din celula A2 şi B2

înainte ca programul să înmulţească rezultatul cu valoarea din celula C2,
introduceti operaţia de adunare între paranteze după cum urmează:
=(A2+B2)*C2
Parantezele din jurul adunării îi comunică Excel-ului că doriţi această operaţie

executată înainte de înmulţire. Dacă celula A2 conţine numărul 5, B2 conţine
numărul 10, şi C2 conţine numărul 2, Excel adună 5 la 10 (care este egal cu 15)
şi apoi înmulteşte acest rezultat cu 2 şi se obţine rezultatul 30.
În formule mai ciudate, va fi necesar să adăugaţi mai mult de un set de

paranteze (ca păpuşile de lemn ruseşti care sunt introduse una în cealaltă), una
în interiorul alteia pentru a indica ordinea în care doriţi să aibă loc calculele.
Când introduceţi parantezele, Excel calculează în primul rând ceea ce este
conţinut în perechea de paranteze din centru şi apoi utilizează acest rezultat în
calculele următoare. De exemplu, consideraţi următoarea formulă:
=(A4+(B4-C4))*D4
Excel scade mai întâi valoarea din celula C4 din valoarea celulei B4, apoi
adună diferenţa la valoarea celulei A4, şi în cele din urmă înmulţeşte suma cu
valoarea din D4.
Fără utilizarea parantezelor, Excel va înmulţi mai întâi valoarea celulei C4 cu

cea din D4, va aduna valoarea din A4 la cea din B4, apoi va executa scăderea.
FA
T Nu vă faceţi prea multe griji când introduceţi paranteze într-o formulă dacă nu
le împerecheaţi corect adică dacă nu aveţi o paranteză închisă pentru fiecare
S
paranteză deschisă din formulă. Daca nu introduceţi o paranteză închisă pentru

fiecare paranteza deschisă, Excel afişează o casetă de dialog de alertă care
sugerează corecţia care se impune să fie făcută pentru a echilibra formula. Dacă
sunteţi de acord cu corecţia sugerată de program, pur şi simplu selectaţi butonul
Yes.
Jonglând cu formulele
În situaţii concrete, chiar şi cea mai bună formulă poate apare ca fiind greşită
odată ce o introduceţi în foaia de lucru. Puteţi spune imediat că o formulă este
aberantă pentru că în locul valorii frumos calculate pe care vă aşteptaţi să o
vedeţi în celulă, obtineţi un ciudat, incomprehensibil mesaj începând cu semnul
numărului (#) şi sfârşindu-se cu un semn de exclamatie (!) sau, în unele cazuri,
un semn de intrebare (?). Această ciudăţenie este cunoscută ca o valoare
eronată. (error value). Scopul ei este de a vă informa despre faptul că unele
elemente - fie chiar din formulă sau dintr-o referinţă de celulă către o formulă -
avertizează Excel-ul de returnarea valorii calculate anticipat.
Cel mai îngrijorător lucru în privinţa valorilor eronate este că ele pot
„contamina” şi alte formule din foaia de lucru. Dacă o formulă returnează o
85
valoare eronată într-o celulă şi o a doua formulă în altă celulă se referă la
valoarea calculată cu prima formulă, cea de-a doua formulă returnează aceeaşi
valoare eronată şi aşa mai departe.
Dacă într-o celulă vă apare o valoare eronată, trebuie să descoperiţi cauza şi să

editaţi din nou formula în foaia de lucru. Tabelul 2-1 vă prezintă câteva valori
eronate pe care este posibil să le întâlniţi în cadrul foilor de lucru, şi explică
cele mai obişnuite cauze care pot provoca aceste erori.
Tabelul 2-1 Erori pe care le puteţi întâlni în formule greşite

Ceea ce apare în celulă Ce se întamplă?
#DIV/0! Apare atunci când în formulă există o împărţire la o celulă
ce conţine valoarea zero sau care, în cele mai multe cazuri,
este goală. Împărţirea la 0 nu este acceptată de
matematica noastră.
#NAME? Apare atunci când formula se referă la un argument (a se
vedea Capitolul 6 pentru informaţii referitoare la
argumente) care nu există în foaia de lucru. Acest cod de
eroare apare când introduceţi greşit numele argumentului
sau nu introduceţi între ghilimele textul utilizat în formulă,
ceea ce determină interpretarea textului drept argument.
#NULL! Apare cel mai adesea când inseraţi un spaţiu (unde ar fi
trebuit sa utilizaţi virgula) pentru separarea referinţelor de
celule folosite ca argumente pentru funcţii.
#NUM! Apare atunci cand Excel constată o problemă cu un număr
din formulă, cum ar fi un tip greşit de argument într-o
funcţie din Excel sau un calcul în urma căruia se obţine un
număr prea mare sau prea mic pentru a fi reprezentat în
foaia de lucru.
#REF! Apare atunci când Excel întâlneşte o referinţa de celulă
nevalidă, ca atunci când ştergeţi o celulă la care se face
referire în formulă sau copiaţi celule peste cele la care se
face referire în formulă.
#VALUE! Apare când folosiţi un tip greşit de argument sau operator
pentru o funcţie sau când introduceţi o operaţie
matematică pentru celule ce conţin text.
Îndreptarea erorilor de introducere a
datelor
Cu toţii ne dorim sa fim perfecţi, dar din păcate cum foarte puţini dintre noi
sunt, este mai bine să fim pregatiţi pentru acele momente inevitabile când
greşim. Când introduceţi cantităţi mari de date, este foarte uşor ca acele mici
greşeli de tipărire să se strecoare în munca dvs. În încercarea dumneavoastră de
a realiza o foaie de lucru perfectă, sunt câteva lucruri pe care le puteţi face: în
primul rând, folosiţi Excel pentru a corecta automat anumite erori de tipărire pe
măsură ce introduceţi datele folosind facilitatea AutoCorrect; apoi corectaţi
manual orice greşeală care rămâne, fie în timpul introducerii datelor, fie după ce
aţi terminat de introdus.
Excel, chiar poÆi corecta automat

pentru noi?
AutoCorrect este o minune pentru aceia care tind să facă mereu aceleaşi greşeli
de tipărire. Folosind AutoCorrect puteţi adapta Excel 2000 la greşelile
dumneavoastră personale şi indica programului cum să le corecteze. Când
instalaţi Excel pentru prima dată, acesta ştie deja să corecteze automat primele
două majuscule la începutul unui cuvânt (prin transformarea celei de-a doua
litere în literă mină), să scrie cu majuscule zilele săptămanii, să înlocuiască
anumite texte şi greşeli cu forma corectă a acestora.
Oricând doriţi şi utilizaţi Excel puteţi adăuga ceva la lista de texte pentru
înlocuire. Textele de înlocuire pot fi de 2 tipuri: greşeli de tipărire pe care le
faceţi frecvent, care vor fi înlocuite cu forma corectă a lor şi abrevieri sau
acronime pe care le folosiţi mereu, care vor fi inlocuite cu forma lor întreagă.
Pentru a adăuga textele de înlocuire:

1. Alegeţi Tools→AutoCorrect de pe bara de meniuri pentru a
deschide caseta de dialog AutoCorrect.
2. Introduceţi textul greşit sau prescurtarea în caseta Replace.
3. Introduceţi corectura sau forma întreagă în caseta With.
4. Apăsaţi butonul Add sau Enter pentru a adăuga noile corecturi în
lista AutoCorrect.
5. Apăsaţi butonul OK pentru a părăsi caseta de dialog AutoCorrect.
87
Figura 2-9 prezintă caseta de dialog AutoCorrect după ce aţi introdus “mge” în
caseta Replace text şi “Mother Goose Enterprises” în caseta With text. După
apăsarea butonului Add pentru a adăuga aceste abrevieri la lista şi după
închiderea casetei de dialog AutoCorrect, nu mai trebuie să pierdem timpul să
introducem Mother Goose Enterprises in nici o foaie de lucru pe care o creăm
pentru că facilitatea AutoCorrect va transforma “mge” in Mother Goose
Enterprises” de îndată ce îl tipărim.
Figura 2-9:
Introducerea
acronimului
şi a corecţiei
automate cu
care să-l
înlocuiască
Excel.
Editarea celulei
În ciuda ajutorului oferit de AutoCorrect, câteva greşeli nu vor vrea să dispară.
Modul în care le corectaţi depinde de momentul în care le sesizaţi, înainte sau
după completarea celulei.
9 Dacă sesizaţi greşeala înainte de a completa celula, o puteţi şterge apăsând

Backspace (tasta de deasupra tastei Enter) până când înlăturaţi toate
caracterele incorecte din celulă. Apoi puteţi rescrie restul textului sau
formula înainte de a finaliza introducerea de date în celulă.
9 Dacă nu descoperiţi greşeala decât după ce aţi terminat de introdus în
celulă, aveţi de ales între a înlocui întregul conţinut sau doar a edita
greşelile.
9 Atunci când este vorba de intrări de dimensiuni mici veţi prefera să
schimbaţi întreg conţinutul. Pentru a înlocui conţinutul unei celule trebuie
să vă poziţionaţi cu pointer-ul pe celulă, să introduceţi textul, iar apoi să
finalizaţi înlocuirea executând clic pe Enter sau apăsând Enter sau tastele
direcţionale.
9 Când greşeala este uşor de corectat şi conţinutul este de dimensiuni mari,

veţi prefera să editaţi celula decât să înlocuiţi întreg conţinutul. Pentru a
edita celula faceţi dublu-clic pe celulă sau apăsaţi F2.
9 Oricare dintre cele două modalităţi reactivează bara de formule afişând
casetele Enter şi Cancel, poziţionând punctul de inserare în celulă.
(Punctul de inserare se va plasa acolo unde aţi făcut dublu-clic, sau după
ultimul caracter al celulei dacă aţi apăsat F2).
9 Observaţi de asemenea că indicatorul trece în modul Edit. Cât se găseşte în
acest mod puteţi folosi mouse-ul sau tastele direcţionale pentru a poziţiona
punctul de inserare în celula în care realizăm modificările.
Tabelul 2-2 prezintă tastele pe care le puteţi utiliza pentru a repoziţiona punctul
de inserare şi a şterge greşelile. Dacă doriţi să introduceţi noi caractere pur şi
simplu începeţi tastarea lor. Dacă doriţi să ştergeţi vechile caractere pe măsura
introducerii noilor caractere, apăsaţi Insert pentru a trece din modul normal de
inserare la modul de suprascriere (overtype). Pentru a reveni la modalitatea
normală de inserare apăsaţi Insert a doua oară. Când aţi terminat de făcut
modificări în celulă trebuie să finalizaţi editarea apăsând Enter înainte ca Excel
să actualizeze modificările.
Cât timp Excel este în modul de editare, trebuie să reintroduceti conţinutul

celulelor editate fie prin clic pe Enter fie apăsând tasta Enter. Puteţi folosi
săgeţile pentru a finaliza o intrare doar dacă programul este în modul Enter.
Când sunteţi în modul de editare, săgeţile mută punctul de inserare în cadrul
celulei şi nu de la o celulă la alta.
Tabelul 2-2 Taste pentru a repara greşelile de tipărire

Tasta Ce face tasta?
Delete Şterge caracterul din dreapta punctului de inserare
Backspace Şterge caracterul din stinga punctului de inserare
→ Poziţionează punctul de inserare cu un caracter spre stanga
← Poziţionează punctul de inserare cu un caracter spre dreapta
Poziţionează punctul de inserare, cand se află la sfarşitul unei intrări,
↑
la poziţia anterioră către stanga
End sau ↓ Mută punctul de inserare după ultimul caracter al intrării
Home Mută punctul de inserare in faţa primului caracter al celulei
Ctrl + → Poziţionează punctul de inserare în faţa următorului cuvant din intrare
Ctrl + ← Poziţionează punctul de inserare în faţa cuvaintului anterior al intrării
Insert Schimbă între ele modurile inserare şi suprascriere
89
Povestea a doua editări: editarea în celulă vs.

editarea cu bara de formule
Excel vă oferă pentru editarea conţinutului este nevoie pentru a afişa întreg conţinutul
unei celule posibilitatea alegerii între editarea celulei, deşi în afişarea foii de lucru,
în celula şi editarea cu bara de formule. Deşi, conţinuturile celulei pot dispărea de pe ecran.
de cele mai multe ori, editarea celulă este
Pentru a edita conţinutul în bara de formule,
bună, când avem de-a face cu intrări foarte
trebuie să poziţionaţi pointer-ul mouse-ului
mari de date (precum formule imense care nu
în celulă şi să efectuaţi dublu-clic oriunde (de
se mai termină sau texte conţinând paragrafe
obicei în primul loc unde e necesară o
după paragrafe), veţi prefera bara de
schimbare) în celulă sau în bara de formule.
formule. Aceasta pentru că Excel extinde
bara de formule pentru atâtea rânduri cât
Eliminarea greutåÆilor de introducere a

datelor
Înainte de a finaliza subiectul introducerilor de date, să amintim nişte comenzi
rapide care vă ajută să simplificaţi această muncă plictisitoare şi laborioasă.
Aceste sugestii includ folosirea facilităţilor AutoComplete şi AutoFill, precum
şi realizarea de intrări de date într-o zonă preselectată de celule precum şi
introducerea aceloraşi date într-un grup de celule în acelaşi timp.
Nu sunt întreg fårå tine!

Facilitatea AutoComplete din Excel 2000 nu este ceva cu care să puteţi face
orice, ci este ceva de care trebuie să ţineţi seama când introduceţi date. În
încercarea lor de a reduce cantitatea de date de introdus, inginerii noştri de le
Microsoft vă vin în ajutor cu opţiunea AutoComplete.
AutoComplete este un fel de ghicitor al gândurilor dvs., care anticipează ceea

ce doriţi să introduceţi în continuare, bazându-se pe ceea ce aţi introdus deja.
Aceasta caracteristică intră în acţiune atunci când intoduceţi o coloană de
înregistrări de text (Nu este activă când introduceţi valori, formule sau rânduri
de text). Pentru o astfel de coloană de text, AutoComplete ţine cont de
înregistrările deja introduse în rândurile anterioare de pe acea coloană şi în

momentul în care noua intrare începe cu aceeaşi literă cu a unei înegistrări deja
existente, realizează un duplicat în rândurile care urmează.
De exemplu, să spunem că eu introduc Jack Sprat Diet Centers (una din

companiile deţinute şi gestionate de Mother Goose Enterprises) în celula A3 şi
apoi mut pointer-ul jos la celula A4 în linia de mai jos şi apăs J (indiferent dacă
este minusculă sau majusculă) AutoComplete inserează imediat ”ack Sprat Diet
Centers” în această celulă după litera J, ca în Figura 2-10.
Figura. 2-10:
Opţiunea
AutoComplete
realizează un
duplicat al
înregistrării
anterioare
dacă începeţi
o nouă intrare
de date cu
aceeaşi literă,
pe aceeaşi
coloană.
Acest lucru este minunat dacă se întâmplă să aveţi nevoie de Jack Sprat Diet
Centers drept titlu de rând pentru celulele A3 şi A4. Anticipând că s-ar putea ca
noua intrare de text, deşi diferită, să înceapă cu aceeaşi literă ca înregistrarea de
deasupra, AutoComplete selectează automat tot ceea ce se găseşte după prima
literă din introducerea duplicată (de la “ack”, în acest exemplu). Aceasta vă dă
posibilitaea de a înlocui varianta oferita de AutoComplete doar prin continuarea
introducerii de date (ceea ce am făcut după realizarea Figurii 2-10 pentru că
aveam nevoie să introduc Jack and Jill Trauma Centers - alta companie a
mother Goose Enterprises - în celula A4).
Dacă înlăturaţi varianta oferită de AutoComplete tipărind un text personal (în

exemplu - schimbarea lui Jack Sprat Diet Centers în Jack and Jill Trauma
Centers din celula A4), practic dezactivaţi abilitatea de a mai oferi duplicate
pentru acea literă. Deci, dacă, de exemplu, după schimbarea lui Jack Sprat Diet
Centers in Jack and Jill Trauma Centers in celula A4, AutoComplete nu va mai
face nimic dacă eu tipăresc apoi J în celula A5. Cu alte cuvinte sunteţi pe cont
propriu dacă nu acceptaţi sugestiile lui AutoComplete.
91
UmpleÆi folosind opÆiunea AutoFill
Multe din foile de lucru pe care le creaţi în Excel cer introducerea unor serii
secvenţiale de date sau de numere. De exemplu, într-o foaie de lucru poate
doriţi să intitulaţi coloanele cu cele 12 luni de la ianuarie la decembrie sau să
numerotaţi rândurile de la 1 la 100.
Caracteristica AutoFill din Excel micşorează efortul pentru acest gen de muncă
repetitivă. Tot ceea ce trebuie să introduceţi este valoarea de început a seriei. În
cele mai multe cazuri AutoFill este suficient de inteligentă să-şi dea seama cum
doriţi să extindeţi seria când trageţi ghidajul de umplere către dreapta (pentru a
extinde seria de-a lungul coloanelor către dreapta) sau în jos (pentru a extinde
seria pe rândurile inferioare).
T
Nu omiteţi faptul că AutoFill arată astfel: "+" şi apare doar atunci când
FA
poziţionaţi pointer-ul mouse-ului în colţul dreapta-jos al celulei (sau în ultima
S
celulă dacă aţi selectat o zonă de date). Ţineţi minte că dacă trageţi o selecţie,
iar pointer-ul mouse-ului arată ca o cruce albă şi nu ca un plus negru, Excel
doar va extinde selecţia de celule la acele celule prin care defilaţi (a se vedea
Capitolul 4).
Când creaţi serii prin umplere, puteţi trage doar într-o direcţie la un moment
dat. De exemplu, puteţi extinde seria sau umple poziţia din stânga sau din
dreapta celulei care conţine valorile iniţiale sau puteţi extinde seria sau umple
poziţia de deasupra sau de sub celula ce conţine valorile iniţiale. Nu puteţi
extinde seria sau umple poziţile în 2 direcţii diferite în acelaşi timp (cum ar fi în
jos şi la dreapta trăgând ghidajul de umplere pe diagonală).
Pe măsură ce trageţi mouse-ul, programul vă informează despre orice intrare

care va fi introdusă în ultima celulă selectată afişând-o lângă pointer-ul
mouse-ului. După ce eliberaţi butonul mouse-ului, Excel fie creează o serie în
toate celulele pe care le-aţi selectat, fie umple întregul rând cu valoarea iniţială.
Figurile 2-11 şi 2-12 ilustrează modul de folosire a opţiunii AutoFill pentru a

introduce un rând care să conţină lunile, începând cu ianuarie în celula B2 şi
sfârşind cu iulie în G2. Pentru a face acest lucru, nu trebuie decât să introduceţi
January în celula B2 şi apoi să poziţionaţi pointer-ul în colţul dreapta jos al
celulei înainte de a trage spre dreapta până în celula G2 (ca în Figura 2-11).
Când eliberaţi butonul mouse-ului, Excel umple cu numele restul lunilor
(February - June) în celulele selectate (ca în Figura 2-12). Ţineţi seama că Excel
menţine selectate celulele cu seria de luni dându-vă posibilitatea să o mai
modificaţi. (Dacă aţi mers prea departe, puteţi trage ghidajul de umplere spre
stânga pentru a mai elimina de pe listă lunile; dacă nu aţi mers destul de
departe, puteţi trage spre dreapta pentru a mai extinde lista lunilor).
Figura 2-11:
Pentru a crea
o serie de luni,
introduceţi
January în
prima celulă şi
apoi folosiţi
ghidajul de
umplere pentru
a selecta
celulele în care
vor fi
introduse
lunile.
Figura 2-12:
Când eliberaţi
butonul
mouse-ului,
Excel umple
selecţia
celulelor cu
restul lunilor.
Tabelul 2-3 prezintă nişte valori iniţiale pe care AutoFill le poate folosi şi tipul
seriilor pe care Excel le poate crea cu ele.
Lucrul cu seriile spaÆiate

AutoFill foloseşte valorile iniţiale selectate (data, ora, ziua, anul ş.a.m.d.)
pentru a realiza seria. Toate exemplele de serii prezentate în Tabelul 2-3 se
schimbă cu un factor de 1 (o zi, o lună, un număr). Puteţi cere lui AutoFill să
creeze o serie care să se schimbe cu un alt factor: introduceţi două valori în
celule învecinate care descriu schimbările pe care le doriţi între valorile seriei.
Realizaţi selecţia iniţială cu aceste 2 valori şi apoi le extindeţi cu ghidajul de
umplere.
93
De exemplu, pentru a începe o serie cu sâmbătă şi a introduce orice altă zi pe
linie, introduceţi Saturday în prima celulă şi Monday în celula de alături. După
selectarea ambelor celule, trageţi ghidajul de umplere de-a lungul celulelor la
dreapta atât cât este necesar pentru a mări seria. Când eliberaţi butonul
mouse-ului, Excel urmează exemplul dat în primele 2 celule introducând
fiecare zi altfel (miercuri la dreapta lui luni, vineri la dreapta lui miercuri etc).
Tabelul 2-3 Taste pentru a repara greşelile de tipărire

Valoarea introdusă în Seria extinsa creată de AutoFill în următoarele trei
prima celulă celule
June July, August, September
Jun Jul, Aug, Sep
Tuesday Wednesday, Thursday, Friday
Tue Wed,Thu, Fri
4/1/99 4/2/99, 4/3/99, 4/4/99
Jan-00 Feb-00, Mar-00, Apr-00
15-Feb 16-Feb, 17-Feb, 18-Feb
10:00 PM 11:00 PM, 12:00 PM, 1:00 PM
8:01 9:01, 10:01, 11:01
Quarter 1 Quarter2, Quarter3, Quarter4
Qtr1 Qtr2, Qtr3, Qtr4
Q1 Q2, Q3, Q4
Product1 Product2, Product3, Product4
1-st product 2nd product, 3rd product, 4th product
Copierea cu ajutorul opÆiunii AutoFill
Puteţi folosi AutoFill pentru a copia un text într-o zonă de date (în loc să
realizaţi o serie cu valori relaţionate). Pentru a copia un text într-o zonă de
celule, trebuie să menţineţi apăsat Ctrl în timp ce faceţi clic şi trageţi ghidajul
de umplere. Un semn plus va apărea în dreapta indicatorului de umplere - semn
că AutoFill va copia textul în celula activă în loc să creeze o zonă folosindu-l
(puteţi sesiza acest lucru şi pentru că textul care apare langă pointer-ul
mouse-ului pe măsură ce trageţi conţine acelaşi text ca celula iniţială).
Dacă menţineţi apăsat Ctrl pe măsură ce trageţi ghidajul de umplere copiaţi un

text, exact invers se va întampla dacă lucraţi cu valori! Dacă introduceţi un
număr - 17, într-o celulă şi apoi trageţi ghidajul de umplere pe linie, Excel
copiază exact numărul 17 în celulele selectate. Dacă apăsaţi Ctrl şi trageţi
ghidajul de umplere, Excel umple seria (17, 18, 19 etc).
Crearea de liste personalizate pentru AutoFill
Pe lângă seriile pe care le foloseşte Auto Fill, puteţi crea propriile

dumneavoastră serii. De exemplu, în legătură cu Mother Goose Enterprises,
veţi găsi următoarele companii:
9 Jack Sprat Diet Centers

9 Jack and Jill Trauma Centers
9 Mother Hubbard Dog Goodies
9 Rub-a-Dub-Dub Hot Tubs and Spas
9 Georgie Porgie Pudding Pies
9 Hickory, Dickory, Dock Clock Repair
9 Little Bo Peep Pet Detectives
Decât să introduceţi această listă în celulele fiecărei noi foi de lucru (sau chiar
să le copiaţi dintr-o foaie deja existentă), mai bine creaţi o serie personalizată
care reproduce întreaga listă de companii prin introducerea Jack Sprat Diet
Centers în prima celulă şi apoi tragând ghidajul de umplere în celulele goale
până la locul unde restul companiilor ar trebui să apară.
Pentru a crea această serie personalizată, urmaţi paşii:

1) Alegeţi Tools → Options de pe bara de meniuri pentru a deschide
caseta de dialog Options.
2) Alegeţi Custom Lists pentru afişarea casetelor de dialog Custom
lists şi List entries.
Dacă deja aţi întâmpinat greutăţi la tipărirea unei liste personale,
mergeţi la pasul 3a. Dacă nu aţi tipărit încă seria într-o foaie de lucru
deeschisă, mergeţi la pasul 3b.
3a) Faceţi clic pe ImportList din lista de texte şi apoi trageţi caseta de
dialog pentru a vedea lista dumneavoastră şi a selecta grupul de
celule (detalii în Capitolul 3). După selectarea celulelor, faceţi clic
pe butonul Import pentru a copia acestă listă în caseta List entries
şi săriţi la pasul 5.
3b) Alegeţi caseta List entries şi apoi introduceţi fiecare intrare (în
ordinea dorită) asigurându-vă că aţi apăsat Enter după fiecare
intrare.
Când toate intrările din lista personalizată apar în lista casetei List
entries în ordinea pe care o doriţi treceţi la pasul 4.
95
4) Alegeţi butonul Add pentru a adăuga lista în caseta Custom
lists.
Finalizaţi introducerea tuturor listelor personale de care aveţi nevoie
urmând paşii anteriori. După ce aţi terminat, treceţi la pasul 5.
Figura 2-13:
Crearea unei
liste
personalizate
cu companii,
folosind
înregistrările
foii de lucru.
5) Alegeţi OK sau apăsăţi Enter pentru a închide caseta de dialog

Options şi a reveni la foaia de lucru curentă a registrului activ.
După adăugarea unei liste personalizate în Excel ar trebui doar să introduceţi

prima intrare într-o celulă şi apoi să folosiţi ghidajul de umplere în celulele de
mai jos sau din dreapta.
T Dacă nu doriţi să mai introduceţi nici prima intrare, folosiţi facilitatea

FA
AutoCorrect la care ne-am referit mai devreme în capitolul “ Excel, chiar poţi
S
corecta automat pentru noi ?” pentru a crea o intrare care se va completa de

îndată ce introduceţi acronimul dumneavoastră (de exemplu “jsdc” pentru “
Jack Sprat Diet Centers”).
Realizarea introducerilor de date într-o

zonå de celule
Dacă doriţi să introduceţi un tabel cu informaţii într-o nouă foaie de lucru,
puteţi să simplificaţi munca de introducere a datelor selectând toate celulele
goale în care doriţi să introduceţi aceste date înainte de a începe să introduceţi
orice informaţie. Trebuie doar să poziţionaţi pointer-ul în prima celulă a ceea ce
urmează să devină tabelul de date şi apoi selectaţi toate celulele din coloanele şi
rândurile consecutive (pentru informaţii despre cum trebuie selectate grupurile
de celule, consultaţi Capitolul 3). După selectarea grupului de celule, puteţi
începe introducerea primei intrări. Când selectaţi o zonă de celule înainte de a
începe introducera informaţiilor, Excel restricţionează intrările de date după
cum urmează:
9 Indicatorul celulei se deplasează automat în următoarea celulă a zonei, în

momentul în care faceţi clic pe caseta Enter sau pe tasta Enter pentru a
completa fiecare celulă.
9 Într-o zonă de celule care conţine câteva rânduri şi coloane, pe măsură ce
terminaţi de introdus înregistrările, Excel avansează indicatorul celulei în
josul fiecărui rând al coloanei. Când acesta ajunge pe ultimul rând selectat
al unei coloane, avansează în primul rând selectat din următoarea coloană
din dreapta. Dacă următoarea zonă de celule are un singur rând, Excel
avansează indicatorul celulei de la stânga la dreapta, de-a lungul rândului.
9 Când terminaţi de introdus intrările de date în ultima celulă din zona
respectivă, Excel poziţionează indicatorul în prima celulă a tabelului de
date nou completat. Pentru a deselecta zona de celule, faceţi clic pe
pointer-ul mouse-ului într-una din celulele foii de lucru (înăuntru sau în
afara zonei de celule, nu are importanţă) sau apăsaţi una din tastele
direcţionale.
Asiguraţi-vă că nu apăsaţi o săgeată pentru a completa o intrare într-un grup de

celule preselectate în loc să faceţi clic pe Enter sau să apăsaţi Enter. Apăsând o
săgeată deselectaţi grupul de celule pentru că Excel mută pointer-ul. Pentru a
muta pointer-ul în cadrul unui grup de celule fără a-l deselecta încercaţi
următoarele metode:
9 Apăsaţi Enter pentru a avansa la celula de pe următorul rând, şi apoi de-a

lungul fiecărei coloane din zonă. Apăsaţi Shift+Enter pentru a vă muta la
celula anterioară
9 Apăsaţi Tab pentru a avansa la următoarea celulă în coloana din dreapta şi
apoi în josul fiecărui rând al zonei. Apăsaţi Shift +Tab pentru a vă muta în
stânga, la celula anterioară
97
9 Apăsaţi Ctrl+.(punct) pentru a vă muta dintr-un colţ al zonei în altul.
Introduceri rapide de date

FA
T Puteţi economisi mult timp şi energie atunci când doriţi ca aceeaşi înregistrare
(text, valoare sau formulă) să apară în mai multe celule ale foii de lucru;
S
realizând acest lucru, printr-o singură operaţie. Mai întâi selectaţi zona de celule
în care doriţi informaţia (Excel vă permite să selectaţi chiar mai mult de o zonă
de celule - a se vedea Capitolul 3), apoi introduceţi informaţiile dorite în bara
de formule şi apăsaţi Ctrl+Enter pentru a completa intrarea respectivă în toate
zonele selectate.
Cheia pentru a realiza cu succes această operaţie este să menţineţi apăsată tasta
Ctrl în timp de apăsaţi Enter pentru ca Excel să insereze intrarea din bara de
formule în toate celulele selectate. Dacă uitaţi să apăsaţi Ctrl şi apăsaţi doar
Enter, Excel poziţionează intrarea doar în prima celulă a grupului de celule
selectat.
Puteţi accelera introducerea de date într-o listă care include formule

asigurându-vă că în eticheta Edit a casetei de dialog Options, caseta de validare:
”Extended list formats and formulas” este selectată. (pentru aceasta alegeţi
Tools→Options de pe bara de meniuri). Dacă această casetă este selectată,
Excel formatează automat noile date pe care le introduceţi în ultimul rând, în
stilul celor din rândurile precedente şi de asemenea copiază formulele care apar
în acestea. Trebuie să aveţi în vedere că pentru ca această caracteristică să fie
activă, trebuie să fi introdus manual formulele şi să fi formatat intrările în cel
puţin 3 rânduri anterioare liniei noi.
Cum så faceÆi ca formulele dvs. så

funcÆioneze çi mai bine
În acest capitol am prezentat cum să creaţi formule care efectuează o serie de
operaţii matematice simple sum ar fi adunarea, scăderea, înmulţirea şi
împărţirea. În loc să creaţi formule mai complexe din combinarea complicată a
acestor operaţii, puteţi găsi o funcţie Excel care să facă acest lucru.
O funcţie este o formulă predefinită care efectuează un anumit tip de calcul. Tot
ceea ce trebuie să faceţi pentru a utiliza o funcţie este să specificaţi valorile pe
care aceasta le utilizează (în vocabularul unui guru al foilor de lucru, acestea
sunt numite argumente ale funcţiei). Ca şi în cazul formulelor simple,
argumentele pentru cele mai multe funcţii sunt numerice (exemplu 22 sau
-4,56) sau sunt referinţe de celule (de exemplu B10) sau ale unei zone de date
(de exemplu C3:F3).
Ca în cazul formulei pe care o construiţi dumneavoastră, şi în cazul fiecărei

funcţii pe care o folosiţi trebuie să începeţi cu semnul egal (=) pentru ca Excel
să introducă funcţia ca o formulă şi nu ca un text. După semnul =, introduceţi
numele funcţiei (cu minuscule sau majuscule, nu are importanţă dacă nu scrieţi
numele greşit). După numele funcţiei introduceţi argumentele necesare
efectuării calculelor. Toate argumentele funcţiei sunt introduse între paranteze.
Dacă tastaţi o funcţie direct într-o celulă, aveţi grijă să nu introduceţi spaţii
între semnul egal, numele functiei şi argumentele din paranteze. Unele funcţii
folosesc mai mult de o valoare când realizează calculele destinate. În acest caz,
separaţi fiecare funcţie cu o virgulă (nu cu spaţiu).
După de aţi introdus semnul =, numele funcţiei şi paranteza stângă care

marchează începutul argumentelor pentru funcţie, puteţi să vă poziţionaţi pe
orice celulă sau zonă de date pe care doriţi să le folosiţi ca prim argument în loc
să tipăriţi referinţa celulei. Când funcţia foloseşte mai mult de un argument,
puteţi să vă poziţionaţi pe celulele sau selecţia de celule pe care doriţi să le
utilizaţi ca al 2-lea argument al funcţiei imediat după de aţi tipărit, (virgulă)
pentru a completa primul argument.
După de aţi terminat de introdus ultimul argument, introduceţi o paranteză în

dreapta pentru a marca sfârşitul listei de argumente şi apoi faceţi clic pe caseta
Enter, apăsaţi Enter sau o săgeată pentru a insera funcţia în celulă şi pentru ca
Excel să calculeze răspunsul.
Inserarea unei funcÆii intr-o formulå cu

ajutorul paletei de formule çi a opÆiunii
Paste Function
Chiar dacă puteţi introduce o funcţie tipărind-o direct in celulă, Excel oferă un
buton pe bara standard care afişează caseta de dialog cu lista funcţiilor dintre
care o selectaţi pe cea dorită de dvs. După ce aţi selectat funcţia, Excel deschide
paleta de formule sub bara de formule. Această paletă de formule vă permite să
specificaţi argumentele funcţiei. Adevărata greutate intervine atunci când vă
jucaţi cu funcţii necunoscute sau mai complexe (unele din ele pot fi foarte
complicate) şi deschideţi paleta de formule când Clippit, asistentul Office, este
activ (a se vedea “Sfătuindu-vă cu asistentul Office” - Capitolul 1). În aceste
99
condiţii, Clippit este gata să vă ajute foarte mult în completarea argumentelor
prezentate în paleta de formule, ţinand seama de toate argumentele de care aveţi
nevoie şi se asigură că nu aţi greşit la folosirea parantezelor şi a virgulelor care
separă lista argumentelor.
Pentru a deschide caseta de dialog Paste Function selectaţi celula unde doriţi
introducerea formulei şi apoi faceţi clic pe butonul de alipire (marcat fx) de pe
bara Standard. Când apăsaţi butonul de alipire, apare caseta de dialog Paste
Function, similară cu cea din Figura 2-14.
Caseta de dialog Paste Function conţine alte două casete cu liste: categoria
funcţiei (Function category) şi numele funcţiei (Function name). Când
deschideţi această casetă de dialog, Excel selectează automat cea mai recent
utilizată funcţie din lista Function category şi afişează funcţiile pe care le
folosiţi de obicei în caseta Function name.
Dacă funcţia dumneavoastră nu se află printre cele mai recente, trebuie să

selectaţi din caseta Function category categoria potrivită (dacă nu ştiţi categoria
alegeţi All - toate). După aceea, bineînţeles trebuie să alegeţi o funcţie
particulară din caseta Function name.
Figura 2-14:
Selectaţi
funcţia pe
care doriţi să
o utilizaţi in
caseta de
dialog Paste
Function.
Când selectaţi o funcţie în caseta de dialog Function name, Excel afişează

argumentele necesare funcţiei în josul acestei casete şi inserează numele
funcţiei (împreună cu parantelzele obligatorii ) în celula curentă. De exemplu,

să presupunem că aţi selectat funcţia SUM (“bijuteria coroanei” celor mai
folosite funcţii) în lista din caseta Function list. De îndată de aţi procedat astfel,
programul pune un semn egal în celulă (şi pe bara de formule) şi arată
argumentele astfel:
SUM (number1, number2, number3)
în josul casetei de dialog a primei funcţi lipite. Pentru a continua şi a completa

argumentele pentru funcţia SUM apasati butonul OK sau Enter. De îndată ce
aţi realizat această operaţie, Excel inserează
SUM( )
în celula curentă şi pe bara de formule (după semnul =), iar paleta de formule cu
argumentele sumei apar sub bara de formule (ca în Figura 2-15). Aici adăugaţi
argumentele pentru funcţia SUM.
Figura 2-15:
Specificarea
argumentelor
folosite în
funcţia
selectată din
paleta de
formule.
După cum arată paleta de formule din Figura 2-15, puteţi selecta până la 30 de
numere pentru a fi însumate. Ceea ce nu se poate observa (există mereu o
şmecherie, nu-i aşa?) este că aceste numere nu trebuie să se afle în celule
separate. De fapt, de cele mai multe ori veţi selecta o întreagă suită de numere
din celule adiacente (dintr-o selecţie multiplă de celule) pe care veţi vrea să le
însumaţi.
Pentru a selecta primul argument numeric din caseta de dialog, faceţi clic pe
celulă (sau trageţi cu mouse-ul peste zona de celule) în foaia de lucru, fiind
atenţi ca cursorul să se afle în caseta Number 1. Excel afişează apoi adresa
celulei (sau a zonei de celule) în această casetă, valoarea din celulă (celule) - în
partea dreaptă şi totalul calculat - în partea inferioară a paletei de formule, după
cuvintele ”Formula result = ”.
101
Nu uitaţi că atunci când selectaţi celulele, puteţi minimiza casetă de dialog
pentru argumente, pe ecran rămânând doar conţinutul casetei de text Number 1.
După minimizarea casetei astfel încât să puteţi selecta celulele care vor fi
folosite ca prim argument, o puteţi extinde din nou apăsând butonul de
maximizare (singurul aflat în dreapta). Dacă nu doriţi să minimizaţi caseta, mai
puteţi să o mutaţi temporar executând clic oriunde pe ea şi apoi trăgand-o până
la noua destinaţie de pe ecran.
Dacă doriţi să adunaţi mai multe celule dintr-o foaie de lucru, apăsaţi Tab sau
faceţi clic pe caseta de text Number 2 pentru a muta cursorul în locul dorit
(Excel va prezenta o extindere a listei cu o nouă casetă de text intitulată
Number 3), după care puteţi specifica a doua celulă dorită (sau zonă de celule)
care trebuie adunată la cea afişată în caseta de text Number1. După ce faceţi clic
pe celulă sau selectaţi a doua zonă de celule, programul afişează adresele
celulelor, cu numărul/numerele în dreapta şi totalul în partea inferioară a paletei
de formule, ca rezultat al formulei (ca în Figura 2-16). În cazul în care caseta
acoperă celulele pe care vreţi să le selectaţi, nu uitaţi că aveţi posibilitatea de a
minimiza întreaga casetă de argumente şi a afişa doar conţinutul casetei de
dialog cu care lucraţi (Number1, Number2, Number3) şi butonul de
maximizare.
Figura 2-16:
Dacă doriţi să
adăugaţi şi
alte
argumente
funcţiei din
paleta de
formule,
apăsaţi tasta
Tab pentru a
extinde lista
argumentelor.
Când aţi terminat selectarea celulelor (zonelor de celule) pentru însumare,

apăsaţi butonul OK pentru a închide paleta de formule şi a introduce funcţia
SUM în celula curentă.
Editarea unei funcÆii cu butonul Edit

Formula
Butonul Edit Formula vă permite să editaţi formule (în special acelea cu funcţii)
direct de pe bara de formule. Pentru a-l folosi, selectaţi celula cu formula care
trebuie editată şi apoi apăsaţi butonul EditFormula (acela care apare imediat
înaintea semnului egal care la rândul său se află înaintea înregistrării din celula
curentă).
Efectele executării clic-ului pe butonul Edit sunt următoarele:

9 Afişarea formulei aflate la începutul listei celor mai recent utilizate funcţii
în caseta de nume din partea stângă a barei de formule (această formulă
apare în loc de adresa celulei curente). Când faceţi clic pe butonul
autoderulant din dreapta casetei de nume, Excel afişează o listă conţinând
toate funcţiile recent utilizate.
9 Apariţia unei casete de dialog în care apare rezultatul formulei din celula
curentă în colţul din stânga sus al ferestrei de lucru. Dacă această formulă
foloseşte o funcţie, paleta de formule reapare, afişând argumentele curente
ale funcţiei (similar celor prezentate anterior în Figurile 2-15 şi 2-16).
Puteţi edita formula după cum doriţi; de exemplu, pentru a înlocui o funcţie
care este utilizată în formulă, selectaţi numele funcţiei de pe bara de formule
(prin evidenţiere), apoi apăsaţi butonul autoderulant din caseta Name şi selectaţi
noua funcţie care trebuie să o înlocuiască pe cea selectată (pentru a avea acces
la mai multe funcţii decât cele din categoria celor mai recent utilizate, faceţi clic
pe More functions din partea inferioară a casetei tip listă şi Excel va afişa caseta
de dialog Paste Function, ca cea din Figura 2-14).
Pentru a edita doar argumentele funcţiei, selectaţi referinţele de celule din

caseta de text potrivită argumentului (Number1, Number2, Number3) şi apoi fie
modificaţi acele referinţe, fie selectaţi o nouă zonă de celule. Trebuie să reţineţi
că Excel va adăuga automat orice celulă sau zonă de celule pe care le-aţi
selectat în foaia curentă la argumentul curent. Dacă vreţi să înlocuiţi argumentul
curent, va trebui să-l selectaţi şi apoi să înlăturaţi adresele celulelor apăsând
Delete înainte de a selecta noua celulă sau zonă de celule. (De asemenea, mai
reţineţi că puteţi oricând să minimizaţi caseta de dialog sau să o mutaţi, în cazul
în care acoperă celulele pe care trebuie să le selectaţi).
Când terminaţi de editat formula, faceţi clic pe butonul OK sau apăsaţi Enter
din caseta de dialog pentru a o închide, a actualiza formula şi a readuce la
normal caseta Name de pe bara de formule (astfel încât aceasta să afişeze
103
referinţa celulei curente în loc de numele primei funcţi din lista celor mai recent
utilizate funcţii).
Aç fi ca çi pierdut fårå AutoSum

Înainte de a părăsi această discuţie fascinantă despre introducerea funcţiilor, să
ne ocupăm de instrumentul AutoSum de pe bara Standard (cel cu Σ). Acesta
este un instrument care valorează cât greutatea sa în aur, deoarece nu numai că
introduce funcţia SUM, dar şi selectează grupul de celule din coloana sau linia
curentă pe care este cel mai probabil că le veţi totaliza şi le introduce automat
ca argumente. Şi, în nouă cazuri din zece Excel selectează celulele corect.
Pentru acel al 10-lea caz, puteţi corecta manual grupul de celule prin simpla
defilare a pointer-ului prin blocul de celule ce trebuie însumat.
Figura 2-17 arată cum să folosiţi AutoSum pentru a totaliza vânzările lui Jack
Sprat Diet Centers în linia 3. Pentru a totaliza vânzările în această coloană,
poziţionaţi pointer-ul în celula E3, unde apare totalul pe primul trimestru şi
apăsaţi AutoSum. Excel inserează funcţia AutoSum (cu semnul = şi ceea ce
urmează) pe bara de formule, plasează un marcaj (linia punctată mobilă) în
jurul celulelor B3, C3 şi D3 şi foloseşte selecţia B3:D3 ca argument pentru
funcţia SUM.
Figura 2-17:
Folosirea
butonului
AutoSum
pentru a
totaliza
vânzările lui
Jack Sprat
Diet Centers
de pe linia 3.
Figura 2-18 ilustrează foaia de lucru după ce aţi inserat funcţia în celula E3.
Totalul calculat apare în celula E3 în timp ce următoarea formulă pentru sumă
apare în bara de formule.
=SUM(B3:D3)
Figura 2-18:
Foaia de
lucru cu
totalul
primului
trimestru
pentru
compania
Jack Sprat
Diet Centers.
După introducerea funcţiei pentru totalizarea vânzărilor lui Jack Sprat Diet
Centers, puteţi copia această formulă pentru a totaliza vânzările pentru restul
companiilor, folosindu-vă de ghidajul de umplere din josul coloanei E până
când grupul de celule E3:E9 este selectat.
Figura ilustrează cum puteţi folosi AutoSum pentru a totaliza vânzările pe

ianuarie pentru toate întreprinderile Mother Goose Enterprises în coloana B.
Poziţionaţi pointer-ul în celula B10 unde vreţi să apară totalul. Când faceţi clic
pe AutoSum, Excel plasează marcajul în jurul celulelor B3 pană la B9 şi
introduce corect grupul B3:B9 drept argument al funcţiei SUM.
Figura 2-19:
Folosirea
butonului
AutoSum
pentru a
aduna
vanzările pe
luna ianuarie
în coloana B.
Figura 2-20 arată foaia de lucru după inserarea funcţiei în celula B10 şi
folosirea lui AutoFill pentru a copia formulele în celulele C10, D10 şi E10 către
dreapta (pentru a utiliza AutoFill trageţi ghidajul de umplere prin celule la
dreapta până ajungeţi la celula E10 şi apoi eliberaţi butonul mouse-ului).
105
Figura 2-20:
Foaia de
lucru după
ce aţi copiat
formulele
sumei.
AsiguraÆi-vå cå datele sunt în deplinå

siguranÆå
Întreaga muncă pe care o realizaţi în foaia de lucru se găseşte în pericol până ce
nu aţi salvat-o ca un fişier. Se poate întâmpla să se întrerupă curentul sau
calculatorul să se defecteze dintr-un motiv oarecare înainte de a salva
documentul şi atunci aveţi ghinion. Trebuie să refaceţi fiecare caracter - o
muncă grea şi atât de inutilă. Pentru a evita aceaste neplăceri, adoptaţi această
regulă: salvaţi-vă lucrarea de fiecare dată când aţi introdus mai multe informaţii
decât aţi putea suporta să pierdeţi.
Pentru a vă încuraja să salvaţi frecvent, Excel vă pune la dispoziţie un buton

Save pe bara de instrumente Standard (butonul cu desenul dischetei, al treilea
din dreapta). Nici măcar nu vă trebuie timp şi efort pentru a alege comanda
Save din meniul File (sau să apăsaţi Ctrl+S); puteţi doar să faceţi clic pe acest
instrument oricând vreţi să salvaţi date pe disc.
Prima dată când apăsaţi Save, Excel afişează caseta de dialog SaveAs (Figura
2-21). Puteţi folosi această castetă de dialog pentru a înlocui numele temporar
al documentului (Book1, Book2, ş.a.m.d.) cu un nume de fişier mai sugestiv şi
pentru a selecta un nou fişier înainte de a salva foaia de lucru ca fişier pe disc.
Butonul Search ther Web Butonul Delete
Butonul Up One Level Butonul Create New Folder
Butonul Back Butonul View
Figura 2-21:
Caseta de
dialog
Save As.
9 Pentru a redenumi registrul de lucru, introduceţi numele în caseta File

name. Când deschideţi prima dată caseta de dialog SaveAs, este selectat
numele de fişier, cum este de exemplu: Book1; astfel că puteţi să
introduceţi direct noul nume.
9 Pentru a schimba discul pe care va fi salvat registrul de lucru, faceţi clic pe
butonul Save in şi apoi alegeţi-l pe cel dorit, cum ar fi Hard Disc-ul (C:)
sau Floppy (A:) în caseta tip listă autoderulantă.
9 Pentru a schimba dosarul în care e salvat registrul de lucru, selectaţi dacă e
necesar disc-ul (după procedura descrisă mai sus) şi apoi faceţi clic pe
dosarul dorit. Dacă vreţi să salvaţi registrul de lucru într-un dosar care se
află la rândul său într-un dosar din lista afişată, faceţi dublu-clic pe el.
După toate acestea, ar trebui ca în caseta de text Save in să apară numele
dosarului în care va fi salvat registrul de lucru respectiv. Dacă vreţi să
salvaţi fişierul într-un dosar nou, faceţi clic pe butonul Create New Folder
şi introduceţi numele acestuia în caseta de dialog New Folder înainte de a
alege OK sau a apăsa Enter.
107
Caseta de dialog SaveAs din Excel 2000 conţine cinci butoane noi: History, My
documents, Desktop, Favorites, Web Folders. Puteţi folosi aceste butoane
pentru a selecta următoarele directoare în care să salvaţi noul fişier.
9 Faceţi clic pe butonul History pentru a salva documentul dumneavoastră

în dosarul Recent localizat în dosarul Office din dosarul Microsoft din
dosarul Application Data din dosarul Windows de pe hard disc.
9 Faceţi clic pe butonul My documents dacă vreţi să salvaţi registrul de lucru
în dosarul My Documents.
9 Faceţi clic pe butonul Desktop dacă vreţi să salvaţi registrul de lucru pe
desktop.
9 Faceţi clic pe butonul Favorites pentru a salva documentul în dosarul
Favorites din dosarul Windows de pe hard disc.
9 Faceţi clic pe butonul Web Folders pentru a salva registrul de lucru în
unul dintre directoarele Web de pe server-ul companiei dumneavoastră.
Acest buton este folositor în special când vreţi să publicaţi un document
Excel ca pagină Web pe site-ul companiei dumneavoastră sau pe Intranet
(a se vedea Capitolul 10 pentru detalii despre crearea directoarelor Web şi
salvarea documentelor dumneavoastră ca pagini Web).
Sub Windows 95/98, fişierele dumneavoastră pot conţine spaţii şi pot avea
maxim 255 caractere (chiar vreţi să vă denumiţi fişierul printr-un întreg
paragraf, nu-i aşa?). Acestea sunt noutăţi foarte bune mai ales dacă aţi fost
utilizatori de Dos sau de Windows 3.1 care au suferit de restricţia celor 8
caractere pentru numele fişierului. Aveţi grijă atunci când vă denumiţi registrele
de lucru pentru că dacă le transferaţi pe un calculator care nu are Windows 95
sau 98, numele fişierului va apare foarte prescurtat şi va fi urmat de extensia
Excel .XLS (care se referă la fişierele create în Excel 2000, dar pe care
Windows 95/98 are bunul simţ să o ascundă).
Când aţi terminat de făcut modificările în caseta de dialog Save As, apăsaţi
butonul Save sau apăsaţi Enter pentru ca Excel 2000 să vă salveze munca. Când
Excel 2000 vă salvează documentul, programul salvează toată informaţia din
fiecare foaie de lucru din document (inclusiv ultima poziţie a pointer-ului
celulei) în fişierul dorit sau pe disk. Nu va trebui să folosiţi caseta de dialog
Save As din nou decât dacă doriţi să vă redenumiţi documentul sau să salvaţi o
copie a lui într-un alt director. Dacă doriţi să faceţi unul din aceste lucruri, va
trebui să alegeţi comanda Save As din meniul File mai curând decât să faceţi
clic pe Save sau să apăsati Ctrl+S.
Partea a II-a
Editarea fără
probleme
Al 5lea val de Rich Tennant
În aceastå parte…
L umea afacerilor n-ar fi nici pe jumătate atât de rea dacă exact

în momentul în care începeţi să stăpâniţi slujba
dumneavoastră, n-ar veni cineva şi v-ar schimba-o. Când
viaţa dumneavoastră trebuie să fie întotdeauna flexibilă, schimbarea
mecanismelor şi “mersul în bătaia vântului” pot cu adevărat călca o
persoană pe nervi. Tristul adevăr este că o mare parte a lucrului cu
Excel 2000 modifică materialul la care aţi trudit din greu să-l
introduceţi pe suprafaţa foii în primul rând.
Partea a II-a împarte editarea materialului în trei faze: formatarea
datelor, rearanjarea datelor formatate şi/sau în unele cazuri, ştergerea
lor şi în final, materializarea datelor formatate şi editate prin
imprimare. Să ştiţi de la mine, că o dată ce veţi cunoaşte propriul
mod de editare a foii de calcul (prezentată în această parte a cărţii),
sunteţi mai mult decât familiarizat cu Excel 2000.
Capitolul 3
Faceţi astfel încât totul
să arate bine
În acest capitol
¾ Selectarea celulelor pentru formatare
¾ Formatarea unui tabel de date cu ajutorul opţiunii AutoFormat
¾ Utilizarea formatării numerelor în celule ce conţin valori
¾ Crearea unor formate numerice particularizate pentru foaia de lucru
¾ Ajustarea lăţimii coloanelor într-o foaie de lucru
¾ Ajustarea înălţimii rândurilor într-o foaie de lucru
¾ Ascunderea coloanelor şi rândurilor în foaia de lucru
¾ Modificarea fontului şi a mărimii acestuia
¾ Modificarea aliniamentului intrărilor într-o celulă selectată
¾ Adăugarea de borduri, umbre şi culori la o celulă selectată
¾ Formatarea celulelor cu ajutorul stilurilor
¾ Formatarea celulelor cu Conditional Formatting
Î n foaia de calcul a programelor precum Excel, în mod normal nu trebuie să

vă faceţi griji în legătură cu forma finală a materialului decât după ce
introduceţi toate datele în foile de lucru ale documentului dumneavoastră şi
salvaţi totul fără nici o problemă (a se vedea Capitolele 1 şi 2). Abia atunci este
timpul să aranjaţi totul pentru a fi mai clar şi mai uşor de citit.
După ce vă decideţi asupra modelelor de formatare pe care vreţi să le aplicaţi

unei porţiuni a documentului dumneavoastră, selectaţi toate celulele şi apoi
112 _______________________________ Partea a II-a: Editarea fără probleme
apăsaţi instrumentul potrivit de pe bara de instrumente sau alegeţi comanda din

meniu pentru a aplica acele formatări celulelor. Aceasta înseamnă că înainte de
a descoperi aceste nemaipomenite posibilităţi de formatare pe care puteţi să le
folosiţi pentru a “înfrumuseţa” celulele, în primul rând, trebuie să ştiţi cum să
selectaţi grupul de celule căruia vreţi să-i aplicaţi formatul - un proces cunoscut
drept “selectarea celulelor” sau alternativ, “realizarea unei selecţii de celule”.
Fiţi de asemenea conştienţi de faptul că introducerea datelor într-o celulă şi

formatarea acestora sunt lucruri complet diferite în Excel. Deoarece sunt lucruri
diferite, puteţi schimba intrarea într-o celulă formatată şi noua intrare va lua
forma celulei formatate. Acest lucru vă permite să formataţi celule goale într-o
foaie de lucru, ştiind că atunci când vreţi să introduceţi date în acele celule,
intrările vor adopta formatarea celulelor.
Alegerea unui grup de celule selectate

Fiind dată natura rectangulară monotonă a foii de lucru şi componentele sale,
nu ar trebui să vă surprindă dacă descoperiţi că toate celulele pe care le-aţi
selectat în foaia de lucru au aceeaşi formă cubică. Totuşi, foile de lucru nu sunt
decât blocuri de celule cu număr diferit de coloane şi rânduri.
Selecţia de celule (de asemenea cunoscută ca zonă de celule) este orice colecţie
de celule apropiate pe care le alegeţi pentru formatare sau editare. Cea mai mică
selecţie posibilă de celule într-o foaie de lucru este de o singură celulă (aşa zisa
celulă activă). Cea mai mare selecţie posibilă de celule într-o foaie de lucru este
aceea a tuturor celulelor din foaia de lucru (întreaga enciclopedie, să spunem).
Majoritatea celulelor selectate de care aveţi nevoie pentru formatare unei foi de
lucru vor fi probabil undeva în înterior, conţinând celule în diferite coloane şi
rânduri.
Excel evidenţiază o selecţie de celule în foaia de lucru prin ascunderea blocului

de celule (Figura 3-1 prezintă câteva selecţii de celule de diferite mărimi şi
forme).
Capitolul 3: Faceţi astfel încât totul să arate bine ____________________
113
Figura 3-1:
Diferite
selectări de
celule care au
mărimi şi
forme
variate.
În Excel puteţi selecta mai mult de o selecţie de celule la un anumit moment (un
fenomen destul de obscur denumit selecţie neadiacentă sau îndepărtată). De
fapt, deşi am considerat Figura 3-1 ca având mai multe selecţii de celule, este
doar una mare, o selecţie de celule cu celula D12 (cea activă) ca fiind ultima
selectată.
SelecÆii de date prin indicare çi

efectuare clic
Folosirea mouse-ului pentru selectarea unui grup de celule este ceva normal.
Trebuie doar să poziţionaţi pointer-ul mouse-ului (în forma sa groasă, de cruce
albă) pe prima celulă şi trageţi în direcţia în care doriţi să extindeţi selecţia.
9 Pentru a extinde selecţia celulelor spre coloanele din dreapta, trageţi spre
dreapta, evidenţiind celulele pe măsură ce înaintaţi.
9 Pentru a extinde selecţia spre rândurile de jos, trageţi în jos.
9 Pentru a extinde selecţia în jos şi spre dreapta în acelaşi timp, trageţi în
diagonala spre celula din colţul drept de jos al blocului evidenţiat.
Selectarea celulelor cu ajutorul tastei Shift

Pentru a grăbi vechea procedură de selectare a celulelor, puteţi să folosiţi
vechea metoda Shift+clic, care funcţionează după cum urmează:
1. Activaţi prima celulă din selecţie.
Această acţiune duce la selectarea celulei.
2. Poziţionaţi pointer-ul mouse-ului pe ultima celulă a selecţiei.
Acesta este colţul de la prima celulă din blocul rectangular selectat.
3. Apăsaţi tasta Shift şi ţineţi-o apăsată în timp ce apăsaţi din nou pe
butonul mouse-ului.
Când apăsaţi butonul mouse-ului a doua oară, Excel selectează toate
celulele din coloanele şi rândurile dintre prima şi ultima celulă.
Tasta Shift funcţionează împreună cu mouse-ul ca un buton extins pentru a lărgi

selecţia de la primul obiect pe care îl selectaţi cu ajutorul lui şi până la al doilea
obiect pe care îl selectaţi (A se vedea secţiunea “Extinderea selecţiei de celule”
în acest capitol). Tasta Shift vă permite să selectaţi prima şi ultima celulă la fel
ca toate celulele care se află într-o foaie de lucru sau toate numele de
documente dintr-o casetă de dialog de tip listă.
Dacă, atunci când selectaţi o celulă cu mouse-ul, observaţi că aţi inclus celule
care nu vă erau necesare, înainte de a elibera butonul mouse-ului, puteţi
deselecta celulele şi redimensiona selecţia prin mişcarea punctului de inserţie în
direcţia opusă. Dacă deja aţi eliberat butonul mouse-ului, faceţi clic pe prima
celulă din rândul evidenţiat pentru a selecta doar acea celulă (şi deselectaţi toate
celelalte celule) şi apoi începeţi din nou procesul de selectare.
SelecÆiile de celule neadiacente

Pentru a realiza o selecţie de celule neadiacente formată din mai multe zone de
celule, trageţi spre primul rând de celule şi apoi ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp
ce faceţi clic pe prima celulă a celui de-al doilea rând şi trageţi pointer-ul spre
celulele din acest rând. Atâta timp cât ţineţi apăsat tasta Ctrl în timp ce selectaţi
rândurile care urmează, Excel nu deselectează nici unul din şirurile de celule
selectate anterior.
Tasta Ctrl funcţionează cu mouse-ul ca un buton “adăugat” pentru a include

obiectele nefamiliarizate în Excel. A se vedea “Realizarea selecţiilor de celule
cu ajutorul tastaturii”, mai târziu în acest capitol. Cu Ctrl puteţi să adăugaţi la
celulele selectate dintr-o foaie de lucru sau la document nume într-o casetă de
dialog fără a fi nevoie să le deselectaţi pe cele deja selectate.
115
Inaintând spre ”marile” selecÆii de celule
Puteţi selecta celulele din toate coloanele, rândurile sau chiar toate celulele din
foaia de lucru prin aplicarea următoarelor tehnici de apăsare şi tragere asupra
marginii foii de lucru:
9 Pentru a selecta toate celulele dintr-o coloană anume, faceţi clic pe litera
coloanei pe marginea de sus a ferestrei documentului din foaia de lucru.
9 Pentru a selecta toate celulele dintr-un rând anume, faceţi clic pe numărul
rândului pe marginea din stânga a ferestrei documentului.
9 Pentru a selecta un şir întreg de coloane şi rânduri, trageţi pointer-ul peste
literele coloanei sau numerele rândurilor pe marginea ce înconjoară
documentul.
9 Pentru a selecta coloanele sau şirurile care nu sunt adiacente (acel material
care prezintă discontinuitate), apăsaţi şi ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce
faceţi clic pe literele coloanelor sau numerele răndurilor pe care vreţi să le
adaugaţi la selecţie.
T
FA
9 Pentru a selecta fiecare celulă dintr-o foaie de lucru, faceţi clic pe butonul
S
Select All care este butonul nemarcat din colţul stâng de sus al cadrului
documentului, format la intersecţia dintre rând cu literele coloanei şi
dintre coloana cu numerele rândurilor.
Selectarea celulelor dintr-un tabel de date cu ajutorul opÆiunii Auto Select

Excel vă oferă o modalitate cu adevărat rapidă (denumită AutoSelect) pentru a
selecta toate celulele dintr-un tabel de date introduse ca un singur bloc de
informaţii. (Nu încercaţi acest lucru când aveţi nevoie să selectaţi celule goale
sau dintr-o tabelă de date care are celule libere în prima coloană sau în primul
rând. Pentru a folosi AutoSelect, urmaţi paşii:
1. Faceţi clic pe prima celulă a tabelului pentru a o selecta.
Este aceea din colţul stânga sus al tabelului.
2. Ţineţi apăsat tasta Shift în timp ce faceţi dublu-clic fie pe colţul

drept fie pe cel din marginea de jos al celulei selectate cu pointerul
mouse-ului în formă de săgeată (a se vedea Figura 3-2).
Figura 3-2:
Poziţionaţi
pointer-ul
mouse-ului pe
marginea de
jos a primei
celule pentru
a selecta
celulele din
prima
coloană a
bazei de date
cu Auto
Select.
Dacă faceţi dublu-clic pe colţul de jos al celulei, selecţia de celule se extinde la

acea celulă din ultimul rând al primei coloane (aşa cum este prezentat în Figura
3-3). Dacă faceţi dublu-clic pe colţul dreapta al celulei, selecţia de celule se
extinde către celula din ultima coloană a primului rând.
Figura 3-3:
Dând dublu-
clic pe colţul
de jos al
celulelor
selectate în
timp ce ţineţi
apăsat tasta
Shift se
selectează
prima
coloană a
tabelului de
date.
3a. Faceţi dublu-clic undeva pe colţul din dreapta al selecţiei de celule (a se

vedea Figura 3-3) dacă selecţia conţine acum prima coloană a tabelului.
Aceasta selectează toate rândurile rămase ale tabelei de date (aşa cum este
arătat în Figura 3-4).
117
Figura 3-4:
Dând dublu-
clic pe colţul
din dreapta
al selecţiei
curente de
coloane în
timp ce tasta
Shift este
apăsată se
selectează
restul
coloanelor
din tabelul de
date.
3b. Faceţi dublu-clic undeva pe colţul de jos al selecţiei curente de celule

dacă selecţia cuprinde acum primul rând al tabelei.
Aceasta selectează toate rândurile rămase din tabelă.
FA
T Deşi paşii precedenţi fac să pară că trebuie să selectaţi prima celulă a tabelului
S
când folosiţi opţiunea Auto Select, puteţi de fapt să selectaţi orice celulă din
cele patru colţuri ale tabelei. Apoi, extinzând selecţia celulelor din tabel cu
ajutorul butonului Shift, puteţi să alegeţi orice direcţie doriţi (stânga, apăsând
pe partea stângă; dreapta, apăsând pe marginea din dreapta; sus, apăsând pe
marginea de sus; sau jos, apăsând pe marginea de jos) pentru a selecta
primul/ultimul rând al tabelului sau prima/ultima coloană. După extinderea
selecţiei de celule pentru a include fie primul, fie ultimul rând sau prima sau
ultima coloană, trebuie să faceţi clic în orice parte a selecţiei astfel încât să
includă toate rândurile sau coloanele rămase din tabel.
SelecÆia celulelor cu ajutorul tastelor

Dacă nu sunteţi prea încântat să folosiţi mouse-ul, puteţi să folosiţi tastatura
pentru a selecta celulele dorite. În legătură cu metoda Shift + clic (pentru a
selecta celule), cea mai uşoară metodă de a selecta celule cu tastatura este să
combinaţi tasta Shift cu alte taste care mută indicatorul celulei. (Capitolul 1
listează aceste tastări).
Începeţi prin a poziţiona indicatorul celulei în prima celulă a selecţiei şi apoi

ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce apăsaţi butonul corespunzător pentru
mutarea punctului de inserţie. Când ţineţi apăsat butonul Shift în timp ce apăsaţi
tastele direcţionale(←,↑,→,↓), PgUp sau PgDown, Excel poziţionează selecţia
pe celula curentă şi, nu numai că mută indicatorul celulei, dar realizează şi o
evidenţiere a celulelor peste care defilează.
Obţinând o selecţie de celule în acest mod, puteţi continua să schimbaţi

mărimea şi forma celulei cu ajutorul butoanelor pentru mişcarea indicatorului
de celule atât timp cât nu eliberaţi butonul Shift. După ce eliberaţi tasta Shift,
apăsând orice buton pentru mişcarea indicatorului de celulă obţineţi o
restrângere a selecţiei la celula în care se află indicatorul celulei.
Extinderea selecÆiei de celule
Dacă este prea obositor să ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce mutaţi cursorul,
puteţi trece Excel-ul în modul Extend prin apăsarea (şi eliberarea imediată)
tastei F8 înainte de apăsarea oricărei taste utilizate pentru mişcarea indicatorului
celulei. Excel afişează EXT (de la extindere) pe bara de stare - semn că
programul va selecta toate celulele prin care aţi defilat (ca şi cum aţi ţine apăsat
butonul Shift).
După ce aţi evidenţiat toate celulele pe care le doriţi selectate, apăsaţi din nou
butonul F8 pentru a renunţa la modul Extend. Indicatorul EXT dispare de pe
bara de stare şi puteţi din nou să mutaţi indicatorul de celulă cu ajutorul tastelor,
fără a evidenţia toate celulele prin care s-a defilat. De fapt, când mutaţi pentru
prima oară indicatorul celulei, toate celulele selectate anterior sunt deselectate.
Activarea opÆiunii Autoselect folosind tastatura
Echivalentul utilizării opţiunii Autoselect şi a mouse-ului (referire la secţiunea

acestui capitol, “Selectarea celulelor dintr-un tabel de date cu ajutorul opţiunii
Auto Select“), este folosirea tastei F8 (varianta extinsă) sau a tastei Shift cu
Ctrl + tastele direcţionale sau End + tastele direcţionale pentru a muta
indicatorul celulei de la un capăt al blocului de celule la celălalt, selectând toate
celulele parcurse.
Pentru a selecta un tabel întreg folosind tastatura pentru opţiunea Autoselect

urmaţi paşii:
1. Pozitionaţi indicatorul celulei în prima celulă.
Aceasta este celula din colţul stânga sus al tabelului.
2. Apăsaţi tasta F8 (sau ţineţi apăsată tasta Shift) şi apoi apăsaţi
Ctrl+→ (sau End,→ dacă preferaţi) pentru a extinde selecţia spre
celulele coloanelor din dreapta.
3. Apăsaţi apoi Ctrl+↓(sau End,↓ dacă preferaţi) pentru a extinde
selecţia spre celulele din rândurile de dedesubt.
Nu uitaţi că elementele din paşii tocmai prezentaţi sunt arbitrare - puteţi de

asemenea să apăsaţi Ctrl+↓ (sau End, ↓) înainte să apăsaţi Ctrl+→(sau End,→).
119
Asiguraţi-vă (dacă folosiţi butonul Shift în loc de F8) să nu eliberaţi tasta Shift
până terminaţi de executat aceste două manevre direcţionale. De asemenea,
dacă aţi apăsat F8 pentru a introduce programul în modelul Extend, nu uitaţi să
apăsaţi din nou acest buton pentru a ieşi din modelul Extend după ce celulele
tabelei sunt toate selectate (sau veţi sfârşi prin a selecta celulele pe care nu le
vreţi incluse când mutaţi cursorul).
Realizarea selecÆiilor de celule cu ajutorul tastaturii
Selectarea mai multor zone de celule este puţin mai complicată de realizat cu
tastatura decât cu mouse-ul. Când folosiţi tastatura, trebuie să alternaţi
ancorarea (menţinerea) indicatorului celulei cu mişcarea lui pentru a selecta
celulele şi cu repoziţionarea sa la începutul următoarei zone de celule. Pentru a
renunţa la ancorarea indicatorului astfel încât să-l puteţi muta în poziţia
necesară pentru selectarea unei alte selecţii, apăsaţi Shift+F8. Aceasta vă trece
la modul ADD, în care vă puteţi muta în prima celulă a următoarei selecţii fără
a selecta alte celule. Excel vă arată că indicatorul nu este ancorat prin apariţia
indicatorului ADD pe bara de stare.
Pentru a selecta mai multe zone de celule folosind tastatura, urmaţi paşii:
1. Mutaţi indicatorul în prima celulă a primului rând pe care vreţi
să-l selectaţi.
2. Apăsaţi F8 pentru a trece la modul Extend.
Mutaţi indicatorul pentru a selecta celulele din primul rând.
Opţional, ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce mutaţi indicatorul.
3. Apăsaţi Shift + F8 pentru a schimba cu modul ADD.
Indicatorul ADD apare pe bara de stare.
4. Mutaţi indicatorul în prima celulă a următoarei zone neadiacente
pe care doriţi să o selectaţi.
5. Apăsaţi F8 din nou pentru a reveni la modul Extend şi apoi mutaţi
indicatorul celulei pentru a selecta toate celulele din noua zonă.
6. Dacă aveţi şi alte zone de selectat repetaţi paşii 3, 4 şi 5 până aţi
selectat şi adăugat toate zonele de celule pe care vreţi să le folosiţi.
SelecÆii de celule à la Go To
Dacă doriţi să selectaţi o zonă întinsă de celule care ar lua mult timp să fie
selectată prin apăsarea diferitelor taste folosite pentru mutarea indicatorului
celulei, folosiţi metoda Go To pentru a extinde selecţia la o celulă îndepărtată.
Tot ce trebuie să faceţi este să urmaţi paşii:
1. Poziţionaţi indicatorul celulei în prima celulă a rândului; apăsaţi

F8 pentru a-l ancora şi a pătrunde în modul Extend.
2. Apăsaţi tasta F5 pentru a deschide caseta de dialog Go To,
introduceţi adresa ultimei celule (cea aflată pe diagonală) şi apoi
apăsaţi Enter.
Deoarece Excel este în modul Extend în momentul în care folosiţi Go To pentru

a sări într-o altă celulă, programul nu numai că mişcă indicatorul la adresa
celulei specificate, ci simultan selectează toate celulele întâlnite. După
selectarea celulelor cu metoda Go To, apăsaţi tasta F8 (varianta extinsă) pentru
ca programul să nu încurce selecţia prin adăugarea de noi celule la următoarea
mutare a indicatorului.
Utilizarea facilitåÆii AutoFormat pentru

aranjarea tabelelor
Aceasta este o tehnică de formatare care nu necesită nici o selectare anterioară.
De fapt, opţiunea de autoformatare este atât de automată, dacă se poate spune
aşa, încât indicatorul celulei trebuie să fie automat undeva în tabelul de date
înainte de a alege comanda AutoFormat din meniul Formatting.
De îndată ce aţi deschis caseta de dialog Autoformat, Excel selectează automat

toate celulele din tabel (iar dacă dvs. alegeţi comanda când indicatorul celulei
nu se află în tabel sau într-una din celulele ce înconjoară tabelul, va fi afişat un
mesaj într-o casetă de avertizare).
Puteţi reduce munca de formatare a unui tabel de date prin alegerea unuia din
cele 16 formaturi urmând paşii:
1. Alegeţi Format → Autoformat pentru a deschide caseta de dialog
Autoformat.
2. Faceţi clic pe exemplul de format din lista casetei pentru a selecta
formatul pe care vreţi să-l aplicaţi tabelei de date din foaia de lucru
(a se vedea Figura 3-5).
Dacă este necesar, căutaţi prin listă toate formatele de tabele posibile.
Când selectaţi un exemplu de format din lista casetei, Excel pune un
chenar negru în jurul acestuia, indicând că acest format este cel
selectat.
3. Faceţi clic pe OK sau apăsaţi Enter pentru a închide caseta de
dialog şi a aplica formatarea selectată tabelei de date din foaia de
lucru.
121
Când sunteţi suficient de familiarizaţi cu formatele tabelului, pentru a stabili pe
care vreţi să-l folosiţi, puteţi economisi timp dând dublu-clic pe mostra de
format dorit din lista casetei de dialog AutoFormat atât pentru a închide caseta
de dialog cât şi pentru a adăuga formatarea la tabelului selectat.
Dacă greşiţi şi selectaţi un format de tabel care nu vă place, de îndată ce-l vedeţi
T
FA
în foaia de lucru, alegeţi Edit →Undo AutoFormat din bara de meniuri (sau
S
apăsaţi Ctrl + Z) înainte de a face orice altceva; Excel readuce tabelul la forma
sa iniţială (pentru a şti mai mult despre cum să ieşiţi dintr-o încurcătură cu
metoda Undo, consultaţi Capitolul 4). Dacă decideţi că nu vreţi nici o formatare
automată puteţi să scăpaţi de toate (chiar şi atunci când este prea târziu să
folosiţi Undo) prin deschiderea casetei de dialog AutoFormat şi alegerea None
din caseta tip listă Table format (localizată la sfârşitul listei) înainte de a da clic
pe OK sau a apăsa Enter.
Oricare din formatele oferite de facilitatea AutoFormat nu este altceva decât o

combinaţie anume de diferite tipuri de formatări de celule şi date pe care Excel
le aplică selecţiei de celule printr-o singură operaţiune (aceasta economiseşte
mult timp).
Figura 3-5 prezintă caseta de dialog AutoFormat cu formatul de tabel Simple

selectat chiar înainte, pentru a adăuga acest format la vânzările primului
trimestru din 2000 pentru compania Mother Goose Enterprises (a se vedea
Capitolul 2 pentru o introducere formală). Figura 3-6 prezintă tabele de vânzări
cărora le-a fost aplicat formatul Simple. Autoformatarea a avut ca efect nu
numai aplicarea stilului aldin titlurilor foii de lucru şi primelor două rânduri şi
trasarea chenarelor pentru a separa aceste titluri de restul tabelului de date, dar a
şi centrat titlul Mother Goose Enterprise - 2000 sales de la coloanele A până la
E şi titlurile în celulele B2 până la E2. Oricum, formatul tabelului Simple nu
intervine pentru a modifica sumele în dolari din tabelă.
Figura 3-5:
Selectarea
formatului
Simple pentru
tabelul
vânzărilor din
primul
trimestru al
companiei
Mother
Goose
Enterprises.
Figura 3-6:
Tabelul cu
vânzările
companiei
Mother
Goose
Enterprise
după
aplicarea
formatului
Simple.
Figura 3-7 prezintă tabelul după redeschiderea casetei de dialog AutoFormat, de

această dată alegând formatul Accounting 1 pentru aceeaşi zonă de date. După
selectarea acestui format Excel formatează valorile din primul şi ultimul rând
cu stilul Simbol Monetar (Currency - indicat prin simbolul dolar) şi restul
valorilor cu formatul de tipul Separator Mii (Comma - indicat prin virgulele
dintre mii). Acest tip de format de tabel adaugă linii pentru a separa rândurile
cu titlurile şi rândurile cu totalurile lunare din restul datelor.
Figura 3-7:
Tabelul
vânzărilor din
primul
trimestru al
companiei
Mother Goose
după
aplicarea
formatului
Accounting 1.
FA
T De câte ori formataţi un tabel al cărui titlu a fost centrat într-o celulă cu butonul
Merge and Center de pe bara de instrumente, trebuie să selectaţi o altă celulă a
S
tabelei decât cea cu titlul anterior şi centrat pentru a alege Format →

AutoFormat. Alegând această comandă atunci când indicatorul celulei este
poziţionat într-o astfel de celulă, Excel o selectează doar pe aceea pentru
formatare. Pentru ca programul să selecteze toate celulele din tabel, plasaţi
indicatorul în orice celulă care nu este centrată, apoi selectaţi Format →
AutoFormat.
123
Aranjarea celulelor cu ajutorul barei de

instrumente Formatting
Unele foi de lucru necesită o formatare diferită decât cea oferită de
autoformatare. De exemplu, puteţi avea un tabel în care singurele modificări pe
care vreţi să le faceţi sunt îngroşarea titlurilor coloanelor şi în sublinierea
rândurilor totalurilor de la sfârşit (realizate prin trasarea unui chenar de-a lungul
părţii inferioare a celulelor).
Cu instrumentele de pe bara Formatting, care apare chiar lângă bara Standard,

sub bara de meniuri, puteţi realiza majoritatea formatărilor tabelor şi celulelor
fără să vă aventuraţi în meniurile de comenzi rapide, ca să nu mai vorbesc,
Doamne fereşte de cazul în care aţi apela la meniurile autoderulante.
Puteţi să folosiţi instrumentele de pe bara Formatting pentru a aplica noi fonturi

şi formate celulelor, pentru a schimba alinierea conţinutului lor sau pentru a
adăuga borduri, modele şi culori (a se vedea Tabelele 1-3 pentru o explicaţie
completă a modului de utilizare a fiecărui instrument).
Barele de instrumente flotante

În mod normal, barele de instrumente Standard şi Formatting apar una lângă
alta într-o poziţie staţionară, considerându-le politicos ca fiind “ancorate”. Deşi
Excel afişează automat aceste bare de instrumente împreună în partea
superioară a ecranului, sunteţi liberi să le mutaţi (ca orice bară de instrumente
pe care o deschideţi - vedeţi Capitolul 12 pentru detalii privind utilizarea şi
specificarea altor bare) prin tragerea lor în alte poziţii.
Când mutaţi bara Standard sau Formatting în foaia de lucru, bara apare într-o
fereastra mică separată de cea care conţine bara Formatting prezentată în Figura
3-8. Aceste bare sunt cunoscute ca fiind bare de instrumente flotante, deoarece
ele se mişcă asemenea unor nori pe suprafaţa foii de lucru (ce poetic!). Şi nu
numai că puteţi să mişcaţi aceste mici drăgălăşenii, dar puteţi să le şi
redimensionaţi.
Figura 3-8:
Bara
Formatting
mişcându-se
pe suprafaţa
foii de lucru.
9 Puteţi să mutaţi o nouă bară de instrumente într-o nouă poziţie pe suprafaţa

foii de lucru prin tragerea de titlul barei.
9 Puteţi să redimensionaţi o bară de instrumente flotantă prin tragerea de una
din părţi. Aşteptaţi ca pointer-ul mouse-ului să devină o săgeată dublă,
înainte de a trage.
9 În timp ce trageţi o parte a barei, aceasta ia o nouă formă pentru a se
potrivi cu aranjamentul prestabilit al instrumentelor. Când limitele barei au
forma pe care o doriţi, eliberaţi butonul mouse-ului şi Excel va redesena
bara.
9 Pentru a închide o bară de instrumente când nu o mai vreţi în fereastra
documentului, faceţi clic pe butonul de închidere (caseta mică din colţul
drept din partea de sus a ferestrei).
Bara de meniuri - şi ea o bară flotantă

Barele de instrumente ca Standard sau a ferestrei Excel). Când selectaţi un meniu
Formatting nu sunt singurele din Excel care de pe o bară de instrumente flotantă,
se pot deplasa. Puteţi muta chiar bara de comenzile pot apare deasupra barei, chiar
meniuri conţinând toate meniurile lângă numele meniului şi nu sub bară (aşa
autoderulante (acesta este deci motivul cum este normal), depinzând de cât de mult
pentru care apare bara dublă în partea loc este între bară şi partea inferioară a
superioară a ecranului chiar sub bara de titlu ecranului.
125
Pentru a trage o bară de instrumente într-o nouă poziţie pe ecran, trageţi de bara
FA
T gri verticală afişată chiar la începutul bărei de instrumente. Pentru a reveni la
poziţia iniţială a unei bare de instrumente e de ajuns să faceţi dublu-clic pe bara
S
de titlu a respectivei bare de instrumente.
Manevre de “ancorare” a barelor de

instrumente
Haideţi să recunoaştem că uneori o bară de instrumente flotantă poate fi un
adevărat chin deoarece va trebui să o mutaţi tot timpul din faţa dvs când
adăugaţi sau editaţi datele din foaia de lucru. Pentru a muta o bară de
instrumente astfel încât să nu mai împiedice vizualizarea celulelor, e de ajuns să
o ancoraţi acolo unde doriţi.
Există patru astfel de zone de ancorare în Excel: marginea de sus a ecranului de

deasupra barei de formule, marginea cea mai din stânga a ecranului, marginea
cea mai din dreapta a ecranului, sau marginea de jos a ecranului, chiar de sub
bara de stare. Figura 3-9 prezintă barele de instrumente Drawing şi de
Reviewing după ce au fost ancorate una lângă alta în partea inferioară a zonei
de lucru.
Figura 3-9:
Barele de
instrumente
Drawing şi
Reviewing
ancorate în
partea
inferioară a
zonei de
lucru.
Pentru a ancora o bară de instrumente într-una din cele patru zone, trageţi de
bara de titlu cât mai mult posibil în acea parte a ferestrei şi eliberaţi butonul
mouse-ului când chenarul barei de instrumente se potriveşte unei coloane (când
e poziţionat la stânga sau la dreapta) sau unui rând (când e poziţionat sus sau
jos). Barele de instrumente pe care le ancoraţi la stânga sau la dreapta ferestrei
documentului îşi repoziţionează instrumentele pe verticală.
T Anumite bare de instrumente cum ar fi Standard, Formatting şi Web au un

FA
buton care foloseşte o casetă de text de tip derulant. Observaţi că atunci când
S
ancoraţi o bară de instrumente cu acest tip de buton pe verticală în partea din

stânga sau din dreapta ecranului, bara de instrumente nu mai afişează casete de
text. Pentru a o menţine activă va trebui să o poziţionaţi orizontal fie în partea
superioară fie în partea inferioară a ecranului.
Observaţi de asemenea, că atunci când poziţionaţi multiple bare de instrumente

una lângă alta pe aceeaşi bară a ecranului Excel, programul stabileşte în mod
automat cum să dimensioneze cât mai bine barele de instrumente şi ce
instrumente să fie afişate pe bară şi ce instrumente să fie afişate pe paleta ce se
deschide dacă apăsaţi pe butonul „More buttons”. Dacă doriţi, puteţi alege
mărimea relativă a barelor ce se află una lângă alta trăgând de bara verticală de
culoare gri de la începutul oricărei bare de instrumente în partea stângă sau
dreaptă (în stânga pentru a mări bara de instrumente iar în dreapta pentru a o
micşora).
Folosirea casetei de dialog Format Cells

Comanda Format→Cells de pe bara de meniuri (sau combinaţia Ctrl+1) este
floare la ureche pentru formatarea unei selecţii de celule. Caseta de dialog
Format Cell pe care această comandă o apelează conţine şase etichete: Number,
Alignment, Font, Border, Patterns şi Protection. În acest capitol vă voi arăta
cum să utilizaţi aceste etichete din caseta de dialog Format Cells pentru a aplica
noi tipuri de formate de numere şi fonturi celulelor dvs şi cum să schimbaţi
aliniamentul, marginile sau modelele. Pentru informaţii referitoare la modul în
care puteţi utiliza opţiunile etichetei Protection consultaţi Capitolul 6.
FA
T Într-adevăr, combinaţia de taste Ctrl+1 care deschide caseta de dialog Format
Cells merită să fie cunoscută de dvs. Mulţi vor apela la formatare aproape la fel
S
de des pe cât de multe date vor introduce într-o foaie de lucru. Nu uitaţi însă
combinaţia cheie care este Ctrl plus tasta 1 şi nu tasta F1. În continuare, va
trebui să folosiţi tasta 1 de pe rândul de sus de pe o tastatură obişnuită şi nu cea
de pe blocul de taste numerice. Apăsarea combinaţiei de taste Ctrl plus tasta 1
de pe blocul de taste numerice are efectul scontat, spre deosebire de apăsarea
altei combinaţii de taste, ca de exemplu Ctrl+F1.
127
Så cunoaçtem formatele numerice
După cum se explică în Capitolul 2, modul în care introduceţi valori într-o
foaie de lucru determină tipul formatului lor numeric. Iată câteva exemple:
9 Dacă introduceţi o valoare financiară ce conţine semnul $ şi două

zecimale, Excel asociază celulei editate formatul Currency.
9 Dacă introduceţi o valoare reprezentând un procent, ca un număr urmat de
semnul % fără zecimale, Excel asociază celulei editate formatul numeric
Percentage, acest format fiind evidenţiat o dată cu introducerea datelor în
celulă.
9 Dacă introduceţi o dată (şi datele reprezintă valori) care coincide cu unul
dintre formatele standard de dată din Excel precum 02/19/97 sau 19-Feb-
97, programul asociază celulei formatul Date, acest format fiind evidenţiat
o dată cu introducerea datelor în celulă.
Deşi este bine să formataţi valorile în acest fel pe măsură ce le editaţi (şi acest
lucru este chiar necesar în cazul datelor calendaristice), nu este obligatoriu să
procedaţi în maniera amintită. Puteţi oricând să asociaţi un format numeric unui
grup de valori: înainte sau după ce le introduceţi. De fapt, formatarea numerelor
după ce au fost introduse este adesea cel mai eficient mod de a lucra deoarece
este o procedură cu numai doi paşi:
1. Selectaţi toate celulele ce necesită formatare.
2. Selectaţi formatul numeric pe care îl doriţi, fie din bara de
instrumente Formatting fie din caseta de dialog Format Cells.
De multe ori, puteţi folosi una din comenzile barei de instrumente
Formatting sau puteţi selecta un format numeric din eticheta Number
aflată în caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1).
Chiar dacă sunteţi un dactilograf foarte bun şi preferaţi să introduceţi fiecare

valoare aşa cum vreţi să apară în foaia de lucru, tot va fi necesar să recurgeţi la
folosirea formatelor numerice pentru a face ca valorile care sunt calculate după
formule să se potrivească cu celelalte valori introduse. Aceasta, din cauză că
Excel aplică formatul numeric General (aşa cum se explică în caseta de dialog
Format Cells - ”celulele care au formatul General nu au un format numeric
anume”) pentru toate valorile calculate de el, la fel ca şi pentru orice valoare pe
care o introduceţi şi nu are stabilit unul din celelalte formate numerice. Cel mai
mare inconvenient al formatului General este acela că elimină zerourile iniţiale
şi finale din valorile introduse. Acest lucru face foarte dificilă alinierea datelor
dintr-o coloană după zecimale.
Figura 3-10 prezintă acest inconvenient, prezentând o foaie de lucru cu

vânzările din primul trimestru al anului 2000 pentru Întreprinderea Mother
Goose, înainte ca oricare dintre valori să fi fost formatate. Observaţi cum

fluctuează cifrele din coloanele cu vânzările lunare? Aceasta este numai vina
formatului numeric General; singurul remediu posibil fiind formatarea valorilor
cu un alt format numeric mai potrivit.
Formatarea celulelor cu stilul Currency
Dată fiind natura financiară a majorităţii foilor de lucru, probabil folosiţi stilul
Currency (Simbol Monetar) mai mult decât pe oricare altul. Acesta este un
format uşor de aplicat deoarece bara de instrumente Formatting conţine
opţiunea Currency style care adaugă simbolul $, virgule între mii de dolari şi
două zecimale pentru orice valoare aflată într-o zonă selectată. Dacă una din
valorile selectate este negativă, stilul Currency le afişează între paranteze (în
modul preferat de contabili).
Figura 3-10:
Vânzările pe
primul
trimestru
variază între
coloanele B
şi E.
În Figura 3-11, doar celulele reprezentând totalurile au stilul Currency (zonele

de date E3:E10 şi B10:D10). Această selecţie de celule a fost apoi formatată cu
acest stil prin simpla apăsare a butonului Currency style de pe bara de
instrumente Formatting (bineînţeles, pictograma cu semnul $).
Notă: Deşi puteţi pune toate valorile din tabel în formatul Currency pentru a
alinia zecimalele, aceasta va crea o abundenţă de semne $ într-un tabel
neîncăpător. În acest exemplu, am decis ca doar totalurile lunare şi trimestriale
să fie formatate cu stilul Currency.
129
Figura 3-11:
Totalurile
vânzărilor în
tabelul
Mother
Goose Sales
după ce s-a
făcut clic pe
butonul
Currency
Style de pe
bara de
Formatting.
Uite mamå, nu mai existå depåçiri ale formatului stabilit!
Când am aplicat stilul Currency selecţiei de celule E3:E10 şi B10:D10 în

tabelul de vânzări din Figura 3-11, Excel nu a adăugat numai simbolul $, puncte
ce separă miile, un punct zecimal şi două zecimale, dar, în acelaşi timp, a mărit
automat coloanele B, C, D şi E suficient pentru a afişa acest nou format. În
versiunile anterioare ale Excel, ar fi trebuit să măriţi aceste coloane dvs. înşivă,
şi, în loc de numerele perfect aliniate, v-aţi fi confruntat cu coloane de genul
“######“ în zonele de date E3:E10 şi B10:D10. Aceste semne (în locul cărora
ar fi trebuit să apară valori formatate cu semnul $) servesc drept indicatori de
depăşire a spaţiului, traducându-se altfel prin faptul că orice format aţi ataşat
valorilor din celule, a fost adăugat atât de mult la valoarea respectivă încât nu
mai poate fi afişată în cadrul spaţiului (lărgimii) curent(e) al coloanei.
Din fericire, Excel elimină indicatorii de depăşire când formataţi valorile în

celule, mărind automat coloanele în care sunt încadrate. Singurul moment în
care veţi mai da peste aceste nesuferite semne ###### în celule va fi atunci
când veţi dori să îngustaţi singuri coloanele (a se vedea “Ajustarea coloanelor“
mai târziu în acest capitol) suficient de mult încât Excel nu va mai putea afişa
toate valorile în acel format.
Formatarea celulelor cu stilul Comma
Formatul Comma (Virgulă) oferă o bună alternativă pentru formatul Currency.

Precum Currency, formatul Comma inserează virgule în numere prea mari
pentru a separa mii, sute de mii, milioane ş.a.m.d.
Acest format afişează două zecimale şi pune valorile negative între paranteze,
în schimb nu afişează simbolul $. Aceasta îl face perfect pentru tabelele în
care aveţi de a face cu dolari şi cenţi sau cu valori foarte mari care nu au nimic
în comun cu banii.
Formatul Comma lucrează bine pentru majoritatea valorilor în exemplul

tabelului cu vânzările din primul sfert al anului. Figura 3-12 prezintă acest tabel
după ce au fost formatate cu stilul Comma toate celulele conţinând vânzările
lunare pentru fiecare companie a Întreprinderii Mother Goose. Pentru a face
aceasta, selectaţi secţiunea B3:D9 şi apăsaţi butonul Comma Style (cel cu
pictograma ”,” [virgulă], bineînţeles) de pe bara de instrumente Formatting.
Figura 3-12 prezintă cum formatul Comma rezolvă problema aliniamentului,

prezentă mai devreme în cifrele cu vânzările trimestriale. În plus, observaţi cum
stilul de formatare Comma se îmbină perfect cu totalurile formatate cu stilul
Currency în rândul 10. Dacă vă uitaţi mai atent (s-ar putea să aveţi nevoie de o
lupă pentru aceasta), veţi vedea că aceste valori formatate nu mai depăşesc
marginile corecte ale celulei lor; ele s-au mutat uşor spre stânga. Spaţiul din
dreapta dintre ultima cifră şi marginea celulei apare pentru a insera acolo
paranteza de închidere pentru valorile negative, asigurând alinierea precisă a
acestora.
Figura 3-12:
Vânzările
lunare după
formatarea
cu stilul
Comma.
Jucându-vå cu stilul Percent
Multe foi de lucru folosesc procentele pentru rate, rate de creşteri, rata inflaţiei
ş.a.m.d. Pentru a introduce un procent în celulă veţi introduce simbolul % după
număr. Pentru a indica o rată de 12%, de exemplu, introduceţi 12% în celulă.
Când faceţi acest lucru, Excel setează un format numeric pentru procente şi în
acelaşi timp împarte valoarea la 100 (ceea ce-l face procent) şi plasează
rezultatul în celulă (0,12 în acest exemplu).
Nu toate procentele dintr-un tabel sunt introduse manual în această manieră.

Unele pot fi calculate după o formulă şi sunt returnate în celulele
corespunzătoare ca valori zecimale. În acest caz, ar trebui să adăugaţi un format
procentual pentru a transforma zecimalele calculate în procente (realizat prin
înmulţirea valorii zecimale cu 100 şi adăugând simbolul %).
131
Exemplul cu tabelul de vânzări trimestriale s-a întâmplat să aibă câteva
procente calculate după formulă, în rândul 12, care au nevoie de formatare
(această formulă indică ce procent reprezintă totalul lunar din totalul pe
trimestru în celula E10). Figura 3-13 prezintă aceste valori după ce le-a fost
atribuit formatul Percent. Pentru a realiza acest lucru, selectaţi pur şi simplu
celulele şi apoi apăsaţi pe butonul Percent Style din bara de instrumente (mai
trebuie să precizez că este butonul ce conţine simbolul ”%” ?).
Stabilind câte zecimale folosim
Puteţi mări sau micşora numărul de zecimale folosite într-un număr formatat cu
stilurile Currency, Comma sau Percent apăsând pur şi simplu pe butonul
Increase Decimal sau Decrease Decimal, de asemenea localizate pe bara de
instrumente Formatting.
Figura 3-13:
Procentele
vânzărilor
lunare în
totalul pe
trimestru
după
formatarea
cu stilul
Percent
number.
De fiecare dată când apăsaţi pe butonul Increase Decimal (cel cu săgeata spre
stânga), Excel adaugă un loc pentru o nouă zecimală la formatul numeric
folosit. Figura 3-14 arată cum sunt vizualizate procentele în celulele de la B12
la D12 după ce am mărit numărul zecimalelor plasate în formatul procentual de
la nici una la două (stilul Percent nu foloseşte nici un loc zecimal). Am realizat
acest lucru apăsând butonul Increase Decimal de două ori consecutiv.
Figura 3-14:
Procentele
vânzărilor
lunare în
totalul pe
trimestru
după
adăugarea a
două
zecimale.
Valorile din spatele formatelor

Pentru a nu vă înşela în această privinţă, precizăm că aceste formate nu fac
altceva decât să asigure afişarea valorilor în tabel. Ca un bun iluzionist, un
format numeric particular apare de multe ori pentru a transforma în mod magic
unele intrări de date, dar în realitate, ele sunt aceleaşi vechi cifre cu care aţi
început. De exemplu, să presupunem că o formulă returnează următoarea
valoare:
25.6456
Acum să spunem că aţi formatat conţinutul celulei ce deţine acestă valoare cu

stilul Currency. Valoarea apare acum astfel:
$25.65
Această schimbare v-ar putea face să credeţi că Excel a rotunjit valoarea la două
zecimale. În realitate programul a rotunjit doar afişarea sumei, celula conţinând
încă aceeaşi valoare veche: 25.6456. Dacă folosiţi această celulă în altă formulă
din tabel, reţineţi că Excel foloseşte valoarea iniţială în calculele sale, nu ce a
arătat în celulă.
Să vedem ce se întâmplă dacă vreţi ca valorile să se potrivească aparenţelor

setate în tabel. Ei bine, Excel poate face acest lucru într-un singur pas. Fiţi
prevăzător, această schimbare nu are cale de întoarcere. Puteţi transforma toate
valorile pe care le doriţi în noul format, selectând o singură opţiune dintr-o
casetă de validare, dar nu puteţi reveni asupra acestei setări deselectând
opţiunea respectivă.
Ei bine, deoarece insistaţi să cunoaşteţi acest truc iată-l (să nu spuneţi că nu aţi
fost avertizat):
133
1. Asiguraţi-vă că toate valorile din foaia de lucru sunt formatate cu
numărul corect de zecimale.
Trebuie să faceţi acest pas înainte de a modifica valorile din tabel la
forma afişată de pe ecran.
2. Alegeţi Tools →Options de pe bara de meniuri.
3. Apăsaţi eticheta Calculation pentru afişarea opţiunilor.
4. Alegeţi caseta de validare ”Precision as Displayed”, selectaţi
această casetă şi faceţi clic pe butonul OK.
Excel afişază caseta de avertizare ”Data will permanently lose
accuracy” (“Datele vor pierde definitiv acurateţea”).
5. Continuaţi şi apăsaţi OK sau Enter pentru a modifica toate valorile
în aşa fel încât să corespundă celor afişate.
T După transformarea tuturor valorilor dintr-un tabel cu opţiunea Precision as

FA
Displayed, aşa cum am descris în paşii precedenţi, ar fi bine să selectaţi
S
comanda File → Save As şi să introduceţi numele fişierului în spaţiul alocat

(puteţi să adăugaţi “As Displayed” la numele existent al fişierului), înainte de a
apăsa Save sau Enter. În acest fel, veţi avea o copie a registrului de lucru
original cu valorile introduse sau calculate de Excel, aceasta putând fi o copie
de siguranţă a noului tabel.
Despre celelalte formate numerice

Excel suportă o mulţime de alte formate pentru numere decât cele uzuale cum
ar fi Currency, Comma sau Percent. Ca să le puteţi folosi selectaţi zona de
celule pe care vreţi să le formataţi, selectaţi apoi opţiunea Format Cells din
meniul contextual sau opţiunea Cells din meniul Format pentru a deschide
caseta de dialog Format Cells.
După ce s-a deschis caseta de dialog alegeţi opţiunea Number şi selectaţi

formatul dorit. Anumite categorii de formate de numere – ca Date, Time,
Fraction şi Special – vă oferă mai multe opţiuni de formatare. Alte formate
numerice ca Number şi Currency au propriile lor casete de validare care vă
permit să reeditaţi formatele lor. Pe măsură ce apăsaţi clic pe diferitele formate
din aceste liste, Excel vă arată ce efect ar avea acest format asupra valorii din
prima celulă selectată într-o zonă din fereastra deschisă. Când eşantionul
prezentat are formatul pe care îl doriţi, apăsaţi OK sau Enter pentru a-l aplica
întregii zone selectate.
Så aruncåm o privire asupra formatului Special
Excel conţine o categorie de formate numerice numită Special. Această

categorie conţine următoarele patru formate numerice care v-ar putea interesa:
9 Zip Code: reţine zerourile de la începutul numărului (importante în

scrierea codurilor Zip dar fără importanţă în operaţiile aritmetice) ca în
00123.
9 Zip Code + 4: separă automat ultimele patru cifre de primele cinci şi
păstrează zerourile iniţiale ca în 00123–5555.
9 Phone Number: include automat primele trei cifre ale numărului în
paranteze şi separă ultimele patru cifre de cele anterioare cu o linie ca în
(999) 555–1111.
9 Social Security Number: introduce automat cratime în interiorul
numărului pentru a separa cifrele în grupe de trei, două şi patru ca în 666–
00–9999.
Aceste formate sunt foarte utile când se creează baze de date în Excel care
lucrează cu date de tip coduri poştale, numere de telefon, şi uneori numere de
asigurări sociale (a se vedea Capitolul 9 pentru mai multe informaţii privind
crearea bazelor de date).
Crearea de formate personalizate
Dacă nici unul din formatele numerice descrise anterior nu se potrivesc

preferinţelor dumneavoastră, puteţi oricând să creaţi un format după preferinţa
dumneavoastră. Pentru a crea acest format trebuie să alegeţi opţiunea Custom
din caseta de dialog Format Cells şi apoi selectaţi codul formatului care este cel
mai apropiat de ceea ce doriţi, după care editaţi acest format în caseta Type.
Există o singură problemă când faceţi acest lucru: Excel avea dreptate să le
numească coduri de formate de numere. Tot ceea ce vedeţi în lista Type când
categoria selectată este Custom este o mulţime de coduri ciudate compuse din
#, 0, ?, D, M şi Y. Decât să munciţi din greu (sau, Doamne fereşte, să faceţi
vreo prostie, de exemplu să încercaţi să descifraţi aceste semne), faceţi-vă viaţa
mai uşoară şi fixaţi-vă atenţia pe zona unde se află eşantionul de sub caseta de
text Type care se modifică pe măsură ce selectaţi diferitele formate din lista cu
coduri. Acolo, Excel vă prezintă cum va arăta valoarea din celula activă din
zona selectată în formatul selectat. În momentul în care descoperiţi formatul
care vă place apăsaţi butonul OK sau Enter.
În plus, la alegerea construirii formatului după diferitele coduri, puteţi crea

propriul dumneavoastră set de coduri făcând o mică editare ingenioasă. Deşi
trebuie să folosiţi aceste coduri dificile pentru formatele numerice când realizaţi
135
această editare, nu trebuie să fiţi oameni de ştiinţă ca să vă daţi seama cum se
face (nu spun că a fi om de ştiinţă ar strica!).
T
FA
S
Decodificarea formatelor complicate

Dacă dumneavoastră chiar vreţi să ştiţi ce înlocuitor pentru o cifră şi este înlocuit de un
înseamnă diferitele coduri ale formatelor, iată zero dacă valorii îi lipseşte o cifră în acel loc.
răspunsul: fiecare format numeric poate ”#”-ul este un înlocuitor pentru o cifră ce nu
controla modul în care arată numerele poate fi înlocuită dacă valorii îi lipseşte o
pozitive, negative şi oricare altele. Aceste cifră în acel loc. “M”-ul este folosit pentru
părţi sunt separate de ; (orice format care nu luni în date, sau minute în scrierea orei, “D”-
este separat astfel, acoperă toate celelalte ul pentru zile, “Y”-ul pentru ani, “H”-ul pentru
tipuri de intrări de date). 0-ul este un ore şi “S”-ul pentru secunde.
Decât să vă plictisesc cu o grămada de exemple de formate numerice

personalizate, cu care şi un expert în calculatoare ar avea dificultaţi în a rămâne
treaz, vreau doar să vă iniţiez într-un format numeric personalizat pe care l-aţi
putea găsi foarte la îndemână în lucrările voastre, unul care ascunde afişarea
oricărei intrări în celulele lucrării dvs. (Puteţi continua să vedeţi textul introdus
în bara de formule când indicatorul celulei se află în interiorul celulei
respective). Puteţi să folosiţi formatul ascuns personalizat pentru a ascunde
temporar anumite şiruri de celule ce nu vreţi să fie tipărite sau vizibile pe ecran.
Pentru a realiza acest format personalizat ascuns, deschideţi caseta de dialog

Format Cells (Ctrl+1), apăsaţi clic pe Custom în lista de categorii a casetei de
dialog Format Cells, apoi selectaţi General în lista Type şi înlocuiţi acest text
cu următorul cod numeric:
;;;
Formatul numeric ascuns personalizat este constituit doar din trei semne punct
şi virgulă, la rând, fără spaţiu între ele. Pe cât de ciudat pare, aceste trei semne
punct şi virgulă semnalează programului să nu afişeze nimic pentru valori
pozitive, negative sau orice altceva.
După ce s-a introdus codul în caseta de dialog Type, faceţi clic pe butonul OK
sau apăsaţi Enter pentru a aplica formatul personalizat selecţiei curente de
celule. Formatul personalizat este reţinut ca făcând parte din registrul de lucru
respectiv atunci când salvaţi documentul (Reţineţi: nu neglijaţi butonul Save de
pe bara de meniuri Standard).
Când aplicaţi formatul ascuns, afişajul din interiorul celulelor dispare din
registrul de lucru (conţinutul apare însă în bara de formule, atunci când o celulă
este selectată). Pentru a face ca datele ascunse să apară, pur şi simplu selectaţi
celulele ascunse, deschideţi caseta de dialog Format Cells şi selectaţi unul
dintre celelalte formate vizibile (formatul General de exemplu) şi apăsaţi
Apply.
T De remarcat este faptul că formatele numerice personalizate pe care le creaţi

FA
sunt adăugate la sfârşitul listei Type. Aceasta înseamnă că data viitoare când
S
veţi deschide caseta de dialog Format Cells şi veţi selecta Custom în lista de
categorii, veţi fi nevoit să parcurgeţi lista Type până la capăt înainte de a
localiza şi selecta codul numeric pentru formatul pe care l-aţi creat.
Ajustarea coloanelor
Pentru acele momente când Excel 2000 nu ajustează automat şi satisfăcător
lăţimea coloanelor, programul face ca acestea să pară ceva simplu. Cel mai uşor
mod de a ajusta o coloană este să realizaţi o încadrare optimă, folosind opţiunea
Auto Fit. Cu aceasta metodă, Excel determină automat cât poate lărgi sau
îngusta coloane pentru a încadra cea mai lungă intrare de date din coloană.
Iată cum să folosiţi Auto Fit pentru a reuşi încadrarea optimă în coloană:
1. Poziţionaţi pointer-ul mouse-ului în partea dreaptă a chenarului
casetei de titlu a coloanei care necesită ajustarea.
Pointer-ul mouse-ului ia forma unei săgeţi bidirecţionale, care este de
fapt un instrument de modificare.
2. Faceţi dublu-clic.
Excel va lărgi sau îngusta coloana pentru a se potrivi celei mai lungi
intrări de date.
Puteţi obţine cea mai potrivită lungime pentru mai multe coloane concomitent;
tot ceea ce aveţi de făcut este să selectaţi toate coloanele care necesită ajustare
(dacă coloanele sunt învecinate, trageţi peste chenarul cu literele
corespunzatoare coloanelor; dacă nu se învecinează, ţineţi apăsată tasta Ctrl
în timp ce faceţi clic pe literele corespunzătoare coloanelor). După ce coloanele
sunt selectate, faceţi dublu-clic pe oricare dintre marginile din dreapta ale
chenarului.
Best Fit în genul Auto Fit nu realizează întotdeauna rezultatele aşteptate. Un

titlu lung care se împrăştie pe mai multe coloane spre dreapta, sfârşeşte prin a
produce o coloană largă incomodă când folosiţi Best Fit.
137
T Dacă credeţi că potrivirea automată nu este indicată, trageţi marginea din
FA
dreapta a coloanei (pe chenar), până când atinge mărimea dorită, în loc de a mai
S
apăsa dublu-clic. Această tehnică manuală pentru ajustarea coloanelor

funcţionează şi atunci când sunt selectate mai multe coloane. Reţineţi însă că
toate coloanele selectate vor avea mărimea pe care o atinge cea ajustată cu
ajutorul mouse-ului.
Puteţi la fel de bine să ajustaţi mărimea coloanelor din caseta de dialog Column
Width. Când folosiţi caseta de dialog, introduceţi numărul de caractere căruia
trebuie să-i corespundă lărgimea. Pentru a deschide această casetă de dialog,
alegeţi comanda Column Width din meniul de comenzi rapide (care se deschide
executând clic cu cel de-al doilea buton al mouse-ului pe orice coloană selectată
sau pe litera corespunzatoare coloanei) sau alegeţi Format→ Column→Width
de pe bara de meniuri.
Caseta de text Column width din Caseta de dialog Column Width arată câte
caractere pot fi cuprinse de lărgimea coloanei standard din foaia de lucru sau în
coloana curentă, dacă tocmai aţi ajustat-o. Pentru a schimba dimensiunile
tuturor coloanelor selectate din foaia de lucru (excepţie făcând cele deja ajustate
manual sau prin potrivirea automată) introduceţi o nouă valoare în caseta de
text Column Width, apoi faceţi clic pe butonul OK.
Dacă vreţi să ajustaţi coloanele folosind opţiunile de pe bara de meniuri, alegeţi

Format→Column→AutoFit Selection. De menţionat că puteţi folosi această
comandă pentru a realiza încadrarea optimă doar pentru celulele selectate. De
exemplu, să presupunem că vreţi să folosiţi încadrarea optimă pentru a ajusta o
coloană astfel încât să fie destul de largă pentru o zonă de titluri ale coloanelor
dar care să nu includă titlul tabelului (care se prelungeşte pe câteva coloane
neocupate spre dreapta). Tot ce aveţi de făcut este să selectaţi doar celulele care
conţin titlurile coloanelor tabelului ale căror dimensiuni trebuie ajustate înainte
de a alege Format→Column→AutoFit Selection.
Dacă vreţi să aduceţi o coloană sau o selecţie de coloane la dimensiunile

standard folosind meniurile din bara de meniuri, alegeţi Format→
Column→“Standard Width. Această acţiune va deschide caseta de dialog
“Standard Width ce conţine valoarea 8,43 (lungimea standard a oricărei
coloane). Pentru a reveni la dimensiunile standard ale tuturor coloanelor
selectate, apăsaţi butonul OK în această casetă de dialog, sau pur şi simplu
apăsaţi Enter.
Rânduri fluctuante
Povestea cu ajustarea dimensiunilor rândurilor este asemănătoare celei cu
ajustarea coloanelor, excepţie făcând faptul că faceţi mai puţină muncă ajustând
rânduri decât coloane. Aceasta deoarece Excel schimbă automat înălţimea
rândurilor pentru a permite afişarea integrală a textului la introducere (precum

ar fi selectarea unui font mai mare sau încadrarea textului într-o singură celulă –
amândouă vor fi explicate în cele ce urmează). Cele mai multe ajustări la
înălţimea rândului se fac atunci când vreţi să măriţi spaţiul între titlul tabelului
şi tabelul însuşi sau între un rând de capete de tabel şi tabelul de informaţii, fără
a adăuga un rând gol (a se vedea secţiunea “De sus până jos” de la sfârşitul
acestui capitol pentru detalii).
Pentru a mări înălţimea unui rând, trageţi marginea de jos a chenarului rândului,
până rândul este suficient de înalt. Pentru a scurta un rând, faceţi inversul
procesului anterior, trăgând de marginea de jos a chenarului rândului. Pentru a
folosi potrivirea automată în scopul realizării unei încadrări optime a datelor
dintr-un rând faceţi dublu-clic pe marginea de jos a chenarului rândului.
La fel ca în cazul coloanelor, puteţi să ajustaţi înălţimea rândurilor selectate cu

ajutorul unei casete de dialog. Pentru a deschide caseta de dialog Row Height
alegeţi comanda Row Height din meniul contextual al rândului (deschideţi
apăsând pe butonul secundar al mouse-ului) sau alegeţi Format→Row→Height
în bara de meniuri. Pentru a seta o nouă înălţime pentru rândurile selectate
introduceţi numărul de caractere în caseta de text Row Height şi apăsaţi butonul
OK (Înălţimea standard a rândurilor este de 12,75 caractere în cazul în care vă
interesează). Pentru a vă întoarce la cea mai bună ajustare pentru un anumit
rând, alegeţi Format→Row→AutoFit din bara de meniuri.
Acum le vezi, acum nu le mai vezi!

Iată un lucru amuzant privitor la îngustarea coloanelor şi a rândurilor: vă puteţi
lăsa dus de val şi puteţi face o coloană atât de îngustă sau un rând atât de scurt,
încât dispare literalmente din foaia de lucru. Este foarte la îndemână atunci
când nu vreţi ca unele părţi să fie vizibile. De exemplu, puteţi avea o foaie de
lucru care conţine salariile angajaţilor necesare calculării cifrelor bugetului
departamentului - puteţi prefera să nu luaţi în considerare acest lucru în cazul
majorităţii rapoartelor imprimate şi decât să pierdeţi timp mutând coloana cu
salarii în afara spaţiului de imprimare, puteţi pur şi simplu să ascundeţi coloana
până după ce aţi printat raportul.
Ascunderea rândurilor çi coloanelor, posibilå datoritå meniurilor

autoderulante çi meniurilor de comenzi rapide
Deşi puteţi ascunde coloanele şi rândurile unei lucrări pur şi simplu

reducându-le la minimum, Excel oferă o metodă mai simplă pentru a le
ascunde, prin intermediul meniului autoderulant Format sau cu ajutorul
meniurilor de comenzi rapide. Să presupunem că trebuie să ascundeţi coloana B
din foaia de lucru deoarece conţine informaţii irelevante sau secrete pe care nu
vreţi să le imprimaţi. Pentru a ascunde această coloană aţi putea urma paşii:
139
1. Faceţi clic oriunde în coloana B pentru a selecta coloana.
2. Alegeţi Format→Column→Hide de pe bara de meniuri.
Asta-i tot; coloana B dispare imediat. Toată informaţia din coloană dispare din
foaia de lucru. Când ascundeţi coloana B rândul literelor corespunzătoare
coloanelor devin: A, C, D, E, F etc.
De remarcat că aceeaşi coloană putea fi ascunsă la fel de bine, executând clic

pe litera corespunzătoare coloanei cu butonul secundar al mouse-lui şi apoi
executând clic pe Hide din meniul de comenzi rapide.
Acum, să presupunem că aţi imprimat foaia de lucrul şi trebuie să modificaţi

datele introduse în coloana B. Pentru a putea vizualiza coloana, urmaţi paşii:
1. Poziţionaţi pointerul mouse-ului pe chenarul coloanei A şi trageţi
spre dreapta, astfel încât să selectaţi coloanele A şi C.
Trebuie să trageţi de la A la C astfel încât să includeţi în selecţie şi
coloana ascunsă B – nu vă folosiţi de tasta Ctrl pentru că n-o veţi
include pe B.
2. Alegeţi Format→Column→Unhide din bara de meniuri.
Excel readuce coloana ascunsă B pe foaie şi toate cele trei coloane A, B, C, sunt
selectate. Puteţi acum să apăsaţi pe orice celulă din tabel pentru a deselecta
coloanele.
Reţineţi că aţi putea de asemenea să readuceţi coloana B în foaie selectând

coloanele A şi C apoi facând clic pe oricare dintre ele cu butonul secundar al
mouse-ului şi apoi executând clic pe comanda Unhide din meniul de comenzi
rapide al coloanei.
Ascunderea coloanelor çi a rândurilor cu ajutorul mouse-ului

Nu vă mint când vă spun că ascunderea şi reafişarea coloanelor cu mouse-ul vă
poate păcăli, deoarece cere un grad de precizie pe care s-ar putea să nu-l
posedaţi (mai ales dacă sunteţi începător). Oricum, dacă vă consideraţi un
adevărat maestru în mânuirea mouse-ului puteţi ascunde şi reafişa coloane
foarte simplu după cum urmează:
9 Pentru a ascunde o coloană cu mouse-ul, trageţi spre stânga marginea din
dreapta până când aceasta se află deasupra marginii din stânga, apoi
9 Pentru a ascunde un rând cu mouse-ul se trage marginea de jos a acestuia
în sus până când se suprapune peste marginea superioară.
Pe măsură ce mutaţi o margine, Excel afişează un SfatEcran conţinând

dimensiunile coloanei curent modificate sau înălţimea unui rând într-o casetă
lângă pointerul mouse-ului (exact ca atunci când apar casete în momentul în

care folosiţi bara de defilare sau ca în cazul ghidajului de umplere atunci când
folosiţi opţiunea AutoFill aşa cum a fost descris în Capitolul 1). Când acest
indicator de înălţime sau lăţime ajunge la 0,00 trebuie să ştiţi că este timpul să
eliberaţi butonul mouse-lui.
Reafişarea unei coloane sau a unui rând cu ajutorul mouse-lui este reversul
procesului de ascundere. De această dată trageţi marginea coloanei sau a
rândului în direcţia opusă, (dreapta pentru coloane şi jos pentru rânduri).
Singurul truc este că trebuie să poziţionaţi pointerul mouse-ului chiar pe
marginea coloanei sau rândului astfel încât să nu se preschimbe într-o săgeată
bidirecţională, ci într-una bidirecţională şi despărţită la mijloc (pentru detalii în
legătură cu diferenţa dintre forma săgeţii bidirecţionale despărţită la mijloc şi
forma săgeţii cu vechiul şi obişnuitul vârf dublu, în Tabelul 1-1).
FA
T Dacă vreodată ascundeţi manual o coloană sau un rând şi apoi observaţi că nu
puteţi face să apară acea blestemată săgeată despărţită la mijloc pentru a le
S
reafişa, nu vă enervaţi. În privinţa coloanelor pur şi simplu trageţi de la prima la

ultima coloană sau, iar cazul rândurilor, între acelea care sunt ascunse apoi
alegeţi comanda Unhide din meniul de comenzi rapide al coloanei sau rândului
(a se vedea capitolul anterior).
Jonglând cu fonturile
Când începeţi o nouă foaie de lucru, Excel stabileşte un singur font şi mărime
pentru toate celulele tabelului. Acest font variază în funcţie de imprimanta pe
care o folosiţi – pentru o imprimantă laser precum HP Laser Jet sau Apple
LaserWriter, Excel foloseşte un font denumit Arial de mărime 10. Deşi acest
font este potrivit pentru introducerile normale de date, aţi vrea poate să folosiţi
ceva care să se evidenţieze mai bine titlurile coloanelor şi titlul tabelului.
FA
T Dacă nu vă place foarte mult fontul standard folosit de Excel, îl puteţi modifica
alegând Tools→Options în bara de meniuri apoi selectaţi eticheta General.
S
Făcând acest lucru, veţi vedea o opţiune numită Standard font lângă capătul de
jos al casetei de dialog. Selectaţi noul font standard din listă. Dacă doriţi o
mărime diferită a fontului, alegeţi opţiunea Size şi introduceţi o nouă mărime
standard sau selectaţi-o din lista autoderulantă.
Cu instrumentele de pe bara de instrumente Formatting puteţi face majoritatea

schimbărilor de font (inclusiv să selectaţi un nou font sau o nouă mărime) fără
să apelaţi la setările din eticheta Font a casetei de dialog Format Cells (Ctrl+1).
141
9 Pentru a selecta un font nou pentru o selecţie de celule, faceţi clic pe
butonul autoderulant de lângă caseta tip listă autoderulantă Font de pe bara
de instrumente Formatting şi apoi selectaţi numele fontului pe care vreţi
să-l folosiţi, din listă. De reţinut faptul că Excel 2000 afişează acum
numele fiecărui font care apare în caseta respectivă scris chiar cu acel font
(deci numele devine un exemplu al modului cum arată fontul pe ecran).
9 Dacă vreţi să schimbaţi mărimea fontului, faceţi clic pe butonul cu listă
autoderulantă de lângă caseta Font Size de pe bara de instrumente
Formatting, apoi selectaţi noua mărime a fontului.
Puteţi de asemenea să adăugaţi atributele Bold, Italic şi Uderline, sau Strikeout

la fontul pe care îl folosiţi. Bara de instrumente Formatting conţine butoanele
Bold, Italic şi Uderline, care nu numai că adaugă aceste atribute la o selecţie de
celule dar le şi îndepărtează de asemenea. După ce apăsaţi pe unul dintre aceste
butoane, culoarea acestuia se va transforma din gri închis în gri deschis. Excel
face aceasta pentru ca butonul să arate ca şi când ar fi apăsat, împins în interior.
Când apeşi pe un buton cu această înfăţişare pentru a îndepărta un atribut, Excel
schimbă butonul la imaginea iniţială astfel încât nu mai apare ca şi cum ar fi
apăsat.
Chiar dacă veţi face cele mai multe schimbări de font folosind barele de
instrumente, probabil că vor fi şi momente când veţi găsi mai convenabil să
faceţi aceste schimbări cu Font din caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1).
După cum vedeţi în Figura 3-15,această opţiune Font din caseta de dialog
Format Cells aduce laolaltă sub acelaşi acoperiş, fonturi, stiluri diferite ale
aceluiaşi font precum Bold sau Italic efecte precum sublinierea şi linia de
mijloc, precum şi schimbări de culoare. Când vreţi să faceţi mai multe
schimbări legate de font pentru o selecţie de celule, opţiunea Font ar putea fi
cea mai bună alegere pe care o puteţi face. Unul dintre aspectele pozitive legate
de această opţiune este faptul că ea conţine o casetă Preview care vă indică cum
arată schimbările dvs de font (cel puţin pe ecran).
Figura 3-15:
Folosiţi
eticheta Font
a casetei de
dialog Format
Cells pentru a
efectua
variate
modificări
asupra
fontului.
Dacă schimbaţi culoarea fontului cu opţiunea Color din eticheta Font al casetei
de dialog Format Cells sau cu butonul Font Color de pe bara de instrumente
Formatting (ultimul buton), şi apoi imprimaţi foaia de lucru la o imprimantă
alb-negru, Excel redă culoarea în nuanţe de gri. Alegerea din lista de culori a
opţiunii Automatic face ca programul să preia culoarea setată iniţial în
Windows. Această culoare este negru dacă nu o schimbaţi în eticheta
Appearance din caseta de dialog Display Properties, în Windows 95/98 (pentru
informaţii suplimentare legate de acest subiect, a se vedea “Windows 95/98 For
Dummies”, autor Andy Rathbone).
Modificarea alinierii
Setarea pentru prima dată a alinierii pentru introducerea de date este o simplă
funcţie a tipului de intrări: toate acestea sunt aliniate la stânga, şi toate valorile
numerice la dreapta, dar dvs. puteţi modifica oricând aceste setări standard.
Bara de instrumente Formatting conţine trei instrumente normale de aliniere,

mai precis butoanele: Align Left, Center şi Align Right. Acestea aliniază
selecţiile de celule exact aşa cum vă aşteptaţi să o facă. După butonul Align
Right, se află de obicei un buton special de aliniere numit Merge and Center.
În ciuda numelui bizar, veţi ajunge să vreţi să cunoaşteţi această comandă. O

puteţi folosi pentru a centra un titlu de-a lungul întregului tabel în cîteva
secunde (sau chiar mai repede, depinde ce calculator aveţi). Figurile 3-16 şi
3-17 prezintă modul în care puteţi folosi această comandă. În Figura 3-16
observaţi că titlul pentru vânzările anului 2000 este “înghesuit” în celula A1.
Pentru că este un text lung, pătrunde în spaţiul celulei goale B1 aflate în
dreapta. Pentru a centra acest titlu deasupra întregului tabel (ceea ce va extinde
143
coloana A până la E) selectaţi zona de celule de la A1 la E1 apoi faceţi clic pe
Merge and Center de pe bara de instrumente Formatting. Figura 3-17 prezintă
rezultatul: celulele din rândul 1 al coloanelor de la A la E s-au unit într-o celulă,
şi acum titlul este centrat corespunzător în această celulă deasupra întregului
tabel.
T Dacă aveţi vreodată nevoie să împărţiţi o celulă foarte mare în unele mai mici,
FA
puteţi face acest lucru selectând celula, deschizând apoi caseta de dialog Format
S
Cells (Ctrl+1), apăsând eticheta Alignment şi apoi deselectaţi caseta de validare

Merge Cells după care tot ceea ce va mai trebui să faceţi va fi să faceţi clic pe
butonul OK sau să apăsaţi Enter.
Figura 3-16:
Centrarea
titlului foii de
lucru în mai
multe celule
cu opţiunea
Merge and
Center.
Figura 3-17:
Titlul foii de
lucru după
centrarea lui
în celulele
A-E.
Scopul indentårilor
În Excel 2000 puteţi indenta conţinutul unei selecţii de celule apăsând butonul
Increase Indent de pe bara de instrumente Formatting (butonul care se află în
mod normal imediat la stânga butonului Borders şi are imaginea unei săgeţi
care împinge liniile textului spre dreapta). De fiecare dată când apăsaţi acest
buton, Excel indentează conţinutul selecţiei curentă de celule la dreapta, cu
mărimea unui caracter din fontul standard (a se vedea secţiunea “Jonglând cu
fonturile” dacă nu ştiţi ce este fontul standard sau cum să îl schimbaţi).
Puteţi reveni asupra unei indentări în vederea reducerii acesteia, apăsând

butonul Decrease Indent din bara de instrumente Formatting (butonul care se
află în mod normal imediat la stânga butonului Increase Indent şi care are
imaginea unei săgeţi care împinge liniile textului spre stânga). De asemenea
puteţi schimba numărul de caractere cu care este redusă sau extinsă indentarea
conţinutului unei celule: deschideţi caseta de dialog Format Cells (Ctrl+1),
selectaţi eticheta Alignment, apoi modificaţi valoarea din caseta de text Indent
(introducând o nouă valoare în această casetă).
De sus pânå jos

Alinierile la stânga, dreapta şi centru se referă toate la introducerea unui text, în
funcţie de marginile din stânga şi din dreapta celulelor din tabel (considerate în
plan orizontal). De asemenea, puteţi, să aliniaţi vertical o intrare de date în
celulă faţă de marginile de sus şi de jos ale celulei. În mod normal toate datele
din celule sunt aliniate vertical la marginea de jos a celulei. Puteţi de asemenea
să centraţi vertical datele sau să le aliniaţi la marginea de sus a celulei.
Pentru a schimba alinierea verticală a unei porţiuni selectate, deschideţi caseta

de dialog Format Cells (Ctrl+1), alegeţi apoi opţiunea Alignment şi selectaţi
Top, Center, Bottom sau Justify din lista de opţiuni Vertical.
145
Figura 3-18:
Modificarea
alinierii
verticale prin
selectarea
opţiunii
Center din
meniul
autoderulant
Vertical.
Modificarea modului de încadrare al

textului
Titlurile coloanelor din tabelele foilor de lucru au fost întotdeauna o problemă-
fie trebuia să le lăsaţi foarte scurte, fie să le abreviaţi dacă doreaţi să evitaţi
lărgirea tuturor coloanelor mai mult decât necesitau datele în sine. Pentru a
depăşi această problemă, puteţi folosi cu mare încredere opţiunea Wrap Text.
Figura 3-20 prezintă o nouă foaie de lucru în care titlurile coloanelor conţinând
diferitele companii Mother Goose folosesc procedura de încadrare a textului
pentru a evita lărgirea coloanelor atât de mult cât necesită aceste nume lungi ale
companiilor.
Figura 3-19:
Titlul foii de
lucru după
centrarea pe
verticală în
rândul 1.
Figura 3-20:
O nouă foaie
de lucru cu
titlurile
coloanelor
conţinând
numele
companiilor
Întreprinderii
Mother
Goose
formatate cu
opţiunea
Wrap text.
Pentru a obţine efectul prezentat în Figura 3-20, selectaţi celulele care conţin
titlurile coloanelor (zona de celule B2:H2), apoi selectaţi opţiunea Wrap Text
din eticheta Alignment al casetei de dialog Format Cells pentru încadrarea
textului.
Prin încadrarea textului se separă lungile intrări dintr-o selecţie (care altfel s-ar
împrăştia peste spaţiul prevăzut sau n-ar putea fi afişat) în linii separate. Pentru
a integra mai multe linii într-o singură celulă, programul extinde automat
înălţimea rândului astfel ca întregul text încadrat să fie vizibil.
Când activaţi opţiunea Wrap Text, Excel continuă să folosească alinierea

verticală sau orizontală setată pentru celula respectivă. De reţinut că puteţi
folosi orice opţiune de aliniere orizontală, inclusiv Left, Right, Center, Justify
sau Center Across Selection. Nu puteţi utiliza însă opţiunea Fill. Selectaţi
opţiunea Fill din caseta tip listă autoderulantă Horizontal doar atunci când vreţi
ca Excel să repete intrarea de date pe toată lungimea celulei.
Dacă doriţi să încadraţi textul în celula sa proprie şi totodată vreţi ca Excel să

alinieze textul faţă de marginea din stânga şi faţă de cea din dreapta, selectaţi
opţiunea Justify Fill din meniul derulant Horizontal din eticheta Alignment al
casetei de dialog Format Cells.
T
Puteţi împărţi un text pe linii separate poziţionând pointer-ul mouse-ului în
FA
celulă (sau în bara de formule), acolo unde vreţi să înceapă noua linie şi
S
apăsând combinaţia Alt+Enter. Excel extinde rândul ce conţine celula (şi bara
de formule de deasupra) atunci când începe o nouă linie. Când apăsaţi Enter
pentru a valida sau edita datele din celule, Excel separă automat textul din
celulă, în concordanţă cu mărimea coloanei în care se află celula setată şi
poziţia de întrerupere a liniei.
147
Rearanjarea orientårii
În loc de a încadra textul introdus în celule, aţi putea considera mai potrivită
schimbarea orientării textului. Figura 3-21 prezintă o situaţie unde schimbarea
orientării titlurilor de tabel deja încadrarate este mult mai potrivită decât
încadrarea lor în orientarea normală din celule.
Acest exemplu prezintă acelaşi formular introdus în Figura 3-20 după ce s-a
schimbat orientarea titlurilor tabelului ale diferitelor companii Mother Goose.
De reţinut că schimbarea orientării textului permite coloanelor să fie mai
înguste decât atunci când sunt afişate în orientarea normală.
Figura 3-21:
Foaia de
lucru după
rotirea
titlurilor
companiilor
din rândul 2
cu 90 de
grade.
Pentru a face această schimbare, selectaţi zona de celule B2:H2, apoi în eticheta
Alignment din caseta de dialog Format Cells, apăsaţi pe rombul (care
corespunde orei 12) din marginea de sus a secţiunii Text Orientation, astfel
încât cuvântul Text să se deplaseze în sus, în timp ce în caseta de text de
dedesubt va apare scris 90 de grade. Puteţi schimba orientarea datelor din
celule, tastând numărul de grade în această casetă text, dacă nu vreţi să vă jucaţi
cu “rombul”. Apăsaţi Enter sau butonul OK pentru a aplica încadrarea. De
reţinut că rămâne selectată caseta de text Wrap pentru ca textul să fie simultan
rotit şi încadrat (pentru a evita coloanele foarte lungi şi subţiri).
Figura 3-22 prezintă aceleaşi titluri ale companiei după ce s-a folosit opţiunea
Text Orientation de pe eticheta Alignment a casetei de dialog Format Cells
pentru a le roti doar cu 45 de grade faţă de orizontală. Pentru a obţine acest
efect, s-a făcut clic pe rombul aflat între cel din partea de sus a diagramei
(corespunzător orei 12) şi cel din mijlocul ei (corespunzător orei 3). De
observat că s-ar fi putut obţine acelaşi efect prin introducerea numărului 45 în
caseta de text Degrees de sub diagrama Orientation.
Figura 3-22:
Foaia de
lucru după
rotirea
titlurilor
coloanelor
din rândul 2,
cu 45 de
grade în sus.
T Puteţi stabili rotaţia textului la orice valoare: de la 90 de grade în sus faţă de

FA
orizontală (+90 în caseta de text Degrees), până la 90 de grade în jos faţă de
S
orizontală (-90 în caseta de text Degrees), fie prin introducerea numărului de

grade în caseta de text Degrees, apăsând locul potrivit de pe diagrama
semicirculară, fie prin tragerea liniei care porneşte de la cuvântul Text în
diagramă spre unghiul dorit. Pentru a seta textul vertical, astfel încât fiecare
literă să fie deasupra alteia într-o singura coloană, faceţi clic pe suprafaţa
diagramei care prezintă cuvântul Text aranjat în acest fel (îmediat în stânga
diagramei care vă permite orientarea textului în sus sau în jos faţă de poziţia
orizontală).
149
Potrivirea prin reducere
Pentru cazurile în care doriţi să preveniţi acţiunea Excelului de a extinde
coloanele astfel încât să se potrivească cu înregistrările din celulele sale (cum
poate fi cazul atunci când trebuie să afişaţi un întreg tabel de date pe un singur
ecran sau pe o singură pagină scoasă la imprimantă), puteţi folosi noua opţiune
de control Shrink to fit din eticheta Alignment a casetei de dialog Format Cells.
Când selectaţi caseta de validare Shrink to fit, Excel reduce dimensiunile
fonturilor înregistrărilor din celulele selectate pentru a nu mai schimba lăţimea
coloanei curente. Trebuie să aveţi grijă însă atunci când folosiţi această opţiune
de control a textului deoarece, în funcţie de lungimea înregistrărilor şi de
lăţimea coloanei, puteţi ajunge să aveţi nişte intrări de text care sunt atât de mici
încât pot fi complet ilizibile.
Utilizarea bordurilor
Liniile de grilă inserate de regulă în foaia de lucru pentru a separa coloanele şi
liniile sunt doar nişte linii de ghidare pentru a vă ajuta să menţineţi conţinutul
foii aşa cum l-aţi dorit. Puteţi alege să le imprimaţi sau nu alături de datele
dumneavoastră. Pentru a scoate în evidenţă secţiunile din foaia de lucru sau
părţile unui anumit tabel, puteţi adăuga borduri sau umbre. Nu confundaţi
bordurile (care sunt linii trasate în jurul unei celule sau zone de celule) pe care
le adăugaţi pentru a evidenţia o anumită celulă selectată cu liniile de grilă
folosite de obicei pentru a defini marginile unei celule din foaia de lucru -
bordurile pe care le adăugaţi sunt printate indiferent dacă imprimaţi liniile de
grilă sau nu.
Pentru a vedea mai bine bordurile pe care le adăugaţi la celulele din foaia de
lucru, eliminaţi liniile de grilă care apar în foaia de lucru în mod normal,
urmând paşii:
1. Alegeţi Tools → Options de pe bara de meniuri şi selectaţi eticheta
View.
2. Selectaţi opţiunea Gridlines pentru a elimina semnul de bifare din
caseta sa.
3. Faceţi clic pe OK sau apăsaţi Enter.
De reţinut este faptul că acea casetă de validare Gridlines din caseta de dialog
Options stabileşte dacă liniile vor apare sau nu în foaia de lucru de pe ecran.
Pentru a stabili dacă grilele apar sau nu la imprimare ca parte integrantă a foii
de lucru, alegeţi File → Page Setup şi apoi selectaţi eticheta Sheet,după care
selectaţi sau deselectaţi caseta de validare Gridlines din cadrul secţiunii Print.
Pentru a adăuga borduri unei celule selectate, deschideţi caseta de dialog

Format Cells (Ctrl+l) şi apoi alegeţi eticheta Border (prezentat în Figura 3-23).
Selectaţi din zona Style a casetei de dialog, tipul de linie pe care doriţi să-l
utilizaţi şi apoi selectaţi din secţiunea Border a casetei de dialog, marginea sau
marginile pe care doriţi să aplicaţi această linie.
Figura 3-23:
Selectarea
bordurilor
pentru o zonă
de date cu
ajutorul
etichetei
Border din
caseta de
dialog Format
Cells.
La stabilirea locului unde doriţi ca liniile de bordură să fie trasate, trebuie să

aveţi în vedere urmatoarele lucruri:
9 Pentru ca Excel să traseze liniile de bordură în jurul întregii zone de celule,

faceţi clic pe butonul Outline din secţiunea Presets.
9 Dacă doriţi ca liniile de bordură să apară în jurul celor 4 margini ale
fiecărei celule a zonei de date, faceţi clic pe butonul Inside din secţiunea
Presets.
T Când doriţi să adăugaţi liniile de bordură unei singure celule sau în jurul unei
FA
zone de celule, nici nu trebuie măcar să deschideţi caseta de dialog Border ;
S
puteţi doar să selectaţi celula sau zona de celule şi apoi să faceţi clic pe butonul
Border cu listă autoderulantă de butoane din bara de instrumente Formating şi
să selectaţi ce tip de linii de bordură veţi folosi din cele care apar în paleta de
linii.
Pentru a elimina liniile de bordură, trebuie să selectaţi celula sau celulele care le
conţin, să deschideţi caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l) şi să selectaţi
butonul None din secţiunea Presets. De reţinut este faptul că puteţi să obţineţi
acelaşi efect prin apăsarea primului buton din meniul derulant Borders (acela
care arată doar liniile punctate de jur împrejurul şi din interiorul
dreptunghiului).
151
Aplicarea unor modele noi
Puteţi de asemenea să accentuaţi anumite secţiuni din foaia de lucru sau secţiuni
ale unui tabel din foaia de lucru, prin schimbarea culorii şi/sau modelului
celulelor sale. Dacă folosiţi o imprimantă alb-negru (aşa cum fac majoritatea),
veţi dori să restricţionaţi culorile utilizate, la nuanţa gri deschis din paleta de
culori. De asemenea, veţi dori să mai restricţionaţi şi folosirea modelelor la doar
câteva dintre cele mai utilizate, mai precis acelea cu puţine puncte, atunci când
doriţi să îmbunătăţiţi o selecţie de celule care conţine orice tip de intrări (altfel,
la imprimare informaţiile din celule vor fi aproape imposibil de citit).
Pentru a alege o nouă culoare şi/sau model pentru o parte a foii de lucru,
selectaţi celulele pe care doriţi să le “înfrumuseţaţi” şi deschideţi caseta de
dialog Format Cells (Ctrl+l), apoi alegeţi eticheta Patterns (prezentat în Figura
3-24). Pentru a schimba culoarea celulelor, faceţi clic pe culoarea dorită din
paleta Color afişată sub titlul Cell Shading. Pentru a schimba modelul celulelor
faceţi clic pe butonul derulant Patterns pentru a deschide o paletă de culori
extinsă care conţine un număr de modele alb-negru din care puteţi să alegeţi.
Faceţi clic pe modelul dorit din această paletă extinsă şi Excel vă va prezenta
cum va arăta opera dvs. din foaia de lucru, în caseta Sample a etichetei Patterns
din cadrul casetei de dialog Format Cells.
Figura 3-24:
Selectarea
unor noi
culori şi
modele din
eticheta
Patterns a
casetei de
dialog Format
Cells.
Pentru a îndepărta o culoare sau un model de umbră din celule selectaţi celulele,
deschideţi caseta de dialog Format Cells (Ctrl+l) şi selectaţi eticheta Patterns,
apoi alegeţi opţiunea No Color din partea superioară a paletei de culori.
Puteţi să atribuiţi selecţiei de celule, noi culori (dar nu şi noi modele) din paleta
Fill Color deschisă cu butonul Fill Color (penultimul buton, cel cu găleata de
vopsea) de pe bara de instrumente Formatting. Selectaţi doar celulele care
urmează a fi colorate, faceţi clic pe butonul tip listă autoderulantă Fill Color, şi
alegeţi culoarea dorită din paleta de culori care apare.
Cu toate că nu puteţi selecta noi modele (doar culori) cu opţiunea Fill Color,
puteţi elimina şi culorile şi modelele aplicate unei selecţii de celule prin
selectarea acestora, apăsarea butonului Fill Color şi apoi alegerea opţiunii No
Fill din partea superioară a paletei Fill Color care apare.
Dacă doriţi ca textul dintr-o zonă de celule să aibă o culoare diferită faţă de cea
de fundal, puteţi schimba culoarea textului din paleta Font Color prin apăsarea
pe butonul Font Color din bara de instrumente Formatting (chiar ultimul).
Schimbaţi culoarea textului din celulă prin alegerea unei noi culori din paleta
Font Color şi executarea unui clic pe butonul Font Color de pe bara de
instrumente Formatting. Pentru revenirea culorii textului dintr-o celulă la negru,
selectaţi celula sau celulele şi apoi alegeţi Automatic din partea superioară a
paletei Font Color.
Utilizarea paletelor flotante de borduri

Puteţi separa paleta Borders (aşa cum puteţi timp cât dumneavoastră lucraţi. Apoi, pentru
face şi cu paletele Fill Color şi Font Color) de a închide paleta flotantă atunci când veţi dori
bara de instrumente Formatting prin tragerea acest lucru, tot ceea ce va trebui să faceţi va
acesteia de bara de titlu, devenind astfel o fi să faceţi clic pe butonul Close din colţul din
paletă flotantă care este disponibilă atât dreapta sus al micuţei şi drăgălaşei ferestre.
EvidenÆierea stilurilor
Stilurile celulelor reprezintă modul în care Excel poate îmbina sub un singur
nume un întreg lot de diferite stiluri de formatare (incluzând formatarea
numerelor, a fontului, a aliniatului, a bordurilor, a tiparelor şi stabilirea
elementelor de securitate). Excel include şase astfel de stiluri de celule
încorporate. pe care le puteţi folosi în orice foaie de lucru: Comma, Comma [0],
Currency, Currency [0], Normal şi Percent. Şi atunci când adăugaţi
hiperlegături (precum cele descrise în Capitolul 10), Excel adaugă încă două
stiluri integrate: Hyperlink şi Followed Hyperlink.
Cel mai simplu dintre acestea este stilul Normal. Acesta este folosit automat în
formatarea tuturor celulelor dintr-o foaie de lucru nouă. Stilurile Comma,
Capitolul 3: Faceţi astfel încât totul să arate bine ______________________
153
Comma [0], Currency, Currency [0] şi Percent sunt folosite pentru a formata
celulele selectate care au diferite formatări numerice. (Stilurile Followed
Hyperlink şi Hyperlink sunt folosite pentru a formata legăturile hipertext din
foaia de lucru aşa cum s-a descris în Capitolul 10).
Pentru a aplica oricare din aceste stiluri (sau oricare altele pe care le puteţi crea
dvs.) selecţiei curente de celule, trebuie doar să alegeţi Format → Style de pe
bara de meniuri şi apoi să selectaţi un nou stil din lista autoderulantă Style.
Crearea de noi stiluri pentru o foaie de lucru este la fel de simplă ca şi realizarea
unei configurări. Tot ceea ce trebuie să faceţi este formatarea conţinutului unei
celule a foii de lucru folosind toate formatările pe care le doriţi în noul stil
(incluzând formatarea numerelor, a fontului, a aliniatului, a marginilor, a
modelelor, şi a securităţii – a se vedea Capitolul 6 în cazul în care nu aveţi nici
un indiciu despre acest ultim element amintit).
Apoi, cu indicatorul celulei poziţionat în mostra celulei formatată, deschideţi

caseta de dialog Style (prin alegerea Format → Style), alegeţi caseta de text
Style name, scrieţi numele noului dumneavoastra stil înainte să apăsaţi butonul
Add, şi faceţi clic pe OK sau apăsaţi Enter.
Următoarea dată când salvaţi registrul de lucru, Excel salvează noul stil ca parte
a documentului. Pentru a aplica noul stil şi altor celule din foaia de lucru,
trebuie doar să selectaţi celulele, să deschideţi caseta de dialog Style şi să
selectaţi numele stilului din lista autoderulantă Style name.
Stilurile sunt o modalitate foarte utilă pentru facilitarea utilizării formatării

numerice personalizate în foile de lucru. De exemplu, puteţi crea un stil
numeric ascuns folosind formatarea numerică personalizată despre care am
discutat mai devreme în acest capitol, care ascunde toate tipurile de informaţii
conţinute de celule. După crearea acestui format numeric personalizat (mă refer
la ”Realizarea formatelor numerice personalizate” din acest capitol pentru
detalii), aplicaţi-l unei celule mostră din foaia de lucru şi apoi creaţi un nou stil
numit Hidden în caseta de dialog Style şi adăugaţi-l la foaia de lucru. După
salvarea registrului de lucru cu acest nou stil, puteţi deci să-l aplicaţi şi altor
celule din foaia de lucru chiar din caseta de dialog Style.
T
FA
Urmaţi paşii enumeraţi în continuare dacă doriţi să îmbinaţi în registrul de lucru
S
curent stiluri create pentru alte registre de lucru salvate pe disc:

1. Deschideţi registrul de lucru care conţine stilurile pe care doriţi să
le copiaţi în foaia de lucru curentă.
2. Alegeţi comanda Window şi selectaţi registrul de lucru care trebuie
să primească aceste stiluri.
3. Alegeţi Format → Style de pe bara de meniuri pentru a deschide

caseta de dialog Style în registrul de lucru care va primi o copie a
acestor stiluri de la alt registru.
4. Faceţi clic pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog
Merge Styles, şi faceţi un dublu-clic pe numele registrului de lucru
din care veţi copia stilurile în caseta tip listă Merge Styles From.
5. Apăsaţi OK pentru a închide caseta de dialog Style şi continuaţi
îmbinarea.
Dacă registrul de lucru curent conţine stiluri (altele decât cele şase standard care
fac parte din orice nou registru) cu aceleaşi nume ca şi unele din acelea din
registrele din care copiaţi acele stiluri, Excel va face să apară o casetă de
avertizare întrebându-vă dacă doriţi să îmbinaţi stilurile care au acelaşi nume.
Pentru a scrie peste stilurile din registrul de lucru curent apăsaţi butonul Yes.
Pentru a îmbina doar stilurile cu nume diferite, apăsaţi pe butonul No. Pentru a
abandona întreaga îmbinare de stiluri, faceţi clici pe butonul Cancel.
Jucându-vå cu opÆiunea Format Painter

Folosirea stilurilor pentru formatarea foii de lucru este cu siguranţă un mod de
lucru care merită folosit atunci când aveţi de aplicat formatul respectiv de mai
multe ori în foaia de lucru pe care o creaţi. Totuşi, pot exista şi situaţii când
doriţi doar să refolosiţi o formatare de celulă şi să o aplicaţi unor zone de celule
selectate dintr-un singur registru de lucru fără să vă mai deranjaţi să creaţi un
nou stil.
Pentru acele situaţii când simţiţi nevoia să formataţi “din zbor“ (ca să ne
exprimăm în felul acesta), există descriptorul de formate, adică facilitatea
Format Painter (Descriptorul de formate) de pe bara de instrumente Standard
(aceea cu pictograma sub forma unei pensule pentru vopsire). Acest micuţ
instrument formidabil vă permite să copiaţi formatul unei anumite celule pe
care aţi înfrumuseţat-o şi să o aplicaţi altor celule din foaia de lucru prin simpla
selectare a acelora.
Pentru a folosi descriptorul de formate în vederea copierii formatului unei

celule în celulele din alte foi de lucru, urmaţi paşii:
1. Formataţi o celulă sau o zonă de celule din registrul de lucru,
selectând orice fonturi, aliniate, margini, modele, şi culori pe care
doriţi să le aplicaţi.
155
2. Cu indicatorul de celulă, într-una din celulele tocmai
înfrumuseţate, apăsaţi pe butonul Format Painter de pe bara de
instrumente Standard.
3. Trageţi indicatorul pensulei albe în formă de cruce (pe scurt
indicatorul Format Painter) peste toate celulele pe care doriţi să le
formataţi în acelaşi fel ca şi celula exemplu pe care aţi selectat-o
prima.
Imediat ce eliberaţi butonul mouse-ului, Excel aplică toate formatările
folosite în celula exemplu la toate celulele pe care tocmai le-aţi
selectat!
Pentru a menţine selectat indicatorul Format Painter în aşa fel încât să puteţi
formata o mulţime de alte celule cu acesta, faceţi dublu-clic pe butonul Format
Painter după ce aţi selectat celula exemplu cu formatul dorit. Pentru a opri
formatarea celulelor cu descriptorul de formate este nevoie doar să apăsaţi
butonul Format Painter (el rămâne activat atunci când apăsaţi dublu-clic pe el)
încă o dată pentru a reveni la starea sa iniţială şi reîntoarceţi indicatorul mouse-
ului la grosimea sa normală, forma de cruce albă.
De reţinut este faptul că puteţi folosi descriptorul de formate şi pentru a reveni

la plictisitorul formatul implicit al unei zone de celule. Pentru a realiza acest
lucru, apăsaţi pe o celulă goală, neformatată anterior aflată în foaia de lucru,
înainte să apăsaţi pe butonul Format Painter şi apoi folosiţi Indicatorul Format
Painter pentru a trage peste celulele pe care le doriţi revenite la formatul
implicit General.
Formatare condiÆionalå
Excel 2000 suportă un tip special de formatare a celulelor numit “formatare
condiţională”, în care formatul specificat este aplicat unei celule sau unei
selecţii de celule doar când ea conţine o anumită valoare sau un anumit interval
de valori. De exemplu, puteţi crea o formatare condiţională care arată conţinutul
unei celule la dimensiunea de 14, stilul aldin (în loc de dimensiunea normală
de 10, stilul obişnuit), doar atunci când celula conţine o anumită valoare (de
exemplu 150000) sau o valoare care se încadrează într-un interval bine definit
(între 50000 şi 100000). Puteţi, de asemenea, să afişaţi conţinutul unei celule în
roşu atunci când valoarea sa este negativă (mai mică decât 0).
Figura 3-25 prezintă un exemplu de formatare condiţională a declaraţiei

Încasările Estimate pentru anul 2001 ale centrelor companiei Jack Sprat Diet,
în celula Veniturilor Nete-Net Earnings (pierderilor-loss) (B28). Această celulă
conţine formula care calculează Veniturile Nete (sau pierderile în cazul în care
există).
În acest exemplu, vom folosi opţiunea Condiţional Formatting pentru a afişa

conţinutul acestei celule cu text negru îngroşat pe un fundal gri deschis, când
veniturile nete estimate sunt de 500000 $ sau mai mari şi, cu text roşu aldin pe
fundal negru, când veniturile nete estimate sunt mai mici decât 500000 $.
Pentru a face acest lucru posibil urmaţi paşii:
1. Selectaţi celula B28 unde va avea loc formatarea condiţională.

Înainte de folosirea opţiunii Conditional Formatting trebuie să selectaţi
celulele sau celula căreia-i veţi aplica această formatare.
Figura 3-25:
Formatarea
celulei
Veniturilor
nete (pierderi)
a declaraţiei
Incasărilor
Estimate, în
caseta de
dialog
Conditional
Formatting.
2. Alegeţi Format → Conditional Formating de pe bara de meniuri

pentru a deschide caseta de dialog Conditional Formatting.
3. Fiţi siguri că este selectată opţiunea ”Cell Value Is” şi nu opţiunea

”Formula Is” în prima listă derulant din aria Condition 1.
Când creaţi o formatarea condiţională, puteţi fie să specificaţi ca

celulele să fie formatate atunci când conţin o anume valoare sau un
interval de valori (caz în care trebuie să folosiţi opţiunea Cell Value
Is), fie să specificaţi când o formulă pe care o introduceţi pentru
formatarea condiţională este adevărată (are valoarea True) - caz în care
folosiţi opţiunea Formula Is).
4. Schimbaţi opţiunea ”between” din a doua casetă de text cu

”greater than or equal to” din a doua listă derulantă.
Când folosiţi opţiunea Cell Value Is, puteţi seta această a doua casetă
de text pentru una din elementele: între (between), nu este între (not
between), egal cu (equal to), diferit de (not equal to), mai mare decât
157
(greater than), mai mic decât (less than), mai mare sau egal cu (greater
than or equal to), sau mai mic sau egal cu (less than or), în funcţie de
situaţie.
5. Introduceţi 500000 în a treia casetă de text.
6. Selectaţi butonul Format din aria Condition 1 pentru a deschide

caseta de dialog Format Cells, unde introduceţi setările de
formatare pentru celulele selectate.
Această casetă de dialog Format Cells conţine trei etichete: Font,

Border, şi Patterns, pe care le puteţi folosi pentru a formata celulele
selectate când îndeplinesc prima condiţie.
7. Alegeţi setările de formatare pentru prima condiţie din etichetele

Font şi Patterns ale casetei de dialog Format Cells, apoi faceţi clic
pe butonul OK pentru a închide caseta de dialog Format Cells şi
pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting.
Pentru formatarea unei celule, când valoarea este mai mare sau egală
decât 500000, alegeţi Bold pentru stilul fontului şi Automatic pentru
culoare din eticheta Font şi gri deschis pentru culoarea de umbrire a
celulei în eticheta Patterns.
8. Selectaţi butonul Add din partea inferioară a casetei de dialog

Conditional Formatting pentru a extinde caseta de dialog către a
doua condiţie.
Când folosiţi Conditional Formatting , puteţi stabili mai multe sau mai
puţine condiţii, în funcţie de necesitate şi dorinţă. În acest exemplu,
aveţi nevoie doar de stabilirea a două condiţii de formatare: una pentru
cazul în care valoarea este de 500000 sau chiar mai mare şi alta când
valoarea este mai mică decât 500000.
9. Introduceţi elementele celei de-a doua condiţii în cel de-al doilea set
al casetelor de text.
Pentru a doua condiţie, am păstrat opţiunea Cell Value Is în caseta de

text, selectând “less than” în a doua casetă de text, şi introducând
500000 în a treia casetă de text (aşa cum este prezentat în Figura 3-25).
10. Selectaţi butonul Format din aria Condition 2 şi utilizaţi opţiunile

care apar în etichetele Font, Border, Patterns din caseta de dialog
Format Cells pentru a seta formatarea pentru a doua condiţie.
Pentru formatarea celei de-a doua condiţii, alegeţi stilul aldin, roşu
pentru culoare, în eticheta Font şi negru ca culoare de umbrire din
eticheta Patterns.
11. După setarea formatării celei de-a doua condiţii, apăsaţi OK în

caseta de dialog Format Cells pentru a o închide, apoi OK din
caseta de dialog Conditional Formatting pentru a o închide şi
aplica formatarea condiţională celulei selectate.
Figura 3-26 prezintă ceea ce se întâmplă după închiderea casetei de dialog

Conditional Formatting şi aplicarea formatării la Veniturile Nete (pierderi)
celula (B28). Deoarece valoarea curentă este mai mare decât 500000 Excel o va
formata cu elementele stabilite pentru prima condiţie (aldin, text negru pe
fundalul gri al unei celule). Figura 3-27 prezintă ce se întâmplă când schimbi
valorile din declaraţia încasărilor estimate precum cazul când valoarea din
celula (B28) Venituri Nete (pierdere) se află sub 500000. Când se întâmplă
acest lucru, Excel alege formatarea pentru a doua condiţie (aldin, text roşu pe
fundalul negru al unei celule) şi o aplică celulei Net Earnings (Loss) - Venituri
Nete (pierderi).
Figura 3-26:
Formatarea
pentru cea
de-a doua
condiţie este
aplicată
celulei Net
Earnings
(Loss)
deoarece
valoarea sa
este mai
mare decât
500000 $.
159
Figura 3-27:
Formatarea
pentru cea
de-a doua
condiţie este
aplicată
celulei Net
Earnings
(Loss)
deoarece
valoarea sa
este acum
mai mică
decât
500000$.
Capitolul 4
Să trecem în revistă
schimbările
În acest capitol
¾ Deschiderea registrelor de lucru pentru editare
¾ Corectarea greşelilor
¾ Mutarea şi copierea prin tragere şi plasare
¾ Copierea formulelor
¾ Mutarea şi copierea folosind opţiunile Cut, Copy şi Paste
¾ Ştergerea conţinutului celulelor
¾ Ştergerea coloanelor şi rândurilor din foaia de lucru
¾ Inserarea de noi coloane şi rânduri în foaia de lucru
¾ Verificarea ortografică a foii de lucru
I maginaţi-vă următoarea situaţie: tocmai aţi terminat crearea, formatarea şi

imprimarea unui proiect important cu Excel – o foaie de lucru cu bugetul
departamentului pentru un nou an fiscal, iar datorită faptului că aţi înţeles în
cele din urmă un pic despre modul în care să realizaţi acest lucru, aţi reuşit să
terminaţi lucrul la limită.
Aţi trimis registrul de lucru şefului dumneavoastră în aşa fel încât să poată
verifica cifrele. Vă ia mult timp pentru a face corecturi de ultim moment – vă
simţiţi stăpâni pe situaţie.
Apoi vine “palma” realităţii – şeful dumneavoastră vă trimite documentul

înapoi, şi este extrem de agitat: “Aţi uitat să includeţi estimările pentru orele
lucrate peste program; trebuie inserate chiar aici! Şi, ar mai fi ceva: în timp ce
le adăugaţi, puteţi să aranjaţi rândurile şi coloanele pentru a arăta mai bine?”
Pe măsură ce vă sugerează îmbunătăţiri, inima dumneavoastră începe să bată

mai tare. Aceste modificări sunt de alt tip, deoarece nu se spune clar ceea ce se
doreşte, ca de exemplu: “Schimbaţi aceste titluri de coloane de la stilul aldin la
italic şi adăugaţi umbriri la acest rând de totaluri.” E clar că vă aflaţi în faţa unei
munci mai intense decât aţi fost obişnuiţi până acum. Chiar mai rău, vă aflaţi în
faţa unor schimbări de structură care vă ameninţă foaia de lucru realizată deja
foarte bine.
Ca şi punctele slabe evidenţiate anterior, editarea unei foi de lucru se poate face
la diferite nivele:
9 Puteţi face schimbări care afectează conţinutul celulelor, precum copierea

unui rând cu titluri de coloane sau mutarea unui tabel într-o nouă zonă
dintr-o anumită foaie de lucru.
9 Puteţi face schimbări care afectează structura foii de lucru în sine, precum
inserarea de noi coloane sau rânduri (în aşa fel încât să puteţi introduce
date care au fost anterior omise) sau ştergerea de coloane sau de rânduri
inutile de la un tabel existent în aşa fel încât să nu lăsaţi vreun loc liber.
9 Puteţi chiar să faceţi schimbări în legătură cu numărul de foi de lucru
dintr-un registru (fie prin adăugarea, fie prin ştergerea foilor).
În acest capitol, veţi descoperi cum să faceţi, pe îndelete toate aceste tipuri de
schimbări dintr-un registru. După cum vedeţi, operaţiile mecanice de copiere şi
mutare de date sau inserare şi ştergere de noi coloane şi rânduri sunt uşor de
făcut, însă impactul pe care-l au aceste acţiuni pe foaia de lucru este mai greu
de înţeles. Dar nu vă îngrijoraţi! Puteţi întotdeauna să corectaţi greşelile cu
ajutorul butonului Undo, pentru a vă reveni după ce aţi facut o greşeală care
face ca o întreagă foaie de lucru să devină nimic altceva decât haos şi
dezordine.
Deschiderea registrelor de lucru în

vederea editårii
Aceste elemente vă vor fi prezentate pentru a preveni situaţiile în care aţi putea
face vreo stricăciune – mă refer, desigur la vreo modificare - la un registru de
lucru, pe care trebuie să-l deschideţi în Excel. Pentru a deschide un registru de
lucru, puteţi da clic pe butonul Open de pe bara de instrumente Standard (de
obicei cea de-a doua din stânga, cu o pictogramă a unui folder deschizându-se),
puteţi alege File → Open de pe bara de meniuri, sau puteţi chiar să folosiţi
combinaţiile rapide de taste Ctrl+O (sau, dacă preferaţi tastele, funcţionale
Ctrl+F12).
Capitolul 4: Să trecem în revistă schimbările __________________________
163
Oricum o veţi deschide. Excel vă prezintă caseta de dialog Open similară cu cea
din Figura 4-1, apoi selectaţi registrul de lucru la care doriţi să lucraţi din caseta
tip listă din mijlocul casetei de dialog Open. După apăsarea pe numele fişierului
din acestă căsuţă cu listă, o puteţi deschide prin alegerea butonului Open sau
prin apăsarea tastei Enter. Dacă vă vine mai uşor cu mouse-ul, executaţi dublu-
clic pe numele registrului de lucru din caseta tip listă pentru a-l deschide.
Deschiderea simultanå a mai multor

registre de lucru
Dacă ştiţi că veţi edita mai mult de o foaie din registrele de lucru din lista
casetei Open, puteţi selecta mai multe fişiere din listă şi Excel le va deschide (în
ordinea în care sunt afişate) când apăsaţi pe butonul Open sau tasta Enter.
Butonul Delete Butonul Create New Folder
Butonul Search the Web Butonul View
Butonul Up One Level Butonul Tools
Figura 4-1:
Caseta de
dialog Open.
Reţineţi că pentru a selecta mai multe fişiere afişate secvenţial în caseta tip listă,
trebuie să apăsaţi pe primul nume de fişier, ţinând apăsată tasta Shift în timp ce
apăsaţi pe numele ultimului fişier. Pentru a selecta fişierele care nu sunt listate
secvenţial, trebuie să ţineţi apăsată tasta Ctrl pe măsură ce selectaţi diferite
nume de fişiere.
După ce registrele de lucru sunt deschise în Excel, puteţi accesa şi alte registre
prin selectarea numelui lor din meniul autoderulant Window. (a se vedea
Capitolul 7 pentru detalii despre lucrul cu mai multe foi de lucru în acelaşi
timp).
Deschiderea registrelor de lucru recent

editate cu ajutorul meniului File
Dacă ştiţi că registrul de lucru pe care trebuie să-l editaţi este unul dintre cele
deschise recent, nu trebuie nici măcar să folosiţi caseta de dialog Open. Pur şi
simplu deschideţi meniul autoderulant File şi selectaţi numele fişierului din
partea inferioară a acestuia (Excel are o listă autoderulantă a ultimelor patru
fişiere pe care le-aţi deschis). Dacă registrul de lucru cu care doriţi să lucraţi
este unul din cele listate în partea inferioară a meniului File, îl puteţi deschide
prin efectuarea unui clic pe numele din meniu sau prin introducerea numărului
sau (1, 2, 3 sau 4).
FA
T Dacă doriţi, puteţi stabili ca Excel să listeze un anumit număr de fişiere în
partea inferioară a meniului File. Pentru a schimba numărul fişierelor listate în
S
acest meniu, urmaţi paşii:

1. Alegeţi Tools → Options de pe bara de meniuri pentru a deschide
caseta de dialog Options.
2. Faceţi clic pe eticheta General din caseta de dialog Options.
3. Faceţi clic pe butonul cu săgeată al casetei de text “entries” (care
se află în continuarea casetei de validare “Recently used file list”)
pentru a mări sau micşora numărul din această casetă. Acelaşi
efect îl puteţi obţine introducând numărul dorit de la tastatură.
4. Faceţi clic pe OK sau apăsaţi Enter pentru a închide caseta de
dialog Options.
De reţinut este faptul că dacă nu doriţi ca fişierele recent utilizate să apară

listate în partea inferioară a meniul File, trebuie doar să deselectaţi caseta de
validare Recently used file list a casetei de dialog Options.
Când nu çtiÆi unde så gåsiÆi fiçierele…

Singura problemă pe care o puteţi întâlni la deschiderea unui document din
caseta de dialog Open este localizarea fişierului. Totul este în regulă atât timp
cât puteţi identifica registrul de lucru dorit în lista cu nume din caseta tip listă;
problema apare însă atunci când un fişier pare să fi migrat într-un mod
misterios şi, în concluzie, nu mai poate fi găsit în listă. În acestă ultimă situaţie,
trebuie să vă aşteptaţi la…
Cåutarea pe întregul disc
Atunci când nu puteţi găsi fişierul dorit, primul lucru pe care trebuie să-l faceţi
este să verificaţi dacă dosarul în care efectuaţi căutarea este cel potrivit, pentru
165
că dacă nu este, cu siguranţă că nu o să găsiţi registrul dorit niciodată. Pentru a
stabili care dosar este deschis, selectaţi-l din caseta tip listă autoderulantă Look
in aflată în partea superioară a casetei dialog Open (a se vedea Figura 4-1).
Dacă dosarul deschis nu este cel care conţine registrul de lucru de care aveţi
nevoie, trebuie să-l deschideţi pe cel potrivit. În Excel, puteţi folosi butonul Up
one level (a se vedea Figura 4-1) din caseta de dialog Open pentru a schimba
nivelele, aceasta până în momentul în care dosarul dorit apare în caseta tip listă.
Pentru a-l deschide, faceţi clic pe pictograma sa din caseta tip listă şi apoi faceţi
clic pe butonul Open sau Enter (sau puteţi să daţi un dublu-clic pe pictograma
sa).
Dacă registrul de lucru pe care doriţi să-l deschideţi se află pe un alt disc, puteţi
folosi butonul Up one level până când apare pictograma driver-ului C: în caseta
tip listă autoderulantă Look in, moment în care trebuie să faceţi clic pe
pictograma sa şi apoi alegeţi butonul Open sau apăsaţi pe Enter (acelaşi efect îl
puteţi obţine executând dublu-clic pe pictogramă).
După ce aţi localizat fişierul pe care doriţi să-l folosiţi, cu ajutorul casetei de
dialog Open, îl puteţi deschide prin executarea unui clic pe pictograma sa sau
prin apăsarea butonului Open/tastei Enter (pentru a obţine acelaşi efect, daţi
dublu-clic pe pictogramă).
Folosiţi butoanele din partea stângă a casetei de dialog Open (adică butoanele
History, My Documents, Desktop, Favorites şi Web Folders) pentru a deschide
mai uşor orice dosar care conţine registre de lucru şi este asociat unuia dintre
aceste butoane:
9 Faceţi clic pe butonul History pentru a deschide registrele salvate în

dosarul Recent (localizat în interiorul dosarului Office, aflat la rândul său
în dosarul Microsoft).
9 Faceţi clic pe butonul My Document pentru a deschide registrele salvate în
dosarul Personal din interiorul folderului Windows. (De fapt, pe unele
calculatoare, butonul My Document din caseta de dialog Open Excel 2000
este chiar butonul Personal.)
9 Faceţi clic pe dosarul Desktop pentru a deschide registrele salvate direct
pe hard-disc-ul calculatorului dumneavoastră.
9 Faceţi clic pe butonul Favorites pentru a deschide registrele salvate în
Favorites, aflat la rândul său în dosarul Windows.
9 Faceţi clic pe butonul Web Folders pentru a deschide registrele (în special
acelea salvate ca pagini Web) salvate în orice dosar de Web care sunt
create pe hard disc-ul dumneavoastră (a se vedea Capitolul 10 pentru
detalii despre salvarea registrelor din Excel ca pagini Web şi despre
dosarele Web de pe calculatorul dumneavoastră).
Lucrul cu Favorites
Presupunând că aţi localizat cu succes fişierul căutat urmând procedura descrisă

anterior, trebuie să vă spun că prin simpla adăugarea a fişierului la dosarul
Favorites puteţi scăpa de toată această muncă, pe viitor, când veţi avea nevoie
să deschideţi acest fişier.
Pentru a adăuga un dosar (sau un anumit fişier) în Favorites, urmaţi paşii:

1. Selectaţi dosarul sau pictograma fişierului (aşa cum a fost descris
în secţiunea anterioară) din caseta de dialog Open.
2. Selectaţi Tools → Add To Favorites din caseta de dialog Open (a
se vedea Figura 4-1).
Efectul obţinut este adăugarea dosarului sau fişierului selectat din
caseta de dialog Open în cadrul Favorites.
După ce aţi adăugat un fişier sau un dosar în cadrul Favorites, îl puteţi deschide
din caseta de dialog Open prin apăsarea pe butonul Favorites din partea stângă
a casetei de dialog, iar apoi prin executarea dublu-clic fie pe dosar, fie pe
pictograma fişierului. Acelaşi rezultat îl puteţi obţine prin selectarea fişierului
sau a dosarului şi efectuarea unui clic pe butonul Open sau apăsarea tastei
Enter.
Joaca de-a v-aÆi ascunselea cu fiçierele
Mai nou, caseta de dialog Open are încorporată facilitatea Find pe care o puteţi
folosi pentru a localiza un fişier din dosarul deschis. Datorită acestei facilităţi,
în caseta de dialog Open aveţi posibilitatea de a reduce căutarea numai la acele
fişiere care îndeplinesc anumite condiţii (cum ar fi condiţia: astăzi sau
săptămâna aceasta, ca moment al ultimei modificări) sau numai la acele fişiere
care conţin o anumită particularitate sau text (cum ar fi cele realizate de un
anumit autor sau cele care conţin cuvinte cheie).
Dacă folosiţi facilitatea Find din caseta de dialog Open, puteţi preciza exact
cum să decurgă căutarea, prin specificarea unor criterii precum:
9 Registre de lucru al căror nume conţin un anumit text.

9 Registre de lucru de alt tip decât Excel.
9 Registre de lucru care conţin un anumit text sau o anumită particularitate
cum ar fi titlul, autorul, sau cuvintele cheie introduse în prezentarea pe
scurt a fişierului.
9 Registre de lucru create sau modificate la o anumită dată sau între anumite
date.
167
Pentru a deschide caseta de dialog Find, unde puteţi specifica criteriul de
căutare, alegeţi Tools→Find din caseta de dialog Open. Figura 4-2 vă prezintă
caseta de dialog Find unde vă puteţi specifica criteriul dorit.
Figura 4-2:
Caseta de
dialog Fiind.
9 În mod normal, toate criteriile de căutare pe care le specificaţi în caseta de

dialog Find sunt cumulative, acest lucru însemnând că fişierul respectiv
va fi găsit de către Excel, doar în cazul în care îndeplineşte toate condiţiile
(deoarece butonul radio And este selectat). Dacă doriţi ca Excel să
găsească un fişier în cazul în care îndeplineşte unul dintre criteriile
specificate, faceţi clic pe butonul radio Or din caseta tip listă.
9 Implicit, Excel caută numele de fişiere şi face potrivirile sale în funcţie de
conţinutul pe care l-aţi introdus în caseta de text Value. Dacă doriţi ca
Excel să verifice alte particularităţi (precum autorul, conţinutul, data
creării, etc.), deschideţi caseta autoderulantă Property şi apoi alegeţi
particularitatea dorită din lista care apare.
Lăsaţi criteriile de căutare pentru altă dată...

Este bine de ştiut că puteţi reţine un criteriu ”For Eyes Only”, sau ceva asemănător), apoi
de căutare utilizat, pentru a-l folosi şi altă faceţi clic pe OK. Pentru a reutiliza acel
dată. Pentru a salva criteriul de căutare care criteriu pentru localizarea unor fişiere în
apare în caseta tip listă Find files that match caseta de dialog Open, faceţi clic pe butonul
these criteria al casetei de dialog Find, Open Search din caseta de dialog Find şi
selectaţi butonul Save Search, introduceţi selectaţi numele respectiv din caseta de
numele dorit pentru căutarea dumneavoastră dialog Open Search.
(de exemplu: All files on C: with keywords
9 În general, Excel verifică dacă o anumită valoare sau parte din text este
conţinută de particularitatea specificată (fie ea numele fişierului, autorul,
sau orice altceva). Dacă doriţi ca fişierele să fie recunoscute ca fiind cele
căutate doar în cazul în care particularităţile lor încep sau se termină cu
textul sau valoarea respectivă, deschideţi caseta tip listă autoderulantă
Conditions şi selectaţi una din opţiunile: Begins with / Ends With.
9 Introduceţi valoarea sau textul care ar trebui să se potrivescă cu cea (cel)
din caseta de text Value. De exemplu, dacă doriţi să găsiţi toate fişierele al
căror cuprins include textul “Jack Sprat”, introduceţi Jack Sprat în caseta
de text. Dacă însă doriţi să găsiţi toate fişierele al căror conţinut include
numărul “1,251,750”, introduceţi 1251750 în caseta de text Value.
Când terminaţi de stabilit criteriile de căutare în zona Define more criteria, le

puteţi adăuga în caseta tip listă Find files that match these criteria, prin
efectuarea unui clic pe butonul Add to List. Dacă doriţi să se facă distincţie
între literele mici şi majuscule (atunci când este vorba de text), trebuie să
selectaţi caseta de validare Match exactly.
În mod normal, Excel efectuează căutarea în dosarul curent din lista

autoderulantă Look in a casetei de dialog Find. Dacă doriţi, puteţi schimba
dosarele în care se va efectua căutarea, prin deschiderea casetei tip listă
autoderulantă Look in şi selectarea unui alt nivel din ierarhia fişierelor. Dacă
doriţi ca Excel să caute în toate dosarele care sunt conţinute în cel afişat în
caseta autoderulantă Look in, selectaţi caseta de validare Search subfolders. De
exemplu, dacă doriţi ca Excel să caute pe întreg hard disc-ul, mai precis în toate
dosarele de pe acesta, trebuie să selectaţi Hard disk (C:) din caseta tip listă
autoderulantă Look in şi apoi caseta de validare Search subfolders.
După ce aţi adăugat toate criteriile dorite pentru căutare, faceţi clic pe butonul
Find Now pentru ca Excel să înceapă căutarea fişierelor care îndeplinesc
condiţiile impuse. În timpul acestei căutări, Excel închide caseta de dialog Find,
lăsând deschisă doar caseta de dialog Open. Când programul termină căutarea
fişierelor, vă prezintă rezultatele (incluzând poate şi registrele pe care doriţi să
le folosiţi) în lista din caseta de dialog Open. În cazul în care căutarea se face
într-o mulţime de dosare (de exemplu toate dosarele de pe hard disc), puteţi
chiar să fiţi nevoiţi să folosiţi bara de derulare pentru a putea vizulaliza toate
pictogramele fişierelor găsite.
Pentru a face o identificare corectå
În mod normal, Excel afişează fişierele în caseta de dialog Open sub forma unei
liste simple în care se află pictogramele dosarelor sau fişierelor găsite.
Pentru a schimba modul de vizualizare al acestora în caseta de dialog Open,

trebuie să selectaţi una din următoarele opţiuni care apar în meniul derulant în
169
momentul în care apăsaţi pe butonul View din caseta de dialog Open (a se
vedea Figura 4-1):
9 Selectaţi Details pentru a afişa pictograma, numele, dimensiunea în

kilobytes şi tipul fişierului, alături de precizarea ultimei date la care a fost
modificat (aşa cum se poate observa şi în Figura 4-3).
Figura 4-3:
Caseta de
dialog Open
după ce a
fost ales
modul de
vizualizare
Details.
9 Selectaţi Properties pentru a prezenta pe scurt informaţiile despre fişiere

alături de pictograma şi numele acestora, în momentul în care selectaţi
fiecare fişier din listă (aşa cum se poate observa şi în Figura 4-4). (Pentru
a realiza prezentarea sumară a unui fişier, selectaţi-l din caseta de dialog
Open, apoi alegeţi Tools → Property şi apăsaţi pe eticheta Summary din
caseta de dialog cu proprietăţi care se va deschide.)
9 Selectaţi Preview pentru ca în momentul alegerii unui fişier din listă, să
poată fi previzualizat în miniatură colţul din stânga sus al primei foi de
lucru a registrului respectiv, alături de pictograma fişierului şi numele său
(aşa cum se poate observa şi în Figura 4-5).
Figura 4-4:
Caseta de
dialog Open
după ce a
fost ales
modul de
vizualizare
Properties
Figura 4-5:
Caseta de
dialog Open
după ce a
fost ales
modul de
vizualizare
Preview
ModalitåÆi speciale de deschidere a

fiçierelor
Meniul derulant ataşat butonului Open din caseta de dialog Open, vă permite să
deschideţi registrul(ele) selectat(e) în diferite feluri. Acestea sunt:
9 Open Read Only: Această comandă deschide “doar în citire” fişierele

care sunt selectate în caseta de dialog Open, ceea ce înseamnă că puteţi
privi dar nu puteţi face modificări. Pentru a salva modificările efectuate
într-un astfel de fişier, trebuie să alegeţi File → Save As de pe bara de
meniuri a Excel-ului şi să daţi un nou nume fişierului respectiv (a se vedea
Capitolul 2).
171
9 Open As Copy: Această comandă deschide o copie a fişierelor care sunt
selectate în caseta de dialog Open, astfel încât, dacă cumva amestecaţi
copiile, aveţi la dispoziţie originalele, iar acest lucru este extraordinar.
9 Open in Browser: Această comandă deschide registrele de lucru salvate
ca pagini Web (aşa cum este descris în Capitolul 10) pe navigatorul
dumneavoastră favorit (care în mod normal ar trebui să fie Microsoft
Internet Explorer). Reţineţi că această comandă nu este valabilă decât dacă
programul identifică fişierul sau fişierele selectat(e) ca fiind salvate drept
pagini Web şi nu ca fiind simple registre de lucru.
Tot ce se poate cunoaçte referitor la

comanda Undo
Înainte de a vă apuca să distrugeţi registrul de lucru pe care tocmai l-aţi deschis,
ar trebui să cunoaşteţi comanda Undo şi modul în care puteţi să îndreptaţi multe
din lucrurile pe care le-aţi greşit. Comanda Undo din meniul Edit este o
adevarată comandă cameleon. Dacă ştergeţi conţinutul unei celule selectate cu
comanda Clear din acelaşi meniu, Undo se transformă în Undo Clear. Dacă
mutaţi informaţiile unei celule dintr-o parte în alta a foii de lucru cu comenzile
Cut and Paste (tot din meniul Edit), comanda Undo se va transforma in Undo
Paste.
Comanda Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor

Ctrl+Z, sau executarea unui clic pe butonul Undo de pe bara de instrumente
Standard (cel cu sageată curbată îndreptată spre stânga).
T Comanda Undo din meniul Edit se schimbă cu fiecare acţiune pe care o

FA
întreprindeţi. Deoarece se schimbă continuu după fiecare acţiune, dacă nu sunt
S
luate măsuri în timp util pentru ca foaia de lucru să revină la forma iniţială,
înainte de a trece la alte acţiuni, va trebui consultat meniul butonului Undo de
pe bara de instrumente Standard pentru a selecta acţiunea care vreţi să fie
anulată. Pentru a deschide acest meniu, tot ceea ce trebuie să faceţi este să faceţi
clic pe butonul tip listă autoderulantă care apare la dreapta pictogramei Undo
(cel cu săgeata curbată îndreptată spre stînga). După ce se deschide lista
autoderulantă, faceţi clic pe acţiunea care o doriţi anulată. Excel va anula
această comandă şi toate comenzile care o preced, comenzi ce vor fi selectate
automat.
AcÆiunile afectate de Undo pot fi refåcute

cu opÆiunea Redo
După alegerea comenzii Undo (prin orice metodă considerată mai convenabilă),
Excel 2000 adaugă o nouă comandă Redo în meniul Edit. Dacă ştergeţi datele
introduse într-o celulă cu comenzile Edit→Clear→All de pe bara de meniuri iar
după aceasta alegeţi Edit →Undo Clear (sau fie apăsaţi combinaţa de taste
Ctrl+Z, fie apăsaţi butonul Undo de pe bara de instrumente), la următoarea
deschidere a meniului Edit, se poate vedea comanda în partea superioară a
listei, chiar sub Undo:
Redo→Clear Ctrl+Y
Când alegeţi comanda Redo, Excel repetă acţiunea pe care tocmai aţi anulat-o.
De fapt, acest lucru pare mai complicat decât este. Acest lucru înseamnă că
puteţi “pendula” între rezultatul unei acţiuni şi foaia de lucru aşa cum arăta
înainte de acţiune până când vă hotărâţi ce să faceţi în privinţa foii de lucru (sau
până când se stinge lumina şi este închisă clădirea în care lucraţi).
T Retineţi că este mult mai uşor să apăsaţi butoanele Undo si Redo de pe bara de
FA
instrumente decât să alegeţi aceste comenzi din meniul autoderulant Edit.
S
Butonul Undo este cel cu săgeata îndreptată spre stânga, iar butonul Redo este
cel cu imaginea săgeţii spre dreapta. Reţineţi că s-ar putea ca butonul Redo să
nu apară pe bara de instrumente Standard prima dată când doriţi să o folosiţi.
Dacă vedeţi numai butonul Undo pe bara de instrumente trebuie să selectaţi
butonul Redo de pe paleta More Buttons activată printr-un clic pe butonul More
Buttons (cea cu pictograma >>).
Puteţi să refaceţi mai multe acţiuni dintr-o foaie de lucru printr-un clic pe
butonul autoderulant de la dreapta butonului Redo (săgeata îndreptată spre
dreapta) şi efectuarea unui clic pe acţiunea dorită din meniu. Excel va reface
acţiunea pe care o selectaţi si toate celelalte acţiuni care o precedă în meniu.
Ce remediu existå atunci când nu se poate

folosi comanda Undo?
Tocmai când credeţi că puteţi să începeţi să modificaţi cel mai important
registru de lucru al companiei unde lucraţi, trebuie să vă spun că nu se poate
folosi anularea tot timpul. Cu toate că puteţi reface ultima greşeală: ştergere
neintenţionată, mişcare greşită sau copiere nu prea înţeleaptă, nu puteţi anula
ultima salvare imprudentă (amintiţi-vă momentul în care aţi vrut să alegeţi Save
As din meniul File pentru a salva foaia de lucru editată cu alt nume, dar aţi ales
Save şi aţi salvat până la urmă schimbările ca parte a documentului curent).
173
Din păcate, Excel nu vă anunţă în timp util care este momentul în care sunteţi
pe punctul de a face un pas acolo de unde nu vă mai puteţi întoarce. Dupa ce aţi
făcut mişcarea care nu poate fi anulată şi aţi deschis meniul Edit, chiar în partea
dreaptă unde vă aşteptaţi să fie comanda Undo, acum vi se transmite:
Can’t Undo (Nu se poate anula)
Chiar mai rău, această comandă nefolositoare apare în ceaţă indicând că nu

poate fi aleasă – ca şi când alegerea ei ar schimba ceva!
Există o singură excepţie de la această regulă - aceea când programul vă

avertizează dinainte (pe care ar trebui să o luaţi în considerare). Când alegeţi o
comandă care în mod normal nu poate fi anulată, dar în momentul de faţă – din
cauză că nu este destulă memorie, sau schimbarea va afecta considerabil foaia
de lucru, sau amândouă motivele – Excel ştie că nu poate anula schimbarea
dacă ar fi să o efectueze, iar programul afişează o casetă de avertizare care vă
comunică că nu este destulă memorie pentru a anula acţiunea şi vă întreabă
dacă în aceste condiţii mai doriţi să continuaţi. Dacă activaţi prin clic pe
butonul Yes şi terminaţi editarea, trebuie să ştiţi că faceţi asta fără posibilitate
de revenire asupra acţiunii. Dacă vă daţi seama prea târziu că aţi şters un rând
cu formule esenţiale (de care aţi uitat pentru că nu aţi putut să le vedeţi), nu
puteţi să le readuceţi cu Undo. Într-un asemenea caz, trebuie să închideţi
fişierul, adică să daţi File →Close fără a salva schimbările dumneavoastră.
FacilitåÆile oferite de tehnica tragerii çi

plasårii
Prima tehnică de editare pe care trebuie să o învăţaţi se numeşte “drag and
drop”-tragere şi plasare. După cum numele o spune, aceasta implică o tehnică a
mouse-ului pe care o puteţi folosi pentru a lua o selecţie de celule şi pentru a o
plasa într-un nou loc pe foaia de lucru. Cu toate că tragerea şi plasarea este in
primul rând o tehnică pentru a muta informaţiile din celule în foaia de lucru,
poate fi adaptată pentru a copia o zonă de date.
Pentru a folosi tragerea şi plasarea cu scopul de a muta o zonă de celule (puteţi

muta o singură zonă o dată), urmaţi paşii:
1. Selectaţi zona aşa cum aţi face-o în mod normal.
2. Poziţionaţi pointer-ul mouse-ului pe marginea zonei selectate.
Semnalul că puteţi începe să trageţi zona de date în noua ei poziţie pe
foaia de lucru este modificarea pointer-ului mouse-ului în săgeată.
3. Trageţi.
Trageţi când ţineţi apăsat butonul principal al mouse-ului – de obicei

cel din stânga – în timp ce mişcaţi mouse-ul.
În timp ce trageţi, de fapt mutaţi numai chenarul zonei de celule, şi
Excel vă informează asupra noii adrese a zonei de celule dacă eliberaţi
butonul mouse-ului (ca un fel de SfatTragere şi plasare). Trageţi
chenarul până când este poziţionat pe noile celule pe foaia de lucru
acolo unde doriţi să apară informaţiile (aşa cum este evidenţiat de zona
de date afişată de SfatulEcran).
4. Eliberaţi butonul mouse-ului.
Informaţiile din celule reapar în cadrul acestei zone de îndată ce
Figurile 4-6 şi 4-7 prezintă modul în care puteţi să utilizaţi tragerea şi plasarea
pentru a muta o zonă de date. În Figura 4-6, zona de date A10:E10 (conţinând
totalurile pe trimestre) este selectată şi pe cale de a fi mutată pe rândul 12
pentru a face loc cifrelor vânzărilor a două noi firme: Simple Simon Pie
Shoppes şi Jack Be Nimble Candlesticks, care nu fuseseră achiziţionate când a
fost creată această foaie de lucru. În Figura 4-7, vedeţi foaia de lucru cu
vânzările de la Mother Goose Enterprises 2000 imediat după ce s-a făcut
această acţiune.
Figura 4-6:
Tragerea unei
selecţii în
noua ei
poziţie pe
foaia de
lucru.
În Figura 4-7, argumentul funcţiei SUM din celula B12 nu a ţinut pasul cu
schimbarea - însumează în continuare numai zona B3:B9. Până la urmă această
zonă trebuie extinsă pentru a include celulele B10 şi B11, cifrele vânzărilor din
primul trimestru pentru noile companii Simple Simon Pie Shoppes şi Jack Be
Nimble Candlesticks. (Puteţi afla cum să faceţi aceasta în următoarea secţiune
intitulată “Formule realizate prin completare automată”.)
175
Figura 4-7:
Foaia de
lucru după
operaţiunea
de tragere şi
plasare.
Copii cu ajutorul tragerii çi plasårii

Ei bine, în secţiunea precedentă s-a explicat cum se mută o zonă de date cu
ajutorul tragerii şi plasării; dar dacă doriţi să copiaţi o zonă de date? De
exemplu trebuie să începeţi un tabel nou pe rîndurile aflate în partea inferioară a
foii de lucru şi doriţi să copiaţi zona de date cu titlurile formatate pentru noul
tabel. Pentru aceasta, urmaţi paşii:
1. Selectaţi zona de date.
În cazul Figurilor 4-6 şi 4-7, aceasta înseamnă zona de date B2:E2.
2. Ţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce poziţionaţi pointer-ul mouse-
ului pe colţul zonei selectate.
Pointer-ul se schimbă dintr-o cruce groasă şi umbrită, într-un vârf de
săgeată cu semnul plus la dreapta. Reţineţi că semnul plus de lângă este
semnalul că tragerea şi plasarea va copia selecţia şi nu o va muta.
3. Trageţi chenarul selecţiei de celule în locul în care doriţi să apară
copia şi eliberaţi butonul mouse-ului.
Dacă atunci când folosiţi tragerea şi plasarea pentru copiere poziţionaţi chenarul
selecţiei astfel încât acoperă orice parte a celulelor care conţin deja înregistrări,
Excel afişează o casetă de avertizare cu următoarea întrebare:
Do you want to replace contents of the destionation cells? (Doriţi să înlocuiţi conţinutul
celulelor destinaţie?)
Pentru a evita înlocuirea înregistrărilor existente şi pentru a opri întreaga

misiune de tragere şi plasare, acţionaţi prin efectuarea unui clic pe butonul
Cancel this alert box. Pentru a continua şi extermina micuţii, faceţi clic pe OK
sau apăsaţi Enter.
Inseråri reuçite graÆie tragerii çi plasårii

După faima klingonienilor din Star Trek, nici foile de lucru din Excel nu iau
prizonieri. Când poziţionaţi sau mutaţi o nouă înregistrare de date într-o celulă
ocupată, aceasta o înlocuieşte complet pe cea veche ca şi cum vechea
înregistrare nici n-ar fi existat în acea celulă.
Pentru a insera o zonă de date pe care o mutaţi sau copiaţi în cadrul unei regiuni
“populate” a foii de lucru fără a şterge înregistrări existente, ţineţi apăsată tasta
Shift în timp ce trageţi selecţia (Dacă copiaţi, trebuie să fiţi foarte ambiţioşi şi
să apăsaţi simultan tastele Ctrl şi Shift!). Cu tasta Shift în timp ce trageţi, în loc
de un chenar rectangular al zonei de celule, veţi avea o un indicator Ibeam
(Beţişor) care arată unde va fi introdusă selecţia împreună cu adresa zonei de
celule (ca un fel de SfatInserare) dacă eliberaţi butonul mouse-ului. În timp ce
mutaţi forma Beţişor, puteţi observa că rândul şi coloana spre care o mutaţi vor
fi evidenţiate. Când poziţionaţi forma de la marginea coloanei sau a rândului
unde doriţi ca zona de date să fie introdusă, descrie un chenar umbrit ce
conturează rândurile şi coloanele unde va fi copiată selecţia. Când poziţionaţi
indicatorul Beţişor în locul unde doriţi ca selecţia să fie introdusă,eliberaţi
butonul mouse-ului. Excel inserează zona de date, mutând eventualele date
existente în celulele respective în cele mai apropiate celule libere.
Când adăugaţi celule cu ajutorul tragerii şi plasarii, ar putea fi de folos să

consideraţi indicatorul Beţişor ca fiind unul care desparte coloanele sau
rândurile în jurul axei lui I. Figurile 4-8 şi 4-9 arată cum să folosiţi acest
indicator pentru a muta totalurile trimestriale din coloana E a foii de lucru cu
vânzările de la Mother Goose Enterprises 2000 în coloana B. Când trageţi zona
de date E2:E10 către zona de celule B2:B10, puteţi fi siguri că Excel va
introduce aceste totaluri în timp ce mută coloanele conţinînd vânzările la
dreapta.
Figura 4-8:
Tragerea
totalurilor
trimestriale
din coloana
E în
coloana B,
neînlocuind
înregistrări
deja
existente.
177
Figura 4-9:
Foaia de
lucru după ce
Excel a
introdus zona
cu totalul
trimestrial în
coloana B.
T
FA
S
Dar am apăsat tasta Shift întocmai cum aţi spus…

Tragerea şi plasarea în vederea inserării este butonul Cancel). Din fericire, puteţi insera
una dintre cele mai năstruşnice facilităţi. elemente folosind comenzile Cut and Insert
Câteodată faceţi totul corect şi totuşi apare Paste (a se consulta secţiunea “Decuparea
caseta de avertizare indicând că Excel se află şi lipire, prin stilul digital”, mai departe în
pe punctul de a înlocui înregistrările existente acest capitol) fără să vă faceţi griji în ce
în loc de a le înlătura (caz în care este bine parte se deplasează selecţia cu ajutorul
să acţionaţi prin executarea unui clic pe indicatorului Beţişor.
Figura 4-8 prezintă foaia de lucru după ce a fost selectată zona de date a
valorilor totale trimestriale (E2:E10), menţinîndu-se apăsată tasta Shift şi după
ce a fost tras indicatorul Beţişor până ce a ajuns la graniţa dintre coloanele A şi
B (între coloana A care cuprinde companiile Mother Goose şi coloana B care
cuprinde vânzările lunii Ianuarie).
T
Observaţi orientarea indicatorului în Figura 4-8: partea lungă se află de-a lungul
FA
chenarului coloanei. Să reuşiţi să faceţi ca indicatorul să intuiască această
S
orientare poate fi relativ dificil şi înşelător. Pentru a vă pregăti să trageţi selecţia

de celule, poziţionaţi pointer-ul mouse-ului pe una din marginile lungi (ori
stânga ori dreapta) ale selecţiei. Când trageţi selecţia poziţionaţi pointer-ul
mouse-ului puţin înaintea coloanei dorite (nu pe ea).
De asemenea, reţineţi că în unele cazuri, după mutarea unei zone de date într-o
nouă poziţie în cadrul foii de lucru, în loc să apară datele, veţi vedea numai
diezi- ########## - în celule (Excel nu lărgeşte automat noile coloane pentru
următoarele intrări de date aşa cum face când formatează datele). Singurul mod
de a scăpa de aceşti diezi- -######### - este prin lărgirea coloanei respective
astfel încât să afişeze toate înregistrările respective, inclusiv formatarea lor, iar
această lărgire se poate realiza cel mai simplu printr-un dublu-clic pe marginea
dreaptă a chenarului coloanei.
Formule realizate prin completare

automatå
Copierea prin tragere şi plasare (apăsarea tastei Ctrl) este folositoare atunci
când aveţi nevoie să copiaţi mai multe celule învecinate într-o parte nouă a foii
de lucru. Totuşi, în mod frecvent, trebuie să copiaţi numai o singură formulă pe
care tocmai aţi creat-o pentru mai multe celule învecinate în care vor fi realizate
acelaşi tip de calcule (cum ar fi totalizarea pe coloane a cifrelor). Acest tip de
copiere a formulelor, cu toate că este obişnuit, nu poate fi realizat prin tragere şi
plasare, astfel încât se foloseşte facilitatea AutoFill (prezentată în Capitolul 2)
sau comenzile de decupare şi lipire (cut and paste - a se vedea “Decuparea şi
lipirea - stilul digital”, în acest capitol).
Figurile 4-10 şi 4-11 prezintă modul în care puteţi folosi opţiunea AutoFill
pentru a copia o formulă într-o zonă de celule. Figura 4-10 prezintă foaia de
lucru cu vânzările de la Mother Goose Enterprises 2000 după ce au fost
adăugate la această listă şi companiile Simple Simon Pie Shoppes şi Jack Be
Nimble Candlesticks. Reţineţi că aceste firme lipseau din foaia de lucru iniţială,
aşa că le-am făcut loc mutând Totalul mai jos, pe rândul 12 (puteţi observa
acest lucru în Figura 4-7).
Figura 4-10:
Copierea unei
formule cu
ajutorul
opţiunii
AutoFill.
Din păcate, Excel nu actualizează formulele de însumare pentru a include noile

rânduri (funcţia SUM foloseşte tot zona B3:B11, când de fapt ar fi trebuit să fie
extinsă astfel încât să includă şi rândurile 10 şi 11). Pentru ca funcţia SUM să
includă toate rândurile, poziţionaţi indicatorul celulei în celula B12 şi daţi cu
179
un clic pe AutoSum de pe bara de instrumente Standard. Excel va sugera noua
zonă B3:B11 pentru funcţia SUM.
Figura 4-10 prezintă foaia de lucru după modificarea formulei SUM în celula
B12 cu instrumentul de însumare automată, pentru a include zona extinsă. A
fost tras ghidajul de umplere pentru a selecta zona de celule C12:E12 (unde
această formulă ar fi trebuit copiată). Observaţi că în această figură au fost
şterse formulele iniţiale din zona de celule C12:E12 pentru a se vedea mai uşor
ce se întâmplă; în mod normal dumneavoastră copiaţi peste formulele iniţiale
care nu mai corespund, înlocuindu-le cu cele corecte.
Så discutåm despre elemente relative

Priviţi Figura 4-11 pentru a vedea foaia de lucru după ce formula dintr-o celulă
a fost copiată în zona de celule C12:E12 şi celula C12 care este este activă.
Observaţi modul în care Excel realizează copierea formulelor. Formula iniţială
în celula B12 este următoarea:
=SUM(B3:B11)
Când formula iniţială este copiată în celula vecină celulei C12, Excel modifică
formula pentru a arăta în felul următor:
=SUM(C3:C11)
Figura 4-11:
Foaia de
lucru după ce
a fost
copiată
formula
pentru
totalizarea
vânzărilor
lunare.
Excel modifică referinţa coloanei, schimbându-o de la B la C, pentru că s-a

copiat peste rânduri, de la stânga la dreapta.
Când copiaţi o formulă într-o zonă de celule care se extinde pe rânduri, în jos,
Excel modifică numerele rândurilor în formulele copiate, şi nu literele coloanei
pentru a se potrivi poziţiei fiecărei copii. De exemplu, celula E3 din foaia de
lucru cu vânzările de la Mother Goose Enterprises 2000 conţine următoarea

formulă:
=SUM(B3:D3)
Când copiaţi această formulă în jos până la celula E4, Excel modifică copia
formulei astfel:
=SUM(B4:D4)
Excel modifică referinţa rândului pentru a o actualiza în funcţie de noua poziţie

a rândului 4. Deoarece Excel modifică referinţă unei celule în cadrul copiilor
formulei în funcţie de modificările apărute, aceste referinţe se numesc referinţe
relative ale celulei.
ReferinÆe de celule absolute

Toate formulele noi pe care le creaţi conţin în mod natural referinţe relative ale
celulei doar dacă nu specificaţi altfel. Deoarece majoritatea copiilor formulelor
pe care le faceţi necesită modificări ale referinţelor celulei, rareori sunteţi în
poziţia de a renunţa la acestă facilitate. De aceea, din când în când, veţi întâlni
cîte o excepţie care necesită limitarea modificării referinţelor celulelor în cazul
copierii acestora.
Una dintre cele mai obişnuite dintre aceste excepţii este atunci când doriţi să
comparaţi o serie de valori diferite cu o singură valoare. Aceasta se întâmplă cel
mai adesea în cazul în care doriţi să calculaţi ce procentaj are fiecare în total.
De exemplu, în foaia de lucru cu vânzările companiei Mother Goose întâlniţi
această situaţie la crearea şi copierea unei formule care calculează ponderea
fiecărui total lunar (din zona de celule B14:D14) în totalul trimestrial din celula
E12.
Să presupunem că doriţi să introduceţi aceste formule în rândul 14 al foii de

vânzări de la Mother Goose Enterprises 2000, începând cu celula B14. Formula
din celula B14 pentru calcularea ponderii vânzărilor din ianuarie în totalul
primului trimestru este foarte clară:
=B12/E12
Această formulă împarte totalul vânzărilor din luna Ianuarie aflat în B12 la
totalul trimestrial din celula E12 (ce ar putea fi mai uşor?). Uitaţi-vă totuşi la ce
s-ar fi întâmplat dacă aţi fi tras ghidajul de umplere o celulă mai la dreapta
pentru a copia această formulă în celula C14:
=C12/F12
181
Modificarea referinţei primei celule de la B12 la C12 este exact ceea ce a impus
“doctorul”. Totuşi, modificarea referinţei celei de-a doua celule de la E12 la
F12 este un dezastru. Nu numai că nu calculaţi ce pondere au vânzările din luna
Februarie din celula C12 în vânzările primului trimestru (E12), dar vă alegeţi cu
una dintre cele mai nesuferite erori: #DIV/0 în celula C14.
Pentru a împiedica Excel-ul să mai modifice referinţa unei celule dintr-o

formulă a oricărei copii pe care o faceţi, schimbaţi referinţa celulei respective
de la relativă la absolută. Puteţi face acest lucru prin apăsarea tastei funcţionale
F4. Excel va indica transformarea referinţei celulei de la relativă la absolută
prin plasarea semnului dolarului în faţa literei coloanei şi numărului rândului
(exemplu, în Figura 4-12). În această figură, celula B14 conţine formula corectă
pentru a fi copiată în zona de celule C14:D14.
Figura 4-12:
Copierea
formulei
pentru
calcularea
ponderii
vânzărilor
lunare în cele
trimestriale,
utilizându-se
o referinţă
absolută a
celulei.
Figura 4-13 prezintă foaia de lucru după ce această formulă este copiată în zona
C14:D14 cu ajutorul ghidajului de umplere (şi celula C14 este selectată).
Reţineţi că bara de formule arată că această celulă conţine următoarea formulă:
=C12/$E$12
Figura 4-13:
Foaia de
lucru după
copierea
formulei cu
referinţă
absolută.
Pentru că E12 din formula iniţială a fost schimbat în $E$12, toate copiile au
această referinţă absolută.
T
FA
Dacă greşiţi şi copiaţi o formulă în care una sau mai multe dintre referinţele
S
celulei ar fi trebuit să fie absolute, dar le-aţi lăsat relative, editaţi formula
iniţială după cum urmează:
1. Daţi dublu-clic pe celula cu formula şi apăsaţi butonul Edit
Formula de pe bara de formule sau apăsaţi tasta F2 pentru a o
edita.
2. Poziţionaţi punctul de inserare în cadrul referinţei pe care doriţi să
o modificaţi din relativă în absolută.
3. Apăsaţi tasta F4.
4. Când aţi terminat de editat, faceţi clic pe butonul Enter de pe bara
de formule şi apoi copiaţi formula cu ajutorul ghidajului de
umplere în zona de celule aflate în dezordine.
Asiguraţi-vă că aţi apăsat F4 numai ca să schimbaţi referinţa celulei din relativă

în absolută aşa cum a fost descris mai sus. Dacă apăsaţi tasta funcţională F4
pentru a doua oară, veţi obţine o aşa-numită referinţă mixtă unde numai rândul
are referinţa absolută, iar coloana este relativă (ca şi în cazul E$12). Dacă
apăsaţi din nou tasta F4, Excel activează un alt tip de referinţă mixtă unde doar
coloana este absolută, iar rândul este relativ (ca de exemplu în $E12). Dacă
continuaţi şi apăsaţi încă o dată F4, Excel schimbă referinţa celulei înapoi în
relativă atât în privinţa rândului cât şi a coloanei (ca de exemplu E12).
Întorcându-vă de unde aţi pornit puteţi continua să folsiţi F4 pentru a reface
acelaşi ciclu de de referinţe de celule încă o dată.
183
Decuparea çi lipirea - stilul digital
În loc de tragere şi plasare sau introducere automată, puteţi folosi vechile
comenzi Cut, Copy şi Paste pentru a muta sau copia informaţii pe o foaie de
lucru. Aceste comenzi folosesc Clipboard-ul care este un fel de casă electronică
aflată la mijlocul traseului unde sunt depozitate informaţiile pe care le decupaţi
sau copiaţi până în momentul în care decideţi să le lipiţi undeva. Datorită
acestui aranjament Clipboard, puteţi folosi aceste comenzi pentru a muta sau
copia informaţii în orice altă foaie de lucru deschisă în Excel sau chiar într-un
alt program activat din Windows (de exemplu un document Word).
Pentru a muta o selecţie de celule prin decupare şi lipire, urmaţi paşii:

1. Selectaţi celulele pe care doriţi să le mutaţi.
2. Faceţi clic pe butonul Cut de pe bara de instrumente Standard
(butonul cu pictograma foarfecii).
Sau, dacă preferaţi, puteţi alege Cut din meniul de comenzi rapide al
celulei sau Edit→Cut de pe bara de meniuri.
Puteţi să nu utilizaţi toate aceste butoane şi meniuri şi doar să apăsaţi
combinaţia de taste Ctrl+X. De fiecare dată când alegeţi comanda Cut
din Excel, programul conturează selecţia de celule cu un marcator (o
linie punctată care se mişcă în jurul chenarului celulelor) şi afişează
următorul mesaj pe bara de stare:
Select destination and press ENTER or choose Paste. (Selectaţi destinaţia şi apăsaţi
Enter sau alegeţi Paste).
3. Mutaţi indicatorul celulei sau selectaţi celula din colţul stânga sus a
noii zone în care vreţi să mutaţi informaţia.
4. Apăsaţi Enter pentru a termina operaţiunea de mutare.
Dacă sunteţi ambiţioşi încercaţi una din variantele: faceţi clic pe
butonul Paste de pe bara de instrumente Standard, sau alegeţi Paste din
meniul de comenzi rapide, sau alegeţi Edit→ Paste de pe bara de
meniuri, sau folosiţi combinaţia de taste Ctrl+V (nu credeţi că sunt
destule alternative de lipire în Excel?).
Reţineţi că atunci când indicaţi zona de destinaţie nu trebuie să selectaţi o zonă

de celule goale care are exact forma şi mărimea selecţiei de celule pe care
doriţi să o mutaţi. Excel trebuie să cunoască numai adresa celulei din colţul din
stânga sus a zonei de destinaţie pentru a-şi da seama unde să poziţioneze restul
celulelor.
De fapt vă puteţi încurca dacă selectaţi mai mult de prima celulă a zonei
destinaţie şi zona selectată nu corespunde exact mărimii şi formei selecţiei pe
care o mutaţi. Când apăsaţi Enter, Excel afişează o casetă de avertizare cu

următorul mesaj:
The information cannot be pasted because the cut area and the paste area are not the same
size and shape. Try one of the following:
* Click a single cell, then paste.
* Select a rectangle that’s the same size and shape, and then paste
(Informaţia nu poate fi lipită pentru că zona din care a fost decupată informaţia nu are aceeaşi
formă si dimensiuni cu zona destinaţie. Pentru remediere, încercaţi una din următoarele opţiuni:
* Daţi clic într-o singură celulă, apoi lipiţi;
* Selectaţi un dreptunghi de aceleaşi dimensiuni şi după aceea lipiţi.)
Dacă apăsaţi butonul OK pentru pentru a înlătura caseta de dialog trebuie să

corectaţi dimensiunile zonei destinaţie pentru a duce operaţia la capăt cu succes.
Copierea unei selecţii de celule folosind comenzile Copy şi Paste este similară
folosirii comenzilor Cut and Paste. După ce a fost selectată zona care urmează
a fi copiată, există numeroase posibilităţi de transferare a informaţiei pe
Clipboard. În loc să se execute clic pe butonul Copy de pe bara de instrumente
Standard sau să se aleagă Copy din meniul de comenzi rapide al celulei sau din
meniul Edit, se pot apăsa simultan tastele Ctrl+C.
Lipeçte din nou, Sam!

Când se copiază o selecţie cu comenzile Copy şi Paste în Clipboard, informaţia
poate fi lipită de mai multe ori. Dar aveţi grijă ca în loc să apăsaţi tasta Enter la
sfârşitul primei operaţiuni de copiere să apăsaţi butonul Paste de pe bara de
instrumente Standard, sau să alegeţi comanda Paste din meniul Edit (Ctrl+V).
Când folosiţi comanda Paste pentru a încheia o operaţiune de copiere, Excel

copiază selecţia în zona de destinaţie fără a îndepărta marcajul selecţiei
respective. Acest lucru arată că poate fi selectată şi o altă zona de destinaţie (în
acelaşi document sau în altul).
După selectarea primei celule din următoarea zonă de destinaţie unde se doreşte
copiată selecţia, alegeţi comanda Paste încă o dată. În acest fel, puteţi să lipiţi
documentul de câte ori doriţi. Când faceţi ultima copiere, apăsaţi tasta Enter în
loc să alegeţi comanda Paste. Dacă uitaţi acest lucru şi alegeţi Paste, înlăturaţi
după copiere marcajul existent cu tasta Esc.
Spre deosebire de versiunile mai vechi ale Office, programele Office 2000 pot
memora mai multe decupări sau copieri în Clipboard (mai precis 12). Acest
lucru înseamnă că se poate lipi informaţie într-un registru de lucru şi în
185
continuare, chiar şi după ce s-a făcut prima copiere sau mutare (acest lucru se
poate face şi după folosirea tastei Enter la sfârşitul operaţiei în loc de utilizarea
comenzii Paste).
Pentru a lipi elemente din Clipboard pe o foaie de lucru, alta decât cea pe care
s-a făcut iniţial copierea sau lipirea, trebuie deschisă bara de instrumente
Clipboard urmând paşii următori:
1. Alegeţi View→ Toolbars → Clipboard din meniurile autoderulante
Excel sau daţi clic-dreapta pe bara de meniuri şi alegeţi Clipboard.
Aceasta are ca efect apariţia unei bare de instrumente flotante intitulată
Clipboard, similară celei prezentate în Figura 4 –14. De remarcat că
această bară de instrumente conţine pictograme ale paginilor XL,
reprezentând fiecare grup de date care a fost decupat sau copiat separat
în Clipboard.
2. Pentru a putea vizualiza o listă cu informaţiile din fiecare element
din Clipboard, poziţionaţi pointer-ul mouse-ului pe pictograma
paginii XL până în momentul în care apare o llistă pe post de
SfatEcran.
3. Pentru a lipi datele dintr-o anume selecţie din Clipboard într-o
foaie de lucru, daţi clic stânga pe pictograma respectivă XL.
Remarcaţi că puteţi lipi toate selecţiile memorate în Clipboard într-o foaie de

lucru curentă apăsând butonul Paste All care se află în partea superioară a
acestei bare de instrumente. Ţineţi cont de faptul că atunci când lipiţi mai mult
de 12 elemente în Clipboard, Excel înlocuieşte conţinutul primului element cu
datele din ultima selecţie copiată.
Figura 4-14:
Foaie de
lucru cu
bara de
instrumente
Clipboard
afişată.
Çi deci, ce este atât de special legat de

opÆiunea Paste Special?
În mod normal, Excel copiază toate informaţiile din zona selectată: formatările
cât şi formulele, textele, şi alte date introduse. Dacă doriţi puteţi specifica să fie
copiate doar înregistrările (fără formatări) sau doar formatările (fără
înregistrări). Puteţi face în aşa fel încât Excel să copieze doar valorile
introduse în selecţia de date, acesta însemnând că vor fi copiate doar
înregistrările ca valori şi/sau text, însă fără formatări sau formule. Când faceţi
lipirea, toate formulele din selecţia de celule vor fi înlăturate, copiate fiind doar
valorile calculate – aceste valori vor apare în zona destinaţie ca şi cum ar fi fost
introduse de la tastatură.
Pentru a lipi anumite părţi a unei selecţii de celule, alegeţi Edit→Paste Special
de pe bara de meniuri. Când alegeţi comanda Paste Special în loc de Paste,
Excel afişează caseta de dialog Paste Special aşa cum se poate vedea în Figura
4–15. În această casetă se poate preciza care părţi ale selecţiei curente de celule
vor fi folosite, prin alegerea butoanelor radio corespunzătoare după cum
urmează:
187
Figura 4-15:
Caseta de
dialog Paste
Special.
9 În mod normal, Excel selectează toate butoanele radio din cadrul secţiunii
Paste, în aşa fel încât să copieze tot ceea ce se află în interiorul celulelor
(formule, formatări, etc).
9 Faceţi clic pe butonul radio Formulas din cadrul secţiunii Paste, dacă doriţi
să fie copiate toate valorile, numerele, formulele şi tot textul fără a se ţine
cont de formatările aplicate.
9 Faceţi clic pe butonul radio Values din cadrul secţiunii Paste pentru a
transforma formulele în valori calculate ale înregistrărilor.
9 Faceţi clic pe butonul radio Formats din cadrul secţiunii Paste pentru a lipi
doar formatările selecţiei curente; nu şi înregistrările conţinute.
9 Faceţi clic pe butonul radio Comments din cadrul secţiunii Paste pentru a
fi lipite doar notiţele ataşate celulelor (un fel de notiţe electronice - pentru
mai multe detalii, consultaţi Capitolul 6).
9 Faceţi clic pe butonul Validation din cadrul secţiunii Paste pentru a fi lipite
doar regulile de validare care au fost puse în acea zonă de date prin
comanda cea nouă Data→ Validation (care permite stabilirea unei plaje de
valori sau a unor valori permise în anumite celule sau zone de celule).
9 Faceţi clic pe butonul radio All except borders din cadrul secţiunii pentru a
se lipi tot ceea ce se află în cadrul selecţiei, mai puţin marginile.
9 Faceţi clic pe butonul radio Column widths din cadrul secţiunii Paste,
pentru a se urmări ca lăţimea coloanelor din zona de destinaţie să
corespundă cu cea a coloanelor ce vor fi lipite din Clipboard.
9 În mod normal, butonul None din secţiunea Operation a casetei de dialog
Paste Special este selectat şi arată că Excel nu va face nici o operaţiune
între datele din Clipboard şi zona destinaţie.
9 Faceţi clic pe butonul Add din cadrul secţiunii Operation pentru a adăuga
în zona destinaţie atât datele copiate sau decupate cât şi noile intrări de
date.
9 Faceţi clic pe butonul radio Substract din cadrul secţiunii Operation pentru
a scădea datele decupate sau copiate din Clipboard din înregistrările de
date ale zonei destinaţie.
9 Faceţi clic pe butonul radio Multiply din cadrul secţiunii Operation pentru
ca datele copiate sau decupate din Clipboard să fie multiplicate cu
înregistrările de date din zona destinaţie.
9 Faceţi clic pe butonul radio Divide din cadrul secţiunii Operation, pentru
ca datele din Clipboard să fie împărţite la înregistrările de date din celulele
zonei destinaţie.
9 Alegeţi caseta de validare Skip Blanks atunci când doriţi ca Excel să
lipească oriunde, mai puţin în zona liberă a selecţiei. Cu alte cuvinte, o
celulă goală să nu poate fi suprapusă unei înregistrări existente.
9 Alegeţi caseta de validare Transpose atunci când doriţi o schimbare a
orientării celulelor decupate (de exemplu, după lipire, celulele de pe
rândurile corespunzătoare unei coloane vor fi dispuse pe un singur rând,
de-a lungul coloanelor).
9 Faceţi clic pe butonul Paste Link atunci când copiaţi date, pentru a stabili
o legătură între datele originale şi cele copiate, astfel încât atunci când se
modifică datele originale, să se modifice automat şi cele copiate.
HaideÆi så clarificåm elementele legate

de çtergerea datelor!
Nici o discuţie legată de editarea în Excel nu ar fi completă fără o secţiune
despre modul în care puteţi scăpa de înregistrările din celule. Astfel, puteţi avea
două opţiuni de ştergere într-o foaie de lucru:
9 Golirea unei celule: şterge sau goleşte celula de conţinut, fără a îndepărta
celula din foaia de lucru, lucru care ar modifica dispunerea celulelor
adiacente.
9 Ştergerea unei celule: şterge atât conţinutul cât şi structura şi formatările.
Excel trebuie să mute celulele înconjurătoare astfel încât să umple spaţiile
libere apărute în urma ştergerii.
Pe larg despre çtergere

Pentru a scăpa doar de conţinutul unei selecţii de celule şi nu de celule
împreună cu conţinutul lor, selectaţi zona de celule ce urmează a fi golite şi
apăsaţi tasta Delete sau selectaţi Edit→Clear→Content de pe bara de meniuri.
189
Dacă doriţi să ştergeţi mai mult de conţinutul unei selecţii de celule, alegeţi
Edit→ Clear iar apoi alegeţi una din următoarele comenzi din submeniu:
9 Alegeţi All pentru a şterge formatările, notiţele şi conţinuturile celulelor

selectate.
9 Alegeţi Formats pentru a şterge doar formatările din zona de selecţie, fără
a vă atinge de altceva.
9 Alegeţi Comments pentru a şterge doar notiţele ataşate selecţiei de celule.
ScåpaÆi de aceste celule!

Pentru a şterge o selecţie de celule (şi nu doar conţinutul acesteia), selectaţi
zona de celule, iar apoi alegeţi comanda Delete din meniul Edit sau din meniul
de comenzi rapide. Excel afişează caseta de dialog Delete aşa cum se poate
observa şi în Figura 4 – 16. Folosiţi butoanele radio ale acestei casete de dialog
pentru a indica cum ar trebui să mute Excel celulele pentru a umple golurile
cauzate de celulele şterse.
Figura 4-16:
Caseta de
dialog
Delete.
9 În mod normal, butonul radio Shift cells left este selectat, semnificând
faptul că Excel mută către stânga înregistrările din celulele coloanei
adiacente din dreapta, pentru a umple spaţiul gol creat prin ştergerea unor
selecţii de celule (ştergere realizată prin executarea unui clic pe OK sau
apăsarea tastei Enter).
9 Dacă doriţi ca Excel să mute în sus celulele adiacente din partea inferioară,
selectaţi butonul radio Shift cells up.
9 Dacă doriţi ştergerea tuturor rândurilor selecţiei curente, selectaţi butonul
radio Entire row din caseta de dialog Delete.
9 Dacă doriţi ştergerea tuturor coloanelor selecţiei curente, faceţi clic pe
butonul radio Entire column.
Dacă ştiţi dinainte că trebuie să ştergeţi un rând întreg sau o coloana întreagă,
selectaţi chenarul rândului sau coloanei din fereastra document, iar apoi alegeţi
comanda Delete din meniul de comenzi rapide al rândului sau coloanei, sau
alegeţi Edit→Delete din meniu. În acest fel pot fi înlăturate mai multe rânduri
sau coloane deodată.
Ştergerea rândurilor sau coloanelor este o “afacere riscantă” dacă nu sunteţi

siguri că informaţiile conţinute de acestea nu au nici o valoare pentru
dumneavoastră Reţineţi că atunci când stergeţi un rând întreg, ştergeţi
informaţiile din coloanele A până la IV (în mod obişnuit nu se pot vedea toate
coloanele de pe un rând). În acelaşi fel, atunci când stergeţi o coloană, ştergeţi de
fapt informaţiile din rândurile 1 până la 65,536 din acea coloană.
Vå rugåm så faceÆi loc…

Pentru acele momente inevitabile când este nevoie să introduceţi noi înregistrari
într-o zonă deja completată poate fi preferabil să inseraţi celule noi decât să vă
apucaţi să le rearanjaţi pe cele deja existente. Pentru a insera celule noi,
selectaţi celulele în locul cărora doriţi să apară noile celule şi selectaţi Insert din
meniul de comenzi rapide sau Insert →Cells de pe bara de meniuri. Aceste
comenzi au ca rezultat apariţia casetei de dialog Insert, care conţine următoarele
butoane radio:
9 Faceţi clic pe butonul radio Shift cells right înainte de a alege OK sau de a
apăsa tasta Enter, dacă doriţi mutarea celulelor existente cu o coloană la
dreapta pentru a face loc celulelor noi pe care vreţi să le adăugaţi.
9 Pentru a determina programul să mute celulele mai jos, folosiţi butonul
radio Move cells down, înainte de a alege OK sau de a apăsa tasta Enter.
9 Ca şi în cazul ştergerii celulelor şi atunci când inseraţi celule cu ajutorul
casetei de dialog Insert, puteţi insera rânduri sau coloane întregi, prin
executarea unui simplu clic pe butoanele radio Entire row sau Entire
column. Înainte de alegerea comenzii Insert, poate fi selectat numărul
rândului sau litera coloanei.
Se mai pot introduce rânduri şi coloane într-o foaie de lucru şi prin alegerea
opţiunilor Rows sau Columns din meniul Insert fără a mai deschide caseta de
dialog.
Reţineţi că la fel ca la ştergerea unui rând întreg sau unei coloane întregi,
inserarea afectează toată foaia de lucru, nu doar partea care poate fi vizualizată;
de aceea, este indicată defilarea sus-jos, stânga- dreapta prin registrul de lucru,
pentru a nu exista modificări surpriză - poate un sabotaj, ceva formule, sau…
cine ştie?
191
Detectarea greçelilor de ortografie
Dacă sunteţi la fel de buni la ortografie ca şi mine, veţi fi fericit să auziţi că
Excel 2000 are un verificator ortografic încorporat, care poate detecta şi elimina
acele jenante greşeli de ortografie. Ştiind aceasta, nu mai sunteţi nevoiţi să
editaţi rapoarte cu greşeli de ortografie în cadrul titlurilor.
Pentru a verifica ortografia într-o foaie de lucru, alegeţi Tools → Spelling de pe

bara de meniuri sau apăsaţi butonul Spelling (cel cu semnul de verificare sub
literele ABC) de pe bara de instrumente Standard, sau apăsaţi tasta F7.
Orice modalitate veţi alege din cele trei existente, Excel începe verificarea
tuturor textelor introduse în foaia de lucru. Când programul întâlneşte un cuvânt
necunoscut, deschide caseta de dialog Spelling, similară cu cea din Figura 4-17.
Figura 4-17:
Verificarea
ortografiei în
caseta de
dialog
Spelling.
Excel sugerează înlocuitori pentru cuvintele necunoscute în caseta tip listă

Suggestions, care apare în caseta “Change to”. Dacă înlocuitorul este incorect,
puteţi defila prin lista de înlocuitori pentru cuvântul corect şi să daţi clic în
momentul în care aţi găsit cuvântul potrivit . Folosiţi opţiunile casetei de dialog
Spelling după cum urmează:
9 Pentru înlocuirea cuvintelor listate în prompterul Not in Dictionary cu un

cuvânt din caseta tip listă “Change to”, faceţi clic pe butonul Change.
9 Pentru a schimba un cuvânt ortografiat greşit din foaia de lucru cu un
cuvânt din caseta tip listă “Change to”, faceţi clic pe butonul “Change
All”.
9 Dacă doriţi să adăugaţi un cuvânt nou (aşa cum ar fi de exemplu numele
dumneavoastră) într-un dicţionar, pentru a nu mai fi anunţat ca fiind un
cuvânt necunoscut când îl veţi folosi în viitor şi veţi avea activat
verificatorul ortografic, faceţi clic pe butonul Add.
9 Dacă doriţi să consultaţi un alt dicţionar (ca de exemplu United Kingdom
English dictionary sau French dictionary atunci când doriţi corectarea unei
foi de lucru care conţine termeni în mai multe limbi străine), faceţi clic pe
butonul autoderulant al prompterului Dictionary Language şi alegeţi limba
dorită din lista prezentată.
9 Dacă doriţi ca Excel să înceapă corectarea automată din acel moment,
prezentând sugestiile sale în caseta de text “Change to “ atunci când va fi
cazul (pentru detalii referitoare la adăugarea sugestiilor la caseta de dialog
AutoCorrect, consultaţi Capitolul 2), faceţi clic pe AutoCorrect.
9 Dacă sunteţi siguri de corectitudinea ortografiei cuvântului respectiv,
faceţi clic pe butonul Ignore (sau pe butonul “Ignore All” dacă doriţi să nu
mai apară acest cuvânt ca fiind greşit).
Remarcaţi că verificatorul ortografic din Excel depistează atât cuvintele

nemaîntâlnite sau necunoscute de dicţionarul încorporat cât şi cuvintele dublate
într-o singură celulă (cum ar fi de exemplu total total, sau cele în care
majusculele au fost folosite într-un mod ciudat (ca de exemplu NEw York în loc
de New York).
Retineţi că puteţi verifica numai ortografia unei zone de celule prin selectarea
acesteia înainte de a alege Tools→ Spelling de pe bara de meniuri, de a executa
clic pe butonul Spelling de pe bara de meinuri Standard, sau de a apăsa tasta F7.
Capitolul 5
Imprimarea
”Capodoperei”
În acest capitol:
¾ Examinarea paginilor înaintea imprimării
¾ Folosirea butonului Print aflat pe bara de instrumente Standard a foii de lucru curente
¾ Imprimarea tuturor foilor de lucru într-un registru de lucru
¾ Imprimarea anumitor celule dintr-o foaie de lucru
¾ Schimbarea orientarii imprimării
¾ Imprimarea întregii foi de lucru pe o singură pagină
¾ Schimbarea marginilor pentru un raport
¾ Adăugarea antetului şi subsolului la un raport
¾ Imprimarea unor titluri de coloană sau rând ca titluri imprimate pe fiecare pagină a
raportului
¾ Introducerea unor sfârşituri de pagină în raport
¾ Imprimarea unor formule pe foaia de lucru
Pentru majoritatea persoanelor, când totul este gata, zis şi făcut, scrierea
datelor pe hârtie constituie acelaşi lucru cu foile de lucru (toată discuţia
despre lipsa de hârtie din birou este inutilă). Toate datele de intrare, toate
formatările, toate verificările formulelor, tot ceea ce faceţi pentru pregătirea foii
de lucru, sunt de fapt pregătiri pentru imprimarea informaţiilor.
În acest capitol veţi afla cât de uşor este să tipăriţi un document cu ajutorul lui
Excel 2000.
Şi veţi descoperi că doar urmând câteva indicaţii simple veţi putea realiza
rapoarte prima dată când trimiteţi documentul spre imprimare (nu a doua sau
chiar a treia oară).
Singurul truc pentru a imprima o foaie de lucru este să vă obişnuiţi cu schema

de paginare şi să învăţaţi s-o controlaţi. Multe foi de lucru create cu ajutorul
Excel sunt nu doar mai lungi decât o pagină de tipar, ci chiar şi mai late. Spre
deosebire de un procesor de texte aşa cum este Word 2000, care paginează
documentele doar vertical (pentru că nu vă oferă posibilitatea creării unui
document mai lat decât mărimea paginii folosite), programele precum Excel
adesea trebuie să separe paginile atât vertical cât şi orizontal pentru a tipări
documentele (un fel de împărţire/stratificare a documentului, dacă doriţi).
La separarea unui document în pagini, Excel va pagina documentul vertical,

de-a lungul rândurilor din primele coloane ale zonei de imprimat (asemenea
procesării Word). După paginarea primelor coloane, programul va continua
paginarea cu rândurile celui de-al doilea set de coloane şi aşa mai departe până
când întregul document din zona de imprimat (care poate include întreaga foaie
de lucru sau doar secţiuni) este paginat.
Când Excel paginează o foaie de lucru, nu uitaţi că Excel nu vă separă

informaţiile aflate pe rânduri sau coloane. Dacă toate informaţiile unei coloane
nu au încăput la finalul paginii, programul va muta întregul rând în pagina
următoare. Similar, dacă toate informaţiile dintr-o coloană nu s-au potrivit cu
marginea din dreapta a paginii, programul va muta întreaga coloană pe o nouă
pagină.
Puteţi rezolva problemele paginării în diferite feluri – şi în acest capitol le veţi

afla pe toate! După ce toate problemele paginării vor fi rezolvate, tipărirea
rămâne doar o proverbială “floare la ureche“.
Incepând spectacolul cu facilitatea

Print Preview
Folosiţi butonul Print Preview înainte de a imprima orice foaie de lucru,
secţiune a foii de lucru sau chiar a registrului de lucru. Din cauza
particularităţilor în paginarea datelor din foaia de lucru este recomandabil să
verificaţi întreruperile de pagini pentru orice raport a cărui imprimare necesită
mai mult de o pagină. Modul Print Preview nu vă arată exact doar cum sunt
paginate datele când le veţi imprima, ci vă dă şi posibilitatea să modificaţi
marginile, să schimbaţi iniţializările paginii, şi chiar să imprimaţi raportul când
totul pare în regulă.
Capitolul 5: Imprimarea ”Capodoperei” ______________________________
195
Pentru a trece la modul Print Preview, apăsaţi butonul Print Preview din bara
de instrumente Standard, sau alegeţi File → Print Preview de pe bara de
meniuri. Excel poate prezenta toate informaţiile primei pagini a raportului într-o
fereastră separată cu propria ei bară de instrumente. Pointer-ul mouse-ului
devine o lupă. Figura 5-1 prezintă fereastra Print Preview conţinând prima
pagină dintr-un raport de trei pagini.
Atunci când Excel prezintă o pagină întreagă în fereastra Print Preview, abia
dacă poate fi citit tot conţinutul; măriţi vizualizarea la mărimea reală dacă vreţi
să verificaţi câteva informaţii. Măriţi la 100 %, executând clic cu pointer-ul
mouse-ului pe pagina examinată sau pe butonul Zoom de la începutul ferestrei
Print Preview sau prin apăsarea tastei Enter. Figura 5-2 prezintă prima pagină
dintr-un raport de trei pagini, după mărire, prin apăsarea butonului Zoom (cu
pictograma Print Preview) din partea superioară a zonei centrale a paginii.
După ce pagina are mărimea normală, folosiţi barele de defilare pentru a putea
vizualiza noi părţi ale paginii în fereastra Print Preview. În cazul în care doriţi
să folosiţi tastatura apăsaţi tastele direcţionale ↑şi ↓sau tasta PgUp şi tasta
PgDn pentru a defila în sus şi în jos pe pagina respectivă; apăsaţi ← şi →, sau
tasta Ctrl+ PgUp şi Ctrl+PgDn pentru a vă mişca la stânga sau la dreapta.
Figura 5-1:
Prima pagină
a unui raport
cu trei pagini.
Figura 5-2:
Prima pagină
a unui raport
previzualizat,
după
panoramare
a părţii
superioare a
primei pagini.
Pentru a vă întoarce la vizualizarea întregii pagini, apăsaţi clic din nou pe

mouse oriunde pe pagină, sau pe butonul Zoom de pe bara de instrumente Print
Preview sau apăsaţi din nou tasta Enter. Excel va indica numărul de pagini ale
raportului în bara de stare a ferestrei Print Preview. Dacă raportul
dumneavoastră are mai mult de o pagină, puteţi vizualiza celelalte pagini care
urmează, prin executarea unui clic pe comanda Next din partea superioară a
ferestrei. Pentru a revedea o pagină, accesaţi pagina anterioară prin apăsarea
butonului Previous. Puteţi de asemenea să avansaţi către pagina următoare prin
apăsarea PgDn sau tasta direcţională ↓ sau să vă întoarceţi la pagina anterioară
prin apăsarea PgUp sau a tastei ↑ când pagina vizualizată este o pagină întreagă
în raport cu mărimea actuală.
Când aţi terminat de examinat raportul, aveţi următoarele opţiuni:
9 Dacă paginile sunt în regulă, puteţi apăsa butonul Print pentru a afişa
caseta de dialog Print şi a începe imprimarea chiar din acel moment (a se
vedea «Imprimarea particularizată», în cadrul acestui capitol).
9 Dacă aţi observat probleme legate de paginaţie pe care le-aţi putea rezolva
prin alegerea unei noi dimensiuni a paginii, unei noi ordini a paginii,
orientări sau unor noi margini, sau dacă observaţi vreo problemă
referitoare la antet sau subsol, la partea superioară sau inferioară a paginii,
puteţi apăsa butonul Setup şi rezolva aceste probleme cu ajutorul casetei
de dialog Page Setup.
197
9 Dacă aţi observat ceva probleme ale paginaţiei pe care le-aţi putea rezolva
prin modificarea sfârşiturilor de pagină, faceţi clic pe butonul Page Break
Preview. Acesta vă va trimite înapoi la registrul de lucru, cu o vizualizare
redusă a foii de lucru unde veţi putea schimba sfârşiturile de pagină prin
tragerea bordurilor cu ajutorul mouse-ului. După rearanjarea bordurilor aşa
cum aţi dorit, vă puteţi întoarce la vizualizarea normală prin alegerea
View→ Normal aflat în bara de meniuri Excel. Puteţi apoi tipări raportul
prin alegerea File şi a butonului Print de pe bara de meniu sau făcând clic
pe butonul Print aflat în bara de instrumente Standard.
9 Dacă observaţi ceva probleme la margini sau referitoare la lăţimea
coloanelor şi doriţi să le ajustaţi în modul Print Preview, faceţi clic pe
butonul Margins şi trageţi de margini la locul dorit (a se vedea «Ajustarea
marginilor», mai târziu în acest capitol).
9 Dacă observaţi orice altă problemă, asemenea uneia referitoare la tipul
antetului sau a unei valori greşite din celule, apăsaţi clic pe butonul Close
pentru a vă întoarce în fereastra normală a foii de lucru a registrului, nu
veţi putea face vreo modificare privind editarea textului în fereastra
PrintPreview.
9 Dupa ce aţi făcut corecţiile necesare foii de lucru, puteţi tipări raportul din
fereastra documentului normal, alegând File→Print din bara de meniuri
(sau prin apăsarea Ctrl+P). Alternativ, vă puteţi întoarce la modul Print
Preview pentru a face ultimele verificări şi apăsaţi butonul Print sau
folosiţi butonul Print de pe bara de instrumente Standard (a patra din
stânga, cu pictograma imprimantei pe el).
Pagina se terminå aici ...

Excel va arăta automat întreruperea paginilor în fereastra normală a
documentului după ce aţi examinat documentul. Sfârşiturile de pagină vor
apare pe ecran ca linii punctate între rândurile şi coloanele care vor tipărite pe
diferite pagini.
Pentru a elimina sfârşiturile de pagină din fereastra documentului, alegeţi Tools

→ Options de pe bara de meniuri, alegeţi eticheta View, deselectaţi caseta de
validare Page break şi faceţi clic pe OK sau apăsaţi Enter.
Imprimarea imediatå
Atâta vreme cât veţi dori să folosiţi iniţializările implicite din Excel pentru a
tipări toate celulele din foaia de lucru curentă, tipărirea în Excel 2000 va fi
simplă. Faceţi clic pe butonul Print al barei de instrumente Standard (butonul
cu pictograma imprimantei). Programul imprimă o copie a tuturor informaţiilor

din registrul de lucru curent, incluzând câteva diagrame şi grafice dar exceptând
comentariile adăugate în celule. (a se vedea Capitolul 6 pentru detalii despre
adăugarea comentariilor la registrul de lucru şi Capitolul 8 pentru diagrame şi
grafice.)
După ce aţi apăsat butonul Print, Excel trimite documentul de tipărit la şirul
pentru imprimare al Windows-ului care joacă rolul unui intermediar în
trimiterea către imprimantă. În timp ce Excel trimite documentul la şirul de
imprimat, Excel deschide o casetă de dialog intitulată Printing în care vă va ţine
la curent asupra procesului. După dispariţia acestei casete de dialog vă puteţi
întoarce să lucraţi în Excel (fiţi atenţi că s-ar putea ca Excel să meargă greoi
până ce documentul este într-adevăr imprimat). Pentru a putea renunţa la
imprimarea lansată, în timp ce documentul este trimis la şirul pentru imprimare
apăsaţi butonul Cancel aflat în caseta de dialog Printing deschisă anterior.
Dacă doriţi să renunţaţi la imprimare după ce Excel reuşeşte să o expedieze la

şirul de imprimat (aceasta însemnând momentul în care caseta de dialog
Printing apare pe ecran) trebuie să deschideţi caseta de dialog a imprimantei şi
să anulaţi tipărirea de acolo.
Pentru renunţarea la imprimarea documentului cu ajutorul casetei de dialog a

imprimantei urmaţi paşii:
1. Faceţi clic pe pictograma imprimantei din dreapta barei de
activităţi Windows 95/98 cu ajutorul celui de–al doilea buton al
mouse-ului pentru a deschide meniul de comenzi rapide.
Această pictogramă a imprimantei afişează un SfatEcran, 1 document
în timpul... etc. (de exemplu, când imprim, acest mesaj va fi ‘1
document destinat lui Greg’) când pointer-ul mouse-ului se află
deasupra lui.
2. Alegeţi comanda Open Active Printers aflată în meniul de comenzi
rapide al pictogramei imprimantei.
Aceasta deschide o casetă de dialog pentru imprimantă, care conţine
documentul de imprimat în cadrul şirului de imprimat (după cum a fost
descrisă sub Document heading din caseta tip listă).
3. Selectaţi documentul de imprimat pe care doriţi să-l anulaţi (să nu
mai fie imprimat) din caseta tip listă a casetei de dialog a
imprimantei dumneavoastră.
4. Alegeţi Document→ Cancel Printing de pe bara de meniuri.
5. Aşteptaţi ca documentul să dispară din şirul casetei de dialog al
imprimantei, iar apoi apăsaţi butonul Close pentru a nu mai
imprima şi a vă întoarce în Excel.
199
Imprimarea particularizatå
Imprimarea cu ajutorul butonului Print aflat pe bara de instrumente Standard
este bună dacă doriţi o singură copie a informaţiilor din foaia de lucru curentă .
Dar dacă doriţi mai multe copii, mai multe sau mai puţine date (cum ar fi toate
foile de lucru din registrul de lucru sau doar o zonă de date din cadrul unei
anumite foi de lucru) sau doriţi să schimbaţi câteva din setările paginii (cum ar
fi mărimea paginii sau orientarea imprimării pe pagină), atunci va trebui să
imprimaţi folosind caseta de dialog Print (prezentată în Figura 5-3).
Figura 5-3:
Caseta de
dialog Print.
Excel vă oferă posibilitatea deschiderii casetei de dialog Print în mai multe

moduri:
9 Apăsaţi Ctrl+P.
9 Alegeţi File→ Print de pe bara de meniuri.
9 Apăsaţi Ctrl+Shift+F12.
Imprimarea în detaliu
În interiorul casetei de dialog Print se găsesc secţiunile Print range şi Print what
areas, unde puteţi selecta informaţia pe care o doriţi a fi imprimată şi de
asemenea secţiunea Copies area, unde puteţi modifica numărul de copii de
imprimat.
Aceste secţiuni se folosesc după cum urmează:
9 All: Selectarea butonul radio All din secţiunea Page range are ca efect
imprimarea tuturor paginilor documentului. Deoarece este o setare
implicită, nu este nevoie decat să îl selectaţi după ce aţi imprimat doar o
porţiune din document, folosind butonul radio Pages.
9 Pages: În mod normal, Excel tipăreşte toate paginile pe care le doriţi
pentru a furniza informaţiile din zonele registrului de lucru pe care doriţi
să îl imprimaţi. Câteodată, totuşi, se poate să aveţi nevoie să retipăriţi doar

o pagină sau o zonă de date pe care ulterior le-aţi modificat în cadrul
acestei secţiuni. Pentru a retipări o singură pagină, introduceţi numărul ei
atât în caseta From cât şi în caseta To din secţiunea Page Range sau
selectaţi numărul paginilor cu ajutorul butoanelor. Pentru a retipări mai
multe pagini, introduceţi numărul primei pagini în caseta From şi numărul
ultimei pagini în caseta To (Excel deselectează automat butonul All şi
selectează butonul Pages în secţiunea Page Range imediat ce începeţi să
scrieţi în casetele de text From sau To).
9 Selection: Alegeţi acest buton din secţiunea Print What pentru a imprima
din Excel doar celulele pe care le-aţi selectat în mod curent în registrul de
lucru. (Într-adevăr, trebuie să vă amintiţi să selectaţi aceste celule înainte
de a deschide caseta de dialog şi să alegeţi acest buton radio).
9 Active sheet(s): Excel afişează şi selectează automat acest buton si
tipăreşte informaţiile aflate în orice foaie de lucru activă în acel moment în
registrul de lucru. Normal, aceasta înseamnă doar tipărirea datelor aflate în
foaia de lucru curentă. Pentru a tipări şi alte foi de lucru când acest buton
radio este ales, ţineţi apăsată tasta Ctrl când faceţi clic pe selectorul foii.
Pentru a include toate paginile dintre doi selectori ai foii faceţi clic pe
primul şi ţineţi apăsată tasta Shift în timp ce faceţi clic pe al doilea selector
(Excel selectează toate etichetele dintre ele).
9 Entire workbook: Selectaţi acest buton radio aflat în secţiunea Print What
pentru a tipări datele din fiecare foaie de lucru a registrului.
9 Number of copies: Pentru a tipări mai multe copii ale unui raport,
introduceţi numărul de copii pe care doriţi să le imprimaţi în caseta de text
Number of copies din secţiunea Copies - sau folosiţi butoanele pentru a
selecta numărul dorit.
9 Collate: Când asamblaţi paginile, trebuie doar să realizaţi diferite teancuri
ale rapoartelor, mai degrabă decât să tipăriţi toate copiile primei pagini,
apoi celei de-a doua şi aşa mai departe. Pentru a realiza o asamblare Excel
pentru fiecare copie a raportului, selectaţi caseta de validare Collate aflată
în secţiunea Copies.
După alegerea unor noi opţiuni ale imprimării, puteţi trimite documentul spre
imprimantă apăsând O.K. sau Enter. Pentru a folosi o altă imprimantă care a
fost instalată pe Windows 95 (Excel afişează imprimanta curentă în caseta de
text Name şi toate imprimantele instalate pe Windows în lista autoderulantă
Name) selectaţi o nouă imprimantă din meniul Name din cadrul secţiunii
Printer de la începutul casetei de dialog înainte de a începe imprimarea.
201
Stabilirea çi golirea zonei de imprimat
Excel include o caracteristică specială de imprimare intitulată Print Area. Puteţi

folosi comanda File→Print Area→Set print area pentru a stabili orice zonă de
date a foii de lucru ca fiind zona de imprimat. După ce aceasta este definită,
Excel va tipări această zonă de date atunci când veţi imprima foaia de lucru (fie
cu butonul Print de pe bara de instrumente Standard fie cu ajutorul casetei de
dialog Print, folosind comanda File→Print sau o comandă rapidă). Oricând vă
„jucaţi” cu Print Area, trebuie să nu uitaţi că o dată stabilit, zona de date este
singura pe care puteţi să o imprimaţi (indiferent ce opţiuni aţi selectat în caseta
de dialog Print) până ce se restabileşte zona de imprimat.
Pentru a goli zona de imprimat (iar pentru aceasta vă întoarceţi la opţiunile de

imprimare stabilite în caseta de dialog Print - a se vedea ”Imprimarea în
detaliu”, care precede această secţiune) trebuie doar să selectaţi File→Print
Area → Clear Print Area aflată de pe bara de meniuri.
T Puteţi de asemenea să stabiliţi şi să goliţi Print Area cu ajutorul etichetei Sheet

FA
aflat în caseta de dialog Page Setup. Pentru a realiza acest lucru poziţionaţi
S
cursorul în caseta de text Print Area din eticheta Sheet şi apoi selectaţi zona de
date din foaia de lucru (reţineţi că puteţi reduce caseta de dialog Page Setup
chiar la această caseta de text executând clic pe caseta de minimizare). Pentru a
goli Print Area din această casetă de dialog, selectaţi adresele de celule din
caseta de text Print şi apăsaţi tasta Delete.
Pagina mea a fost iniÆializatå!

După cum am amintit la începutul acestui capitol, printre singurele lucruri mai
puţin complexe legate de tipărirea unei foi de lucru se află aranjarea paginilor.
Din fericire, opţiunile aflate în caseta de dialog Page Setup oferă un control
deosebit asupra a ceea ce se întâmplă în fiecare pagină. Pentru a deschide caseta
de dialog Page Setup alegeţi File→ Page Setup aflată pe bara de meniuri sau
apăsaţi clic pe butonul Setup dacă este deschisă fereastra Print Preview. Caseta
de dialog Page Setup conţine patru etichete: Page, Margins, Header/Footer şi
Sheet.
Opţiunile detaliate aflate în eticheta Page din caseta de dialog Page Setup pot
varia puţin în funcţie de tipul de imprimantă pe care îl folosiţi. Figura 5-4
prezintă caseta de dialog în cazul în care imprimanta curentă este Apple Laser
Writer (aceste opţiuni pe care le vedeţi aici sunt de asemenea prezente atunci
când se folosesc alte imprimante cu laser precum imprimanta HP Laser Jet).
Figura 5-4:
Caseta de
dialog Page
Setup.
Pentru cele mai multe tipuri de imprimante, eticheta Page din caseta de dialog
Page Setup include opţiuni de schimbare a orientării, de scalare a imprimării,
de alegere a unei noi dimensiuni a hârtiei precum şi a calităţii imprimării:
9 Orientation: Orientarea Portrait poziţionează hârtia astfel ca partea scurtă
să se afle la începutul şi la sfârşitul paginii, în timp ce orientarea
Landscape poziţioneaza foaia cu partea lungă a hârtiei la începutul şi la
sfârşitul paginii (a se vedea Alegerea tipului Landscape).
9 Adjust to: Vă permite să măriţi sau să micşoraţi mărimea imprimării prin
folosirea procentajului (asemeni folosirii caracteristicii Zoom pentru a
vizualiza datele foii de lucru mai mici sau mai mari pe ecran). Când
introduceţi valori în caseta Adjust to, ţineţi cont că 100 % reprezintă
mărimea reală şi că orice procentaj mai mic reduce mărimea imprimării
(şi afişează mai mult pe fiecare pagină) în timp ce orice procent peste
100% duce la mărirea imprimării (şi pune mai puţin pe fiecare pagină).
9 Fit to: Permite ca întregul document să încapă într-o pagină sau pe un
număr de pagini stabilit de dumneavoastră în funcţie de înălţimea paginilor
(a se vedea «Regăsirea pe o singură pagină», mai târziu în acest capitol).
9 Paper size: Vă permite să schimbaţi dimensiunea hârtiei prin selectarea
unei noi mărimi din lista autoderulantă (această listă conţine doar acele
dimensiuni ale hârtiei care se potrivesc cu imprimanta dumneavoastră).
9 Print quality: Unele imprimante (cum ar fi cele matriceale) vă lasă să
schimbaţi calitatea imprimării după cum realizaţi prima schiţă la un proiect
sau o imprimare finală.
9 First page number: Vă permite să schimbaţi numărul paginii de început
dacă doriţi ca numărul primei pagini să fie mai mare decât 1. Alegeţi
această numerotare doar atunci când imprimaţi numărul paginilor în antet
şi subsol (a se vedea De la antet la subsol, în cadrul acestui capitol).
203
9 Options: Deschideţi o casetă de dialog Properties pentru o imprimantă
anume pe care aţi selectat-o dumneavoastră. Această casetă de dialog
poate avea etichete ca Paper, Graphics, Device şi PostScript, depinzând de
modelul şi tipul de imprimantă pe care îl folosiţi. Opţiunile acestor etichete
vă permit să corectaţi anumite setări cum ar fi tipul de hârtie folosit,
calitatea grafică, formatul produsului PostScript şi altele.
Alegerea orientårii Landscape

Pentru majoritatea imprimantelor (incluzând majoritatea celor matriceale, laser
şi cele cu jet de cerneală) eticheta Page din caseta de dialog Page Setup include
secţiunea Orientation pentru schimbarea imprimării din modul normal Portrait –
tip portret (în care imprimarea merge paralel cu marginea scurtă a foii) la
orientarea Landscape – tip vedere (în care imprimarea se face paralel cu
marginea lungă a foii). Cu aceste două tipuri de imprimante puteţi folosi de
regulă opţiunile Adjust sau Fit to (a se vedea secţiunea Cuprinderea întregului
material pe o singură pagină, în continuare) pentru a măsura mărimea
imprimării, făcând posibilă mărirea sau reducerea imprimării printr-un
procentaj anume sau incluzând forţat toată informaţia pe o singură pagină sau
pe un număr de pagini stabilit.
Deoarece multe foi de lucru sunt mai mult late decât lungi (precum tabelele de
bugete sau vânzări care urmăresc cheltuielile pe 12 luni), dacă imprimanta
dumneavoastră acceptă schimbarea orientării paginii, puteţi găsi un mod care să
facă foile să arate mai bine dacă schimbaţi orientarea din modul normal portret
în orientarea tip vedere (care aranjează mai puţine coloane pe pagină deoarece
imprimarea merge paralel cu marginea scurtă a foii).
Figura 5-5 prezintă fereastra Print Preview, cu prima pagină a unui raport pe
orientarea tip vedere. Pentru acest raport, Excel va putea introduce încă trei
coloane de informaţii în această pagină în acest mod faţă de cel portret.
Dezavantajul provine din faptul că la orientarea tip vedere, numărul de rânduri
este mai mic şi de aceea în loc de două pagini în orientarea portret vor fi patru
în cea vedere.
Cuprinderea întregului material pe

o singurå paginå
Dacă imprimanta prezintă opţiunile de măsurare, sunteţi norocoşi. Întotdeauna
puteţi face o foaie de lucru să încapă pe singură pagină, prin simpla apăsare a
butonului radio Fit. La apăsarea acestui buton, Excel ştie cât de mult trebuie să
fie redusă mărimea informaţiilor pe care le imprimaţi pentru a încăpea pe o
singură pagină.
Dacă în urma unei examinări înaintea imprimării acestei pagini veţi constata că
textul este mult prea mic pentru a putea fi citit normal, redeschideţi eticheta
Page din caseta de dialog Page Setup şi schimbaţi numărul de pagini în caseta
Page(s) wide by tall (imediat în dreapta butonului radio Fit). Adică în loc să
încercaţi să îndesaţi totul într-o pagină, încercaţi să vedeţi cum arată în două
pagini:
Figura 5-5:
Prezentarea
unui raport
cu orientarea
tip vedere
(landscape)
în cadrul
ferestrei
Print
Preview.
Introduceţi 2 în caseta de text Pages wide by şi lăsaţi 1 în caseta de text Pages

tall. Alternativ, vedeţi cum arată foaia de lucru pe două pagini: lăsaţi 1 în caseta
de text Pages wide by şi introduceţi 2 în caseta de text Pages tall by.
T După folosirea opţiunii Fit to, s-ar putea să consideraţi că nu doriţi să măsuraţi
FA
imprimarea. Renunţaţi la măsurare prin clic pe butonul radio Adjust to aflat
S
chiar deasupra butonului Fit to şi introduceţi mărimea normală de 100% în

caseta de text (sau selectaţi 100 cu ajutorul butoanelor).
Ajustarea marginilor
Excel foloseşte o margine superioară şi una inferioară standard de 1 inch pe
fiecare pagină a raportului şi o margine standard stânga şi dreapta de 0,25 inch.
205
Frecvent veţi descoperi că puteţi strecura ultima coloană sau câteva rânduri cu
datele foii de lucru pe care le imprimaţi pe o pagină doar modificând marginile.
Pentru a introduce mai multe coloane puteţi modifica marginea din stânga sau
dreapta. Pentru a introduce mai multe rânduri se pot modifica marginile de sus
sau de jos
Puteţi modifica marginile în două moduri:
9 Deschideţi caseta de dialog Page Setup (sau alegeţi File→Page Setup de

pe bara de meniuri sau prin clic pe butonul Setup din fereastra Print
Preview) şi apoi selectaţi eticheta Margins (a se vedea Figura 5-6) şi
activaţi noile iniţializări din casetele de text Top, Bottom, Left şi Right,
sau selectaţi noile iniţializări de pagină cu butoanele respective.
9 Deschideţi fereastra Print Preview, apoi faceţi clic pe butonul Margins, şi
trageţi de margini la noua poziţie dorită (a se vedea Figura 5-7).
Figura 5-6:
Eticheta
Margins a
casetei de
dialog Page
Setup.
T Puteţi folosi opţiunile Center on page din eticheta Margins a casetei de dialog
FA
Page Setup pentru a centra o selecţie de date (care includ mai puţin decât o
S
pagină întreagă) între iniţializările de margini curente. Selectaţi caseta de

validare Horizontally pentru a centra datele între marginea stângă şi cea
dreaptă. Selectaţi caseta de validare Vertically pentru a centra datele între
marginile de sus şi de jos.
Dacă folosiţi butonul Margins din fereastra Print Preview pentru a schimba
setările paginilor puteţi modifica lăţimea coloanelor asemenea marginilor
(Figura 5-7 prezintă marcatorii de margine şi de coloană care apar atunci când
faceţi clic pe butonul Margins din fereastra Print Preview). Pentru a modifica
una dintre margini, pozitionaţi pointer-ul mouse-ului pe marcatorul de margine
dorit (forma pointer-ului se schimbă într-o săgeată cu două capete), trageţi în
direcţia dorită, ţinând butonul apăsat. La eliberare, Excel va reface pagina
folosind noile iniţializări ale marginilor. Puteţi câştiga sau pierde coloane sau
rânduri - depinde ce fel de ajustări aţi făcut. Acelaşi lucru se întâmplă şi la

modificarea coloanelor: trageţi de marcatorul de coloane la stânga şi la dreapta
pentru a mări sau micşora lăţimea unei anumite coloane.
Marcajul marginii de antet Marcajul marginii din dreapta

Marcajul marginii de sus Marcaje de coloană
Figura 5-7:
Fereastra
Print Preview
după
efectuarea
unui clic pe
butonul
Margins.
Marcajul marginii de jos Marcajul marginii de subsol

Marcajul marginii din stănga
De la Antet la Subsol
Headers şi Footers (Antetul şi Subsolul) sunt pur şi simplu texte care apar pe
fiecare pagină a raportului. Antetul se află în partea superioară a paginii şi
Subsolul - aţi ghicit - în partea inferioară. Ambele sunt centrate vertical la
margini. Dacă nu se specifică, Excel nu va adăuga Antet sau Subsol la un nou
registru de lucru.
T
FA
S
Puteţi folosi antetul şi subsolul într-un raport pentru a identifica documentul

folosit la realizarea sa şi pentru a afişa numărul de pagini, data şi timpul
imprimării.
207
Rezolvarea unei probleme standard
Pentru a adăuga un antet sau un subsol la un registru de lucru deschideţi

eticheta Header/Footer din caseta de dialog Page Setup şi specificaţi
informaţiile referitoare la antet şi subsol în lista autoderulantă Header and/or
Footer (a se vedea Figura 5-8). Acestea conţin un număr mare de de informaţii
despre Header şi Footer inclusiv numele foilor de lucru (preluate din eticheta
Sheet - a se vedea Capitolul 6 pentru a învăţa cum să redenumiţi selectorul
foii),persoana care pregăteşte foile de lucru (din opţiunea User name din
eticheta General a casetei de dialog Options), numărul paginii, numele
registrului de lucru, sau combinaţii diverse ale acestor informaţii.
Figura 5-8:
Eticheta
Header and
Footer a
casetei de
dialog Page
Setup după
alegerea unui
anumit antet
şi subsol.
Figura 5-8 prezintă eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup
după alegerea
mind over media, INC Confidential, Sheet 1, page 1
În lista autoderulantă a antetului (mind over media este o companie la care este
Excel înregistrat [acest nume este acelaşi cu cel afişat ca utilizator înregistrat în
caseta de dialog About Microsoft Excel], Sales 2000 este numele registrului de
lucru, iar Pagina 1 este desigur numărul paginii curente) şi de asemenea
alegerea
Page 1 of ?
În caseta cu lista autoderulantă a subsolului (care completează numărul paginii

curente împreună cu numărul total de pagini în raport). Puteţi alege aceste
opţiuni de paginare în oricare listă autoderulantă a antetului sau subsolului.
Figura 5-9 prezintă prima pagină a raportului în modul Print Preview. Aici veţi
putea vedea antetul şi subsolul aşa cum vor fi imprimate (din fericire, puteţi
verifica în fereastra Print Preview faptul că informaţiile antetului nu se vor

tipări în toate foile aşa cum apar în zona previzualizării antetului în caseta de
dialog Page Setup. Puteţi vedea, de asemenea care este efectul opţiunii Page 1
of ? în cadrul subsolului: Pe prima pagină puteţi vedea subsolul centrat, Page 1
of 4; pe pagina a doua veţi vedea subsolul centrat, Page 2 of 4.
T Dacă după alegerea unor teancuri de informaţii referitoare la antet sau subsol,
FA
decideţi că nu mai aveţi nevoie să imprimaţi antetul sau subsolul în raport,
S
deschideţi eticheta Header/Footer din caseta de dialog Page Setup şi optaţi

pentru varianta None (nimic) din partea superioară a listelor autoderulante
Header and Footer.
Realizarea unor elemente particularizate
În majoritatea cazurilor teancurile de informaţii disponibile aflate în casetele

autoderulante la Header şi Footer sunt suficiente pentru a satisface nevoile
existente. În orice caz, poate doriţi să introduceţi informaţii care nu sunt
disponibile în aceste casete autoderulante sau într-o aranjare care nu este oferită
de teancurile de antete si subsoluri.
Figura 5-9:
Prima pagină
a unui raport,
cu antet şi
subsol aşa
cum ar apare
la imprimare.
Pentru aceste cazuri, este necesar să vă reîntoarceţi la butoanele Custom Header

şi Custom Footer din eticheta Header/Footer ale casetei de dialog Page Setup,

Excel 2000

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Excel 2000

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Introducere

B un venit în Excel 2000 pentru Windows pentru … aMICI, o lucrare completă,

Despre aceastå carte

Fiecare discuţie despre un subiect răspunde rapid la întrebarea: ”La ce foloseşte

Pe cât posibil am încercat să nu vă solicit să vă amintiţi unele lucruri învăţate în

Cum så folosiÆi aceastå carte

Ceea ce puteÆi ignora fårå a avea

De asemenea, de câte ori a fost posibil, am încercat să separ fondul sau

Modul de organizare al acestei cårÆi

În cazul în care vă interesează, urmează o sinteză a ceea ce întâlniţi în fiecare

Partea I: Intrând pe terenul de lucru

Partea a II-a: Editarea fårå probleme

Partea a III-a: Cum så ne organizåm çi så

Partea a IV-a: ViaÆa de dincolo de foile de

Partea a VI-a: Partea zecilor

ConvenÆii folosite în aceastå carte

Chiar dacă folosiţi mouse-ul sau combinaţiile rapide de taste pentru a vă

Când Excel nu dialoghează cu dumneavoastră prin intermediul casetelor de

Ocazional, s-ar putea să vă rog să utilizaţi o anumită combinaţie de taste (de

Simboluri folosite în aceastå carte

Această pictogramă vă atrage atenţia asupra “discuţiilor dintre tocilari” peste

Această pictogramă, vă atrage atenţia asupra scurtăturilor sau a altor sugestii de

Această pictogramă vă atrage atenţia în privinţa reţinerii anumitor informaţii în

Această pictogramă vă atenţionează că aveţi de a face cu particularităţi ale

Unde mergem mai departe

Al 5­lea val de Rich Tennant

“STIŢI DOMNULE DUNT, POINTERUL NU SE MIŞCĂ

O singură privire asupra ecranului Excel 2000 (cu toate

Sigur, nu este de ajuns să staţi pe scaun şi să vă explice cineva despre

D oar pentru că întinderile de foi electronice precum Excel 2000 au devenit

De asemenea, foarte populare sunt şi capacităţile grafice ale Excel-ului, care vă

Dacă sunteţi învăţaţi cu procesarea de texte, ideea introducerii diferitelor

Trimite-l pe adresa celulei mele

De ce programele bazate pe foi de calcul

Aşa cum se observă în Figura 1-2, Excel vă indică în permanenţă poziţia

Referinţa celulei curente Indicatorul de celulă

Celulele-cărămizile necesare pentru construirea

9 Deasupra foii de lucru, la începutul barei de formule este prezentată lista

Repercursiunile neluării în considerare a acestei mici propoziţii sunt enorme:

Despre câte celule vorbim noi aici?

256 cu 65536 ajungeţi la un total de 16777216 celule goale în fiecare foaie de

Şi, de parcă nu ar fi de ajuns, fiecare registru nou de lucru pe care îl începeţi,

Atribuind 26 de litere la 256 de coloane

Ce ar trebui så çtiÆi despre Excel în acest

Celula A1 denumită şi celula R1C1

Ce mai trebuie încå så çtiÆi despre Excel

Mai multe banalităţi despre dimensiunile foii de lucru

Capacităţile de calcul ale Excel, combinate cu cele de formatare şi editare, fac

Urnind lucrul din loc

Lansarea Excel 2000 din meniul Programs

Presupunând că Programs sau bara de instrumente Desktop Office este afişată

Deschizând Excel 2000 din meniul Start

De îndată ce ajungeţi la pasul 3, Windows ‘95/’98 deschide Excel 2000. În

Pornind Excel 2000 din Windows Explorer

Cum så creaÆi o scurtåturå pentru

2000” sau cu cuvinte ce au acest efect, urmând pasul 9. Altfel, dacă

Pentru a porni Excel 2000 cu noua scurtătură, faceţi dublu-clic pe pictogramă.

Pornirea automatå a programului Excel de

Pentru ca Windows 95/98 să pornească automat Excel de fiecare dată când

Sau puteţi apăsa Enter ca răspuns la mesajul casetei de dialog

Preocupându-vå de manierele mouse-ului

Forma pointerului mouse-ului

Când un singur clic este la fel de util ca două clic-uri

Al 5lea val de Rich Tennant