IKTAN LABORATORIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Índice.

1.- Presentación.

2.- Objetivo.

3.- Alcance.

4.- Descripción.
4.1.- Firma de contrato de subrogación de servicios
4.2.- Recepción de muestras biológicas
4.3.- Registro de los pacientes
4.4.- Procesamiento de las muestras
4.5.- Aseguramiento de la calidad
4.6.- Reporte de resultados
4.7.- Facturación
4.8.- Evaluación de la calidad de los servicios y de satisfacción del cliente

5. Diagramas de flujo

6.- Formatos e instructivos

7.- Bibliografía
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1.- Presentación

La Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997, Para la organización y

funcionamiento de los laboratorios clínicos, establece dentro de las disposiciones que
deben cumplir los laboratorios clínicos, la elaboración y mantenimiento de un manual de
procedimientos administrativos. El presente, tiene la finalidad de cumplir con dicha
disposición y al mismo tiempo, ser guía y referencia de todos los procedimientos
administrativos que se llevan a cabo en el Laboratorio Clínico de Referencia y Soporte
Técnico, S.C. (en adelante IKTAN LABORATORIOS).

2.- Objetivo.

Definir y describir los procedimientos realizados en IKTAN LABORATORIOS así

como el uso de los registros internos y externos que dan certeza a los resultados que
emite el laboratorio.

3.- Alcance.

El Manual de procedimientos administrativos hace referencia y aplica a todos los

procedimientos, documentos y registros administrativos que lleva a cabo el Laboratorio
Clínico de Referencia y Soporte Técnico, S.C., de conformidad con el punto 4.5.2 de la
Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997.

4.- Descripción.

IKTAN LABORATORIOS surge a finales del año 2010 en respuesta a una necesidad de
los laboratorios clínicos de la región centro del país. Sus servicios son exclusivamente
de referencia. En este sentido, sus clientes son los laboratorios clínicos, ya que no da
servicio al público en general, por lo tanto no lleva a cabo tomas de muestras de
pacientes.

Con base en lo anterior, sus actividades se llevan a cabo bajo el siguiente protocolo:

4.1.- Firma de contrato de subrogación de servicios

En cumplimiento de las disposiciones de la Secretaría de Salud, IKTAN

LABORATORIOS celebra un contrato de prestación de servicios con los laboratorios a
los que les realizará el servicio de análisis clínicos de referencia. En dicho contrato se
establecen las declaraciones, alcances y obligaciones tanto de IKTAN
LABORATORIOS como de sus clientes. El anexo I del presente manual establece dicho
contrato marco.

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4.2.- Recepción de muestras biológicas

La recepción de las muestras biológicas en IKTAN LABORATORIOS puede

llevarse a cabo mediante tres formas:

a. Por entrega directa de los laboratorios al personal de IKTAN

LABORATORIOS en las instalaciones de sus laboratorios. Es decir, personal
de IKTAN LABORATORIOS acude a los laboratorios y recoge sus muestras.
b. Por entrega directa del personal de los laboratorios a IKTAN
LABORATORIOS en las instalaciones de éste último
c. Por recepción de las muestras en IKTAN LABORATORIOS a través del
servicio de mensajería.

Todas las muestras se manejan mediante el procedimiento que se describe en el

Manual de manejo, conservación y transporte de muestras.

4.3.- Registro de los pacientes

Las muestras se reciben con la Forma descrita en el anexo II, en la cual se

indican los datos del laboratorio que envía, del paciente, de la muestra, observaciones
generales y datos para su reporte.

La información se captura en el sistema PX LAB, indicando además el precio de

cada prueba solicitada, y si el costo fue pagado en ese momento o bien, si es venta a
crédito. El Anexo III muestra la pantalla de captura del sistema.

De cada cliente y prueba, se imprime una Orden de servicio, de acuerdo con el

formato indicado en el anexo IV.

4.4.- Procesamiento de las muestras

Las muestras son entregadas al área técnica, en donde se procesan de acuerdo

con los Manuales de procedimientos, equipo y manejo de muestras con los que se
cuenta.

4.5.- Aseguramiento de la calidad

Interna
De cada prueba analítica, se corren controles tres días por semana. Se
hace el análisis periódico y de cada día, de los resultados que se obtengan de
los controles. Basados en estos datos, se toma la decisión de correr las muestras
de los pacientes, de calibrar el equipo o prueba específica, o de someter nuevos
controles.

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Externa
IKTAN LABORATORIOS está inscrito en el Programa de aseguramiento
de la calidad de PACAL y en el programa de Evaluaciòn Externa de la Calidad de
la facultad de Ciencias Químicas. De forma mensual, se reciben muestras
control, las cuales son tratadas y analizadas bajos los lineamientos de este
Programa.

4.6.- Reporte de resultados

Una vez constatada la confiabilidad de los resultados mediante el procesamiento

de pruebas control, IKTAN LABORATORIOS reporta los resultados a sus clientes, a
través de los medios que se acuerden (correo electrónico y/o fax) el mismo día en que
se obtuvieron. Los resultados llevan la firma autógrafa del responsable del laboratorio.
El formato que se emplea se establece en el Anexo V. La muestra se conserva por un
espacio de 10 días para cualquier aclaración de duda sobre algún resultado.

Posteriormente, en los primeros 5 días siguientes al mes de corte, se hacen

llegar al laboratorio solicitante, los resultados originales.

4.7.- Facturación

Durante los primeros 5 días siguientes al mes de corte, se hace llegar al laboratorio
solicitante, los siguientes documentos:
1. Resumen de saldos
2. Relación de pacientes y pruebas solicitadas
3. Resultados originales
4. Factura

Los formatos correspondientes a los puntos 1 y 2 se presentan en los anexos VI y

VII respectivamente. La facturación cumple con las disposiciones fiscales de la
Secretaría de Hacienda y crédito Público.

Una vez entregado el reporte de facturación al cliente, éste cuenta con 25 días
naturales para el pago del saldo pendiente.

4.8.- Evaluación de la calidad de los servicios y de satisfacción del cliente

IKTAN LABORATORIOS desarrolla de forma semestral, una encuesta sobre la

calidad de los servicios que presta, así como de satisfacción del cliente.

Los resultados deberán analizarse y las observaciones, corregirse, indicándole al

laboratorio que realizó la observación, el cumplimiento de la misma, en caso de que sea
procedente.

Las encuestas deberán mantenerse por un espacio mínimo de 2 años; si durante

dicho plazo las observaciones no han sido corregidas, deberán mantenerse vigentes

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hasta que las observaciones hayan sido corregidas. El anexo VIII muestra la primer
encuesta que se ha efectuado, realizada en el mes de enero de 2010.

5. Diagramas de flujo

CONTRATO DE SERVICIOS

RECEPCION DE MUESTRA
CON SOLICITUD

CAPTURA DE DATOS Y
ELABORACION DE ORDEN DE
SERVICIO

ANALISIS DE LA MUESTRA

CONTROL DE CONSERVACION DE
CALIDAD LA MUESTRA

REPORTE DE RESULTADOS

FACTURACION

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6. Formatos

7. Bibliografía

1.- Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997, Para la organización y

funcionamiento de los laboratorios clínicos

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