BAB 5

PERANCANGAN
Sub Topik
5.1 Pengenalan Perancangan
5.2 Objektif Organisasi
5.3 Kaitan Tingkat Pengurusan dan
Perancangan
5.4 Alat-alat Perancangan
Objektif
a) Memahami definisi perancangan, jenis-jenis
perancangan dan kepentingan perancangan.
b) Memahami Visi, Misi dan Objektif, jenis-jenis
objektif dan kepentingan objektif.
c) Menganalisis tingkat pengurusan dan
perancangan.
d) Memahami definisi dan kegunaan alat-alat
perancangan.
 5.1
PENGENALAN PERANCANGAN
DEFINISI PERANCANGAN

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin

dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk
diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.

 “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang

hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula
melaksanakan programnya sekarang.”
 JENIS-JENIS PERANCANGAN

1. Perancangan Jangka Panjang

(Strategik)
2. Perancangan Jangka Sederhana
(Taktikal)
3. Perancangan Jangka Pendek
(Operasian)
1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

 Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat

organisasi.
 Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan
matlamat jangka panjang organisasi.
 Tempoh masa melebihi tiga tahun.
 Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
 Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan
keseluruhan.
 Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.
 2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

 Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan

perancangan strategik.
 Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh
pengurus peringkat pertengahan.
 Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik
iaitu antara satu hingga tiga tahun.
 Meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan
jualan, perancangan sumber manusia dll.
 3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

 Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus

peringkat bawahan.
 Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
 Penekanan pada tugas-tugas rutin.
 Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja
harian, mingguan, bulanan.
 Berkaitan aktiviti pengeluaran.
KEPENTINGAN
PERANCANGAN
 1.Menyediakan Hala Tuju Organisasi
 Dengan adanya perancangan, hala tuju syarikat dapat
ditentukan. Pengurus dapat menentukan matlamat,
kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang
menyeluruh bagi mencapai matlamat.
 Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber
dengan lebih efektif dan efisien.
 Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta
bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
 Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi,
objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan,
keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat
organisasi.
 2. Tanda aras untuk mencapai
objektif
Perancangan membolehkan penetapan
tanda aras yang hendak dicapai.
Tanda aras adalah satu proses mencari
ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses
yang terbaik berbanding pesaing sebagai
satu standard atau piawai untuk
meningkatkan prestasi organisasi.
 3. Bertindak kepada persekitaran
yang dinamik

Dengan melakukan perancangan, pengurus

dapat mengenalpasti peluang dan
masalah/ancaman yang dihadapi oleh
perniagaan pada masa sekarang dan masa
depan
Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera -
memastikan operasi organisasi berjalan
lancar – menjimatkan kos, mengurangkan
pembaziran dan risiko.
 4. Sebagai Alat Kawalan Pengurus

Dengan perancangan satu sistem kawalan

dapat diwujudkan.
Pengurus dapat memastikan pencapaian
organisasi selaras dengan perancangan.
Tindakan pembetulan dapat dilakukan
dari semasa ke semasa.
5.2
VISI

OBJEKTIF
ORGANISASI MISI

OBJEKTIF
Visi
Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan
sesebuah organisasi.
Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.

Ciri-Ciri Visi:
Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila
Misi
Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.

Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang

umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai
kepercayaan dan falsafah pengurusan.
Membentuk identiti dan imej organisasi.
Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli
organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama –
dapat memfokus usaha.
Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi
menilai kejayaan organisasi – sejauh mana
pengurus berjaya memenuhi misi tersebut
melalui usaha pekerja bawahannya.
Objektif
Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba
dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk
daripada misi.
Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih
khusus berbanding misi organisasi – dimensi
masa lebih jelas.
Setiap bahagian atau unit akan menetapkan
objektif masing-masing selari dengan misi
organisasi.
 Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan
dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa.

’’’SMART”’
1. Spesifik
 Objektif yang ditetapkan mestilah khusus dan jelas.
 Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang
utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang
kepada prestasi syarikat.(prestasi kewangan,
perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)
 Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat
 Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Kedah spesifik kepada
melahirkan pelajar cemerlang.
 2. Boleh Diukur

Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk

kuantitatif .
Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh
satu tahun.
Objektif yang tidak boleh diukur misalnya
sasaran jualan yang tinggi dalam tempoh satu
tahun.
 3. Boleh Dicapai
Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh
dicapai.
Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan
organisasi.

Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu

mengambilkira keupayaan menghasilkan
barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki
oleh organisasi.
 4. Dikaitkan Dengan Ganjaran

Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan

ganjaran
Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan
akan cuba dicapai dengan sebaik mungkin bagi
mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.

Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan

lain-lain.
 5. Mempunyai Tempoh Masa
Objektifyang ditetapkan mesti mempunyai had
masa bila ia perlu dicapai.
Tempoh masa diperlukan bagi mengukur
pencapaian organisasi semasa proses kawalan –
membolehkan penilaian dilakukan.
Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan
terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa
yang sepatutnya – akan menjejaskan
pencapaian organisasi.

 Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai

peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam
tempoh 3 tahun.
JENIS-JENIS OBJEKTIF

ORGANISASI

INDIVIDU JABATAN

UNIT
 1. Objektif Organisasi
Objektif keseluruhan firma.
Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan
atasan.
Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

2. Objektif Jabatan
Objektif sesuatu jabatan.
Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi
 3. Objektif Subunit
Objektifbagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
Penting untuk menyokong objektif jabatan dan
seterusnya objektif organisasi.

4. Objektif Individu
Objektif setiap pekerja dalam organisasi.
Berbentuk peribadi.
Dibuat berpandukan objektif organisasi, jabatan
atau unit untuk kepentingan sendiri.
Contoh: Kenaikan pangkat, pergerakan gaji,
anugerah cemerlang.
Kepentingan Objektif
1. Motivasi
 Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja
dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi.
 Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui
tugas yang perlu dilakukan.
 Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan.
 Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar
sumbangan mereka penting untuk memastikan
pencapaian matlamat organisasi.
 2. Piawaian

 Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi

menilai kemajuan kerja agar
tindakan pembetulan dapat diambil
jika perlu.
 Ia berfungsi sebagai piawai
penilaian.
 3. Rasional
Melalui perancangan pengurus mengetahui apa
tindakan yang perlu diambil oleh organisasi
Segala keputusan dibuat untuk memastikan
polisi dalaman, peranan, struktur dan juga
perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus
kepada hasil yang hendak dicapai.
Keputusan organisasi mestilah selari dengan
perancangan.
 4. Keberkesanan kos

Memastikan sumber-sumber digunakan

dengan cekap bagi mengurangkan
pembaziran dalam organisasi.
Sebarang pembaziran kos yang dikesan
dapat diperbetulkan.
 4. Keformalan

Akan memberitahu pekerja apa yang perlu

dilakukan untuk mencapai matlamat yang
ditetapkan.
Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka
dan bekerja sama secara berkumpulan.
Memastikan struktur yang bersistematik untuk
mencapai matlamat organisasi.
 KAITAN TINGKAT PENGURUSAN DENGAN
PERANCANGAN

Perancangan strategik, operasi dan taktikal

masing-masing dilaksanakan oleh pengurus
peringkat atasan, pertengahan dan bawahan.
 Pengurus
Perancangan Strategik
Atasan

Pengurus Perancangan Taktikal

Pertengahan

Pengurus Perancangan Operasian

Bawahan

Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.

 1. Pengurusan Atasan – Perancangan
Strategik
 Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik
(jangka panjang).
 Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.
 Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang
tinggi berbanding pengurus peringkat lain.
 Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan
luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan,
pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.
2. Pengurusan Pertengahan – Perancangan
Taktikal

 Pengurus pertengahan menyediakan perancangan

taktikal (jangka sederhana).
 Menyokong perancangan jangka panjang yang
dibuat oleh pengurus atasan.
 Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat
akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi
mencapai matlamat yang ditetapkan.
 3. Pengurusan Bawahan – Perancangan
Operasian

Pengurus bawahan akan menyediakan

perancangan operasian ( jangka pendek)
Perancangan yang dibuat perlu selaras
dengan perancangan yang dibuat oleh
pengurus peringkat atasan dan
pertengahan.
Mengawal operasi harian.
ALAT-ALAT PERANCANGAN

Belanjawan

Carta PERT/CPM TPM

Carta
Gantt
 1. Belanjawan
Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan
sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu
aktiviti, projek atau program.
Merupakan alat pengurusan yang penting bagi
tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad
untuk pelbagai kegunaan.
Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi
keutamaan serta mengawal tindakan dan
keputusan.
 2. Titik Pulang Modal (TPM)

 Membantu pengurus memahami hubungkait antara volum

jualan, kos dan keuntungan dalam organisasi.
 Analisis boleh dilakukan secara grafik atau matematik.
 Membolehkan pengurus menentukan titik pulang modal
iaitu tahap volum jualan di mana jumlah hasil menyamai
jumlah kos [TR = TC].
 Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi atau untung
tetapi hanya mendapat pulangan modal
[TR – TC = 0].
 TPM penting bagi membolehkan organisasi mengetahui
tahap keuntungan pada volum jualan tertentu.
 TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit)
atau volum jualan mengikut formula berikut:

TPM (unit) = KT
H - KB

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

 Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik

(lakaran graf) - merupakan titik persilangan di
antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah
kos (JK).
 Titik Pulang Modal
Hasil, Kos
Jumlah Hasil

Jumlah Kos
B
TPM
p

Kos Tetap
A

Volum jualan
q
 3. Carta Gantt
Alat perancangan yang paling awal
diperkenalkan dan paling anjal.
Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.
Memberi gambaran tentang perancangan
sesuatu aktiviti yang harus disiapkan berbanding
perkembangan sebenar pelaksanaan aktiviti
tersebut.
Menunjukkan tahap kemajuan yang sedang
dicapai bagi setiap aktiviti projek - berdasarkan
tarikh penyempurnaan yang telah ditetapkan.
Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai
pakaian
MINGGU/ Minggu Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4
AKTIVITI 1

Melakar

Menggunting

Menjahit

Membungkus
 4. Carta PERT/CPM
AnalisisPERT adalah teknik yang digunakan oleh
pengurus bagi melicinkan pengurusan projek.
Projek biasanya merujuk kepada tugas
pengeluaran yang melibatkan satu tindakan
yang rumit yang mesti dilaksanakan mengikut
urutan tertentu.
Analisis PERT membantu mengenalpasti dan
mengawal pelbagai tindakan yang berasingan
yang perlu dilaksanakan bagi menyempurnakan
sesuatu projek.
CPM pula digunakan dalam projek-projek
industri bagi membolehkan masa aktiviti
diketahui dengan tepat.
Seperti PERT, CPM menyenaraikan aktiviti
sesuatu projek secara grafik.
CPM digunakan untuk membantu pengurus
mengenalpasti aktiviti-aktiviti
penting/kritikal yang telah dijadualkan
dalam sesuatu projek.
Memudahkan pengurus mengawal dari segi
kos.
Kedua-dua kaedah melihat projek
sebagai satu set aktiviti yang saling
berkaitan
Digambarkan melalui rajah jaringan
yang terdiri daripada nod dan anak
panah.
Aktiviti susulan tidak dapat
dimulakan sehingga aktiviti terdahulu
telah siap.
 Lakaran Carta PERT/CPM

Aktiviti Aktiviti Terdahulu Masa

A Tiada 4

B Tiada 8

C A 6

D B,C 3

E D 4
 Lakaran Carta PERT/CPM

B 3
8
4 6 3 4 E Tamat
Mula A C D